surat dagang/niaga

Surat Niaga –
Surat Niaga adalah surat resmi yang isinya berupa tawaran, jual-beli yang berhubungan dengan
barang/jasa yang biasanya dipakai dalam perdagangan dan perniagaan. Surat ini berguna untuk
membangun kerja sama dengan pihak lain.

Jenis – Jenis Surat Niaga

1. Surat Perkenalan
Surat ini dikirim oleh penjual ke calon pembeli yang fungsinya untuk memperkenalkan
diri/perusahaan dan produk yang akan dijualnya.

2. Surat Permintaan Penawaran

Surat ini dikirimkan oleh calon pembeli ke penjual, dimana isi suratnya, calon pembeli meminta
penjual untuk memberikan surat penawaran tentang suatu produk yang ditawarkannya. Biasanya
calon pembeli akan meminta nama produk, harga, cara pembayaran (tunai atau memakai jangka
waktu) dan lama penyerahan barang.

3. Surat Penawaran
Surat Penawaran merupakan surat balasan dari surat permintaan penawaran. Yang isi nya
menyampaikan inormasi tentang segala produk yang calon pembeli inginkan seperti merek
produk, harga, kualitas, cara pembayaran, pengiriman barang dan lain-lain.

4. Surat Pesanan / permintaan

Kalau kita sudah membuat surat penawaran, maka kita akan menunggu balasan dari sang
pembeli, jika sang pembeli ingin memesan suatu produk ke pada si penjual, maka pembeli akan
mengeluarkan Surat pesanan. Surat ini berisi nama dan jenis barang yang dipesan berikut
harganya atau disertai dengan cara pembayaran yang diinginkan. Bila si pembeli melakukan
pembayaran melalui bank, maka copy bukti pengiriman/transfer harus dilampirkan.

5. Surat pemberitahuan pengiriman barang.

Jika penjual menyetujui surat pesanan tersebut, maka penjual akan mengirimkan surat
pemberitahuan pengiriman barang, ini berguna agar pembeli tau kalau barang yang di
inginkannya telah diproses dan dalam sedang perjalanan. Biasanya surat seperti ini dibuat dalam
pengiriman barang secara partai besar dan jauh.

6. Surat Pengaduan / Surat Klaim

Surat yang dibuat oleh pembeli ini terjadi karena adanya masalah dengan produk yang
diterimanya. Masalah tersebut terjadi karena produk yang dipesan tidak sesuai dengan barang
yang diterima.

7. Surat Jawaban - Pengaduan/Klaim

Ketika penjual telah menerima surat pengaduan, maka penjual harus segera mengambil tindakan
dengan menjawab surat tersebut dan meminta maaf dan meyakinkan pembeli kalau kejadian
seperti itu tidak akan terulang lagi.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat dagang :
1. Menatapkan tujuan --- 1 – 6jenis /macam
2. Menetetapkan isi surat :
a.nama dan jenis barang
b.merk dan kualitas barang
c..banyak barang yang di tawar/ kirim
3. penetapan tata urutan isi surat
4. Menyelesaikan setiap bgian isi surat satu persatu
5. Hindari penggunaan singkatan
6. Perhatikan tanda baca dan ejaan

C. Contoh macam-macam surat dagang

1. permintaan penawaran
SURAT DAGANG
KOP SURAT

Nomer :Bandung, 25 Agustus 2009

Hal : Penawaran Marchandise
Lampiran : -

Kepada Yth.:
Kepala Personalia
PT. INDO IT
di Jl. Raya Burangrang No. 5
Dengan Hormat
Memenuhi surat yang telah Bapak Doni Firmansyah kirimkan, mengenai rincian harga
Marchandise yang kami produksi . Dengan ini, kami mengajukan penawaran sebagai
berikut:
1. Harga Kaos Oblong
Warna : Hitam dan Putih
Harga pasti : Rp 45.000, 00/buah

2. Harga Jaket
Warna : Hitam, Putih dan Biru
Harga pasti : Rp 90.000,00 /buah
3. Harga Topi
Warna : Hitam, Coklat dan Biru
Harga pasti : Rp 55.000,00 /buah

4. Harga Pin
Warna : Hitam, Putih dan Biru
Harga pasti : Rp 60.000,00 /buah
5. Harga Sticker
Desain : Nama Perusahaan
Harga pasti : Rp 10.000,00 /buah
Keterangan:
1. Harga tersebut sudah termasuk biaya pengiriman barang jika pemesan di atas 100
buah.
2. Proses pengiriman barang akan kami lakukan setelah pembayaran sudah beres
3. Potongan harga diberikan sebesar 10% untuk pembelian di atas 500 buah dari per
produk yang kami tawarkan
Catatan :Melengkapi pengajuan surat penawaran ini, kami kirimkan brosur dan sample
Marchandise dari bermacam-macam jenis. Apabila harga yang kami tawarka cocok dan
sesuai, Bapak bisa kontak kami.
Demikian surat penawaran ini kami ajukan dengan harapan informasi yang kami
tawarkan berkenan di hati bapak. Atas perhatiannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,

