BAHASA INDONESIA SURAT NIAGA

Surat niaga: surat yang dikeluarkan oleh badanbadan atau perusahaanperusahaan dalam rangka menjalankan usahanya. Surat niaga yang akan kita bahas : 1. Surat Penawaran 2. Surat Permintaan Penawaran 3. Surat Pesanan 4. Surat Pengaduan

1. SURAT PENAWARAN
Surat penawaran (barang / jasa): Surat yang berisi informasi keadaan suatu barang/ jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirimi surat (calon pembeli/ pengguna jasa).

Surat penawaran harus disusun dengan teliti dan dapat menarik perhatian pembaca. Kepada pihak yang dikirimi surat harus ditunjukkan keunggulan kualitas barang yang ditawarkan.

Hal - hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran: a. nama/ jenis barang yang ditawarkan b. kualitas, merk barang c. jumlah barang yang ditawarkan d. harga satuan e. potongan harga yang diberikan f. syarat pembayaran g. cara pengiriman

CONTOH SURAT PENAWARAN

PT PUSTAKA WIDYA Jalan Pelajar 10 A Yogyakarta 55197

Nomor Lampiran Hal

: 45/ PB/ PW/ IV - 03 : 2 ( dua) lembar : Penawaran Buku

Yogyakarta 1 April 2003

Yth . Saudara Pemilik Toko Buku Cerdas Abadi Jalan Ki Hajar Dewantara no. 25 Surabaya

Dengan hormat,

Menyongsong peringatan Hari Pendidikan Nasioanal 2003 dan diberlakukannya Kurikulum Berbasis Kompetensi, kami penerbit buku-buku pelajaran untuk SD sampai dengan perguruan tinggi, mengajak Saudara bekerja sama berpartisipasi mencerdaskan kehidupan bangsa.

Bukubuku kami telah mendapat pengesahan dari Dirjen Dikdasmen Depdiknas, sebagai buku pelengkap disamping buku teks wajib yang telah diterbitkan oleh pemerintah. Semoga Saudara berkeinginan meningkatkan kualitas pendidikan. Untuk itu kami lampirkan sebuah daftar buku dan sebuah blangko surat pesanan.

Kami juga memberikan diskon menarik dengan persentase tinggi kepada toko pengecer dengan ketentuan : - Pembayaran tunai diskon 40 % - Pembayaran maksimal 2 bulan diskon 35 % - Pembayaran maksimal 4 bulan diskon 30 % Pesananan Saudara sangat kami tunggu. Terima kasih. Hormat kami, Kabid Pemasaran A. Latief

2. SURAT PERMINTAAN PENAWARAN Surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jualbeli barang.

Surat ini biasanya dibuat karena calon pembeli belum banyak mengenal suatu produk, baik jenisnya maupun harganya. Mungkin juga karena ada perubahan harga dan jenis produk.

Agar calon pembeli memperoleh jawaban yang memuaskan dari penjual, maka surat ini perlu berisi pertanyaan mengenai : a. nama / jenis barang b. harga satuan c. potongan harga d. cara dan syarat pembayaran e. cara pengiriman

CONTOH SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Bogor, 31 Januari 2003 Yth, Direktur PT Jati Murni di Solo

Dengan hormat,
Kami akan sangat gembira jika Saudara dapat memberikan penjelasan mengenai jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Jati Murni.

Jika ada kesesuaian harga, kami akan memesan dalam jumlah besar. Informasi secepatnya sangat kami harapkan. Terima kasih. Hormat kami, Sabrina

3. SURAT PESANAN Surat pesanan merupakan surat dari pembeli yang dikirim kepada penjual yang berisi pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu.

Pada dasarnya penyusunan surat jenis ini cukup singkat, padat, tetapi jelas sehingga tidak menimbulkan keraguan pada diri si penjual.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan: a. Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya. b. Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, jika perlu dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan mengeceknya.

c. Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki. d. Menyebutkan cara pembayaran. e. Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki. f. Menyebutkan cara pengepakan.

CONTOH SURAT PESANAN

Bogor, 2 Maret 2005

Yth, Direktur PT Jati Murni di Solo Dengan hormat, Kami sangat bergembira menerima informasi tentang jenis-jenis dan harga perabot rumah tangga produksi Saudara.

Untuk itu kami mohon dikirimi perabot rumah tangga sesuai dengan kode nomor : No. 15 sebanyak 7 buah No. 17 sebanyak 8 buah No. 25 sebanyak 10 buah Harga sesuai penawaran, begitu pula cara pembayarannya. Terima kasih atas kepercayaan terhadap pelanggan lama. Hormat kami, Sabrina

4. SURAT PENGADUAN (KLAIM)

Surat pemberitahuan dari pemesan/ pembeli kepada penjual, karena barang-barang yang diterimanya tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena : jumlah/ mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkaran isi perjanjian

Seseorang menulis surat pengaduan di antaranya untuk: a. Menyelesaikan proses jual beli agar memuaskan kedua belah pihak b. Meningkatkan hubungan baik yang sudah dibina agar tidak sampai putus karena kesalahan yang tidak disengaja.

c. Mengingatkan penjual agar memberikan pelayanan yang memuaskan karena pembeli adalah raja, sehingga pelayanan yang baik akan mendatangkan pelanggan yang setia. d. Meminta informasi atau keterangan kepada penjual, harus kepada siapa dirinya menuntut ganti rugi jika kesalahan bukan pada pihak penjual.

