Strategi Menyusun Rencana

Kunjungan Salesman yang Jitu

24 October 2017 Agus Octa Selling Distribution 0

CALL PLAN

Rencana kunjungan salesman atau rencana perjalanan salesman atau call

plan adalah sebuah daftar yang memuat outlet-outlet yang harus dikunjungi oleh
salesman pada hari dan jam tertentu.

Call Plan adalah strategi distribusi / distribution strategy untuk mengelola sebuah
wilayah pemasaran. Strategi Call Plan ini bagian dari Territory Management yang
khusus mengatur kapan sebuah outlet akan dikunjungi baik dalam minggu, hari
maupun jam-nya.

Rencana kunjungan ini sangatlah penting, karena jika kita salah dalam menyusun
rencana kunjungan ini maka ibarat kita bikin janji ke pacar terus kita lupa hari dan
jamnya,,,, berantakan semua.

Dalam menyusun rencana perjalanan salesman atau rencana kunjungan salesman ini
kita harus memperhatikan beberapa hal, yaitu :

1. Tentukan teknik untuk meng-cover sebuah area, yaitu :

1. Single team multi outlet (type) ; artinya pengelolaan sebuah area dengan
seluruh type outlet didalamnya menjadi tanggung jawab satu orang
salesman / satu team. Jadi satu team akan meng-cover outlet jenis
wholesaler / grosir sekaligus outlet retailer / pengecer. Team ini juga meng-
cover outlet modern, institusi, apotek dan toko obat.
2. Multi team single outlet (type) ; artinya pengelolaan sebuah area (tentunya
lebih luas dibanding areanya single team) menjadi tanggung jawab
beberapa team yang sudah dibagi berdasar jenis / type outlet tertentu.
Model ini banyak diaplikasikan oleh perusahaan distributor yang sudah
besar atau principal besar. Pada metode ini salesforce dibagi menjadi
beberapa team, ada team untuk modern market, ada team untuk tradisional
market, ada khusus untuk institusi dan apto. Dengan metode ini maka
pengelolaan outlet akan lebih intensif.
2. Hitung jumlah outlet atau potensi area, bandingkan dengan jumlah team yang
dibutuhkan. Sehingga kita tahu, berapa sebenarnya jumlah ideal team yang
dibutuhkan. Sebaiknya dimulai dengan jumlah team minimal. Gunakan pemetaan
area atau matriks area, yaitu membagi wilayah menjadi semakin kecil dan
detail. Misal dari area besar bagi menjadi 4 bagian, kemudian masing-masing
 dibagi 2 atau 4 lagi, lakukan seterusnya sesuai kebutuhan yang didasarkan pada
besar kecilnya potensi di area tersebut.
3. Buat skala prioritas berdasar potensi dari semua outlet per teamnya. Tentukan
berapa kali tiap outlet tersebut harus di cover tiap minggu dan tiap bulannya
(periode / tiap 4 minggu).
1. Outlet yang di- cover 1x per periode (per 4 minggu)
2. Outlet yang di- cover 2x per periode (per 4 minggu)
3. Outlet yang di- cover 4x per periode (per 4 minggu)
4. Outlet yang di- cover 8x per periode (per 4 minggu)
4. Sekarang kita bisa menghitung, berapa kira-kira outlet yang bisa di-cover oleh
seorang salesman / satu team salesman. Tentunya kita juga harus hitung berapa
waktu yang dibutuhkan salesman untuk tiap outletnya. Hal ini tentu berbeda
untuk tiap jenis outletnya. Grocer lebih lama dari retail, dan super market lebih
lama dari grocer, dstnya. Berikut daya cover team untuk tiap type outlet
1. MT non SM : (12 x 5 + 5) x 4 = 260 call / 4 minggu (minus Supermarket)
 Call Cycle MT minimal 4/4, jadi daya cover max 65 outlets
2. MT SM : (5 x 5 + 2) x 4 = 108 call / 4 minggu
 Call Cycle SM minimal 8/4, jadi daya cover max 14 outlets
3. GT-WHS/GI : sama dengan MT SM
4. GT-R/SWHS :(20 x 5 + 12) x 4 = 448 call / 4 minggu
 Call Cycle GT-R/SWHS 2/4, jadi daya cover max 224 outlets
5. GT-R1/R2 : (25 x 5 + 15) x 4 = 560 call / 4 minggu
 Call cycle GT R1R2 1/4, jadi daya cover max 560 outlets
5. Perhitungan diatas hanya rata-rata di beberapa perusahaan distribusi consumer
goods, Saat menyusun call plan, maka kemungkinan call cycle akan bervariasi, ada
banyak faktor yang menjadi dasar penyusunannya, diantaranya adalah aturan
yang diberlakukan oleh outlet / trader, terutama MT, dan strategi distribusi (SCP)
yang dijalankan.
6. Berikutnya buat rute kunjungan, usahakan berbentuk circle, artinya berurutan
dari satu lokasi ke lokasi berikutnya, tidak berbentuk zig zag. Perhatikan juga jam
hari dan jam kunjungan dari tiap outlet.
7. Outlet modern seperti supermarket, mini market, dept store, outlets yang chain
store biasanya punya jadwal khusus untuk kunjungannya, baik untuk order, tukar
tanda terima, pengiriman maupun pemajangan / display, jadi hal ini haruslah
menjadi pertimbangan khusus.
8. Pasar basah biasanya harus pagi hari, kadang beberapa pasar mengharuskan kita
datang dibawah jam 08. Dan grocer lebih suka didatangi sore hari, karena
biasanya sudah berkurang kesibukannya.

