LAPORAN AKHIR

PRAKTIK KERJA PROFESI APOTEKER (PKPA)

DI PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION CABANG
BANDUNG

Laporan ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat guna memperoleh gelar
Apoteker pada Fakultas Farmasi Universitas Padjadjaran

Oleh
Linda Apriyanti
260112170026

PROGRAM STUDI PROFESI APOTEKER

FAKULTAS FARMASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2018
 LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN AKHIR
PRAKTIK KERJA PROFESI APOTEKER
DI PT. KIMIA FARMA TRADING & DISTRIBUTION CABANG
BANDUNG

Jatinangor, Februari 2018

Disetujui oleh

Pembimbing di PT. Kimia Farma Trading & Pembimbing di fakultas Farmasi

Distribution Bandung Universitas Padjadjaran

Hilda Syifa, S.Farm., Apt. Nasrul Wathoni, Ph.D., M.Si., Apt.

19940315/SIPA_32.73/2017/2283 NIP 198205042006041003
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur senantiasa penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT
karena atas izin dan ridho-Nya penulis dapat menyelesaikan Praktek Kerja Profesi
Apoteker (PKPA) di Pedagang Besar Farmasi PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Bandung, yang berlangsung pada periode 1-28 Februari
2018. Laporan PKPA ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat guna
memperoleh gelar Apoteker pada Fakultas Farmasi Universitas Padjadjaran.
Banyak pihak yang telah membantu hingga penulis dapat menyelesaikannya. Oleh
karena itu, penulis ingin berterima kasih kepada:

1. Ibu Prof. Dr. Ajeng Diantini, M.Si., Apt. selaku Dekan Fakultas Farmasi,
Universitas Padjadjaran.
2. Ibu Dr. Ida Musfiroh, M.Si., Apt. selaku Ketua Program Studi Profesi
Apoteker Fakultas Farmasi Universitas Padjadjaran.
3. Bapak Nasrul Wathoni, P.hD., Apt. selaku pembimbing internal dan
Sekretaris Program Studi Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas
Padjadjaran.
4. Bapak Heru Supadmo selaku Kepala Cabang PT. Kimia Farma Trading
and Distribution Bandung.
5. Ibu Hilda Syifa, S.Farm., Apt. selaku Apoteker Penanggung Jawab PT.
Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Bandung dan pembimbing
eksternal.
6. Bapak Rizki Dwi Rahmana, S.Si. selaku Penanggung Jawab Alat
Kesehatan PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang Bandung.
7. Kepada seluruh karyawan PT. Kimia Farma Trading and Distribution
Cabang Bandung yang telah berbagi ilmu selama PKPA berlangsung.
8. Kedua orang tua dan seluruh keluarga kami yang tidak henti-hentinya
memberikan dukungan baik materil maupun moril sehingga penulis dapat
menyelesaikan laporan Praktek Kerja Profesi Apoteker.

Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak

terdapat kekurangan, maka dari itu penulis mengharapkan kritik dan saran yang

iii
 iv

dapat membangun untuk pengembangan diri penulis. Penulis berharap laporan ini
dapat bermanfaat dan semua yang telah membantu penulis diberikan balasan yang
baik oleh Allah SWT. Laporan ini dapat bermanfaat dan menambah wawasan dan
ilmu pengetahuan di bidang kefarmasian. Akhir kata, semoga Allah SWT
senantiasa memberikan balasan yang tidak terhingga kepada semua pihak yang
turut berjasa selama berlangsungnya PKPA di PT. Kimia Farma Trading and
Distribution Cabang Bandung.

Bandung, Februari 2018

Penulis
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................... iii

DAFTAR ISI ........................................................................................................... v

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang .............................................................................................. 1

1.2 Tujuan PKPA di Pedagang Besar Farmasi ................................................... 2

1.3 Manfaat PKPA di Pedagang Besar Farmasi ................................................. 3

BAB II KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

2.1 Profil Tempat PKPA ..................................................................................... 4

2.1.1 Sejarah Pendirian Perusahaan ....................................................................... 4

2.1.2 Visi dan Misi PT. Kimia Farma Trading & Distribution Bandung ............... 6

2.1.3 Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading & Distribution Bandung
Error! Bookmark not defined.

2.1.4 Budaya Perusahaan ...................................... Error! Bookmark not defined.

2.2 Kegiatan PKPA di PT. Kimia Farma Trading & Distribution Bandung ...... 8

2.2.1 Personalia, pelatihan, Tgas dan Tanggung Jawab Setiap Bagian ................. 8

2.2.2 Supply Chain Management .......................... Error! Bookmark not defined.

2.2.3 Sistem Manajemen Mutu ............................. Error! Bookmark not defined.

2.2.4 Manajemen Resiko Mutu ............................................................................ 22

2.2.5 Dokumentasi dan Sistem Informasi ............................................................ 23

2.2.6 Operasional ................................................................................................. 24

2.2.7 Distribusi Produk Rantai Dingin ................................................................. 33

2.2.8 Distribusi Narkotika dan Psikotropika ........................................................ 34

v
 vi

2.2.9 Distribusi Berdasarkan Kontrak .................................................................. 36

2.2.10 Suhu dan Pengendalian Lingkungan ......................................................... 37

2.2.11 Kualifikasi, Kalibrasi dan Validasi ........................................................... 38

2.2.12 Penanganan Keluhan, Obat Kembalian, Obat Diduga Palsu ..................... 38

2.2.13 Kembali Obat dan/atau Bahan Obat .......................................................... 39

2.2.14 Transportasi................................................................................................ 41

2.2.15 Inspeksi Diri dan Audit Mutu .................................................................... 42

2.2.16 Audit Sediaan Farmasi ............................................................................... 43

2.2.17 Audit Manajemen....................................................................................... 44

2.2.18 Audit Distribusi .......................................................................................... 44

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan ................................................................................................. 45

3.2 Saran ........................................................................................................... 45

BAB IV TUGAS KHUSUS

4.1 Membuat Artikel (Preseptor : Hilda Syifa, S.Farm., Apt.) ......................... 45

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 46

Lampiran ................................................................ Error! Bookmark not defined.

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Pada dasarnya kesehatan merupakan hak asasi manusia dan salah satu
unsur kesejahteran yang harus diwujudkan sesuai dengan cita-cita bangsa
Indonesia seperti yang tertera dalam Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara
Republik Indonesia Tahun 1945. Menurut Undang-undang Kesehatan Republik
Indonesia Nomor 36 Tahun 2009, kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara
fisik, mental, spiritual, maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk
hidup produktif secara sosial dan ekonomi. Sehingga kesehatan merupakan salah
satu aspek penting yang diperhatikan oleh pemerintah dengan alasan setiap hal
yang menyebabkan terjadinya gangguan kesehatan dapat menimbulkan kerugian
ekonomi yang sangat besar bagi negara. Tercapainya derajat kesehatan yang
tinggi merupakan investasi bagi pembangunan negara.

Dalam upaya mencapai derajat kesehatan yang tinggi memerlukan suatu

sumber daya kesehatan, salah satunya yaitu sediaan farmasi. Untuk menjamin
ketersediaan sediaan farmasi di masyarakat maka pemerintah menetapkan
peraturan nomor 51 tahun 2009 mengenai pekerjaan kefarmasian yaitu pembuatan
sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian atau
penyaluran obat, pengelolaan obat, pelayanan obat atas resep dokter, pelayanan
informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat, atau resep dokter. Untuk
memenuhi kebutuhan tersebut, sangat diperlukan suatu sarana yang dapat
menyalurkan obat dan/atau bahan obat yaitu melalui Pedagang Besar Farmasi
(PBF).
Pedagang besar farmasi (PBF) adalah perusahaan berbentuk badan
hukum yang memiliki izin untuk pengadaan, penyimpanan, penyaluran obat
dan/atau bahan obat dalam jumlah besar sesuai ketentuan peraturan perundang-
undangan (Permenkes No.3 Tahun 2015). Pada pelaksanaannya sebagaimana
dijelaskan dalam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34

1
 2

tahun 2014 mengenai penyelenggaraan kegiatan di Pedagang Besar Farmasi

(PBF) harus sesuai dengan ketentuan dan standar yang terdapat dalam Cara
Distribusi Obat yang Baik (CDOB). Tujuan dibuatnya CDOB adalah untuk
menjamin pemerataan distribusi obat sehingga obat akan tersedia ketika
dibutuhkan, untuk pengamanan lalu lintas dan penggunaan obat hingga ke
pengguna sehingga penggunaan obat dilakukan dengan tepat dan tidak terjadi
penyalahgunaan obat (Drug Abuse), juga untuk menjamin keabsahan, kualitas,
keamanan obat dari produsen hingga ke konsumen.

Apoteker di PBF memiliki tanggungjawab yang besar, mereka dituntut

untuk melaksanakan dan mengelola sistem manajemen mutu yang baik serta
distribusi obat dan/atau bahan obat yang benar. Peranan apoteker tersebut
menuntut calon apoteker untuk terus meningkatkan pengetahuan dan keterampilan
dalam melakukan praktek profesi dan memahami peran, fungsi, dan tanggung
jawab seorang apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian di PBF. Oleh
karena itu, Program Studi Profesi Apoteker Fakultas Farmasi Universitas
Padjadjaran bekerja sama dengan PBF KFTD Cabang Bandung melaksanakan
Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) pada tanggal 1-28 Februari 2018.

1.2 Tujuan PKPA di Pedagang Besar Farmasi

Tujuan diadakannya Praktek Kerja Profesi Apoteker di PBF bagi
mahasiswa profesi apoteker adalah :
1. Meningkatkan pemahaman calon apoteker mengenai peran, fungsi, posisi,
dan tanggung jawab apoteker di distribusi farmasi.

2. Membekali calon apoteker agar memiliki wawasan, pengetahuan,

keterampilan, dan pengalaman praktis dalam melakukan pekerjaan farmasi
di bidang distribusi farmasi.

3. Memberi kesempatan kepada calon apoteker untuk menerapkan prinsip

Good Distribution Practices dan penerapan nyata dalam distribusi farmasi.

4. Mempersiapkan calon apoteker dalam memasuki dunia kerja sebagai

 3

tenaga farmasi yang profesional.

5. Memberikan gambaran nyata permasalahan yang dihadapi dalam distribusi

farmasi sehingga mereka tidak canggung untuk bekerja.

1.3 Manfaat PKPA di Pedagang besar Farmasi

1. Mengetahui, memahami tugas, dan tanggung jawab apoteker dalam

menjalankan kefarmasian di distribusi farmasi.
2. Memperoleh pengalaman praktis mengenai pekerjaan kefarmasian di
distribusi farmasi.
3. Meningkatkan kepercayaan diri untuk menjadi apoteker professional di
bidang distribusi farmasi.
 BAB II
KEGIATAN PKPA DAN PEMBAHASAN

2.1 Profil Tempat PKPA

2.1.1 Sejarah Pendirian Perusahaan
Kimia Farma adalah pioneer dalam industri farmasi di Indonesia.
Sebelumnya Kimia Farma merupakan NV Chemicalien Handle Rathkamp and Co,
perusahaan farmasi pertama di Hindia Timur yang didirikan pada tahun 1871.
Pada tahun 1958 terdapat kebijakan nasional bahwa Indonesia harus bebas dari
perusahaan-perusahaan Belanda sehingga sejumlah perusahaan farmasi berubah
menjadi Bhineka Kimia Farma (PNF). Pada tanggal 16 Agustus 1971 badan
hukumnya diubah kembali menjadi PT. Kimia Farma (Persero).
Pada tanggal 28 Juni 2001, PT. Kimia Farma (Persero) menjadi
Perusahaan Terbuka (Tbk.) dengan nama PT. Kimia Farma Tbk., dimana untuk
privatisasi tahap I saham yang lepas adalah sebanyak 9% dengan rincian 3%
untuk program Kepemilikan Saham Karyawan dan Manajemen (KSKM) PT.
Kimia Farma, dan sebanyak 6% untuk masyarakat umum. Saat ini Kimia Farma
memiliki beberapa unit bisnis, yaitu :
a. PT. Kimia Farma Tbk. (Holding)
PT Kimia Farma (Persero) Tbk merupakan pioneer dalam industri farmasi
Indonesia yang telah berkembang menjadi perusahaan yang menyediakan
pelayanan kesehatan. Kimia Farma memiliki bidang usaha utama yaitu
Manufaktur Farmasi yang didukung oleh Riset dan Pengembangan, Distribusi dan
Perdagangan, Pemasaran, Ritel Farmasi, Laboratorium Klinik dan Klinik
Kesehatan.
Dengan dukungan kuat di bidang Riset & Pengembangan, kegiatan usaha
manufaktur farmasi memproduksi obat jadi dan obat herbal, iodium, kina serta
produk-produk turunannya dan minyak nabati. Lima fasilitas produksi yang
tersebar di kota-kota besar di Indonesia merupakan tulang punggung dari segmen
bisnis manufaktur Perseroan dimana kelimanya telah mendapat sertifikat Cara

