Materi Prosedur Administrasi Sem.2

RINGKASAN MATERI PEMBELAJARAN
Semester 2
MeLAKUKAN
PROSEDUR ADMINISTRASI
SMK NEGERI 1 PULAU PUNJUNG

DINAS PENDIDIKAN PEMUDA DAN OLAH RAGA
KABUPATEN DHARMASRAYA
2015
NAMA
: ....................................................
KELAS
: X ADP
Pertemuan
Mata Pelajaran/SK
Kompetensi Dasar
Indikator
: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)

: Melakukan surat menyurat
:
1.
2.
3.
4.
Mejelaskan pengertian surat perkenalan

Menjelaskan fungsi surat perkenalan
Menyebutkan isi pokok surat perkenalan
Membuat konsep surat perkenalan
SURAT PERKENALAN
Surat perkenalan merupakan surat yang isinya memperkenalkan produksi
atau perusahaan dengan keterangan yang lengkap dari penjual yang
ditujukan kepada calon pembeli.
Fungsi surat perkenalan adalah untuk menarik perhatian masyarakat
terhadap hasil produk atau perusahaan, terutama hasil produk baru atau
pembukaan kantor cabang, agen-agen baru yang belum diketahui
masyarakat.
Isi pokok Surat perkenalan
1. Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, bidang usaha, dan manfaat
atas barang yang diperkenalkan.
2. Kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.
3. Gambaran tentang kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli, dan
peralatan yang dipakai.
4. Pekerjaan/proyek yang pernah ditangani.
5. Khusus untuk instansi pemerintahan perlu dilampirkan Tanda Daftar
Rekanan (TDR), Surat Izin Usaha Perdagangan (SUIP), dan Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP).
Petunjuk penulisan surat perkenalan :
1. Menggunakan bahasa yang baik dan sopan, jelas, singkat dan padat.
2. Memperkenalkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, bidang
usaha, dan manfaat atas barang yang diperkenalkan.
3. Mencantumkan kapan perusahaan itu mulai bergerak dalam usahanya.
4. Memberikan gambaran tentang kemampuan yang dimiliki, tenaga ahli,
dan peralatan yang dipakai.
5. Mencantumkan pekerjaan/proyek yang pernah ditangani.
6. Harus dapat menyakinkan pembaca bahwa barang yang diproduksi itu
berkualitas tinggi dan telah banyak yang memakainya.
7. Khusus untuk instansi pemerintahan perlu dilampirkan Tanda Daftar
Rekanan (TDR), Surat Izin Usaha Perdagangan (SUIP), dan Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP).
Contoh surat perkenalan
EJ
PT ELEKTRONIKAJAYA
Jalan Jendral Ahmad Yani No. 107
BANDUNG
No.
2012
: 124 / PM / 2012
12 September
Kepada Yth.
Pemilik TOKO IRAMA
Jl. Pemuda Selatan 118
PADANG
Perihal
: Perkenalan Produk TV NINJA SUPER
Dengan hormat,
Kami kabarkan kepada Saudara bahwa dalam tahun ini perusahaan kami
telah berhasil merakit sebuah televisi terbaru dengan merek NINJA
SUPER.
Televisi ini sengaja kami ciptakan untuk mengimbangi perusahaan
zaman teknologi yang sudah serba canggih.Dengan memilih televisi ini
Saudara dapat memilih satu diantara 82 gelombang yang tersedia sesuai
dengan yang dikehendaki.Disamping itu apabila Saudara ingin
mengadakan hubungan langsung jarak jauh, juga disediakan program
telexnya.
Menurut rencana televisi ini akan kami pasarkan mulai awal bulan
depan. Karena toko Saudara sudah menjadi langganan kami yang cukup
lama, maka kami percaya jika Saudara memasarkannya, Saudara akan
memperoleh hasil yang memuaskan.
Sambil menunggu kabar Saudara, atas perhatiannya kami mengucapkan
terima kasih.
Hormat kami,
PT ELEKTRONIKA
JAYA
Ir. Bambang
Prakoso
Direktur
BP/ RD
Contoh surat perkenalan
PT DUNIA MODERN
JL. Cengkeh No. 20
JAKARTA TIMUR
Nomor : 125/DM/X/2012
2012
26 Oktober
Kepada yth.
Bapa Ir. Joko Purnama, MBA
Manajer Pemasaran
PT Bukaka Raya
Jl. MR Haryono Kav. 127
Jakarta Selatan
Hal
Jasa Iklan
Dengan hormat,
Kami salah satu perusahaan yang bergerak di bidang advertising di
Jakarta, memperoleh informasi dari salah satu konsumen kami,
bahwa perusahan Bapak bergerak di bidang Pariwisata.
Sehubungan dengan hal tersebut pada kesempatan ini kami
memperkenalkan kepada Bapak tentang layanan kami dibidang
advertising/ iklan baik berupa produk barang maupun jasa di majalah
kami. Tentang harga, kami jamin lebih murah dari yang lain.
Kami menunggu informasi dari Bapak, terima kasih.
Hormat kami,
Rudy Elasantos
Direktur
RE/SV
Pertemuan
Mata Pelajaran/SK
Kompetensi Dasar
Indikator

:
1. Menjelaskan pengertian surat permintaan
penawaran
2. Menjelaskan fungsi surat permintaan penawaran
3. Menyebutkan isi pokok surat permintaan
penawaran
4. Membuat konsep surat permintaan penawaran
SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon
pembeli yang dikirimkan kepada penjualyang isinya tentang permintaan
informasi mengenai nama dan macam barang, kualitas, jumlah yang
tersedia, harga,syarat jual beli, potongan harga, sifat penawaran dan
katalog dari barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.
Fungsi surat permintaan penawaran:
1. Bahan pertimbangan dalam menentukan pembelian barang
2. Untuk menyesuaikan kemampuan keadaan keuangan
3. Untuk memilih barang sesuai dengan selera
Isi pokok surat permintaan penawaran
1. Nama dan macam barang
2. Kualitas atau mutu barang
3. Jumlah barang yang ditawarkan
4. Harga barang
5. Cara pembayaran
6. Syarat penyerahan barang
7. Potongan harga
8. Sifat penawaran.
9. Keterangan teknis dan perawatan
10.
Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh pembeli
Petunjuk penulisan surat permintaan penawaran
1. Jelaskan alasan yang mendorong untuk mengajukan permintaan
penawaran.
2. Minta keterangan terperinci mengenai barang yang diinginkan,
dengan menuliskan semua data/keterangan yang kita butuhkan,
seperti:
a. Nama dan macam barang
b. Kualitas atau mutu barang
c. Jumlah barang yang ditawarkan
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
Harga barang
Cara pembayaran
Syarat penyerahan barang
Potongan harga
Sifat penawaran.
Keterangan teknis dan perawatan
Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh pembeli, seperti
garansi, servis gratis dan layanan purna jual lainnya.
3. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog, sampel, atau monster

barang yang akan dibutuhkan.
Macam-macam surat permintaan penawaran
1. Surat permintaan penawaran karena inisiatif sendiri, yaitu antara
calon pembeli dan penjual sudah berlangganan, pembeli meminta
penawaran barang mungkin karena persediaan barang ditokonya
sudah habis.
2. Surat pemintaan penawaran berdasarkan surat perkenalan dari
penjual, yaitu calon pembeli terlebih dahulu menerima surat
perkenalan barang-barang dari penjual.
3. Surat permintaan penawaran berdasarkan pemberitahuan dari relasi,
yaitu pembeli mengirimkan surat permintaan penawaran kepada
penjual karena mendapatkan kabar dari seorang kenalan atau relasi
bahwa penjual memproduksi barang yang diinginkan calon pembeli.
4. Surat permintaan penawaran berdasarkan iklan, yaitu calon pembeli
mengirim surat permintaan penawaran kepada penjual karena telah
membaca iklan yang memuat tentang barang yang diproduksi dan
meminta penjelasan lebih lanjut tentang barang-barang tersebut.
Contoh Surat permintaan penawaran karena inisiatif sendiri
TOKO SERBA MURAH

Jalan Lintas Sumatera KM. 4
Pulau Punjung Dharmasraya
Nomor : 23 / TSM / 2012

2012
14 September
PT JAYA ABADI
Jalam Merak Indah 55
JAKARTA
Perihal : Permintaan Daftar Harga Radio dan Tape Recorder Merek
PHILIP
Dengan hormat,
Kami kabarkan kepada Saudara bahwa toko kami sekarang telah
memperluas
usaha
dagang
berhubung
pembeli
semakin
meningkat.Tetapi sangat disayangkan karena jenis barang
elektronik, khususnya radio dan tape recorder belum begitu
lengkap.
Berkenaan dengan hal tersebut di atas, kami berkeinginan untuk
memasarkan barang-barang elektronik merek PHILIPyang Saudara
produksi, khususnya jenis radio dan tape recorder. Olah sebab itu,
dengan ini kami minta agar Saudara berkenan memberikan
keterangan barang tersebut, antara lain mengenai:
1. Harga barang
2. Cara pembayaran
4. Potongan harga
5. Sifat penawaran.
7. Kemudahan-kemudahan yang dapat diperoleh, seperti garansi,
servis gratis dan layanan purna jual lainnya.
8. Brosur/ catalog
Ata perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Abi Bayu Yolanda,

