LOGISTIC OPERATIONAL PROCESS

Supply Chain Dept – Logistik Support

2017

MMA
Agenda :
• Order processing logistic cabang
• Return process
 Penerimaan Order
 Order diterima melalui Slm/CSO
 Input order system : PC / PDA / B2B / Ipos
Mobile
 Cut off penerimaan order
 Senin – Jumat : 08 :00 – 16:00
 Sabtu : 08:00 – 13:00
 Cut off Input order CSO
 Senin – Jumat : 08:00 – 14:00
 Sabtu : 08:00 – 12:00
 Khusus Modern NKA proses input sampai
jam 16:00 untuk diloading H+1 s/d H+2
atau disesuaikan dengan tanggal mati PO
 Cut off order yang dikirim hari yang sama
adalah jam 12:00 WIB untuk relasi Dalam
Kota dan Perifer
 Cut off Order LK maksimal jam 15 untuk
diserah terimakan ke vendor transport
 Status order dipastikan closed tiap hari :
AAM Ceklist report
 Order CITO khusus untuk life saving
product & injeksi
Released Order
 Order terhold by system akan masuk ke
menu released KSA
 Hold order by system disebabkan
beberapa hal : Piutang Past Due, Over Credit
Limit, Relasi Black list, dll
 Proses released dilakukan berjenjang
sesuai dengan penyebabnya
 Jenjang released order : Ksa, Kcb, ROM,
DirComm, Presdir
 Order yang terhold baru akan tercetak DO
setelah dilakukan released order
 Kecepatan proses released order akan
berpengaruh terhadap service pengiriman
order relasi
 Follow up release order dilakukan oleh
Cso / Slm
 Loading
 Scan loading dilakukan saat
barang siap dikirim ke relasi dan
dilakukan serah terima barang
kiriman ke pengirim / ekspedisi
 Loading sesuai dengan shipper
code / pengirim
 Stock akan terpotong system dan
terbentuk sales setelah proses scan
loader
 Tidak diperbolehkan melakukan
scan loader jika barang belum siap
kirim dan belum dilakukan serah
terima ke pengirim / ekspedisi
Delivery
 Ekspedisi kirim barang sesuai urutan
prioritas & routing pengiriman
 Pengiriman hanya dilakukan oleh
ekspedisi / vendor transport lokal yang
telah terdaftar di system
 Pengiriman oleh personil diluar
ekspedisi / vendor transport harus
dilengkapi dengan form PDR (
Procedure Deviation Request ) yang
disetujui sampai level HO (ROM)
 Komplain atas kesalahan /
kekurangan / kerusakan pengiriman
disampaikan melalui ekspedisi pengirim
dan diteruskan ke cso/gudang
 Komplain atas kerusakan /
kekurangan barang kiriman melalui
vendor transport harus dilengkapi Berita
Acara Penerimaan Barang yang dibuat
oleh relasi
KELENGKAPAN DOKUMEN PENGIRIMAN
• Relasi wajib tanda tangan, stempel, menuliskan no SIK penanggung jawab sarana,
nama penerima dan tanggal serta jam terima barang
• Untuk order Psikotropika, Prekursor wajib diterima langsung oleh Penanggung
jawab sarana atau yang dikuasakan  wajib ada surat pendelegasian tugas di
sarana jika dikuasakan
• APJ cabang wajib validasi & membubuhkan TTD di DO sebelum proses picking di
gudang
• Salesman wajib melengkapi setiap order dengan Surat Pesanan dari Relasi
Pengiriman Barang dengan dokumen manual (SPP)
 Order yang bisa dilayani menggunakan tanda terima adalah :
• Produk yang termasuk kategori Life saving,
• Produk Medtronic
• Produk yang dipinjam oleh principal untuk event (Consumer CHD)
 Dokumen manual tanda terima adalah Surat Pengantar Produk (SPP)
 Pengiriman menggunakan tanda terima hanya untuk relasi DK
 Tanda terima harus lengkap persetujuan dari APJ, KSL, dan Kacab
 Proses pengiriman ke relasi tetap dilakukan oleh ekspedisi, kecuali
produk yang digunakan untuk event diserahkan ke principal setempat dan
produk life saving jika kondisi mendesak dan tidak ada ekspedisi
 Pengeluaran dengan dengan tanda terima di catat dalam buku Tanda
Terima
 Proses pemfakturan atas tanda terima dilakukan maksimal 7 hari kerja
sejak tanggal pengeluaran barang yang tercantum di dokumen SPP
 Proses Retur Penjualan

