SURAT

DISUSUN OLEH
KELOMPOK 13 :

1. Sandar Kurniawan (16.0101.0129)

2. Nur Abita P. (16.0101.0141)
3. Meti Azumastuti (16.0101.0144)
4. Reno Andrea P. (16.0101.0159)

KELAS : MANAJEMEN C

www.company.com
PENGERTIAN SURAT NIAGA
Terdapat beberapa pengertian tentang surat niaga
antara lain:
o Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam
kegiatan usaha atau bisnis. Biasanya surat niaga
dibuat oleh perusahaan untuk mencari
keuntungan.
o Surat niaga adalah surat yang isinya
berhubungan dengan kepentingan-kepentingan
perniagaan.
o Surat niaga adalah surat yang dikeluarkan oleh
badan–badan atau perusahaan–perusahaan
dalam rangka menjalankan usahanya.

www.company.com
JENIS-JENIS SURAT NIAGA

1. Surat Penawaran
2. Surat Permintaan Penawaran
3. Surat Pesanan
4. Surat Pengaduan (Klaim)
5. Surat Pengantar Barang
6. Surat Pengiriman Pembayaran
7. Surat Tagihan

www.company.com
 UNSUR-UNSUR DALAM SURAT
NIAGA
1. Kepala surat/Kop Surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Nama organisasi pengirim surat
11. Tanda tangan dan nama terang
12. Tembusan

www.company.com
www.company.com
Hal-hal yang harus diperhatikan
dalam penyusunan surat niaga

1. Menetapkan tujuan
2. Menetapkan isi surat
3. Nama dan jenis barang
4. Merk dan kualitas barang
5. Banyak barang yang ditawar
6. Penetapan tata urutan isi surat
7. Menyelesaikan setiap bagian isi surat satu-
persatu
8. Hindari penggunaan singkatan

www.company.com
 Cara Penyusunan Surat Niaga
1. Surat Permintaan Penawaran
1) Langkah – langkah yang perlu diperhatikan dalam menyusun surat
permintaan penawaran adalah sebagai berikut :
2) Menetapkan lebih dulu jenis barang apakah yang diperlukan.
3) Menentukan kapan barang tersebut diperlukan.
4) Menanyakan syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang.
5) Menanyakan pemberian potongan harga.
6) Meminta informasi bagaimana cara pengiriman barang.
7) Menentukan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan
itu.
8) Menanyakan kemudahan yang diperolah pembeli sperti service gratis,
garansi, dan layanan purna jual (after sales service).
9) Menanyakan layanan jasa yang dapat diberikan oleh penjual.
10) Meminta daftar harga, leaflet, brosur, catalog, sample, atau monster
barang yang akan dibutuhkan.
www.company.com
2. Surat Penawaran
Cara menyusun surat penawaran yang baik dan efektif :
1) Mempergunakan gaya bahasa yang menarik, agar menimbulkan
minat calon pembeli.
2) Merinci barang yang ditawarkan dengan keterangan yang
lengkap dan sebaiknya dilampiri gambar – gambar, untuk
menghindari keraguan calon pembeli.
3) Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan
keharusan untuk memilikinya.
4) Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, dan penyerahan
barang.
5) Memberikan potonga harga yang menarik dengan syarat
pembayaran yang mudah dan ringan.
6) Mencantumkan sifat penawarannya (penawaran bebas,
penawaran terikat, penawaran berjangka).

www.company.com
3. Surat Pesanan
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat
pesanan :
1) Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat
penawaran atau iklan dan sebagainya.
2) Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu
dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan
mengeceknya.
3) Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
4) Menyebutkan cara pembayaran.
5) Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
6) Menyebutkan cara pengepakan.

www.company.com
4. Surat Pengaduan (Klaim)
Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya
memperhatikan hal-hal berikut ini :
1) Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan.
2) Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun anda
merasa tidak puas.
3) Sebutkan jenis dan jumlah barang yang anda adukan.
4) Jelaskan sebab-sebab atau alasan-alasan yang logis
tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata.
5) Jelaskan penyelesaian pengaduan yang anda kehendaki
dengan tidak merugikan kedua belah pihak.

www.company.com
5. Surat Pengantar Bayaran
Hal-hal yang harus dicantumkan dalam surat pengantar
barang adalah:
1) Nama dan alamat pengirim serta penerima surat/ barang
2) Nomor surat pengantar
3) Tempat dan tanggal pembuatan surat
4) Jumlah, jenis, merek dan keterangan lain mengenai
barang/dokumen yang akan dikirim.
5) Tanda tangan dan nama terang pengirim surat
pengantar, disertai cap/ instansi yang bersangkutan
6) Kolom untuk tanda tangan dan nama terang penerima
barang.

www.company.com
6. Surat Pengiriman Pembayaran
Isi pokok surat pengiriman pembayaran adalah sebagai
berikut:
1) Menyatakan barang sudah diterima dengan baik.
2) Menjelaskan cara-cara pembayaran.
3) Menyatakan kesan untuk memelihara hubungan
kemitraan yang menguntungkan.
4) Minta konfirmasi penjual atas pembayaran tersebut.