S.Kom
Pemilik
AB/EB
Contoh Surat pemintaan penawaran berdasarkan surat perkenalan
dari penjual
TOKO IRAMA
Jl. Pemuda Selatan 118
PADANG
Nomor : 77 / PM-03 / 2012
September 2012
18
Kepada Yth.
Bapak Bambang Prakoso
Direktur PT ELEKTRONIKA JAYA
Bandung
Perihal : Permintaan Daftar Harga TV Merek NINJA SUPER
Dengan hormat,
Surat Bapak tanggal 12 September 2012 No. 124/PM/2012 perihal
perkenalan produk TV NINJA SUPER telah kami terima dengan
baik.
Berhubung toko kami saat inisedang memperluas usaha dagang
khusus untuk barang-barang elektronik, maka kami berkeinginan
untuk memasarkan TV Merek NINJA SUPER yang Bapak produksi.
Olah sebab itu, dengan ini kami minta agar Bapak berkenan
memberikan keterangan barang tersebut, antara lain mengenai:
1. Harga barang
2. Cara pembayaran
4. Potongan harga
5. Sifat penawaran.
8. Brosur/ catalog
Ata perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Bayu Handika, S.H

Pemilik
BH/AF
Surat permintaan penawaran berdasarkan pemberitahuan dari
relasi
TOKO VERDI ELECTRONIK

Jl. Simpang Empat Sikabau
DHARMASRAYA
Nomor : 54 / VE / IX / 2012
September 2012
20
Kepada Yth.
Bandung
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi yang kami terima dari relasi, bahwa
perusahaan Bapak telah berhasil merakit sebuah televisi terbaru
dengan Merek NINJA SUPER yang mempunyai fasilitas lebih
lengkap dibandingkan televisi merek yang lain.
Berhubung toko kami saat inisedang memperluas usaha dagang
khusus untuk barang-barang elektronik, maka kami berkeinginan
untuk memasarkan TV Merek NINJA SUPER yang Bapak produksi.
Olah sebab itu, dengan ini kami minta agar Bapak berkenan
memberikan keterangan barang tersebut, antara lain mengenai:
1. Harga barang
2. Cara pembayaran
4. Potongan harga
5. Sifat penawaran.

8. Brosur/ catalog
Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Verdinal S.E
Pemilik
VD/WA
Surat permintaan penawaran berdasarkan iklan
TOKO DICKY ELECTRONIK

Jl. Lintas Sumatera KM. 3 Pulau Punjung
DHARMASRAYA
Nomor : 66 / PM.05.3 / IX / 2012

September 2012
17
Kepada Yth.
Bandung
Dengan hormat,
Kami sangat tertarik dengan iklan Bapak dalam Harian Singgalang
yang terbit tanggal 16 September 2012, mengenai pruduk televisi
terbaru dengan Merek NINJA SUPER yang mempunyai fasilitas
lebih lengkap dibandingkan televisi merek yang lain.
Berhubung toko kami saat inisedangmembuka cabang baru khusus
untuk barang-barang elektronik, maka kami berkeinginan untuk
memasarkan TV Merek NINJA SUPER yang Bapak produksi. Olah
sebab itu, dengan ini kami minta agar Bapak berkenan memberikan
keterangan barang tersebut, antara lain mengenai:
1. Harga barang
2. Cara pembayaran
4. Potongan harga
5. Sifat penawaran.
8. Brosur/ catalog
Atas perhatian Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Dicky Candra Putra
S.E
Pemilik
DC/DP
Pertemuan
Mata Pelajaran/SK
Kompetensi Dasar
Indikator

:
1.
2.
3.
4.
5.
Menjelaskan pengertian surat penawaran

Menjelaskan fungsi surat penawaran
Menyebutkan isi pokok surat penawaran
Menjelaskan macam-macam surat penawaran
Membuat surat penawaran
SURAT PENAWARAN
Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh calon penjual yang ditujukan kepada calon
pembeli dengan maksud untuk memberikan keterangan/menawarkan barang atau jasa yang
akan dijual.
Fungsi surat penawaran
1. Untuk memajukan pemasaran barang/jasa
2. Memperkenalkan produk baru
3. Memperluas jaringan pemasaran hasil prduksi
4. Memelihara hubungan dengan relasi dagang agar jangan terputus
Isi pokoksurat penawaran
1. Nama dan macam barang
2. Kualitas/mutu barang
3. Harga barang
4. Cara pembayaran
5. Cara penyerahan barang
6. Potongan harga
7. Sifat penawaran
8. Kemudahan-kemudahan lain, misalnya garansi, servise gratis dan sebagainya
Macam-macam sifat penawaran

1. Penawaran bebas, apabila sewaktu-waktu terjadi perubahan harga barang yang
ditawarkan tidak berlu memberi tahu terlebih dahulu.
2. Penawaran terikat atau penawaran tetap, yaitu apabila terjadi perubahan dikemudian hari,
harus diberitahu dahulu.
3. Penawaran berjangka, yaitu penawaran yang berlaku pada waktu tertentu.
Macam-macam surat penawaran
1.
Berdasarkan inisiatif sendiri

Biasanya penjual membuat penawaran yang langsung ditujukan pada relasi/pembeli yang
mana barang yang ditawarkan dirasa perlu bagi relasi/pembeli. Penjual tidak perlu
menunggu surat permintaan penawaran dari calon pembeli.
2.
Berdasarkan permintaan pembeli

Surat penawaran dibuat berdasarkan surat permintaan penawaran dari relasi/pembeli dan
harus mencamtumkan atau menunjuk nomor dan tanggal surat permintaan dari pembeli.
Petunjuk penulisan surat penawaran

1. Bila membalas surat permintaan penawaran, hubungkan dengan surat
permintaan
penawaran
tersebut
dengan
mencantumkanmenunjuktanggal dan nomor surat
2. Berikan keterangan secara terperinci dan jelas mengenai barang yang
diinginkan
3. Isi surat harus dapat memotivasi pembaca supaya mau membeli
4. Bahasa surat harus menarik dan tidak bertentangan dengan barang
yang ditawarkan
5. Jika tidak dapat memenuhi permintaan pembeli, jelaskan alasan yang
tepat dan bila perlu tawarkan barang lain yang sejenis
6. Akhiri surat dengan harapan pembeli akan memasan dan ucapan
terima kasih
Contoh surat penawaran atas inisiatif sendiri

PT JAYA PERKASA
Jalan Tanjung Gedong Raya No.7
Jakarta Barat
No. : 23 / JP / I / 2014
23 Januari 2014
Kepada
Toko Serba Wangi
Jl. Cempaka Baru 13
Jakarta Pusat
Perihal : Penawaran Pengharum Ruangan
Dengan hormat,
Dengan ini kami memperkenalkan perusahaan kami yang bergerak dalam
memproduksi pengharum ruangan yang dibuat dari bahan-bahan alami
yang banyak terdapat di Indonesia.
Pengharum ruangan yang kami hasilkan terdiri dari bermacam-macam
aroma, mulai dari aroma bunga, rempah-rempah dan buah-buahan. Selain
itu juga mengandung vitamin udara sebagai sumber O2 serta dapat
membunuh kuman-kuman dalam ruangan.
Keterangan lebih lanjut dapat Saudara peroleh melalui brosur dan daftar
harga yang kami lampirkan.
Sambil menunggu pesanan

mengucapkan terima kasih.
Saudara,
atas
perhatiannya
kami
Hormat kami,
PT JAYA PERKASA
Ir. Tony Widya

