PENYUSUNAN dan PENGATURAN SALES TERRITORY

MELAKUKAN MAPPING

Kita sudah memiliki data mengenai potensi pasar, termasuk outlet mana saja yang memiliki potensi dan
berapa potensi dari masing-masing outlet tersebut.

Kemudian kita juga sudah menetapkan target dan standard coverage, seperti jumlah outlet yang harus
dicover, target pengembangan (outlet baru dan area baru), termasuk juga tipe dan jumlah tim
penjualann yang akan meng-cover wilayah penjualan tersebut.

Maka tugas kita selanjutnya adalah melakukan mapping, yaitu mapping area atau mapping outlet dan
mapping tim penjualan.

Mapping Area (Outlet)

Mapping area atau mapping outlet adalah

Aktivitas untuk mengelompokkan outlet berdasarkan beberapa kriteria atau membagi area menjadi
beberapa bagian berdasarkan beberapa pertimbangan.

Melakukan proses identifikasi terhadap area dengan outletnya yang disesuaikan dengan :

Potensi area / outlet tersebut

Tipe tim penjualan yang sesuai untuk meng-cover area tersebut

Efektivitas dan efisiensi untuk meng-cover area / outlet tersebut

Ada beberapa hal yang menjadi pertimbangan dalam melakukan proses mapping area / outlet ini, yaitu :

Strategi penjualan dan distribusi yang digunakan, termasuk didalamnya tim yang akan digunakan,
prioritas area, prioritas saluran distribusi (tipe outlet apa yang akan dikerjakan terlebih dahulu).

Kelayakan penjualan dan potensi penjualan yang bisa dikembangkan di area / outlet tersebut.

Pendekatan coverage system yang digunakan, apakan berdasar saluran distribusi / channel ataukan
dengan pendekatan territory.

Jumlah minimal outlet dan potensi outlet untuk satu territory sales team.

Kondisi geografis, kemudahan pengerjaan atau kemudahan akses di area tersebut dibandingkan dengan
potensi penjualan yang dihasilkan.
Sebuah territory mapping, akan memuat dengan jelas mengenai :

Batas sales territory

Batas wilayah penjualan (sebelah utara, sebelah barat, sebelah selatan dan sebelah timur), gunakan
peta pemerintahan setempat untuk menggambarkannya.

Perjelas juga mengenai prioritas area, seperti menggunakan warna hijau untuk area dengan outlet
potensial yang telah dikerjakan, warna kuning untuk yang masih sekian persen dan memiliki banyak
outlet potensial, serta warna merah untuk area yang sedikit outlet potensialnya, dan seterusnya.

Gunakan penamaan nama territory dan kodefikasi yang jelas, misalkan :

Kode XX-XX-XXXX yang terdiri dari :

XX pertama untuk kode regional

XX kedua untuk kode cabang / branch

XXXX yang terdiri dari kode sales point atau depo dan kode rayon

Urutan atau sequential dari area harus juga jelas, seperti :

Rayon A, Week (minggu) I, Day (hari) 1 :

1 – outlet AA

2 – outlet AB

3 – outlet AC dan seterusnya

Akan lebih baik jika diberikan estimasi jam kunjungan di outlet tersebut.

Data-data dalam area / wilayah penjualan yang di cover harus jelas.

Nama, alamat outlet, Telpon, dan PIC

Jenis atau tipe outlet

Potensi penjualan per produk atau per kategori produk

Karakteristik outlet di area tersebut

Proses Pemetaan Outlets Potensial

Identifikasi Wilayah Penjualan

Perjelas batas area kota / kabupaten mana saja yang hendak dipetakan, bisa menggunakan batas daerah
milik pemerintah, bisa juga menyusun batas area sendiri.
Hitung ada berapa banyak penduduk dan konsumen yang bisa dibidik (estimasi data).

Hitung jumlah universe outlet (outlet semesta) di wilayah tersebut.

Identifikasi Potensi

Hitung potensi wilayah / area tersebut

Hitung jumlah outlet potensial (mulai dari yang sangat potensial, sampai dengan yang potensialnya
kecil)

Hitung potensi penjualan di wilayah tersebut.

Hitung nilai ekonomisnya atau tingkat profitabilitasnya (secara kasar, jangan sampai gross margin tidak
bisa menutupi biaya operasional karena area yang tidak mendukung)

Pencacahan (enumerasi)

Lakukan pencacahan (enumerasi, penghitungan atau kolektivitas data) letak, posisi dan jumlah jalan,
dimulai dari jalan utama, kemudian mengecil ke jalan yang semakin kecil yang mungkin untuk
diidentifikasi.

Lakukan pencacahan letak, posisi dan jumlah outlet semesta

Lakukan pencacahan waktu tempuh.

Kondisi jalur atau jalan dari dan ke.

Tingkat kepadatan lalulintas jalan, beserta jam padatnya.

