BAB IV

TUGAS KHUSUS
RETUR
A. PROSEDUR RETUR BARANG
Dalam pengamatan ini, penulis lebih memfokuskan pada prosedur retur barang di
lingkungan PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD). Setiap kegiatan
pasti mempunyai prosedur atau urut-urutan langkah dalam penyelesaian. Begitu
juga dengan prosedur retur barang di lingkungan PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD). Menurut pengamatan kami, Prosedur Retur Barang di PT.
Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) menurut Standard Operating
Procedure (SOP) meliputi 8 tahap, yaitu :
1. Pengembalian Barang
Pada tahap pengembalian barang dari konsumen yang complain dikarenakan
barang tidak sesuai dengan yang diharapkan. Ada beberapa persyaratan yang
harus dipenuhi oleh konsumen yang komplain, antara lain :
a. Retur dapat dilakukan jika barang cacat atau kesalahan barang yang tidak
sesuai dengan yang dipesan;
b. Retur hanya bisa dilakukan 1 kali dalam satu pesanan;
c. Retur barang yang mendekati ED dapat dilakukan dalam jangka waktu
maksimal 3 bulan / 6 bulan. Apabila barang tersebut masih dalam 1 box
boleh dikembalikan, tetapi apabila barang sisa setengah tidak boleh
dikembalikan karena PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD)
menjual barang secara utuh.
d. Retur hanya bisa dilakukan jika barang yang diterima mengalami
cacat/rusak, kesalahan barang yang dipesan;
e. Barang yang akan diretur harus tetap memiliki label merk, dan belum pernah
dipakai oleh pelanggan beraktivitas (hanya untuk dicoba/test pakai saja),
karena rusak/cacat yang disebabkan pemakaian, baik yang disengaja
maupun tidak, tidak dapat diretur;
f. Retur barang karena cacat/rusak hanya dapat ditukar dengan yang sama
persis. Jika persyaratan diatas sudah dipenuhi, maka konsumen dapat
mengembalikan barang ke kantor cabang melalui outlet atau salesman yang

26
 datang ke tiap-tiap outlet. Kemudian bagian supervisor logistik akan
menerima dan menyimpan barang yang telah dikembalikan dari outlet
tersebut. Kemudian supervisor logistik akan membuat Form FPB dan barang
itu akan dilaporkan ke kantor pusat yang berada di Jakarta Timur dengan
memakai Form Pengembalian Barang (FPB) yang mencantumkan :
1) Nama Barang
2) Kemasan
3) Jumlah
4) No. batch dan ED
5) Ex NPI/Invoice
6) Ex Principal
7) Keterangan penyebab pengembalian barang
Pada tahap pengembalian barang ini, mnurut pengamatan penulis, konsumen
yang komplain ke PT. Kimia Farma Trading and Distribution (KFTD) karena
disebabkan beberapa faktor seperti dibawah ini :
1) Kesalahan dalam Pengiriman
2) Kadaluarsa / ED
3) Kemasan
2. Pemeriksaan Form FPB
Pada tahap pemeriksaan Form FPB, setelah form FPB dibuat oleh bagian
Supervisor Logistik kemudian Form FPB tersebut akan dikirim ke bagian
Manager Logistik yang berada di kantor pusat. Pengirimannya ini melalui fax.
Tetapi terlebih dahulu Form FPB akan diserahkan ke bagian Branch Manager
untuk diperiksa kebenarannya. Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap
ini sering mngalami kendala yaitu dari kantor pusat sering telat memberi
pemberitahuan apakah Form FPB tersebut sudah diterima atau belum. Dari
kendala tersebut, bagian supervisor logistik di kantor cabang harus
menanyakan lagi ke kantor pusat dan memastikan kalau form FPB telah
diterima.
3. Pembuatan Rekapitulasi
Pada tahap pembuatan rekapitulasi, setelah form FPB dikirim ke kantor pusat
kemudian form FPB akan diterima oleh bagian Asman Distribusi yang berada