4
 5

Pembuatan Obat yang Baik (CPOB) dan sertifikat ISO 9001, ISO 9002 dan ISO
14001 dari institusi luar negeri.
Hasil produksi yang di buat oleh Pabrik Farmasi perusahaan baik produk
obat-obat kimia, Formulasi dan herbal, dibagi dalam 6 (enam) lini produksi yaitu
etikal, obat bebas, generik, narkotika, lisensi dan bahan baku. Hampir semua kelas
terapi diakomodasi oleh produk perusahaan yang terdiri lebih dari 385 item
produk dan dipasarkan keseluruh Indonesia serta di ekspor ke beberapa negara
melalui jaringan distribusi perseroan atau yang memiliki perjanjian dengan
perseroan. Sebagai bagian dari tanggung jawab sosialnya Kimia Farma
berkomitmen untuk memastikan pasokan obat generik yang tetap ke pasar.
b. Anak Perusahaan (Subsidiaries)
PT. Kimia Farma Tbk. Memiliki 6 anak perusahaan yaitu PT. Kimia
Farma Apotek yang menyediakan layanan kesehatan yang terintegrasi meliputi
layanan farmasi (apotek), klinik kesehatan, laboratorium klinik dan optik, dengan
konsep One Stop Health Care Solution (OSHcS) sehingga semakin memudahkan
masyarakat mendapatkan layanan kesehatan berkualitas, PT. Sinkona Indonesia
Lestari merupakan perusahaan yang memproduksi kina garam dan turunannya
bagi banyak industri, terutama obat-obatan, minuman, dan industri kimia, PT.
Kimia Farma Diagnostika meliputi pengelolaan dan pengembangan laboratorium
klinik, PT. Kimia Farma Sungwun Pharmacopia (KFSP) merupakan pabrik bahan
baku pertama di Indonesia, PT. Asuransi Inhealth Indonesia yang memiliki usaha
di bidang asuransi, serta PT. Kimia Farma Trading & Distribution.
PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) merupakan anak
perusahaan Perseroan yang bergerak dibidang layanan distribusi dan perdagangan
produk kesehatan dengan wilayah layanan mencangkup 34 provinsi dan 511
kabupaten atau kota. KFTD mendistribusikan aneka produk dari Perseroan,
produk dari keagenan lainnya, serta produk-produk non-keagenan melalui
penjualan reguler ke apotek (apotek Kimia Farma dan apotek non Kimia Farma),
rumah sakit, toko obat, supermarket, restoran, dan cafe.
PT. Kimia Farma Trading & Distribution (KFTD) sebelumnya merupakan
divisi Pedagang Besar Farmasi (PBF) dari PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Divisi
 6

ini memiliki tugas utama mendistribusikan produk-produk farmasi yang

diproduksi PT Kimia Farma (Persero) Tbk. ke channel-channel di seluruh
nusantara. Pada tanggal 4 Januari 2003 divisi Pedagang Besar Farmasi ini
kemudian berkembang menjadi anak perusahaan dengan nama PT Kimia Farma
Trading & Distribution, yang berbasis jasa layanan perdagangan dan distribusi.
Sebagai penyedia jasa layanan distribusi, KFTD menyalurkan aneka produk dari
perusahaan induk, produk dari prinsipal lainnya, serta produk-produk non-
prinsipal. Pada bidang Jasa Perdagangan atau Trading, KFTD menangani kontrak-
kontrak bisnis yang didapat melalui sistem tender. Untuk memudahkan
operasionalnya, KFTD juga didukung oleh 47 kantor cabang yang tersebar
diseluruh wilayah Indonesia. Jaringan distribusi ini melayani lebih dari 31
rekanan prinsipal, memenuhi kebutuhan sekitar 14.658 apotek, 1.123 PBF, 17.440
toko obat, 7.074 pedagang bebas, 2.377 rumah sakit, dan 3258 pasar modern.
Kegiatan operasionalnya meliputi distribusi untuk produk-produk farmasi,
suplemen, kosmetik, alat kesehatan/medical instrument, rehabilitasi medik, dan
reagensia. Sumber daya yang terdiri dari 1.000 karyawan, dukungan sarana,
prasarana, sumber daya serta infrastruktur KFTD sendiri telah dirancang
sedemikian rupa untuk menjamin kelancaran layanan dan efektivitas jalur
distribusi. KFTD melayani perdagangan dan distribusi ribuan produk-produk
farmasi dan alat kesehatan, diantaranya produk bermerek dan produk generik dari
prinsipal-prinsipal lokal dan multinasional melalui penjualan reguler ke apotek
internal, apotek swasta, rumah sakit, klinik, dan toko obat. KFTD
mendistribusikan produk tersebut ke institusi pemerintah melalui sistem tender.

2.1.2 Visi dan Misi PT. Kimia Farma Trading & Distribution

a. Visi

Menjadi perusahaan terkemuka di bidang distribusi dan perdagangan

produk kesehatan.

b. Misi
 7

1. Meningkatkan jaringan dan layanan distribusi serta aktivitas produk

kesehatan.

2. Melaksanakan proses bisnis berkualitas yang didukung oleh SDM yang

kompeten dan sistem informasi yang handal.

3. Memberikan nilai tambah dan manfaat yang berkesinambungan kepada

stakeholder.

2.1.3 Sturktur Organisasi PT. Kimia Farma Trading & Distribution

Cabang Bandung

Gambar 2.1 Struktur Organisasi KFTD Cabang Bandung

2.1.4 Budaya Perusahaan

Perseroan telah menetapkan budaya perusahaan yang merupakan nilai-

nilai inti Perseroan (corporate values) yaitu I CARE yang menjadi
acuan/pedoman bagi Perseroan dalam menjalankan usahanya, untuk berkarya
meningkatkan kualitas hidup dan kesehatan masyarakat. Berikut adalah budaya
 8

perusahaan (corporate culture) perseroan :

Gambar 2.2 Budaya Perusahaan

I CARE :
a. Innovative : Budaya berpikir out of the box, smart dan kreatif untuk
membangun produk unggulan.
b. Customer First: Mengutamakan pelanggan sebagai miitra kerja.
c. Accountable : Dengan senantiasa bertanggung jawab atas amanah yang
dipercayakan oleh perusahaan dengan memegang teguh profesialisme,
integritas dan kerja sama.
d. Responsible : Memiliki tanggung jawab pribadi untuk bekerja tepat
waktu, tepat sasaran dan dapat diandalkan, serta senantiasa berusaha untuk
tegar dan bijaksana dalam menghadapi setiap masalah.
e. Eco-Friendly : Menciptakan dan menyediakan baik produk maupun jasa
layanan yang ramah lingkungan.

2.2 Kegiatan PKPA di PT. Kimia Farma Trading & Distibution Cabang
Bandung
Kegiatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) ini dilaksanakan pada
tanggal 1 Februari sampai tanggal 31 Februari 2018 di PT. Kimia Farma Trading
& Distribution Cabang Bandung. PT. Kimia Farma Trading and Distribution
(KFTD) Cabang Bandung beralamat di Jalan Pajajaran Nomor 21 Kota Bandung.
Lokasi yang strategis di pusat kota mempermudah jalur distribusi komoditas.
KFTD Bandung memiliki nomor izin yang baru diperbaharui pada tanggal 12 Mei
2014, yaitu 442/Kep.70/1.99/Cab.PBF-BPPT/2014.

2.2.1 Personalia, Pelatihan, Tugas dan Tanggung Jawab Setiap Bagian

 9

Struktur organisasi perusahaan dibentuk sebagai penunjang pelaksanaan

operasional sehingga setiap karyawan mengetahui tugas dan tanggung jawabnya
masing-masing. Petugas yang memegang peranan dan wewenang dalam hal
penyimpanan serta penyaluran sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya
telah terkualifikasi kemampuan serta pengalamannya untuk menjamin produk-
produk tersebut disimpan dan disalurkan dengan baik.
a. Personalia
Dalam hal pengelolaan perusahaan KFTD Cabang Bandung dilaksanakan
oleh seorang Kepala Cabang (Branch Manager) yang bertanggung jawab kepada
KFTD Pusat di Jakarta. Kepala Cabang membawahi APJ PBF dan Narkotika
dalam operasional penerapan Cara Distribusi Obat Yang Baik (CDOB), kasir,
penyedia alat kesehatan, Supervisor Tata Usaha, Supervisor Penjualan Reguler
Farma, Supervisor Penjualan Reguler Non Farma, Supervisor Penjualan Reguler
Alat Kesehatan, Supervisior Penjualan Institusi, dan Supervisor Logistik dalam
penyelenggaraan tata usaha perusahaan. Keseluruhan pegawai yang bekerja di
KFTD Cabang Bandung berjumlah 48 orang.
b. Pelatihan
Seluruh karyawan yang ikut serta secara langsung dalam kegiatan
pendistribusian obat telah dilatih mengenai kegiatan CDOB dan dimotivasi untuk
mendukung standar CDOB oleh APJ. Product Knowledge yang dilakukan secara
eksternal misalnya dari Principal Pihak ketiga (PT. Mersifarma, PT Ikapharmin,
dll). Untuk tim Salesforce Kepala Cabang memberikan Inhouse Training maupun
Eksternal Training missal: James Gwee, Tung Desem Waringin.
c. Tugas dan Tanggung Jawab Setiap Bagian
1. Kepala Cabang / Branch Manager
- Bertanggung jawab secara langsung kepada RM atas pencapaian target
sebagaimana ditetapkan perusahaan.
- Bertugas dan bertanggung jawab atas keberhasilan dalam memperoleh
penjualan regular dan institusi (revenue Center) sesuai target yang
ditetapkan perusahaan.
- Melaksanakan seluruh peraturan dan kebijakan yang ditetapkan
 10

perusahaan.
- Melakukan pengelolaan seluruh harta kekayaan (uang, barang, orang,
gedung, kendaraan) dan harta lainnya milik perusahaan.
- Melakukan evaluasi atas kebenaran kegiatan seluruhtransaksi bisnis sesuai
dengan ketentuan dan SOP yang berlaku.
- Menyusun dan merencanakan program kerja tahunan.
- Bertanggung jawab atas tercapainya total penjualan dan laba sesuai
pertumbuhan dan jumlah yang ditargetkan oleh perusahaan.
- Menjaga dan meningkatkan citra perusahaan di lingkungan kantor dan
seluruh area coverage cabang.
- Melakukan kunjungan dan pembinaan terhadap pelanggan yang potensial
dan pelanggan baru (berdasarkan form kunjungan).
- Melakukan koordinasi dengan principal setempat untuk mendukung
pencapaian sasaran dan tujuan perusahaan.
- Melaksanakan pengadaan produk berdasarkan stok level yang ditetapkan.
- Menetapkan sistem hataran yang efektif dan efisien.
- Menganalisa mutu persediaan barang dagangan baik barang laku, tidak
laku, kurang laku maupun barang ED.
- Bertanggung jawab terhadap asset cabang.
- Melakukan pembinaan terhadap seluruh Sumber Daya Manusia di cabang.
- Menciptakan dan menjaga suasana yang kondusif dan harmonisasi
hubungan kerja diantara seluruh pegawai yang ada di cabang.
- Melaksanakan seluruh kebijakan dan program yang ditetapkan perusahaan.
- Melakukan pengendalian terhadap seluruh kegiatan administrasi internal
perusahaan meliputi administrasi penjualan, pembelian, piutang dagang,
hutang, kas/bank, serta perpajakan sesuai dengan ketentuan dan SOP yang
berlaku.
- Membantu dan melaksanakan proyek institusi pusat di wilayah kerjanya.
- Menjadi pimpinan koordinasi pemasaran produk antara KF TBK, KFA,
Marketing dan Perseroan.
- Mengelola dan mengkoordinasikan dengan baik seluruh kegiatan cabang
 11

yang saling terkait, mulai dari kegiatan penjualan, logistik dan

administrasi sesuai dengan ketentuan dan SOP yang berlaku.
- Bertanggung jawab terhadap terciptanya kerjasama, keserasian,
keselarasan, dan keharmonisan hubungan kerja antara Unit Kerja dan Unit
Bisnis di cabang.
- Membangun hubungan dan kerja sama yang sinergis dengan seluruh
jajaran lainnya di perusahaan.
- Melaporkan kepada RM mengenai permasalahan hukum yang terjadi di
cabang.
2. Apoteker Penanggung Jawab (APJ) PBF
- Menyusun, memastikan dan mempertahankan penerapan sistem
manajemen mutu.
- Fokus pada pengelolaan kegiatan yang menjadi kewenangannya serta
menjaga akurasi dan mutu dokumentasi.
- Menyusun dan/atau menyetujui program pelatihan dasar dan pelatihan
lanjutan mengenai CDOB untuk semua personil yang terkait dalam
kegiatan distribusi.
- Mengkoordinasikan dan melakukan dengan segera setiap kegiatan
penarikan obat dan/atau bahan obat.
- Memastikan bahwa keluhan pelanggan ditangani dengan efektif.
- Melakukan kualifikasi dan persetujuan terhadap pemasok dan pelanggan.
- Meluluskan obat dan/atau bahan obat kembalian untuk dikembalikan ke
dalam stok obat dan/atau bahan obat yang memenuhi syarat jual.
- Turut serta dalam pembuatan perjanjian antara pemberi kontrak dan
penerima kontrak yang menjelaskan mengenai tanggung jawab masing-
masing pihak yang berkaitan dengan distribusi dan/atau transportasi obat
dan/atau bahan obat.
- Memastikan inspeksi diri dilakukan secara berkala sesuai program dan
tersedia tindakan perbaikan yang diperlukan.
- Mendelegasikan tugasnya kepada Apoteker/tenaga teknis kefarmasian
yang telah mendapatkan persetujuan dari instansi berwenang ketika sedang
 12

