Order

1. Kelengkapan izin dan data untuk NEW CUSTOMER :

 Izin SIA, SIPA, SIKA, dll
 KTP
 NPWP (Non NPWP butuh approval ROM)
 Jenis relasi apakah PKP atau non PKP (PKP : ≥ 4,8M / tahun)
 Mengisi form relasi baru (lalu input di iis.anugrah-argon.com)
 Form rekomendasi dari SUP + foto tempat relasi
2. Mekanisme order iPos, iScaps, CSO dan B2B
 iPos
 Input nama relasi
 Input TOP, jenis SP dan Jenis order (alkes / non alkes)
 Input nomor SP / PO
 Input nama produk
 Upload SP
 Rincian harga
 Metode pembayaran (VA Mandiri, BCA, BNI dan BRI)
 iScaps
 Metode input hampir sama dengan iPos
 History & Status
 In Process : Order sedang diproses dan menunggu
verifikasi CSO
 Verification : Pesanan sudah diverifikasi oleh CSO
 Shipping : Pesanan dalam proses pengiriman
 Completed : Pesanan sudah diterima relasi
 Rejected : Pesanan ditolak
 CSO
 AAM Quick Order Organizer
  Nama relasi
 Order type (REG, JKN, In Health)
 Salesperson (yang melayani pesanan)
 Customer PO – Nomor SP
 Kategori pesanan alkes / non alkes
 B2B
 House to House
 iPos (mobile / web)
 SIMO (in health)
 E-catalog – LKPP (melayani order JKN melalui web) (AAM
Open Acces – iFocus)
3. Pesanan POPO (Psikotropika, Perkusor dan Obat-obat Tertentu) – SP harus
diterima SLM dulu dan di cek kelengkapan SP melalui form checklist POPO:
 Keabsahan ttd dan cap APJ relasi
 No & tanggal terima SP
 Nama Relasi
 Nama Salesman (Penerima SP)
 Nama Ekspedisi (Pengirim)
 Item Periksa :
 SP asli
 SP 2 rangkap
 Tanggal SP
 Nomor SP
 Nama APJ & Jabatan
 Nama Distributor
 Alamat & No. Telpon Distributor
 Nama produk
 Bentuk sediaan
 Kekuatan sediaan
 Jumlah (angka)
  Terbilang
 No. Izin relasi
 Nama & alamat relasi
 No. Telpon relasi
 Kota, tgl, bulan dan tahun
 Tanda tangan APJ relasi
 SIKA/SIPA APJ Relasi
 Stempel relasi
4. Released Clearance :
 ≤ 5jt – KSA
 ≤ 50jt – Kacab
 ≤ 250jt – ROM
 ≤ 500jt – NOM
 > 500jt – DirFin
5. Tipe DO :
 Delivery Order 1 (Putih) – Untuk relasi
 DO 2 (Kuning) – DO POM untuk arsip gudang
 DO 3 (Kuning) – Lampiran Faktur naik ke adm inkaso
6. Kategori relasi Hold System
 Past Due (piutang)
 Over Credit Limit
 Belum potong tagihan klaim diskon
 Belum potong tagihan returan
7. Titik Krusial pada Bisnis Proses Order :
 SLM/CSO salah input order
 Keabsahan dalam order POPO (form checklist, ttd APJ dan cap
relasi)
 Pengecekan kewajaran order khususnya produk POPO
 Apabila pesanan dekat ED infokan ke relasi
 Perhatikan past due dan credit limit relasi
  Pengecekan keabsahan izin dan data relasi baru