Jika semua data diatas telah siap, kita tinggal meyusun outlet-outlet tersebut. Saat
menyusun tentu saja kita harus memperhatikan waktu tempuh kita dijalan, dan yang
paling utama adalah perhatikan skala prioritasnya.
Dalam distribusi memang kita diharuskan meng-cover seluruh outlet yang ada, akan
tetapi hal ini bukanlah hal yang mudah bagi distributor, biasanya distributor akan
mengerjakan yang daging-daging dulu, tulangnya belakangan.

Jika rencana kunjungan salesman ini telah tersusun, maka kita perlu memperhatikan
efektivitas dan efisiensi dari implementasi kunjungan tersebut. Apakah rencana
kunjungan yang sudah kita susun ini bisa diterapkan dilapangan dengan hasil seperti
yang kita inginkan.

Coba lakukan pengecekan, outlets mana saja yang tidak tercover, kenapa tidak tercover
?

Free untuk Anda, 3 Ebook Menarik & Inspiratif tentang Motivasi, Karir dan Strategi Bisnis

Apakah karena waktu yang tidak mencukupi, atau saat kita cover ternyata pas sibuk,
atau sudah tutup.

Semua hasil analisa diatas akan kita jadikan bahan untuk menyempurnakan call plan
yang telah kita buat.

Dan ingat, call plan itu bersifat dynamis, jadi harus dirubah untuk disesuaikan dengan
kondisi di pasar.
Kenali Potensi Sales Area dengan
Mapping
10 November 2017 Agus Octa Selling Distribution 5

MAPPING

Jika kita bepergian ke sebuah daerah yang baru, yang kita memang belum mengenal
daerah tersebut atau hanya mengenal sedikit area tersebut, kita pasti mengalami
kesulitan atau bahkan tersesat di daerah tersebut.

Atau jika kita tidak tersesat, ada kemungkinan kita telah melewati arah jalan yang
kurang tepat, misal, jalan yang kita lewati ternyata sedikit melingkar, ada beberapa
hambatan disana, seperti ada penyempitan jalan, jalan yang ternyata jalan makadam /
bebatuan / banyak lubang atau ternyata ada jalur lain yang lebih singkat.

