OJT-OKTRK

Ringkasan penjelasan Pak Dedy (Sup. Etikal), Pak Suryo (Sup CHP), Pak Zuhdi (Sup. Apotek),
Bu Dini (CSO), Bu Dina (APJ), Bu Christina (KSL), Mbak Yustina (Adm. Logistik), Bu Tini
(Kagud), Bu Tanti (Adm Inkaso), Mbak Agnes (Inkaso), Mbak Yuni (Adm. Umum)
Selasa, 23 Juni 2020
POINT ORDER
1. Peran Salesman
a. Taking Order
• Mendatangi relasi ambil order ke AAM,
• Cross Up Salling (menambah item produk dan menambah quantity dengan cara
menawarkan produk di AAM).
• Salesman bisa langsung tanpa ENTERED dan langsung BOOKED untuk
pesanan REGULER
• Untuk pesanan POPO → yang input CSO
b. Penagihan
• Ada proses collection faktur → Menitip faktur ke relasi
c. Menawarkan program
• Berfokus pada program bulanan yang sedang berjalan terkait target value sales
• RB (Relasi Beli)
Banyak produk → Stimuno → Apotek banyak → 1 RB 1 Stimuno. Ngitungnya
perbulan/ harian juga bisa.
• RPB
Missal pada jangkauan tertentu 2020 → 1 tahun 5 x, dimana Relasi Beli belum
transaksi. Relasinya pernah beli.
• IB (Item Beli)
1 jenis stimuno 1 IB (Misal rasa anggur)
• IBR (Item Beli Relasi)
Nanti total dari pembeliannya, missal stimuno Anggur, Jeruk, Stoberi, maka
IBR= 3
Hitungannya jadi per rayon. Misal rayon X beli stimuno anggur 100, jadi IBR
nya 100
 d. Meningkatkan IBR
• Terjual di relasi.
• Untuk produk CHP, IBR minimum 7,5% sedangkan ethical 10% (dibandingkan
dengan tahun lalu)
• Jika kurang dari angka di atas maka QPA (tidak dapat intensif)
2. Peran Supervisor
a. Mengawasi Salesman
• Setiap hari (plan harian)
• Ada call plan dimana berisi kegiatan salesman yang akan dilakukan, target
hariannya, nanti ada pengecekan saat pergi dan pulang dari AAM (hasilnya).
• Saat itulah terbentuk EC (Effective Call), dimana dibagi berdasarkan jenis
salesmannya
o Jika apotek punya target 15, maka minimal tercapai 80% dimana
minimal 12, sehingga EC nya adalah 12;
o Jika hospital (RS Swasta, Klinik, Pemerintah)/ dalam kota minimal 6.
o Jika sales all (cover semua channel termasuk Apotek, RS)/ luar kota
minimal 12.
b. Break Down Target Sales
• Dilakukan di awal (1 bulan sekali)
• Dilakukan Adjust Target → Approval ke cabang, jika Yes maka ok, jika no
akan direject yang akan direvisi oleh Sup. Yang mengupload datanya.
c. Koordinasi dengan CSO
• Terkait orderan, kendala yang ada serta diskon yang mungkin diberikan.
d. Adjust Intensif 1 bulan sekali
• Untuk sales, dimana rayon jika sales tidak masuk di daerahnya (NA/ Not
Applicable) atau di luar mapping, kemudian di adjust untuk masuk ke sales,
caranya bagaimana? Kita ambil salesnya.
e. Monitoring sales harian/ DOT (Daily On Target)
• Pencapaian sales per salesman.
• Pencapaian sales per principal
 • Pencapaian sales per mingguan (Week On Target). Misal hari kerja 1-6, harus
minimal 4, jika tidak 4 tidak boleh (25%)
• Untuk DOT minimal 4%.
f. Monitoring program harian
g. Tender
• Proses Item Mized
• Upload via LPSE (Lembaga Pengadaan Secara Elektronik) Nama cari
• LKPP (e-Catalog)
3. Peran CSO Sales (Mbak Dini)
a. Proses Jualan (program tawaran lewat telefon)
• Penjualan (masing-masing principal lewat BM (Buisness Manager)
• Mennsharingkan program tersebut.
• Meeting lewat Supervisor (All salesman dan CSO juga ikut) (1 bulan/ sesuai
kebutuhan), tergantung program dimana ada evaluasi 2-3 minggu, salesman
juga melakukan meeting.
b. Memberikan informasi produk terkait Stok, ED, Program, Retur
• Relasi menelepon apakah obat ada atau tidak ? ED ? HNA nya berapa? (berasal
dari HO)→ Principal.
• Retur, mengacu pada ketentuan acuan yang diberikan oleh AAM (warna putih
merah tulisan AAM).
• Setiap relasi dan principal beda-beda (Hospital, Apotek, GT (General Trade),
Toko Obat, MTI (Modern Trade Independent), NKA (National Key Account).
c. Memback up dari salesman
• Terkait diskon produk
• Peran QS: Ijin RS, PAK, SIPA.
• Backup disini diartikan sebagai salesman pertama input order terkait program-
program yang akan diberikan kepada relasi, bisa lewat WA (CSO bisa cek di
sistemnya gimana)
• Nah sebelum cetak, masih bisa mengecek terkait pesanan relasi, apakah sudah
diberikan diskon tertentu (3-6 bulan -> ajuin diskon).
 • QS (Ijin Relasi) missal K24 Gejayan → Lewat PDA (Aplikasi salesman untuk
menginput) lewat handphone, jika merah berarti gabisa (tanya ke CSO)→ IIS
(Internal Information System), kemungkinan disebabkan antara ke tiga faktor
(1. Item Kosong (tidak berdasarkan kuota), 2. Kuota di HO, 3. Terkait Ijin
SIPA, SIA Habis. Jika sudah hijau maka bisa approve ke HO. Perubahan ijin
SIPA diajukan lewat form yang diajukan oleh salesman (bisa karena ganti APJ
→ pakai specimen baru), jika hanya memperpanjang dan tidak merubah data
cukup melampirkan ijinnya saja.
• IPOS (Apotek, RS yang ukurannya tidak besar), B2B (Be Two Be) → Untuk
rumah sakit besar, ada sinkronisasi data item.
Tanya Mbak Dini
Tugas baru; Relasi COD → Infokan ke Inkaso (Transfer)
Koordinasi dengan
Handling complaint → Pagi order misal ada keluhan dia harus handel dulu
Logistik → misal ada yang belum diantar → nanti hubungan dengan KSL
4. Proses Order Melalui Salesman
• Salesman datang ke relasi
• Salesman input orderan melalui PDA. ISCAPE (aplikasi).
o Input Order
o Cek stock
o Cek diskon
o Cek relasi (profil, alamat, TOP (Top Of Payement)/ Jangka waktu
pembayaran → 14 hari, 30 hari, order tanggal 1, RS (30 hari), Apotek (21
hari), Klinik (21 hari).
o History pembelian relasi
▪ Relasi Besar (PARETO).
▪ Duta IPOS (apotek dalam kota), untuk daerah kecil PDA.
▪ Status bisa 2, complete (selesai) → Cancel (batal), Pick (Barang
disiapin di gudang).
o Book order (order yang sudah pasti/ valid) kemudian keluar DO di Gudang
(dalam kota, luar kota).
 o Titik Tangkap
▪ Pastikan jenis dan jumlah produk sesuai SP.
▪ Memastikan SP benar.
▪ Jangan terima SP yang salah ada coretannya.
▪ Lakukan inputan lewat I-Scaps sesuai dengan SP Relasi.
▪ Tidak benar menerima SP yang bukan dari relasi langsung.
5. Proses Order CSO (CSO yang bisa nge rilis)
• Macam macamnya bisa regular, Inhealth, BPJS.
• Reguler
o Telefon, Email, Fax, WA, IPOS (Aplikasi AAM) Relasi bisa download,
untuk pesanan regular bisa 80%.
o Yang menukar orderan melewati email/fax/HP jika dalam kota adalah
XPDC.
o Untuk luar kota, jika sudah siap maka dilakukan XPDC dan salesman yang
memfollow up.
o Titik Tangkap
▪ Lewat Telepon
• CSO catat pesanan yang diterima dari relasi → Buku terima
order CSO. CSO WAJIB memastikan bahwa yang
memesannya adalah orang yang benar2 yang berwenang dan
memberitahu relasi untuk siapin SP dan Ketika datang siap
untuk diambil salesman.
▪ Lewat Fax
• CSO wajib konfirmasi ulang ke orang yang memang
berwenang untuk melaksanakan pemesanan dan
meningatkan relasi untuk siapin SP sebelum salesman
datang. Lalu CSO memberi paraf, nama relasi yang
ditelefon, tanggal dan jam konfirmasi di SP/PO fax sebagai
bukti konfirmasi.
▪ Datang Langsung (Mendesak) → Jarang
 • CSO wajib meminta SP resmi dari relasi dan memastikan
bahwa orang yang memesan adalah delegasi yang dilengkapi
surat kuasa (Order akan dibawa sendiri oleh relasi).
• Jika tidak bisa, maka CSO wajib konfirmasi ke relasi.
• Setelah SP diverifikasi dan diinput maka CSO memberi SP
ke KSL/ kagud untuk proses di Gudang.
• Jika memang relasi akan membawa sendiri produknya maka
CSO memastikan dia menunggu di ruang tunggu sampai
diserahkan oleh Gudang dan relasi WAJIB memberi stampel
dan tanda tangan relasi di DO.
• Inhealth (SIMO)
o Hanya tertentu, (asuransi swasta → Mandiri) yang kerjasama RS, Apotek
Swasta
o Hanya relasi tertentu yang bekerjasama.
o Aplikasi SIMO (Sistem Informasi Manajemen Obat) missal K24,
mendaftarkan diri→ ada spesifikasi.
o Order
o Lalu masuk ke tempat kita (AAM Jogja) → approve oleh Manajemen In
Health, dilihat ED (Expired Date).
▪ Jika dekat ED, diinfokan ke relasi jika mau pesan boleh, jika tidak
mau cancel aja (1 jenis yang dihapus dari daftar pemesanan obat).
▪ Jika ED nya jauh, bisa lanjut cek faktur, nah bisa keluar Inputan
• Inputan ada rilis (piutang habis, relasi susah bayar,
plafon/batas sudah di atas)
• Inputan tanpa rilis (Langsung ke logistic (Adm Gudang) →
ke Mbak Yustina. KCA, Kacab, HO masuk ke Mba Yustina.
• BPJS
o Asuransi Negara
o Relasi
o ARB (Apotek Rujuk Balik)
 o Prosesnya daftar BPJS → daftar ulang ke AAM → dapatkan harga BPJS
(Juga termasuk RS Swasta). Jika RS pemerintah, puskesmas, Dinas
Kesehatan (Sudah langsung otomatis) → LKPP Purchasing.
o LKPP hanya bisa diakses oleh Kepala Cabang
o e-Catalouge → Online (Lalu masuk ke sistem AAM, tidak lewat oracle,
lewat web open akses yang ada e-purchasingnya)
o Jika tidak bisa akses e-Catalouge maka harus login, karena ada relasi yang
belum punya.
o Item yang manual tidak semua bisa (fasilitasi PRB, RS Swasta BPJS).
o Ada beberapa kondisi yang terjadi (berdasarkan syarat tertentu, masing-
masing principal beda-beda)
▪ SP nya ? Ajukan email → Approve harga JKN → Input di web open
akses.
▪ BPJS, sudah didaftarkan AAM (Langsung dapat harga BPJS) →
Input di web open akses.
▪ Pengajuan Email.
6. IPOS, IPOS NKA, E Catalog, SIMO, LKPP
• IPOS merupakan aplikasi yang terdapat di relasi (download di playstore, sudah
diverifikasi + sistem AAM).
o Proses, syaratnya : pendaftaran melaluin verifikasi e-mail (Nomor faktur
transaksi AAM)
o Relasi bisa order diaplikasi, tanpa aplikasi (menunggu kunjungan sales,
telepon di AAM).
• IPOS (Mbak Dini)
o Aplikasi yang AAM sediakan untuk relasi belanja online.
o Semua relasi bisa
o Syarat: faktur +email+ no telepon serta terdaftar di AAM.
o Invoice, faktur → minimal 1x transaksi.
o Benefitnya: bisa jualan dan cek stok ED barang.
o Pembayarannya lewat virtual account.
 o Reward bagi pelanggan adalah: voucher listrik, OVO, Gopay, Dana,
Link, Bli2, Gramedia. Kelipatan transaksi dapat 1 point. Pendaftar
langsung dapat 50 point.
o Bisa dipesan saat AAM stock opname, proses kerja AAM dari jam 8-
16.
o TITIK TANGKAP → Status SO ENTERED sehingga CSO perlu
melakukan booked order dengan terlebih dahulu melakukan verifikasi
terhadap SO yang diinput oleh relasi.
• IPOS NKA (Mbak Dini) → B2B (dimerge, maaping item, kesepahamannya sama),
B2C (Input)
o TITIK TANGKAP → Status SO ENTERED sehingga CSO perlu
melakukan booked order dengan terlebih dahulu melakukan verifikasi
terhadap SO yang diinput oleh relasi.
o Syarat input No NKA
▪ Nomor PO Relasi NKA
• Dipastikan telah diinput dengan lengkap → kolom customer
PO di oracle.
▪ Kode vendor (dari HO)
• Dipastikan sudah ada nama PT AAM
▪ Tanggal ED PO
• Jangan input jika PO sudah Expired
▪ Total Harga di Faktur
• Harus sama dengan total harga di PO, selisih tidak boleh
lebih dari 1000.
▪ Diskon Faktur
• Besar diskon di faktur harus sama dengan besar diskon di
PO
▪ Produk di faktur
• Produk yang diinput harus sama dengan item produk di PO,
jika stock kurang akan tetap dikirim
▪ Satuan Item UOM
 • Sesuaikan UOM AAM dengan UOM PO yang diterima
(UOM = Satuan bisa box/pices).
▪ Input PO
• 1 Nomor PO hanya untuk 1 invoice → NKA (SP yang
kemarin tidak boleh dibuka lagi, hanya untuk 1 hari) + MTI
o Karakter khusus relasi di bawah ini
▪ Carefoour, Circle K, Gramedia
• RR harus sama
• Tanggal faktur bisa sama/ lebih dari tanggal RR (Receiving
Report) dari took, sehingga cabang harus input dengan
manual pick
▪ Hero, Guardian, Giant
• Untuk PO alokasi, CSO/Salesman wajib melakukan
konfirmasi kepada relasi.
• Khusus relasi Hero Group, PO harus dikirim sepenuhnya
tidak bisa dikirim Sebagian bila stok item yang tidak sesuai
dengan jumlah quantity di PO.
• Misalnya: Giant pesan item A 6 PCS, B 6 PCS, C 6 PCS,
stock di cabang, item A 6 PCS, B 6 PCS, C 2 PCS, CSO
hanya input item A dan B saja, C jangan dikirim.
▪ Lotte Mart
• CSO harus menyesuaikan pesanan dengan kelipatan UOM.