Direktur
Lampiran : 1 Eksemplar
TW/RK
Contoh surat penawaran berdasarkan surat permintaan penawaran dari

pembeli
PT JAYA PERKASA
Jalan Tanjung Gedong Raya No.7
Jakarta Barat
No. : 23 / JP / I / 2014
23 Januari 2014
Kepada
Toko Serba Wangi
Jl. Cempaka Baru 13
Jakarta Pusat
Perihal : Penawaran Pengharum Ruangan
Dengan hormat,
Memenuhi permintaan Saudara dengan surat tanggal 18 Januari 2014 No.
40/SW/I/2014 perihal permintaan penawaran pengharum ruangan, maka dengan
ini kami menyampaikan penawaran secara bebas, sebagai berikut:
NO.
JENIS
RUANGAN
1
2
3
4
5
6
Aroma
Aroma
Aroma
Aroma
Aroma
Aroma
PENGHARUM
bunga
bunga
rempah-rempah
rempah-rempah
buah-buahan
buah-buahan
VOLUME/BOTOL
HARGA SATUAN
100
200
100
200
100
200
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
Rp
ml
ml
ml
ml
ml
ml
20.000
35.000
25.000
40.000
30.000
50.000
Untuk pembelian diatas 50 botol, kami akan memberikan potongan harga

sebesar 5 %. Barang pesanan akan kami antar langsung ke tempat Saudara
dengan biaya kirim menjadi tanggungan kami. Pembayaran dapat dilakukan 50
% pada saat memesan dan 50% lagi setelah barang diterima.
Agar Saudara dapat mengetahui produk kami ini, bersama surat ini telah kami
kirimkan tiga kotak sampel barang untuk tiga jenis pengharum ruangan. Masingmasing kotak terdiri dari berbagai macam aroma.
Sambil mengunggu pesanan Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT JAYA PERKASA
Ir. Tony Widya
Direktur
Lampiran : 3 kotak sampel barang
TW/RK
PT GRAHA INDAH UTAMA

DEVELOPER KONTRAKTOR - PERDAGANGAN
Jalan Veteran 453 E

PADANG
Nomor : 231 /PN.B/2013

2013
30
Oktober
Kepada Yth.
Direktur PT AMALIAH
Jalan Simpang Empat Sikabau
DHARMASRAYA
Hal : Penawaran Bangunan Ruko
Dengan hormat,
Surat Bapak tanggal 28 Oktober 2013 No. 130/SP/2013 perihalPermintan Penawaran Ruko
sudah kami terima dengan senang hati.
Sesuai dengan permintaan Bapak tersebut, maka dengan ini kami menyampaikan penawaran
secara tidak mengikat sebagai berikut:
Harga bangunan
: Rp.600.000.000,00
Uang muka
: Rp. 60.000.000,00
Angsuran per bulan
: Rp. 12.000.000,00 (selama 5 tahun)
Angsuran per bulan

Tipe
Luas tanah
: Rp. 9.800.000,00 (selama 10 tahun)

: Tingkat 2
: 20 meter2
Jika Bapak setuju dengan ketentuan-ketentuan tersebut, kami persilahkan untuk datang ke
kantor kami setiap hari kerja pukul 08.00 s.d 16.00 WIB atau cukup mengirim surat
pesanan.
Sambil menunggu kabar dari Bapak, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Diki Candra Putra, S.E

Manager Pemasaran
DC/RK
Pertemuan
Mata Pelajaran/SK
Kompetensi Dasar
Indikator

:
1.
2.
3.
4.
5.
Menjelaskan pengertian surat pesanan

Menjelaskan fungsi surat pesanan
Menjelaskan isi pokok surat pesanan
Menjelaskan macam-macam surat pesanan
Membuat surat pesanan
SURAT PESANAN(Order)
Surat pesanan adalah jenis surat yang dikirimkan pembeli kepada penjual untuk memesan
barang-barang yang diperlukannya.
Fungsi surat pesanan
1. Sebagai tolak ukur kualitas suatu barang
2. Sebagai pedoman untuk pengiriman suatu barang
3. Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan
4. Sebagai pedoman untuk menentukan besar kecilnya pembayaran
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Isi pokok surat pesanan

Jenis dan macam barang yang dipesan
Kualitas atau mutu barang
Kuantitas atau jumlah barang
Harga barang
Cara pembayaran
Cara pengiriman barang
Waktu yang dihendaki dalam pengiriman barang
8.
Potongan harga bila ada

Macam-macam surat pesanan
1. Surat pesanan berdasarkan penawaran, yaitu pembeli memesan barang karena dia terlebih
dahulu menerima surat penawaran dari penjual.
2. Surat pesanan atas inisiatif sendiri, yaitu surat pesanan yang dibuat pembeli tanpa adanya
surat penawaran dari penjual, sebabnya :
- Pembeli dan penjual telah saling mengenal
- Pembeli telah mengenal jenis barang dan harga yang diproduksi penjual
- Pembeli telah berlangganan
3. Surat pesanan berdasarkan iklan, yaitu pembeli memesan barang setelah membacaiklan
barang tersebut melalui surat kabar atau majalah. Surat pesanan berdasarkan iklan harus
mencantumkan tanggal terbit dan mana surat kabar tersebut.
4. Surat pesanan berdasarkan pameran atau pemberitahuan dari relasi
Petunjuk penulisan surat pesanan
1. Jika menerima surat penawaran, hubungkan dengan surat penawaran yang diterima
2. Sebutkan nama dan jenis barang yang dipesan
3. Sebutkan cara pengiriman barang yang diinginkan
4. Sebutkan cara pembayaran yang akan dilakukan
5. Akhiri surat dengan ucapan terima kasih.
Contoh surat pesanan berdasarkan surat penawaran
TOKO MUSTIKA
Jalan Sunan Muria No. 7

KUDUS
No. : 53/Pes/II/2014
2014
4 Februari
Kepada Yth.
Direktur CV UNGGUL J AYA
Jalan Mataran No. 57
SEMARANG
Perihal : Pesanan Sabun
Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 31 Januari 2014 No. 11/Pen/2014 perihal penawaran
sabun beserta satu bungkus contoh sabun, telah kami terima dengan baik.
Setelah kami coba, ternyata kualitas sabun cuci dan sabun mandi merek SONA
cukup baik, harganya sedikit lebih murah bila dibandingkan dengan sabun merek
lain yang sejenis. Oleh sebab itu kami ingin memesan sabun tersebut. Untuk
pesanan percobaan, kami harap Saudara mengirimkan 10 peti sabun mandi dan
15 peti sabun cuci.
Sesuai dengan penawaran Saudara, semua ongkos menjadi tanggungan
Saudara. Mengenai rabat 10% akan kami ambil langsung dari jumlah
pembayaran, yang akan kami kirim lewat Bank Rakyat Indonesia setelah barang
kami terima.
Atas perhatian dan pelayanan Saudara yang baik, kami mengucapkan terima
kasih.
Hormat kami,
TOKO MUSTIKA
David Siagian
Pemilik
DS/RK
Contoh surat pesanan atas inisiatif sendiri
SULTHAN BATIK GALERY

Jl. Malioboro No. 1 Yogyakarta
Telp. +62274778878 Fax. +62274778887
E-mail : sulthanbatikgalery.net
Nomor
: 23/B/I/2014
5 Januari 2014
Kepada Yth.
Manager Pemasaran PT Wijaya Utama
Jalan Thamrin 32
Jakarta
Perihal
: Pesanan Batik
Dengan hormat,
Untuk melengkapi kebutuhan galery, dengan ini kami bermaksud
memesan produk batik, yaitu sebagai berikut :
No
.
1.
2.
3.
4.
Jenis Barang
Hem sutera ATBM
Blus sutera
timbul
Sarung ATBM
Jumlah
Barang
2 kodi
5 kodi
3 kodi
4 kodi
Harga per Kodi
Total Harga
Rp.
12.000.000,00
Rp.
12.000.000,00
Rp.
24.000.000,00
Rp.
60.000.000,00
5.
Sarung Timbul
Bahan katun 2,5
m
6 kodi
Rp.
18.000.000,00
Rp.
15.000.000,00
Rp.
1.600.000,00
Total Jumlah
Rp.
54.000.000,00
Rp.
60.000.000,00
Rp.
9.600.000,00
Rp.
207.600.000,00
Uang muka sebesar Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah) telah kami
kirimkan via bank BCA cabang Malioboro dengan bukti pembayaran
terlampir. Sisa pembayaran sebesar Rp. 107.600.000,00 (seratus tujuh
juta enam ratus ribu rupiah) akan kami bayarkan setelah barang diterima.
Sambil menunggu kiriman Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Farah Salsabila
Direktur
Lamp. : 1 helai
Fs/Fa
Contoh surat pesanan berdasarkan iklan
PT BUKAKA RAYA
Jalan MT Hariyono Kav. 127
Telp. (021) 7436727 Fax. (021) 7438737
Jakarta Selatan
Nomor : 15 / Pes / BR / 2014
Februari 2014
Kepada Yth.
Manager Penjualan PT Sentosa Abadi
Jl. Iskandar Muda No. 89
Jakarta Selatan
Hal : Pesanan Audio system
Dengan hormat,
Kami sangat tertarik dengan iklan Saudara pada harian Kompas hari ini,
dan kami bermaksud untuk memesan perangkat Audio yang Saudara
tawarkan tersebut.
Adapun perangkat yang kami pesan adalah 2 unit perangkat Audio System
merek JBL tipe 8000, dengan harga satuan Rp 2.300.000,00 sebelum
discount. Kami harap perangkat tersebut tiba ditempat kami sebelum
tanggal 25 Februari 2014.
Mengenai pembayaran akan dilakukan secara tunai setelah pesanan kami
terima.
Hormat kami,
PT BUKAKA RAYA
Ir. Joko Purnama

