Procurement dan Purchasing, Apa Bedanya?

HRD SPOT

Official

Secara sederhana procurement dapat dikatakan sebagai proses pengadaan barang atau jasa. Sedangkan
purchasing memiliki arti yang lebih spesifik, yaitu pembelian barang atau jasa.

Bagi Anda yang tidak berkecimpung langsung dalam manajemen produksi kadang sulit untuk
membedakan antara procurement  dan purchasing. Keduanya memang berkaitan erat namun memiliki
peran yang jauh berbeda.

Secara sederhana procurement  dapat dikatakan sebagai proses pengadaan barang atau jasa.
Sedangkan purchasing  memiliki arti yang lebih spesifik, yaitu pembelian barang atau jasa. Jadi,
purchasing sebenarnya berada dalam ruang lingkup procurement.

Dalam prakteknya procurement  terdiri tiga tahapan, yakni purchasing, expediting, dan traffic. Dua hal

terakhir dapat dijelaskan sebagai berikut, expediting merupakan tahapan pengawasan agar proses
pembelian berjalan lancar. Sedangkan traffic   merupakan tahapan pengiriman dan memastikan barang
aman sampai di tempat tujuan.

Strategi procurement  yang efisien harus bermuara pada ketepatan dalam lima hal, yakni kualitas, harga,
waktu, layanan, dan jumlah. Lima poin itu saling berhubungan satu sama lain.

Pelatihan Procurement & Purchasing

Karena fungsinya yang begitu vital dalam industri, bidang ini menjadi disiplin yang wajib dipelajari dalam
manajemen produksi. Ada banyak pelatihan terkait procurement & purchasing. Beberapa diantaranya
adalah sebagai berikut:

Procurement

 Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa

 Manajemen Mutu untuk Pengadaan

 Manajemen Pengadaan untuk Institusi Negara Non APBN

 Standar Opersional Prosedur (SOP) Pengadaan

 Operational & Strategic Procurement

 Procurement Audit & Fraud Prevention

 Procurement Contract Management

 Procurement Cost Reduction

 Procurement Negotiation & Contracting Strategy

 Project Procurement Management

 Procurement & Purchasing Strategy

Purchasing

 Purchasing Administration

 Negotiation Skills for Purchasing

 Penyusunan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

 Penyusunan Spesifikasi & Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

 Perhitungan Harga Perkiraan Sendiri (HPS)

Vendor Management

 Strategic Sourcing & Vendor Management

 Strategic Sourcing & Vendor Management

 IT Vendor Management
 Procurement: Apa Itu, Komponen,
Proses, Prinsip-Prinsip, dan Skill
Diperbarui 09 Sep 2022 - Dibaca 16 mnt

 
Nadiyah RahmaliaEngineering graduate with expertise in content writing and SEO; an aspiring
digital/content marketer striving to create and share meaningful works.

Isi Artikel

1.  Apa Itu Procurement?

2.  Perbedaan Procurement dan Purchasing

3.  Komponen Procurement

4.  Jenis-Jenis Procurement

5.  Proses Procurement

6.  Prinsip-Prinsip Procurement

7.  Skill untuk Bekerja di Bidang Procurement

Dalam sebuah perusahaan, ada banyak divisi yang saling mendukung kelangsungan

bisnis agar bisa berjalan dengan baik. Salah satu yang utama dan sangat penting

adalah procurement.
Procurement merupakan bagian dari manajemen rantai pasok yang dibutuhkan oleh

banyak industri, khususnya FMCG (fast-moving consumer goods).

Kalau kamu memiliki latar belakang studi akuntansi, manajemen bisnis, atau ilmu-

ilmu terkait, pekerjaan di bidang procurement bisa jadi pilihan karier yang bagus

untukmu.

Sebelum memutuskan jenjang karier, tentunya kamu harus lebih memahami tentang

posisi ini terlebih dahulu.

Oleh karena itu, Glints akan menjelaskan secara detail tentang procurement dalam

artikel ini.
Apa Itu Procurement?

Untuk memahami karier di bidang procurement, kamu harus terlebih dahulu mengerti

definisi dari procurement itu sendiri.

Menurut The Balance Small Business, procurement adalah proses penyediaan dan

pembelian barang untuk sebuah bisnis.