• Misal lotte mart pesan item A sebanyak 2 box, UOM 24 pcs,
sedangkan stock di cabang hanya 36 pcs, CSO input 24 pcs,
bukan 36 pcs.
o Proses order NKA
▪ Melalui B2B/B2C (sama aja). B2B singkatannya Buisness to
Buisness, B2C singkatannya (Buisness to Customer)
▪ B2B merupakan aplikasi dari AAM yang ditanam pada Apotek,
Hospital dll yang mau untuk diajak Kerjasama. Syarat kerjasamanya
adalah awareness teknologi, internet bagus dan siap memakainya.
 ▪ B2B akan masuk ke sistem AAM (PO/ Inputannya) via email
▪ Yang bekerja sama dengan kita adalah Alfamidi, ACE, Lion,
Carefoour, Lottemart.
o Order B2B/B2C dapat dilakukan dengan
▪ Cek Nomor PO
▪ Nama relasi (misal alfamidi), kadang HO memberikan Alfamidi
juga kota2 lainnya seperti Solo, jadi kita pilih yang Jogja
▪ Cek Harga
• HNA awal
• Diskon A dan B (HNA kurang diskon A kurang diskon B).
• Qty (Quantity) = 1 (nah ini harus dicheck) karena
hitungannya kardus, total jadi 70 buah.
▪ Koordinasi dengan Gudang dan Ekspedisi (dijatah 1 mobil saja) →
koordinasi Kagud → Cek ED. CSO juga koordinasi dengan XPDC.
▪ Dahulukan PO yang mau mati dulu (3-7 hari biasanya), berdasarkan
rute dan expaired product.
▪ Jika ada kenaikan harga HO AAM akan menginformasikan ke HO
alfa midi → Jika belum turun ke cabang hitung diskon lagi lalu
masuk ke PO System.
▪ Harga < 10 rupiah bisa edit price oleh CSO (Edit Price Adjusment),
jika > 10 rupiah ajuin diskon lagi.
▪ Klik dan tambah pembulatan (cek stock, ED jauh, Book) → jadikan
faktur. PO ditulis nomor Order.
▪ Masuk ke B2C (Entered) → jadi awaiting sipping, kemudian terbagi
2, yaitu rilis (masuk ke adm), tidak rilis langsung masuk ke Adm.
Logistik
▪ ED rata-rata NKA mintanya untuk barang → 1/1,5 tahun.
o Watson
▪ NKA tidak sama dengan B2B → Input Manual
▪ Cek PO
▪ Contoh lainnya ARB (Apotek Rujuk Balik)
 ▪ SP dari salesman
▪ BPJS → MOU sudah ada → web open akses
▪ Nama apt → pasti ada jika sudah terdaftar di JKN.
▪ Kemudian ACC → proses
▪ Status bisa S: Submit, A: Approve. S: hitam sudah pernah
disubmit, S hijau belum pernah submit. P: proses.
o Lion
▪ B2B (3629)
▪ NKA → Lihat PPN → Sangat menentukan. Jika sama tidak masalah,
jika tidak sama kita wajib menghitung lagi.
▪ Misal: ED < 1 tahun (dekat) maka → Reject → kasih reason. Di
HO ada data 6 bulan terkait service level (tingkat pemenuhan PO)
▪ DO harus disimpan dikasih ke PIC sup.
o ACE
▪ Urip sumoharjo → belum termapping → maka dilayani manual.
▪ PPN (max 5 rupiah) asumsikan harga sama
▪ Misal stok kosong, cek di CRM (ada 3 yaitu minta, alokasi atau
intransit)
▪ Minta artinya jika ada yang tidak muncul
▪ Alokasi (misal 3 barang ga ada), kemungkinan stoknya kosong.
Yang kosong gak boleh cancel semua lanjut jadi faktur. Maka dibuat
surat keterangan barang kosong → tagihan akan berkurang (RR=
Receiving Report).
o Hero
▪ Ada 3 frisial (1, 2, 3) harus kirim semua cash, hero, giant → wajib
konfirmasi
▪ Mau gak segini ? Cek ke relasi, HO (3 karton), HO Hero → cth
malioboro. Di outlet ada 3, tapi di Malioboro ada 1.
▪ PO dibawa pulang, lalu discan, kasih ke HO AAM.
▪ Kalau tidak boleh, kita tidak boleh melayani (terkait service level),
jika ok ya sip. Karena Hero maunya barang utuh.
 o Carefour
▪ Semua harus diganti
▪ Shipment+Priority → Manual pick → menyamakan tanggal di RR
▪ RR tidak sama maka tidak bisa dilakukan penagihan.
▪ Kita bisa cancel jika ada pergantian distributor.
o Satuan Relasi
▪ Kardus/karton utuh atau receh
▪ Wajib paham
▪ Edit quantitiy → tagihan sesuai → misal karton utuh, receh (ga
semua mau orangnya), tagihan setiap tanggal 15, masalah akan
mucul di bulan berikutnya). Indogrosir, Indomaret, Carefoour susu
ga mau receh, karena maunya karton utuh.
o 3 NKA
o Carefoour sudah tersistem
o NKA, B2C → Error/missed → PO ini diemail misal ga ada po nya→
cek ke ADM.
• E-Catalouge (BPJS itu kerjasamanya, e catalog itu sistemnya) = LKPP →
Hanya Pemerintahan
o Orderan lewat secara elektronik, dari RS pemerintah, swasta, Apotek PRB
(Pasien Rujuk Balik) yang sudah Kerjasama dengan BPJS.
o Pesanan obat-obat masuk BPJS.
o Apotek-apotek rujukan dari RS yang disediakan di apotek.
o Quantitiy order/ item/ harga.
o Tidak ada batas pesan → 100 box, 1000 box
o Secara elektronik.
o Panduan POM, Dinkes.
o Tersedia obat branded + generik.
• SIMO (Sistem Informasi Manajemen Obat) → Asuransi swasta, tidak dipakai
pemerintahan
o Sistem hanya untuk in-health → asuransi Kesehatan.
 o Hanya untuk RS/ Apotek yang bekerjasama dengan inhealth, diluar itu tidak
bisa.
o Prosesnya langsung masuk ke AAM (tergantung inhealth → AAM, tempat
lain).
o Tambahan: Untuk produk Dexa → ada juga Rhinos SR (ada tanggal upload
→ tanggal cetak → pastikan SP sama dengan tanggal upload, paling lambat
3 hari).
• LKPP (Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/ Jasa Pemerintah)
o Relasi yang sudah Kerjasama dengan BPJS, relasi RS Pemerintah.
o Input order di LKPP
o Orderan masuk ke penyedia untuk approval, reject.
o Jika approve sudah bisa balik kemudian relasi (RS) Approve Pejabat
Pembuat Komitmen jika ok masuk ke distributor keluar dalam bentuk PDF,
e-catalog.
o Informasi yang tersedia (Packed ID, unit kerja, alamat, NPWP, Budget,
Sumber dana, PPK, Item, Tenggang Waktu).
7. Proses Order POPO (SP datang duluan)
o INPUT Khusus CSO
o Obatnya Psikotropika, Prekursor dan OOT
o Relasi membuat SP terlebih dahulu, tergantung obatnya (Psikotropika,
Prekursor, OOT). Stesolid. Prekursor (Rhinos).
o Form SP yang dibuat sudah baku, tidak ada coretan, dikasih ke APJ/ QS →
Verifikasi.
o Jika lolos baru ke CSO → Input order di web order.
o Jika tidak lolos SP Kembali ke relasi (tidak lengkap → alamat salah,
coretan, penulisan, ijin-ijin). Ada checklistnya dokumen POPO, semua
harus lengkap. Maka harus diperbaiki. Jika sudah diperbaiki maka bisa
order lagi
o Titik tangkap
▪ Salesman datang ke relasi kemudian klasifikasi apakah pesanan
masuk ke POPO atau tidak.
 ▪ Jika iya maka, salaesman wajib verifikasi SP serta checklist POPO,
konfirmasi ke relasi terkait jenis dan jumlah produk.
▪ Jika SP tidak sesuai (format, jumlah, jenis produk, salah tulis, tidak
lengkap) → salesman wajib minta SP baru.
▪ SP harus ditandatangani oleh APJ relasi dan diberi stampel basah
(SP 2 rangkap khusus untuk POPO).
▪ Salesman membawa SP relasi ke cabang kemudian diserahkan
kepada QS/APJ untuk diverifikasi kesesuaiannya (berdasarkan
spesiemen).
▪ Jika SP sudah sesuai, akan ditandatangani kolom verifikasi pada
checklist POPO → QS memberi info bahwa obat POPO dapat
dilayani.
▪ Tidak benar menerima SP yang bukan dari relasi langsung.
8. Tipe Salesman
• Bergantung cabang.
• Salesman apotek (Mengcover channel apotek).
• Salesman all (Channel RS, Dinkes, Apotek, Klinik
• Salesman hospital (RS, Pemerintah, Swasta, Institusi (TNI, POLRI, RS
Pendidikan), Klinik
• Salesman Government (RS Pemerintah)
9. Tujuan Pembuatan Call Plan (Master plan)
Call plan terbuat dari (Makin ke bawah makin dasar)
a. Relasi universe (Relasi aktif dalam 1 salesman)
• Jumlah total/ keseluruhan yang ditangani
b. Master Call Plan
• Form master call plan
• Ada hari Senin – Sabtu
• Polanya order tagih
• Terdapat nama relasi, nama PIC, No telepon PIC, Habit order dan Payment
relasi → OP (Order Payement) → bisa kunjungan (order/ tagih)
• Payement (Sekarang transfer).
 c. Fix Call
• Yang sudah fix untuk dikunjungi setiap hari
• Senin Minggu ke I, II, III, IV → Ngacu di kalender kerja.
d. Call Plan Harian
• Isinya berdasarkan fix call yang dibuat.
• Ada relasi yang dikunjungi
• Plan (yang direncanakan)
• Un Plan (yang tidak direncanakan)/ UP.
• Aktifitas Market Exploration Salesman (Rencana kegiatan salesman/
penambahan IB/ Eksekusi Programn Fokus/ Avaibillity/ Visiabillity/
Recommended Follow Up kendala kunjungan terakhir).
10. Pengertian Discount dan Jenisnya
• Pak Dedy
o Lewat Oracle untuk ajuin diskon melalui sistem AAM.
o DIMAS
▪ COD (Cash On Delivery) → harus transfer dulu baru kirim barang.
• 0,5 + 0,75
• Input order
• Bayar (max hari → 2 hari: 0,75, sekian: 0,5, di atas itu: ga
dapet).
▪ EDR (Langsung Ajuin Ke Principal)
• Approve : history, potensi, program → dasar bisa kepakai
terus Januari- Desember → program
▪ SO (Selected Outlet)
• BM (Buisness Manager)
• 1 x pengajuan
• 1 x pakai
• Input order 1x aja
o Order Type
o Regular
 o JKN
o In health
o Discount Type
o Percentage
o Value
o Bonus non kelipatan
o Bonus kelipatan
o Isinya ada
o Nama relasi.
o Tanggal mulai kapan (s/d periode)
o Item level
o Principal
o Limit (Normal, kelipatan, sekali pakai)
o Active type
o Item Code
o RC → diskon dari kita (cabang)
o RP → Pinsipal
• DIMAS
o EDR (ada bukunya)
▪ Regular (yang ditujukan approval ke principal)
▪ Jika principal ajuin diskon 20% (Dexa) → No. PD (Keluar setelah
diajukan)
▪ Terdapat nomor, produk, kemas (otomatis), unit (60 tergantung
yang dipesan berapa), AAM% Reg ADO (Unit menyesuaikan
dengan principal), Principal Reg (ADO) 25%.
▪ Berlaku;
• 1 kali → jika mau pesan bisa ajuin lagi.
• Periode X/10 ke Y/10.
• Alasan lain: Tender, missal; 5% panel apotek, 20% dokter
on factur karena PNS, > 60 box → diambil 180.
• Pengusulan
 o Usul Cabang; Kepala cabang dan Marketing
o Usul HO; BM dan Principal
o Jenjang AAM → HO (cut di BM) tidak perlu ke
principal.
o DIMAS SO (Selected Outlet)
▪ Bisa lewat email.
▪ Tetap lewat form DIMAS.
11. Pendaftaran Relasi Baru
a. CSO (Mbak Dini)
• Jika data Relasi sudah lengkap
o Yang daftar bisa Instansi (Swasta/ Negri)
o Perorangan (dokter) → tidak bisa selain dokter.
o MTI (Modern Trade)
o Ada dasar persyaratan per channel (tergantung) bisa Klinik, dokter,
Institusi Government.
o Syarat eksternal: KTP, NPWP, SIA, SIPA → Ijin Apotek, RS,
puskesmas.
o Syarat internal AAM: Form relasi baru, form pernyataan
kepemilikan, spesimen, form pendelegasian.
o Jika sudah dicheck;
▪ Sesuai → Akan ada Follow up dari CSO, Salesman,
Apoteker, Sup. Relasi sudah cepat untuk didaftarkan.
▪ Bisa di email ke relasi dan bisa diambil di rayon.
o PIC yang ngecek persyaratannya;
▪ KSA (NPWP)
▪ QS (SIPA, SIA, Spesimen)
▪ Kacab (terkait TTD).
▪ KSL (pengiriman)
▪ CSO (yang terakhir masukin semua data nanti didaftarkan di
IIS) ke email HO/ CRM (Customer Relation Management)
(pak Karel)
 b. Mbak Dina QS
o Form pengajuan relasi baru
o Form pernyataan kepemilikan (bangunan dan faktur)
o Form specimen dari QS.
o Form delegasi (Lampirkan SIPA, Surat Ijin Sarana boleh Aping/ AA →
Surat Ijin kerja
o SIPA (apoteker)/ SIP TTK (Asisten Apoteker).
o APJ memfotokopi KTP untuk data QS specimen tanda tangan
(untuk cocokin). KTP: pemilik juga PSA (Pemilik Sarana Apotek).
o NPWP (harus ada)
o Foto sarananya (missal apotek/ RS) → plang relasinya.
o Salesman harus kunjungan (memfoto) supaya tidak fiktif.
o Verifikasi APJ
o Lalu ke KSL →pengiriman pakai titik- titik sesuai mapping nya/
territory → KSA, Kacab, Sup., CSO, KSL.
o Spesimen (APJ) form sudah ditanda tangani = sudah terverifikasi.
o CSO ajuin ke CRM (Customer Relation Management)
Tambahan Informasi
- Jika ada relasi tidak boleh ada pendelegasian ? Sebenernya delegasi itu tidak wajib, sifatnya
hanya untuk mempermudah (karena ada mungkin 1 apotek hanya ada 1 apotekernya)
Solusinya gimana ? Pastiin aja saat proses pengiriman ada orangnya.
- Ijin legal itu penting jika relasi apoteknya baru.
- Peran QS
o Terkait Verifikasi Obat (Reguler, POPO, CCP)
▪ Verifikasi SP → keabsahan SP Legal, kewajaran transaksi.
▪ Kenal relasi untuk proses kualifikasi pelanggan terkait POPO (kunjungan
relasi). Misal apotek X punya praktik dokter, ordernya banyak, PRB (Pasien
Rawat Balik), BPJS.
o Perijinan
▪ Tidak bisa melayani order karena adanya Expired Date → update tapi belum
kita lihat. Ada order transaksi.
o Relasi Baru
▪ Ijin sarana dan PJ (penanggung jawab) → klinik, sarana.
o Hubungan QS dengan Salesman
▪ Terkait laporan ijin update → CSO (form perubahan) → Buat CRM
▪ SP (DO tidak ada SP) → Follow up ke salesman
▪ Update spesimen (perubahan? Ijin sarana, Ijin PJ/ SIPA, alamat, delegasi,
adakah perubahan?)
o Hubungan QS dengan CSO
▪ Relasi baru.
