TUGAS PURCHASING – TANGGUNG J AWAB,

SKILL, TUGAS DARI ST AFF PURCHASING

Disini kita akan membahas tugas purchasing. Kalau Anda berada disini, Anda
mungkin masih bingung apa aja sih tanggung jawab seseorang yang bekerja
dalam bidang atau departemen purchasing? Apa saja tugas purchasing?
Mungkin Anda juga masih bingung perbedaan antara purchasing &
procurement?
Anda sudah datang ke artikel yang tepat. Disini kita akan membahas dengan
lengkap, tugas dan tanggung jawab yang dipikul oleh para profesional yang
bekerja pada departemen purchasing. Mulai dari tanggung jawabnya apa saja,
tugasnya, skill yang perlu diketahui, dan sebagainya. Mari kita mulai.
APA ITU PURCHASING? SEBELUM BICARA TUGAS PURCHASING

Definisi purchasing pada sebuah perusahaan atau pada dunia retail disebut
sebagai buyer, adalah sebuah posisi dalam perusahaan yang bertugas untuk
membeli barang / jasa dari pihak ketiga. Sebenarnya cukup mudah kan?
Tapi ternyata tidak semudah itu. Karena ketika ada kata “membeli” berarti
perusahaan harus mengeluarkan uang. Dan pada esensinya disini berarti ada
pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan dokumentasi & validasi, yang
menjadi tugas-tugas turunan yang harus dikerjakan oleh bagian purchasing.
Berbeda dengan pembelian biasa oleh konsumen, staff purchasing bekerja untuk
membeli sesuatu yang dibutuhkan oleh departemen-departemen yang ada pada
sebuah perusahaan. Tentunya Anda juga mengerti, bahwa dalam sebuah
perusahaan pastinya ada banyak departemen.

Misalnya; departemen penjualan & pemasaran, pengembangan bisnis, penelitian

& pengembangan, teknisi pemasangan, servis purna jual, keuangan, desain &
media, dan tentunya departemen purchasing sendiri. Dimana setiap departemen
pasti membutuhkan produk yang berbeda-beda, dan juga jasa yang berbeda-
beda. Sudah pasti tugas bagian purchasing itu banyak dan tidak mudah. Lalu
apa saja tanggung jawabnya?

TANGGUNG JAWAB BAGIAN PURCHASING

Nah sekarang kita bicara tanggung jawab bagian purchasing. Apa aja sih
tanggung jawab para profesional yang bekerja di bidang purchasing? Berikut
adalah beberapa tanggung jawab yang akan diemban ketika Anda bekerja
menjadi purchasing staff:

Memastikan kebutuhan perusahaan yang harus dibeli. Seperti yang telah

diutarakan sebelumnya, ada banyak departemen dalam satu perusahaan yang
tentunya punya kebutuhan yang berbeda-beda. Merupakan tanggung jawab
departemen purchasing untuk selalu menanyakan kepada setiap departemen
kebutuhan mereka apa saja. Kebutuhan ini juga dapat dibagi menjadi kebutuhan
bulanan, dan kebutuhan sesekali. Sehingga untuk kebutuhan bulanan, staff
purchasing dapat membuat plan untuk perusahaan.

2. Memastikan setiap pembelian sudah di-setujui oleh manajemen

eksekutif. Walaupun tim purchasing bertanggung jawab untuk melakukan
pembelian, namun tentunya bagian purchasing tidak bisa langsung beli begitu
ada permintaan. Merupakan tanggung jawab bagian purchasing untuk meminta
approval dari manajemen & finance untuk setiap pembelian.

3. Memastikan bahwa barang tiba dengan kondisi baik dan tiba tepat
waktu. Barang yang dibeli tentunya harus datang dengan kondisi yang baik,
selalu terpantau, dan bisa datang tepat waktu. Hal ini perlu dipastikan karena
umumnya ada barang-barang yang diperlukan secara urgent, sehingga
keterlambatan atau kerusakan dapat mempengaruhi performa perusahaan.

4. Menjaga hubungan baik dengan vendor. Vendor adalah partner yang

sangat berharga untuk departemen purchasing. Karena vendorlah yang dapat
memenuhi kebutuhan perusahaan. Terutama dengan hubungan yang baik,
perusahaan bisa mendapatkan keuntungan harga yang lebih murah, atau term of
payment yang lebih panjang. Ini adalah tugas purchasing yang sangat penting.

5. Mediasi pembayaran & memastikan pembayaran tepat waktu. Ini cukup

rumit karena melibatkan banyak vendor dengan tanggal pembayaran yang
berbeda-beda sesuai dengan term of payment dari setiap vendor. Ada yang 30
hari setelah barang diantar, ada yang langsung bayar, ada yang 60 hari setelah
pengiriman, dan sebagainya. Pembayaran juga dilakukan oleh departemen
keuangan, sehingga staff purchasing perlu mediasi & komunikasi dengan baik.