Kirim

1. Hal yang harus diperhatikan Picker dan Checker:

 Nama barang
 Jumlah barang
 Batch Number
 ED
 Locator
2. QS/APJ mengecek kewajaran order berdasarkan history sales dan reason
relasi khususnya produk POPO
3. Setelah terima DO dari APJ, picker mengambil barang lalu scan ID
4. Case Gagal :
 Reason :
 Relasi tutup
 PIC/APJ relasi tidak ada di tempat, khusus POPO barang
harus diserahterimakan dengan APJ relasi
 SP tidak ada / salah
 XPDC tidak sempat antar
 Update status gagal antar di iEX
 Bawa kembali barang + DO 1,2,3
 Kagud cek DO & reason gagal antar dan simpang barang di staging
out untuk diantar besok harinya
5. Case Tolakan :
 Reason :
 XPDC salah antar / salah barang
  Jumlah barang tidak sesuai
 Relasi salah pesan
 Relasi batal pesan
 Barang rusak
 CSO/SLM/relasi salah input order
 Harga tidak sesuai (jika ada diskon atau deal sebelumnya)

 Update status tolakan di iEX

 XPDC Terima SP, barang dan DO 1,2,3, bawa kembali ke gudang
 Kagud cek fisik barang & DO dan tanyakan reason relasi melakuka
tolakan, lalu simpan barang di karantina
 CSO membuat RMA Correction (Return Material Authorization),
tulis nomor RMA di DO 2 dan 3
 Admin gudang entry BPM (Barang Proses Masuk), tulis nomor BPM
di DO 2 + ttd APJ
 Arsip DO 2 + SP
 DO 3 arsip inkaso
 Kagud memindahkan barang ke reservable area / ke locator apabila
barang layak jual, apabila tidak layak jual, barang akan dikirimkan
kembali ke GDR
6. Case Berhasil :
 XPDC serah terima barang dengan PIC/APJ relasi
 Serter dan check kondisi / kesesuaian barang dengan DO/SP
 Cek SP relasi
 XPDC meminta cap dan ttd relasi
 Catat waktu serah terima dan suhu barang (CCP)
 XPDC membawa SP dan DO 2,3
 Adming gudang arsip DO 2 dan SP
 Inkaso terima DO 3 untuk penerbitan faktur penjualan
7. Titik krusial pada Bisnis Proses Kirim :
  Picker salah, kurang atau lebih ambil produk
 XPDC mengantar barang tidak sesuai alamat relasi (serah terima
barang di jalan) - Fraud
 XPDC harus mengantar barang ke alamat relasi yang tertera pada
DO/SP, apabila PIC/APJ relasi tidak berada di tempat, maka barang
akan diantar besok hari
 XPDC hanya terima tolakan pengiriman hanya pada saat proses
kirim, bukan atas kiriman sebelumnya yang telah diterima relasi
 Produk CCP dikirimkan menggunakan coolbox (9L/15L) untuk
pengiriman dalam kota dan menggunakan styrofoam box untuk
pengiriman dalam jumlah banyak dan luar kota (bisa tahan sampai
39 jam)
 Produk CCP bisa ditolak pada saat XPDC antar (apabila barang tidak
sesuai atau rusak), tetapi tidak bisa retur apabila telah serah terima
dengan relasi