Alternatif penyelesaian pengaduan di antaranya : a.Meminta potongan harga, jika pengaduan disebabkan oleh kesalahan dalam pengiriman barang. b.Meminta pergantian barang, jika tidak mungkin untuk menjualnya karena rusak atau kesalahan mutu barang pesanan.

c. Meminta pengiriman barang yang kurang jika memang jumlah yang dikirim kurang. d. Meminta pengganti kerugian berupa uang, jika barangnya tidak diganti.

Untuk menyusun surat pengaduan, sebaiknya memperhatikan hal-hal berikut ini : a. Hubungkan dengan nomor dan tanggal surat pesanan. b. Ungkapkan dengan bahasa yang sopan meskipun Anda merasa tidak puas.

c. Sebutkan jenis dan jumlah barang yang Anda adukan. d. Jelaskan sebab-sebab atau alasanalasan yang logis tentang pengaduan tersebut dengan bukti yang nyata. e. Jelaskan penyelesaian pengaduan yang Anda kehendaki dengan tidak merugiksn kedua belah pihak

CONTOH SURAT PENGADUAN TOKO BUMI ASIH Jalan MT. Haryono 53 Surabaya Surabaya, 14 Agustus 2003 Nomor : 71/ BA/ VII 03 Hal : Pengaduan Kualitas Barang Yth . Pimpinan UD TANI MAKMUR Jalan H. Samanhudi 36 Sidoarjo

Dengan Hormat, Kiriman saudara berupa 89 ton kedelai telah kami terima pada tanggal 12 Agustus 2003. Hal ini berarti lebih cepat dari permintaan kami. Oleh karena itu kami ucapkan terima kasih.

Perlu kami sampaikan bahwa setelah kami cek ada 20 karung kedelai yang mutunya tidak sesuai dengan pesanan. 20 karung tersebut kami kembalikan, kami mohon potongan harga sebesar 20 %.

Jika saudara tidak setuju dengan potongan harga, silakan mengirim utusan untuk mengeceknya dan mohon dibawakan penggantinya. Atas perhatian dan kebijakan Saudara, kami mengucapkan terima kasih. Hormat kami, Boy Wijaya Pemilik Toko

Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan wewenang dari perseorangan atau pejabat kepada orang atau pejabat lain sehingga pihak yang diberi wewenang dapat bertindak mewakili pihak yang memberi wewenang/kekuasaan.
Di dalam surat kuasa selalu ada dua pihak yang berkepentingan, yaitu pihak yang memberi kuasa dan yang diberi kuasa. Pihak yang memberi kuasa harus menyebutkan jenis pelimpahan kekuasaan, atas nama pribadi atau atas nama organisasi.

Surat kuasa yang dibuat atas nama pribadi tergolong sebagai surat pribadi dan surat kuasa yang dibuat untuk mewakili seorang pejabat di dalam suatu organisasi dengan sendirinya termasuk surat organisasi.

Pemakaian surat kuasa di dalam suatu organisasi dapat dibedakan sebagai berikut. Surat kuasa untuk keperluan intern organisasi Surat kuasa yang dipakai di dalam lingkungan suatu organisasi pada dasarnya lebih merupakan formalitas saja. Karena itu, dalam surat kuasa yang bersifat intern, data pribadi kedua belah pihak tidak perlu dicantumkan secara rinci.

Surat kuasa untuk keperluan ekstern organisasi Di dalam surat kuasa untuk keperluan ekstern organisasi harus dicantumkan secara jelas dan rinci. Data pribadi pihak yang memberi kuasa. Data pribadi pihak yang diberi kuasa. Bentuk kekuasaan yang diberikan lengkap dengan batas-batasnya

SURAT KUASA
PT PANJI UTAMA Gedung Nusantara-Lantai 4, Jalan Sudiro Husodo No. 12, Jakarta 10230 SURAT KUASA No.: 021/KS/Dir/IV/07 Melalui surat ini, saya: Suharto, S.E. Direktur Administrasi PT Panji Utama Yang bertindak untuk dan atas nama PT Panji Utama, memberi kuasa kepada: Budi Utomo, S.H. Kepala Biro Administrasi PT Panji Utama Untuk dan atas nama Direksi PT Panji Utama 1. menandatangani akta pelepasan hak jual, pengurusan hak guna bangunan atas sebidang tanah beserta bangunan di atasnya di Jalan H. Arifin No. 2, Blora; dan 2. menghadap notaris atau pejabat lainnya untuk pembuatan surat-surat tanah tersebut. Demikian surat kuasa ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Jakarta, 21 April 2007 Penerima kuasa, Susanto Utomo, S.H. Pemberi kuasa, Suharto,S.E.