Perhatikan jam buka, waktu terima order dan aturan lain yang berhubungan dengan aktivitas penjualan.

Uji Coba Hasil Pencacahan

Lakukan uji coba dilapangan, apa saja hambatannya?, apa ada yang harus dirubah agar hasil lebih
maksimal, waktu lebih cepat?.

Bakukan jika sudah tidak ada yang harus dirubah.

Evaluasi Secara Periodik

Hasil pemetaan harus secara periodik dievalusi, baik karena perubahan pasar maupun perubahan
strategi.

Jenis Pemetaan Wilayah Penjualan

Ada beberapa jenis pemetaan wilayah penjualan yang harus dilakukan, yaitu :

Pemetaan Berdasar Area Coverage

Pemetaan dilakukan berdasarkan wilayah yang sudah dikapling-kapling.

Di dalamnya bisa terdapat berbagai tipe outlet dari berbagai sektor.

Pemetaan Berdasar Tetesan Distribusi

Untuk setiap sub dist, agent, star outlet atau grosir, harus diusahakan bisa diketahui kemana produk
tersebut didistribusikan.

Lakukan komparasi antara RO dengan universe outlet di wilayah tersebut.

Pemetaan Berdasar Outlet Semesta vs Outlet Potensial vs Outlet Teregister vs Outlet Aktif

Biasanya yang dipetakan hanya outlet potensial dengan outlet register, tetapi akan lebih baik jika
dipetakan secara lengkap seperti diatas.

Akan bisa diketahui, berapa target outlet yang harus dimiliki dan dikonversi menjadi outlet aktif.

Pemetaan Berdasar Segmentasi atau Tipe Outlet

Pemetaan dilakukan berdasarkan segmentasi atau sektor atau tipe outlet yang biasanya bertujuan untuk
memudahkan penggerjaan / peng-cover-an (tim penjualan akan disesuaikan dengan segmen, sektor
atau jenis outlet yang dikerjakan).

Untuk beberapa segmen dengan jumlah outlet sedikit (kurang dari kuota) bisa digabungkan ke segmen
yang lain, misal untuk segmen specialistis bisa digabung dengan modern trade.

Sebaliknya segmen yang memiliki jumlah outlet banyak, bisa displit lagi, misal untuk general trade, bisa
displit lagi menjadi GT-1 yang berisi grosir, semi grosir dan retailer tipe-1 yang besar, GT-2 bisa berisi
retailer tipe-1 yang sedang dan kecil ditambah retailer dalam pasar atau Ret-2.

Mapping Sales Team

Mapping Sales Team ini sebenarnya adalah bagaimana kita bisa mengetahui dan memetakan profile
sales team kita dari sisi kapabilitas serta menghubungkan dengan profile sales team yang dibutuhkan
dalam mencapai tujuan pengelolaan wilayah penjualan.
Beberapa hal yang dijadikan pertimbangan adalah :

Kinerja atau performa yang telah berhasil diraih sekian periode terakhir.

Pengalaman kerja sales force tersebut dalam bidang yang relevan.

Kapabilitas, menyangkut keahlian (skill) dan pengetahuan (knowledge) yang dimiliki sales force yang
bersangkutan yang relevan dengan bidang kerja saat ini.

Prilaku dan sikap kerja serta motivasi yang dimiliki sales force.

Dan lainnya.

Kemudian kita lihat kebutuhan dilapangan, sales force yang bagaimana yang bisa memberikan hasil yang
maksimal, yang bisa menggali potensi yang ada di pasar.

Penempatan sales force yang sesuai dengan kondisi atau kebutuhan dilapangan, akan bisa memberikan
hasil kerja atau pencapaian yang maksimal.

Sedangkan bagaimana menggali potensi area penjualan dengan mapping, bisa Anda dapatkan di artikel :

Kenali Potensi Sales Area dengan Mapping

MENYUSUN CALL PLAN

Setelah kita memiliki data yang berisi pemetaan, baik pemetaan berdasar area (kaplingan), tetesan
distribusi, segmentasi maupun berdasarkan kelompok outlet (semesta, potensial, terdaftar, aktif), maka
langkah selanjutnya kita harus menyusun rencana kunjungan penjualan atau sales call plan.

Sales call plan untuk setiap perusahaan bisa berbeda, bahkan dalam satu jenis usaha atau bidang bisnis
yang sama sekalipun bisa berbeda, tergantung banyak hal dan banyak kepentingan / tujuan disana.

Call Route Model

Ada banyak model atau pola rute kunjungan, dan masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan
sendiri-sendiri dan bersifat unik bagi tiap-tiap perusahaan.

Berikut model dasar call route yang sering digunakan, yaitu :

Cloverleaf Pattern

Model rute kunjungan dengan pola cloverleaf ini adalah yang paling banyak diterapkan, karena pada
model ini pergerjaan area diangganp cukup maksimal.