Tatang Somantri
Manajer Perusahaan
2. Surat Permintaan Barang

PT Tunggal Jaya
Jl. Kalijati No. 46 Subang Tlp. 024.889785

Nomer : 23/TJ/XI/2009 10 November -2009

Hal : Pesanan/permintaan Barang

Lamp :- /1 lembar/ jika 7<… ->1 bendel/berkas

Yth. :Kepala Bagian Pemasaran PT Puspa Jaya

Jalan Sudirman Nomer 125
Semarang (DATI II)

Dengan hormat,--- sapaan/salam

Berdasarkan informasi dari pertugas pemesanan perusahaan Saudara, kami memesan
barang-barang tersebut di bawah ini:
1. Dua unit mesin cuci Sony model S-90E
@Rp. 1,500,000.00……………………….. Rp. 3.000.000.00

2. Lima unit kipas angin KDK model K-989C

@Rp.300,000.00………………………….. Rp. 1.500.000.00
Jumlah Rp. 4,500,000.00
Diskon 10% Rp. 450,000.00
Jumlah yang dibayar Rp. 4,050,000.00

Pembayaran secara Cash on Delivrery di kantor kami. Kami harap sebelum tanggal 15
November barang-barang tersebut telah kami terima.
Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Manager Perlengkapan

Anggit Tianto
3. SURAT PENAWARAN

Bandung, 28 Juli 2007

Kepada Yth :
Bapak Dodi (Staf Promosi dan Akomodasi)
PT. INDO IT
Jl. Raya Burangrang No. 5 Bandung
diTempat.

Perihal :Penawaran pembuatan Marchandise PT.INDOIT

Lampiran :1 buah Proposal Penawaran, 1 lembar gambar sampel, 5 macam sampel
produk
Dengan hormat
Bersama surat ini kami mengajukan penawaran kerjasama dalam pembuatan
Marchandise PT. INDO IT untuk keperluan Promosi dan publikasi PT. INDO IT.

Sebagai informasi, perusahaan kami telah menangani beberapa perusahaan di

Indonesia untuk masalah pembuatan Marchandise keperluan Promosi dan publikasi,
oleh sebab itu kami mengajukan penawaran kerjasama dengan Bapak Dodi (Staf
Promosi dan Akomodasi) PT. INDO IT untuk bekerjasama dalam pembuatan
Marchandise PT. INDO IT untuk keperluan Promosi dan publikasi PT. INDO IT.
Untuk lebih jelasnya kami lampirkan beberapa lampiran sebagai penunjang penawaran
kami kepada perusahaan Bapak Dodi (Staf Promosi dan Akomodasi) PT. INDO IT

Berikut lampiran yang kami sertakan :

1. 1 buah Proposal Penawaran,
2. 1 lembar gambar sampel,
3. 5 macam sampel produk

Demikian surat penawaran ini kami ajukan, atas perhatian dan kerjasamanya yang baik
kami ucapkan terima kasih

Hormat kami,
Manager Marketing CV. Mega
Muhamad Isyak

4. Surat Pengeluaran Barang

Bandung, Selasa, 8 Mei 2006

No : 4G/015/05/06
Hal : Penawaran
Lampiran : 1 (Satu) Proposal

Kepada Yth.
CEO / Dirut PT.
Salam Sejahtera,
Kami adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang Teknologi Informasi
khususnya dalam pengembangan Web (Web Development) dan Multimedia. Kami
berkeinginan untuk meluncurkan product kami terbaru kepada perusahaan Bapak / Ibu,
dengan harapan akan menjalin kerjasama pada pengembangan Teknologi Informasi
khususnya dalam pengembangan Web (Web Development) dan Multimedia sebagai
sarana publikasi maupun promosi perusahaan Bapak/Ibu.
Besar harapan kami untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan Bapak / Ibu, atas
perhatian dan kerjasama yang baik kami ucapkan Terima Kasih.

Hormat Kami,

Pupung Budi Purnama

Contoh Surat Klaim

PT BUMI SEJAHTERA

Jalan Planet Bumi Nomer 225 Malang

Nomer : 52/BS/V/2015 Malang, 25 Mei 2015
Hal : klaim barang
Lamp. : -

Yth. : Direktur PT. Sejahtera Sentosa

Jalan Matahari Nomer 55
Surabaya

Dengan Hormat,
Menyikapi atas pengiriman barang dari perusahaan Bapak pada tanggal 5 Mei 2015 dengan
nomer 33/SS/V/2015 terjadi ketidaksesuaian antara permintaan dari perusahaan kami yaitu;
1. Kondisi mebel yang cacat (beberapa bagian cat mengelupas)
2. Kekurangan jumlah kursi, yang kami minta 25 buah kami terima 24 buah
Mohon ditindak lanjuti atas klaim barang kami.
Demikian surat pemberitahuan kami atas perhatian Bapak kai ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
KaBag Pergudangan

Hendra Tjipta