Sales Force Working Process

POSSEDIA
Sales Force Working Process
Availability

Relationship POSSEDIA Visibility

Merchandising
 1 Preparation
2 Opening
POSSE 3 Stock Checking
DiA 4 Selling Presentation
5 Ending
6 Display
7 Adm.Reporting

7 POSSEDiA adalah panduan standar aktifitas kerja harian salesman

 Opening Session at Customers Selling Session
• Salam Sapa • Suggest Order ke Bg Pembelian (Owner/Buyer)
• CRC dan Display • Make sure PO sesuai dengan suggest orderan

Selling
Stock Adm
Preparation Opening Presentatio Ending Display Reporting
Checking
n

Office Pagi
Jam 7.30 salesman hadir di kantor
Jam 8.00 – 8.30 Morning Briefing
On Field (Customer)
Jam 8.30 Salesman berangkat
SANI NKA : 4 relasi
SANI MOD : 8 relasi Office Sore
SANI REG &ALL : 12 relasi Jam 15.00 salesman kembali ke kantor
Jam 15.30 – 16.00 Evaluasi dan
persiapan CPH hari esok
 Preparation

1. Penampilan Rapi
2. Membawa Materi Kunjungan  POSM,Price List, Katalog, kalkulator, alat tulis, Form
CRC, Form Order
3. Menyiapkan Target Harian
4. Membawa Rekap Program Promosi yang akan dikejar hari ini
5. Membawa History Transaksi penjualan  utk Tracking dalam menentukan Orderan
6. Cek Kondisi kendaraan, Form CRC dan urutan kunjungan outlet

Target Aktivitas:
• Salesman mereview & mengetahui historical relasi yang akan dikunjunginya.
• Salesman membuat rencana kunjungan berdasarkan hasil reviewnya untuk setiap relasi.
• Salesman siap tempur dan maksimal dalam Call di relasi.
 Opening

1. Ucapkan salam, perkenalkan diri dan membuka pembicaraan pernyataan yang menarik.
2. Berbicaralah dengan pembuat keputusan atau wakilnya.
3. Berdiskusi dengan penuh rasa hormat.
4. Kenali semua frontliner.
5. Ciptakan hubungan (Relationship) yang harmonis.

Target Aktivitas:
• Salesman dan AAM selalu diingat dan dikenal oleh relasi.
• Salesman mengerti kondisi pihak relasi saat kunjungannya.
• Salesman sudah mendapatkan bahan pembicaraan saat ingin memulai proses pendekatan.
Stock Checking

1. Meminta persetujuan dari Relasi untuk memeriksa stok.

2. Periksa stok produk (availability), display (visibility) dan history dari form CRC.
3. Periksa jumlah distribusi produk vs standar AVMR
4. Periksa produk yang out of stock dan mendekati ED (Expired Date).

Target Aktivitas:
• Salesman tahu posisi stok saat kunjungan, baik kuantitas (jumlah) maupun kualitas (kemasan).
• Salesman bisa cepat mengambil kesimpulan apakah bisa tambah order, apakah order tetap sama
ataukah sedikit diatur berdasarkan posisi stok hari itu?
• Salesman tahu lokasi dan kondisi stok (ED) sehingga bisa segera ambil action saat di relasi.
 Display

1. Meminta ijin untuk mendisplay, jelaskan alasan dan keuntungannya.

2. Cari peluang untuk mendisplay, memasang POSMat (merchandising)
dan amati kegiatan promosi kompetitor.
3. Melakukan display dan memasang POSMat sesuai dengan guidance
yang ada.
4. Ganti POSMat yang lama atau rusak dengan yang baru.
5. Ucapkan terima kasih dengan tulus (relationship).

Target Aktivitas:
• Salesman menjalankan aktivitas WAJIB MERCHANDISING.
• Salesman menanyakan informasi dan layanan lain yang dibutuhkan oleh
relasi seperti kasus produk, informasi program, dan sebagainya.
• Salesman memberikan informasi lain diluar proses penjualan (jika ada).
Selling Presentation

1. Gunakan history (stok dan order) sebelumnya sebagai panduan berdasarkan data pada form CRC.
2. Buatlah usulan order berdasarkan history transaksi dan stok sesuai dengan form CRC.
3. Mengatasi keberatan dalam suasana postif dan berikan solusi terbaik.
4. Presentasikan dengan penuh antusias dan profesional.
5. Merekomendasikan harga jual sehingga relasi mengetahui profit yang dapat diperoleh.

