Administrasi Penjualan

Nama : Rokhali Putri Nur Fadhila

No. Absen : 27
1. Kelas
Bagaimana prosedur penjualan
: 2C D-IIIagar seragam dan
Administrasi memiliki persepsi yang
Bisnis
sama dari Gudang
NIM : 2132610065
Jawaban: Prosedur penjualan agar seragam dengan persepsi Gudang yakni
dengan memberikan faktur penjualan sebagai informasi barang apa saja yang
telah disorder. Mencatat pengurangan pada persediaan di kartu Gudang dan memberikan
barang yang disorder oleh pembeli bersamaan dengan faktur penjualan tunai ke bagian
pengiriman barang. Dengan begitu, nantinya antara dokumen penjualan dan dokumen bagian
Gudang akan seragam dan memiliki persepsi yang sama

2. Bagaimana pengajuan barang ke Gudang

Jawaban:
Pengajuan barang adalah sebuah kegiatan untuk mendapatkan barang atau jasa secara
transparan, efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan dan keinginan si penggunanya.
Secara garis besar, proses pengadaan terbagi menjadi 3 tahap, perencanaan, pemilihan supplier,
dan pembelian. Berawal dari pengajuan barang, aktivitas pengadaan terus berlanjut hingga
proses pembayaran. Berikut tahapan serta penjelasan dalam proses pengadaan.

 Tahap Perencanaan
Di awal, pihak purchasing akan melakukan pengajuan proposal mengenai
pembelian bahan baku untuk produksi. Faktor-faktor yang harus diperhatikan adalah,
harga, waktu, dan anggaran yang dianggarkan. 
Proses persetujuan melibatkan banyak pihak. Proposal akan diberikan kepada
supervisor untuk dilihat dan ditimbang. Jika ada yang tidak sesuai, maka pihak
purchasing akan melakukan revisi. Apabila sesuai, proposal akan dilanjutkan ke pihak
gudang. Pihak pengelola gudang akan meninjau apakah ada kesalahan seperti
permintaan barang yang ternyata masih ada dan jumlah permintaan barang.
Setelah proposal disetujui, proses dilanjutkan ke tahap pencarian supplier.
Dalam tahap persetujuan, ada perbedaan pada perusahaan kecil dan besar. Perusahaan
besar biasanya melalui beberapa pihak untuk persetujuan sedangkan perusahaan kecil
hanya sedikit saja dan pihak gudang biasanya merangkap sebagai divisi purchasing  atau
PPIC. 

 Tahap Pencarian supplier/vendor


Pemilihan vendor yang bagus dan tepat untuk mendapatkan bahan baku dengan
kualitas yang baik dan harga yang sesuai. Dalam memilih vendor, ada 2 cara yang
biasanya dilakukan: 
 Memilih secara langsung
Cara pertama yang biasanya dilakukan adalah dengan memilih vendor
secara langsung lewat internet, rekomendasi dari teman/perusahaan, serta
vendor langganan. Untuk memilih vendor yang tepat, berikut tips yang perlu
Anda perhatikan:
  Carilah tender sesuai dengan kualitas yang diinginkan.
 Pilihlah harga yang sesuai dengan keinginan vendor. 
 Mintalah katalog agar pemilihan barangnya lebih mudah
 Tender
Tender sering dilakukan baik oleh perusahaan dan pemerintah. Mereka
mengumpulkan sejumlah vendor agar mendapatkan penawaran terbaik
mengenai kualitas dan harga barang. Untuk tender, berikut langkah-langkah
dalam membuatnya:

