MAKALAH

SURAT PERMINTAAN DAN PENAWARAN

DOSEN PENGAMPU : Dr.ADISTI PRIMI WULAN,M.Pd

KELAS A PAGI

KELOMPOK 2 :
1. SELVI FATINA 311910005
2. MULYADI
3. WELHELINA WARNI PURNAWATI 311910176

PROGRAM STUDI PENDIDIKAN BAHASA DAN SASTRA INDONESIA

FAKULTAS PENDIDIKAN BAHASA DAN SENI
INSTITUT KEGURUAN DAN ILMU PENDIDIKAN
PERSATUAN GURU REPUBLIK INDONESIA
PONTIANAK
2023
 PEMBAHASAN
A. Pengertian Surat Permintaan Penawaran

Surat Permintaan Penawaran merupakan Surat dari calon pembeli kepada penjual
atau pemasok. Surat permintaan ini dirancang untuk menanyakan informasi tentang
barang yang dibutuhkan dan akan dibeli. Biasanya calon pembeli akan menuliskan
pertanyaan atau pertanyaan atau informasi tentang apa saja yang dibutuhkan untuk
bertransaksi.
Umumnya informasi umum yang dibutuhkan calon pembeli, seperti daftar harga,
ketersediaan produk atau kapasitas, kualitas, syarat pembayaran, diskon, cara perawatan,
dll. Oleh karena itu, request for quotation adalah surat yang berisi permintaan informasi
atau informasi (harga, diskon, pembayaran, dll) dari calon pembeli kepada penjual.

B. Format Surat Permintaan Penawaran

Surat Permintaan Penawaran resmi harus memiliki format surat berikut:

1) Kop. Berisi informasi perusahaan / agen. Logo perusahaan, nama

perusahaan, alamat perusahaan, contact person (telepon, email, website,
media sosial, dll.).
2) Kepala Surat. Tanggal penerbitan surat, nomor surat, subjek, lampiran,
dan alamat tujuan surat.
3) Kata sambutan. Contoh; Yang Terhormat, / Assalamu’alaikum Wr. B
4) Isi surat. Berisi artikel inti yang menanyakan informasi atau informasi
yang diperlukan tentang harga, barang atau jasa.
5) Penutup. Himbauan dan harapan untuk kerja sama, salam terakhir.
6) Pengirim. Hormat kami, nama dan gelar pengirim, tanda tangan, dan cap.

C. Perbedaan Surat Permintaan Penawaran dengan Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang berisi informasi keadaan suatu

barang/jasa yang hendak dijual kepada calon pihak yang dikirim surat (calon
pembeli/pengguna jasa). Sedangkan, Surat permintaan penawaran barang adalah
surat yang dikirimkan kepada penjual oleh calon pembeli dengan maksud
meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan
mengenai jual-beli barang.

D. Cara membuat surat permintaan penawaran

Cara membuat surat permintaan penawaran, hendaknya diawali dengan

menyusun perencanaan yang tepat dan sejelas – jelasnya. Perencanaan ini juga
perlu ditulis secara lengkap agar penjual dapat menangkap apa yang diinginkan
oleh calon pembeli dengan jelas.
 Dalam membuat surat permintaan penawaran hendaknya memperhatikan poin
penting dalam isi surat yang berupa informasi mengenai :
1) Jenis barang yang diinginkan
2) Jumlah barang yang dibutuhkan
3) Kualitas disertai contoh jika memungkinkan
4) Potongan harga
5) Syarat penyerahan dan pembayaran
Setelah mengetahui isi surat permintaan penawaran yang hendak
disampaikan secara jelas, maka surat permintaan penawaran dapat disusun. Cara
membuat surat permintaan penawaran hendaknya berpedoman pada beberapa hal
berikut, yakni :
a) Mintalah keterangan secara rinci mengenai produk yang
dibutuhkan.
b) Nyatakan dengan jelas alasan yang mendorong kenapa
mengajukan surat permintaan penawaran kepada penjual tersebut.
c) Bantu pembaca atau pihak penjual dalam memberikan hal yang
kita butuhkan dengan menunjukkan semua data yang ada
hubungannya dengan barang yang dibutuhkan.
d) Akhiri surat dengan kata – kata yang baik dan menunjukkan
hubungan saling menguntungkan kedua belah pihak, misalnya
dengan ucapan terima kasih atau penghargaan.
Dalam praktekknya, calon pembeli umumnya membuat surat permintaan
penawaran untuk disampaikan pada beberapa perusahaan sekaligus. Pembuatan
surat permintaan penawaran yang banyak ini dimaksudkan agar dapat
memperoleh penawaran harga yang paling menguntungkan.

E. Contoh surat permintaan penawaran

PT ADI JAYA INDONESIA

Jalan Laksamana E Martadinata 3 Kota Bandung
Telp 023 456789, e-mail adijaya1@ajindonesia.com
--------------------------------------------------------------------------------------------------
No       : 999 / P / 9 / 15                                                                       21 September 2015
Lamp   : -
Hal      : Permintaan Penawaran Harga Kendaraan

PT GRAHA MOTOR
Jalan Mangga Besar 99
Jakarta Pusat

Dengan Hormat,
Dari salah seorang relasi kami yang ada di Jakarta, kami mendapatkan informasi bahwa
perusahaan Saudara menyediakan kendaraan bermotor aneka merk dan jenis dengan kualitas
baik dan harga bersaing.
 Sehubungan dengan kebutuhan kendaraan untuk keperluan karyawan, kami memerlukan 4 buah
sedan Toyota dan 12 buah sepeda motor Honda 125 cc. Karenanya, kami meminta Saudara untuk
dapat mengirimkan informasi mengenai beberapa hal berikut ini :
1. Jenis dan harga produk terkait disertai katalog
2. Diskon yang dapat kami terima
3. Cara pengiriman dan pembayaran
4. Garansi dan perawatan
5. Layanan purna jual
Apabila harga yang ditawarkan cocok, maka kami akan segera melakukan pemesanan selambat –
lambatnya dalam bulan Oktober 2015. Karenanya, agar pesanan dapat segera kami lakukan,
kami harap Saudara dapat segera memberikan jawaban.
Kami berharap dapat membina kerjasama yang baik dengan perusahaan Saudara. Terima kasih.

Hormat kami,
PT ADI JAYA INDONESIA

Arya Saktiawan
Direktur