▪ Perijinan → CSO → CRM.
▪ Koordinasi dengan CSO terkait inputan POPO
o Hubungan QS dengan Sup. (Supervisor) Sales
▪ Perijinan, Spesimen, SP (Surat Pesanan)
▪ Sebagai sarana untuk berkoordinasi antara QS dan Salesman karena QS
tidak secara langsung yang koordinasi dengan Sales.
o Hubungan QS dengan Channel (Hospital, Government)
▪ Perijinan
▪ Spesimen
▪ Surat Pesanan (SP)
o Memastikan produk sudah benar, kemasan CCP (sesuai ketentuan)
▪ Ada partai
o Mobil → Sterofoam
o Motor→ Coolbox.
o Sterofoam harus divalidasi, ada thermafrezze, tahan berapa jam
▪ 1 tujuan 1 relasi → Coolbox paling awal, misal ada 10 kotak
tetap 1 aja (sudah tervalidasi)
o Coolbox → tidak ada validasi, selalu dibuka dan ditutup, tidak
hanya 1 tujuan. Pastikan suhu tetap 2-8oC.
o Kenapa dibutuhkan pengecekan suhu ? Karena ada beberapa RS
yang akan menggunakan pencatatan suhu untuk akreditasi RS.
• Tambahan Mbak Dina
 o SP ditolak
▪ Stampel beda warna antara spesimen dengan di sp (misal
biru ya biru, ungu ya ungu) Apalagi POPO
▪ Minta dulu spesimen, baru bisa dibuka lagi
▪ SP tidak boleh paraf, harus tanda tangan.
▪ Jika tidak ada nomor SP maka wa salesman (tidak critical)
langsung konfirmasi
▪ SP tidak boleh ditipex, coretan boleh (ttd apjnya)
▪ CPB harus dikopi
▪ Contoh Psikotropika (Alprazolam, Clobazam, Sedacum,
Actavis (tablet sama sirup sekarang punya APL). Rektal dan
Injeksi contoh stesolid.
▪ Contoh prekursor : Rhinos
▪ Contoh OOT: Fludexin, Haloperidol
o Relasi Baru Datang
o CSO
o Sistem IIS
o Masa aktif apoteker dan apotek → merah artinya ke log →
ajukan perubahan → CSO → bisa order lagi
o Surat Penolakan Pesanan (SPP) → POPO
o Misal pesan Alprazolam 0,25 mg, dikasihnya 0,5 mg
o Untuk Alprazolam hanya boleh order 3 box per bulan
o Untuk Clobazam hanya boleh order 5 box per bulan
o Jika relasi (apotek) pesan 5 maka dikasihnya nanti 3
(Alprazolam), 2 nya nanti di buat SPP
o Untuk RS dan klinik tidak ada batasan
o Surat Konfirmasi Orderan (SKO)
o Untuk obat regular
o Tertolak atau tidak terlayani (kosong, keabsahan SP,
Ketidakabsahan SP)
TAMBAHAN PAK SURYO
1. CHP
a. Any (Pak Suryo)
b. Combo (Bu Titin)
2. Peran Salesman (7 pokok utama → Lihat di dinding ruang sales)
a. Preparation (Mempersiapkan sebelum ke toko)
i. Faktur/tagihan
ii. SKP (yang mau disoundingkan)
iii. Sales kit (ada produknya)
iv. POP (Promo ……)
v. Prestag (minta di toko)
b. Opening
i. Sudah di relasi, buka di relasi (nanya kabar)
c. Stock Checking
i. Produk + retur
d. Sales Presentation
i. Setelah cek stok, isi form CRC (Customer Record Card) (misal masih ada
sisa stock, maka stock yang mau masuk – stok sisa )
ii. Misal: Indogrosir, Giant, Lion (NKA)
iii. Nomor Value (tiap toko beda); SP (Stock Pajang), Stock Gudang (SG), ED
produk ( < 6 bulan, 6-12 bulan, > 12 bulan).
iv. Carefoour, Giant, SuperIndo Lion, Hypermart, Indomaret, Alfamidi (NKA)
v. Modern (MTI) Lokal → Pamela, Progo, Mirota
vi. GT (Tradisional) → toko susu (Istana Susu, Prima Susu)
vii. Berdasrkan ED
1. SG (Stock Gudang) misal tinggal 3
2. SP = 2 maka total = 5 (Estimasi → Sales Presentasi → Nulis →
menghadap ke pembelian
3. 2 I 3 → Estimasi → Order (ada program), promo 267.000 (sudah
ada)
viii. NKA
1. Promo tidak langsung keluar
 2. Estimasi tulis di kertas, jika ketemu → langsung ngomong
3. Value tulis, SP, SG, estimasi → kasih ke bagian order → NKA
Manager → PO lewat email (B2B)
ix. MTI
1. Tahapan kerja
2. Value beda-beda setiap toko
3. Format sama → SG + estimasi (langsung keluar)
4. PO nya manual
x. Toko
1. PO manual
2. PO sendiri
3. Contoh; ada kop toko
a. Nomor, nama barang (Pediasure vanilla), Order 6 pc
xi. Misal
1. CFC, Pediasure → tulis manual, stampel, ttd → difoto (punya luar
kota, format dari AAM) → seminggu sekali
2. Dalam kota → manual
xii. Progo dan Mirota
1. Print, ada formatnya, mereka ketik sendiri.
xiii. Menyampaikan program
1. Elite A, B, C → awal periode (awal kuartal)
2. Misal bulan May
a. Voucher belanja
b. Tiap beli 2 → voucher 50 rb untuk belanja (voucher
langsung dari principal)
c. Share program di awal bulan (h-3 harinya)
xiv. Abbot
1. 450/50 = 9 voucher → lihat budget
2. Bergantung SKP
3. > 450 ga bisa klaim karena Abbot ngunci di budget.
xv. Ada juga bergantung program
 1. Beli 2 dapat minyak goreng
2. Banded Product Minyak goreng
3. Jenis aktifitas
4. Kwitansi program (jelaskan di depan semua orang karena sistem
mengunci)
xvi. Pamela
1. Contoh PKP
xvii. Budget skp, PPH, Harga bimoli, 1 bungkus diwakili 2 Liter minyak, 58
botol/2 = 29 paket. Ada kwitansi, PPN 10%, PPH.
e. Ending
i. Tulis PO
1. Tagihan (jika inkaso), tanda tangan, SKP ditinggal/diambil.
f. Display
i. Stock dimana tinggal 2(Gudang di display ke depan (pajangan)
ii. Fotokan display
iii. Dipajang (POP)/ Promo, harga, price tag
iv. Nyusun kita sendiri, tanpa ada SPG.
v. MTI local (kayak di supermarket), NKA (Hypermart) → promosi (harga
dicoret), coret → ada tertulis periode tanggal sekian s/d tanggal sekian.
vi. Promo katalog/ Mailer/beda-beda (ada salah satu di buku katalog)
vii. In store promo di beberapa kota, toko di Jakarta, Jogja. Mailer baby, fair,
popok, sabun. Branded, turun harga, beli 2 kaleng, gratis biscuit.
viii. Alokasi budget → Yang meng acc adalah HO → Pop beda lagi di NKA.
g. Administrasi Reporting
i. Tagihan
ii. Waktu di foto stock checking → input CRC
iii. Aplikasi → ke toko langsung input CRC manual.
iv. Stock di toko lain
v. Input besoknya (paginya keluar di CRC) saat kunjungan toko
vi. MM (Mini market), Display, Gudang, ED= 0,6.
h. Tagihan (II)
 i. Administrasi reporting
ii. Tagihan diselesaikan
iii. Salesman nulis di CHP (Call Plan Harian → I)
iv. Stampel, rencana kunjungan, nulis kunjungan besok → fix call. Estimasi →
orderan dibantu, program khusus, track untuk program tittle
v. TTD sup (sore harinya)
vi. Harian (Bundling) → deal program banded → minta ini pas ending →
jumlah untuk bukti udah kunjungan ke sana.
i. Buat SKP (III)
i. Breifing sore
3. Kertas Kerja Salesman
a. Master Call Plan
i. Buat 3 bulan sekali/ per kuartal.
ii. Relasinya mana aja, relasi yang dipegang, Nama PIC → alfa midi, no
telepon, bisa ditemui kapan. O : Order, P: Payment → 1 tagihan.
iii. Kita tanya toko order kapan → Lanjut ke Fix CALL.
iv. FIX call (minggu ke 1, 2, 3, 4)
v. Bulan Agustus, ada minggu 1 sd 5. FIX call ngitungnya dari bulan Januari
(awal tahun), masuknya minggu ke 3.
vi. Turunkan barang di Jumat.
vii. Grooping sesuai wilayah/ territory (misal Bantul, Sleman) → tidak efisien,
sehingga dibuat searah agar efisien. Misal hari ini semua di Bantul.
viii. Pembagian jadwal
1. F1 → 1 bulan sekali.
2. F2 → 2 minggu sekali
3. F3 → 1 bulan 3x
4. F4 → tiap minggu
5. F8 → Seminggu 2x
6. Tergantung jumlah sales, pembelian (order) → kalau lambat.
ix. Fix call turun jadi CPH (Call Plan Harian) → Kamis 9 April, jadwal
kalender → Minggu ke 3. Nurun dari patokan di depan → plan.
 x. Misal Peni Kota Gede → estimasi sales dan mau ngapain disana
xi. Setelah input CRC → catat di relasi → UP (Un Plan) → tidak ada di
jadwal.
xii. Dapet PO berapa → 29 Juta. Produk ready all varian (stampel kunjungan)
xiii. Point penting: EC (total yang masuk), CRC (jumlah kunjungan), sales.
4. Peran Supervisor
a. Awasi salesman
b. Break down target → tgl 18
c. Koordinasi dengan CSO
i. Modern
1. PO Indomaret (pagi check) → NKA → Print, check, discount,
matinya kapan ?
2. Alfa midi : NO PO, Order date, delivery date.
3. Lion: No PO, Tgl PO, mati PO (tidak berlaku lagi setelah), terbit
sekarang hari ini langsung input.
4. Carefour → Input pas tanggal mati (h-1 mnati→ faktur ngikut pajak
→ tanya mbak Dini (sudah). Terdapat kode supplier, tanggal kirim.
5. Matahari dan Hypermart → < tanggal 18, input harus tanggal 18 ke
atas, po mati tanggal 23.
d. Monitoring Klaim
i. Dilakukan sendiri, tiap spv beda2
ii. Misal Progo (diskon), SKP → Periode tanggal berapa, budget (kayak
pamela), klaim, nilai klaim, nge klaim bulan apa.
e. Promo
f. Sales Harian
i. IBR
ii. EC (Effective Call)
5. Order di Salesman
a. Manual
b. PDA → CSO dan adm logistiK.
6. Tipe Salesman
 a. ANY, sani
i. Sales all (GT (Toko Susu Kelontong), MTI (MODERN), NKA
ii. Regluar (MTI, GT)
iii. NKA (pure NKA)
Istilah-istilah Yang Sering Digunakan
CSO : Customer Service Officer
DO : Delivery Order
COD : Cash On Delivery
CRM : Customer Relation Management
FF : Field Force
OOT : Obat -Obat Tertentu
PIC : Personal In Charge
ROM : Regional Operations Manager
SO : Sales Order
TOP : Term of Payement
Pesanan : permintaan yang berasal dari relasi sesuai surat pesanan yang dibuat relasi
Status Entered : Status Ketika SLM/ CSO sudah input pesanan dalam sistem namun belum
melakukan booked sehingga belum tercetak DO di Gudang.
Status Booked : Status Ketika SLM/ CSO sudah input pesanan dalam sistem dan memastikan
proses approval berjenjang berjalan sebagaimana mestinya

Pak Zhudi IPOS

Login → Masukin user password → Ada menu
1. Pesanan
a. Jenis SP (Reguler)
b. Jangka waktu pembayaran
c. Isi nomor surat PO
d. Kategori → Alkes/Obat OTC.
e. Daftar produk → Cari kuantitas, UOM.
2. Rincian Harga → Jika layer abu2 bisa dilakukan proses input.
a. Harga
 b. Diskon
c. Total
3. Unggah PO (option) → selesai → lihat riwayat pembelian.
4. Entered → CSO harus nge book dulu → tercetak DO.
5. Ordered Confirmation (CSO), In Process, complete → sudah selesai.

Pak Zhudi
-Beda Any dan Combo
1. Kalau any khusus any.
2. Kalau combo juga bercampur sama any, channelnya aja yang beda. Ada juga any khusus ethical
(stimuno, susu) jika dalam kota. Untuk RS dan bidan luar kota.
3. CHP →Salesman all, modern, tanpa RS, Apotek, NKA (Bu Titin).
 POINT KIRIM
1. Peran dan Tanggung Jawab Kepala Seksi Logistik
a. Perencanaan, pengkoordinasian, pengontrolan dan proses evaluasi kegiatan
penerimaan barang, stock untuk ke relasi dan penerimaan barang dari Gudang
cabang dan kegiatan administrasi logistic cabang.
b. Pengambilan sampling perhitungan stok untuk menghindari selisih stok →
Seminggu 2-3 kali. Fast moving biasanya yang disampling.
c. Perencanaan IWT (Internal Warehouse Training) → 1 bulan sekali (All tim
logistic, QS dan WQS serta kacab) → Bahas SOP.
d. Memastikan penyelesaian pengembalian barang recall ke GDR/pabrik.
e. Mengontrol proses retur pengiriman barang dan retur ED (Expired Date)/ rusak lalu
mengkarantina produknya.
f. Koordinasi dengan BLC terkait report prosedur kerja di logistic cabang, QS (audit
vendor) dan QA (standar penerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang).
→BLC (1 bulan sekali), Rentokil (vendor)
g. Membuat laporan kinerja logistik, stock opname, ketidaksesuaian penerimaan
barang di cabang.
h. Mengatur pembagian tugas di area logistik.
i. Mengevaluasi vendor maintenance terkait infrastruktur Gudang cabang.
j. Menerima tanggung jawab dari apoteker penanggung jawab pharma dan alkes jika
sedang berhalangan hadir.
