Tujuan Purchasing

Tujuan manajemen purchasing adalah mendapatkan efisiensi operasi melalui

integrasi semua perolehan, pergerakan bahan baku dan bahan pengemas di
perusahaan.

Tugas-Tugas Departemen Purchasing

Secara umum tugas-tugas yang dilakukan departemen purchasing mencakup:
a. Merancang hubungan yang tepat dengan pemasok (supplier)
Hubungan pemasok dapat bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan
transaksional jangka pendek. Bagian purchasing bertugas mengatur relationship
portofolio untuk semua pemasok dan juga menetapkan berapa jumlah pemasok yang
harus dimiliki untuk tiap jenis item.
b. Memilih pemasok (supplier)
Untuk pemasok (supplier) utama yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka
panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang pemasok
untuk melakukan presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan sebagainya.
c. Memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok
Kegiatan purchasing selalu membutuhkan bantuan teknologi seperti telepon dan fax.
Berkembangnya electronic procurement yaitu aplikasi internet untuk kegiatan
purchasing dapat membantu perusahaan untuk meilih katalaog elektronik yang bisa
mengakses berbagai data supplier. Electronic procurement juga dapat membantu
perusahaan untuk memilih pemasok melalui proses e-auction dan e-bidding.
d. Menjaga data item yang dibutuhkan dan data pemasok (supplier)
Departemen purchasing harus memiliki data yang lengkap tentang item yang
dibutuhkan maupun data pemasok mereka. Beberapa data pemasok yang penting
untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing pemasok, item apa yang
mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu, serta
kualifikasi pemasok.

e. Melakukan Pembelian
Melakukan pembelian adalah pekerjaan paling rutin yang dilakukan oleh departemen
purchasing. Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara, misalnya
pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang.
f. Mengevaluasi kinerja pemasok
Penilaian kinerja pemasok juga pekerjaan yang sangat penting dilakukan untuk
menciptakan daya saing yang bekelanjutan. Bagi perusahaan pembeli, kinerja
pemasok bisa digunakan sebagai dasar untuk menentukan volume pembelian maupun
untuk menentukan peringkat pemasok.

Job Description :
Purchasing Dept Head
1. Menjalankan dan memonitor pemenuhan permintaan pembelian.
2. Memastikan semua aktivitas pelaksanaan pembelian dapat dijalankan sesuai prosedur,
standar mutu dan ketentuan yang berlaku
3. Mengkoordinasi meeting internal secara berkala untuk memonitor kinerja departemen
secara keseluruhan dan mencari solusi permasalahan yg dihadapi
4. Mendorong perkembangan dan peningkatan ketrampilan personil serta mendiskusikan
dengan atasan perbaikan, peningkatan dan coaching yg diperlukan
5. Melakukan review dan rekap pembelian per bulan dan analisa ketepatan berdasarkan
anggaran

Warehouse Section
1. Melakukan kontrol atas barang yang masuk ke gudang dan yang disimpan di gudang
2. Melaporkan proses material handling
Material Move Line Head
1. Mengontrol lokasi penyimpanan material
2. Melakukan replenishment stock
3. Memonitor pengeluaran barang dari gudang
Receiving Line Head
1. Mengontrol penerimaan barang dari supplier
2. Melakukan proses Good Receive atas barang yang datang (stamp, proses data entry
dan tanda tangan pada invoice).
3. Melakukan pengecekan barang yang akan masuk ke gudang

Inventory Section
1. Kontrol stock barang di gudang
2. Menjalankan proses PR (Purchase Requisition)
3. Menghitung safety stock barang di gudang
4. Menghitung forecast dan lead time supply
5. Mengontrol permintaan barang

Buyer Section
1. Menjalankan proses PO (Purchase Order) ke supplier
2. Menghitung dan mengontrol qty yang di submit dari PR
3. Follow up barang dari supplier
4. Melakukan Laporan pembelian

Vendor Management Section

1. Mengadakan seleksi dan evaluasi pemasok serta mengajukan permintaan perbaikan
atau peningkatan kinerja pemasok sesuai dengan standar yg diperlukan.
2. Melakukan pendataan terhadap supplier dari segi harga, kesiapan dan ketepatan
pengiriman serta kualitas barang yang mereka tawarkan sebagai data untuk
melakukan seleksi supplier
3. Mengontrol Supply Ability atas supplier.

Production and Administration Support

1. Melakukan proses tagihan dari vendor atau supplier
2. Melakukan pengecekan atas PO yang di issue, invoice dari supplier dan data Good
Receive (GR)
3. Melakukan pembayaran kepada pihak supplier
Melakukan kontrol budget