PERTEMUAN 3

SURAT BISNIS
 A. Prosedur Bisnis

Puncak kegiatan bisnis adalah terjadinya transaksi yaitu terjadi

kesepakatan jual beli yang ditandai oleh penyerahan barang atau dilakukan
nya aktivitas jasa oleh penjual dan penyerahan uang sebagai nilai tukarnya
oleh pembeli.
Ditinjau dari segi hubungan antara pembeli dan penjual, ada dua
cara berdagang secara umum:
1. Berhubungan secara langsung
2. Berhubungan secara tidak langsung
Secara umum proses terjadinya transaksi bisnis, adalah:
Memperkenalkan perusahaan
dan Produknya Calon
Penjual Pembeli
Surat Perkenalan

Meminta penawaran

Penjual Calon
Surat Permintaan Penawaran Pembeli

Menawarkan barang dan

Jasa
Calon
Penjual Pembeli
Surat Penawaran

Memesan barang/ meminta

jasa

Penjual Pemesan/
Surat pesanan Pembeli

Mengirim pesanan

Pemesan/
Penjual
Surat pengiriman pesanan Pembeli
 Prosedur tersebut dapat berubah sesuai dengan kasus yang terjadi.
Dalam hal pesanan secara kredit bila pembeli terlambat melakukan
pembayaran, penjual akan menagih dengan mengirim surat penagihan.

Mengirim Pesanan
Pesanan/
Pembeli
Penjual
Surat Perkenalan

Mengajukan bantuan

Penjual
Surat Permintaan Penawaran Pembeli

Menagih pembayran

Penjual Pembeli
Surat Penawaran
 B. Istilah Bisnis
Berikut ini adalah isitilah yang umum digunakan dalam Bisnis:
1. After sales service
2. Air way bill (AWB)
3. Broker atau pialang
4. Claim constratering Bewijs (CCB)
5. Claim
6. Confidential
7. CV
8. Faktur
9. CV (commanditaire vennootschap)
10. Packing list
11. Monster
12. Polis Asuransi
13. S.E & O
14. Stock Holder
15. Warehouse Receipt
 Sifat Penawaran Bisnis :

1. Penawaran Bebas
Artinya harga sewaktu-waktu dapat berubah tanpa
pemberitahuan terlebih dahulu.
2. Penawaran Berjangka
Artinya harga yang ditawarkan berlaku dalam jangka waktu
tertentu.
3. Penawaran Terikat
Artinya penawaran, jika terjadi perubahan harga penjual harus
memberitahu terlebih dahulu.

C. Persyaratan Surat Bisnis :

1. Memperhatikan prinsip efesien dan efektifvtas
2. Ditulis dalam bentuk menarik, standar, rapi, dan bersih
3. Kalimatnya lengkap. Lugas, dan jelas
4. Bahasanya hormat dan sopan
 D. Surat Perkenalan

Surat perkenalan adalah surat dari penjual kepada calon pembeli yang
bermaksud memperkenalkan perusahaan, barang atau jasa.

Syarat membuat surat perkenalan bisnis :

1. Memperkenalkan nama, alamat, nomor telepon, faksimil dan
bidang usahanya.
2. Manfaat barang atau jasa yang diperkenalkan.
3. Harus dapat menyakinkan pembaca bahwa barang yang
diproduksi berkualitas baik dan telah banyak dipakai.
 Sedang untuk surat perkenalan untuk mengikuti tender perlu
dilampirkan dokumen berikut ini :
a. Fotokopi akte pendirian perusahaan.
b. Surat izin usaha dari Pejabat setempat.
c. Izin usaha dari departemen teknis yang berkaitan dengan bidang
usahanya.
d. Neraca terakhir perusahaan.
e. Surat rekomendasi / referensi bank.
f. Surat referensi dari instansi yang pernah menjadi rekanan.
g. Susunan direksi perusahaan.

Untuk instansi pemerintah suratnya dilampiri Tanda Daftar

Rekanan (TDR), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) dan Nomor
Pokok Wajib Pajak (NPWP).
 Isi surat perkenalan terdiri:

1. Alinea pembuka surat perkenalan dapat diungkapkan secara :

a. Langsung memperkenalkan
contoh :
Perkenankanlah kami memperkenalkan ………
Melalui surat ini kami memperkenalkan……….

b. Menyampaikan latar belakang, alasan, tujuan memperkenalkan

Contoh :
Dalam rangka pembukaan agen resmi PT KAI, kami bermaksud
memperkenalkan...
2. Alinea isi
Memperkenalkan nama perusahaan, alamat, dan nama produk/jasa,
menguraikan spesifikasi produk atau jasa yang diperkenalkan, keunggulan
produk/jasa, informasi lain yang berkaitan.
3. Alinea penutup
Berisi ucapan terima kasih, harapan, ucapan terima kasih dan harapan.
 E. Surat Permintaan Penawaran
Surat permintaan harga adalah surat yang isinya meminta kepada penjual
atau produsen untuk menyampaikan penawaran atau daftar harga yang akan
dibeli oleh pembuat surat.
Hal-hal yang diperhatikan untuk membuat surat permintaan penawaran
barang antara lain :
1. Menetapkan barang yang diperlukan
2. Kapan barang tersebut diperlukan
3. Menanyakan syarat pembayaran, syarat penyerahan dan potongan
harga dan garansi yang diberikan
4. Perlu penjelasan cara pengiriman barang
5. Meminta brosur, leaflet, katalog, sampel atau monster barang yang
diperlukan
Sedang dalam permintaan penawaran jasa, calon pembeli dapat
menanyakan hal-hal berikut ini:
1. Bentuk layanan jasa yang dapat disajikan oleh penjual.
2. Peralatan yang dipakai penjual sebagai penunjang bila ada.
3. Harga, potongan, dan cara pembayaran.
 Praktik Membuat Aneka Surat!

1. PT Siregar Mandiri yang beralamat di Jl Melati No. 1, Jakarta

mengenalkan perusahaannya kepada PT Merah Abadi yang
beralamat di Jl Kamboja No. 7, Jakarta. PT Siregar Mandiri bergerak
di bidang retail buah-buahan segar impor Eropa. PT Siregar Mandiri
memberikan pelayanan yang memuaskan dengan harga bersaing
dan barang yang berkualitas sehingga mudah dipasarkan. Surat
perkenalan PT Siregar Mandiri ditandatangani oleh Ir. Ahmad Saputra
selaku Manajer Penjualan. Tanggal surat hari ini.

Buatlah surat perkenalan tersebut dengan bentuk surat alinea

menggantung!
 Praktik Membuat Aneka Surat!

2. Toko Jaya Bagus, Jl Ambarukmo No. 78, Jogjakarta, meminta

keterangan tentang harga tas dengan model dan warna-warni
menarik serta meminta dilengkapi dengan contoh kepada PT
Harum Abadi, Jl Kalibata No. 77, Jakarta. Selain itu, Toko Jaya
Bagus meminta syarat pembayaran, penyerahan barang, serta
diskon.

a. Buatlah surat pemintaan penawaran dilengkapi dengan nomor,

tanggal, dan hal lainnya (ditentukan sendiri)!
b. Tanggal surat hari ini!
c. Bentuk Surat Indonesia Baru!