Inquiry Letter / Surat Permintaan

Dalam proses permintaan barang, umumnya diperlukan surat permintaan atau yang biasanya
dikenal dengan inquiry letter. Biasanya, inquiry letter adalah surat yang digunakan untuk
mengirimkan suatu permintaan produk barang.

Dokumen inquiry letter adalah dokumen yang berhubungan untuk membantu seseorang dalam
suatu permintaan barang berikut harganya. Untuk itu, surat ini harus dibuat dengan jelas agar
bisa membantu pihak supplier dalam memahami isi dari surat permintaan barang, bahkan
hingga membalas permintaan dari pembeli.

Pengertian lainnya dari inquiry letter adalah suatu surat yang digunakan atas adanya
permintaan dan permohonan produk barang atau layanan jasa dari pihak pembeli. Bahkan,
surat ini juga harus direspon melalui iklan, majalah, atau elektronik lainnya yang memerlukan
produk barang atau layanan jasa.

Mekanisme yang Termasuk Dalam Inquiry Letter

Mekanisme yang terdapat di dalam inquiry letter akan sangat berhubungan dengan informasi
barang supplier pada pihak pembeli, yang mana didalamnya mencakup:

 Pattern of product atau sample product, seperti contoh barang dalam mengetahui
kualitas dan juga mutu barang tersebut
 Harga jual produk atau price product
 Katalog produk yang bisa berbentuk majalan produk yang isinya nama barang dan
gambar barang.
 Daftar harga barang atau pricelist product
 Surat Penawaran harga barang atau quotation
 Persyaratan pembayaran atau terms of payment
 Persyaratan pengiriman barang atau terms of delivery
 Waktu pengiriman barang atau delivery time
 Batas waktu pengiriman barang atau Deadline
 Cara pengiriman atau penyerahan barang atau Method of dispatch, transport, delivery

Sistem pengiriman barangnya sendiri bisa dilakukan dengan tiga cara, seperti menggunakan
mobil truk, kereta api, pesawat atau kapal laut. Setelahnya, pembeli juga akan meminta
informasi terkait barang yang sudah mereka beli.
Tujuan dalam membuat inquiry letter adalah sebagai sarana tim purchasing dalam meminta
katalog produk dan informasi penting lainnya, dan juga menanggapi surat iklan yang di dapat
melalui majalah produk, daftar harga barang dan juga contoh barang.

Dalam penggunaan katalog, pihak penyedia barang atau supplier harus memberikan informasi
terkait barang, seperti fungsi barang, spesifikasi barang, harga barang, nama barang, dan
keterangan lainnya.

FORMAT SURAT INQUIRY:

1. Sender’s address: Include an email and phone number, if required.

2. Date: Below address. Leave one space or line.

3. Receiver’s address

4. The subject of the letter

5. Salutation (Sir / respected sir / madam)

6. Body

Paragraph 1: Introduce yourself and the purpose of writing the letter

Paragraph 2: Detail of the enquiry

Paragraph 3: Conclude / end

7. Complimentary Closing

8. Sender’s name, signature and designation (if any)

Contoh Inquiry Letter

PT Sukses Kemilau

Jalan Jakarta Selatan No. 21

Tel. (021) ) 53123456 Kode Pos 32145

Jakarta

08 April 2023

Marketing Manager STORES SUKSES

Jalan Jakarta DKI Jakarta

Subject: Request for Provision of Electronic Equipment

Yours faithfully,

We intend to use the assembled electronic devices that we will use as equipment for our
company in working for the employees of our company.
Therefore, we hereby ask you to send price list information regarding the following electronic
equipment:

1. Payment Terms

2. Price Discounts

3. Delivery Terms

4 Shipping Ways

Apart from that, we ask you to send catalogs and brochures of goods.

Best regards,

Bambang

LATIHAN

Buatlah surat permintaan dari:

PT.CITRA MANDIRI jalan Blora nomor 90 Jakarta pusat

Kepada:

PT. SURYA ABADI jalan Kebalen 5 Surakarta.

Kasus: PT Citra mandiri ingin membeli 300 PC untuk kantor barunya di Bandung. PT Citra
mandiri meminta kepada PT Surya abadi informasi mengenai PC terbaru beserta:
Harga jual produk atau price product

Katalog produk yang bisa berbentuk majalan produk yang isinya nama barang dan gambar
barang.

Daftar harga barang atau pricelist product

Surat Penawaran harga barang atau quotation

Persyaratan pembayaran atau terms of payment

Persyaratan pengiriman barang atau terms of delivery

Waktu pengiriman barang atau delivery time

Batas waktu pengiriman barang atau Deadline

Cara pengiriman atau penyerahan barang atau Method of dispatch, transport, delivery

Silakan tulis surat permintaan tersebut dengan tulis tangan dan dikumpulkan seperti biasa (via
vclass)