PENGURUSAN SURAT MASUK

SISTEM KARTU KENDALI

•Surat Biasa GO !
•Surat Penting GO !!
•Surat Rahasia GO !!
 SURAT BIASA
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
Penerima Pencatat Pengarah Pengendali TU Pimpinan

1
2

1 2 1
2
PENERIMA
• Menerima surat dari luar
• Meneliti alamat, kemudian
membubuhi tanda terima pd
lembar pengantar/ bk.
ekspedisi si pengirim surat
• Surat dipisahkan antara surat
pribadi dengan surat dinas
• Kemudian surat diserahkan
pada PENCATAT
PENCATAT
• Membuka surat
• Membaca
• Membuatkan lembar
pengantar HIJAU, rangkap 2
(jika surat > 1, dpt
menggunakan lembar kolektif)
• Surat & lembar pengantar
diserahkan pd PENGARAH
PENGARAH

• Menerima surat & lbr.

Pengantar hijau, kemudian
langsung
• Menyerahkan pd TU Pengolah
yg bersangkutan melalui
petugas pengirim
Tata usaha pengolah
• Lbr. Pengantar (1) dibubuhi
tanda terima, tanggal, dan
jamya.
• Lbr. Pengantar (2) diserahkan
kembali pd PENGIRIM untuk
diserahkan pd PENGENDALI
• Surat diserahkan pd
PIMPINAN PENGOLAH tanpa
lbr. pengantar
PIMPINAN PENGOLAH
• Membaca surat
• Surat diserahkan
kembali pd TU
PENGOLAH utk
disimpan
sementara/dimusnahk
an
 SURAT PENTING
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH
PENERIMA PENCATAT PENGARAH PENGENDALI TU PIMPI PELAKSA
NAN NA

2 D1 D1
3
D2

1 2 3 D2
2 1
3

3
 PENERIMA
• Menerima surat
• Meneliti alamat,
menandatangani buku
ekspedisi
• Menyortir dan menghitung
surat
• Menyerahkan pd PENCATAT
dalam keadaan tertutup
 PENCATAT
• Membuka, membaca alamat
dan isinya serta meneliti
lampirannya
• Dibuatkan kartu kendali
rangkap 3.
• Pencatat hanya mengisi
tanggal terima, dan lain-lain
kecuali indeks, pengolah dan
kode
PENGARAH
• Menentukan unit pengolah
mana yg berkepentingan untuk
menyelesaikannya
• Setelah ditulis Pengolahnya
• Kartu kendali putih (1) disimpan
• Surat, kartu kendali biru (2),
kartu kendali merah (3)
disalurkan pd TU PENGOLAH,
melalui pengirim
TU PENGOLAH
• KK Biru (2) diparaf sebagai tanda
terima dan diserahkan kembali
pd Pengirim utk disimpan
PENGENDALI.
• Menyiapkan lembar disposisi
rangkap 2 diletakkan di atas
surat tersebut.
• KK Merah (3) diambil
• Lbr. Disposisi dan surat
diserahkan pd PIMPINAN
PENGOLAH
PIMPINAN PENGOLAH
• Menerima surat dan lembar
disposisi rangkap 2
• Mengisi disposisi
• Kemudian surat dan disposisi
diserahkan ke TU PENGOLAH
• TU PENGOLAH bertugas
memberikan surat beserta
D1(disposisi ke 1) kepada
PELAKSANA
PELAKSANA
• Menerima surat dan D1
• Menindaklanjuti surat sesuai
dengan petunjuk yang tertera
pada disposisi
• Menyimpan D1
• Menyerahkan surat kepada TU
TU PENGOLAH
• Menerima surat
• Menyimpan/mengarsipkan
surat dan KK 3
 SOAL EVALUASI
• Lembar pengantar hijau adalah .....
• Gambarlah lembar pengantar hijau !
• Lembar pengantar kolektif digunakan untuk .....
• Jelaskan pengurusan surat masuk biasa melalui bagan!
• Sebutkan 4 tugas penerima surat pada pengurusan surat
masuk biasa!
• Kartu kendali berfungsi sebagai .....
• Sebutkan 3 jenis kartu kendali tersebut beserta petugas
yang bertanggung jawab untuk menyimpan lembar tersebut
!
• Sebutkan bagian pada KK yang harus diisi oleh pencatat!
• Apa saja tugas TU Pengolah pada pengurusan surat masuk
sistem KK?
• Gambar dan jelaskan bagan pengurusan surat rahasia sistem
KK!
• Lembar pengantar hijau
adalah lembar yang
dipergunakan untuk
menyampaikan surat yang
bersifat biasa
• Gambar lembar pengantar
hijau
• Digunakan untuk
menyampaikan surat biasa,
dimana dalam satu lembar
memuat lebih dari satu surat
• Pengurusan surat masuk biasa
sistem kartu kendali
• Tugas penerima surat pada
pengurusan surat masuk biasa
sistem kartu kendali :
– Menerima surat
– Meneliti ketepatan alamat surat
– Menandatangani lembar
pengantar surat
– Mengklasifikasikan surat, antara
surat dinas dan surat pribadi
 LEMBAR PENGANTAR HIJAU
NAMA KANTOR LEMBAR PENGANTAR
Indek : No. Surat :
Dari :
Kepada :
Perihal/ Isi ringkas :