Manajer Pemasaran
Contoh surat pesanan berdasarkan pameran
PT WIJAYA UTAMA
Jakarta, 4 Februari 2014
Nomor
: 25/PS/II/2014
Manager Pemasaran PT KAIN INDAH

Jalan Krakatau 34
Makasar
Perihal
: Pesanan Sutera
Dengan hormat,
Setelah melihat pameran Saudara di JHICC bulan Januari
bermaksud memesan :
N
Jenis Barang
Juml
Harga
o
ah
Satuan
.
Bara
ng
1.
Sutera Polos
3 bal
Rp.
2.
Sutera Timbul
5 bal
5.000.000,00
3.
Sutera ATBM
3 bal
Rp.
7.000.000,00
Rp.
10.000.000,0
0
Total Jumlah
yang lalu, kami

Total Harga
Rp.
15.000.000,00
Rp.
35.000.000,00
Rp.
30.000.000,00
Rp.
80.000.000,0
0
Pembayaran sebesar 50% yaitu Rp. 40.000.000,00 (empat puluh juta

rupiah) telah kami kirimkan via bank BNI46 cabang Pasar Baru pada
tanggal 3 Februari 2014 dengan copy bukti pembayaran terlampir.
Hormat kami,
Rudi Wijaya
Manager Pemasaran
Lamp. : 1 lembar
Rw/Er
PT WIJAYA UTAMA
Jl.
Jend. Sudirman Kav. 12 Jakarta Selatan
Pertemuan
Telp.
+62217771234Fax
+62217771235
Mata Pelajaran/SK
: Melakukan
Prosedur Administrasi(KK-04)
E-mail
:
wijayautama@yahoo.com
Kompetensi Dasar : Melakukan surat menyurat
Indikator
:
1. Menjelaskan pengertian surat konfirmasi pesanan
2. Menjelaskan fungsi surat konfirmasi pesanan
3. Menjelaskan isi pokok surat konfirmasi pesanan
4. Membuat surat konfirmasi pesanan
Surat konfirmasi pesanan merupakan surat yang berisi data barang yang
dipesan oleh calon pembeli melalui telepon atau faksimil yang dikirim
kepada pembeli untuk memperoleh kepastian tantang pesanan, serta
ketentuan jual beli yang diinginkan penjual.
Isi pokok surat konfirmasi pesanan
1. Jenis dan macam barang yang dipesan
2. Kualitas atau mutu barang
3. Kuantitas atau jumlah barang
4. Harga barang
5. Cara pembayaran
6. Cara pengiriman barang
7. Waktu yang dihendaki dalam pengiriman barang
8. Potongan harga bila ada
Petunjuk penulisan surat konfirmasi pesanan
1. Jika menerima pesanan melalui telepon, ucapkan terima kasih dan hubungkan dengan
tanggal penerimaan telepon
2. Sebutkan nama dan jenis barang yang dipesan
3. Sebutkan cara pengiriman barang yang diinginkan
4. Sebutkan cara pembayaran yang akan dilakukan
5. Akhiri surat dengan harapan untuk menandatangani dan mengirimkan surat aslinya serta
ucapan terima kasih.
UD SEROJA
Jalan Asia-Afrika No.2
JAKARTA SELATAN
Nomor: 235/UDS/PN.02/2013
14 Oktober 2013
Kepada
PT FAUZAN INDONESIA CABANG DHARMASRAYA
Pusat Grosir Pulau Punjung (PGP) Jalan Merdeka Blok 5 No. 2
PULAU PUNJUNG - DHARMASRAYA - INDONESIA
Hal : Konfirmasi Pesanan Kertas
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas pesanan Saudara tanggal 13 Oktober 2013 melalui telepon.
Dengan ini kami mengkonfirmasikan barang-barang yang Saudara pesan sebagai berikut:
1. 50 rim kertas HVS F4 60 gram
@ Rp.26.000,00
Rp.1.300.000,00
2. 50 rim kertas HVS F4 70 gram
@ Rp.32.000,00
Rp.1.600.000,00
3. 30 rim kertas doorslagh
@ Rp.24.000,00
Rp. 720.000,00
Jumlah
Rp.3.620.000,00
(Tiga juta enam ratus dua puluh ribu rupiah)
Barang-barang pesanan akan diantar sampai ke tempat pembeli dengan biaya penjual (prangko
gudang pembeli). Pembayaran secara kontan akan mendapat potongan harga 5 % dari jumlah
pembelian.
Setelah surat ini ditanda tangani, harap lembar aslinya dikirimkan kepada kami. Terima kasih.
Disetujui oleh pemesan
Hormat kami,
..
Rati Gumala Dewi, SE

Manager
RGD/RK
CV WINDA ELECTRONIC
Jalan Kartini No. 85
MUARA BUNGO
Nomor: 93 /PN-03/I/2014
16 Januari 2014
Kepada Yth.
Direktur PT TIGA DARA
Jalan Garuda 16 Gunungmedan
DHARMASRAYA
Hal : Konfirmasi Pesanan Mesin-Mesin Kantor

Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas pesanan Saudara tanggal
15Januari 2014 malalui telepon.
Dengan ini kami mengkonfirmasikan barang-barang yang Saudara
pesan sebagai berikut:
1. 1 unit mesin foto copy XEROX @ Rp. 25.000.000,00
Rp.
25.000.000,00
2. 1 unit facsimile Brother type 9007
@ Rp. 2.000.000,00
Rp. 2.000.000,00
3. 10 unit Calculator CASIO
@ Rp.
48.000,00
Rp.
480.000,00
Jumlah
Rp.
27.480.000.00
( Dua puluh tujuh juta empat ratus delapan puluh
ribu rupiah)
Barang-barang pesanan akan diantar sampai ke tempat pembeli dengan
biaya penjual(prangko gudang pembeli). Pembayaran secara tunai akan
mendapat potongan harga 5% dari jumlah pembelian.
Setelah surat ini ditandatangani, harap lembar aslinya dikirimkan
kepada kami. Terima kasih.
Disetujui Oleh Pemesan
Hormat kami,

SE
Dewi Gita,
Manager
DG/MR
Pertemuan
Mata Pelajaran/SK : Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)
Indikator
:
1.
Menjelaskan pengertian surat pemberitahuan pengiriman
barang
2.
Menjelaskan fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang
3.
Menjelaskan isi pokok surat pemberitahuan pengiriman barang
4.
Membuat surat pemberitahuan pengiriman barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang atau surat penerimaan pesanan
adalah surat yang dikirim oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli
dengan maksud untuk memberitahukan bahwa surat pesanan sudah
diterima dan barang sudah dikirim ke alamat pembeli.
Pengiriman surat pemberitahuan pengiriman barang harus dilampiri
dengan:
1. Faktur(jika pembelian secara kredit) atau Nota Kontan (jika pembelian
tunai), yaitu daftar perincian barang-barang yang dijual disertai
harganya.
2. Packing list (jika pengiriman barang menggunakan peti/koli), yaitu
daftar perincian barang-barang yang ada di dalam peti/koli
Faktur atau Nota Kontan dan Packing list ini pengirimannya dapat
dilampirkan bersama surat pemberitahuan pengiriman barang.
Fungsi surat pemberitahuan pengiriman barang
1. Untuk meyakinkan pembeli bahwa pesanan sudah dilayani dengan baik
2. Sebabai pedoman untuk pengiriman suatu barang
3. Sebagai alat untuk mengecek cocok tidaknya barang yang dipesan
dengan barang yang dikirim
4. Sebagai alat untuk menagih bila pembeli lupa atau tidak mau
membayar
5. Sebagai barometer maju tidaknya suatu perusahaan
Isi surat pemberitahuan pengiriman barang
1. Nama dan jenis barang yang dikirim
2. Jumlah barang
3. Harga barang
4. Kualitas barang
5. Cara pengangkutan/pengiriman barang
6. Cara pengepakan
7. Keterangan-keterangan lain yang dilampirkan

