Prosedur purchasing

Kata “purchasing” berasal dari Bahasa inggris dan sering digunakan dalam perusahaan
perusahaan dalam negeri maupun luar negeri. Jika langsung diterjemahkan , purchasing artinya
“pembelian”.
Purchasing adalah suatu proses pencarian sumber , pemesanan dan pembelian barang dan jasa
untuk kegiatan produksi. Adapula departemen yang menangani proses purchasing dalam suatu
perusahaan yaitu purchasing department. Dan hamper setiap perusahaan yang bersekala
menengah keatas memiliki department purchasing.
Purchasing merupakan salah satu aspek penting didalam suatu perusahaan lebih tepatnya dalam
manajemen material , purchasing juga bertugas dalam pencarian dan pembelian mesin mesin
produksi, peralatan dan perlengkapan produksi beserta fasilitas-fasilitas lainnya yang mendukung
kelancaran proses produksi.
Target utama purchasing adalah untuk menjaga ketersediaan dan stabilitas pasokan material dan
juga mengurangi biaya terkaitnya sehingga biaya pembuatan barang dapat ditekan seminimal
mungkin , purchasing juga memiliki langkah-langkah dalam proses purchasing, yaitu
A. Memahami kebutuhan dan menerima permintaan dari pihak yang membutuhkan
Dalam proses purchasing langkah pertamanya adalah mengerti dan memahami kebutuhan
dari pihak yang membutuhkan barang dan jasa tersebut
B. Pemilihan pemasok
Langkah yang kedua adalah pemilihan pemasok. Proses pemilihan pemasuk biasanya
terdiri dari dua aspek dasar, yaitu melakukan pencarian terhadap semua pemasok
potensial dan membuat daftar semua pemasok yang telah diidentifikasi. Informasi
mengenai pemasok pada umumnya bias didapatkan dari beberapa sumber seperti
direktori perdagangan, iklan , email rekomendasi diri dari pemasok itu sendiri ,
menghadiri pameran dan lain lain .
C. Melakukan pemesanan
Proses yang ketiga yaitu melakukan pemesanan , setelah memahami kebutuhan dan
memilih pemasok selanjutnya di adakannya proses melakukan pemesanan atau dalam
industri biasanya disebut dengan “purchase order” atau “po”. Purchase order pada
dasarnya adalah sebuah dokumen yang dikirimkan ke pemasok untuk memasokan barang
atau jasa yang dibutuhkan.
D. Menindaklanjuti dan memantau perkembangan pesanan
Setelah melakukan pemesanan dan pemasok telah mengetahui apa yang dibutuhkan,
maka prosedur purchasing berikutnya adalah melakukan pemantauan perkembangan
pesanan tersebut atau biasanya disebut dengan “follow up” di industri. Prosedur ini
diperlukan agar pemasok dapat menyediakan serta mengirimkan barang atau jasa yang
dibutuhkan tersebut tepat pada waktu dan jumlah yang dijanjikan.
E. Penerimaan barang dan pemeriksaan
Bagian penerimaan akan menerima barang yang dipasok oleh pemasok dan mencocokan
jumlah dengan dokumen purchase order.
F. Pembayaran faktur tagihan
Setelah semua barang selesai diperiksa dan diterima dengan keadaan yang memuaskan
tahap selanjutnya adalah faktur tagihan , faktur tagihan akan diperiksa sebelum disetujui.
Setelah faktur diperiksa dan disetujui maka pembayaran pun akan dilakukan sesuai
dengan perjanjian yang ditetapkan.
G. Pemeliharaan dokumen pembelian
Sebagian besar pembelian di perusahaan adalah pembelian yang berulang atau repeat
order. Oleh karena iu , dokumen-dokumen penting pada pembelian sebelumnya
merupakan panduan untuk pembelian selanjutnya.
H. Memelihara dan menjaga hubungan dengan pemasok
Hubungan antara perusahaan dan pemasok harus di jaga dan dipelihara dengan baik .
hubungan ini harus dijalin dalam bentuk saling percaya dan itikad baik untuk saling
membantu dan menghargai.