tidak berada di tempat dalam jangka waktu tertentu dan menyimpan

dokumen yang terkait dengan setiap pendelegasian yang dilakukan.
- Turut serta dalam setiap pengambilan keputusan untuk mengkarantina atau
memusnahkan obat dan/atau bahan obat kembalian, rusak, hasil penarikan
kembali atau diduga palsu.
- Memastikan pemenuhan persyaratan lain yang diwajibkan untuk obat
dan/atau bahan obat tertentu sesuai peraturan perundang-undangan.
3. Penyalur Alat Kesehatan
- Bertugas dan bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan,
pendistribusian barang ke pelanggan sesuai SOP.
- Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan mengawasi mutasi
barang.
- Bertugas dan bertanggung jawab atas pengelolaan dan pelaporan alkes
sesuai dengan perundang-undangan dan SOP yang berlaku.
- Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan melaporkan penarikan
barang.
- Bertugas dan bertanggung jawab membantu menyalurkan barang proyek
pusat.
4. Kasir
- Bertugas dan bertanggung jawab untuk melaksanakan dan memeriksa
kebenaran penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran kas atau setara
dengan kas berdasarkan fisiknya (uang tunai, cek, giro, transfer dan SSP).
- Bertugas dan bertanggung jawab untuk mencatat dan melaporkan
kebenaran penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran kas.
- Bertugas dan bertanggung jawab atas penyimpanan kas atau setara dengan
kas sesuai dengan SOP yang berlaku.
- Bertugas dan bertanggung jawab terhadap selisih kas/Bank kurang dari
nilai pembukuan (apabila terjadi selisih lebih harus dibukukan sebagai
penerimaan lainnya).
- Bertugas dan bertanggung jawab langsung kepada atasan langsung atas
penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran dalam hal terjadi selisih
 13

dengan jumlah menurut pembukuan dan terjadi pengeluaran yang tidak

dapat dipertanggung jawabkan menurut aturan perusahaan.
5. Supervisor Tata Usaha
- Bertanggung jawab secara langsung kepada atasan langsungnya atas
pengendalian/pengelolaan inkaso dan biaya operasional di Unit Bisnisnya.
- Bertugas dan bertanggung jawab atas kebenaran (autentik) seluruh
dokumen kegiatan transaksi bisnis di Unit Bisnisnya.
- Bertugas dan bertanggung jawab atas kebenaran kegiatan seluruh transaksi
bisnis sesuai dengan ketentuan dan SOP yang ditetapkan perusahaan.
- Bertugas dan bertanggung jawab memeriksa hasil data transaksi bisnis
secara harian, mingguan, bulanan, triwulan, semesteran dan tahunan.
- Bertugas dan bertanggung jawab mengawasi kelengkapan dan kebenaran
data transaksi bisnis seperti data pembelian, penjualan, laporan hutang,
piutang, kas bank, pajak dan SDM.
- Bertugas dan bertanggung jawab mengamankan seluruh barang inventaris
(asset perusahaan) dan memberikan laporannya kepada atasan
langsungnya.
6. Supervisor Penjualan Reguler Farma/ Non Farma/ Alat Kesehatan
- Bertugas dan bertanggung jawab menyusun perencanaan program kerja
penjualan regular.
- Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinir, melaksanakan dan
mengawasi pelaksanaan Blue print termasuk “joint visit” dengan para
Salesman.
- Bertanggung jawab atas tercapainya penjualan, pertumbuhan regular
sebagaimana yang ditargetkan oleh perusahaan.
- Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan koordinasi yang baik
dengan tenaga pemasaran semua prinsipal.
- Bertugas dan bertanggung jawab memproses sales order / surat pesanan,
berkoordinasi dengan fakturis untuk dibuatkan faktur komersial dan faktur
pajaknya.
- Bertugas dan bertanggung jawab membuat dan menyerahkan laporan
 14

penjualan, penambahan outlet baru (NOO), effective calls, produk

prioritas (harian, mingguan, dan bulanan) kepada RM yang merangkap
BM Cabang.
- Bertugas dan bertanggung jawab melakukan kunjungan dan pembinaan
terhadap pelanggan reguler dan pelanggan baru potensial.
- Bertanggung jawab terhadap pemberian jumlah plafond kredit berdasarkan
matriks dan kebijakan serta SOP yang ditetapkan perusahaan.
7. Supervisior Penjualan Institusi
- Bertugas dan bertanggung jawab menyusun perencanaan program kerja
penjualan institusi.
- Bertugas dan bertanggung jawab mengkoordinir, melaksanakan,
memenangkan proses tender sesuai peraturan yang berlaku dan
menyelesaikannya dengan lancar dan aman sesuai dengan ketentuan dan
SOP yang telah ditetapkan.
- Bertugas dan bertanggung jawab berkoordinasi dengan BM untuk
melakukan pembinaan baik ke pelanggan maupun kepada rekanan dan
pihak-pihak lain demi kelancaran bisnis penjualan institusi.
- Bertugas dan bertanggung jawab membantu penyelesaian pelaksanaan
proyek pusat.
- Bertugas dan bertanggung jawab menangani pelaksanaan pekerjaan terkait
proyek Kabupaten/Kota, Puskesmas dan Rumah Sakit Non Vertikal.
8. Supervisor Logistik
- Bertugas dan bertanggung jawab atas pengadaan, penyimpanan dan
pendistribusian barang ke Pelanggan sesuai SOP yang berlaku.
- Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan mengawasi mutasi
barang.
- Bertugas dan bertanggung jawab atas pengelolaan dan pelaporan
Narkotika sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan SOP yang
berlaku.
- Bertugas dan bertanggung jawab melaksanakan dan melaporkan
penarikkan barang.
 15

- Bertugas dan bertanggung jawab membantu penyaluran barang proyek

pusat.
2.2.2 Supply Chain Management

Gambar 2.3 Rantai Pasokan Sediaan Farmasi

a. Kegiatan Pengadaan Obat dan/atau Bahan Obat

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1148/Menkes/Per/VI/2011 tentang Pedagang Besar Farmasi, dalam kegiatan
penyelenggaraan ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
- PBF dan PBF Cabang hanya dapat mengadakan, menyimpan dan
menyalurkan obat dan/atau bahan obat yang memenuhi persyaratan mutu
yang ditetapkan oleh Menteri.
- PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dari industri farmasi
dan/atau sesama PBF.
- PBF hanya dapat melaksanakan pengadaan bahan obat dari industri
farmasi, sesama PBF dan/atau melalui importasi.
- Pengadaan bahan obat melalui importasi sebagaimana dimaksud pada ayat
(3) dilaksanakan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

- PBF Cabang hanya dapat melaksanakan pengadaan obat dan/atau bahan

 16

obat dari PBF pusat.

b. Kegiatan Penyaluran Obat dan atau Bahan Obat

Menurut Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3 Tahun
2015, untuk penyaluran:
1. Narkotika Golongan I
- Penyaluran Narkotika Golongan I hanya dapat dilakukan oleh perusahaan
PBF milik Negara yang memiliki Izin Khusus Impor Narkotika kepada
Lembaga Ilmu Pengetahuan untuk kepentingan pengembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi, termasuk untuk kebutuhan laboratorium.
- Penyaluran Narkotika hanya dapat dilakukan berdasarkan surat pesanan
dari APJ dan/atau Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan.
2. Narkotika dan Psikotropika dalam Bentuk Bahan Baku
- Penyaluran Narkotika dalam bentuk bahan baku hanya dapat dilakukan
oleh perusahaan PBF milik Negara yang memiliki Izin Khusus Impor
Narkotika, sedangkan penyaluran psikotropika hanya dapat dilakukan oleh
PBF yang memiliki izin sebagai IT Psikotropika, kepada Industri Farmasi
dan/atau Lembaga Ilmu Pengetahuan.
- Penyaluran Narkotika dan psikotropika hanya dapat dilakukan berdasarkan
surat pesanan dari APJ produksi dan/atau Kepala Lembaga Ilmu
Pengetahuan.
3. Penyaluran Prekursor dalam Bentuk Bahan Baku
- Penyaluran Prekursor Farmasi berupa zat/bahan pemula/bahan kimia atau
produk antara/produk ruahan hanya dapat dilakukan oleh PBF yang
memiliki izin IT Prekursor Farmasi kepada Industri Farmasi dan/atau
Lembaga Ilmu Pengetahuan.
- Penyaluran Prekursor Farmasi) hanya dapat dilakukan berdasarkan surat
pesanan dari APJ produksi dan/atau Kepala Lembaga Ilmu Pengetahuan.
4. Penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dalam Bentuk
Obat Jadi
- Penyaluran Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi dalam bentuk
 17

obat jadi hanya dapat dilakukan oleh Industri Farmasi kepada PBF dan
Instalasi Farmasi Pemerintah.
- PBF kepada PBF lainnya, Apotek, Instalasi Farmasi Rumah Sakit,
Instalasi Farmasi Klinik, Instalasi Farmasi Pemerintah dan Lembaga Ilmu
Pengetahuan.
- PBF milik Negara yang memiliki Izin Khusus Impor Narkotika kepada
Industri Farmasi, untuk penyaluran Narkotika.
- Instalasi Farmasi Pemerintah Pusat kepada Instalasi Farmasi Pemerintah
Daerah, Instalasi Farmasi Rumah Sakit milik Pemerintah, dan Instalasi
Farmasi Tentara Nasional Indonesia atau Kepolisian.
- Instalasi Farmasi Pemerintah Daerah kepada Instalasi Farmasi Rumah
Sakit milik Pemerintah Daerah, Instalasi Farmasi Klinik milik Pemerintah
Daerah, dan Puskesmas.
- PBF dapat menyalurkan Prekursor Farmasi golongan obat bebas terbatas
kepada Toko Obat.
KFTD adalah distributor sediaan farmasi yang bertugas untuk
menyalurkan sediaan farmasi kepada pelanggan. Penyaluran harus dilakukan
secara efisien dan efektif sehingga KFTD perlu menerapkan manajemen rantai
pasok atau Supply Chain Management (SPM). Melalui sistem ini, KFTD dapat
mengintegrasikan dan mengontrol penyaluran sediaan farmasi sampai ke
pelanggan dengan baik. SPM diharapkan dapat memenuhi permintaan pelanggan
dengan baik didukung dengan tingkat ketersediaan barang barang di KFTD yang
baik. Tujuan dari penerapan SPM pada PBF KFTD, selain untuk meningkatkan
efektifitas rantai pasokan serta meningkatkan pelayanan seefesien mungkin,
bertujuan juga untuk menghemat biaya.
Manajemen rantai pasok yang telah diterapkan KFTD dilakukan dengan 3
cara, yaitu:
1. Cara tradisional (pabrikan mengirim barang kebutuhan cabang ke Unit
Kerja Logistik (UKL) kemudian UKL mengirimkan barang tersebut ke
cabang).
2. Cara crossdocking (pabrikan langsung mengirim barang ke cabang).
 18

3. Cara gabungan (tradisional dan crossdocking).

Beberapa pertimbangan dalam pemilihan sistem pengiriman barang
tersebut yakni handling cost yang efisien, lebih mudah dilakukan pengontrolan
terhadap keberadaan dan status barang, lebih cepat diterima cabang sesuai dengan
lead-time-nya.
Pengadaan Narkotika dan psikotropika yang dilakukan oleh KFTD Cabang
Bandung dengan melakukan pemesanan ke kantor pusat KFTD dengan
mengirimkan surat pesanan. Setiap surat pesanan hanya untuk 1 obat, dan harus
dilakukan oleh APJ. Narkotika dan psikotropika yang telah dikirim oleh KFTD
pusat kepada KFTD cabang akan disimpan di ruangan khusus narkotika dan
psikotropika dengan suhu penyimpanan yang sesuai. Dalam proses
pendistribusian obat narkotika oleh PBF kepada apotek, rumah sakit, dan
puskesmas harus didahului oleh surat pesanan yang telah ditanda tangani oleh
apoteker. Surat pesanan yang diberikan ke PBF ada 5 rangkap (1 untuk apotek dan
4 untuk PBF). Surat pesanan tersebut akan divalidasi oleh APJ. Setelah surat
pesanan tersebut divalidasi, obat akan disiapkan dan akan dikirim disertai dengan
faktur. Obat dan faktur yang telah diantar kepada apotek, rumah sakit maupun
puskesmas, harus diterima dan ditandatangani oleh seorang apoteker. Jika
apoteker tidak ada, maka obat dan faktur tidak akan diberikan melainkan
dikembalikan ke PBF. Jika terjadi kesalahan pemesanan yakni apoteker salah
menulis nama obat yang dimaksud, maka obat yang telah diantar tidak dapat
diretur. Sedangkan, obat bebas dan bebas terbatas dapat dilakukan pemesanan via
telepon dan surat pesanan dapat diambil saat obat diantar kepada apotek, rumah
sakit dan puskesmas.
Dalam mengelola rantai pasokan, dibutuhkan suatu proses yaitu proses
perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian operasi rantai pasokan. Pada tahap
perencanaan, untuk menjaga supply chain agar tetap berlangsung, KFTD Cabang
Bandung mengadakan perencanaan berdasarkan pada laporan permintaan dari
salesman bagian marketing yang memiliki target penjualan dan data penjualan
obat. Tahap pengendalian dilakukan perhitungan EOQ (Economic Order
Quantity), ROP (Re-Order Point) dan safety stok yang mencukupi jika ada
 19

pesanan selama menunggu lead-time barang dari pusat. Sedangkan pada tahap
pengendalian dengan membuat suatu sistem yang memberlakukan SOP pada
setiap sub unit distribusi dan dokumentasi untuk setiap prosesnya.