2. Peran dan Tanggung Jawab Quality Supervisor + WQS
o QS
i. Review kelengkapan SP, spesimen relasi, kewajaran transaksi.
ii. Pelaksanaan audit internal QS untuk cabang.
iii. Koordinasi untuk penyelesaian CAPA dan temuan audit
iv. Membuat jadwal kunjungan ke BPOM dan Dinkes untuk membangun
komunikasi
v. Membuat rencana proses perbaikan di cabang.
vi. Membuat jadwal pelaksanaan sosialisasi prosedur AXIS
 vii. Membuat jadwal sosialisasi training dan sharing quality, IWT, CDOB dan
pengetahuan farmasi.
viii. Pelaksana proses kualifikasi chiller (1 tahun sekali) dan ruangan (3 tahun
sekali) (arahan SQM QA).
ix. Verifikasi status produk saat penerimaan, terutama jika ada penyimpangan.
x. Melakukan distribusi dan review obat POPO.
xi. Memastikan kalibrasi alat ukur berjalan dengan waktu yang ditentukan.
xii. Memastikan pengisian Lembar Pengamatan Suhu .
xiii. Melakukan monitoring ijin PBF dan SIKA agar tidak melewati ijin.
xiv. Mengawasi segregasi dan kelayakan staging in, staging out, karantina,
ruang penyimpanan.
o WQS Alkes
i. Pengawasan suhu penyimpanan alkes (dingin= 2-8)oC, Sejuk 15-25 oC,
suhu kamar 25-30 oC.
ii. Stok opname alat Kesehatan.
iii. Pengawasan proses retur dan recall sesuai ketentuan.
iv. Persiapan di cabang (audit eksternal logistic)→ principal, BPOM, Dinkes.
v. Mengirimkan laporan distribusi alkes secara tahunan.
vi. Download data logger harian (Chiller) dan mingguan (ruangan)
vii. Melaksanakan CAPA.
viii. Download data logger CCP saat proses pengiriman.
ix. Kalibrasi alat ukur ke QA atau menghubungi vendor terkait.
x. Memastikan adanya rambu-rambu seperti apar, jalur evakuasi dan spill kit.
xi. Simulasi alaram bulanan ke officer DC (Distribution Center).
xii. Pest control dilakukan agar Gudang terhindar dari hama.
3. Peran dan Tanggung Jawab Kepala Gudang
i. Memisahkan fisik barang berdasarkan locator sesuai sistem (FEFO) dan
sesuai spesifikasi produk.
ii. Memastikan ketersediaan material bahan kemas dan kelengkapan serta
kesiapan cool box thermafreeze dan thermometer penghantaran
iii. Membarikan arahan kepada tim gudang terkait stock opname
 iv. Melakukan verifikasi BBM (Bukti Barang Masuk) manual antara fisik vs
dokumen dan DO (Delivery Order)
v. Membuat Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) dan Laporan
Ketidaksesuaian Penerimaan Barang (LKP) serta melakukan pengecakan
fisik barang.
vi. Melakukan serah terima produk ke tim ekspedisi sesuai dokumen
pengiriman.
vii. Mengontrol pelaksanaan pengamatan suhu, kebersihan Gudang dan
pengarsipan LPG.
viii. Mengontrol barang ED (untuk dipisahkan dan diletakkan di karantina)
ix. Memastikan form DO sudah diberikan ke picker dan sudah disiapkan
barangnya.
x. Memastikan picking oleh petugas Gudang dan serah terima ke ekspedisi
sesuai peraturan perusahaan.
4. Peran dan Tanggung Jawab petugas Gudang
i. Incoming Checker
1. Memeriksa kesesuaian fisik antara barang dan kelengkapan
dokumen penyerta serta barang datang dari NDC, DC, pabrik atau
cabang
2. Pencatatan data sesuai hasil pemeriksaan pada form penerimaan
barang
3. Penyimpanan sesuai locator dan POPO
4. Melakukan karantina produk jika ada ketidaksesuaian penerimaan
barang.
ii. Picker
1. Mengambil barang di locater sesuai form pengambilan barang dari
Adm. Logistik
2. Memisahkan dan melaporkan barang yang ED/ rusak
iii. Checker
1. Memeriksa ulang barang yang akan dikirimkan dengan memeriksa
formulir pengambilan barang dengan fisik barang.
 2. Mengepak barang sesuai jumlah dan prosedur.
3. Melakukan penimbangan barang yang akan dikirim
iv. Loader
1. Melakukan serah terima barang yang sudah dikemas untuk
diserahkan ke XPDC.
5. Peran dan Tanggung Jawab Koordinator Ekspedisi (Jika ada)
Tidak ada
6. Peran dan Tanggung Jawab Petugas Ekspedisi (XPDC) dan Driver
a. XPDC
i. Melakukan penerimaan dan penyerahan dokumen pengantaran yang
diperlukan dengan Kepala Gudang/Petugas Gudang.
ii. Melakukan pengiriman barang sesuai standar pengiriman
iii. Serah terima dokumen pengantaran yang sudah di tanda tangani dan SP
relasi kepada Kagud atau KSL → Manifest.
iv. Melengkapi dokumen penerimaan barang dari relasi → DO POM (Bukti
Penjualan ke Relasi (tttd dan relasi)).
v. Menerima retur pengiriman dan menyerahkan ke KSL/Kagud.
vi. Melakukan penerimaan, kebersihan dan penyediaan faktor kebutuhan
pendukung kerja (motor)
vii. Menjaga barang kiriman selama dalam pengantaran.
b. Driver
i. Melengkapi dokumen pengiriman barang
ii. Melakukan pengiriman sesuai standar kirim
iii. Menerima COD tidak lebih dari 2 juta saat sekali shift pengantaran
diserahkan ke inkaso.
iv. Menyerahkan DO balik ke Kagud tepat waktu.
v. Menerima barang retur dan menyerahkan ke KSL.
vi. Memeilhara kendaraan kerja (Ada Form Untuk mobil → warna merah,
motor → biru)
vii. Menjaga keamanan barang sampai tujuan
7. Peran dan Tanggung Jawab Administrasi Logistik
a. Menginput data secara sistem untuk penerimaan barang (BBM/Bukti barang
masuk). Yang menerima adalah incoming checker → pedang (masukin barang
sesuai locator) → hen hold (cosmos), sekarang Namanya BPM (Bukti Produk
Masuk) → biasanya sub inventory 02 (suhu ruang).
-Print BPM (Produk) dan IR PO (Ibaratnya SP nya PO), ttd (incoming checker,
APJ, KSL). Isinya PBF/PAK, Alamat, izin cabang, NPWP, Supplier, Desc, No doc,
no, item number, unit, qty (TTD → apj, buyer, HO (nge book)).
-Nama produk, quantity, batch number, ED, kondisi (baik)/(rusak/pecah → LKP).
b. Mengarsip dokumen terkait penerimaan, penyimpanan dan pengiriman barang
seperti Receiving Report (seminggu sekali)
-PO (setiap hari dikumpulkan)
-IR (Internal Requisitazion) → ttd APJ, KSL, Kacab
c. Menyiapkan dokumen print pick slip dan faktur, DO, PO, DS→ sekarang manifest,
regular
-dalam kota yang diinput XPDC, luar kota dan pinggiran scan sendiri
-ada jam terima, tanggal, SP, No SP
-Lampiran faktur (adm inkaso → scan keluar faktur)
-Luar kota otomatis langsung ada
-Dalam kota Scan dulu oleh adm logistic
d. Melakukan proses input BBM retur
e. Membuat SPB dan follow up penyelesaiannya.
8. Peran dan Tanggung Jawab Quality Supervisor (SAMA DENGAN ATAS)
9. Proses Penyimpanan di Gudang
1. Pengadaan di Cabang
a. Ketika ada barang datang
2. Penyimpanan
a. Berdasarakn suhu penyimpanan
i. Dingin 01 (2-8)oC
 ▪ Alarm chiller, misal suhunya 2,4oC, sirine akan menyala antisipasi
jika nanti mendekati 2oC.
▪ Jika suhu 7,6oC, bazzer biru menyala dan jika > 5 menit maka bazzer
merah akan menyala.
▪ Jika suhu diantara 7,6-8oC, tidak akan menyala sirine nya, bazzer
yang akan menyala, jika > 5 menit maka bazzer merah akan
menyala.
▪ Suhunya 8oC, sirine akan menyala.
▪ Suhu naik diawali dengan bazzer menyala baru sirine menyala.
▪ Suhu turun tidak diawali bazzer (langsung sirine)
▪ 01 → AA
▪ AA.11.AA 12 AA.11.AB 12
▪ AA.11.AA 11 AA.11.AB 11
▪ Validasi alarm dilakukan 1 bulan sekali = tanggal 15 ke General
Affairs, cc QA AAM dan BLC. Yang dilampirkan adalah validasi
(ttd KSL, QS, Kacab) dan Log Report G4S.
ii. Sejuk 02 (< 25)oC
▪ Penamaan juga sama dengan suhu dingin
iii. Ruang 03 (<30)oC
3. Penempatan barang
a. Alkes
b. Ethical
c. OTC/ CHP (Consumer Health Product)
d. POPO
e. Bulky dan Retail
i. Pakai symbol L (bulky)
ii. Suhu sejuk BL, suhu ruang CL, 01 tidak menggunakan bulky
4. Tempat simpan dikualifikasi
a. Chiller 1 tahun
b. Ruangan 3 tahun
c. Baca kalibrasi, kualifikasi dan validasi !
5. Memastikan faktor dari selain penyimpanan (Stock Opname/ STO)
a. Harian
i. Cycle cone (sampling), dilakukan pagi (sebelum picking) dan sore
(setelah picking)
b. Mingguan
i. Dilakukan Stock Opname POPO.
c. Bulanan
i. Dilakukan setiap hari Sabtu minggu pertama oleh pedang + personel di
luar logistic (salesman biasanya) kemudian yang menginput CSO.
Tugas pedang/logistik adalah penghitung. Tugas non logistik adalah
pencatat dan penginput.
d. Laporan yang dikirim H-1 pelaksanaan STO → AXIS
i. QDR (Quantitiy Detail Report)
ii. MTL
iii. Report unorder
iv. Selisih Receiving Vs Inventory
v. Good Intransit
1. Kirim Jumat
2. Cabang medium, small → STO dilaksanakan Sabtu, H-1 STO
kirim ke BLC.
3. Cabang Big, Big +, STO dilaksanakan Jumat dan Sabtu.
4. Senin kumpulkan berita acara, STO
5. Pelaksanaan telusur dokumen dilaksanakan jika ada selisih (7
hari).
6. Jika STO tetap masih ada selisih dari 7 hari yang diberikan maka
dibuat lembar ketidaksesuaian dan pengajuan Adjusment Stock
(BBK (Bukti Barang Keluar) dan RSA (Return Stock
Adjusment). Kirim ke BLC, cc audit. BASTO dikirim ke audit
corporate dan BLC (H+1) yaitu hari Senin.
7. Selisih kurang dan selisih lebih ditambahkan dan diberi nama
quantity value.
6. 1 barang bisa 2 batch
a. Ditandai penandaan beda batch, segregasinya biasanya pakai kertas.
7. Sensor
a. Data logger (diamati)
b. Thermostat (tidak diamati)
c. G4S (trigger ke KSL) → KSA→Kacab→ROM→NOM.
8. LPS (Lembar Pengamatan Suhu)
a. Jam 08-16 (dingin) suhu dicatat per jam
b. Jam 8, 11, 13, 16 (ruang) jam 8 saat datang, jam 11 dan 13 digunakan untuk
melihat apakah suhu di dalam terpengaruh oleh suhu panas dari luar, jam 16
saat pulang.
9. Kelengkapan yang dibutuhkan
a. Data logger → penyimpangan (saat didownload) 1 hari sekali memakan waktu
yang lama
b. LPS dilakukan secara manual (butuh pengamatan)
c. LPG (Lembar Penerimaan Gudang)
d. Thermohigrometer → lihat kelembapan ruang, tidak dapat merekam. Dilakukan
jam 8, 11, 13, 16.
e. Pallet yang digunakan plastik.
f. Pest control pakai vendor Rentokil (Bait station)
i. Dalam Gudang: Lem
ii. Luar: Umpan
iii. Fly catcher (penangkap lalat yang ada warna lampu)
g. Genset 30-50 Kva
i. 2 hari sekali dihidupin
ii. Panasin 10 menit
iii. Service Genset dilakukan 1 bulan sekali → PKMA (Vendor)
h. Service AC dan Chiller
i. Tiap 3 bulan (Januari, April, Juli, Oktober)
ii. Merk AC dari HO → Panasonix
iii. PK AC tergantung dari kebutuhan
10. Proses Pengiriman di Logistik
a. Pengeluaran dimulai dari DO tercetak (DO POM sebagai arsip cabang,
Lampiran Faktur untuk penagihan) → warna kuning. Delivery order (bukti
relasi sudah menerima.
b. Pengiriman barang jika semua dikirim (barang ada semua) → 3 kelengkapan di
atas. Jika tidak lengkap maka akan dikeluarkan SKO/ SPP sebanyak 2 rangkap
(untuk kita dan relasi).
c. Komponen yang terdapat pada DO adalah Customernya siapa, alamat, No, SO,
tanggal dan jam (input)
d. Tipe: standar (Non JKN/ Reguler) atau kredit (pembayaran jatuh tempo) 4, 7, 14
hari.
e. Pengiriman: Berdasarkan Rayon.
f. No SP = No PO, halaman 1/1, Tanggal cetak → tanggal DO (fisik keluar).
g. Untuk jam, ada yang sama atau tidak sama (tidak sama diakibatkan adanya delay
sistem dan rilisan).
h. Cek : No, Nama Barang, Qty, UOM, Batch, ED, Locator.
i. Untuk APJ ada: Pharma dan Alkes.
j. Relasi wajib menyertakan; tanda tangan, nama, nomor ijin apoteker, stampel.
k. Tanggal terima; nanti diisi oleh XPDC/ Relasi, juga terdapat suhu kirim/terima
(min dan max)
l. Lampiran faktur dan DO isinya sama. Pada lampiran faktur berisi harga kotor
(setelah potong diskon), DPP (Harga bersih). Delivery order kemudian akan ada
tanda tangan lengkap relasi.
m. Ambil barang → scan barcode (01, 02, 03) Sealable lalu ke 00 (Subinventory)
Posisi ini masih menggantung pada sistem (secara sistem tidak tampak, belum
potong stock, tapi masih di keranjang)
n. Kenapa harus ambil dulu baru scan? → Status tidak berada di tempat, dimana
sewaktu2 ada audit pemeriksaan, akan tidak seimbang antara sistem dan locator.
Kedua akan mengakibatkan barang yang dikira sudah di staging out ternyata masih
belum diambil.
o. Untuk Produk Psikotropika harus diambil oleh APJ, kemudian scan lalu dicek
oleh checker (kasih inisial)
p. Dari checker → serahkan ke packer (Untuk di pak) cek lagi nama, quantitiy,
batch, ED.
q. Kemudian terbentuk seal → tempatkan sesuai rayon XPDC.
r. Loader (kagud/KSL) akan scan, kemudian barang yang semula di 00 akan hilang,
barang sudah diserahkan, di sistem sudah tidak ada.
s. Kirim
t. Akan ada DO balik (warna kuning), DO POM, Lampiran Faktur, 1 SKO.
u. XPDC Kembali.
v. Saat pengiriman ada 3 yang bisa terjadi
i. Gagal
1. Penyebab → Relasi tutup/ tidak ada APJ/tidak ada SP
2. Keesokan harinya bisa dikirim lagi.
ii. Tolak
1. Sebagian atau seluruh
2. Penyebabnya: ada barang yang terdobel dan ED nya pendek(tolak
Sebagian), relasi batal pesan
3. Kagud hen held tolakan → submit
4. Nomor SO sudah tertolak
5. CSO akan keluarkan (RMA tolakan)
6. Bawa ke KSL/ admin Gudang
7. Receive ke sistem
8. Info ke kepala Gudang (barang sudah ditolak)
9. Barang tolakan masukkan ke locator lagi
iii. Berhasil
1. Kagud
2. Adm Logistik (memilah) → DO POM, lampiran faktur
3. Lampiran faktur → ke Adm Inkaso,
4. DO POM → Ke Adm Logistik, pisahkan antara Etikal, CHP, Alkes
5. Lalu akan Flag v (Checklist)
 w. Pengiriman Berakhir Jika
i. Adm Inkaso sudah menerima DO balik dari Adm. Logistik (Lampiran
faktur)
11. Perbedaan proses pengiriman di setiap channel
a. NKA + MTI
i. Selain DO 3 rangkap, menyertakan SKO/ SPP.
ii. PO tergantung relasi, ada yang rangkap 2, 3 dan 5 (lihat dinding kaca
dekat pintu Gudang). Rangkap 2: Mirota, Lion, Alfamidi, Indomarco,
Indogrosir, Laris group. Rangkap 3: Carefoour, Giant/Hero, Lotte Mart,
Watson, Guardian, Gramedia, ACE Hardware. Rangkap 5: Matahari.
iii. NKA (Dokumen kembali lampirkan ke Receiving Report), tidak
diarsip tetapi dilampirkan pada lampiran faktur → Serahkan ke Adm
Inkaso.