27
 di kantor pusat kemudian bagian Asman Distribusi membuat rekapitulasi.
Yang dimaksud rekapitulasi yaitu rincian tentang barang – barang yang akan
di retur. Setelah rekapitulasi dibuat kemudian hasil rekapitulasi tersebut akan
dilaporkan ke bagian Manager Logistik di kantor pusat untuk mendapatkan
persetujuan FPB. Pada tahap ini pelaksanaannya lancar dan tidak ada kendala
sedikitpun.
4. Pengiriman Barang
Pada tahap pengiriman barang, tahapan ini dilakukan setelah FPB disetujui
oleh Manager Logistik yang berada dikantor pusat, kemudian bagian
Supervisor Logistik mendapat informasi dari kantor pusat untuk mengirimkan
barang yang diretur tersebut ke kantor pusat dengan menggunakan FPB yang
telah disetujui tadi. Pengiriman barang ini dilakukan melalui fax.
Berdasarkan pengamatan penulis, dalam tahap pengiriman barang seringkali
terjadi kendala yaitu pengirimannya tidak tepat waktu karena pada fax tersebut
pengirimannya kadang ditunda sehingga membuat kantor pusat menunggu
barang tersebut. Apabila pengiriman sering terlambat maka pembuatan nota
retur juga akan lama. Jadi bagian supervisor logistic masih harus memastikan
apakah barang tersebut sudah diterima oleh kantor pusat.
5. Pencocokkan Barang
Pada tahap pencocokkan barang, setelah supervisor logistic mengirim barang
tersebut ke kantor pusat, tahap selanjutnya Transito – In dikantor pusat akan
menerima barang pengembalian tersebut kemudian mencocokkannya dengan
FPB sesuai no. batch dengan barang tersebut. No. batch yaitu nomor produksi
/ registrasi keluaran dari pabrik. Bila sudah cocok, barang yang telah diterima
oleh kantor pusat tersebut akan dikonfirmasikan ke kantor cabang. Kemudian
Transito – In dikantor pusat membuat laporan ke Manager Logistik agar
menerbitkan nota retur. Berdasarkan pengamatan penulis, pada waktu
mengkonfirmasikan barang tersebut ke kantor cabang kadang terjadi kendala
yaitu dalam pemberitahuannya sering telat sehingga juga akan menghambat
pembuatan nota retur.
6. Persetujuan Nota Retur

28
 Yang dimaksud Persetujuan Nota Retur yaitu meminta persetujuan ke bagian
Manager Logistik untuk menerbitkan nota retur. Persetujuan nota retur
dilakukan jika ada kebenaran tentang isi nota retur itu yang isinya antara lain
keadaan barang yang akan diretur, jumlah barang, apakah akan diretur, waktu
untuk retur barang (3 bulan/ 6 bulan sebelum ED). Setelah ada kebenaran
tersebut kemudian bagian Manager Logistik yang berada dikantor pusat akan
memberikan persetujuan nota retur dan bagian Manager Logistik akan
memerintahkan Transito – Out untuk menerbitkan Nota Retur untuk dikirim
ke kantor cabang.
7. Penerbitan Nota Retur
Pada tahap penerbitan nota retur, setelah bagian Manager Logistik
memberikan persetujuan nota retur kemudian Transito – Out yang berada
dikantor pusat akan menerbitkan nota retur dengan rangkap 4 yang akan
diserahkan ke kantor cabang. Rangkap 4 tersebut antara lain :
1. Asli untuk cabang yang bersangkutan
2. Copy 1 untuk Transito – In
3. Copy 2 untuk Transito – Out
4. Copy 3 untuk bagian keuangan
Kantor pusat akan menyerahkan nota retur ke kantor cabang disertai dengan
barang yang sudah diganti dengan barang yang baru yang masa EDnya lebih
panjang.
Ketentuan Pembuatan Nota Retur :
a. Nota Retur dibuat dalam hal terjadi pengembalian Barang dari konsumen
kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya, jumlahnya, dan harganya
sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan barang, dan
tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa
b. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan Barang, dan tidak
dapat terjadi dalam penyerahan jasa.
c. Nota retur dibuat dalam rangkap 4 (empat); lembar pertama untuk kantor
cabang, copy 1 untuk transito-in, copy 2 untuk transito-out, dan copy 3
untuk bagian keuangan.