o Perusahaan membuat Request for Proposal  (RFP) yang berisi daftar

permintaan, ketentuan pengiriman, serta syarat dan ketentuan. 
o Setelah itu, RFP akan dipasang di website dan majalah.
o Penawaran akan masuk dari sejumlah vendor dan perusahaan perlu
melakukan proses seleksi.
o Supplier yang terpilih akan diminta untuk
mengirimkan quotation  atau biasa disebut dengan request for
quotation.  Jika cocok, proses tender akan berlanjut ke proses akhir
berupa tanda tangan kontrak.
 Tahap Pengiriman atau Penerimaan
Meliputi proses pengiriman barang, pembayaran, dan pengecekan barang. Pertama,
pihak vendor akan memberikan konfirmasi terkait purchase order  yang mereka terima.
Konfirmasi bisa dilakukan via email atau software procurement  jika digunakan oleh
vendor. Pihak vendor akan mengirimkan barang sesuai dengan permintaan dan
menyertakan dokumen pengiriman yang berisi:
a. Nama pengirim
b. Resi pengiriman (Tracking Number)
c. Berat
d. Lokasi penerimaan barang
e. Deskripsi barang
 Tahap Pengecekan dan Pembayaran (3-Way Match)
Banyak perusahaan melakukan 3 ways match  atau pengecekan terhadap 3 jenis
dokumen yang digunakan dalam procurement yakni:
1. Purchase order
Dokumen resmi yang dikirimkan oleh perusahaan kepada vendor yang berisi jumlah
dan deskripsi barang yang diminta, harga, alamat pengiriman, nomor PO, informasi
pembayaran, dan alamat invoice. PO merupakan bukti konfirmasi akan pembelian
barang yang dilakukan perusahaan kepada vendor. 
2. Surat Jalan
Bagian dari procurement yang berisi informasi yang sama dengan invoice dan
berfungsi sebagai bukti pembayaran dan pengiriman. Biasanya disertakan dalam
dokumen yang dikirimkan oleh vendor. 
3. Purchase Invoice
Dokumen ini dikirimkan oleh vendor kepada perusahaan selaku pembeli yang berisi
informasi yang sama dengan PO. PO merupakan dokumen yang digunakan sebagai
penagihan kepada pembeli.

3. Bagaimana prosedur penjualan secara tunai

Jawaban:
Pengertian Penjualan tunai adalah merupakan salah satu bentuk transaksi dari barangdan jasa.
Dalam transaksi penjualan secara tunai ini, penjual langsung menyerahkan barangkepada pihak
pembeli setelah pembeli membayar uang kepada penjual.

Penjualan dilakukan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran
harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli.
Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diberikan pada pembelidan transaksi
penjualan kemudian dicatat oleh perusahaan.

Dokumen–dokumen yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut :
1) Faktur Penjualan Tunai
2) Bukti Setor Bank
3) Pita Register Kas
4) Rekap Harga Penjualan

Catatan–catatan yang digunakan dalam prosedur penjualan tunai adalah :

1) Jurnal Penjualan
2) Jurnal Penerimaan Kas
3) Jurnal Umum
4) Kartu Persediaan

Unit organisasi yang terkait dalam prosedur penjualan tunai adalah sebagai berikut:
1) Bagian Order
2) Bagian Kassa
3) Bagian Gudang
4) Bagian Pengiriman Barang
5) Bagian Kartu Persediaan
6) Bagian Jurnal, Buku Besar dan Laporan
4. Pengambilan barang di Gudang
Jawaban:
Prosedur pengambilan barang memerlukan strategi agar dapat dilakukan secara efektif. Adapun
strategi yang dapat digunakan dalam prosedur ini cukup beragam. Berikut adalah berbagai
strategi yang dapat digunakan perusahaan untuk menjalankan prosedur pengambilan barang di
gudang.

1. Pick to Order
Strategi yang satu ini cukup umum digunakan dalam manajemen gudang. Adapun langkah-
langkah dalam strategi pick to order adalah:
 Produk dicari berdasarkan order
 Produk dikumpulkan hingga semua order lengkap dan selesai
Adapun kelebihan dari strategi pick to order adalah kegiatan handling dapat diminimalisir
karena barang dipindahkan dari gudang ke tempat pengiriman hanya dengan satu kali
penanganan. Namun, kelemahan dari strategi ini adalah kerja operator gudang yang berat jika
ada pesanan dalam Stock Keeping Unit atau SKU yang terbilang besar, sedangkan jarak antar
gudang terlalu jauh.

2. Batch Picking
Strategi kedua adalah batch picking. Dengan strategi ini, langkah-langkah yang harus dilakukan
adalah:
 Produk yang sama diambil
 Produk dipisahkan sesuai dengan order
Strategi ini memiliki kelebihan, yaitu efisiensi waktu karena operator gudang hanya pergi satu
kali menuju rak penyimpanan. Selain itu, prosedur pengambilan barang di gudang dapat
 dilakukan secara akurat karena rak penyimpanan yang dituju operator gudang hanya satu. Di sisi
lain, strategi ini memiliki kekurangan, yaitu ketiadaan prioritas order karena order diproses
dalam waktu yang sama.

3. Zone Picking
Strategi ini menggunakan sistem pengelompokan barang di area tertentu dalam gudang. Untuk
menjalankan strategi zone picking, dibutuhkan langkah-langkah sebagai berikut:
 Operator ditugaskan di area tertentu dalam gudang
 Selanjutnya petugas mengambil produk dalam areanya sesuai dengan order
 Terakhir operator yang ditugaskan dalam suatu area tidak perlu mengambil barang dari
area lain
Sama seperti strategi sebelumnya, strategi ini pun memiliki kelebihan, yaitu kecepatan dalam
prosedur pengambilan barang di gudang meningkat karena berbagai macam produk dapat
diproses dalam waktu yang bersamaan. Akan tetapi kelemahan dari strategi ini adalah rentan
terjadi bottleneck atau ketidakmampuan mengelola barang ketika melakukan prosedur
pengambilan.