Barang ataupun jasa yang harus dipastikan ketersediaannya oleh pekerja di

bidang procurement ini berasal dari sumber eksternal.

Untuk bisa memastikan ketersediaan barang tersebut, kamu harus

mencari supplier dan memilih yang terbaik.

 Orang di posisi ini memastikan bahwa barang bisa tersedia dalam jumlah yang

dibutuhkan dan pada waktu yang tepat.

Selain itu, para profesional di bidang procurement juga harus mencari cara agar biaya

yang dikeluarkan minim.

Tak hanya itu, procurement juga termasuk proses komunikasi dengan

para supplier tersebut dan membuat perjanjian bisnis antara kedua belah pihak.

Melansir Procurify, pekerjaanmu di bidang procurement kurang lebih adalah seperti

ini:

 mengidentifikasi kebutuhan barang atau sumber daya yang dibutuhkan perusahaan

 membuat purchase request

 mengevaluasi dan memilih vendor supplier

 melakukan negosiasi harga dan perjanjian bisnis

 membuat purchase order

 menerima dan menginspeksi barang yang datang

 membuat invoice dan mengatur pembayaran

 mencatat semua aktivitas yang dilakukan

Baca Juga: Ketahui 4 Perbedaan Utama Reseller dan Dropship sebelum Memulai

Bisnis

Perbedaan Procurement dan Purchasing

Kamu sudah memahami apa itu procurement. Akan tetapi, jangan sampai tertukar

dengan purchasing, ya.

Keduanya kadang dianggap sama, namun Codeless Platforms berkata bahwa ada

perbedaannya.

Untuk lebih lengkapnya, berikut sedikit penjelasan mengenai perbedaan di antara

keduanya.

1. Fungsi strategis vs transaksional

Procurement adalah proses strategis, sementara purchasing adalah fungsi

transaksional ketika sedang berusaha mendapatkan sebuah sumber daya yang

diinginkan.

Maksud dari fungsi strategi adalah kegiatan riset, negosiasi, dan perencanaan.

Sementara, purchasing hanya meliputi pembelian atau pemesanan dan pembayaran

saja.

2. Fokus utama
Purchasing biasanya hanya berfokus pada harga pemesanan dan bagaimana cara

menghematnya.

Di sisi lain, procurement tidak hanya berfokus pada biaya tetapi juga keseluruhan

nilai yang didapatkan perusahaan selama proses purchasing tersebut.

Selain itu, procurement juga memiliki fungsi untuk membangun hubungan

dengan supplier sedangkan purchasing tidak berkaitan erat dengan supplier.

3. Pencegahan risiko
Perusahaan pasti kerap menghadapi sedikit permasalahan dalam supply chain.

Seperti risiko operasional, keuangan, dan keamanan. Procurement bertujuan untuk

mengidentifikasi risiko tersebut dan memitigasi risiko yang lebih besar di kemudian

hari.

Komponen Procurement

© Freepik.com
Melansir Beroe, ada tiga komponen penting dalam procurement,

yaitu people, process, dan paperwork/records.

Nah, ini adalah penjelasan lebih lanjut tentang ketiga

komponen procurement tersebut.

1. People
People adalah jumlah orang yang terlibat dalam proses procurement perusahaan.

Jumlahnya bisa berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya, tergantung dari

skala manufaktur dan pemesanan.

Semakin besar skalanya, tentu semakin banyak orang yang dibutuhkan.

2. Process
Proses procurement merupakan komponen penting.

Tanpa proses yang direncanakan dengan baik dari awal hingga

akhir, procurement tidak bisa dilaksanakan secara efisien.

Sebuah perusahaan yang proses procurement-nya tidak efisien maupun konsisten akan

mengalami banyak masalah.

Pada akhirnya, kebutuhan perusahaan tidak akan dapat dipenuhi dengan maksimal dan

kerugian bisa terjadi.

 3. Paperwork/records
Komponen procurement ini berarti dokumentasi.

Tentunya, ini tak kalah penting dari dua komponen lainnya.

Kamu bisa melakukan pencatatan secara digital maupun tradisional.

Yang penting, semua data tersimpan dengan baik dan bisa diakses oleh pembeli dan

penjual.