www.company.com
 CONTOH SURAT NIAGA
1. SURAT PENAWARAN
PT. SALVAGIA
JL.Goalpara No.9 Sukabumi, Jawa Barat 43192. Tlp. (0266)235089
Nomor surat :
085/IX/09
Sukabumi, 05 September 2009
Lampiran :
1 (satu) berkas
Perihal :
Penawaran
Yth. Pimpinan CV.Kurnia Alam
Jalan Gampang Ingat No.29
Bandung, Jawa Barat
Dengan Hormat,
Kami PT.Salvagia merupakan perusahaan penghasil produk daur ulang cukup ternama. Kepuasan konsumen dan
kesuksesan kerjasama selalu menjadi prioritas utama kami. Karena itulah kami hanya menjual produk – produk
berkualitas tinggi dan ramah lingkungan. Melalui surat ini, kami menawarkan produk daur ulang berupa alat
industri ramah ligkungan dan berkualitas internasional (spesifikasi beberapa produk terlampir).
Selama 16 tahun Perusahaan berdiri, kami telah melakukan kerjasama dengan berbagai pihak diberbagai bidang.
Kerjasama yang terjalin selalu menguntungkan keduabelah pihak.
Demikian penawaran ini, semoga kerjasama yang baik dapat terjalin. Atas perhatian,
kami ucapkan terimakasih.
Hormat kami,
Dirut PT. Salvagia
Mohamad Teguh Gumelar www.company.com
2. SURAT PENGADUAN (KLAIM)
TOKO ILHAM JAYA
Jalan Wijaya Kusuma No. 90 Bandung
Nomor :230/IJ/I/2002 3 Januari 2002
Hal : Pengiriman TV merk Baron
Yth. Manajer PT FADILA
Jalan Anggrek No.123, Batam
Dengan hormat,
Kiriman Saudara berupa TV Baron yang dibungkus dengan karton (dus) sebanyak 20 unit telah kami terima.
Setelah kami mengadakan pemeriksaan ternyata dua unit TV Uk.21” type Bo 2 terdapat kerusakan, yakni
pecahnya tombol volume dan patahnya tiang antene bagian dalam.
Kerusakan tersebut disebabkan kelalaian bagian pengepakan perusahaan Saudara. Pembungkusannya tidak
menggunakan gabus pengaman. Penyusunan letak assesorisnya pun tidak beraturan. Akibatnya bila terjadi
guncangan, bagian-bagian yang ada di dalamnya akan saling berbentur. Sehubungan dengan hal itu, kami minta
Saudara untuk mengganti kedua barang biaya seluruhnya ditanggung Saudara. Barang yang rusak akan segera
kami kirimkan kekmbali setelah menerima barang pengganti.
Demikian agar Saudara memaklum. Atas perhatian dan kerjasama Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
TOKO ILHAM JAYA
ILHAM ALAMANDA
Manajer Pembelian
Lampiran:
2 lemar salinan faktur
1 lembar kwitansi
Berdasarkan surat pengaduan dari pemesan, pihak penjual segera menyelesaikan masalah tersebut dengan
meneliti kebnarannya. Penelitia dapat dilakukan dengan cara menanyakan kepada bagian pengepakan dan siap
menanggung biaya pengirimannya. Selanjutnya penjual harus segera mengirimkan surat penyelesaian
pengaduan dan mengirimkan barang pengganti. www.company.com
3. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN
PT KEDALI UTAMA
Jl. Pahlawan No 4
Jakarta, 6 Juni 2015
No : 121/IX/8479/06/2015
Perihal : Permintaan Penawaran Produk
Kepada Yth.
PT SAGA SUKSES MAKMUR
Jln. Kemajuan Pesat No 121
Jakarta
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan Surat Pengenalan Produk yang telah Bapak/Ibu kirim sebelumnya, kami
tertarik untuk membeli berbagai kebutuhan peralatan kantor yang Anda tawarkan.
Untuk itu kami mohon Bapak/Ibu dapat mengirimkan beberapa informasi yang kami butuhkan
sebagai berikut:
Rincian Barang yang lebih detail
Daftar Harga
Cara pemesanan dan pembayaran
Pemesanan akan kami lakukan setelah mempertimbangkan kembali informasi diatas yang telah
kami terima. Semoga surat ini menjadi awal hubungan kerjasama yang baik antar perusahaan kita.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,

Metra Media Digital

www.company.com
 DAFTAR PUSTAKA
• Surat niaga
(https://rezhamuslimahcantik.wordpress.com/2012/08/17/surat-niaga/)
• Menjelaskan cara membuat surat niaga
(http://irviannur.blogspot.co.id/2014/05/menjelaskan-cara-membuat-
surat-niaga_6210.html)
• Cara menulis surat niaga atau bisnis
(http://www.bibliotika.com/2015/04/cara-menulis-surat-niaga-atau-
surat.html)
• Surat niaga lengkap:contoh dan format (http://format-contoh-
surat.blogspot.co.id/2013/12/contoh-dan-format-surat-niaga-baru.html)
• Macam contoh surat niaga
(https://agunkkk.wordpress.com/tugas_tugas/kewirausahaan/macam_-
contoh-surat-niaga/)

www.company.com
SEKIAN DAN TERIMAKASIH

www.company.com