MANAJEMEN

PEMBELIAN

1
 MANAJEMEN PEMBELIAN
(PURCHASING MANAGEMENT)

Kegiatan pembelian merupakan salah satu

fungsi dasar dari sebuah perusahaan, fungsi
pembelian ini dikatakan dasar karena suatu
perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan
baik tanpa adanya fungsi tersebut. Fungsi
pembelian ini sangat penting untuk dikelola dengan
sungguh-sungguh karena ruang lingkup dari
pembelian tidak hanya sebatas bagaimana
manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme
pengadaan barang secara tepat waktu dan
2
sesuai dengan target harga, namun lebih jauh lagi
adalah bagaimana menetukan strategi kemitraan
antar perusahaan dengan suplier ataupun
pengguna barang maupun jasa menjadi lebih efektif.
Dalam penerapannya, secara sekilas fungsi
pembelian terlihat sederhana namun pada
kenyataannya terdapat suatu hal tertentu yang
harus diperhatikan, terutama yang berkaitan dengan
karakteristik barang yang dibutuhkan dan faktor-
faktor eksternal di sekitar perusahaan. Oleh karena
itulah manajemen dalam pembelian penting untuk
diterapkan dalam perusahaan.
Karakteristik barang menjadi perhatian khusus
yang berguna untuk menghindari kesalahan pada
saat melakukan pemesanan. 3
1. Definisi Managemen Pembelian
Pembelian (purchasing) adalah suatu proses
pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa
untuk membantu fungsi produksi dalam kegiatan
produksinya. Bagian yang menangani atau
melakukan pembelian ini adalah Purchasing
Department (Bagian Pembelian) atau biasa juga
disebut Procurement Department (Bagian
Pengadaan).
Proses pembelian adalah tindakan-tindakan
yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan
pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasa
dilakukan oleh bagian pembelian. Urutan kegiatan
bertujuan untuk memastikan barang yang dibeli
sudah benar baik jumlah maupun harganya. 4
2. Peran Pembelian Dalam Perusahaan
Pembelian mempunyai peranan yang penting
bagi perusahaan. Peranan tersebut antara lain
sebagai berikut :
A. Salah Satu Fungsi Penting Dalam Bisnis
Dalam perusaan selalu ada 6 fungsi pokok yang
dijalankan, yaitu creation function (Pencipta ide
atau gagasan), finance function (Pengumpul,
perencana dan pengawas keuangan), personnel
function (Pengelola sumber daya manusia),
purchasing function (Pengadaan barang/jasa),
conversion function (Pengubah bahan produksi)
dan distribution function (Penjualan barang/jasa
yang dihasilkan).
5
 Tanpa adanya salah satu fungsi diatas, sulit bagi
perusahaan untuk dapat beroperasi dengan
lancar. Sesuai dengan skala perusahaan
beberapa bagian tersebut biasannya dapat
dirangkap oleh satu atau dua bagian, tetapi
bagian tersebut tetap harus ada dalam suatu
perusahaan demi kelancaran perusahaan itu
sendiri.
B. Salah Satu Elemen Pokok Dalam Proses
Produksi
Tujuan dasar dari aktifitas suatu perusahaan
adalah mengembangkan dan memproduksi
barang yang dapat dipasarkan dengan
memperoleh laba yang maksimal.
6
Tujuan tersebut dapat tercapai dengan interaksi
yang tepat dari 5 elemen yg biasa dikenal 5M,
yaitu Machines, Manpower, Materials, Money
and Management.
Materials atau barang-barang merupakan
daerah kehidupan suatu perusahaan, dimana
barang tersebut dapat berupa bahan baku yang
nantinya akan diolah menjadi produk yang siap
dipasarkan. Tanpa adanya managemen yang
baik dalam mengelola pembelian ini maka akan
berdampak serius bagi suatu perusahaan.
Barang-barang tersebut harus tersedia dengan
mutu yang berkualitas, sesuai dengan waktu
yang dibutuhkan, jumlah yang dibutuhkan dan
dengan harga yang sesuai/layak. 7
C. Sebagai Bagian Yang Bertanggung jawab
Pada Outside Manufacturing
Hasil prosuksi suatu perusahaan pada umumnya
berasal dari 2 jenis sumber, yaitu buatan sendiri
atau dibeli dari perusahaan lain. Bahan yang
dibeli oleh bagian pembelian adalah
bahan baku atau bahan setengah jadi. Dari
proses pembelian yang dilakukan oleh bagian
pembelian inilah yang nantinya akan
mempengaruhi hasil produksi suatu perusahaan
atau dengan kata lain bagian pembelian adalah
bagian yang bertanggung jawab atas Outside
Manufacturing dan bagian produksi bertanggung
jawab atas Inside Manufacturing.
8
D. Sebagai Profit Centre Perusahaan
Bagian pembelian dapat dikatakan sebagai profit
centre karena bagian ini dapat meningkatkan
keuntungan bagi perusahaan. Pada awalnya
bagian pembelian dianggap sebagai cost centre,
karena bagian ini merupakan bagian yang selalu
mengeluarkan biaya. Tetapi ketika bagian ini
menekan sedikit pengeluaran dari proses
pembelian yang dilakukannya, makan bagian ini
dapat meningkatkan jumlah keuntungan yang
didapat suatu perusahaan.
E. Sebagai Fungsi Strategis Perusahaan
Fungsi pembelian dikatakan fungsi strategis
dalam perusahaan karena merupakan fungsi fital
dalam suatu perusahaan dan merupakan fungsi 9
 yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari
perusahaan.

Prinsip Dalam Manajemen Pembelian

Prinsip merupakan hal pokok yang dijadikan
pedoman dalam melakukan sesuatu. Dalam
pembelian juga mempunyai prinsip-prinsip yang
dijadikan pedoman. Prinsip Pembelian adalah hal-
hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian
yang perlu dijadikan pokok atau acuan. Fungsi
pembelian atau pengadaan dalam suatu
perusahaan diadakan bukan untuk dirinya sendiri,
tetapi diadakan untuk kepentingan bagian atau
fungsi-fungsi lainnya. Oleh karena itu prinsip kerja
dari fungsi pembelian harus diatur sedemikian rupa 10
sehingga mampu memberikan kontribusi yang besar
bagi keberhasilan perusahaan.
Isi pokok dari prinsip pembelian itu adalah
sebagai berikut:
• The Right Price
Salah satu dari prinsip managemen pembelian
adalah the right price. The right price merupakan
nilai suatu barang yang dinyatakan dalam mata
uang yang layak atau yang umum berlaku pada
saat dan kondisi pembelian dilakukan.
• The Right Quantity
Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu
jumlah yang benar-benar diperlukan oleh suatu
perusahaan pada suatu saat tertentu.
11
• The Right Time
The right time menyangkut pengertian bahwa
barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal
ini persediaan barang haruslah diperhitungkan
karena jika ada persediaan barang tentunya ada
biaya perawatan barang tersebut.
• The Right Place
The right place mengandung pengertian bahwa
barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan
pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli.
• The Right Quality
The right quality adalah mutu barang yang
diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan
ketentuan yang sudah dirancang yang paling
menguntungkan perusahaan. 12
• The Right Source
The right source mengandung pengertian bahwa
barang berasal dari sumber yang tepat. Sumber
dikatakan tepat apabila memenuhi prinsip-prinsip
yang lain yaitu the right price, the right quantity,
the right time, the right place, and the right quality.
Pada perkembangan purchasing managemen,
prinsip-prinsip pembelian tidaklah jauh berbeda, ini
membuktikan bahwa hal-hal di atas merupakan
sebuah prinsip.

13
14