1. Pengiriman harus datang ke relasi
2. Antri
3. Catat di buku
4. Memasukkan DO dan PO
5. Lalu dipanggil
6. Lalu masukkan barang.
12. Memahami proses pengiriman obat regular, POPO, CCP.
a. Untuk Obat Reguler dan POPO
i. Reguler
1. Proses sama dengan atas, picker boleh Pedang
2. DO balik → DO POM, lampiran faktur dan 1 SKO
ii. POPO
1. Proses sama dengan atas, picker harus APJ, cek kewajaran pesanan,
cek ijin apotek, ijin apoteker.
2. DO Balik Psikotropika → 2 kuning DO, SPP, 1 fotokopi SP.
b. Untuk CCP
i. Pengirimannya dalam coolbox 16 Liter,
 ii. Sebelum dikirim, conditioning 30 menit pakai thermal freeze (agar tidak
terjadi shock thermal) 2-8oC. PANTAU pakai thermometer.
iii. Wajib dikasih tahu untuk relasi bahwa produk CCP tidak boleh disimpan di
freezer tetapi di kulkas, showcase → serahkan kartu suhu.
iv. Coolbox → thermometer aja yang 1 terkalibrasi.
v. Proses pengemasan CCP → pakai sterofoam yang tervalidasi, misal ada 10
sterofoam, maka cukup diwakilkan menggunakan 1 termometer.
13. Memahami peran setiap posisi di proses pengiriman
a. Kepala Seksi Logistik
i. Memastikan pengantaran barang tepat waktu ke relasi.
ii. Mengontrol terhadap ketepatan jumlah stock barang, kesesuaian metode
pengepakan, dan serah terima pengiriman.
iii. Kontrol retur pengiriman barang dan retur ED/ rusak dan memfollow up
permasalahan yang ada.
iv. Melakukan control kesesuaian input data penerimaan, penyimpanan dan
pengiriman barang secara manual dan sistem.
v. Memastikan proses pengiriman barang yang dilakukan oleh petugas XPDC/
Driver sesuai dengan standar perusahaan.
vi. Melakukan pengawasan terhadap uang transaksi COD/ Cash on Delivery
dengan koordinasi dengan pihak administrasi.
vii. Kontrol terhadap alat transportasi yang digunakan tim ekspedisi.
Tambahan Mbak Dina
1. Menjamin logistic
2. Hubungan dengan vendor
3. Locator
4. Pengembalian produk ke Gudang NDC.
5. Prosedur kerja di logistic
6. STO (Stock Opname) Bulanan
b. QS dan WQS
Quality Supervoisor
i. Memastikan pengiriman sesuai DO POM (alamat kirim).
 ii. Memastikan thermometer untuk produk CCP terkalibrasi saat proses kirim
ke relasi
iii. DO Balik (Koordinator XPDC, dimana sebagai coordinator adalah XPDC
nya, karena tidak ada jadi langsung kepala Gudang.
iv. Dengan driver (terkait pengiriman→ alamat, ijin relasi).
WQS
xiii. 1 bagian dengan QS (terkait koordinasi) dalam menjaga Quality.
xiv. Kita PBF (AAM) sebagai distributor berlaku sebagai perantara. Misalkan
ada produsen, PBF, konsumen. Kita PBF berperan sebagai penjaga kualitas
barang sampai ke user (terkait penyimpanan suhu), serta selama proses
perjalanan. Juga memastikan kualitas dari NDC agar sampai ke relasi. User
yang biasanya ada adalah klinik, PBF.
xv. Misal ada SP POPO tolakan → kenapa ? Surat tolakan akan dibuat 2
rangkap → SP Copyan → stampel basah, asli ke QS dan copyan ke relasi.
xvi. SP tidak dilayani maka segera bilang ke relasi maka ada tolakan → nunggu
salesman → langsung diperbaiki.
xvii. Aspek Sesuai CDOB
c. Kepala Gudang
i. DO balik, tidak ada coordinator XPDC, jadi langsung proses DO baliknya.
Dilihat ada masalah apa ?
ii. Koordinasi dengan pengiriman dengan XPDC.
iii. Terkait Kondisi Gudang. Menjadi jembatan antara pedang dan QS (Kagud).
iv. Memastikan ketersediaan material kemas dan kelengkapan coolbox dan
thermometer pengantaran.
v. Memastikan pengiriman barang dan dokumen retur ED ke GDR NDC.
Tambahan Mbak Dina
1. DO Balik untuk luar kota (koordinasi dengan XPDC)
a. AAM kasih ke XPDC mereka juga rekap lalu kasih driver.
b. XPDC eksternal → vendor local (jadi ga bisa langsung
balek)
2. Membuat berita acara ketidaksesuaian barang.
 3. Mengontrol pelaksanaan checklist LPG dan LPS
d. Petugas Gudang
1. Serah terima barang (mengambil, checker, kondisi Gudang → LPS (Lembar
Pencatatan Suhu) dan LPG (Lembar Pemeliharaan Gudang) (Harian/3 hari/
Mingguan).
2. Membuat thermafreeze (setiap mau habis, 2 hari sekali, sehari berturut)
a. Serbuk direndam selama 3-5 menit hingga terbentuk gel.
b. Didiamkan 2x24 jam (memastikan apakah benar2 beku) → diberi
nomor batch dan pemakaian ke berapa. Maksimal 3 kali pakai. Atas
17, bawah 17.
e. XPDC (sama dengan atas) dan Driver
i. Driver
1. Cek alamat pengiriman.
2. CCP terkait suhu max dan min
3. Penerimaannya adalah APJ/ jika tidak ada APJ yang didelegasikan
oleh APJ.
f. Administrasi Logistik
i. Koordinasi tentang IR (DO balik NDC)
ii. DO ke relasi → kirim SP/ IR (Internal Requesisation)
iii. Barang masuk lalu ada SP 2 lembar yang dikeluarkan oleh adm logistik (1
untuk NDC dan 1 untuk arsip) dan diberi tanda tangan APJ.
iv. Verifikasi receiving point → 1 minggu sekali oleh QS, KSL/ Kagud dan
Pedang.
g. Quality Supervisor
i. Terkait DO POM, memastikan mengirimkan barang sesuai dengan DO
POM → Sesuai ijin. Misalnya yang mesen KF 70, apotek tersebut minta
kirim ke Malioboro KF, tidak dilayani karena alamat tidak sesuai ijin. Untuk
Dinkes (Alamat dan Gudang) maka DO POM dikirim ke alamat Gudang.
ii. Terkait produk CCP
iii. Memastikan Sesuai ketentuan
iv. Kalau pengiriman sterofoam pakai mobil, motor untuk coolbox.
 v. Alokasi Senin (tiap Minggu)
vi. Via darat (Rrabu) → Jogja, Solo, Semarang. Jogja masuk kiriman terakhir.
vii. Ada settingan cold storage.
viii. Kemudian APJ download data logger untuk menganalisa suhu apakah
terjadi penyimpangan suhu atau tidak. Proses downloadnya dilihat,
kemudian jika terjadi penyimpangan maka
ix. Karantina pada sistem dan fisik
x. Mobil jangan berangkat dulu
xi. Kasih tau ke QA bahwa ada penyimpangan suhu, dilihat apakah di awal,
tengah, akhir saat pengiriman.
xii. Jika sudah maka kirim ke principal apakah akan direlease atau tidak release
(maka akan jadi beban cabang).
xiii. Tim NDC salah jika tidak merekam, maka diminta sertifikat kalibrasi
sebagai back up an, tim transport punya rekaman suhu dari GPS.
14. Memahami proses pengiriman berdasarkan lokasi dalam kota, luar kota dan perifer
a. Luar Kota
i. Ada thermometer penghantaran (Relasi tertentu)
ii. Ekspedisi = 5 motor, mobil ada 2, modern market 1 mobil.
iii. Menggunakan manifest
iv. Jika lengkap → DO 3, jika tidak lengkap barangnya pakai SKO/SPP.
v. 4 rayon (Magelang, Temanggung, Wates, Purworejo, dan Kutoarjo)
vi. Serah terima → Sore hari. Loading hari ini, kirim besok.
vii. Pakai Indah Jaya Express (Reguler +CCP)
viii. CT kurir (area luar kota).
ix. DO Langsung keluar → langsung jadi faktur (invoice) → Langsung keluar
Inkaso.
x. Menu yang ada di manifest (View, Request, Submit a new request, single
request, ok, klik dari oracle, pilih AAM Manifest XPDC, klik date, shiper
code (Rayon XPDC), ok, Option → copy 1 → submit
b. Dalam Kota dan Perifer
i. Menggunakan IEX dan Manifest
 ii. Terdapat jam, tanggal relasi, suhu terima relasi, isi (SP lengkap) ?, No SP
→ Save.
iii. Serahkan ke QS (cek ttd, kelengkapan) → WQS.
iv. Lalu ada rekapan DO yang ada ttd dan yang tidak lengkap. Dibuat
persalesman kemudian → serahkan ke salesman untuk dilengkapi jika tidak
lengkap (ke relasi lagi).
v. DO sudah lengkap maka WQS menyerahkan ke adm. logistic untuk diarsip.
vi. Pakai Vendor GED Lintas Indonesia. Modern market → OAB (Obka
Mandiri).
1. Picking → pakai kode, menu picking (petugas Gudang), no. DO →
Scan Barcode → selesai
2. Checker
3. Loading (serah terima)
4. Checking DO
5. GED serah terima N dan Y→ sudah serah terima → scan (status DO
sudah sukses) → ke Adm Gudang → Inkaso → Tempel invoice.
vii. Tambahan Bu Tini
1. DO yang sudah dicheck checker → waktu kirim ke XPDC → scan
sesuai rayon → COSMOS. Serah terima, DO Kembali. Saat serah
terima maka scan → baru pindah ke 00 (sales belum jadi) (kalau
belum discan) → belum loading
2. DO sudah diambil picker → belum loading tapi serah terima dengan
XPDC → Status barang masih 00, sales belum terbentuk, masih
menggantung → jika sudah scan → confirm → ok (otomatis yang
tadi 00 udah jadi faktur/ sales)
Tambahan
1. Jika di Apotek, APJ meninggal, tidak ada delegasi, boleh dikasih gak obat yang dikirim?
→Koordinasikan dengan dinkes setempat → PSA (Pemilik Sarana Apotek) → Apt. sendiri, aping,
membuat siapa yang menjadi delegasi sementara, sambal menunggu yang akan jadi APJ siapa.
APJ ganti SIA ganti.
2. BPM → sebagai arsip AAM
 a. Packing list (putih) itu asli → serahkan ke NDC, stampel
aam cabang, ttd APJ dan stampel → print IR masing-
masing (klopkan kuning dan putih)
b. Kuning → copyan (arsip AAM cabang 10 tahun)
3. DO 1 (DO POM) → untuk arsip pemeriksaan, DO 2 (lampiran faktur) → Adm penagihan, DO
3 (Delivery Order) → Relasi
4. Lampiran faktur, alamat sesuai NPWP.
5. DO POM → Alamat sesuai relasi (untuk pengiriman)
6. Serter (serah terima) → Loading → Manifest antara Kagud dan XPDC. XPDC ada punya
barcode sendiri2, manifest beda2 tiap rayon.
 POINT TAGIH
a. Peran dan Tanggung Jawab: Kepala Seksi Administrasi
a. Perencanaan, pengkoordinasi, pengontrol dan evaluasi kegiatan administrasi
termasuk piutang di cabang sesuai prosedur yang berlaku.
b. Membuat rencana kerja administrasi cabang tiap triwulan.
c. Membuat estimasi collection/penagihan yang akan dicapai setiap bulannya.
d. Membuat perencanaan alokasi kebutuhan SDM (Sumber Daya Manusia) yang
berkaitan dengan operasional administrasi di cabang.
e. Melakukan penarikan data rekening koran dan cek data transfer tagihan relasi setiap
hari.
f. Melakukan matching invoice atas pembelian asset cabang.
g. Approval pengajuan relasi baru berdasarkan dokumen legalitas dan kredibilitas.
h. Membuat pengajuan PP (Pengajuan Pembayaran) dan PR (Purchase Requisition)
non budget.
i. Melakukan control terhadap kegiatan administrasi keuangan CHP dan kas kecil.
j. Memastikan kelengkapan dokumen claim program dan pajak untuk diajukan ke HO
claim.
k. Melakukan opname debitur tiap bulan.
l. Membina kemampuan karyawan di bidangnya.
m. Melakukan koordinasi dengan FAD (Finance Adm.) HO saat pengajuan budget
operasional cabang serta pelaporan keuangan cabang.
n. Melakukan koordinasi dengan BAC (Buisness Administration Control) terkait
bisnis proses dan operasional di cabang.
o. Melaporkan saldo bank operational secara mingguan ke Finance HO.
p. Melaporkan kelengkapan dokumen pajak ke Tax HO setiap bulan
b. Peran dan Tanggung Jawab: Inkaso
a. Mengecek transferan dari relasi di rekening koran Bank HT dan membukukan ke
sistem maksimal H+1 dari tanggal transfer.
b. Menyerahkan data dan dokumen pemotongan program untuk dicek dan difollow up
kelengkapannya.
 c. Melaporkan data relasi bermasalah (relasi warning) kepada KSA, dan mengusulkan
relasi yang akan dihold secara sistem.
d. Melakukan opname debitur cross rayon setiap bulan
e. Memfollow up kelengkapan SPP PPn dan PPh ke relasi wajib pungut.
f. Memfollow up debitur minus.
c. Peran dan Tanggung Jawab: Administrasi Inkaso
a. Melakukan pencetakan tanda terima tukar faktur secara harian.
b. Menerima dan memastikan kelengkapan DO dari Administrasi Logistik.
c. Menerima data dan dokumen pemotongan program dari Petugas Inkaso.
d. Memfollow up kelengkapan dokumen program ke team Field Force untuk
keperluan kliam ke head ofiice
e. Menyerahkan data dan dokumen klaim yang telah lengkap kepada adm. Umum
keuangan untuk diinput di sistem.
f. Membuat laporan DO yang belum diterima di atas 3 hari.
d. Peran dan Tanggung Jawab: Collector
a. Memastikan alasan pemotongan dan kelengkapan dokumen atau bukti potong
setiap ada pemotongan pembayaran oleh relasi sesuai ketentuan yang berlaku.
b. Melakukan control terhadap pencapaian collection dan past due relasi di area yang
menjadi tanggungjawabnya.
c. Berkoordinasi dengan FF terkait informasi dan kelengkapan dokumen retur.
d. Melaporkan setiap ada perubahan pola bayar relasi kepada Inkaso dan KSA.
e. Peran dan Tanggung Jawab: Administrasi Umum
a. Membuat estimasi untuk kebutuhan biaya operasional cabang serta mingguan
disesuaikan dengan budget biaya.
b. Membuat jadwal pembayaran vendor cabang.
c. Melakukan perencanaan kebutuhan ATK, GA, HRD, klaim yang diperlukan
cabang.
d. Menyiapkan laporan dan dokumen biaya untuk dikirim ke Head Office.
e. Proses pembayaran biaya operasional FF BSN sesuia ketentuan.
f. Menerima dan mencatat hasil tagihan dari COD dari petugas ekspedisi.
g. Menerima data dan dokumen pemotongan program untuk dibuat referensi.
 h. Melakukan matching PO pembelian asset
i. Mencetak rekapitulasi data klaim diskon ke principal dan kelengkapannya dikirim
ke HO accounting.
j. Mencatat dan merekap data karyawan di cabang untuk dikirim ke HO
k. Mengarsip surat masuk/keluar dan mencatat dalam buku surat masuk/keluar.
l. Melakukan opname kas kecil secara mingguan
m. Melakukan opname inventaris di cabang setiap bulan sampai dengan pengajuan
SPPAT ke Head office.