Salesman/
xpdc
• Terima retur relasi
(slm) CSO
Relasi • Nota retur Gudang • Buat RMA Eksternal
• Terima tolakan kiriman • Buat RMA koreksi
• Cek barang
(xpdc)
• Cek dokumen
• Proses unordered
receipt

Inkaso Adm gudang

• Proses receipt
• Cetak CN
• Koreksi DO / tolakan kiriman maks 1x24 jam • Pemotongan piutang
• Approval retur sesuai dengan SOP
• Proses Unordered receipt dilakukan setelah
penerimaan barang dari slm Petgud
• Penyelesaian unordered receipt maksimal 30
hari sejak diterima • Susun barang
• Barang retur yang di unordered receipt masih
tanggungjawab salesman
KETENTUAN DAN PERSYARATAN RETUR PENJUALAN

Retur relasi Non PKP

 Fisik barang retur sesuai ketentuan dan dokumen retur lengkap

Dokumen retur :
 Form nota retur AAM, diisi lengkap dan benar lengkap stempel + TTD
relasi
 Copy DO (sesuai ketentuan)
 Barang retur diserahkan ke gudang bersamaan dengan dokumen

 Fisik barang retur sesuai ketentuan , dokumen retur belum lengkap (

khusus relasi LK )
 Sup/Slm mengajukan permohonan ke Kacab untuk diberikan
perlakuan khusus input un-ordered receipt agar barang retur bisa
diterima gudang
 Email persetujuan kacab diprint dan diserahkan ke gudang
bersamaan dengan barang retur
 Sup/slm wajib menyerahkan form Nota retur AAM lengkap stempel
dan TTD relasi ke Ksl/Kagud maksimal 7 hari kerja
 Proses RMA dilakukan setelah form Nota Retur AAM lengkap
diterima gudang
Retur relasi PKP
 Retur Relasi Reguler (Non NKA)
Dokumen retur :
 Form nota retur AAM yang diisi lengkap, stempel + TTD relasi
 Print screen / bukti relasi upload Nota retur ke DJP
 Copy DO (sesuai ketentuan)
 Dokumen diserahkan bersamaan dengan barang retur ke
gudang
 Barang yang diretur harus sesuai ketentuan

 Retur Relasi NKA

Dokumen retur :
 Form nota retur AAM yang telah diisi lengkap, stempel + TTD
relasi
 Barang diserahkan ke gudang dengan lampiran form nota retur
AAM
 Barang yang diretur harus sesuai ketentuan
 Proses RMA menunggu dokumen Nota Retur Pajak relasi dan
bukti relasi upload Nota retur ke DJP
Form Nota retur
Alur form Nota retur AAM
• Salesman
– Menerima barang dan Nota Retur dari Relasi (lembar Biru dan Merah)
– Menyerahkan ke Kagud barang + Nota Retur
• Kagud
– Memeriksa&menerima sesuai ketentuan retur
– Menyimpan barang di area karantina
– Meneruskan Nota Retur ke CSO utk input SR RMA Eksternal
• CSO
– Input SR RMA Eksternal
– Menuliskan No RMA di Nota Retur lembar POM penjual-lembar merah
(Lembar penjual -lembar biru, tdk boleh dicoret2)
– Menyerahkan ke Adm Gudang utk BBM
• Adm Gudang
– BBM Nota Retur yang telah ada No RMAnya
– Menginformasikan ke kagud utk menyimpan barang ke locator.
– Mengarsip lembar merah digudang
– Menyerahkan Nota Retur lembar penjual ke Adm Inkaso(lembar Biru)
• Adm Inkaso
– Melaporkan Nota Retur ke Tax HO
– Mencetak Credit Note utk disatukan dengan Faktur penjualan.
Terima Kasih

MMA