4. Wave Picking
Strategi ini mengacu pada waktu kerja. Adapun langkah-langkah dalam strategi ini adalah:
 Jadwal prosedur pengambilan dibuat sesuai dengan waktu kerja
 Jadwal bisa disesuaikan, misalnya dengan pergantian shift kerja maupun dengan
kedatangan kendaraan
Di sisi lain, strategi ini memiliki kekurangan, yaitu perlunya pengecekan ulang agar kode produk
dan jumlah order sesuai dan tidak terjadi kesalahan pengambilan barang.

5. Atas dasar apa pengambilan barang di Gudang

Jawaban: Pengambilan barang dari gudang dilakukan atas dasar permintaan konsumen jika
barang yang terdapat di toko telah kosong ataupun tidak sesuai dengan jumlah permintaan
konsumen.

6. Bagaimana penjualan itu terjadi?

Jawaban:
Proses penjualan memberi staf penjualan panduan dan struktur yang jelas untuk interaksi
pelanggan. Sementara sales process berbeda dalam jumlah langkah, proses penjualan yang khas
mencakup tujuh langkah:

1.Prospek
Prospecting, atau menghasilkan prospek, melibatkan tenaga penjual yang menemukan
pelanggan potensial. Lead yang solid adalah orang atau perusahaan yang jelas membutuhkan
produk atau layanan. Setelah sales mengidentifikasi prospek, mereka harus memenuhi syarat
prospek tersebut atau menentukan apakah calon pelanggan memiliki sumber daya untuk
menyelesaikan penjualan.
 2. Mempersiapkan
Setelah sales memilih klien potensial, mereka harus meneliti pasar dan menyiapkan informasi
tentang produk atau layanan perusahaan mereka untuk mengantisipasi pertanyaan pelanggan
potensial. Mempersiapkan juga termasuk mengembangkan alasan yang kuat mengapa calon
pelanggan membutuhkan produk atau layanan.

3. Mendekati
Tenaga penjualan dapat mendekati klien potensial melalui telepon, melalui email atau secara
langsung. Terkadang, suatu pendekatan mencakup hadiah atau sampel. Gaya pendekatan lain
termasuk mengajukan pertanyaan kepada pemimpin untuk menarik minat mereka pada
perusahaan, produk, atau layanan.

4. Menyajikan
Presentasi dapat terjadi bersamaan dengan pendekatan, atau mungkin terjadi kemudian setelah
pemimpin memiliki waktu untuk memikirkan produk atau layanan. Beberapa tenaga penjualan
membuat presentasi intensif dengan contoh dan tayangan slide sementara yang lain hanya
melakukan percakapan dengan pemimpin mereka untuk membangun hubungan dan menjawab
pertanyaan apa pun.

5. Menangani penolakan
Seringkali, calon pelanggan memiliki pertanyaan tentang nilai atau kebutuhan produk atau
layanan. Dalam langkah sales process ini, tenaga penjual menanggapi dengan solusi untuk setiap
tantangan atau masalah yang diajukan oleh pelanggan. Menangani keberatan mungkin terjadi
selama presentasi atau dalam percakapan terpisah di kemudian hari.

6. Closing
Closing dalah saat pelanggan memutuskan untuk menerima tawaran penjual dan melanjutkan
transaksi. Tenaga penjualan memiliki berbagai taktik yang dapat mereka gunakan untuk menarik
calon pelanggan agar tutup, seperti menawarkan manfaat seperti hadiah atau periode layanan
gratis, menciptakan rasa urgensi, atau menanyakan kepada pelanggan bagaimana mereka ingin
menjadwalkan pembayaran mereka.

7. Menindaklanjuti
Setelah penjualan selesai, penjual harus tetap berhubungan dengan klien. Jika klien membeli
produk, penjual harus menindaklanjuti untuk memastikan mereka puas dengan produk dan
menawarkan dukungan lebih lanjut. Jika klien membeli layanan, tenaga penjual harus
menghubungkan klien secara langsung dan kemudian menghubungkannya dengan siapa pun
yang akan menangani layanan mereka dari titik penjualan ke depan untuk memastikan transfer
yang lancar.