Cara menyusun surat pemberitahuan pengiriman barang
1. Hubungkan dengan surat pesanan yang diterima
2. Berikan penghargaan kepada pemesan berupa ucapan terima kasih
3. Yakinkan kepada pemesan bahwa pesanan telah dikerjakan sebaikbaiknya
4. Jika pesanan tidak dapat dipenuhi atau hanya dipenuhi sebagian ,
jelaskan alasan-alasannya
5. Akhiri surat dengan cara memberikan harapan-harapan yang positif
dan menyenangkan pemberli
6. Jika perlu tawarkan barang yang lain yang sejenis, yang kulitasnya
hampir sama.
Contoh surat pemberitahuan pengiriman barang
CV BINA INSANI
Jalan Merbabu No. 116
KERINCI
Nomor : 122 /PM-K/II/2014
5 Februari 2014
Kepada Yth.
Jalan Simpang Empat Gunungmedan
DHARMASRAYA
Hal : Pengiriman Kayu Borneo
Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 25 Desember 2014, No.71/Pes/2014 perihal pesanan
Kayu Borneo sudah kami terima dengan baik.
Dengan ini kami beritahukan bahwa pesanan Saudara berupa 40 m 3 kayu
5x7 Borneo sudah kami kirimkan dengan angkutan truk No.Pol BA 3839 AB
dan truk No.Pol BA 1214 SS. Semoga kayu tersebut sampai di tempat
Saudara dalam keadaan baik dan tidak ada kekurangan di tengah
perjalanan.
Bersama ini pula kami lampirkan faktur seharga Rp.46.800.000,00(Empat
puluh enam juta delapan ratus ribu rupiah), atas pembelian 40 m 3 kayu 5x7
Borneo. Harga tersebut sudah dikurangi rabat sebesar 10%.
Sesuai dengan penawaran dari kami, setelah barang Saudara terima,
hendaknya pembayaran segera di kirimkan.Atas perhatian Saudara, kami
Hormat kami,
Hengki Marlan,SE
Manager
Lampiran : 1 lembar faktur
HM/RK
Contoh faktur
CV BINA INSANI
Jalan Merbabu No. 116
KERINCI
5 Februari 2014
Kepada Yth.
Jalan Simpang Empat Gunungmedan
DHARMASRAYA
FAKTUR
No. 115/BI/II/2014
Sesuai dengan pesanan Saudara No. 71/Pes/2014
No.
1.
Nama Barang
Kayu Borneo
Banyaknya
40 m3
Rabat 10%
Harga satuan
(Rp.)
Rp.
1.300.000,
00
Jumlah harga
(Rp)
52.000.000,0
0
5.200.000,0
0
Jumlah
46.800.000,
00
(Empat puluh enam juta delapan ratus ribu rupiaah)

SE & O
Yang menerima,
Hormat kami,
..
Hengki Marlan, SE
Manager
Contoh surat pemberitahuan pengiriman barang

Alamat : Pusat Grosir Pulau Punjung (PGPP) Jalan Merdeka Blok 5 No. 2
PULAU PUNJUNG - DHARMASRAYA INDONESIA
Nomor :234 /PTFI/P/III/2014
4Maret 2014
Kepada
Yth. Manager PT CASIO JAYA
Jl. Pesona II No. 35
DEPOK
Hal : Pengiriman Barang Elektronik
Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 26 Februari 2013 No. 43/CJ/II/2014 tentang pesanan alat elektronik sudah kami
terima dengan senang hati, kami ucapkan terima kasih.
Sesuai dengan permintaan Saudara, hari ini telah kami kirimkan barang-barang yang Saudara pesan,
sebagai berikut:
1. 200 unit Mesin Hitung merk CASIO, dalam box, kode MHC.1 dan MHC.2
2. 25 unit Mesin Foto Copy merk XEROX, dalam box, kode MCX.1 s.d MCX.25
3. 100 unit Mesin tik Elektronik merk DIGITAL, dalam box, kode MTED.1 s.d MTED.25
Barang-barang tersebut kami kirimkan melalui jasa angkut ELTEHA, semoga barang tersebut sampai
di tempat Saudara dalam keadaan baik dan tidak ada kerusakan ditengah perjalanan. Bersama ini pula
kami lapirkan faktur seharga Rp 1.464.700.000,- (Satu milyar Empat ratus enam puluh empat juta tujuh
ratus ribu rupiah). Harga tersebut sudah dikurangi rabat 10% dan ongkos angkut Rp 5.000.000,- (Lima
juta rupiah).
Kami juga minta maaf atas keterlambatan pengiriman barang yang tidak sesuai dengan yang Saudara
harapkan. Sesuai dengan penawaran dari kami, setelah barang Saudara terima hendaknya pembayatan
segera dikirimkan melalui Bank BRI Cabang Pulau Punjung Kab.Dharmasraya.
Sambil menunggu pesanan Saudara berikutnya, kami mengucapkan terima kasih

Hormat kami,
Ir. Fauzan Firzatullah, MM

Direktur
Lampiran : 1 lembar faktur
Contoh faktur
Contoh faktur

Alamat : Pusat Grosir Pulau Punjung (PGPP) Jalan Merdeka Blok 5 No. 2
PULAU PUNJUNG - DHARMASRAYA INDONESIA
04 Maret 2014
Kepada
Yth. Manager PT CASIO JAYA
Jl. Pesona II No. 35
DEPOK
FAKTUR
No. 265/PTFI/P/2014
Sesuai dengan pesanan Saudara No. 43/CJ/II/2014
N0.
1.
2.
3.
NAMA BARANG
Mesin Hitung Merk Casio

Mesin Foto Copy Merk Xerox
Mesin Tik Elektronik Merk Digital
Jumlah
Diskon 10%
Ongkos angkut
BANYAKNYA
200 unit
25 unit
100 unit
HARGA
SATUAN (Rp)
40.000,55.000.000,2.500.000,-
JUMLAH
HARGA (Rp)
8.000.000,1.375.000.000,250.000.000,1.633.000.000,163.300.000,5.000.000,-
Jumlah pembayaran
1.464.700.000,(Satu milyar Empat ratus enam puluh empat juta tujuh ratus ribu rupiah)
SE & O
Yang menerima,
Hormat kami,
..........................................................
Ir. Fauzan Firzatullah, MM

Direktur
Pertemuan
Indikator
:
1.
Menjelaskan pengertian surat pengaduan
2.
Menjelaskan fungsi surat pengaduan
3.
Menjelaskan isi pokok surat pengaduan
4.
Menjelaskan macam-macam surat pengaduan
5.
Membuat surat pengaduan
Surat pengaduan (claim) adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang
ditujukan kepada penjual dengan maksud untuk memberitahukan bahwa
barang yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan, yang disertai dengan
cara penyelesaiannya.
Penyimpangan dalam transaksi jual beli biasanya akan menjadi masalah
utama penyebab adanya pengaduan. Sebab-sebab timbulnya pengaduan
antara lain:
a. Kerusakan barang
b. Kekurangan barang
c. Kualitas barang yang tidak cocok dengan pesanan
d. Keterlambatan pengiriman barang
e. Kesalahan yang tak terduga(force majeure)
Melalui surat pengaduan, pembeli dapat memilih cara penyelesaian
sebagai berikut:
1. Minta ganti barang
2. Minta ganti rugi
3. Minta potongan harga
4. Meretur/mengembalikan barang yang tidak cocok dengan pesanan
5. Membatalkan pesanan seluruhnya
1.
2.
3.
4.
Fungsi surat pengaduan/klaim

Untuk penyelesaian secara baik bagi kedua belah pihak.
Agar hubungan baik terjaga.
Bagi penjual, pembeli itu adalah raja
Untuk dapat memberi informasi/keterangan yang jelas
Isi surat pengaduan
1. Nama dan jenis barang yang diterima
2. Macam penyimpangan dalam pengiriman barang

3. Cara penyelesaian
Cara menyusun surat pengaduan
1. Hubungan dengan surat pemberitahuan pengiriman barang
2. Jelaskan penyimpangan yang terjadi dan bukti-buktinya, misalnya
rusak, kurang dsb
3. Berikan bukti bahwa kesalahan ada pada pihak penjual
4. Sebutkan cara penyelesaian dengan tegas
5. Akhiri surat dengan penuh harapan
Contoh surat pengaduan karena kerusakan barang
PT Segara Indah
Danau Tamblingan No. 100
Sanur, Bali
Tel: 0361- 282828
08 Mai 2014
N0.
: 144/SI/V/2014
Kepada yth.
Manajer Pemasaran
PT Bukaka Raya
Jakarta Pusat
Hal:Pengaduan/Klaim Kerusakan Barang
Dengan hormat,
Dua minggu yang lalu kami membeli Xerox Photocopy Machine Model X-10 pada
perusahaan Saudara. Pada waktu kami membuka, kami mendapatkan barang tersebut
(dengan nomor seri ADD 59929-X) dalam keadaan rusak. Kami temukan bahwa
sepertinya barang tersebut adalah contoh barang yang digunaka untuk demontrasi ke
klien. Tentu saja kami tidak bisa menerima keadaan barang tersebut dimana kami adalah
klien perusahaan Saudara yang sudah bekerjasama lebih dari 5 tahun .
Berkaitan dengan ini kami perlu penjelasan Saudara, yang mengklaim sebagai perusahaan
yang menyediakan peralatan/mesin kelas satu.
Kami menunggu jawabannya Saudara dengan segera.Terima kasih.
Hormat kami,
Wawan Dermawan
Material Manager
Contoh surat pengaduan karena kualitas barang tidak cocok dengan pesanan
TOKO WONOGIRI
Jalan Tangkuban Perahu No. 8

