Call Plan

Seri ke-1
AAM 6 Basic Selling Competences
 Daftar Isi
• Pembahasan Utama
– Tujuan Pembelajaran
– Sasaran Pembelajaran
– 7 poin Call Plan AAM
– Peran Supervisor dalam Call Plan

• Materi Detail
– SOP
– Eksekusi Program BM
– Koordinasi Program
– Evaluasi Program
– Dokumen AXIS terkait

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 2
Poin Penting !

Tujuan Pembelajaran
• Memahami konsep call plan sebagai salah satu
alat bantu bagi salesman dalam mencapai hasil
maksimal

• Memahami dan mampu melakukan proses call

plan dengan benar sesuai prosedur mulai dari
persiapan kunjungan hingga pasca kunjungan

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 3
Poin Penting !

Sasaran Pembelajaran
• Meningkatkan effective call sesuai standard di masing –
masing channel

• Memastikan semua relasi yang telah direncanakan untuk

dikunjungi, dapat dikunjungi seluruhnya dalam 1 bulan
berdasarkan :
– Prioritas kerja
– Medium
– Non prioritas

• Call Plan sebagai salah satu eksekusi Market

Exploration Internal dengan cara:
– Memaksimalkan jumlah Relasi Beli dalam satu bulan
– Recovery relasi yang minus growth

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 4
Poin Penting !

7 Poin Call Plan AAM

1. Database Relasi
– Salesman memastikan daftar relasi yang ditanganinya benar
– Melaporkan kepada HO jika ada data yang tidak sesuai
2. Analisa Effective Data base
– Dasar penetapan standar jumlah call untuk tiap relasi
– Salesman dapat memprioritaskan kunjungan pada relasi dengan kontribusi habit order
melalui salesman > 40%
– Form AXIS yang digunakan: AXIS-FRM-BRO.02-004

3.Call Plan Manual

– Membuat Call Plan Bulanan  AXIS-FRM-BRO.02-007 Call Plan Manual
– Menetapkan target coverage / RB  AXIS-FRM-BRO.02-012 Analisa RB
– Rencana recovery minus growth  AXIS-FRM-BRO.02-013 Analisa Relasi Minus Growth
– Breakdown target per lini untuk relasi Pareto  AXIS-FRM-BRO.05-003 Breakdown Target
– Breakdown target per lini untuk relasi Pareto Vaksin  AXIS-FRM-BRO.05-015
Breakdown Target Vaksin
– Kuartalan melakukan update habit order relasi  AXIS-FRM-BRO.02-016 Master Call Plan
Order
– Kuartalan melakukan update habit pembayaran relasi  AXIS-FRM-BRO.02-017 Master
Call Plan Tagihan

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 5
Poin Penting !

7 Poin Call Plan AAM

4. Penyusunan di ISCAP
– Salesman memahami prosedur pembuatan call plan menggunakan ISCAP  AXIS-REF-
BRO.02-001

5. Call Plan Harian

– Salesman wajib memiliki Call Plan harian baik output dari ISCAP maupun manual. Intinya
adalah ada daftar relasi yang akan dikunjungi pada hari itu.
– Call Plan harian tersebut harus sesuai dengan Call Plan Bulanan.

6. Adjust Call Plan Harian

– Tiap ada perbedaan antara call plan harian dengan call plan bulanan, maka wajib membuat
form adjustment dengan menggunakan form  AXIS-FRM-BRO.02-008 Adjust Call Plan
Harian

7. Analisa Effective Call

– Kartu kunjungan manual atau lembar Call Plan Harian yang telah dikunjungi wajib terdapat
stempel relasi sebagai bukti kunjungan.
– Sepulang dari lapangan, salesman wajib melakukan monitoring pencapaian sales pada hari
tersebut dengan menggunakan form  AXIS-FRM-BRO.05-004 Monitoring Sales Harian

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 6
Poin Penting !

Peran Supervisor terhadap Call Plan

1. Memastikan daftar relasi yang dicover oleh tiap salesman yang ditanganinya sudah
tepat. Jika ada masalah supervisor wajib melakukan follow up ke kantor pusat hingga
masalah tersebut terselesaikan.
2. Melakukan analisa effective call salesman, maksudnya:
• Memeriksa apakah jumlah kunjungan tiap relasi sudah sesuai dengan standar yang
ditetapkan.
• Cek prioritas salesman pada relasi yang memiliki kontribusi habit order di atas 40%.
• Memastikan tiap salesman telah membuat Call Plan Manual dan call plan yang
terdapat pada ISCAP (jika sudah implementasi)
• Memastikan kelengkapan Form Call Plan, Analisa RB, Minus growth, Breakdown
target, Master Call Plan, dsb terkait call plan.
• Sebelum keberangkatan salesman ke lapangan, supervisor wajib memeriksa daftar
kunjungan dari tiap salesman.
• Melakukan approval yang tepat jika ada perubahan jadwal kunjungan harian terhadap
rencana bulanan.
• Secara sampling melakukan pengecekan realisasi kunjungan salesman.
• Memeriksa konsistensi salesman dalam melakukan monitoring salesman harian.

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 7
 Sesi Tanya Jawab

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 8
Poin Penting !