Ringkasan Mbak Yuni
1. Mengecek kebersihan serta ruang
2. Menjadwalkan beli ATK setiap bulan, Asset (Dexa dan Non Dexa)
dan kebersihan.
3. Collect berkas lamaran/ resign untuk dikirim ke HO
4. Memberi surat kuasa untuk giro, karena tidak semua orang dapat
akse giro.
5. Membeli tinta printer fotocopy → terlink ke HO (follow up)
6. Retur (nerima dari KSL) → Buku Merah, nota retur (warna biru)
untuk dilengkapi. Syarat data (Wajib Pajak Pembeli), Mengetahui
(APJ, SIKA, SIK), Salesman (penerimaan), APJ (Verifikasi), Kacab
AAM (Menyetujui), CSO (input). CN → Credit note., No Ref.
7. Retur ada PKP dan Non PKP (tiap senin sudah dikirim), dari AAM,
Relasi. PKP wajib upload pajak, jika tidak disertakan maka akan
reject lalu cari kenapa masalahnya lihat rekomendasi/arahan →
CSO → Perbaiki update nota retur. Jika selisih 5 perak (alfa midi
dan Indomaret), no EX faktur pajak, tgl dan nomor retur (gagal
impor dan reject) reject → ajuin berita acara manual (ttd KSA dan
kacab).
8. Selain itu (NKA), retur bisa dilakukan dengan flag (Microsoft) →
AR management (scan barcode)→ fotokopi lalu simpan diarsip
f. Proses pembayaran dan Penagihan di Administrasi
a. Pembayaran
i. Proses pembayaran → Tanya KSA
ii. Jenis yang dibayarkan
1. Vendor (setiap bulan)
a. Rahayu (ATK)
b. Sri Raja Master (Kertas A5)
c. Xpdc (Indah Jaya Express) → potongan PPH 23 SEBESAR
2% → Input KSL (Adm Umum). XPDC ini diperuntukan
untuk barang dan dokumen.
d. OBKA (kirim barang semua) → berdasarkan lokasi.
e. Pucung Jaya (CV) → dispenser kita sewa tiap 1 tahun kena
potong, bayar air tiap bulan, kita punya gallon ada 20, jika
sudah 10 galon yangh habis pesan.
f. Pembayaran vendor dilakukan pada minggu ke 2 atau 4.
g. Kurnia Tama (service AC) → 3 bulan sekali → ada potongan
PPH, ppn bayar sendiri.
h. APAR, Jika sudah ED maka dihubungi
2. Pertamina
a. XPDC → Pakai History Transaction Detail → KSL input →
Admin umum keluarin uang.
b. Top up ke aplikasi pertamina
c. Saldo 7 juta per bulan
3. Konsumsi.
4. Klaim bensin → Rabu sore sudah dimintakan
5. Parkir dari XPDC, pulsa 1 bulan 70 ribu → biaya sudah keluar, cap
paid (sudah lunas), kirim ke HO.
6. Uang operasional → RK → uang masuk bank (tagihan dan
operasional)
7. Listrik (tiap tgl 14) dan telepon (tiap tanggal 10)→ autodebit
(pembukuan)
8. Tagihan luar → kantor, sampah, keanggotaan (DP Farmasi dan
Galkes).
b. Penagihan
i. Faktur supaya tercetak akan di schedule (lewat 44 inkaso)
ii. Option → HPLJ- ADM → MFP → Printer → ok → schedule → periodic
(08.00-17.00) → re run every 5-10 menit (7 menit) → Iincremant → OK.
iii. Ada kiriman yang ditolak → akan motong → buat RMA (retur dan
koreksi) → buat CN & NR → Schedule (5-10 menit) → 7 menit →
completion run.
iv. Terima faktur → DO (lampiran faktur dan POM) → adm Inkaso → AR
Management (INVC Monitoring).
v. Lampiran faktur → dicek tanda tangan dan stampel → lalu scan (serah
terima dari Gudang kea dm inkaso)
vi. Yang tercetak Namanya faktur penjualan (putih) →10 menit.
vii. Tanda tangan → Kacab dan stampel
viii. Lalu klopkan/ pasangkan → faktur penjualan dan lampiran faktur.
ix. Masuk ke Inkaso → penagihan
x. Tambahan keterangan: Untuk luar kota, cari 1 untuk diklopkan, lihat
nomor DO, SO (jika ada sama produk tetapi 1 tempat yang pesan)
xi. Inkaso ada 3 di Jogja (pisah berdasarkan Collector) → per rayon, yang
menagihkan adalah salesaman. Jika collectnya kacab yang nagih Sup.
xii. Adm Inkaso → Pencairan
1. Saat collector penagihan → giro titip ke bank (lihat kapan
waktunya cair)
2. Setelah masuk ke RK (Rekening Koran) → Kliring
3. Giro belum cair → piutang belum cair
4. Kemudian input
5. HO menarik uang dari cabang, Debit ATS (Transfer Otomatis) ke
HO.
xiii. Setelah dari Adm. Inkaso → Inkaso
1. Terima faktur (menu pakai AAM Management)
2. Login → Inv-CN monitoring
3. Receipt dokumen
 4. Scan pada faktur penjualan (sudah per collector), sambal cek ttd,
stampel
5. Kemudian susun abjad (per rayon)
6. Masukkan ke folder tiap rayon
g. Memahami jenis alat pembayaran (cek/giro, virtual account)
Mbak Agnes dan Mbak Yuni
a. Cek/Giro → Mbak Yuni
i. Kliring → BCA
ii. Giro diterima → jatuh tempo kapan? Biasanya ke bank hari Senin
(seminggu sekali), biasanya salesman sudah diberi kuasa untuk kliring
sekalian. Jadwal di bank 08.30 pagi (sampai dengan).
iii. Pada GIRO terdapat → Nama relasi, nama bank, giro date (tanggal cair),
nomor giro (sama dengan giro), cek nominal giro (kadang salesman suka
salah masukin nominalnya)
b. VA (Virtual Account)
i. Menu AAM Management → ada invoice, tanggal invoice, yang mau
dicentang yang mana, bank (BCA, Mandiri, BNI, BRI) → dapat VA →
Kemudian transfer.
ii. Inkaso → tidak membukukan dari VA, karena sudah otomatis masuk ke
rekening HO.
iii. Masuk ke AR management (Buat cek/ monitoring VA) → PER RELASI
h. Memahami peran setiap posisi tim adm di proses penagihan
a. Kepala Seksi Administrasi
i. Membuat estimasi collection/penagihan pada setiap bulannya.
ii. Membuat kunjungan ke relasi perihal collection dan pas due.
iii. Merencanakan penyelesaian past due/debitur minus dan menentukan PIC
(Person In Charge)
iv. Menyetorkan uang hasil tagihan ke bank (PIC)
v. Validasi penjualan (release atau hold) terhadap relasi berdasarkan pola
bayar relasi melalui sistem.
 vi. Melakukan kelengkapan SSP (Surat Setoran Pajak) PPN dan PPH22
maksimal bulan berikutnya dari pembayaran.
vii. Melakukan kunjungan relasi perihal penyelesaian masalah penagihan.
viii. Memastikan tersedianya dokumen pendukung untuk proses penagihan.
ix. Memeriksa kebenaran data receipt yang diinput oleh Petugas Inkaso dan
petugas penagih (Berhubungan dengan Bank HT).
x. Memonitor pergerakan pola bayar relasi melalui laporan penagihan yang
berkaitan dengan usia faktur relasi.
Sehari-hari
1. Pemeriksaan DHT, mencocokan dengan pembukuan inkaso,
tanda tangan dan bukti setor.
2. Menyetor uang hasil tagihan ke bank (delegasi ke Pic)
3. Proses validasi transaksi penjualan (release atau hold)
4. Penarikan data rekening koran dan pengecekan data transfer
tagihan relasi setiap hari.
5. Proses rekonsiliasi bank HT (Hasil Tagih) dan bank operasional
untuk memastikan tidak ada selisih antara rekening koran
dengan pembukuan sistem setiap hari.
6. Kunjungan ke relasi terkait penagihan.
b. Petugas Inkaso
i. Membuat call plan dan kunjungan ke relasi untuk mencari informasi yang
berhubungan dengan penagihan.
ii. Membuat rencana kerja untuk perbaikan hasil tagihan dan past due.
iii. Menerima dokumen penagihan serta kelengkapan dari admin inkaso
iv. Menyiapkan dokumen penagihan (berhasil/gagal tagih atau kontrabon) dan
membuat DHT dalam proses penagihan dan tukar faktur sesuai jadwal relasi
v. Melakukan serah terima dokumen penagihan ke petugas penagih.
vi. Menerima dan mengecek kelengkapan dokumen penagihan yang Kembali
dari petugas penagih termasuk kelengkapan bukti pemotongan program,
retur, potongan PPN dan PPH22 sesuai prosedur yang telah dilakukan.
 vii. Melakukan konfirmasi sesuai call plan ke relasi terkait penagihan dan hasil
penagihan via telepon atau kunjungan relasi sesuai prosedur yang
ditentukan.
viii. Memastikan DHT close pada hari yang sama kecuali DHT luar kota close
maksimal H+ 1.
ix. Melakukan monitoring pola bayar dan kemampuan bayar relasi
dibandingkan dengan piutang relasi yang telah jatuh tempo.
x. Melakukan koordinasi dengan FF (Field Force) untuk hal yang
berhubungan dengan piutang relasi dan penagihan.
Ringkasan dari Mbak Agnes
1. Monitoring piutang
2. DHT untuk salesman (Daftar Hasil Tagihan).
3. Estimasi collection (penagihan)
4. Mempending tagihan jika relasi belum bayar.
5. Proses transfer → relasi ada habit baayar, pilih rayon, inkaso
transfer, kemudian dikasih bukti ke salesman/inkaso lalu bukukan
di receipt batches. Bisa dimasukin ke DHT Salesman (tanggal,
rincian, bank), AAM Receipt Batch Summary.
c. Administrasi Inkaso
i. Menjadwalkan rencana kerja untuk penyelesaian dan kelengkapan
administrasi penagihan dan dokumen klaim program.
ii. Print out invoice dan mencetak/email faktur pajak penjualan untuk
penagihan.
iii. Membantu petugas inkaso melengkapi dokumen pendukung untuk
keperluan penagihan.
iv. Melakukan penginpiutan KU ke Head Office berdasarkan data rekening
koran BANK hasil tagihan.
Penjelasan Bu Tanti
1. Adjusment (relasi pemerintah potong PPN dan PPH) → Ada bayar
sekian → sisa piutang gantung → maka diadjust
 2. Faktur naik → dari Adm. Gudang, ada schedule per hari, jika tidak
maka tidak ada faktur. Dalam kota scan → belum tercetak faktur.
Luar kota COD → Loader (langsung keluar faktur → ttd kacab →
diklopkan). Rayon U (luar kota), P (pinggiran), D (dalam kota) →
harus cari satu-satu saat diklopkan antara lampiran faktur dan faktur
penjualan → STO debitur → yang discan faktur penjualannya →
kasih ke inkaso masing2.
3. Persyaratan dokumen untuk instansi pemerintah.
4. Pencairan Giro.
5. Input KO ke HO beberapa kali.
a. Rekening → HO narik uang → minimal ditinggal 5 juta
b. Bu Tanti akan membukukan
c. Warkat (pencairan) → hari ini kliring (beda bank, lihat
besoknya), jika sama2 bank BCA bisa dilihat dari hal yang
sama
d. Collector
i. Menyusun jadwal penagihan sesuai area dan jumlah relasi yang menjadi
tanggungjawabnya.
ii. Melakukan penagihan berdasarkan relasi di area yang menjadi
tanggungjawabnya.
iii. Menerima dan memastikan kelengkapan dokumen yang berkaitan dengan
penagihan.
iv. Melakukan input hasil tagihan yang diterima ke sistem PDA secara real
time.
v. Menyetorkan hasil tagihan ke bank terdekat atau kasir cabang
vi. Menyerahkan dokumen penagihan yang tidak tertagih dan dokumen tukar
faktur kepada inkaso.
vii. Memberikan informasi kepada KSA (Kepala Seksi Administrasi) terkait
relasi dan penagihan.
viii. Berkoordinasi dengan petugas inkaso terkait penagihan piutang relasi.
e. Administrasi Umum
 i. Menerima dan menghitung hasil tagihan (tunai, cek, giro, transfer) dari
petugas penagih.
ii. Menerima dan mencatat hasil tagihan COD dari petugas ekspedisi.
iii. Menyerahkan hasil tagihan serta dokumen pendukung kepada KSA (PIC
yang ditunjuk oleh KSA) setiap sore.
iv. Membuat laporan ketidaksesuaian hasil tagihan yang diterima dari petugas
penagih ke KSA.
Ringkasan Mbak Yuni
1. Menerima Nota retur (dari KSL) untuk diberikan ke HO (mingguan)
setiap Senin berkas kirim ke HO, retur reject, laporan dari KSA jika
ada nominal yang salah maka dibetulkan.