JAMBI
Nomor :114 /PD/2014
2014
19 Maret
Kepada Yth.
DHARMASRAYA
Hal : Kualitas Kayu Tidak Sesuai

Dengan hormat,
Kami beritahukan kepada Saudara, bahwa kiriman 20
Borneo bersama suratnya sudah kami terima.
m 3 kayu 5x7
Akan tetapi kami merasa kecewa karena kayu-kayu yang kami terima
tersebut sebanyak 5 m3 cacat dan berlubang-lubang. Kami yakin hal ini
tidak Saudara sengaja tetapi mungkin karena kelalaian dari bagian
pengiriman/ekspedisi.
Atas kejadian tersebut, kami minta agar kayu yang cacat dan
berlubang-lubang tersebut harganya dipotong 50% dari harga
pembelian, atau diganti dengan kayu yang kualitasnya baik. Setelah
ada persetujuan Saudara, pembayaran akan segera kami lunasi.
Sambil menunggu khabar dari Saudara, kami mengucapkan terima
kasih.
Hormat kami,
Romi Syahputra
Pemilik
RS/DR
Contoh surat pengaduan karena kekurangan barang
PT tiga dara
DHARMASRAYA
Telepon (0754) 40966 Fax. (0754) 451415 Kode Pos 27573, email
tigadara@yahoo.com
3 Maret 2014
Nomor
: 310/K/III/2014
Kepada Yth.
Direktur PT Batik Indah
Jalan Merak No. 35
Yogyakarta
Perihal
: KlaimPengiriman Batik
Dengan hormat,
Kiriman Saudara berupa baju-baju batik telah kami terima pada tanggal 28
Februari 2014.
Namun pada saat kami buka, ternyata kiriman berupa kemeja ukuran L
hanya ada 10 kodi dan ukuran XL 20 kodi yang seharusnya ukuran L 20 kodi
dan XL 10 kodi. Untuk itu kami mohon segera dikirimkan kekurangan kemeja
ukuran L sebanyak 10 kodi dan 10 kodi kelebihan kiriman ukuran XL akan
kami kembalikan.
Sambil menunggu kiriman Saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
REZA SUMARTA, S.E

Direktur
RS/MD
Contoh surat pengaduan karena keterlambatan pengiriman barang
PT tiga dara
DHARMASRAYA
Telepon (0754) 40966 Fax. (0754) 451415 Kode Pos 27573, email
tigadara@yahoo.com
8 Maret 2014
Nomor
: 319/K/III/2014
Kepada Yth.
Direktur PT MUKTI JAYA ABADI
Jalan Merak No. 35
Yogyakarta
Perihal
: Keterlambatan Pengiriman Barang
Dengan hormat,
Kami kabarkan bahwa kiriman barang Saudara berupa 250 setel pakaian
olahraga yang kami pesan tanggal 3 Februari 2014 sudah kami terima dalam
keadaan baik.
Akan tetapi kami merasa kecewa karena barang-barang tersebut datangnya
terlambat. Menurut pesanan kami barang-barang tersebut datang paling
lambat tanggal 1 Februari 2014 sehingga dapat dipakai untuk mengikuti
lomba gerak jalan. Dengan demikian banyak pemesan yang batal
mengambil dan kami merasa rugi.
Oleh sebab itu dengan ini terpaksa kami harus minta ganti rugi atas
keterlambatan tersebut sebesar 10% dari jumlah harga keseluruhan. Setelah
ada persetujuan, pembayaran akan segera kami lunasi.
Sambil menunggu jawaban Saudara, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
REZA SUMARTA, S.E

Direktur
RS/MD
Pertemuan
Indikator
:
1.
Menjelaskan pengertian surat balasan
pengaduan(penyelesaian)
2.
Menjelaskan fungsi surat balasan pengaduan(penyelesaian)
3.
Menjelaskan isi pokok surat balasan pengaduan(penyelesaian)
4.
Membuat surat balasan pengaduan(penyelesaian)
Surat penyelesaian pengaduan(penyesuaian=adjusment) adalah surat
yang buat oleh penjual yang ditujukan kepada pembeli untuk memberi
jawaban atas surat pengaduan yang dikirim oleh pembeli
Jika penjual menerima surat pengaduan dari pembeli, maka harus segera
mengadakan penyelidikan untuk mengetahui pihak mana yang bersalah.
Letak kesalahan dalam transaksi jual beli ini dapat terjadi pada:
1. Pihak penjual;
2. Pihak pembeli;
3. Pihak pengangkutan barang.
Jika hasil penyelidikan menunjukkan penjual yang bersalah, maka penjual
harus segera mengabulkan surat pengaduan itu dan minta maaf serta
menunjukkan rasa penyesalan atas kejadian tersebut. Sebaliknya jika
dalam penyelidikan menunjukkan pembeli yang bersalah, maka surat
pengaduan tidak akan dikabulkan. Jika kesalahan terjadi pada pihak
pengangkutan barang, maka penjual harus memberi penjelasan kepada
pembeli agar pengaduan ditujukan kepada pengangkut barang. Namun
demikian penjual biasanya akan memberi jasa baik (good will), antara lain:
1. Menawarkan jasa untuk ikut mengurus persoalan klaim dengan pihak
pengangkut barang;
2. Menawarkan untuk memberi informasi/data yang diperlukan pembeli

berhubung dengan klaim yang akan diajukan kepada pihak pengangkut
barang
Isi
1.
2.
3.
surat penyelesaian pengaduan:

Kesalahan yang terjadi
Tanggapan/jawaban atas klaim;
Pernyataan minta maaf.
Cara menyusun surat penyelesaian pengaduan

1. Hubungkan dengan surat klaim yang diterima
2. Jalaskan secara terperinci kesalahan yang terjadi
3. Nyatakan dengan jelas klaim tersebut dikabulkan atau tidak
4. Bila penjual yang bersalah harus minta maaf
5. Akhiri surat dengan kata-kata yang saling menghargai dan ucapan
terima kasih.
Contoh surat tanggapan pengaduan
PT BUKAKA RAYA
JAKARTA PUSAT
Nomor
2014
: 109 / BR / III / 2014
15
Maret
Kepada
PT Segara Indah
Sanur, Bali
Hal : Penyelesaian Pengaduan
Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 8 Maret 2014, nomor144/SI/III/2010 mengenai
pengklaiman barang-barang yang kami kirimkan minggu lalu, telah kami
terima.
Kami mohon maaf yang sebesar-besarnya kepada Saudara atas kesalahan
yang kami lakukan. Barang-barang yang kami kirimkan ternyata tidak sesuai
dengan barang yang Saudara pesan. Hal ini disebabkan karena kelalaian
karyawan kami pada bagian pengiriman. Barang pesanan yang telah dikirim
dapat Saudara kembalikan melalui Herona Ekspedisi Muatan Kereta Api,
dengan biaya kami yang menanggung. Dan kami akan segera mengirimkan
barang pengganti paling lambat akhir bulan ini.
Atas perhatian Saudara kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ir. Joko Purnama, MBA
Manajer Pemasaran
Contoh surat tanggapan pengaduan(penyelesaian)
PT BUKAKA RAYA
JAKARTA PUSAT
Nomor
2014
: 112 / BR / III / 2014
18
Maret
Kepada
PT Segara Indah
Sanur, Bali
Hal : Kiriman Kertas HVS
Dengan hormat,
Surat Saudara tanggal 8 Maret 2014 Nomor 148/SI/III/2014 perihal kualitas
barang sudah kami terima dengan baik.
Setelah mengadakan penelitian di bagian ekspedisi/pengiriman, ternyata
yang bersalah adalah pihak kami. Hal ini terjadi karena adanya pesanan lain
yang pengepakannya salah. Oleh sebab itu kami mohon maaf.
Mengenai permintaan ganti rugi barang yang sesuai denan contoh

terdahulu, dengan ini kami beritahukan bahwa barang pengganti sudah kami
kirim. Semoga barang tersebut dapat secepatnya Saudara terima.
Sedangkan barang yang tidak cocok nanti akan kami ambil dengan biaya
sendiri.
Atas perhatian Saudara selama ini, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ir. Joko Purnama, MBA