Target Aktivitas:
• Salesman memulai proses penjualan dengan menggali/mengarahkan needs relasi.
• Salesman bisa mengarahkan relasi untuk bertransaksi sesuai dengan needs yang sudah didapat.
• Salesman bisa meng-handle keberatan relasi karena dikaitkan dengan needs yang sudah digali.
• Salesman memaksimalkan segala sarana penunjang untuk menjual .
 Ending

1. Perhatikan buying signal.

2. Menginformasikan dan merekomendasikan harga jual yang berlaku umum di pasaran (relasi terdekat).
3. Selesaikan administrasi penjualan seperti piutang dengan menjelaskan history dengan baik dan jelas.
4. Menanyakan permintaan retur ED dari pelanggan.
5. Menanyakan kembali jika ada hal yang masih ingin ditanyakan atau perlu penjelasan lagi.

Target Aktivitas:
• Salesman bisa segera menangkap tanda-tanda pembelian (persetujuan) dari relasi.
• Salesman segera mengunci tanda-tanda tersebut dengan kesepakatan transaksi.
• Salesman segera memfollow-up order dari relasi dengan mencatatnya pada CRC dan atau order form yang
berlaku.
Adm Reporting

1. Menyelesaikan setoran tagihan ke bagian inkaso dan logistik untuk barang retur.
2. Membuat rekap sales harian.
3. Melaporkan hasil aktifitas kunjungan, perkembangan pasar, form CRC, rekap sales harian & kendala
di lapangan kepada Supervisor.
4. Menyusun call plan dan obyektif untuk kunjungan pada esok hari.

Target Aktivitas:
• Salesman tidak hanya menuliskan laporan (CRC, DSR, Info Pasar), tetapi juga meneruskan laporan
tersebut kepada pihak terkait (Supervisor).
• Salesman tepat waktu/dengan disiplin tinggi serta akurat dalam membuat laporan-laporan wajib.
BRIEFING TEAM FF PAGI & SORE
YANG PERLU DIBAHAS :

• PAGI HARI :
 Update Pencapaian Sales, EC, RPB, NOO
 Briefing target sasaran per Relasi sesuai CPH
berdasarkan FC.
 Salesman diberikan paduan komprehensif perihal
data AVG sales dan sasarannya (pertimbangan
offtake, sisa stock dan Frekwensi Kunjungan)

• SORE HARI ( SALESMAN )

• Activity penyelesaian Tagihan
• Activity koordinasi dengan pihak logistic
prihal pengiriman
• Evaluasi pertanggung-jawaban CPH hari
terkait.
• Menyampaikan/Presentasi ke Spv prihal
Kendala di customer, tahapan menghadapi,
dan rencana penyelesaiannya.
• Isi CPH untuk esok hari
• Update Papan Monitoring
KERTAS KERJA CHP

MCP (Master Call Plan)

FC (Fixed Call)

CPH (Call Plan Harian)

Update harian :

Papan Monitoring
Master Call Plan (MCP)

• Apa yang harus diperhatikan dalam menyusun

Master Call Plan ???
• Di isi dengan sesuai dengan habbit pembelian dan pembayaran
relasi bukan dari habbit FF kunjungan ke relasi
• Nama Relasi di MCP adalah total relasi SLM terkait.
• Dilakukan review 3 bulan sekali (keadaan normal, pengecualian
bila ada NOO dan Relasi Bad Debt)
 AXIS-FRM-BRO.02-016
MASTER CALL PLAN
Cabang : Periode : (Q1 / Q2 / Q3 / Q4*) *) Coret yang tidak perlu.
Nama Salesman : Tahun :
Type Salesman :

Nama PIC No.Tlp PIC Habit Order & Payment Relasi Keterangan
No Nama Relasi
Order Order SENIN SELASA RABU KAMIS JUMAT SABTU
Setiap Hari diatas jam 10 sd jam 4 sore
1 Ratu Milk Pak Andi 081977xxxxx O P O O O O
owner tidak ditempat
2 Asia Afrika Bu Santi 0816xxxxx OP OP OP OP OP OP Relasi buka toko jam 11 siang
3 Belga MM Pak Ganda 0817xxxxx P OP P O P Order hanya bisa di bawah jam 12 siang
Total

Dibuat oleh Diperiksa oleh Disetujui oleh

Salesman Supervisor Area Sales Manager Kepala Cabang

( ) ( ) ( ) ( )
Tgl: Tgl: Tgl: Tgl:

Keterangan:
1. Direview setiap 3 Bulan untuk mencapture pola order dan payment
2. Master Call Plan digunakan sebagai dasar pembuatan Fixed Call (AXIS-FRM-BRO.02-023)
3. Kolom Nama Relasi diisi Relasi Universe.
5. Kolom Senin - Sabtu di isi dengan: O = Order & P = Payment
6. Bisa di isi dengan O saja, P saja atau O&P (Sesuai dengan Habbit Relasi)
7. Keterangan di isi dengan: catatan yang harus diperhatikan di relasi tersebut
• FC (Fixed Call) :
1. Memastikan semua Relasi terkunjungi sesuai
dengan pertimbangan potensi, mapping habit,
dan geo.
2. F1, F2, F 4, atau F8 (pertimbangkan drop size
ideal)
3. Mencegah cover berulang sebelum jadwal
(wasting time)
4. Meningkatkan Sales dan EC
 Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh

AXIS-FRM-BRO.02-023 SLM SUP & ASM Kacab

FIXED CALL

Nama SLM : Bulan : Nama Nama Nama

Type SLM : Tahun : Tgl Tgl Tgl

MINGGU I MINGGU II

NO SENIN FK SELASA FK RABU FK KAMIS FK JUMAT FK SABTU FK NO SENIN FK SELASA FK RABU FK KAMIS FK JUMAT FK SABTU FK

1 1

2 2

3 3

MINGGU III MINGGU IV

NO SENIN FK SELASA FK RABU FK KAMIS FK JUMAT FK SABTU FK NO SENIN FK SELASA FK RABU FK KAMIS FK JUMAT FK SABTU FK

1 1

2 2

3 3

Standard Call Plan TGT EC /

NO TIPE Salesman ANI Relasi day
1 SANI NKA 4 2.4
2 SANI MOD 8 4.8
3 SANI REG 12 7.2
4 SANI ALL 12 7.2
 Activity
H-1 (SORE Activity
Hari) Hari H
 AXIS-FRM-BRO.02-021
CALL PLAN HARIAN SALESMAN CHP
Nama Salesman : Arahan SUP pada saat briefing pagi:
Tipe Salesman : 1 4
Hari / Tanggal Kunjungan : / 2 5
Nama Supervisor : 3 6
Sales Rencana Kunjungan Salesman Realisasi Kunjungan Salesman Cek Returan Barang Barang Dekat / Lewat ED
Kegiatan yang akan dilakukan salesman ADA Barang di ambil Tanda tangan & Nama
No Nama Relasi P/UP Realisasi kunjungan salesman sesuai Bukti Kunjungan TIDAK Isi dengan item, Kuantity
Estimasi Actual ( Eksekusi program, Follow Up Kendala pada (isi dengan Nomor oleh: (coret yang PIC bagian retur
dengan rencana yang telah disusun ADA dan ED Produk
Kunjungan Terakhir, dll ) retur dari relasi) tidak perlu)
1 1 2 Tgl:
Salesman
Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Salesman

2 Tgl: Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Cap / Tanda tangan Cap / Tanda tangan Sales man

Ekspedisi

3 3 4 Tgl:
Salesman
Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

4 Tgl:
Salesman
Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Salesman

Cap / Tanda tangan Cap / Tanda tangan Ekspedisi

Salesman

5 5 6 Tgl: Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Salesman
Ekspedisi

Arahan dan Keterangan Pengisian CPH: Dibuat Oleh Disetujui oleh Diperiksa Oleh
1 Pengisian Call Plan Harian adalah H-1, berdasarkan pada fixed call yang telah dibuat dan disetujui Salesman Supervisor Supervisor Kepala Cabang Area Sales Manager
2 P/UP : P, kunjungan ter-rencana sesuai Fixed Call. UP, un-planned tidak sesuai Fixed Call (bersifat penambahan, bukan menggantikan target Call) (Sebelum Kunjungan) (Sesudah Kunjungan)
3 SUP harus memeriksa Call Plan Harian yang dibuat oleh salesman pada sore H-1 sebelum kunjungan dan sore hari setelah kunjungan
4 Rencana kunjungan: diisi rencana kunjungan salesman. Mengejar program Fokus yang berjalan, follow up kendala kunjungan sebelumnya, dll
5 Barang mendekati / Lewat ED: diisi dengan barang retur di bawah atau sama dengan 6 bln (Isi item, kuantity dan ed produk)
6 Barang di ambil oleh: coret salah satu yang tidak perlu. Jika barang akan di ambil oleh ekspedisi, sore hari kembali ke kantor infokan ke gudang ( ) ( () () )
7 Minimal Call SCHP Ani (Reg dan All 12 , Mod 5 , NKA 4) dan minimal Call SCHP Com (Mod 6, All 12, Mix 12, Reg 15, Dedicated BSI 18) Tgl : Tgl : Tgl : Tgl : Tgl :

CPH
Papan Monitoring

Contoh Papan
Monitoring
Terimakasih