Baca Juga: Bantu Inventaris Bisnis Terencana dengan Baik, Ketahui Apa Itu Inventory
Management

Jenis-Jenis Procurement
Dilansir dari Procurement Tactics, setidaknya ada empat jenis procurement yang

perlu kamu ketahui. Berikut penjelasannya.

1. Direct Procurement
Jenis procurement yang satu ini meliputi proses penyediaan barang mentah yang

diperlukan perusahaan untuk menghasilkan barang jadi atau produk akhir.

Contoh barang yang termasuk ke dalam direct procurement di antaranya adalah:

 bahan mentah

 komponen atau bagian dari produk jadi

 mesin
 barang jadi yang akan langsung dijual kembali pada konsumen

2. Indirect Procurement
Jenis selanjutnya meliputi barang-barang operasional namun tidak mempengaruhi

produk secara langsung. Dengan kata lain, procurement jenis ini diperlukan untuk

menunjang kegiatan operasional perusahaan saja.

Berikut merupakan contoh kebutuhan operasional yang dimaksud dalam penjelasan di

atas:

 peralatan pemeliharaan gedung

 alat tulis komputer

 layanan konsultasi

 layanan keperluan marketing

3. Goods procurement
Goods procurement merupakan penyediaan barang yang meliputi semua barang fisik.

Maka dari itu, direct dan indirect procurement juga bisa termasuk ke dalam goods

procurement.

Meskipun identik dengan barang fisik, keperluan perusahaan yang berkaitan

dengan software juga termasuk ke dalam jenis yang satu ini.

4. Services procurement
Sesuai dengan namanya, jenis procurement ini berhubungan dengan layanan pihak

eksternal yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Mulai dari layanan kontraktor, vendor, atau agensi.

Meskipun procurement jenis ini menekankan pada kebutuhan jasa, dalam prosesnya

bisa saja membutuhkan direct maupun indirect procurement.

Proses Procurement

© Pexels.com

Sejatinya, procurement adalah sebuah proses yang akan dieksekusi dalam beberapa

tahap.
 Tujuannya tak lain adalah supaya perusahaan bisa menemukan sumber daya terbaik

dan menekan biaya sambil meraih keuntungan yang besar.

Meskipun demikian, prosesnya tidaklah sederhana. Dibutuhkan ketelitian dan jumlah

sumber daya manusia yang tak sedikit untuk menuntaskannya.

Nah, agar lebih jelas, berikut Glints paparkan masing-masing tahap dalam

proses procurement, sebagaimana disebutkan Net Suite.

 Identifikasi kebutuhan perusahaan: Perusahaan mengidentifikasi sumber daya dan jasa

yang mereka butuhkan.

 Otorisasi pembelian: Mengajukan pembelian sumber daya dan jasa kepada pihak

manajemen.

 Persetujuan pembelian: Mendapatkan persetujuan dari pihak manajemen untuk

pembelian sumber daya dan jasa.

 Pembukaan tender pada supplier: Mengadakan lelang dan mencari supplier terbaik

untuk penyediaan sumber daya dan jasa.

 Identifikasi dan analisis supplier: Analisis latar belakang, harga, serta kualitas sumber

dan jasa yang disediakan oleh masing-masing supplier.

 Penawaran barang dan jasa: Perusahaan menawarkan harga dan insentif terbaik untuk

sumber daya dan jasa pihak supplier.

 Proses negosiasi: Negosiasi term of payment, jadwal pengiriman sumber daya, dan PIC

dari masing-masing pihak.

 Penetapan pihak supplier: Perusahaan menetapkan supplier yang akan menyediakan

barang serta jasa secara rutin.

 Purchase order: Perusahaan membuat purchase order (PO) sebagai bukti pembelian

pada pihak supplier.

 Pemeriksaan kualitas barang dan jasa: Perusahaan memeriksa kualitas barang dan jasa

yang disediakan supplier. 

Prinsip-Prinsip Procurement

© Pexels.com

Seperti yang sudah Glints paparkan, procurement adalah sebuah proses di mana

perusahaan menyediakan sumber daya tertentu untuk bisnis mereka.

Terkadang, guna mencapai hal tersebut, perusahaan harus bekerja sama dengan

pihak supplier atau vendor yang berkualitas.