2.2.3 Sistem Manajemen Mutu

Fasilitas distribusi harus mempertahankan sistem mutu yang mencakup
tanggung jawab, proses dan langkah manajemen risiko terkait dengan kegiatan
yang dilaksanakan. Fasilitas distribusi harus memastikan bahwa mutu obat
dan/atau bahan obat dan integritas rantai distribusi dipertahankan selama proses
distribusi. Seluruh kegiatan distribusi harus ditetapkan dengan jelas, dikaji secara
sistematis dan semua tahapan kritis proses distribusi dan perubahan yang
bermakna harus divalidasi dan didokumentasikan. Sistem mutu harus mencakup
prinsip manajemen risiko mutu. Pencapaian sasaran mutu merupakan tanggung
jawab dari penanggung jawab fasilitas distribusi, membutuhkan kepemimpinan
dan partisipasi aktif serta harus didukung oleh komitmen manajemen puncak.
Penanggung jawab di PT. Kimia Farma Trading and Distribution Cabang
Bandung juga telah memenuhi ketentuan CDOB dimana penanggung jawab PBF
adalah seorang Apoteker yang terdaftar dan terkualifikasi. Untuk menjaminan
bahwa prosedur dan proses yang dilakukan dapat menjaga mutu obat dan
mempertahankan integritas rantai distribusi maka di PT. Kimia Farma Trading
and Distribution dibuat Standar Prosedur Operasional (SPO). SPO yang terdapat
di KFTD Bandung, diantaranya:
1. Prosedur Pembuatan SOP
2. Prosedur Pengendalian Dokumen
3. Prosedur Pelatihan Personalia
4. Prosedur Pemeliharaan Kebersihan Ruangan dan Bangunan Gudang
5. Prosedur Pemeliharaan Identitas Obat dan Bahan Obat
6. Alur prosedur Pengendalian Suhu dan Lingkungan Tempat Penyimpanan
Obat/Ketidaksesuaian Kondisi
7. Prosedur Pengadaan Obat dan Bahan Obat
8. Prosedur Penerimaan Obat dan Bahan Obat
 20

9. Prosedur Penyimpanan Obat dan Bahan Obat

10. Prosedur Pengambilan, Pengemasan, dan Pengiriman Obat dan Bahan
Obat
11. Prosedur Pemeliharaan Integritas Obat dan/atau Bahan Obat
12. Prosedur Kontrol Suhu dan Penyimpangan Suhu SelamaTransportasi
13. Prosedur Kegiatan Distribusi Berdasar Kontrak
14. Prosedur Penanganan Obat Rusak, Kadaluarsa dan Pemusnahan Obat dan
Bahan Obat
15. Prosedur Penanganan Pengiriman Obat ynag Tidak Sesuai Pesanan
16. Prosedur Penarikan Kembali Obat dan Bahan Obat (Recall)
17. Prosedur Penanganan Obat Kembalian dan Pengembalian Obat Kepada
Prinsipal
18. Prosedur Penanganan Obat Palsu dan Diduga Palsu
19. Prosedur Penanganan Keluhan
20. Prosedur Pelaksanaan Inspeksi Diri
21. Prosedur Penerimaan Vaksin/Cold Chain Product
22. Prosedur Penyimpanan Vaksin/Cold Chain Product
23. Prosedur Penanganan Vaksin/Cold Chain Product Jika Terjadi Kerusakan,
Kadaluarsa, dan Tidak Layak Jual
24. Prosedur Penanganan Vaksin/Cold Chain Product Apabila Tempat
Penyimpanan Mengalami Gangguan/Kerusakan
25. Prosedur Pengadaan Narkotika
26. Prosedur Penerimaan Narkotika
27. Prosedur Penyimpanan Narkotika
28. Prosedur Penyaluran Narkotika
29. Prosedur Penanganan Narkotika Jika Terjadi Kerusakan, Kadaluarsa, dan
tidak Layak Jual
30. Prosedur Penanganan Surat Pesanan Narkotika yang Batal atau Tidak
Dapat Digunakan
31. Prosedur Dokumentasi, Pencatatan dan Pelaporan Narkotika
32. Prosedur Pengadaan Psikotropika
 21

33. Prosedur Penerimaan Psikotropika

34. Prosedur Penyimpanan Psikotropika
35. Prosedur Penyaluran Psikotropika

36. Prosedur Penanganan Psikotropika Jika Terjadi Kerusakan, Kadaluarsa,

dan Tidak Layak Jual
37. Prosedur Penanganan Surat Pesanan Psikotropika yang Batal atau Tidak
Dapat Digunakan
38. Prosedur Dokumentasi, Pencatatan dan Pelaporan Psikotropika
39. Prosedur Pengadaan Prekursor/Mengandung Prekursor
40. Prosedur Penerimaan Prekursor/Mengandung Prekursor
41. Prosedur Penyaluran Prekursor/Mengandung Prekursor
42. Prosedur Dokumentasi, Pencatatan dan Pelaporan Prekursor/Mengandung
Prekursor
43. Prosedur Penanggulangan Apabila Terjadi Bencana
44. Prosedur Penanggulangan Bila Terjadi Pencurian/Kehilangan (Obat
Narkotika dan Psikotropika, CCP dan Obat Lainnya)
45. Prosedur Kesehatan, Hygiene dan Pakaian Kerja
46. Prosedur Personalia yang Boleh Masuk ke Area Gudang
47. Prosedur Penanganan Kegagalan atau Kerusakan Sistem Komputer dan
Restorasi
48. Prosedur Pemeliharaan Chiller/Cold Room/Freezer
49. Prosedur Pencairan Bunga Es (Defrost) untuk Freezer
50. Prosedur Kualifikasi, Kalibrasi, dan Validasi
51. Prosedur Pendelegasian Kewenangan Apoteker Penanggung Jawab
52. Prosedur Klasifikasi dan Penetapan Prinsipal/Supplier/Pemasok Obat
53. Prosedur Pengiriman Obat Berdasarkan Bentuk Sediaan
54. Prosedur Pengiriman Vaksin/ Cold Chain Product oleh pihak ketiga
55. Prosedur Penanganan Surat Pesanan yang Batal
56. Prosedur Jangka Waktu Penanganan Penyimpanan Dokumen
57. Prosedur Permintaan Tindakan Perbaikan dan Pencegahan
 22

58. Prosedur Penyimpanan Obat yang Menjamin Obat Tidak Mencemari dan
Tercemar
2.2.4 Manajemen Resiko Mutu
Manajemen risiko mutu adalah proses sistematis untuk menilai,
mengendalikan, mengkomunikasikan, dan mengkaji risiko terhadap mutu produk.
Manajemen risiko mutu dapat dilaksanakan secara proaktif dan retrospektif.
Penilaian risiko dilakukan secara periodik untuk menilai risiko yang mungkin
dapat berpengaruh terhadap mutu dan integritas obat. Pada KFTD Bandung
manajemen mutu risiko dilakukan melalui pengendalian dan pengukuran melalui
proses formal secara berkala. Standar Operating Procedures (SOP) disusun
sebagai bentuk pengendalian terhadap risiko mutu. SOP tersebut dikaji ulang dan
direvisi secara berkala. Pengukuran terhadap mutu dilakukan dengan inspeksi diri
setiap satu tahun sekali, stok opname setiap tiga bulan sekali, serta inspeksi oleh
badan yang berwenang (BPOM, akuntan publik, atau Satuan Pengawas Internal).
Pada CDOB disebutkan bahwa evaluasi risiko didasarkan pada
pengetahuan ilmiah, pengalaman terhadap proses yang dievaluasi dan berkaitan
erat dengan perlindungan pasien. Prosedur yang mengatur pembuatan dan
pengelolaan dokumentasi yang terkait dengan informasi obat, serta prosedur
identifikasi secara visual terhadap produk yang diduga palsu juga harus ada.
Manajemen risiko mutu di KFTD Cabang Bandung dibedakan menjadi
dua, yaitu manajemen risiko untuk persediaan dan untuk piutang. Kegiatan ini
manajemen risiko mutu dilakukan oleh Tata Usaha (TU), bagian penjualan, dan
bagian gudang/logistik. Pada manajemen risiko mutu persediaan, apabila terdapat
produk yang sudah melewati atau mendekati tanggal kadaluarsa maka barang
tersebut harus dilakukan retur. Jika produk tersebut rusak maka akan menjadi
tanggung jawab KFTD cabang. Waktu yang disarankan untuk retur yaitu 6 bulan
sebelum kadaluarsa. Pada manajemen resiko mutu untuk piutang, apabila terdapat
piutang yang sudah lebih dari 3 bulan maka akan dikenakan biaya penyisihan
persediaan. Biaya penyisihan persediaan yaitu sebesar 2,5%, kemudian apabila
sudah lebih dari 6 bulan maka KFTD pusat akan memberikan memo atau surat
peringatan.
 23

2.2.5 Dokumentasi dan Sistem Informasi

Dokumentasi bertujuan untuk menjamin seluruh pelaksanaan distribusi
dan manajemennya berjalan sesuai dengan panduan mutu dan aturan yang
ditetapkan. Dokumentasi berguna untuk menelusuri perjalanan distribusi produk
apabila terjadi kesalahan sistem, terutama apabila terjadi penarikan produk dari
industri atau BPOM. Dokumen yang dibuat harus disimpan dalam waktu
sekurang-kurangnya 5 tahun dari tanggal pembuatan dokumen.
Dokumentasi di KFTD Cabang Bandung dibagi menjadi dokumentasi
internal dan eksternal. Dokumentasi internal yaitu semua dokumentasi yang
diterbitkan dan diarsipkan oleh KFTD. Dokumentasi eksternal adalah semua
dokumentasi dari luar KFTD yang menjadi acuan dalam menyusun dokumentasi
sistem mutu atau dalam pelaksanaan pekerjaan. Dokumentasi yang dilakukan oleh
KFTD secara garis besar antara lain faktur penjualan, faktur pembelian, surat
pesanan dari pelanggan, surat pesanan dari supplier, surat recall, surat penolakan
pesanan obat, laporan distribusi obat/ narkotika/ psikotropika/ prekursor ke
Depkes/ Dinkas/BPOM, serta laporan-laporan lain yang berhubungan dengan
distribusi, faktur pajak, neraca, laporan laba rugi, buku bank, dan buku kas serta
dokumen lain yang berhubungan dengan keluar masuknya uang.
Penyaluran narkotika dan psikotropika harus didokumentasikan khusus.
Dokumentasi tersebut digunakan untuk pelaporan penyaluran narkotika dan
psikotropika sebulan sekali pada tanggal 10 melalui sistem e- NAPZA kepada
BPOM dan melalui e-Report NAPZA ke Dinas Kesehatan.
Sistem yang digunakan oleh KFTD Cabang Bandung saat ini adalah
System Application and Product in Data Processing (SAP). SAP merupakan
produk perangkat lunak Entreprise Resource Planning (ERP) yang mempunyai
kemampuan untuk mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dengan
setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu yang merupakan hasil buatan
Jerman dan telah berstandard Skala Internasional. Sistem tersebut digunakan
untuk mengontrol seluruh barang di KFTD. SAP menggunakan bahasa
pemrograman generasi keempat yaitu Advance Business Application
Programming (ABAP). Hal-hal yang dilakukan menggunakan sistem tersebut
 24

diantaranya pembuatan Stock Transfer Order (STO) ketika akan memesan obat ke
Unit Kerja Logistik (UKL), pemindahan barang dari satu gudang ke gudang lain
atau Transfer Posting Other (TPO), dan Input Stock ketika KFTD telah purchase
barang sehingga stock bertambah.