Tgl. Masuk : Tgl. Surat : Lampiran:

Pengolah Diteruskan Disimpan

Tanggal Jam Paraf Pengirim :

Penerima :
 LEMBAR PENGANTAR HIJAU KOLEKTIF
NAMA KANTOR LEMBAR PENGANTAR
Dari/Kepada : Tgl. M/K :
No. Tgl. Surat Nomor Kode Surat Asal Surat

Diterima tanggal :

Diterima tanggal :
 SURAT RAHASIA
UNIT KEARSIPAN UNIT PENGOLAH

PENERIMA PENCATAT PENGARAH PENGENDAL TU PIMPINAN

I

1 1
1
2 2 2
 PENERIMA
• Surat rahasia masuk diterima,
kemudian segera diserahkan
kepada PENCATAT masih
dalam keadaan TERTUTUP
 PENCATAT
• Menerima surat tersebut
• Bila pada sampul surat TIDAK
tertera tulisan RHS/R/RAHASIA,
dapat dibuka
• Bila pada sampul surat TERTERA
tulisan RHS/R/RAHASIA, TIDAK
dapat dibuka
• Menyiapkan lembar pengantar
merah (untuk surat rahasia)
rangkap 2
PENGARAH
• Mernerima surat dan 2 lembar
pengantar merah
• Meneruskan kepada TU
Pengolah
TATA USAHA
• Menerima surat dan 2 lbr pengantar
merah
• Membubuhkan paraf, jam dan
tanggal penerimaan pada lembar
pengantar
• Menyerahkan lembar pengantar ke 2
pada pengirim untuk disimpan oleh
PENGENDALI
• Surat masih dalam keadaan tertutup
diserahkan kepada PIMPINAN
• Lembar Pengantar 1 disimpan
PENGENDALI
• Menerima lembar pengantar
ke 2
• Menyimpan lembar pengantar
ke 2
 PIMPINAN
• Menerima surat tersebut
• Membuka
• Membaca
• Dan menindaklanjuti
Latihan Soal
1. Yang bertugas menerima surat masuk
rahasia adalah ...
2. Sebutkan tugas dari pencatat surat
3. Pengarah surat bertugas untuk
menerima ... Dan ...
4. TU bertugas membubuhkan ... , ... ,
dan .... Pada lembar pengantar merah
5. TU bertugas untuk menyimpan ....
6. Pengendali bertugas untuk meyimpan
....
7. TU menyerahkan surat dalam keadaan
....