Bisa juga, kita sudah bisa menemukan tempat tujuan kita, tetapi kita tidak bertemu
dengan PIC nya, karena yang bersangkutan tidak di tempat, kita baru tahu kalau pada
hari-hari tertentu PIC tersebut tidak ada ditempat.

Belum lagi jika kita menyuruh seseorang yang masih belum pernah berada di daerah
tersebut, untuk pergi ke suatu tempat, pastilah orang tersebut akan mengalami
kesulitan untuk mencapai tempat tujuan yang kita inginkan tersebut.

Hal berbeda jika kita punya penunjuk arah, atau gambar area, atau biasa disebut dengan
peta, yang bisa menunjukan tempat-tempat yang hendak kita tuju tersebut, maka
menuju ke suatu tempat dalam gambar tersebut, menjadi mudah.

Peta digunakan untuk menggambarkan keadaan geografis sebuah daerah, yang di

dalamnya memuat segala sesuatu yang ada di daerah tersebut.

Demikian juga di dunia pemasaran, semua kejadian ilustrasi di atas bisa terjadi di dunia
distribusi pemasaran.

Peta daerah ini, di dunia pemasaran banyak dipakai oleh divisi penjualan dan distribusi,
terutama saat ada perusahaan yang sedang atau akan melakukan launching produk
baru.

Maka, memiliki peta yang memiliki gambaran detail sebuah area, akan sangat
membantu principal dalam menyusun strategi pemasaran dan distribusinya.

Dalam Strategi Pemasaran terutama dalam Manajemen Penjualan dan Distribusi

proses pemetaan atau mapping secara periodik harus dilakukan, hal ini bertujuan
untuk mendapatkan gambaran yang up to date tentang suatu daerah (atau kita yang di
dunia pemasaran biasa menyebutnya “area” ).
Tujuan mapping atau pemetaan area ini adalah :

Tujuan Mapping # 1 : Mendapatkan Gambaran Geografis

Dengan mapping ini maka gambaran geografis suatu daerah / area yang akan di cover
bisa tedeskripsi dengan jelas, di mana posisi dari outlets (titik-titik penjualan), pusat
aktivitas seperti pabrik, sekolah, SPBU, puskesmas, RS dan lain-lian, akan tergambar
dengan sangat jelas.

Kemudian jalur atau jalan yang melintas, bentuk dan jaraknya juga bisa tampak,
demikian juga seperti sungai, jembatan, dan segala sesuatu yang bisa mempengaruhi
kecepatan lalu lintas jalan bisa tampak.

Dalam peta / mapping ini, gambaran keadaan geografis tersebut akan di sesuaikan
dengan kebutuhan strategi distribusi dan pemasaran yang sedang dikerjakan, jadi hal-
hal yang tidak relevan tidak perlu ditampakkan, tetapi segala sesuatu yang memiliki
pengaruh terhadap operasional distribusi dan pemasaran, harus ditampilkan.

Sebagai contoh, dalam satu area yang sedang di mapping, ada sub-area yang terpencil,
sulit dijangkau kendaraan, tetapi di sub-area tersebut memiliki potensi yang cukup
besar, dan kebetulan perusahaan sedang mengembangkan area secara internal, maka
sub-area tersebut wajib ditampakkan.

Jadi dari mapping tersebut, akan tampak berapa jumlah titik penjualannya (outlets),
berapa potensi tiap titik tersebut, kompetitor yang sudah masuk apa saja, berapa besar
dan tingkat kesulitan untuk mencapai area tersebut, seperti jarak, kondisi jalan harus
terlihat.

Tujuan Mapping # 2 : Mendapatkan Estimasi Potensi Area

Mendapatkan total outlet di area tersebut, baik general trade seperti grosir
(wholesaller), retailer (R-1, R-2; pengecer dalam pasar, R-3; kios-kios), juga modern
trade seperti supermarket, minimarket, PnD maupun saluran distribusi khusus seperti
koperasi, apotik, institusi dan lain-lain.