6. Dokumentasi Invoice, Faktur, Purchase Order / Work Order. Walaupun

terlihat mudah, namun tugas purchasing ini akan sangat rumit dan
membutuhkan ketelitian yang sangat baik. Dokumentasi sangat penting untuk
dilakukan karena akan berhubungan dengan kepentingan departemen keuangan.
Ini adalah tanggung jawab yang sangat penting.

TUGAS PURCHASING APA SAJA?

Berbeda dengan tanggung jawab, tugas yang dibicarakan disini adalah lebih
kepada proses-proses yang akan menjadi tugas staff purchasing. Berikut adalah
list tugas purchasing yang harus Anda tahu:
1. Menyusun list pembelian barang / jasa yang dibutuhkan seluruh anggota
perusahaan.
2. Mengkategorikan list pembelian antara; pembelian barang bulanan &
sekali beli.
3. Menyusun list vendor penyedia barang / jasa.
4. Meminta approval pembelian kepada manajemen / bagian keuangan
untuk anggaran.
5. Menghubungi supplier & vendor untuk mendapatkan quotation /
penawaran harga.
6. Menganalisa penawaran (harga, fitur, servis, Etc.) yang paling
menguntungkan bisnis.
7. Melakukan negosiasi harga, fitur, servis, waktu, yang diperoleh dari
supplier.
5. Membuat dokumen pemesanan / purchase order (PO).
6. Mengirim PO kepada supplier & vendor barang / jasa.
7. Melacak & memastikan pengiriman atau eksekusi pengerjaan servis
berjalan baik.
8. Pengecekan kualitas barang / jasa sesuai dengan kontrak penjualan.
9. Dokumentasi dokumen-dokumen penjualan.
10. Mediasi dengan bagian logistik untuk pencatatan barang masuk.
11. Mediasi dengan bagian keuangan untuk pembayaran barang / jasa.
12. Melakukan review performa proses pembelian.

SKILL ATAU KEAHLIAN PENTING UNTUK STAFF PURCHASING

Dari proses dan tanggung jawab yang telah disebutkan diatas, kita bisa
simpulkan bahwa staff purchasing harus memiliki beberapa skill yang akan
menopang performa dalam kegiatan purchasing sehari-hari. Lalu aja saja skill
staff purchasing yang penting untuk dimiliki? Berikut adalah listnya:

1. Komunikasi yang baik. Berdasarkan proses yang telah disebutkan, staff

purchasing harus berkomunikasi dengan departemen-departemen lain
dalam perusahaan seperti bagian keuangan & logistik. Tidak hanya itu,
bagian purchasing juga harus mengetahui kebutuhan semua departemen,
 serta menjaga hubungan baik dengan vendor & supplier. Jadi keahlian
dalam berkomunikasi sangat penting untuk staff purchasing.

2. Negosiasi dengan vendor & supplier. Ketika menerima penawaran dari

vendor & supplier, tentunya perusahaan akan harus mengeluarkan dana
untuk membayar produk / jasa yang diperlukan. Staff purchasing yang
mumpuni akan mampu memperkecil dana yang harus dikeluarkan oleh
perusahaan, karena

3. Pencatatan & Dokumentasi Terorganisir. Karena banyaknya proses

pengadaan barang & jasa yang akan dilakukan oleh staff purchasing,
maka pencatatan dan dokumentasi sangat penting untuk dilakukan.
Masalahnya, tidak semua orang bisa melakukan dokumentasi yang baik
dan terorganisir. Seringkali justru dokumentasi ini malah berantakan dan
tidak rapi. Ini akan menyulitkan berbagai pihak seperti bagian keuangan
dan akuntansi di masa depan bila tidak dilakukan dengan baik.

4. Keahlian dalam Microsoft Office & komputer. Memang sangat

sederhana, tapi ini sangat penting karena akan ada banyak sekali
pencatatan, pembuatan PO, tracking pengiriman, dokumentasi pembelian,
dan sebagianya.

5. Paham perpajakan. Ketika membeli barang, tentunya akan ada pajak

yang harus diabayarkan. Pajak yang dibayarkan kepada CV & PT bisa
saja berbeda, dan pajak yang dikenakan kepada jasa dan barang juga bisa
berbeda. Sehingga pengetahuan tentang perpajakan akan membantu staff
purchasing untuk mengerti berapa harga yang harus dibayar, kemana, dan
kapan harus dibayar.

Nah, itu dia penjelasan tentang tugas purchasing, tanggung jawab staff
purchasing, dan skill yang dibutuhkan oleh profesional bagian purchasing.
Kalau Anda adalah calon staff purchasing atau sudah bekerja di bidang tersebut,
semoga artikel ini bisa membantu Anda ya. Salam!