Manajer Pemasaran
Pertemuan
Indikator
:
1.
Menjelaskan pengertian surat pengiriman pembayaran
2.
Menjelaskan fungsi surat pengiriman pembayaran
3.
Menjelaskan isi pokok surat pengiriman pembayaran
4.
Membuat surat pengiriman pembayaran
Setelah pembeli menerima barang dari penjual maka harus segera
mengadakan pengecekan untuk mengetahui apakah barang yang diterima
itu sudah cocok dengan pesanan atau belum. Jika sudah cocok dan tidak
ada penyimpangan dalam pengiriman barang, pembeli harus segera
melunasi pembayarannya dengan disertai surat pengiriman pembayaran.
Surat pengiriman pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli
yang ditujukan kepada penjual dengan meksud untuk memberitahukan
bahwa barang kiriman sudah diterima dan pembayaran sudah dilakukan.
Isi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
surat pengiriman pembayaran

Jumlah barang yang diterima
Harga faktur, yaitu harga yang harus dibayar
Waktu pembayaran
Cara pembayaran
Besarnya pembayaran
Bukti pembayaran
Cara menyusun surat pengiriman pembayaran

1. Hubungkan dengan surat pengiriman barang
2.
3.
4.
5.
6.
Sebutkan jumlah uang yang sudah dibayarkan

Lampirkan bukti pembayaran
Jelaskan cara pembayaran
Jika tidak dapat membayar penuh jelaskan alasannya
Akhiri surat dengan ucapan terima kasih
PENGINAPAN UNIANG
Jalan Lintas Sumatera KM. 35
SOLOK
4 Juli 2013
Nomor :76 /PU-SP/2013
Kepada Yth.
DHARMASRAYA
Hal : Pengiriman Pembayaran

Dengan hormat,
Kami beritahukan bahwa kiriman kayu dari Saudara beserta suratnya sudah kami
terima dengan senang hati.
Dengan ini pula kami kabarkan bahwa pembayaran atas pembelian 3 m 3 kayu
Borneo sebesar Rp 6.500.000,00(empat juta lima ratus ribu rupiah) sudah kami
kirim dengan perantara Bank Pembangungan Daerah. Bersama ini pula kami
lampirkan bukti pembayarannya.
Atas pelayanan yang cepat dan baik, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Richard Dwiyanto, SE
Manager
Lampiran : 1 lembar bukti pembayaran
RD/RK
PT. SUMATRA BATIK

Jl. Pangeran Diponegoro No. 5
Medan - Sumatera Utara
Nomor : 122/PP/XII/2012
23 Desember 2012
Yth. Bapak Rudi Wijaya

Manager Pemasaran PT. Wijaya Utama
Jl. Jend. Sudirman Kav. 12
Jakarta Selatan
Perihal : Pemberitahuan Pembayaran
Dengan hormat,
Surat Saudara nomor : 525/Pn/XII/2012 tentang penagihan pembayaran atas pesanan barang
batik telah kami terima.
Namun kami telah melakukan pelunasan sebesar Rp. 22.000.000,00 (dua puluh dua juta rupiah)
melalui bank BCA cabang Jalan Sultan Hasanudin dengan no. rekening 51234227213 pada
tanggal 12 Desember 2012. Adapun bukti transfer terlampir.
Demikianlah pemberitahuan ini kami sampaikan, terima kasih atas kerjasamanya.
Hormat kami,
Robert Sihombing
Direktur
Lamp. : 1 lembar bukti pembayaran

RS/DK
TOKO SUMBER ELEKTRONIK

Jalan Bengawan Solo 16
JAMBI
11 September 2013
Nomor :213/TS/IX/2013
Kepada Yth.
Direktur PT AMALIAH
DHARMASRAYA
Hal : Pengiriman Pembayaran
Dengan hormat,
Kami beritahukan bahwa kiriman 30 unit komputer dari Saudara beserta
suratnya sudah kami terima dengan senang hati dan kami merasa sangat
puas atas pelayanan yang cepat dan baik tersebut.
Dengan ini pula kami kabarkan bahwakekurangan pembayaran atas
pembelian 30 unit komputer
sebesar Rp.26.000.000,00(Dua puluh
enamjuta rupiah) sudah kami kirim dengan
perantaraan Bank
Pembangunan Daerah. Bersama ini kami lampirkan copy bukti
pembayarannya.
Atas pelayanan yang cepat dan baik, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Verdinal,S.H
Pemilik
Lampiran: 1 lembar bukti pembayaran
VD/MD
Pertemuan
Indikator
:
1.
Menjelaskan pengertian surat penangguhan pembayaran
2.
Menjelaskan fungsi surat penangguhan pembayaran
3.
Menjelaskan isi pokok surat penangguhan pembayaran
4.
Membuat surat penangguhan pembayaran
Jika pembeli memang benar-benar rabelum dapat membayar pada tanggal jatuh tempo atau
waktu yang telah ditentukan, sebaiknya sebelum ditagih penjual, pembeli harus minta
penangguhan pembayaran kepada penjual dengan mengirim surat penangguhan pembayaran.
Surat penangguhan pembayaran adalah surat yang dibuat oleh pembeli yang ditujukan
kepada penjual dengan maksud untuk minta penangguhan/pengunduran waktu pembayatran.
Isi surat penangguhan pembayaran
1. Sebab/alasan permintaan penangguhan pembayaran
2. Kapan dan dengan cara bagaimana utang tersebut akan dilunasi
3. Penyesalan atau permintaan maaf atas penundaan tersebut
4. Hal-hal yang dapat meyakinkan penjual bahwa utang tersebut akan segera dilunasi
Cara menyusun surat penangguhan pembayaran
1. Hubungkan dengan surat pengiriman barang
2. Jelaskan bahwa pembayaran belum dapat dilakukan dengan disertai bukti dan alasan yang
kuat
3. Jelaskan kapan utang tersebut dapat dilunasi
4. Jelaskan cara pelunasan utang
5. Nyatakan minta maaf atas penundaan
6. Bila perlu sampaikan hal-hal yang dapat meyakinkan penjual
7. Akhiri surat dengan ucapan terima kasih
CV JAYA MULYA
Jalan Mangga No. 99
JAMBI
Nomor :94 /JM-3/VII/2013
11 Juli 2013
Kepada Yth.
DHARMASRAYA
Hal : Penangguhan Pembayaran

Dengan hormat,
Kami
beritahukan
kepada
Saudara,
bahwa
menurut
faktur
No.541/PB/2013,
kami
masih
mempunyai
utang
sebesar
Rp.15.200.000,00(lima belas juta dua ratus ribu rupiah).
Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa saat ini kami belum
dapat melunasi utang tersebut sebagaimana telah kami janjikan. Hal ini
disebabkan karena bangunan jembatan yang sedang kami buat rusak
dibobol
banjir,
sehingga
mengalami
kerugian
sebesar
Rp.
21.000.000,00.
Oleh sebab itu kami minta pengertian Saudara untuk menangguhkan
pembayaran faktur tersebut sampai dua bulan lagi. Atas penundaan
tersebut kami minta maaf, dan jika diperkenankan lagi kami juga minta
dikirim barang-barang seperti yang dipesan bulan yang lalu.
Atas kerja sama yang baik, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami
Novi Chandra, SH
Direktur
NC/RK
TOKO METROPOLITAN KENCANA

Jalan Puspa Indah No. 26
SOLOK
Nomor : 98 /PM/X/2013
2013
28 September
Kepada Yth.
Sdr. Muhammad Rizaldo, S.E
Direktur PT AMALIAH
DHARMASRAYA
Hal : Penangguhan Pembayaran
Dengan hormat,
Membaca surat Saudara tanggal 24 September 2013 No. 106/PM/2013 perihal
pembayaran faktur No.128/PM/2013, dengan sangat menyesal kami beritahukan
bahwa kami belum dapat melunasi pembayaran faktur Saudara sebagaimana telah
kami janjikan. Hal ini dikarenakan kami baru saja mendapat musibah, yakni
sebagian besar barang-barang kami dalam gudang habis terbakar.
Oleh sebab itu, kami minta pengertian Saudara untuk menangguhkan pembayaran
faktur tersebut sampai awal Desember 2013 mendatang.
Atas penundaan tersebut kami minta maaf, dan atas kebijaksanaan Saudara kami
Hormat kami,
Maria Devensor Santigo

