Nama : Daniel Pratama

NIM : 171410134

QUIZ

1. Jelaskan dan berikan contoh yang dimaksud dengan Sales Order  ?

Jawab :

Sales order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak penjual barang saat menerima purchase
order dari pihak pembeli barang. Dokumen sales order berisi keterangan mengenai barang atau
jasa yang dijual, harga, dan jumlah barang yang dibeli. Ada juga sales order yang turut
mencantumkan data pembeli barang. Seperti alamat pengiriman, alamat penagihan, metode
pembayaran, dan syarat dan ketentuan. Secara umum, transaksi jual beli lintas perusahaan
melewati langkah-langkah berikut ini:

 Penjual mengirimkan surat penawaran (quotation) pada pembeli

 Jika penawaran cocok, pembeli mengirimkan purchase order pada penjual
 Penjual membuat sales order berdasarkan purchase order dari pembeli
 Ada kemungkinan pembeli ingin melihat isi sales order tersebut, namun hal ini jarang
terjadi
 Setelah barang dikirimkan, penjual menerbitkan invoice sesuai dengan sales order
tersebut

Contoh Sales Order

2. Apa perbedaan antara sales Order dan Purchase Order !

Jawab:

Sales Order adalah dokumen penawaran penjualan tertulis yang mengkonfirmasi penjualan atas
suatu produk. Sales Order dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli. Sales
Order biasanya berisi informasi tentang detail produk, kuantitas, harga, serta Terms and
Condition yang sudah disetujui yang nantinya akan ditawarkan penjual ke pembeli. 
Saat pembeli menyetujui dokumen tersebut, maka Sales Order bisa langsung di proses menjadi
Sales Invoice. 

Purchase Order dapat diartikan sebagai permintaan tertulis yang dibuat untuk pemasok
tertentu untuk menyediakan produk dengan kualitas tertentu, harga, kuantitas, serta Terms and
Condition yang sudah disepakati. Dokumen ini mengikat pembeli agar dikirimkan produk sesuai
dengan yang telah diisi di dokumen tersebut.

Perbedaan Purchase Order Sales Order

Definisi Purchase Order adalah dokumen Sales Order adalah dokumen yang
yang digunakan untuk memesan digunakan untuk mengkonfirmasi
produk penjualan
Detail Dibuat oleh pembeli dan Dikeluarkan oleh penjual untuk
dikirimkan kepada penjual pembeli sebelum penagihan.
Efek dari Membuat kontrak antara penjual Menyetujui penjualan
Penyetujuan dan pembeli
Dokumen

Perbedaan Kunci Antara Purchase Order dan Sales Order

Poin-poin yang diberikan di bawah ini adalah substansial sejauh perbedaan antara pesanan
pembelian dan pesanan penjualan terkait:

1. Ketika Purchase Order diterima, itu menjadi kontrak yang mengikat antara pembeli dan
penjual. Di sisi lain, ketika pesanan penjualan diterima, itu menyetujui penjualan.
 2. Dengan bantuan PO, pembeli dapat memesan barang dan jasa sementara dengan bantuan
pesanan penjualan; pembeli dapat mengetahui tanggal, waktu, dan cara pengiriman
barang dan jasa.
3. Purchase Order disiapkan oleh pembeli dan dikirim ke pemasok barang dan jasa,
sedangkan pemasok mengeluarkan Sales Order kepada pembeli.

3. Jelaskan Tahapan - tahapan sales Order !

Jawab:

1. Presales (optional)
Upaya yang dilakukan agar dapat terjadi penjualan (meyakinkan customer agar bersedia
membeli barang tersebut). Terdapat 2 dokumen yang dibuat pada presales:
 Inquiry
Pada tahap ini, pembeli masih bertanya-tanya mengenai produk yang akan dibeli dan tahap
ini masih merupakan proses non-formal. Inquiry yaitu pelanggan meminta informasi rinci
tentang barang-barang tertentu, dalam harga yang sudah ditentukan. Kita menggunakan
proses bisnis ini dalam rangka untuk menanggapi permintaan yang dibuat oleh calon
pelanggan untuk informasi tentang barang-barang tertentu, dan khususnya, pada harga.
Calon pelanggan menghubungi vendor dan meminta informasi yang detail tentang produk.
Kita dapat membuat inquiry pada SAP CRM.
Berikut ini merupakan alur proses inquiry yang terjadi pada CRM SAP :
1. Membuat Inquiry Calon pelanggan membuat sebuah inquiry mengenai satu atau
beberapa produk dari perusahaan. Perusahaan membuatkan Inquiry.
2. Membuat Aktivitas Perusahaan membuat suatu kegiatan dalam rangka untuk
mengambil kontak pribadi dengan mitra bisnis dikemudian hari, jika perlu.
3. Memonitor Status Inquiry Perusahaan memeriksa secara teratur apakah status
inquiry telah berubah, misalnya, apakah mitra bisnis tertarik pada quotation.