2.2.6 Operasional

Semua tindakan yang dilakukan oleh fasilitas distribusi harus dapat

memastikan bahwa identitas obat dan/atau bahan obat tidak hilang dan
distribusinya ditangani sesuai spesifikasi yang tercantum pada kemasan. PBF
KFTD Cabang Bandung mendistribusikan beberapa jenis barang yang secara
umum dikelompokkan menjadi :
a. Barang Kimia Farma diproduksi oleh PT. Kimia Farma (Persero) Tbk.
b. Barang non-Kimia Farma: diproduksi oleh prinsipal rekanan KFTD/pihak
ketiga (narkotika, psikotropika, dan prekursor/NPP, dan produk lainnya).
PBF KFTD Cabang Bandung melalui APJ melakukan pemesanan rata-rata
setiap seminggu sekali sesuai dengan Material Requirement Planning (MRP)
untuk barang KF dan non-NPP, yang akan memberikan notifikasi dari sistem
sesuai persediaan yang terdapat di gudang Unit Logistik Sentral (ULS), disertai
jumlah pesanan yang direkomendasikan. APJ memutuskan jumlah pesanan dengan
mempertimbangkan forecast dari bagian penjualan, buffer stock dan program
marketing.
Alur pengadaan barang Kimia Farma :
a. PBF KFTD Cabang Bandung melalui APJ mengajukan mengisi MRP
dikirimkan kepada ULS.
b. ULS mengirim barang sesuai pesanan ke PBF KFTD Cabang Bandung
disertai SKB dan DO ULS.
c. PBF KFTD Cabang Bandung menerima barang dan menginput DO ULS
ke sistem.
d. PBF KFTD Cabang Bandung dapat mendistribusikan barang jika seluruh
data telah terunggah ke sistem sesuai dengan alur pemesanan yang
seharusnya.
 25

Alur pengadaan barang non-Kimia Farma :

a. PBF KFTD Cabang Bandung melalui APJ akan mengajukan purchase
ditujukan kepada UKL (Logistik Pusat KFTD.
b. UKL membuat PO UKL yang ditujukan kepada principal.
c. Prinsipal mengirimkan pesanan ke UKL sesuai pesanan UKL.
d. UKL mengirim barang kepada PBF KFTD Bandung disertai DO UKL.
e. PBF KFTD Cabang Bandung menerima barang dari UKL dan menginput
SP ke sistem sesuai dengan DO UKL.
f. PBF KFTD Cabang Bandung dapat mendistribusikan barang jika seluruh
data telah terunggah ke sistem.

Tahapan operasional :

a. Kualifikasi Pemasok
Kualifikasi pemasok bertujuan untuk memastikan bahwa produk
berasal dari industri atau distributor yang mempunyai izin sesuai dengan
peraturan yang berlaku, sehingga dapat dipastikan bahwa produk yang
diterima berkualitas. Kualifikasi pemasok di KFTD dilakukan oleh KFTD
pusat dikarenakan pengadaan barang di KFTD cabang harus melalui KFTD
pusat. Kualifikasi pemasok yang dilakukan KFTD pusat khususnya untuk
produk non Kimia Farma (non KF). Untuk produk KF pengadaannya langsung
dari Unit Logistik Sentral (ULS) yaitu gudang produk yang ada di pabrik
Kimia Farma. Jalur pengadaan di KFTD saat ini yaitu dari ULS langsung
disalurkan kepada KFTD cabang. Jalur pengadaan yang seharusnya dilakukan
yaitu dari ULS diberikan kepada KFTD pusat, kemudian KFTD pusat yang
akan mendistribusikan kepada KFTD cabang.
b. Kualifikasi Pelanggan
Kualifikasi pelanggan bertujuan untuk memastikan bahwa pemesan
(apotek, rumah sakit, puskesmas, toko obat, distributor, dinas kesehatan)
mempunyai izin, mempunyai apoteker kepala atau apoteker penanggung jawab
yang memiliki SIPA/SIKA, mempunyai NPWP. Untuk menjadi pelanggan,
pihak calon pelanggan mendaftarkan diri kepada KFTD cabang kemudian
 26

pendaftaran pelanggan tersebut akan dilanjutkan kepada KFTD pusat. KFTD

pusat yang berwenang memutuskan apakah pendaftar memenuhi kualifikasi
pelanggan dan diterima menjadi pelanggan. Pelanggan dapat digolongkan
sebagai new open outlet (untuk pelanggan baru) dan eksis. Pelanggan yang
tergolong eksis setiap tahunnya perlu diminta spesimen atau laporan apoteker
penanggung jawabnya terkait izin apotek, SIPA/SIKA, maupun hutang kepada
KFTD. Laporan tersebut akan dipertimbangkan apakah masih memenuhi
kualifikasi sebagai pelanggan atau tidak.
c. Penerimaan
Proses penerimaan bertujuan untuk memastikan bahwa kiriman obat
dan/atau bahan obat yang diterima benar, berasal dari pemasok yang disetujui,
tidak rusak atau tidak mengalami perubahan selama transportasi hal itu dilakukan
dengan pengecekan terhadap SJ dari prinsipal. Pada saat penerimaan dilakukan
pengecekan terhadap waktu pengiriman, nama produk (kekuatan sediaan), jumlah,
batch number, ED, dan kondisi fisik dari produk yang diterima. Apabila terjadi
penyimpangan atau ketidaksesuaian produk, maka dilakukan pencatatan dan
pelaporan ke Balai POM dan prinsipal. Untuk produk obat dan/atau bahan obat
yang memerlukan penyimpanan dan penanganan khusus segera dipindahkan ke
tempat yang sesuai dan dilakukan pengecekan terhadap suhu sesuai dengan
ketentuan. Pada penerimaan, untuk bukti dan dokumentasi dilakukan
penandatangan tanda terima barang.
d. Penyimpanan
1. Penanganan Produk Narkotika dan Psikotropika

APJ di KFTD Cabang Bandung bertanggung jawab atas keseluruhan

proses penanganan produk narkotika dan psikotropika dalam hal ini yaitu
penyimpanan. Penerimaan narkotika dan psikotropika melalui pengecekkan di
transito in, kemudian pengecekkan oleh Supervisor Logistik, dan dicek oleh APJ.
Jika APJ tidak ada di tempat, maka diserahkan kepada TTK dengan
sepengetahuan BM KFTD Cabang Bandung.

Narkotika dan psikotropika disimpan di gudang khusus yang terpisah dari

 27

produk lain dan tidak boleh digunakan oleh menyimpan produk lain. Gudang
tersebut hanya bisa diakses oleh APJ dan TTK sesuai izin dari APJ. Gudang
penyimpanan dilengkapi pendingin udara serta alat pengontrol suhu dan
kelembaban ruangan. Di dalam gudang narkotika, terdapat beberapa lemari dan
rak penyimpanan barang sesuai jenis sediaannya, yakni sediaan tablet dan injeksi.
Terdapat pula lemari untuk barang reject yang harus dimusnahkan saat lemari
sudah penuh.

Permintaan atas narkotika dan psikotropika harus diverifikasi oleh APJ

terkait dan permintaan dapat disetujui atau ditolak dengan beberapa pertimbangan
yaitu keabsahan SP, kelengkapan SP, ketersediaan barang, kerasionalan pesanan,
dan pertimbangan lainnya. Penyerahan narkotika kepada outlet harus dilakukan
kepada Apoteker baik APA atau APJ di outlet yang bersangkutan. Jika Apoteker
tidak berada di tempat, maka narkotika diserahkan pada TTK dengan surat delegasi
yang harus ditunjukkan saat penerimaan barang.
2. Produk Rantai Dingin atau Cold Chain Product (CCP)
Produk CCP adalah produk yang harus ditangani pada suhu 2-8oC mulai
dari tahap produksi hingga digunakan konsumen. Produk CCP harus disimpan
pada lingkungan yang memenuhi kondisi berikut :
- Suhu dipantau dan dicatat dengan baik.
- Memiliki termometer yang terkalibrasi disertai bukti kalibrasinya.
- Ada alarm peringatan jika terjadi penurunan dan peningkatan suhu secara
kritis di luar rentang suhu yang ditentukan.
- Dilengkapi dengan temperature chart yakni info secara periodik bahwa
produk tidak mengalami suhu yang merusak mutu.
- Memiliki generator otomatis selama 24 jika terjadi mati listrik.
- Penyaluran produk CCP juga harus dikondisikan pada suhu 2-8oC dengan
cara dimasukkan dalam icebox yang disertai icepack sehingga suhu
penyimpanan tetap terjaga.
e. Pemusnahan Obat dan/atau Bahan Obat

Berdasarkan CDOB, pemusnahan obat dan/atau bahan obat dilakukan

 28

terhadap obat dan/atau bahan obat yang tidak memenuhi syarat untuk
didistribusikan. KFTD Cabang Bandung melakukan pemusnahan pada produk
yang sudah melewati ED atau kemasan sediaan yang mengalami kerusakaan.
Setiap pemusnahan yang dilakukan harus dibuat berita acara. Proses pemusnahan
dilakukan dengan menggunakan jasa pihak ketiga, yaitu PT. Jasa Madivest yang
terdapat di Bekasi. Walaupun pemusnahan dilakukan dengan jasa pihak ketiga,
proses pelaporan pemusnahan ke BPOM tetap dilakukan oleh PBF KFTD Cabang
Bandung dan PT. Jasa Madivest.

Sedangkan untuk produk narkotika dan psikotropika dilakukan

pemusnahan dengan cara khusus. Apabila produk tersebut di reject karena
mengalami kerusakan maka produk tersebut akan masuk terlebih dahulu ke dalam
lemari retur. Pemusnahan produk dilakukan bila produk retur sudah dalam
kondisi banyak dan penuh di dalam lemari retur. Bila jumlah produk yang
dimusnahkan tidak terlalu banyak maka cukup dilakukan di Balai POM, tetapi bila
produk yang dimusnahkan cukup banyak dilakukan di BPOM. Untuk setiap
pemusnahan yang dilakukan harus dibuat dokumentasi. Dokumentasi terkait
pemusnahan termasuk laporannya harus disimpan sesuai ketentuan. Untuk
pemusnahan produk narkotika dan psikotropika di KFTD Cabang Bandung
diserahkan langsung pada BPOM. Sedangkan untuk peleburan obat didampingi
APJ dan BPOM. Kemudian untuk produk NPP dilakukan pelaporan sekali setiap
bulan.
f. Pengambilan
Pengambilan obat dan/atau bahan obat harus dilaksanakan dengan tepat
sesuai dengan dokumen yang tersedia. Obat dan/atau bahan obat yang diambil
harus mempunyai masa simpan yang cukup sebelum kadaluwarsa dan berdasarkan
FEFO. Pengambilan harus dicatat pada kartu stok yaitu warna kuning untuk
produk Kimia Farma dan warna biru untuk produk non Kimia Farma atau pihak
ketiga.
g. Pengemasan
Obat dan/atau bahan obat harus dikemas sedemikian rupa sehingga
kerusakan, kontaminasi, dan pencurian dapat dihindari. Kemasan harus memadai
 29

untuk mempertahankan kondisi penyimpanan obat dan/atau bahan obat selama

transportasi. Kemasan yang digunakan berupa bahan plastik atau dus. Untuk
produk CCP pengemasan dilakukan secara khusus dilengkapi dengan icebox dan
termometer untuk kontrol suhu.
h. Pengiriman
Distribusi obat hanya boleh dilakukan kepada PBF atau PBF Cabang lain,
dan fasilitas pelayanan kefarmasian (apotek, instalasi farmasi rumah sakit,
puskesmas, klinik, atau toko obat). Penyaluran ke Dinkes dan BPOM
diperbolehkan apabila tujuannya untuk penelitian. Alur distribusi di KFTD
Cabang Bandung, yaitu:
1. Pesanan dari outlet melalui sales berupa SP. Syarat yang harus terdapat
pada SP obat, yaitu nama outlet, izin outlet, nama obat, nama pemesan,
dan nomor izin pemesan. Obat berlogo hijau dan biru boleh dipesan oleh
TTK, sedangkan obat keras hanya boleh dipesan oleh Apoteker. SP
kemudian diberikan ke sales
2. Sales menyerahkan SP ke fakturis, namun pada kenyataannya
pemesanan dari sales hanya melalui pesan di Whatsapp. Oleh karena itu
dibuat aturan untuk mengirimkan foto SP, namun masih banyak sales yang
tidak mengirimkan foto dengan alasan memiliki kendala yaitu pada fasilitas
kamera yang kurang bagus. Dengan begitu solusi yang dipilih adalah
ketika barang dikirimkan maka SP harus sudah ada. Aspek yang
diperhatikan ketika adanya pesanan adalah piutang, apabila tidak ter-lock
maka barang bisa diberikan.
3. Ditulis dalam SO.
4. Pembuatan Rencana Barang Keluar (RBK) untuk diserahkan ke logistik
untuk di cek kesesuaian batch fisik dengan quantity. Perbedaan yang
terjadi dapat disebabkan karena salah entry atau human error (salah dalam
pengambilan ataupun proses pengecekan saat penerimaan barang).
Solusinya di sistem SAP dapat dilakukan penggantian ED. Maka ketika
terdapat selisih batch solusi yang dilakukan dicoret sekali diganti dengan
yang benar dan diberikan keterangan dan harus dilaporkan.
 30