Pemilik
MD/DF
Pertemuan
Indikator
:
1.
Menjelaskan pengertian surat penagihan
2.
Menjelaskan fungsi surat penagihan
3.
Menjelaskan isi pokok surat penagihan
4.
Membuat surat penagihan
Apabila pembeli belum membayar barang-barang yang diterima atau utang-utangnya tanpa
ada keterangan sama sekali, maka penjual dapat melakukan penagihan kepada pembeli
dengan mengirim surat penagihan.
Surat penagihan (surat peringatan) ialah surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada
pembeli dengan maksud untuk mengingatkan pembeli bahwa ia mempunyai utang yang
belum dibayar, sedangkan tanggal jatuh tempo sudah lewat.
Isi surat penagihan
1. Pernyataan jangka waktu yang telah lewat dengan menunjuk tanggal jatuh tempo dan
nomor faktur
2. Jumlah uang yang belum dibayar
3. Cara pelunasan pembayaran
4. Hal-hal lain yang dianggap perlu
Cara menyusun surat penagihan
1. Hubungkan dengan surat pengiriman barang dan fakturnya
2. Jelaskan bahwa tanggal jatuh tempo sudah lewat
3. Sebutkan jumlah utang yang belum dibayar
4. Sebutkan cara pelunasan pembayaran dengan tegas
5. Akhiri surat dengan kalimat yang penuh harapan, sopan dan ucapan terima kasih
PT ANUGRAH JAYA
Jl. Kemiri No. 34
Jakarta Pusat
No. : 423/PN/AJ/2/12
28 Oktober 2012
Yth. Sdr.Muhammad Rizaldo, S.E

Direktur PT AMALIAH
DHARMASRAYA
Hal : Pembayaran Faktur No. 34
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan pembukuan kami ternyata Saudara belum melunasi
faktur kami No. 34, atas pembelian Pesawat Telepon Panasonic Type KX701 yang
seharusnya telah Saudara lunasi pada tanggal 15 Oktober 2012 lalu.
Mengingat pembayaran tersebut telah lewat 2 (dua) minggu, kami harap
Saudara segera melunasiya sebelum tanggal 1 November 2012.
Kami yakin dan percaya Saudara segera akan melunasi faktur ini,
mengingat kerjasama kita yang sudah terjalin dengan baik.
Atas perhatian dan pengertian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,
PT ANUGRAH JAYA
Tri Wanda Mentari, S.Kom

Manager Pemasaran
TW/FS
PT. WIJAYA UTAMA
7 Desember 2012
Nomor : 525/Pn/XII/2012
Yth. Bapak Robert Sihombing
Direktur PT. Sumatra Batik
Jl. Pangeran Diponegoro No. 5
Medan - Sumatera Utara
Perihal : Penagihan Pembayaran
Dengan hormat,
Dengan ini kami sampaikan bahwa sisa pembayaran pesanan Saudara sebesar 50% atau Rp.
22.000.000,00 (dua puluh dua juta rupiah) sampai saat ini belum kami terima.
Untuk itu mohon kiranya Saudara segera mengirimkan sisa pembayaran tersebut paling lambat
tanggal 12Desember 2012 melalui bank BCA dengan no. rekening 51234227213.
Atas kerja sama yang Bapak berikan, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Wijaya
Manager Pemasaran
RW/RK
PT. WIJAYA UTAMA

Kantor Pusat : Jl. Jend. Sudirman Kav. 12 Jakarta Selatan
Telp. +62217771234
Fax +62217771235
E-mail :wijayautama@yahoo.com
Kantor Cabang : Jl. Pattimura Blok A No.132 Pekanbaru
PT. WIJAYA UTAMA
17 Desember 2012
Nomor : 571/Pn/XII/2012
Yth. Ibu Salma Nissa
Direktur PT. Salma Batik
Di Jambi
Perihal : Penagihan Pembayaran
Dengan hormat,
Berdasarkan catatan pembukuan kami, Saudara belum melunasi pembayaran faktur nomor :
1225 tanggal 28 September 2012 yang seharusnya Saudara lunasi paling lambat tanggal 8
November 2012.
Mengingat pembayaran tersebut telah lewat masa jatuh temponya maka kami harapkan Saudara
dapat segera melunasi faktur tersebut sebelum tanggal 27 Desember 2012.
Sambil menunggu pembayaran Saudara dan atas kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Wijaya
Manager Pemasaran
Lamp. : 2 eks.
RW/RK
PT. WIJAYA UTAMA

Kantor Pusat : Jl. Jend. Sudirman Kav. 12 Jakarta Selatan
Telp. +62217771234
Fax +62217771235
E-mail :wijayautama@yahoo.com
Kantor Cabang : Jl. Pattimura Blok A No.132 Pekanbaru
Pertemuan
Indikator
:
1.
Menjelaskan pengertian surat dinas atau surat resmi
2.
Menjelaskan macam-macam surat dinas
3.
Menjelaskan pengertian surat pemberitahuan
4.
Menjelaskan ciri-ciri surat pemberitahuan
5.
Menjelaskan struktur isi surat pemberitahuan
Pertemuan 14
Indikator
:
1. Menjelaskan pengertian surat undangan
2. Menjelaskan pengertian surat kuasa
3. Menjelaskan macam-macam surat undangan
4. Menyebutkan ciri-ciri undangan resmi, setengah resmi, dan tidak
resmi.
5. Menjelaskan kegunaan surat kuasa
6. Menyebutkan syarat penulisan surat kuasa
1.
2.
3.
4.
5.
Pertemuan 15
Indikator
:
Menjelaskan pengertian surat keterangan
Menjelaskan pengertian surat memo dan nota dinas
Menjelaskan macam-macam surat keterangan
Membedakan surat referensi dengan surat rekomendai
Membedakan surat memo dan nota dinas
Pertemuan 16
Indikator
:
1. Menjelaskan pengertian surat edaran
2. Menjelaskan pengertian surat pengantar
3. Menjelaskan surat edaran berdasarkan tujuan
4. Menjelaskan fungsi surat pengantar
5. Menjelaskan syarat membuat surat pengantar
Pertemuan 17
Indikator
:
1. Menjelaskan pengertian surat perintah
2. Menjelaskan pengertian surat instruksi
3. Menjelaskan pengertian surat tugas
4. Menjelaskan bagian surat perintah
5. Mebedakan surat perintah dan surat instruksi
Pertemuan 18
Indikator
:
1. Menjelaskan pengertian surat perjalanan dinas
2.

Materi Prosedur Administrasi Sem.2

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Materi Prosedur Administrasi Sem.2

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

RINGKASAN MATERI PEMBELAJARAN

SMK NEGERI 1 PULAU PUNJUNG

: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)

Mejelaskan pengertian surat perkenalan

Contoh surat perkenalan

: Perkenalan Produk TV NINJA SUPER

Contoh surat perkenalan

: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

3. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, katalog, sampel, atau monster

Contoh Surat permintaan penawaran karena inisiatif sendiri

TOKO SERBA MURAH

Nomor : 23 / TSM / 2012

Abi Bayu Yolanda,

Bayu Handika, S.H

TOKO VERDI ELECTRONIK

6. Keterangan teknis dan perawatan

TOKO DICKY ELECTRONIK

Nomor : 66 / PM.05.3 / IX / 2012

: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)

Menjelaskan pengertian surat penawaran

Macam-macam sifat penawaran

Berdasarkan inisiatif sendiri

Berdasarkan permintaan pembeli

Petunjuk penulisan surat penawaran

Contoh surat penawaran atas inisiatif sendiri

Sambil menunggu pesanan

Ir. Tony Widya

Contoh surat penawaran berdasarkan surat permintaan penawaran dari

Untuk pembelian diatas 50 botol, kami akan memberikan potongan harga

PT GRAHA INDAH UTAMA

Jalan Veteran 453 E

Nomor : 231 /PN.B/2013

Angsuran per bulan

: Rp. 9.800.000,00 (selama 10 tahun)

Diki Candra Putra, S.E

: Melakukan Prosedur Administrasi(KK-04)

Menjelaskan pengertian surat pesanan

Isi pokok surat pesanan

Potongan harga bila ada

Jalan Sunan Muria No. 7

Contoh surat pesanan atas inisiatif sendiri

SULTHAN BATIK GALERY

Harga per Kodi

Ir. Joko Purnama

Contoh surat pesanan berdasarkan pameran

Manager Pemasaran PT KAIN INDAH

yang lalu, kami

Pembayaran sebesar 50% yaitu Rp. 40.000.000,00 (empat puluh juta

Rati Gumala Dewi, SE

Hal : Konfirmasi Pesanan Mesin-Mesin Kantor

7. Keterangan-keterangan lain yang dilampirkan

(Empat puluh enam juta delapan ratus ribu rupiaah)

Contoh surat pemberitahuan pengiriman barang

PT FAUZAN INDONESIA CABANG DHARMASRAYA

Sambil menunggu pesanan Saudara berikutnya, kami mengucapkan terima kasih

Ir. Fauzan Firzatullah, MM

PT FAUZAN INDONESIA CABANG DHARMASRAYA

Mesin Hitung Merk Casio

Ir. Fauzan Firzatullah, MM

Fungsi surat pengaduan/klaim

2. Macam penyimpangan dalam pengiriman barang

Jalan Tangkuban Perahu No. 8