Mengetahui jumlah outlet dari tiap type outlet di area tersebut beserta potensi dari
tiap-tiap type outlet tersebut, termasuk lokasi outlets tersebut.

Mengetahui jumlah pasar di area tersebut, outlet apa saja yang berada di luar pasar dan
yang berada di dalam pasar, beserta potensi dari pasar (semua outlet di dalam dan
diluar pasar) tersebut.

Outlet tersebut harus di bagi dalam (minimal) 3 kelompok, yaitu :

 Outlet yang in-line dengan merek produk perusahaan, dan produk sudah masuk
 Outlet yang in-line dengan merek produk perusahaan, tetapi produk belum masuk
 Outlet yang tidak in-line dengan merek produk kita, produk tidak masuk, tetapi
kompetitor masuk,
Tujuan Mapping # 4 : Mengetahui Potensi Produk

Dengan mapping diharapkan bisa diketahui produk apa saja yang dijual oleh outlet-
outlet tersebut, dan bagaimana sistem penjualannya, termasuk kemana produk tersebut
mengalir.

Berdasar pada pembagian kelompok diatas, rata-rata penjualan penjualan bisa

diketahui, termasuk milik kompetitor, terutama yang dijadikan benchmarker atau yang
head to head.

Dengan demikian dapat diketahui produk apa, kuat di sub area mana, termasuk tingkat
coverage dan penetrasinya.

Tujuan Mapping # 5 : Pola Aktivitas

Mapping juga harus menggambarkan pola dari aktivitas pusat-pusat aktivitas yang
berpotensi menimbulkan keramaian, misal, untuk pabrik, tiap sabtu gajian, dan
biasanya ada pasar dadakan disekitar pabrik, (potensi untuk blitzing), atau ada pasar
burung yang sebulan sekali mengadakan lomba, berarti ada keramaian tambahan.

Tujuan Mapping # 6 : Akurasi Jadwal Kunjungan

Dengan mengetahui beberapa hal di atas, jadwal kunjungan dapat disusun dengan
sangat akurat, sehingga proses penjualan dan distribusi di area tersebut, dapat
dimaksimalkan, termasuk saat kita akan melakukan pembenahan terhadap rencana
kunjungan salesman / sales call plan.

Sekarang bagaimana cara kita dalam melakukan proses mapping / pemetaan area
tersebut, berikut adalah step-step untuk melakukan pemetaan area.

Step # 1 : Bagi secara Geografis

Bagi area secara geografis menjadi beberapa bagian, bisa mengacu ke government map
dahulu atau buat standard sendiri. Tentukan skala prioritas tiap area, prioritas berdasar
pada :

 Potensi dari area tersebut, seperti adanya outlet pareto.

 Jarak tempuh menuju area tersebut, dalam berbagai kondisi (misal pada jam/hari
tertentu jalan diputar/ tidak bisa dilewati karena beberapa hal, seperti jam pulang
pabrik, dll.
 Kemudahan (tingkat kesulitan) untuk mencapai area tersebut.
Step # 2 : Standard (Type Outlets)

Buat standar untuk mengklasifikasikan outlet menjadi beberapa type outlet, (tiap
perusahaan bisa jadi punya standar sendiri-sendiri, hal ini disesuaikan dengan
kepentingan perusahaan tersebut).

Misal outlet-outlet tersebut dikelompokan menjadi :

  Star Outlet
 Grosir ( wholesaler)
 Pengecer (retailer)
 Pengecer Non Pasar
 Pengecer Pasar
 Pengecer Rombong dan K-5-1
 Institusi
 Koperasi
 Horeka
 Special Outlet
 Apotik
 Toko Obat
 Baby Shop
 Modern Trade
 Minimarket
 Supermarket
 P&D
 Hypermarket
 dan lain-lain

Sebagai tambahan referensi, Anda juga bisa membaca tentang saluran distribusi
di Kenali lebih dekat, Saluran Distribusi Pemasaran Anda.