5. Cetak faktur dilakukan setelah RBK sesuai.

6. Faktur yang telah dicetak diserahkan ke admin logistik untuk dicatat di
absensi faktur. Absensi faktur sebagai kontrol faktur per hari.
7. Pada SOP di PBF KFTD Cabang Bandung seharusnya terdapat 3 tanda
tangan, yaitu APJ, Supervisor Penjualan, dan Supervisor Logistik serta
faktur dengan nominal di atas 10 juta rupiah harus ditandatangani juga oleh
BM. Sedangkan di CDOB hanya tanda tangan APJ.
8. Pengambilan barang dilakukan ketika faktur masuk ke gudang. Setiap
pengambilan barang dilakukan dengan menulis jumlah barang di kartu
stok dengan menuliskan nama outlet, nomor faktur nomor batch, ED, dan
paraf pegawai yang memotong stok barang tersebut untuk mengontrol
pengambilan barang dan memastikan pengambilan benar.
9. Barang di cek di transito out, untuk memeriksa kesesuaian faktur dan fisik
barang (batch, ED, dan quantity). Setelah dicek dan sesuai maka diparaf
oleh petugas transito out.
10. Setelah itu baru barang dikemas (pada proses ini juga dilakukan
pengecekan kembali) dan dicatat pada buku ekspedisi.
11. Barang dikirim ke outlet dan diterima oleh APA/TTK dengan
mencantumkan SIKTTK/SIPA. Untuk faktur kredit, outlet hanya
menerima copy faktur dan untuk faktur tunai diberikan faktur asli.
12. Pencatatan pengiriman barang setelah faktur kembali dimasukkan ke buku
pengiriman barang, kemudian diparaf kembali.
13. Setelah dicatat, faktur pengiriman diberikan ke admin logistik untuk dibuat
kreasi. Kreasi berfungsi untuk serah terima dari Logistik ke bagian Tata
Usaha. Penagihan untuk barang kredit dilakukan oleh kolektor. Ketika
sudah lunas, maka outlet mendapatkan faktur asli.
i. Penjualan
Penjualan yang dilakukan di KFTD Cabang Bandung terbagi menjadi dua
yaitu untuk alur perencanaan pada produk reguler dan e-katalog.
1. Alur Perencanaan Penjualan di KFTD Cabang Bandung
 31

Alur perencanaan pada penjualan produk non farma di PBF KFTD Cabang
Bandung dilakukan dengan rencana kunjungan, setiap salesman memiliki bagian
outlet masing-masing. Kunjungan dilakukan sesuai dengan rute outlet hal ini
dilakukan agar lebih efisien dari segi penagihan dan pengiriman barang yang
dipesan oleh outlet, kemudian dari rencana kunjungan ini dapat ditentukan
estimasi. Setelah proses ini dilakukan, maka dihasilkan rencana terakumulatif
dengan logistik akan memesan sesuai dengan produk yang dibutuhkan oleh
penjualan. Pada setiap awal tahun terdapat anggaran perusahaan, penentuan
estimasi dilakukan berdasarkan pencapaian target penjualan produk setiap outlet.
Setelah dilakukan rencana kunjungan, kemudian dilakukan rencana
penyusunan penjualan dalam pembagian target produk untuk setiap outlet
berdasarkan pada tipe outlet, dan sistem pembagiannya berdasarkan sistem pareto,
terbagi ke dalam 3 kelompok outlet yaitu:
- Outlet dengan pareto A
Outlet membeli produk untuk dijual kembali, kunjungan dilakukan setiap
1 minggu sekali
- Outlet dengan pareto B
Kunjungan dilakukan setiap 2 minggu sekali.

- Outlet dengan pareto C

Kunjungan dilakukan setiap 1 bulan sekali.
Kemudian setelah dilakukan rencana penyusunan penjualan, dilakukan
penawaran oleh salesman. Salesman akan mendapatkan SP dari outlet yang
nantinya SP ini diberikan ke fakturis untuk dibuatkan SO setelah itu datanya
diinput sesuai pesanan dan dibuat RBK. Setelah proses tersebut dilakukan, di
bagian gudang dilakukan pengecekan ketersediaan barang, lalu dilakukan e-billing
sehingga dihasilkan faktur. Faktur tersebut diberikan kembali ke bagian gudang
untuk menyiapkan barang pesanan. Untuk faktur yang telah sesuai selanjutnya
diberikan ke bagian Tata Usaha untuk dibuatkan pajak.
2. Penjualan Institusi di KFTD Cabang Bandung
Pada penjualan institusi dilakukan pada tiga tempat yaitu Dinas Kesehatan,
RSUP, dan Puskesmas. Untuk sistem pembelian yang digunakan pada
 32

penjualan institusi di KFTD Cabang Bandung pada tahun 2009 dengan cara tender
langsung kemudian setelah adanya Lembaga Pengadaan Secara Elektronik
(LPSE) peserta tender dapat mengajukan penawaran dengan mengunggah
dokumen akan tetapi dengan cara seperti ini terjadi cukup banyak kecurangan
maka setelah LPSE dibuat, kemudian dibuatlah Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang Jasa Pemerintah (LKPP) pada tahun 2012. Sehingga dari sini ada yang
disebut dengan e-katalog.
Adapun mekanisme pengadaan untuk penjualan institusi, dari Kementerian
Kesehatan membuat rencana kebutuhan obat secara nasional, kemudian yang
melakukan penawaran pada prinsipal. Setelah itu dilakukan pengecekan untuk
harga dan volume produksi pabrik tersebut, mencukupi atau tidak untuk
memenuhi kebutuhan obat tersebut, apabila sesuai dan disetujui pemerintah maka
dimasukkan ke dalam e-katalog.
Penggunaan sistem e-katalog lebih memudahkan karena dari segi harga
dan spesifikasi sudah ada, tidak ada pengeluaran biaya pada tahapan distribusi
barang hanya ada biaya kirim barang. Tujuan penggunaan e-katalog adalah untuk
menekan penyalahgunaan anggaran. Untuk tender sendiri tetap berpotensi
dilakukan namun hanya untuk barang yang tidak atau belum terdapat didalam e-
katalog, pada umumnya produk e-katalog merupakan produk pihak ketiga,
namun untuk keputusan tender diambil dengan melihat kelayakan terlebih dahulu
seperti profit margin dan nilai tender. Untuk pemesanan satu produk hanya
dilakukan negosiasi, namun untuk pemesanan lebih dari satu produk maka
dilakukan lelang. Untuk KFTD Cabang Bandung pada tahun 2013 sudah tidak
mengikuti sistem tender. Hal ini dikarenakan diberlakukannya audit yang ketat
untuk sistem tender, KFTD Cabang Bandung merupakan perusahaan BUMN yang
menggunakan anggaran negara, maka sistem berlakunya audit pun lebih ketat.
Kemudian untuk pengadaan obat dan alat kesehatan pada program BPJS
rumah sakit swasta dengan e-purchasing. Sistem e- purchasing dalam setiap
pengadaan harus diawasi oleh Dinas Kesehatan untuk izin pengadaan obat dan
alat kesehatan. Untuk alur pengadaannya yaitu terdapat satuan kerja yang
didalamnya terdiri dari Unit Layanan Pengadaan (ULP), Kuasa Penggunaan
 33

Anggaran (KPA), dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK). Bagian PPK merupakan
bagian yang berhubungan langsung dengan distribusi dan melakukan belanja
administrasi. Pengadaan e-katalog diadakan melalui e-purchasing untuk semua
produk yang terdapat di e-katalog. E-katalog obat adalah sistem informasi
elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis, dan harga obat dari
berbagai penyedia barang/jasa.
Untuk harga Bahan Medis Habis Pakai (BMHP) di e-katalog dilakukan
review setiap 3 bulan sekali atau minimal setiap tahunnya. Setelah dilakukan review
kemudian dibuat surat pengajuan dan berita acara. Hal ini dilakukan bila ada
kemungkinan mengalami kenaikan harga. KFTD Cabang Bandung
mendistribusikan BMHP kelas menengah. Selain itu, dalam melakukan purchase
dengan e-katalog harus memiliki identity (ID), termasuk pabrik yang
menyediakan produk e- katalog harus memiliki ID. ID didapatkan dengan
melakukan registrasi melalui LKPP. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa
produk tersebut legal dan juga untuk memastikan pembeli dari produk tersebut.
Adapun contoh produk e-katalog yaitu produk-produk dari Nipro, Bioaksion,
Busana Utama, dan Karindo Alkestron.Untuk contoh produk non e- katalog yaitu
Meditol Hand Sanitizer dan kassa.
2.2.7 Distribusi Produk Rantai Dingin
a. Penerimaan
Dilakukan pemeriksaan terhadap nama produk, jumlah produk, kondisi
fisik, nomor bets, tanggal kadaluarsa, kondisi alat pemantauan suhu, jumlah
produk yang diterima harus sama dengan jumlah yang tertera pada faktur atau
surat pengantar barang. Setelah diterima, produk rantai dingin segera dimasukkan
ke dalam tempat penyimpanan sesuai dengan suhu yang dipersyaratkan. Faktur
atau surat pengantar barang atau dokumen lain ditandatangani penerima, yang
menyatakan produk rantai dingin diterima dalam kondisi baik dan utuh.
b. Penyimpanan
Obat albumin dan obat kanker disimpan dalam jarak 1-2 cm satu sama lain
dan ditempel di dinding refrigerator/freezer dan disimpan dengan kondisi suhu
2°-8°C. Suhu dicatat 3x sehari di kartu kontrol harian suhu.
 34

c. Pengiriman
Obat albumin dan obat kanker disiapkan sesuai invoice. Di catat di kartu
stok nomor invoice, tanggal, nama outlet, no bets, kadaluarsa, jumlah produk yang
keluar dan sisa. Mencatat suhu saat akan dikirim, mengirim obat ke outlet dan
meminta tanda tangan serta stempel outlet sebagai bukti barang diterima serta
mencatat suhu saat obat diterima oleh outlet.
2.2.8 Distribusi Narkotika dan Psikotropika
Untuk obat golongan narkotika dan psikotropika pelaksanaan distribusi
terpisah dengan produk lainnya.
a. Pengadaan
Apoteker penanggung jawab membuat perencanaan kebutuhan tahunan
dalam pengadaan narkotika atau psikotropika, untuk selanjutnya diusulkan kepada
branch manager. Pemesanan dari KFTD Cabang ditujukan ke Unit Logistik
Sentral PT Kimia Farma (Persero) Tbk. Pemesanan dilakukan tersendiri
menggunakan form khusus yaitu Form SP N-9 yang ditandatangani oleh
Apoteker Penanggung Jawab Narkotika dan dilengkapi dengan nama jelas dan
nomor surat ijin kerja apoteker (SIKA), mencantumkan nama dan alamat lengkap,
nomor telepon, nomor ijin dan stempel kantor cabang, mencantumkan nama
industri farmasi atau kantor cabang pemasok beserta alamat lengkap.
Mencantumkan nama narkotika atau psikotropika, jenis dan kekuatan sediaan, isi
kemasan dan jumlah dalam bentuk angka dan huruf, Diberi nomor urut dan
tanggal dengan penulisan jelas. Form SP N-9 harus bernomor urut, bertanggal dan
dibuat rangkap 4 (empat), lembar 1 (satu), lembar 2 (dua) dan lembar 3 (tiga)
diserahkan ke Unit Logistik Sentral (ULS) sedangkan lembar 4 (empat) diarsipkan
oleh bagian logistik KFTD Cabang. Setiap lembar SP N-9 hanya untuk satu jenis
item obat narkotik, tidak boleh lebih dari satu.
b. Penerimaan
Dilakukan pemeriksaan terhadap kebenaran nama, jenis, nomor bets,
tanggal kadaluarsa, jumlah dan kemasan harus sesuai dengan surat
pengantar/pengiriman narkotika/psikotropika beserta faktur penjualan. Kondisi
kontainer pengiriman dan/atau kemasan termasuk segel, label dan/atau penandaan
 35

dalam kondisi baik kebenaran nama, jenis, jumlah dan kemasan dalam surat
pengantar/pengiriman narkotika dan/atau psikotropika beserta faktur penjualan
harus sesuai dengan arsip SP. Setelah dilakukan pemeriksaan dan dinyatakan
sesuai, apoteker penanggung jawab menandatangani surat pengantar/pengiriman
narkotika dan/atau psikotropika beserta faktur penjualan dan dibubuhi stemple
kantor cabang. Jika setelah dilakukan pemeriksaan terdapat item narkotika
dan/atau psikotropika yang tidak sesuai dengan SP atau kondisi kemasan tidak
baik, maka narkotika dan/atau psikotropika tersebut harus dikembalikan dengan
disertai bukti retur dan SP asli, dan segera meminta bukti terima pengembalian
dari pemasok. Jika terdapat ketidaksesuaian no bets, tanggal kadaluarasa dan
jumlah antara fisik dengan dokumen pengadaan harus dibuat dokumentasi untuk
mengklarifikasi ketidaksesuaian dimaksud ke ULS (pihak pemasok).
c. Penyimpanan
Setelah dilakukan pemeriksaan dan dinyatakan sesuai, narkotika dan/atau
psikotropika langsung disimpan ditempat penyimpanan khusus dan mencatatkan
tanggal, jumlah, nomor bets dan tanggal kadaluarsa pada kartu stok kolom
penerimaan. Psikotropika harus disimpan dalam lemari atau gudang terkunci serta
tidak boleh digunakan menyimpan narkotika dan/atau psikotropika selain
psikotropika untuk menjamin keamanan.
d. Penyaluran
Salesman menerima SP narkotika atau psikotropika dari pelanggan dan
menyerahkan SP tersebut kepada apoteker penanggung jawab PBF/Narkotika
untuk diperiksa kewajaran jumlah dan frekuensi pesanan. Setelah diperiksa
kelengkapan SP, untuk pengeluaran narkotika dan psikotropika harus dicatat
dalam kartu stok kebenaran nama, nama narkotika dan psikotropika, jenis dan
kekuatan sediaan, isi kemasan dan jumlah, nomor bets, tanggal kadaluarsa dan
nama industri farmasi, kondisi kemasan termasuk penandaan dan segel dari
narkotika dan psikotropika, kelengkapan dan keabsahan dokumen serta kebenaran
tujuan pengiriman dan disahkan dengan paraf pelaksana penyimpanan.
Selanjutnya narkotika dan atau psikotropika diserahkan kepada pelaksana
pengirim narkotika dan atau psikotropika dengan tanda terima narkotika dan atau
 36