Namun, proses kerjasama ini bukanlah suatu hal yang bisa disepelekan. Agar bisa

saling menguntungkan, kedua pihak harus mengikuti prinsi-prinsip procurement.

Nah, seperti apa prinsip-prinsip procurement yang harus dipatuhi oleh perusahaan

dan supplier? Berikut adalah penjelasannya, sesuai ujaran Procure.

1. Accountability
Prinsip procurement pertama yang perlu diikuti oleh perusahaan

dan supplier adalah accountability.

Di sini, manajemen perusahaan dan supplier harus menetapkan dan mematuhi aturan

terkait hubungan bisnis mereka.

Selain itu, masing-masing pihak juga harus menyediakan sanksi jika terjadi

pelanggaran terhadap aturan-aturan tersebut.

2. Consistency
Prinsip procurement berikutnya yang harus dipatuhi oleh perusahaan

dan supplier adalah consistency.

Prinsip ini berkaitan dengan beberapa hal, termasuk aturan, kualitas produk dan jasa,

hingga jadwal pengiriman supply.

Konsistensi umumnya dibutuhkan agar perusahaan dan pihak supplier bisa

menumbukan rasa kepercayaan dan membuat hubungan bisnis yang kuat.

3. Value for money

Value for money adalah prinsip procurement selanjutnya yang harus diikusi oleh

pihak manajemen perusahaan dan supplier.

Prinsip ini menyimpulkan bahwa procurement harus dilakukan untuk mencapai

kombinasi biaya, kualitas, dan keberlanjutan yang paling menguntungkan.

Maka dari itu, masing-masing pihak harus bisa menyediakan bantuan dan barang yang

paling berkualitas bagi partner-nya.

4. Fair dealing
Fair dealing adalah prinsip procurement lainnya yang wajib dipatuhi manajemen

perusahaan dan supplier.

Prinsip satu ini menjelaskan bahwa supplier harus diperlakukan secara adil tanpa

diskriminasi yang tidak adil. Hal ini termasuk perlindungan kerahasiaan komersial

jika diperlukan.

Entitas perusahaanjuga tidak boleh memaksakan beban atau kendala yang tidak perlu

pada supplier atau vendor potensial.

5. Informed decision making

Prinsip procurement terakhir yang diperlukan oleh pihak manajemen perusahaan

dan supplier adalah informed decision making.

Di sini, perusahaan dituntut untuk mendasarkan keputusan pada informasi yang

akurat.

Mereka juga diharuskan untuk memantau kewajiban dan memastikan bahwa

kebutuhan supplier dipenuhi secara saksama.

Skill untuk Bekerja di Bidang Procurement

© Freepik.com

1. Manajemen risiko
Meskipun procurement adalah proses yang melibatkan analisis dan forecasting yang

mendalam, risiko tetap ada.

Oleh karena itu, profesional di bidang procurement harus dapat mengatasi risiko yang

mungkin terjadi dengan baik.

Kamu harus mempelajari tentang manajemen risiko dan segala aspek yang terkait

untuk menghadapi segala kemungkinan.

2. Menjaga hubungan baik dengan supplier

Procurement merupakan proses yang sangat erat dengan supplier.

Jadi, kalau tertarik untuk bekerja di bidang ini, kamu harus menjadi orang yang supel.

Berhubungan dengan pihak eksternal menjadi keseharianmu dan merupakan kunci

utama kesuksesan yang harus dikuasai.

3. Cepat beradaptasi dengan teknologi

Tool-tool digital semakin banyak digunakan untuk menciptakan

proses procurement yang lebih efektif dan efisien.

Jadi, kamu pun harus cepat beradaptasi dengan teknologi-teknologi baru tersebut.
Beberapa teknologi yang perlu dikuasai adalah risk management software, contract

lifecycle management platform, spend analytics, report generator, dan masih banyak

lagi.

4. Pemahaman finansial yang mumpuni

Proses procurement juga meliputi perencanaan pembelian yang seefisien mungkin.

Jadi, kamu juga perlu mengasah pengetahuan finansial yang baik agar hal ini bisa

tercapai.

Oleh karena itu, tak jarang pekerja di bidang procurement memiliki gelar di

bidang akuntansi dan sejenisnya.