2. Pembiayaan → klaim salesman.
3. Kasir → setiap hari (setelah salesman pulang) → Giro/Transfer
i. Memahami perbedaan proses penagihan di setiap channel
a. Rumah Sakit
i. Butuh faktur pajak atau tidak
ii. Kwitansi + faktur pajak + SP
1. SP yang ngambil salesman
2. SP dibuat relasi
3. Contoh RS di Jogja yang butuh kwitansi dan SP adalah JIH
b. Apotek
i. Fakturnya diminta secara online
c. RS Pemerintah
i. Buat BA (Berita Acara)
ii. SPK (Surat Perintah Kerja) → Kontrak
d. NKA (Mbak Erna)
j. Memahami istilah seperti Past Due, TOP, Tukar Faktur, DHT, dll
Mbak Agnes
a. Past Due
 i. Jika sudah lewat jatuh tempo yang ditargetkan. Nanti Inkaso bisa kasih 1-5,
kemudian, maka inkaso akan hold di menu CRM (AAM Customership
Managemenet).
ii. Jika sudah 6 hari tidak bayar akan dilakukan proses pending. Dan akibatnya
barang tidak diberikan ke relasi.
b. TOP (Top Of Payement) /Jangka waktu jatuh tempo
i. Untuk apotek → 21 hari
ii. Untuk RS → 30/ 45/ 60 hari. 45 hari biasanya Hermina, untuk 60 hari untuk
rumah sakit pemerintah → terkait birokrasi/ pemberkasannya yang Panjang.
c. Tukar Faktur = Titip Faktur
i. Pada form berisi no, no DO, No faktur, nilai faktur, Tgl jatuh tempo, NO
PO= NO SP.
ii. Tanda terima faktur asli ada di kita.
iii. Tanda tangan terima → AAM, Relasi → Ttd, stampel, Nama terang.
iv. Dilakukan saat penyiapan DHT, siapin jam 12, kasih ke salesman h-1 atau
hari h.
d. DHT (Daftar Hasil Tagihan)
i. Masuk di sistem Oracle → AAM DHT, New → Collector → DHT Number
→ Rayon (sesuai jadwal)
ii. Pakai ICON (Salesman)
iii. DHT ada dalam kota dan luar kota
1. DHT dalam kota → harus close di hari yang sama.
2. Luar kota ada 2 → Induk dan anak. Induk (close di Sabtu minggu
depannya). Anak (sama dengan dalam kota).
3. Beda Induk dan Anak. Induk itu ada penjadwalan (1 minggunya),
untuk anak (kontrabond dan pembayaran → per hari dari Senin,
Selasa, Rabu, kamis, Jumat, Sabtu).
Join Visit Bersama Pak Zhudi
3. Saat proses penagihan ada 2 yang diambil yaitu lampiran faktur dan ……. Lalu sampai di
logistic discan → Inkaso → Tercetak faktur penjualan.
4. Salesman ada jadwal kunjungan misal Rabu, maka sebelum Rabu akan di TTF (Tanda Terima
Faktur).
5. Bisa juga beberapa faktur.
6. Serah terima antara salesman dan relasi → faktur sudah kasih.
7. Menitip faktur → dilampirkan lampiran faktur, kadang sertakan PO, faktur pajak (bisa diprint
atau email)
8. TTF ada 2 lembar, 1 untuk relasi dan 1 untuk AAM yang diserahkan ke Inkaso (bukti tagih)
9. Misal tempo; tgl 1, maka 30 hari kemudian harus dilunasi utang dengan bawa faktur.
10. Sebelum ke relasi, pakai aplikasi ICON (Interactive Collection), dimana salesman cek
fakturnya dah sesuai (input inkaso) → scan masuk ke ICON.
11. ICON → Login → Synchronize → Ada DHT/ Invoice baru
12. Isi apliaksi ICON
a. Cek Invoice (faktur)
b. Standar payment (jika sudah penagihan) → udah titip → pelaporan (bayar/ tidak bayar)
c. Contrabond (titip faktur) → titip (Reason) → ttd penerima +stampel → bayarnya kapan
sesuai TOP.
iii. Jika sudah titip pakai TTF menagihnya, ga pakai faktur (karena sudah di mereka)
iv. Cocokin HP dan di faktur lalu submit.
v. Di HP ada tapi di faktur (kalau ada centang + submit), kalau ga ada submit maka ga
usah centang, akan didrop → Ok → Send → Sinkronisasi data →Sudah lapor ke Inkaso
→ Synchronize → Menunggu approval inkaso (bisa jadi ada perubahan, bahaya ada di
salesman).
13. Info TTF (Yang ada di Tanda Terima Faktur)
a. Nomor, Nomor DO, No Faktur, tanggal, nilai faktur, Tgl Jatuh tempo, No PO, Ketrangan
→ Jatuh tempo → misal 45 hari (tergantung)
14. Ada juga kasus sebelum titip faktur, tapi udah bayar, ada juga yang COD (Riwayat
bagus/Riwayat jelek) → Kejar diskon maka (tidak pakai TTF dan kasih pakai fakturnya aja).
15. Singkatan Penting
a. IEX (Intellegent Expedition) → XPDC
b. IPOS (Integrated Purchased Order System)
c. ISCAPE
 d. ICON (Interactive Collection)
16. Prinsipal yang dibawa (Hafalin aja), CHP, OTC, Vrigas, Herba Chough → QS cek kewajaran.
a. CHP → Dexa, Feron, PMA → Listnya ada
15. Saat pulang dari relasi → Kontrabond, closing DHT lewat ICON, stor tagihan, Stor TTF, Stor
Giro (Tanya Inkaso).

Tambahan
Hubungan Inkaso dan QS
o Hold → inkaso terkait penagihan, QS hold di perijinan → IIS → Ijin by sistem → tidak ke
hold
o Hold lapor ke kacab dan KSA.
o Ijin masih aktif tapi tidak ada APJ
o Ganti APJ (yang lama ga ada, yang baru ga ada)
o Pindah alamat gedung
o Jangan sebut ED
 POINT RETUR
a. Proses Penerimaan Retur di AAM
i. Titik tangkap: Salesman/ Sup/ Ekspedisi menyerahkan produk retur / tolakan kiriman ke
Kagud/ KSL dan APJ/ QS untuk dilakukan pengecekan kondisi produk dan kesesuaian
dengan DO/ Nota retur.
ii. Dokumen retur yang dilengkapi;
A. Retur Non PKP
1. Semua RS pemerintah, puskesmas.
2. Terdapat keterangan: Relasi, Tanggal, nomor faktur, produk, Qty, Batch, Alasan retur
3. Barang, jumlah, batch, ed → sesuai, maka TTD
4. Bawa ke CSO
5. Create no RMA
6. Masuk ke Gudang (KSL) → Receive secara sistem
7. Retur ED → Sub invent 25, jika batal → masuk ke locator biasa. Contoh batal:
diakibatkan salah input, misal salah pada kekuatan. Pesan 100 mg yang dikasih 200 mg
8. Jenis retur → ED, rusak, recall, batal, harga, konsinyasi, pailit.
9. Serahkan dokumen ke admin umum untuk keluarin cetak potongan retur.
10. Ada No nya.
Titik tangkap: Nota retur AAM yang sudah diisi dengan lengkap, diberi stampel relasi dan
tanda tangan relasi.
B. Retur PKP
11. NKA, dan RS
a. NKA harus upload faktur pajak
b. Returnya mereka segala jenis, baik ED maupun rusak
c. Prosesnya
i. Menerima retur
ii. Pastikan kesesuaian, karena NKA sudah ada nota retur sendiri, jadi kita ga
perlu sediakan nota returnya.
iii. Terdapat nama barang dan quantity saja → salesman catat ED dan batch
number.
iv. Bawa 1 lembar/ rangkap 2 → nempel dibarang dan untuk KSL.
 v. Cocokin barang dan dokumen
vi. Jika cocok → unorder receipt system → tidak ada di oracle (baik sealable atau
non sealable) → Tarik AAM (report unorder) → kasih ke CSO → uploadan
dah keluar → Kasih ke CSO → bikin RMA → Kasih ke KSL. Biasanya misal
upload 11 Mei keluarnya 26 Mei 2020 → proses system oleh KSL.
vii. Titik Tangkap Relasi Reguler (Non NKA)
Nota retur AAM yang telah diisi lengkap dan benar, lalu diberi stampel relasi
dan ditandatangani relasi → Print screen relasi sudah upload nota retur ke
DJP (Direktorat Jendral Pajak) → Copy DO (sesuai dengan ketentuan).
viii. Titik Tangkap Relasi NKA
Nota retur AAM yang telah diisi lengkap dan benar, diberi stampel relasi dan
ditandatangani relasi. Dokumen retur relasi.
C. Retur Relasi Khusus (Hanya untuk Relasi PKP non NKA) (Titik Tangkap)
a. Jika data belum lengkap, maka mekanismenya;
i. Form nota retur AAM tapi Print Screen upload nota retur relasi belum ada
ii. Ada komitmen dari relasi untuk upload nota retur sesuai nota retur AAM.
iii. Cabang mengajukan permohonan ke ROM untuk input unordered receipt dan
RMA.
iv. Email persetujuan ROM akan diprint dan dilampirkan di form Nota Retur AAM
untuk keperluan input unorder receipt dan RMA.
v. Sup/ Salesman memfollow up print screen upload nota retur dalam bulan yang
sama.
vi. Tidak semua pengajuan di approve oleh ROM (Tergantung penyebabnya).
Match Unorder Receipt (Cocokin → RMA untuk CSO dan Unorder KSL).

Receiving Transaction
Subinventory → 20 dan Locator.
a. Lengkapi RMA lalu berikan ke Adm. Umum
b. Balikkan KSL lagi
c. Copy 1 untuk arsip dan 1 untuk lampiran (Gudang)
d. (Create otomatis RSA 3 hari sekali lalu submit)
 e. Status dari draft (print 2x untuk PIC retur dan lampiran) lalu ditimbang berapa koli
dan berapa kg → Print AWB. Setelah submit yaitu waiting siping (proses cetak
BBK ATAU Bukti Barang Keluar) → menu print dokumen.
f. Form print dokumen → XPDC → LJR (darat) → RSA muncul (kg → koli) → v →
print
GDR (Gudang Retur)
a. Pakai Pihak ke 3
b. Yang dikirim adalah Barang + BBK
iii. PIC yang melakukan follow up print screen upload Nota retur / nota retur pajak ke relasi
(NKA) adalah; cabang → SUP dan Salesman.
HO; BAC, KAM, Adm Retur NKA.
iv. Pengecekan: produk retur dilihat (kondisi fisik produk, kemasan primer dan sekunder),
nomor batch, tanggal kadaluarsa dan kesesuaian fisik produk dengan dokumen pendukung.
v. Kagud/KSL/APJ/QS→ wajib menentukan produk tersebut apakah sesuai persyaratan
pada poin iv. (juga identifikasi apakah palsu/tidak).
vi. Retur yang berasal dari relasi sendiri yang langsung dibawa ke Gudang→ dilakukan
setelah ada persetujuan oleh loader (Kagud/ KSL/ APJ/ QS) dengan melampirkan data
pendukung.
vii. Gudang → menerima produk retur yang memiliki nota retur dari relasi, jika belum maka
SLM/ SUP/ASM memfollow up relasi untuk segera melengkapi dokumen retur.
viii. Bila produk retur yang diterima SLM belum memenuhi persyaratan retur, maka;
1. Letakkan di area karantina ruang retur dengan penandaan untuk memisahkan produk
yang sudah direceipt.
2. Untuk produk tolakan kiriman dengan kondisi baik (tidak sesuai item, batch, ed dan
salah/ tidak pesan), segera diletakkan di lokasi terpisah sampai proses receipt
dilakukan.
3. Waktu retur = max 1 x 24 jam
ix. KSL/ Kagud catat produk retur di buku retur.
x. SLM/ SUP/ ASM menandatangani buku retur sebagai bukti serah terima produk di kolom
yang sudah disesuaikan.
 xi. KSL → proses unordered receipt ke sistem menggunakan menu unordered receipt untuk
produk retur yang diserahkan oleh SLM/SUP/ Ekspedisi.
xii. Produk retur yang diinput ke unorder receipt belum tercatat sebagai stock cabang/ DC.
xiii. Proses unordered receipt tidak berlaku untuk tipe RMA koreksi, RMA replacement dan
RMA delivery.
xiv. Proses unordered receipt → acuan: User guide Unoredered Receipt.
xv. Jika ada kesalahan pada penginputan nama relasi/item/ qty dimenu unordered receipt,
maka KSL mengoreksi di sistem dengan menggunakan form koreksi unorder receipt untuk
mengeluarkan fisik produk dari sistem → User guide Koreksi Unoredered Receipt.
xvi. Petugas Gudang melakukan proses penyimpanan produk retur yang sudah di unordered
receipt oleh KSL di area retur.
xvii. SLM/SUP/Ekspedisi bertanggung jawab terhadap produk yang disimpan dan juga
terhadap proses retur yang sudah berlangsung.
xviii. Jangan lupa dilengkapi !!!!!!!
Tambahan Dari
b. Proses pengiriman retur di NDC
Umum
1. Kagud/KSL dan APJ/QS melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dengan fisik produk
yang akan diajukan.
2. Produk yang akan diajukan retur ke principal harus sesuai dengan syarat yang telah
ditentukan oleh masing-masing principal (Ketentuan AAM)
3. Jika ditemukan ketidaksesuaian dengan syarat yang ditentukan, maka kagud/KSL/APJ/QS
melakukan verifikasi atas prosedur retur
Pembuatan Dokumen Pengajuan Retur
4. Sesuai dengan batas waktu yang ditentukan oleh masing-masing principal. Dokumen
retur terdiri dari;
a. Dokumen Retur yang diajukan
i. PRBK (Pengembalian Retur Barang Kadaluarsa) → principal Dexa, dibuat
rangkap 5
ii. PRLL (Pengajuan Retur Lain-Lain (Tidak layak jual selain produk kadaluarsa))
→ principal Dexa, dibuat rangkap 5
 iii. SG/RP/RG (Spoil Good) → principal Actavis → rangkap 4.
iv. BAPB (Pengembalian Barang) → principal agencies → rangkap 4.
v. AWB (Bukti kirim oleh ekspedisi).
b. Distribusi Dokumen Retur yang diajukan
i. PRBK → Copy 1 untuk arsip Gudang cabang, asli + 3 lembar copy dikirim ke
tim GDR.
ii. PRLL → Copy 1 untuk arsip Gudang cabang, asli + 3 lembar copy dikirim ke
tim GDR.
iii. SG/RP/RG → Copy 1 untuk arsip Gudang cabang, asli + 2 lembar copy dikirim
ke tim GDR.
iv. BAPP → Copy 1 untuk arsip Gudang cabang, asli + 2 lembar copy menjadi
lampiran pengiriman produk retur ke GDR.
v. AWB → Copy 1 untuk arsip Gudang cabang, asli + 2 lembar copy menjadi
lampiran pengiriman produk retur ke GDR.
b. Dokumen pengajuan retur harus diisi dengan lengkap (lampiran sesuai principal
masing-masing).
i. Verifikasi Dokumen Pengajuan Retur
1. Kagud/KSL/APJ/QS → cek dokumen pengajuan retur yang dibuat pedang.
2. Jika ada ketidaksesuaian, Kagud/KSL/APJ/QS meminta pedang untuk
melengkapi Kembali.
3. Dokumen pengajuan yang sudah lengkap diserahkan kepada administrasi Gudang
untuk dibuatkan RSA oleh KSL pada sistem (mengacu pada User Guide
Pembuatan Return Stock and Adjusment (RSA)).
4. Pengiriman dokumen pengajuan retur dilakukan setelah RSA selesai.
5. Pengiriman dokumen ditujukan ke tim GDR di NDC untuk diteruskan ke
principal.