psikotropika pada buku ekpedisi pengiriman narkotika dan psikotropika

dilengkapi surat jalan dan/atau surat pengantar/pengirim narkotika dan atau
psikotropika dan/atau faktur penjualan yang dikeluarkan oleh kantor cabang yang
ditandatangani oleh pelaksana penyimpanan dan apoteker penanggung jawab.
e. Pemusnahan
Apoteker penanggung jawab memisahkan narkotika dan/atau psikotropika
yang telah mendapatkan persetujuan dari kantor pusat dari tempat khusus,
melakukan perhitungan dan pencatatan atas narkotika dan/atau psikotropika yang
akan dimusnahkan, membawa narkotika dan/atau psikotropika ke tempat
pemusnahan. Pemusnahan dilakukan oleh apoteker penanggung jawab kantor
cabang dan disaksikan oleh petugas Badan POM, dan dibuat berita acara yang
ditandatangani apoteker penanggung jawab dan saksi. Pelaksanaan pemusnahan
dilaporkan ke Badan POM dengan tembusan ke Balai POM dan DinKes provinsi
setempat dengan melampirkan berita acara pemusnahan.
f. Pengendalian
Laporan penggunaannya 1 bulan sekali dan laporan dinamika obat 3 bulan
sekali kepada Dinas Kesehatan. Disimpan dalam pendingin ruangan (AC) serta
termometer yang berfungsi untuk mengontrol dan memantau suhu dalam ruangan,
serta dilakukan pencatatan dalam lembar pemantauan suhu. Penyimpanan disusun
pada rak secara alfabetis, disertai kartu stok untuk masing-masing produk dan
dipisahkan antara narkotika dan psikotropika. Permintaan atas narkotika dan
psikotropika harus diverifikasi kelayakannya untuk mencegah penyalahgunaan.
2.2.9 Distribusi Berdasarkan Kontrak
Pengertian distribusi berdasarkan kontrak adalah mengalihkan pekerjaan
pendistribusian kepada pihak lain. Hal ini dapat terjadi karena permintaan yang
overload sehingga tidak semua permintaan barang dapat didistribusikan sendiri.
KFTD dapat melakukan audit dan memberikan pelatihan tentang cara
penanganan obat khususnya untuk obat yang memerlukan persyaratan tertentu.
Distribusi berdasarkan kontrak yang dilakukan KFTD Cabang Bandung misalnya
untuk mutasi barang kepada KFTD cabang di kota lain menggunakan Bejo
Logistik. Sebagai contoh, KFTD Cabang Bandung akan mengirim barang kepada
 37

KFTD cabang Tasikmalaya, maka KFTD Cabang Bandung akan menggunakan

jasa ekspedisi pengiriman untuk membantu mengirim produk tersebut. Jasa
ekspedisi pengiriman harus masuk dalam kualifikasi pengirim dan
mengetahui kriteria aspek CDOB tentang pengemasan dan pengiriman
produk obat atau bahan obat terutama terkait dengan keamanan, mutu serta
khasiat dari produk tersebut. Cakupan kegiatan kontrak :
1. Kontrak antar fasilitas distribusi
2. Kontrak antara fasilitas distribusi dengan penyedia jasa antara lain
transportasi, pengendalian hama, pergudangan, kebersihan dan sebagainya.
Semua kegiatan kontrak harus tertulis antara pemberi kontrak dan
penerima kontrak serta setiap kegiatan harus sesuai dengan persyaratan CDOB,
mencakup antara lain :
1. Penanganan kehilangan/kerusakan selama pengiriman dan dalam kondisi
tidak terduga.
2. Kewajiban penerima kontrak untuk mengembalikan obat dan/atau bahan
obat jika terjadi kerusakan selama pengiriman dengan menyertakan berita
acara kerusakan.
3. Kehilangan selama pengiriman oleh penerima kontrak wajib melaporkan
kepada pihak kepolisian dan pemberi kontrak.
4. Pemberi kontrak berhak melakukan audit terhadap penerima kontrak setiap
saat. Dokumen kontrak harus dapat ditunjukkan kepada petugas yang
berwenang pada saat pemeriksaan.
2.2.10 Suhu dan Pengendalian Lingkungan
Pengendalian suhu dan lingkungan perlu dilakukan untuk memastikan agar
obat yang disimpan sesuai dengan suhu yang dipersyaratkan sehingga dapat
menjamin obat tidak mengalami perubahan kondisi yang dapat mengurangi mutu
obat maupun dapat menyebabkan kerusakan obat. Pengendalian suhu dan
lingkungan dilakukan di KFTD Cabang Bandung dilakukan dengan menggunakan
AC, termometer, chiller, genset otomatis maupun manual. Termometer diletakkan
pada setiap ruangan penyimpanan dan dilakukan pengecekan dan monitoring suhu
pada pukul 08.00 WIB, 12.00 WIB, dan 16.00 WIB untuk memastikan suhu
 38

ruangan sudah sesuai dengan ruang penyimpanan obat. Chiller digunakan untuk
penyimpanan obat dengan suhu 2-8°C. Obat dengan kondisi penyimpanan khusus
disimpan pada suhu 15-250C di gudang sejuk dengan pemantauan suhu secara
berkala. Pemeliharaan dan kalibrasi termometer paling lambat satu kali satu tahun
di BMKG/badan lain yang diakui.
2.2.11 Kualifikasi, Kalibrasi, dan Validasi
Fasilitas distribusi harus menetapkan kualifikasi dan/atau validasi yang
diperlukan untuk pengendalian kegiatan distribusi. Ruang lingkup dan metode
validasi harus ditetapkan berdasarkan pendekatan analisis risiko. Sebelum
pelaksanaan dan jika ada perubahan yang signifikan atau upgrade, sistem harus
divalidasi, untuk memastikan kebenaran instalasi dan operasional. Laporan
validasi harus memuat hasil validasi dan semua penyimpangan yang terjadi serta
tindakan perbaikan dan pencegahan (CAPA) yang perlu dilakukan. Jika peralatan
memerlukan perbaikan atau perawatan yang mengakibatkan perubahan secara
signifikan, harus dilakukan kualifikasi ulang dengan menggunakan pendekatan
analis risiko. Chiller/cold room/freezer dikualifikasi pada awal penggunaan atau
dalam hal terjadi perubahan kondisi sesuai dengan spesifikasinya. Termometer
dikalibrasi sekurang-kurangnya satu kali dalam satu tahun terhadap standar yang
tersertifikasi. Validasi proses pengiriman perlu dilakukan untuk memastikan suhu
pengiriman tidak menyimpang dari yang dipersyaratkan.
2.2.12 Penanganan Keluhan, Obat Kembalian, Obat Diduga Palsu
a. Keluhan
Semua keluhan dan informasi lain tentang obat dan/atau bahan obat
berpotensi rusak dikumpulkan, dikaji, dan diselidiki sesuai prosedur.
b. Obat dan/atau Bahan Obat Kembalian
Penerimaan obat dan/atau bahan obat kembalian harus berdasarkan surat
pengiriman barang dari outlet. Penerimaan obat dan/atau bahan obat kembalian
sesuai dengan persyaratan dari industri farmasi atau PBF dengan melakukan
konfirmasi melalui telepon untuk selanjutnya membuat surat penolakan
barang/retur. Obat dan/atau bahan obat kembalian disimpan terpisah di ruang
produk retur serta diberi label keterangan retur sampai ada keputusan status dan
 39

tindak lanjut dari pusat. Obat dan/atau bahan obat yang akan dijual kembali harus
melalui persetujuan dari APJ dan BM. Obat dan/atau bahan obat yang memerlukan
kondisi suhu penyimpanan yang rendah tidak dapat dikembalikan karena
dikhawatirkan kerusakan disebabkan dari penyimpanan di outlet tidak sesuai
ketentuan.
c. Obat dan/atau Bahan Obat Diduga Palsu

Obat dan/atau bahan obat yang diduga palsu ditandai, dicatat, dan disimpan
secara terpisah untuk selanjutnya diidentifikasi dan tindak lanjut. PBF melaporkan
obat dan/atau bahan obat palsu kepada BPOM setempat. Apabila produk obat
dan/atau bahan obat diduga palsu, maka pendistribusiannya ditarik kembali dan
dihentikan. Setelah pemastian obat atau bahan obat tersebut diduga palsu, maka
harus segera ditindaklanjuti sesuai dengan instruksi dari BPOM. Semua kegiatan
didokumentasikan.
2.2.13 Penarikan Kembali Obat dan/atau Bahan Obat
a. Penanganan Produk Retur Penjualan

Produk retur penjualan adalah produk yang telah disalurkan yang

dikembalikan karena adanya keluhan masalah kualitas dari institusi yang
berwenang. Outlet dapat melakukan retur barang jika barang sudah mendekati
ED 3-6 bulan, dikarenakan barang rusak disebabkan dari PBF, atau barang tidak
sesuai pesanan outlet. Alur penanganan produk retur penjualan, outlet yang terkait
membuat surat penolakan, kemudian melampirkan copy faktur yang sesuai dengan
fisik barang seperti ED, batch, dan nama barang, lalu bukti fisik dan dokumen
diperiksa APJ/Supervisor Logistik. Bila proses sudah disetujui, dilanjutkan dengan
adanya persetujuan dari sales, Supervisor Penjualan, Supervisor Logistik, dan APJ
lalu dilakukan retur melalui sistem dengan memasukkan stock barang yang
bersangkutan ke stock sistem kembali dengan syarat barang masih bisa
didistribusikan, jika tidak barang disimpan di gudang karantina untuk diproses
selanjutnya. Ada dua jenis product recall atau penarikan produk dari pasaran yaitu:
1. Penarikan Wajib (mandatory recall) adalah penarikan yang diperintahkan
oleh Kepala BBPOM, dengan pertimbangan keluhan dari pelanggan dan
 40

kualitas berdasarkan hasil temuan BPOM.

2. Penarikan Sukarela (voluntary recall) adalah penarikan yang diprakarsai
oleh Pemilik Izin Edar atau dalam ranah distribusi dilakukan oleh pihak
distributor barang secara sukarela karena hasil temuan dari pihak internal
distributor atau keluhan dari pelanggan terkait kualitas produk yang
didistribusikan.
b. Penanganan Produk Retur Pembelian

Apabila pada saat pengiriman barang terjadi penolakan atas barang yang
dipesan, maka outlet harus mengisi Surat Penolakan Kiriman Barang/retur yang
dilengkapi alasan penolakan, cap resmi dari outlet, penanggung jawab outlet, serta
telah mendapatkan persetujuan dari salesman dan Formulir Permohonan Retur
Barang. Formulir penolakan yang telah sampai di KFTD Cabang Bandung akan
diproses dan dibuatkan Nota Retur yang akan dijadikan arsip atau tanda bukti
bahwa telah terjadi retur barang dari pelanggan. Tahapan penanganan produk retur
pembelian, karena berasal dari prinsipal, maka harus ada persetujuan dari bagian
marketing sebagai perwakilan dari prinsipal terkait. APJ membuat surat pengajuan
retur untuk produk terkait, nama barang, batch, jumlah, dan alasan retur pada
produk terkait. Setelah semuanya terpenuhi, dilakukan persetujuan untuk dikirim
ke UKL untuk barang dari pihak ketiga atau ULS untuk produk Kimia Farma atas
sepengetahuan Supervisor Logistik, Supervisor Tata Usaha, dan BM. Penerimaan
obat kembalian harus sesuai dengan dokumen yang ada dan tertelusur agar produk
yang dikembalikan benar berasal dari KFTD Cabang Bandung, dengan syarat
bahwa waktu pengembalian selambat-lambatnya 3 bulan sebelum tanggal
kadaluarsa produk yang dilakukan retur, dengan persetujuan dari bagian
marketing.