Dokumen AXIS terkait Eksekusi Program

• AXIS-FRM-BRO.02-004 Analisa Effective Call Salesman

• AXIS-FRM-BRO.02-007 Call Plan Manual
• AXIS-FRM-BRO.02-012 Analisa RB
• AXIS-FRM-BRO.02-013 Analisa Relasi Minus Growth
• AXIS-FRM-BRO.02-016 Master Call Plan Order
• AXIS-FRM-BRO.02-017 Master Call Plan Tagihan
• AXIS-FRM-BRO.05-003 Breakdown Target
• AXIS-FRM-BRO.05-015 Breakdown Target Vaksin
• AXIS-REF-BRO.02-001
• AXIS-FRM-BRO.02-008 Adjust Call Plan Harian
• AXIS-FRM-BRO.05-004 Monitoring Sales Harian

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 9
Tips Training di Cabang
 Penggunaan Slide Master
1. Silakan menggunakan slide ini sebagai bahan training
di cabang.
2. Tidak diperkenankan merubah susunan kalimat yang
sudah ada.
3. Silakan menambahkan penjelasan misalnya: contoh-
contoh aktivitas di cabang terkait penjelasan modul.
4. Setelah selesai disampaikan, lakukan workshop /
roleplay jika perlu.
5. Lakukan post-test untuk melihat pemahaman dari
peserta.
6. Jika ada peserta dengan nilai post test yang kurang,
lakukan C & C dan penjelasan terhadap poin-poin
materi yang masih kurang jelas.

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 11
 Standar Training
• Alat Bantu
– Tentukan tempat/lokasi diadakanya training tersebut.
• Penentuan tempat sangat penting agar training dapat dilaksanakan dengan baik. Hendaknya setelah
tempat ditentukan, SUP mensosialisasikan kepada teamnya minimal 1 minggu sebelum pelaksanaan
training agar FF tidak bingung mencari lokasi training dan trainer dapat mempersiapkan ruangan
sesuai kebutuhan training.

– Waktu training.
• Penentuan waktu training sangat penting agar segala hambatan yang mungkin terjadi dalam
pelaksanaan training dapat diminimalisir dan tujuan training dapat tercapai. Hendaknya setelah waktu
training ditentukan, SUP mensosialisasikan kepada teamnya minimal 1 minggu sebelum pelaksanaan
training agar FF dapat mengatur jadwal kerja di lapangan dengan jadwal training sehingga
pelaksanaan training tidak mengganggu tugas di lapangan maupun sebaliknya.

– Form Absensi.
• Form absensi dipersiapkan sebagai dokumentasi pelaksanaan training tersebut

– Materi pre dan post test.

• Materi pre dan post test berguna bagi trainer untuk mengukur sejauh mana kemampuan audience
memahami materi training. Soal yang dibuat bisa berupa essay maupun pilihan ganda. Soal bisa
diambil dari master slide yang sudah dibuatkan busdev atau inti materi yang mesti dikuasai dengan
baik oleh audience sehingga maksud dan tujuan training dapat tercapai.

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 12
 Standar Training
• Materi Presentasi
– Tentukan pokok bahasan dari materi training yang akan disampaikan.
• Pokok bahasan training bisa bermacam macam sesuai dengan apa yang ingin 
diketahui oleh audience tentunya yang berkaitan dengan materi training. Pokok
bahasan  bisa berisi pemahaman, teknis ataupun motivasi. Langkah terbaik
adalah seminggu sebelum pelaksanaan training, trainer meminta kepada audience
(FF) hal-hal apa saja yang ingin diketahui oleh mereka/FF mengenai materi tersebut.
FF bisa ajukan dalam  bentuk pertanyaan (bersumber dari kendala/hambatan yang
ditemuinya dilapangan) dituliskan di kertas lalu disampaikan kepada Trainer.
Trainer akan menjadikan dan menjawab pertanyaan2 yang berasal dari FF tersebut
sebagai pokok bahasan yang akan disampaikan nanti di sesi training.
 
– Inti materi.
• Dalam pokok bahasan yang sudah ditentukan tadi, sisipkan dan bahas lebih dalam inti
materi yang berasal dari master slide yang dibuatkan busdev.  
– Materi training bisa dibagikan kepada FF setelah pelaksanaan training
ataupun tidak.
• Biarkan FF untuk menulis apa yang menjadi ingin diketahui mengenai materi
pembahasan training. Tujuannya supaya FF/audience memperhatikan apa yang
disampaikan trainer dan ujilah kemampuan mereka dengan soal pre dan post test.

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 13
 Standar Training
• Role play/ workshop
– Lakukan role play /workshop jika materi tersebut perlu dijelaskan dalam
bentuk sandiwara aktivitas yang dilakukan di lapangan.
Keuntungannya adalah trainer mampu melihat kemampuan audience
dalam mempraktekkan materi tersebut di lapangan. Trainer juga dapat
langsung memperbaiki dari setiap aktivitas dalam role play tersebut
yang dinilai kurang benar.

• Komitmen Joint Visit (JV)

– Mintalah kepada FF kapan di lapangan mereka akan menjalankan
aktivitas sesuai dengan materi yang didapat di kelas. FF menentukan
nama relasi, produk/program dan tanggal akan melaksanakan aktivitas
tersebut. Dan trainer/SUP akan melakukan JV pada saat itu dengan
FF. Tujuan JV adalah SUP dapat mengetahui, memberi
contoh, menyemangati atau memberikan solusi jika FF mengalami
kendala pada saat melakukan aktivitas tersebut di hadapan relasi.

AAM 6 Selling Basic Competence | #3 Eksekusi Program - DEV & HRD 2009 14