6. Tim GDR kemudian verifikasi dokumen pengajuan retur dari cabang.
7. Admin Gudang menyimpan arsip dokumen pengajuan retur yang sudah
dikirimkan.
8. Copy dokumen pengajuan yang disimpan sebagai arsip harus lengkap dengan
lampiran sesuai dokumen yang dikirim.
 9. Pengiriman produk sesuai dengan RSA yang dibuat cabang sesuai standar kualitas
Pengemasan produk.
10. Bukti pengiriman produk menggunakan BBK (Bukti Barang Keluar) yang
tercetak dari sistem oracle → Berita acara penerimaan dokumen dan produk retur,
dan AWB Ekspedisi.
11. BBK dibuat jadi 3 rangkap → Gudang 1 lembar. BBK disertai copy pengajuan
retur
12. Ditujukan ke GDR di NDC.
Dokumen2 yang ada
i. PRBK (Pengajuan Retur Barang Kadaluarsa) → Feron + Dexa → Ada nama PT,
catatan, tanggal → kemudian tanda tangan KSL dan kacab
ii. Actavis Spoilt Goods (SG)
iii. Selain Dexa dan Ferron dan Actavis → Pakai berita acara pengembalian produk.
iv. Indomaret → Retur NKA → Semaunya Indomaret.
v. Dexa → pada tanggal 20 sebelum E.D. → lebih dari tanggal 20 maka ajukan ke principal
→ approval ACC → Retur → Lampiran approval principal, termasuk distributornya.
C. Perbedaan proses retur pada setiap channel → Lihat poin PKP, Non PKP di point A
d. Peran tiap posisi pada tim logistik terkait retur
i. KSL
ii. Kagud
iii. Pedang
• Menerima barang retur dari KSL sesuai RSA
• Check ulang kesesuaian dokumen dan fisik
• Menyiapkan barang untuk mengirimkan ke GDR (lewat XPDC)
• Bertanggungjawab dengan KSL dan Kagud berkaitan dengan retur.
Penjelasan Mbak Christina Proses Retur ke NDC
1. Proses retur ke NDC
Web Namanya RSA (Return Stock Adjusment) → masukin ID dan Password (seperti oracle KSL)
A. Summary → Find RSA → Print document → RSA Form → Sub Inventory → Report
B. Untuk melihat status RSA yang sudah dibuat pilih draft dan waiting approval.
C. Tipe RSA adalah eksternal, non beban, personal, perusahaan, principal. Eksternal
(perusahaan di luar AAM, contoh: XPDC (Rusak, hilang) lalu pilih ekspedisi apa).
D. Aduhkan adjust batch → fisik dan sistem (mungkin ada yang beda), tidak ada biaya yang
dikeluarkan.
E. Personal → petugas Gudang mecahin barang (bentuk tanggung jawab → Adjusmentnya
disesuaikan dengan nama yang pecahin barangnya).
F. Perusahaann → ada barang E.D → Ditanggung oleh (bisnis, perusahaan, cabang), selisih
stock yang menanggung → perusahaan.
G. Principal → Donasi, LKP kurang kirim, retur (catat), retur (Discontinue), Retur (ED), retur
(recall), retur (rusak). Contoh; ada perusahaan yang tidak menanggung beban ke cabang.
Tanggung jawab → Novordisk (tapi barang tetap dikirim ke GDR, karena kita tidak bisa
memusnahkan sendiri).
H. Awal bulan → Nge Run → Retur ED.
2. Distribution Planner
A. Mengingatkan cabang untuk retur per cabang
B. Sub inventory → 23 (rusak), 25 (ED), 26 (Other Discrepencies → Adjusment Batch
Number), 27 (Karantina)
C. Ada produk N-1 (bulan) → harus pindah ke 25 (non sealable) → agar tidak terjual.
D. Subinventory transfer → CELO 004; FLEX 001 (misal)
E. Pindah sub dari 02 → 25, Locator, to subinven. 25, to locator (biot%), jumlah yang
dipindah, LOT/ serial (batch number dan ED), Done. Contoh untuk ED (misal ada 2, pilih
yang mau dipindah). Flexor (September ED) → harusnya baru bisa September, ini bulan
Juli (tapi kalau sudah ada perintah DP, maka kerjakan: Buka RSA form → pilih principal
(rapel for principal) →
1. Dexa Medica
2. Beban Principal,
3. Settelment → Retur ED
4. Subinventory 25 (ED)
5. Charge → Principal, misal Personal, barang hilang, sub inventory 23, nama orang
logistic (Pedang, KSL, Kagud)
 6. 25 → muncul semua produk Dexa → pilih aja → choose condition, kemungkinan
ada 2, yaitu ED (Dokumen, ED kemasan utuh, baik, dimusnahkan), cacat pabrik (kemasan
utuh, hilang, kemasan rusak, pecah)
7. Referensi description → Email yang nyuruh (checklist → save). Charge →
principal.
8. Setelah disave → draft → approval selanjutnya (jenjang KSL, Kacab, Gudang
Rretur) → submit → status jadi waiting approval (menunggu approval) → minta kacab
approve → email. Dari waiting approval pindah ke waiting sipping (sudah siap kirim ke
GDR) → Dokumen yang disiapkan (print halaman jadi 2) → dokumen pendukung (lihat
RSA → Dokumen (nota retur dan faktur penjualan) →
9. PIC retur → nimbang → 1 RSA (koli/kg), kolinya bebas, timbang berapa kg →
masuk ke print dokumen → pilih XPDC (LJR) Lestari Jaya Raya (Service Regular) →
choose moda: darat → total koli dan kg (muncul biaya perkiraan) → find RSA (pilih RSA)
→ Printer: No. Print (AWB → surat jalan XPDC) disana terdapat tanggal print, jam, nomor
resi, cek dimana, kepada yang dituju, nomor dokumen, XPDC, Service, Jumlah koli/kg →
tunggu 10 menit → print dokumen → print → Find AWB → Choose AWB → Salah satu
(Kertas 4 play) → pilih centang → Print BBK (Bukti Barang keluar) (asli dan rangkap),
rangkap 1 untuk cabang, rangkap 2 untuk admin HO →GDR (nota retur, copy lampiran
faktur)
10. Untuk dexa merupakan PRBK, siapin BBK dan AWB.
11. Barang dikirim dengtan lead time 3 sampai 4 hari.
e. Peran CSO dalam Retur
i. Membuat RMA
a. Jenis Retur ada eksternal, recall, sama Koreksi. Untuk membuatnya ada berkasnya
yang diminta. CSO memastikan berkas dan ketentuan retur sudah sesuai. Ketika
sudah diverifikasi oleh KSL → CSO bisa lanjut untuk memproses RMA.
ii. Teknis Terkait retur NKA
1. Pasti pengusaha kena pajak kalau NKA.
2. Terbit nota retur selama merupakan produk AAM.
3. Pengusaha kena pajak umumnya upload dulu → bulan berikutnya baru retur.
Pengecualian NKA
 4. Retur dulu baru upload
5. Segera diambil barangnya (seminggu sebelum) agar bisa dimusnahkan.
6. Misalnya Indomaret ada retur → maka harus diambil, outlet punya wewenang
untuk memusnahkan produk jika tidak diambil.
7. Terbit nota retur → jika AAM yang megang principal itu harus segera diambil.
8. Jika bukan AAM lagi yang memegang principal tersebut tapi masih diterbitkan
ke AAM tanpa ambil barang dulu akan langsung ditangani HO → BISA
LANGSUNG DITOLAK.
9. Yang mengerjakan KSL.
10. Bisa dititipkan ke XPDC dan salesman berkewajiban untuk follow up
11. AAM cek salesman → petugas Gudang →SO (Stock Opname) → Cek Batch
→ serah terima KSL → Cek lagi di KSL → Tulis di buku merah (retur).
12. Fungsi; untuk menandai retur sudah dilakukan → KSL dan salesman tanda
tangan lalu diserahkan ke KSO dan KSA.
PKP
13. Digudang →harus Receipt, sebelum CSO.
14. Berkas yang banyak → CSO untuk proses lanjutan, harus chros check inkaso
apakah sudah upload retur
NKA
15. Upload bulan ini, pajak bulan depan → belum bisa
16. HO kasih uploadan retur, KARENA biasanya itu HO kasih area Jawa Tengah
(semarang, dkk, Jogja), kemudian Retur oleh CSO.
Hal Penting
i. Gudang (Item Beli dan Batch)
ii. Inkaso → Value
iii. CSO → coba hitung X + Y = Z
iv. Nomor retur belum tentu sama dengan nomor retur barang.
v. HNA = DPP (Item dan Harga). Selisih max 1 rupiah
f. Jenis Retur (Gagal Antar, ED, Recall, dll)
ii. ED (RMAx sama)
iii. Recall
 1. Dikomandoi oleh HO/ Interco
iv. Gagal/ RMA koreksi
1. Retur sebelum jadi faktur (biasa dalam kota dan perifer) → Casenya jika
belum discan. Jika sudah discan maka pakai nota retur.
g. Klasifikasi Retur Per Principal
a. Lihat Fotokopian dari Kertas merah putih

Tambahan Istilah Retur

1. Kata kunci di PKP dan Non PKP
2. KSL dan Kagud berperan
3. PRBK (Pengembalian Retur Barang Kedaluarsa)
4. PRLL (Pengajuan Retur Lain Lain)
5. SG → Spoil Good
6. BAPB (Berita Acara Pengembalian Barang)
 POINT KLAIM
a. Proses Klaim Ke HO (DISKON, DLL)
Pak Suryo
Syarat Klaim (NKA) → Trade
b. SKP (Surat Kerjasama Program)
c. Kuitansi
d. Sale out penjualan
e. Dokumentasi (foto)
f. NPWP Relasi
Istilah : Listing (pakai faktur saat pertama buka)

Dari Bu Tanti
Teknis
Sampel, Traches, email dan password → SUP → Program → Assign (contoh Becton Singapore)
→ ada yang Indonesia → Info ke klaim (Nasional) → novelin ke BDF (yang membuat
nasional, bukan cabang).
1. STR (Djembatan Dua)
a. Sampel DD → Asign
b. Asign to : Djembatan Dua, ambil symbol yang ada titik.
c. Submit → Generate
d. Keluar (Logout)
2. Masuk ke administrasi
a. Traces → klaim cabang → submit claim
b. Sebelum itu discan dulu
c. Lampiran faktur penjualan
d. DO (Delivery Order)
e. Faktur pajak
f. Sampel → ttd (Surat Pengantar Produk/ SPP)
g. Form permintaan produk sampel → approve, ttd persetujuan
h. Pilih salah satu → submit
i. Claim info
 i. Kuitansi → Principal
ii. Potong tagih ada 3
1. Yes + Invoice (Bank HT)
2. Yes – Invoice (Bank HT)
3. No (Bank Operasional)
3. Semua dokumen yang harus terisi
a. PPH → tidak memotong, PPH motong → Program Ani (Aboot)
b. Supplier → Semua CHP
c. Pph tipe 23, kalau banded pasang spanduk, net PPH
d. DPP
e. Faktur pajak, jika ada di hapus
f. Calculate
g. Total amound → Adjust → supaya nanti mau diklik.
h. Tax date → faktur pajak terbit kapan? Terus close.
i. Note: diisi faktur
4. Lampiran dokumen
a. Invoice
b. Persetujuan principal
c. TT (Tanda terima)
d. File → DD → submit
5. Buat AWB (warna hijau)
a. Claim
b. Surat pengantar → Print
c. Dilampirkan permohonan pembayaran (ttd di permohonan)
d. Ada tahun, bulan, tanggal, nomor urut
e. Uraian : sampel DD, PT Djembatan Dua → jumlah → simpan di amplop (di luar
→ claim ditulis), PIC nya berbeda2.
f. Ada yang diemail ke HO → Kertas putih → AWB (pandu logistic), jalur udara, cc
KSA Yogya.
g. Tiap awal bulan → lewat tanggal 15, bulan berikutnya tidak dapat melakukan claim
6. Diskon
a. Sudah tidak ada, karena semua keputusan HO.
b. Klaim2 program aja
1. Untuk Produk Live Saving
a. 24 jam harus dilayani secepatnya
b. Yang menjadi PJ: KSL (yang hanya boleh megang kunci)
c. Nanti diletakkan di tempat yang bisa langsung diambil oleh Sup dan sales →
berdasarkan rayon.
d. Kalau pas jam kerja → letakkan di CSO (Buku Khusus)
2. Kunjungan Bersama Mas Prass Ke RS dan Apotek (XPDC/Pengiriman)
a. Pegang DO (Alamat) sesuai atau engga
i. RS Bethesda → Sesuai (Jalan Jendral Sudirman)
ii. Apotek Godean →Sesuai
b. CCP
i. RS Bethesda → 2-8, thermometer yang digunakan 1, catat suhu min dan
max
c. Serah terima Bersama APJ?
i. RS Bethesda → Iya, ada 1 apoteker di Logsitik RS
ii. Apotek → Tidak, perwakilan PIC ALKES (Karena tidak ada peraturan
terkait yang menerima alkes harus apt).
d. SP, ttd, Apa yang diambil, apa yang dibawa pulang, face to face (saat serah terima)
→ Barang, Batch, Jumlah
i. RS Bethesda → SP tidak diminta, sales yang ngurus langsung dari AAM,
yang diambil DO, yang dibawa pulang ……. Face to face.
ii. Apotek → barang sesuai SP, AAM dikasih SP warna putih, face to face.
3. Kunjungan Bersama Mas Hendro → TTF (Order) dan Penagihan ke RS (Puri
Husada, Grasia, Panti Nugroho, Gramedika, JIH, Panti Rapih)
1. Sore h-1 atau pagi hari h, salesman mendapat Sync DHT
2. Cek invoice
3. Cek per relasi
4. Kalau dah cocok (faktur yang dibawa) di send, untuk minta approve ke inkaso --)
approve
5. Titip faktur (namamya kontrabond)
6. View CB saat di relasi --) klik
 7. Kontrabond --) ok
8. Tanggal bayar (berdasarkan relasi) due date (tgl dia pesan) , komitmen (untuk dia lunasi
tgglnya), kalau lewat tanggal akan pending.
9. Save CB --) send (akan masuk ke inkaso)

*Proses Input saat order (IScaps)

1. Terima SP relasi
2. Input di Iscape
3. Relasi, order,
4. Kemudahannya bagi salesman bisa langsung input, cek stock, cek harga, cek ED

*Relasi mencicil
1. Ada form sendiri dari inkaso --) misal cicil 3 kali

*RS pemerintah
1. Misal sarjito --) upload misal di uploadan 1 M (otomatis kontrak) berkas2 yang disiapkan
--) company profile aam (NPWP AAM), faktur pajak aam, surat referensi bank, ijin usaha
AAM, notaris --) dilampirkan di SPK (Surat Perintah Kerja) rs tersebut.
*RS swasta --) tidak ada pemberkasan
*Salesman tugasnya titip faktur dan penagihan.
*Titip faktur seperti yang kita lakukan tadi
*Relasi Pernah Beli (RPB) Bulan lalu pernah beli Amox, bulan ini pesan lagi Amox. Gitu
4. Kunjungan Bersama Pak Zhudi (Sup.) 11 apotek di Godean
Penjelasan masuk di point Order sama Tagih