7. Jelaskan prosedur penjualan kredit dan contoh dokumennya !

 Jawaban:

1. Alur penjualan kredit yang pertama, yaitu adanya pesanan masuk. Calon pembeli atau
pelanggan memutuskan untuk membeli produk atau menggunakan jasa sebuah bisnis. Ia pun
membuat surat pesanan.
2. Setelah pesanan masuk, negosiasi masih bisa terjadi di antara penjual dan pembeli. Mereka bisa
membuat kesepakatan soal harga, cara pembayaran, tenggat waktu, diskon, hingga biaya
keterlambatan.
3. Jika kesepakatan terjadi, penjual menerima pengajuan kredit dari pembeli. Pada bisnis jasa,
biasanya ada surat perjanjian atau kontrak kerja sama yang mengikat. Misalnya, pelanggan
membayar dalam tiga termin dan bisnis penyedia jasa tersebut menyelesaikan progres
pekerjaannya dalam tiga termin tersebut.
4. Pada bisnis jual beli produk, biasanya penjual bisa bekerja sama dengan perusahaan pemberi
kredit atau bank. Pihak ini biasanya memeriksa aplikasi pengajuan kredit pembeli, kemudian
melakukan survei untuk memastikan kelayakan pembeli dalam membayar utang.
5. Apabila pengajuan disetujui, proses selanjutnya adalah penjualan. Kemudian dilanjut dengan
pembuatan surat perjanjian.
6. Penyerahan produk dilakukan kepada pelanggan secara langsung.
7. Pengiriman tagihan secara berkala kepada pelanggan hingga ia bisa melunasinya hingga tenggat
waktu yang telah ditentukan.

Contoh Dokumen :
 8. Gambarkan mulai awal terjadinya transaksi penjualan lalu form yang muncul apa saja dari
transaksi itu
Jawaban:

Didalam prosedur penjualan terdapat 6 unsur 5W + 1H yang digunakan dalam

melakukan kegiatan penjualan. Penjelasan dari ke 6 unsur tersebut adalah sebagai berikut:
1. Apa (What) tindakan yang dilakukan. Nama aktivitas yang dilakukan adalah penjualan, yang
memiliki 3 sub aktivitas, yaitu:
a. Penentuan atau pemilihan barang atau jasa yang akan dibeli oleh pembeli.
b. Pembayaran barang atau jasa yang telah dipilih kepada kasir.
c. Pengeluaran Barang atau Jasa yang telah dibayar
d. Pengiriman barang atau jasa dari gudang
2. Mengapa (Why) tindakan tersebut dilakukan. Adapun tujuan dari aktivas penjualan adalah
sebagai berikut:
a. Pembeli dapat menentukan atau memilih barang atau jasa yang akan dibeli.
b. Pembeli membayar barang atau jasa yang telah dipilih kepada kasir, sesuai
dengan harga yang harus dibayarkan.
c. Menyiapkan barang atau jasa yang telah dibayar untuk dikirim
d. Mengirim barang atau jasa yang telah terjual ke pembeli.
3. Siapa (Who) saja yang melakukan tindakan. Siapa saja yang terlibat dalam penjualan adalah:
a. Pembeli dan petugas penjualan.
b. Pembeli dan kasir.
c. Petugas gudang dan Petugas ekspedisi
d. Petugas ekspedisi dan pembeli.
4. Dimana (Where) tindakan itu dilakukan. Dalam struktur organisasi aktivitas tersebut di
lakukan di:
a. Toko.
b. Kasir.
c. Gudang
d. Di kediaman pembeli.
5. Kapan (When) dilakukannya tindakan itu. Waktu pelaksanaan kegiatan penjualan adalah:
a. Setiap toko beroperasi, setiap hari 2 shif, tiap shif rata-rata terjadi sejumlah
transaksi.
b. Setiap toko beroperasi, tiap shif rata-rata terjadi sejumlah pembayaran
transaksi.
c. Setiap toko beroperasi, tiap shif rata-rata terjadi sejumlah aktivitas mengelurkan
barang.
 d. Sehari dua kali pengiriman.
6. Bagaimana (How) langkah-langkah untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan, adalah
sebagai berikut:
a. Pembeli memilih dan menentukan barang atau jasa yang akan dibeli dan
disampaikan ke petugas penjualan tentang nama barang, harga, dan identitas,
serta jumlahnya. Petugas mengkonfirmasi pilihan pembeli dengan menunjukkan
barang atau jasa yang dipilih beserta nama barang, harga, dan identitas, serta
jumlahnya.
b. Pembeli ke kasir untuk melakukan pembayaran barang atau jasa yang telah
dipilih. Kasir mengecek kembali nama barang, harga, identitas, jumlahnya, dan
menghitung harga tiap jenis barang, serta harga keseluruhan yang harus dibayar
oleh pembeli. Pembeli membayar barang atau jasa yang telah dipilih kepada
kasir, sesuai dengan harga yang harus dibayarkan. Setelah proses pembayaran
selesai dan benar, Kasir menginformasikan kepada Gudang untuk mengeluarkan
barang atau jasa sesui dengan yang telah dibayar pembeli.
c. Petugas gudang mengeluarkan barang atau jasa sesuai informasi dari Kasir,
kemudian menginstruksikan kepada Petugas Distribusi untuk mengirimkan
barang atau jasa kepada pembelinya.
d. Menyerahkan barang atau jasa yang dibeli kepada pembeli. Petugas distribusi
mengirimkan dan menyerahkan barang atau jasa kepada pembeli, sesuai
dengan yang telah dibayar di alamat pembeli. Pembeli mengecek barang atau
jasa yang dikirimkan, disesuaikan dengan apa yang telah dibayar. Petugas
distribusi melapor ke Petugas Gudang.
Beberapa contoh dokumen atau form yang terdapat pada proses transaksi penjualan antara lain Nota
Penjualan, Pencatatan penjualan, Faktur Penjualan dan Laporan keluar dan masuk sebagai berikut:

