MODUL 5 SURAT

PERMINTAAN DAN
COMPLAINT
LETTER
 Nama Kelompok

M DICKY ARRAMADHANI 051734237

SILVIA MEY CAHYA 050488706
JOHAR RIFA’I 051751677
AYU DINDA RENI R 052218127
Pengertian Surat permintaan

Surat permintaan atau letter of enquiry merupakan

surat yang berisi suatu permintaan yang detail atau
terperinci.
 Hal yang harus di perhatikan ketika menulis
surat permintaan yaitu:
A. Panjang pendek surat (length of the letter)

Terlalu pendek (too short) : surat permintaan ada beberapa point

1 yang hilang sehingga surat lamatran menjadi pendek.

Terlalu panjang (too long) : surat permintaan mencangkup hal yang

bertele-tele sehingga membuatnya panjang, dalam penggunaan kata
2
yang sebenarnya dapat disingkat.

Surat yang sesuai dengan panjang pendeknya (the right lenght) :

3 dalam surat permintaan tidak boleh terlalu pendek atau terlalu
panjang namun harus disampaikan secara jelas sehingga informasi
yang disampaikan mudah dipahami.
 B. Keakuratan Surat
(accuracy)
Dalam penulisan surat ada beberapa hal yang harus
diperhatikan seperti :
• Mencantumkan atau memasukkan informasi yang jelas
• Menggunakan kalimat yang sederhana
• Surat yang ditulis harus jelas dan tidak menggandung
makna ganda
• Penulisan angka harus diperhatikan (penempatan tanda
titik, koma)
• Singkatan (penggunaan kata singkatan harus diperhatikan
serta harus mudah dipahami)
 STRUKTUR
PENULISAN SURAT
>>>
PERMINTAAN
 Kalimat pembuka (opening sentence)

• Menyampaikan kepada calon supplier atau pemasok tentang

bergerak dalam bidang apa perusahaan anda
• Menyampaikan bagaimana anda memperoleh informasi tentang
perusahaan tersebut
• Menyampaikan bahwa anda mengetahui atau mendapatkan
infomasi tentang perusahaan tersebut dari referensi lainnya
•
Isi Surat
Permintaan katalog (asking for catalogue)
• Pe rmintaan daftar harga (asking for price list)
• Peropektus (asking for prospectuses)
• Permintaan tentang detail harga barang (asking for detail)
• Permintaan sampel atau contoh, demonstrasi (asking for sample,
demonstration)
• Permintaan diskon (asking for discount)
• Permintaan cara membayar (suggesting methods of payment)
• Permintaan persetujuan (asking for opproval)
• Permintaan estimasi (asking for estimate)
 Penutup
surat permintaan biasanya diakhiri dengan ucapan terima
kasih atau thank you.
Contoh ungkapan penutup surat permintaan :
• thank you for your attention, we hope to hear from
you life in the near future
• .we would be grateful for an early reply
• finally, we would like to point out that delivery
before chrimastmas is essential and hope that you
can offer us that guarantee.
Complaint Letter adalah
surat yang berisi tentang
keluhan suatu hal atau
barang
 Alasan Keluhan Penulis Surat
Ada beberapa alasan seseorang menulis surat keluhan seperti berikut:
• .Menerima barang yang salah (wrong goods received)
• Mendapatkan jasa yang kurang baik (poor service)
• Menerima kualitas barang yang tidak memuaskan (unsatisfactory quality
of goods)
• Menerima keterlambatan atas barang/jasa yang diterima (late delivery
• .Menerima barang yang rusak (damaged goods)
• Menerima harga/tagihan yang tidak sesuai (prices not as agreed)
hal-hal yang harus
diperhatikan ketika
menulis complaint
letter
Gambarkan item atau service yang Anda beli (describe the item
or service you bought)
Useful expressions yang dapat digunakan sebagai berikut:
• I am writing to ask an explanation/to inform you of my
dissactisfaction with...
• We regret to report that one of the cases of your consignment was
badly damaged when delivered on...
• I am writing to draw your attention unfortunalety
2. Katakan dimana dan kapan Anda membelinya serta berapa biaya
yang sudah Anda keluarkan (say where and when you bought the item
or when the service was carried out and how much it cost Useful
expressions)

I should like to draw your attention to the fact that...

I should like to point out that...

I should like to remind you that...
 4. Jelaskan apa yang Anda inginkan untuk mengatasi masalah tersebut,
misalnya penggantian uang, perbaikan, atau pekerjaan diulang kembali tanpa
biaya (explain what you expect to be done to rectify the situation, for example
a refund or repair, or the job done again without charge)

Useful expressions sebagai berikut:

• I hope to receive a complete refund soon
• We hope to hear from you soon that goods will be sent
immediately
• Please look into this matter at once and let us know the reason for
this delay
 example
complaint
letter
 1. Complaints concerning wrong goods
Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan jenis ataupun kualitas yang
dipesan.
2. Complaint concerning quality
Keluhan ini berhubungan dengan kualitas barang yang diterima oleh
pemesan bahwa kualitas barang tersebut tidak sesuai atau tidak
memuaskan sehingga pemesan dapat meminta uangnya kembali.
 3. Complaint concerning quantity/berkenaan dengan jumlah barang
a. Surplus goods delivered/kelebihan barang yang dikirim
b .Shortage in delivery/kekurangan barang
4. Complaint concerning delivery
a. Complaint concerning damaged goods
surat ini dibuat sehubungan dengan diterimanya barang yang dipesan ditemukan barang yang
rusak.
b. Complaint regarding bad packing
Surat keluhan ini dilatarbelakangi oleh barang yang dipesan diterima dengan keadaan packing
tidak baik.
c. Complaint regarding non-delivery
Surat keluhan ini dibuat berdasarkan tidak adanya barang yang tiba/sampai ditujuan.
d. Complaint regarding frequent late deliveries
surat keluhan ini dibuat berdasarkan data yang mengatakan seringnya
keterlambatan pengiriman barang yang mengakibatkan terlambatnya barang
sampai tempat tujuan.
e. Complaint regarding uncompleted work
Surat keluhan ini dibuat atas dasar pekerjaan yang diberikan tidak selesai
sehingga mengakibatkan rasa tidak puas.
f. Complaint regarding delivery charges
Surat keluhan ini berkenaan masalah ongkos kirim.
g. Complain regarding poor service
Surat keluhan ini dibuat berdasarkan servis yang buruk
ANY QUESTION?