Biasanya area akan dibelah seperti membelah kue, dimana selalu ada area yang berdekatan dengan
home base, dan selalu ada area yang berjauhan dengan home base.

Rute dibuat melingkar didalam sub area tadi, dan diusahan tidak ada jalan yang sama yang dilewati dua
kali (pulang dan pergi pada jalan yang berbeda)

Dengan demikian sejak sales force meninggalkan home base, sudah ada outlet yang dikerjakan, sehingga
perjalanan sales force lebih efektif.

Major-City Pattern

Pada model ini area besar akan dikapling-kapling yang biasanya berdasar letak geografis atau berdasar
peta pemerintahan (kecamatan).

Model ini dipilih karena ada area / sub area yang berada jauh dari home base, sehingga akan efektif bila
dikerjakan sendiri.

Straight-Line Pattern

Pada model straight-line ini, kunjungan akan berbentuk garis lurus, dimana outlet pertama yang
dikerjakan biasanya adalah outlet terjauh, baru kemudian mendekat ke home base atau titik outle
terakhir.
Hopscotch Pattern

Pola ini akan membagi area menjadi sub area seperti membagi kue, dimana disetiap sub area selalu ada
titik terjauh dan terdekat dengan home base.

Baru kemudian dibuat lintasan lurus menuju titik outlet terjauh baru kemudian zig-zag dengan maksud
titik outlet akan tercover dengan baik.

Model ini banyak diterapkan di area yang memiliki outlet dengan densitas cukup tinggi, seperti area
perkotaan.

Tools & Templates

Masih ada model yang lain, seperti circular pattern, largest-angel heuristic pattern, closed-angel
heuristic pattern, dan lain sebagainya.

Dalam menyusun call plan, model atau pola yang dipilh tidak harus satu jenis pola saja, kebanyakan
perusahaan akan melakukan kombinasi, dengan mempertimbangkan banyak hal, intinya adalah
bagaimana bisa semua target outlet bisa tercover secara efektif dan efisien.

Menyusun Call Plan

Setelah kita memiliki kapling area dan model atau pola yang akan diterapkan distiap kapling tersebut,
maka selanjutnya kita harus menyusun rencana kunjungan salesman (sales call plan) tersebut.

Sebelum rencana kunjungan salesman dibuat, harus ditentukan, frekuensi kunjungan atau call cycle
yang digunakan untuk setiap outlet tersebut.

Harus diupayakan dalam satu rute memiliki frekuensi kunjungan yang sama, hal ini untuk
menghindarkan sales force memiliki rute yang tidak efektif (ada outlet yang terpisah), kecuali memang
terpaksa.
Beberapa perusahaan menghindarkan penggunaan frekuensi tiga kali per periode (bulan), karena bisa
mengacaukan kunjungan, call cycle yang sering dipakai adalah 1 / 4, 2 / 4, 4 / 4 dan 8 / 4.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan saat menyusun rencana kunjungan penjualan (sales call plan)
atau rencana perjalanan sales force, yaitu :

Kondisi geografis, arus lalu lintas, dan aturan dari daerah setempat / lokal seperti adanya portal,
retribusi, pembatasan jam dan lain sebagainya.

Kondisi subyektif dari outlet atau aturan yang diberlakukan oleh outlet sehubungan dengan kunjungan
sales force.

Adanya hari atau momen khusus atau adat lokal daerah setempat seperti adanya pasar hari pasaran,
libur adat, dan lain-lain.

Nilai ekonomis dari area atau potensi outlet yang hendak di-cover dibandingkan dengan biaya
operasional.

Jumlah outlet yang hendak dikunjungi harus masuk jumlah minimal pembuatan sebuah rute perjalanan
sales force per hari.

Area tersebut masih bisa dikembangkan lebih lanjut, baik secara vertical maupun secara horizontal,
artinya masih banyak outlet potensial dan outlet semesta di area tersebut.

Pilih model call route plan yang cocok untuk tiap kunjungan, bisa dikombinasikan dan usahakan tidak
zig-zag atau minimalkan melewati jalan yang sama lebih dari sekali.

Salesman berdasarkan data dan kondisi dilapangan bisa mengusulkan perubahan, tetapi harus disetujui
oleh atasan minimal sales supervisor.

Sebuah rute bersifat fixed untuk sekian periode, sampai dengan saat dilakukan perubahan rute (route
engineering), tetapi salesman wajib untuk menambah outlet baru (NOO) terutama dari outlet-outlet
yang potensial di sekitar jalur tersebut.

Untuk menyusun Sales Call Plan, dapat Anda baca di artikel berikut ini :

Strategi Menyusun Rencana Kunjungan Salesman yang Jitu

7 Langkah yang membuat Sales Call lebih Efektif dan Efisien