Step # 3 : Number Outlets

Lakukan survey area berdasar area yang telah dibagi-bagi tersebut, jadi dilakukan area
by area. Hitung jumlah outlet dari tiap jenis / type outlet sesuai klasifikasi yang sudah
dibuat, untuk tiap area.

Step # 4 : Selling-out

Survey juga jenis dan rata-rata penjualan tiap jenis barang yang ada di outlet tersebut.
Kita tidak harus survey semua jenis barang, tapi cukup yang sejenis dengan barang akan
kita jual / distribusikan.

Proses dilakukan secara prioritas, utamakan outlet paretonya.

Step # 5 : Akses

Cari tahu (lakukan secara prioritas, utamakan pareto / key account)

 PIC dan yang mewakili untuk tiap-tiap fungsi.

 Hari apa outlet tidak buka.
 Hari apa untuk order, penagihan, tukar TT dll.
  Jam buka tutup outlet tersebut.
 Hari dan jam aktivitas merchandising.

Outlet tertentu mensyaratkan hari dan jam kunjungan yang berbeda, tidak bisa tiap
hari, tiap jam kita bisa berkunjung untuk melakukan order atau mengirim barang
maupun menata/display / memajang barang.

Free untuk Anda, 3 Ebook Menarik & Inspiratif tentang Motivasi, Karir dan Strategi Bisnis

Step # 6 : Activity Point

Selain outlet, masukkan juga activitiy point, atau titik aktivitas atau titik keramaian,
seperti pasar, pabrik, alun-alun, dan lain sebagainya.

Titik aktivitas ini memiliki pengaruh yang sangat besar sekali terhadap tingkat
keramaian sebuah outlet, sekaligus sebagai tempat jika kita akan melakukan berbagai
aktivitas yang berhubungan dengan distribusi dan pemasaran seperti brand
activation atau event marketing.

Contoh Gambar Maping Sub-Area

Mapping Pasar (P3) dari Sub-Area
Gambar diatas adalah contoh mapping sub-area, dan pasar type 3 (pasar desa).

Sebagai contoh,
Salah satu area penjualan & distribusi adalah kota / kabupaten X, dimana kota / kab. ini
total memiliki 25 Kecamatan.

Kemudian kota X kita bagi dalam 3 area utama / main area, misal main area 1 :
kabupaten X bagian timur dan selatan total ada 11 kecamatan. Main area 2 : kota X, total
ada 4 kecamatan dan terakhir main area 3 : kabupaten X, terdiri dari 10 kecamatan

Main area 1, dengan 11 kecamatan dibagi menjadi 4 area, masing-masing area dibagi
lagi menjadi 6 sub-area

Main area 2, dengan 4 kecamatan dibagi menjadi 4 area, masing-masing area dibagi lagi
menjadi 6 sub-area

Main area 3, dengan 10 kecamatan dibagi menjadi 4 area, masing-masing area dibagi
lagi menjadi 6 sub-area

jadi total area penjualan dan distribusi kota X, di bagi menjadi 72 sub-area (4 x 6 x 3).

Gambar diatas adalah mapping dari satu sub-area + satu pasar desa (P3)

Tiap pasar harus digambar posisi dari outlet yang punya potensi terhadap produk yang
akan di jual dan didistribusikan.

Demikian sekilas tentang mapping, dalam prakteknya tentu klasifikasi outlet dan titik
aktivitas akan jauh lebih kompleks. Contoh untuk type outlet retailer saja, biasanya kita
membagi menjadi beberapa type, seperti contoh berikut :

 R : Retailer
 R1 : retailer yg terletak di jalan / non pasar
 R11 : terletak di jalan utama
 R12 : terletak di jalan yang lebih kecil
 R2 : retailer yg terletak di pasar
 R21 : terletak di jalan di area pasar
 R22 : terletak di dalam pasar, bedak permanent
 R23 : terletak di area pasar, bedak semi permanent
 R3 : retailer yang semi permanen / rombong, diluar pasar