Perbedaan yang mendasar antara retur penjualan dan pembelian adalah

pada subjek dan objek yang melakukan retur, apabila pada retur penjualan pihak
yang melakukan retur adalah outlet seperti apotek, puskesmas dan rumah sakit
kepada PBF. Sedangkan pada retur pembelian pihak yang melakukan retur adalah
PBF kepada vendor atau prinsipal. Sedangkan untuk alur penanganannya hampir
 41

sama yaitu dengan menitikberatkan pada dokumentasi yang jelas seperti harus
adanya surat permohonan retur dengan mencantumkan nama barang, nomor batch,
dan alasan retur.
2.2.14 Transportasi
Selama proses transportasi harus diterapkan metode transportasi
yangmemadai. Metode transportasi yang dipilih harus dapat menjamin bahwa obat
dan/atau bahan obat tidak mengalami perubahan kondisi selama transportasi yang
dapat mengurangi mutu. Hal hal yang perlu diperhatikan :
a. Transportasi dan produk dalam transit
Obat dan/atau bahan obat dan kontainer dilengkapi dengan dokumentasi.
Kendaraan dan peralatan yang digunakan berupa kontainer/boc sehingga
mencegah obat dan/atau bahan obat kena paparan yang dapat mempengaruhi mutu
obat. Obat dan/atau bahan obat harus disimpan dan diangkut sesuai SPO.
Pengemudi pengiriman telah dilatih CDOB dalam bidang yang terkait dalam
pengiriman. Obat dan/atau bahan obat dalam transit harus disertai dengan
dokumentasi yang sesuai.
b. Obat dan/atau bahan obat dalam pengiriman
Identitas obat dan/atau bahan obat ditangani dengan baik. Tidak tercemar
oleh produk lain. Harus aman dan tidak terpengaruh oleh cahaya, suhu,
kelembaban, dan kondisi buruk lain yang tidak sesuai. Transportasi yang sensitif
terhadap suhu harus sedemikian rupa sehingga CCP tetap terjaga. Obat dan/atau
bahan obat yang mengandung narkotika dan zat yang menyebabkan
ketergantungan diangkut sesuai perundang-undangan. Tersedia SPO terkait
keamanan obat dan/atau bahan obat.
c. Kontainer, pengemasan, dan pelabelan
Obat dan/atau bahan obat harus disimpan dan diangkut dalam kontainer
yang tidak mempengaruhi mutu, dapat memberi perlindungan memadai terhadap
pengaruh eksternal termasuk kontaminasi. Pemilihan kontainer dan kemasan harus
didasarkan pada persyaratan penyimpanan dan transportasi dari obat dan/atau
bahan obat. Kontainer harus mempunyai label yang memberi informasi yang
cukup tentang penanganan, persyaratan penyimpanan, dan tindakan pencegahan
 42

untuk memastikan bahwa obat dan/atau bahan obat ditangani benar dan aman.
Tersedia SPO terkait penanganan kontainer pengiriman yang rusak.
d. Transportasi obat dan/atau bahan obat dengan kondisi khusus
Obat dan/atau bahan yang memerlukan kondisi khusus selama transportasi
industri farmasi harus mencantumkan kondisi khusus tersebut pada penandaan.
Transportasi dan penyimpanan obat dan/atau bahan obat yang mengandung zat
berbahaya harus disimpan dalam area terpisah dan aman. Pengangkutan harus
pada kendaraan dengan desain sesuai.
e. Kendaraan dan Peralatan
Kendaraan dan peralatan yang digunakan untuk mengirimkan, menyimpan,
dan menangani obat dan/atau bahan obat harus sesuai persyaratan dan lengkap
untuk mencegah terjadinya paparan obat dan bahan obat pada kondisi yang dapat
mempengaruhi stabilitas dan integritas kemasan serta untuk mencegah
kontaminasi. Peralatan yang digunakan untuk pemantauan kondisi (suhu dan
kelembaban) dalam kendaraan dan kontainer dikalibrasi secara berkala.
f. Kontrol suhu selama transportasi
Kontrol suhu yang tervalidasi untuk memastikan kondisi transportasi
dipertahankan antara fasilitas distribusi dan pelanggan. Termometer untuk
pemantau suhu selama transportasi harus dipelihara dan dikalibrasi secara berkala
setiap minimal 1 tahun sekali. Jika menggunakan coolpack dalam kotak
terlindung harus diletakkan sedemikian rupa sehingga tidak bersentuhan langsung
dengan obat dan/atau bahan obat. Adanya SPO yang menjelaskan tentang
pengiriman obat dan/atau bahan obat yang sensitif terhadap suhu.
2.2.15 Inspeksi Diri dan Audit Mutu
Inspeksi diri harus dilakukan dalam rangka memantau pelaksanaan dan
kepatuhan terhadap pemenuhan CDOB dan untuk bahan tindak lanjut langkah-
langkah perbaikan yang diperlukan.
a. Harus dilaksanakan dalam jangka waktu yang ditetapkan dan mencakup
semua aspek CDOB.
b. Harus dilakukan dengan cara independen dan rinci oleh personil yang
ditunjuk oleh perusahaan.
 43

c. Audit terhadap kegiatan yang disubkontrakkan harus menjadi bagian

inspeksi diri.
d. Semua pelaksanaan inspeksi harus dicatat.
Inspeksi diri PT. KFTD Cabang Bandung dilakukan secara berkala yaitu 3
bulan sekali yang bertujuan untuk memantau pelaksanaan dan kepatuhan yang
mencakup semua aspek CDOB, mengidentifikasi kekurangan-kekurangan yang
memberikan dampak minor atau mayor dan menetapkan tindakan perbaikan dan
solusi yang diperlukan. Inspeksi diri harus dilakukan oleh tim yang independen
dan tidak bertanggung jawab langsung terhadap area atau kegiatan yang akan
dilakukan inspeksi. Tim internal dari KFTD Cabang Bandung yang akan
melakukan inspeksi diri kepada APJ terdiri dari 3 orang. Tim internal ini memiliki
syarat mampu mendeteksi kelemahan atau kekurangan dalam pelaksanaan CDOB,
menetapkan dan mengevaluasi tindakan perbaikan yang diperlukan. Penilaian
harus dilakukan secara objektif dan hasil yang diperoleh kemudian
didokumentasikan mengenai semua pengamatan yang dilakukan selama inspeksi.
Apabila dalam inspeksi ditemukan adanya kekurangan, maka perlu dibuat CAPA
untuk mengidentifikasi penyebab yang terjadi.
Tujuan dilakukan audit adalah untuk melengkapi inspeksi diri. Audit yang
dilakukan untuk melengkapi inspeksi diri adalah audit mutu. Audit mutu meliputi
pemeriksaan dan penilaian semua atau sebagian dari sistem manajemen mutu
dengan tujuan untuk meningkatkan mutu. Audit mutu di KFTD Cabang Bandung
dilakukan oleh pihak eksternal dan juga internal. Audit ekstrenal dilakukan oleh
akuntan publik. Audit internal dilakukan oleh Satuan Pengawas Internal (SPI).
SPI juga melakukan audit terhadap pabrik, apotek, trading and distribution, dan
juga marketing.
2.2.16 Audit Sediaan Farmasi
Tujuan dilakukan audit sediaan farmasi adalah untuk mengecek jumlah
fisik sediaan atau stok barang kemudian dibandingkan dengan jumlah sediaan
yang ada di kartu stok. Hal ini bertujuan untuk mengetahui selisih dari jumlah
sediaan yang ada di gudang. Audit ini dilakukan jika terdapat selisih jumlah
sediaan farmasi antara kartu stok dengan jumlah fisik sediaan farmasi.
 44

Selain mengecek jumlah sediaan farmasi, kegiatan audit lainnya adalah

mengecek tanggal kadaluarsa sediaan farmasi dengan tujuan untuk menjamin
mutu kualitas sediaan barang yang akan didistribusikan. Sediaan farmasi yang
telah melampaui tanggal kadaluarsa dipisahkan dari sediaan lainnya kemudian
dimusnahkan sesuai dengan aturan yang berlaku.
2.2.17 Audit Manajemen
Audit SOP manajemen dilakukan untuk memastikan agar keseluruhan
kinerja di KFTD Cabang Bandung dapat berjalan sesuai dengan SOP yang ada
dan audit ini dilakukan secara langsung oleh kepala pimpinan KFTD Cabang
Bandung. Bagian dari Audit SOP manajemen ini meliputi pengukuran kinerja
Sumber Daya Manusia (SDM), audit mengenai penjualan, audit kualitas produk,
kelayakan gudang, dan kelayakan tempat kerja seperti kebersihan serta kerapihan.
Pengukuran kinerja SDM dilakukan dengan cara mengevaluasi
kesesuaian kinerja masing-masing tenaga kerja dengan job desk yang ada. Audit
mengenai penjualan dilakukan dengan melihat ketercapaian target yang
ditentukan dengan effective call, transaksi outlet, produk prioritas, dan pelaporan.
Effective call dilakukan sebanyak minimal 18 kali, ketercapaiannya minimal 80%,
sedangkan produk prioritas terkait obat yang diprioritaskan untuk dijual.
2.2.18 Audit Distribusi
Audit SOP distribusi dilakukan untuk memastikan proses distribusi semua
produk dapat berjalan dengan baik. Dalam audit ini dilakukan penilaian terkait
beberapa aspek distribusi seperti, kesesuaian barang yang dikirim dengan faktur,
ketepatan waktu obat sampai ke pelanggan, dan kesesuaian penangganan produk
CCP yang dilakukan oleh pengirim barang.
 BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang telah

dilaksanakan di PT. Kimia Farma Trading & Distribution, maka dapat
disimpulkan bahwa :
1. Dengan adanya kegiatan PKPA ini dapat menambah pemahaman calon
apoteker mengenai peran, fungsi, posisi dan tanggung jawab apoteker pada
bidang distribusi farmasi.
2. Calon apoteker mendapatkan bekal wawasan, pengetahuan, keterampilan
dan pengalaman praktis untuk melakukan pekerjaan farmasi di bidang
distribusi farmasi.
3. Calon apoteker mendapatkan pengalaman mengenai cara menerapkan
secara nyata prinsip Good Distribution Practices dalam bidang distribusi
farmasi.
4. Calon apoteker mendapatkan bekal mengenai dunia kerja sebagai tenaga
farmasi yang professional di bidang distribusi farmasi.
5. Calon apoteker mendapatkan gambaran nyata permasalahan yang dihadapi
dalam distribusi farmasi sehingga tidak canggung untuk bekerja.

3.2 Saran
Berdasarkan pengamatan Praktek Kerja Profesi Apoteker (PKPA) yang
dilaksanakan di PT. Kimia Farma Trading & Distribution, terdapat beberapa
masukan diantaranya :
1. Mahasiswa apoteker harus lebih berperan aktif untuk meningkatkan
pemahaman dan pengetahuan mengenai tanggung jawab apoteker di PBF.
2. Pemasangan CCTV di dalam gudang penyimpanan narkotik dan
psikotropik untuk meningkatkan pemantauan dan keamanan terhadap
produk.

45
 BAB IV
TUGAS KHUSUS

4.1 Membuat Artikel (Preseptor : Hilda Syifa, S.Farm., Apt.)

Membuat artikel mengenai tugas dan tanggung jawab apoteker di bidang
distribusi atau Pedagang Besar Farmasi sesuai dengan perundang-undangan yang
berlaku.

46
 DAFTAR PUSTAKA

BPOM RI. 2012. Peraturan Kepala Badan Pengawasan Obat Dan Makanan
Repubik Indonesia Nomor HK.03.1.23.04.11.7542 Tentang Pedoman Teknis
Cara Distribusi Obat Yang Baik. Jakarta: BPOM RI.

Depkes RI. 2009. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun

2009 Tentang Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
Depkes RI. 2009. Undang-Undang Republik Indnesia Nomor 26 Tahun 2009
Tentang Kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan RI.
Permenkes RI. 2014. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 34
Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Kesehatan Nomor
1148/MENKES/PER/VI/2011 Tetang Pedagang Besar Farmasi. Jakarta:
Departeman Kesehatan RI.

Permenkes RI. 2015. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 3

Tahun 2015 Tentang Peredaran, Penyimpanan, Pemusnahan, Dan
Pelaporan Narkotika, Psikotropika, dan Prekursor Farmasi. Jakarta:
Departemen Kesehatan RI.

47
 Lampiran 1
Denah Gedung KFTD Cabang Bandung

48
 Lampiran 2
Layout Gudang Lantai 1

49
 Lampiran 3
Layout Gudang Lantai 2

50
 Lampiran 4
Denah Rak Gudang Lantai 1

51
 Lampiran 5

Lembar Specimen Pelanggan KFTD Cabang Bandung

52
 Lampiran 6

Berita Acara Penarikan Barang

53
 Lampiran 7

Invoice Local/Faktur

54
 Lampiran 8

Surat Penyerahan Barang

55
 Lampiran 9

Surat Penolakan Permintaan Barang

56
 Lampiran 10

Kartu Stok Produk Kimia Farma

57
 Lampiran 11

Kartu Stok Produk Non Kimia Farma (Pihak Ketiga)

58
Lampiran 12

E- Purchasing

59
 Lampiran 13

Surat Kirim Barang

60
 Lampiran 14
Faktur Pembelian Barang ke Pusat

61
 Lampiran 15

Form Sales Order

62
 Lampiran 16

Form Monitoring Suhu

FORM MONITORING SUHU RUANGAN PENYIMPANAN
Gudang Suhu Chiller
Bulan:
Pemantauan Suhu dan Kelembapan
Tgl Hari Paraf
08.00 WIB 12.00 WIB 16.00 WIB Kriteria Suhu
Ruangan
1 2-8°C
2 2-8°C
3 2-8°C
4 2-8°C
5 2-8°C
6 2-8°C
7 2-8°C
8 2-8°C
9 2-8°C
10 2-8°C
11 2-8°C
12 2-8°C
13 2-8°C
14 2-8°C
15 2-8°C
16 2-8°C
17 2-8°C
18 2-8°C
19 2-8°C
20 2-8°C

63
 Lampiran 17

Tampilan E-Napza dan E-Report PBF

64
 Lampiran 18
Surat Pesanan Narkotika

65
 Lampiran 19
Surat Pesanan Psikotropik

66
 Lampiran 20
Contoh Standar Prosedur Operasional

67