 Quotation
Quotation merupakan penawaran barang dari penjual ke pembeli. Pada quotation terdapat
quantity yang harus diisi. Quotation (sebuah kutipan) yang berisi informasi mengenai
barang atau jasa yang ditawarkan kepada pelanggan, harga, dan informasi pendukung.
 Sebuah quotation memiliki masa berlaku. Dalam masa berlaku, pelanggan memiliki
pilihan untuk menempatkan pesanan dalam kondisi yang disepakati dengan mengacu
pada quotation,atau membatalkan kontrak. Perusahaan menggunakan proses bisnis ini
dalam rangka untuk memberikan konfirmasi pada mitra bisnis bahwa perusahaan akan
memberikan produk dalam jumlah tertentu pada waktu tertentu,dan untuk harga tertentu.
Dalam pemrosesan quotation, berbagai fungsi penjualan tersedia untuk karyawan
penjualan, serta fungsi khusus untuk quotation.
Berikut ini merupakan proses bisnis yang menggabungkan antara inquiry dan quotation:
1. Proses ini dimulai ketika perusahaan menerima sebuah inquiry dari calon
pelanggan. Pelanggan menulis atau mendokumentasikan kebutuhannya secara
lebih rinci. Perusahaan dapat mengelola semua dokumen bersamaan.
2. Perusahaan dapat memperkirakan biaya produk sebelum pembuatan quotation
dengan pertimbangan kompleksitas produk dan persyaratan khusus dari
pelanggan. Oleh karena itu, Perusahaan membuat sebuah proyek inquiry
(penyelidikan), sehingga perusahaan dapat menetapkan biaya akun
untukpemrosesan inquiry.
3. Perusahaan melakukan perencanaan awal untuk tanggal dan biaya pada proyek.
4. Berdasarkan biaya yang direncanakan, perusahaan menentukan harga penjualan
dan mentransfernya ke quotation. Setelah itu, perusahaan mencetak quotation
dan mengirimkannya ke pelanggan.

2. Sales Order Creation and Avaibility Check

Sales order merupakan persetujuan antara pembeli dan penjual. Sales order dapat mengambil
data dari dokumen yang ada pada Pre-sales (quotation atau inquiry). Pada saat pembuatan sales
order, terdapat beberapa fungsi yang dijalankan, yaitu:
 Memonitor transaksi penjualan
 Mengecek ketersediaan barang
 Mentransfer requirement ke Material Requirements Planning (MRP)
 Menjadwalkan pengiriman
 Menghitung biaya
 Mengecek limit kredit
 Membuat dokumen baik yang dicetak maupun elektronik. Semua data-data yang
dihasilkan dari data di atas akan didokumentasikan dalam sales order.

3. Delivery and Goods Issue

Terdapat 3 aktivitas pada tahap ini:
 Picking: memindahkan barang keluar dari gudang ke shipping area (storage location)
 Packing: di shipping area, barang dimasukkan ke dalam container
 Loading: Barang masuk ke truk yang akan mengirim barang
Setelah kendaraan yang digunakan untuk mengirim barang keluar dari plant, maka dilakukan
post good issue

Picking adalah Proses pengambilan (Picking) mencakup pengambilan barang (sesuai dengan
persyaratan masing-masing pengiriman outbound) dari lokasi penyimpanan, dan penentuan
jumlah yang tepat di daerah pengambilan, dimana barang akan disiapkan untuk pengiriman.
Persiapan ini mungkin melibatkan proses pengemasan dan pelabelan, atau kinerja nilai-layanan
tambahan. Single item atau full handling unit yang tidak memerlukan packing atau repacking
dapat langsung dipindahkan ke tempat goods issue. Selanjutnya, jika cross-docking telah
dilaksanakan, item yang dikirim dapat langsung dibawa dari tempat penerimaan barang, baik
menggunakan planned cross-docking atau oprtunistic cross-docking.

Berikut ini, picking dengan menggunakan dua metode sebagai berikut :

1. Single-Step Picking yaitu membawa jumlah yang tepat diperlukan untuk pengiriman
keluar.
2. Two-Step Picking yaitu suatu bentuk optimasi pengambilan (picking) di mana kita
menghapus stock dari area penyimpanan secara acak atau massal berdasarkan total
kebutuhan material, dan kemudian mendistribusikannya ke daerah-daerah
pengambilan berdasarkan kebutuhan stock untuk pengambilan, pengepakan, dan
pengiriman.
Good issue
Sebuah goods issue adalah sebuah pergerakan barang yang digunakan untuk menampilkan
penggunaan internal material, mengeluarkan material dan pengiriman barang ke pelanggan.
goods issue menghasilkan penurunan stock di gudang. Sebagaimana ditunjukkan pada tabel
berikut ini, berbagai komponen aplikasi (Aplication Component) dalam Sistem SAP mulai
mentransfer barang dari Manajemen Gudang (WM) dengan memproduksi dokumen dimana
didasarkan pada gerakan. Sistem ini juga melakukan pemeriksaan yang diperlukan untuk
menentukan apakah material masih tersedia di gudang.
Fitur-fitur pada Goods issues pada Manajemen Gudang (Warehouse Management) dapat
didasarkan pada :
1. Deliveries (Pengiriman). Dalam hal ini, kita memilih untuk pengiriman barang yang
dibuat di SD Shipping.
2. IM Posting. Ketika anda posting masalah barang di IM, maka sistem menghasilkan
persyaratan transfer yang digunakan sebagai dasar untuk membuat transfer order.
3. Dua langkah Picking. Untuk dua langkah picking, proses picking dibagi menjadi 2
langkah yang terpisah. Pada langkah pertama, kita memilih jumlah seluruh bahan
kebutuhan untuk mengisi permintaan (misalnya, beberapa pengiriman atau
persyaratan transfer). Dan langkah kedua, kita membagi material dan
mengalokasikannya untuk dicocokkan dengan persyaratan yang sesuai.

4. Billing
Pada tahap ini, dokumen yang dihasilkan adalah invoice. Dokumen billing menjadi sumber data
untuk financial accounting untuk memonitor dan memproses pembayaran dari customer.
 Pada tahap ini terdapat beberapa fungsi, yaitu:
 Invoice terbuat berdasarkan pengiriman
 Menerbitkan memo debit dan kredit
 Membatalkan transaksi pembayaran
 Menentukan harga secara menyeluruh
 Menerbitkan potongan harga
 Transfer data pembayaran ke financial accounting