29
 d. Bentuk dan ukuran Nota Retur dapat disesuaikan dengan kebutuhan
admnistrasi pembeli.
e. Nota retur yang tidak mencantumkan informasi minimal yang disyaratkan
tidak dapat diperlakukan sebagai nota retur.
Nota Retur minimal harus memuat :
1) Nomor Urut Nota Retur.
2) Nomor Seri dan tanggal Faktur Pajak atas Barang Kena Pajak yang
dikembalikan
3) Nama, Alamat, dan NPWP pembeli BKP yang dikembalikan.
4) Nama, alamat, NPWP penjual yang menerbitkan Faktur Pajak.
5) Jenis, kuantum, kemasan, diskon, dan harga jual Barang Kena Pajak yang
dikembalikan.
6) Tanggal pembuatan Nota Retur.
7) Tandatangan Pembeli.
8. Penerimaan nota retur ke konsumen
Pada tahap terakhir, setelah nota retur dan barang diterima oleh kantor cabang
kemudian barang dan nota retur tersebut akan di serahkan kembali ke
konsumen yang komplain. Cara mengembalikan barang yang diretur kepada
konsumen yaitu melalui pengantar barang yang akan menyerahkan barang
tersebut ke konsumen yang komplain.
B. DOKUMEN YANG DIGUNAKAN DALAM PROSEDUR RETUR
BARANG
Dalam melakukan prosedur retur barang tentu saja memerlukan dokumen guna
menjamin keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan akuntansi. Adapun
dokumen yang digunakan dalam prosedur retur barang adalah :
1. Form FPB
Merupakan formulir yang mempunyai fungsi untuk mencatat aktivitas
penerimaan barang – barang yang dikembalikan oleh konsumen karena cacat /
rusak atau barang – barang tersebut tidak sesuai dengan barang yang dipesan
oleh konsumen.
2. Laporan Rekapitulasi Barang

30
 Dibuat untuk melaporkan hasil rincian data barang pada akhir laporan atau
akhir hitungan.
3. Nota Retur
Merupakan nota yang dibuat dalam hal terjadi pengembalian barang dari
konsumen kepada PT. Kimia Farma yang jenisnya, typenya, jumlahnya, dan
harganya sama. Retur hanya mungkin terjadi dalam transaksi penyerahan
barang, dan tidak dapat terjadi dalam penyerahan jasa. Semua dokumen dalam
prosedur retur barang ini sangat dibutuhkan sebagai alat yang membantu
keandalan dan tingkat ketelitian dalam pencatatan akuntansi serta sebagai bukti
terjadinya retur barang.
C. FUNGSI YANG TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam prosedur retur barang di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution (KFTD) adalah :
1. Bagian Branch Manager
Dalam prosedur retur barang, bagian branch manager bertanggung jawab penuh
dalam kegiatan pengembalian barang atau retur barang. Selain itu, branch
manager juga bertugas menerima form FPB dari supervisor logistik.
2. Bagian Supervisor Logistik
Dalam prosedur retur barang, supervisor logistik mempunyai tugas menyimpan
barang yang telah dikembalikan dari outlet dan juga bertugas mengirim barang
retur tersebut ke kantor pusat disertai dengan form FPB.
3. Bagian Manager Logistik ULS
Dalam prosedur retur barang, bagian manager logistik ULS memberikan
persetujuan nota retur dan memerintahkan transito – out ULS untuk
menerbitkan nota retur.
4. Bagian Transito – in ULS
Dalam prosedur retur barang, transito – in ULS bertugas menerima
pengembalian barang kemudian mencocokkannya dengan FPB dan membuat
laporan kepada manager logistik agar menerbitkan nota retur.
5. Bagian Transito – out ULS
Dalam prosedur retur barang, transito – out ULS bertugas menerbitkan nota
retur dan menyerahkannya ke kantor cabang.

31
E. HAMBATAN PROSEDUR RETUR BARANG
Berdasarkan pengamatan penulis, dalam pelaksanaan prosedur retur barang
tentunya tidak terlepas dari hambatan-hambatan atau kendala-kendala yang dapat
menghambat prosedur retur barang. Adapun hambatan-hambatan yang dihadapi
oleh prosedur retur barang dapat di identifikasikan antara lain :
a. Barang sering mengalami keterlambatan pengirimannya.
b. Dalam penerimaan Form FPB, kantor pusat sering telat memberi
pemberitahuan ke kantor cabang
c. Pemberitahuan apakah barang sudah diterima sering terlambat

32