Formulis pencatatan penjualan

Nama toko Who

Nama Bagian/Unit
Where
Alamat Organisasi

Pemesanan Barang What

Tanggal: Nomor: --------------- When
Nama: nama pembeli
Alamat: Jl.------------------------------- No.: --------------
Kota---------------------
Why
Telepon: ----------------

No Nama Spesifikasi Q Satuan @ Rp Total Rp

How

Jumlah Pembayaran Why

Pembeli Penjualan Kasir Gudang Delivery Where
Penjual Kasir 1 Stockist Driver

Who

nama pembeli nama

Nota penjualan

laporan Keluar masuk

Faktur Penjualan
 9. Jelaskan Pengertian dari Administrasi Gudang beserta contohnya !
Jawaban:

Administrasi Pergudangan adalah aktifitas mengurus data-data gudang seperti : pemesanan barang,
data persediaan, data pengeluaran barang, data permintaan,  bahkan  sampai  peramalan  permintaan. 
Dengan semakin banyaknya jumlah dan jenis barang maka sistem pergudangan akan semakin kompleks,
pada saatnya akan diperlukan software untuk menangani semuanya secara terintegrasi. Jika ruang
lingkup administrasi pergudangan tidak dapat dikelola dengan baik, maka yang akan menanggung
akibatnya adalah para pengguna, dan operasional produksi akan mengalami hambatan.

 Beberapa Aktifitas Administrasi Gudang yaitu:

1. Sistem dan Data Permintaan dan Pengeluaran Barang
Gudang  menyimpan  barang-barang  tertentu, dan akan mengeluarkannya dalam jenis dan
jumlah tertentu; sesuai dengan permintaan pengguna.  Pemesanan dilakukan oleh pihak
purchasing berdasarkan kebutuhan pengeluaran dan data permintaan dari pengguna. Pengguna
melakukan permintaan barang ke Gudang setelah mendapat persetujuan dari manajemen
perusahaan; yang secara umum akan di periksa urgensinya; serta kesesuaian antara permintaan
dengan barang yang ada di Gudang; baik fisik (spesifikasi) maupun dokumennya.
2. Sistem dan Data (Inventory) Barang
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus keluar masuk barang, sehingga  
pengendalian   operasional   lebih  dimudahkan dengan adanya akurasi data. Administrasi
Pergudangan harus memilki catatan dan data perihal semua barang yang ada di gudang;
kesuaian anatara data dokumen dengan fisik barang; serta status barang. Bahkan pada kondisi
tertentu harus dapat menampilkan query data untuk kebutuhan tertentu; misalnya satu jenis
barang yang telah tersimpan di gudang lebih dari 1 tahun.
3. Sistem dan Data Penerimaan Barang
Penerimaan  barang  merupakan  segala  awal  arus  barang  yang  bergerak digudang.  
Penerimaan   barang   dari   pemasok   atau rekanan   memang kelihatan mudah, namun bila hal
ini, tidak memiliki sistem yang mengatur, maka  bisa  dipastikan  akan  mengganggu 
produktifitas. Semua barang yang diterima harus dalam kondisi baik, layak pakai, sesuai
spesifikasinya dengan standar permintaan, begitu juga dengan jumlah, dll. Penerimaan barang
cukup kompleks karena didalamnya terlibat pemeriksaan mutu barang; untuk menghindari
komplain dari pengguna atas kaulitas barang.