Tagih
1. Admin inkaso cek kelengkapan DO 3 (lampiran faktur) dari gudang – nama
relasi, ttd dan cap APJ, dll.
2. Berkas yang perlu di cek : lampiran faktur, lampiran PO, Receiving Report /
GRN (NKA), No. AWB (relasi luar kota)
3. Admin inkaso cetak Faktur Penjualan (FP), cab AAM dan minta ttd Kacab
4. Serah terima adm inkaso ke inkaso, inkaso scan kembali FP untuk
crosscheck fisik dengan sistem (fungsinya biar tidak ada FP yang terlewat)
5. Jenis faktur :
 Dalam kota
 Luar kota
 Faktur metronik – konsinyasi (biasanya alkes)
 Inter company (langsung dari NDC)
6. Inkaso scan FP, pisahkan sesuai rayon / per Salesman
7. Menyiapkan DHT
 iCon
 Manual (berfungsi untuk controlling piutang / tagihan luar kota)
8. Inkaso menerbitkan TTF (Tanda Terima Faktur) / Titip Faktur (Contrabond)
*ada relasi yang meminta TTF atau tidak
9. Admin inkaso melengkapi berkas DHT iCon
10. Kelengkapan berkas iCon :
 Faktur
 Tanda Terima Faktur (TTF)
 Kwitansi Menyesuaikan Relasi
 Faktur Pajak
11. Apabila relasi membayar via Virtual Account (VA), maka tidak masuk lagi
ke iCon, tetapi langsung ke Account Detail
12. Apabila relasi membayar via VA tetapi hanya sebagian, maka jumlah yang
ada di iCon hanya akan tertera sisa tagihan, tetapi pada Faktur tetap
jumlah tagihan utuh
13. Inkaso juga melakukan kontrol piutang, dengan cara :
 Inkaso langsung visit relasi
 Inkaso koordinasi dengan Salesman
14. AR Ending Balance – Kartu Piutang
15. Surat Konfirmasi Piutang, hanya boleh dibawa oleh Inkaso, KSA, SUP atau
Kacab
16. Salesman harusnya mengisi DHT setiap selesai mengunjungi satu relasi
17. Salesman mengembalikan dokumen-dokumen tagihan ke inkaso apabila
tidak ada relasi yang melakukan pembayaran / dokumen yang tidak
tertagih
18. Bukti transfer, giro ataupun uang cash diserahkan ke admin umum, inkaso
dilarang menerima uang
 19. Admin umum mengecek kesesuaian hasil tagihan antara fisik dan sistem,
jika sesuai, maka admin umum print bukti setor (ttd admin umum +
salesman)
20. Lalu giro diserahkan ke Adm Inkaso untuk dilakukan Giro Opname / cek
mundur / pencairan (langsung / titip giro)
21. KSA cek & rekap DHT dan rekap daftar cek mundur

22. Titik krusial bisnis proses tagih :

 Adm Inkaso cek kelengkapan lampiran faktur, cap + ttd relasi
(jangan sampai ada order fiktif)
 Adm Inkaso cek apakah ada tolakan/retur (coretan di lampiran
faktur), jika ada minta CSO untuk proses RMA Correction untuk
mengurangi jumlah tagihan pada lampiran faktur
 Sesudah Adm inkaso serah terima berkas tagihan ke Inkaso, Inkaso
menyesuaikan fisik dengan sistem dengan cara di scan kembali
 Pada saat Inkaso serah terima DHT dengan Salesman, harusnya
Salesman sinkronisasi DHT di depan Inkaso
 Jika relasi membayar cash, jika relasi tidak meminta DO / tanda
terima faktur
 Pada saat Salesman serah terima dokumen tagihan ke Inkaso
(Faktur, kwitansi, tanda terima faktur)
 Pada saat Adm Umum terima cash / giro dari Salesman, Adm umum
wajib cek kesesuaian antara fisik dengan sistem

Retur
1. Salesman wajib cek kondisi dan ED barang yang diretur sesuai atau tidak
dengan regulasi dari principle
2. Jika relasi PKP minta relasi untuk upload bukti pajak terlebih dahulu,
kemudian proses retur baru bisa dilayani
3. Khusus NKA, Salesman wajib follow up proses retur, karena apabila terlalu
lama barang akan dimusnahkan oleh relasi
4. XPDC/Salesman membawa barang ke gudang
5. Kelengkapan Nota Retur :
 Nama dan No. NPWP relasi
 Nomor dan tanggal invoice yang diretur
 Nomor dan tanggal faktur pajak
 Nomor retur
 Tanggal retur
 Nama barang
 Jumlah barang
 Batch number
 Reason retur
6. Kelengkapan Retur Relasi
 Nota Retur Non PKP
 Copy Faktur PKP
 Bukti Upload Pajak
7. Kagud cek barang dan NR simpan barang di karantina, untuk relasi PKP –
Unordered Receipt, untuk relasi non PKP – CSO proses RMA Eksternal
8. Khusus barang Ethical wajib langsung diproses
9. Barang retur dari NKA biasanya tersimpan di Unordered Receipt selama 30
hari dikarenakan proses upload bukti pajak dari NKA yang lama
10. CSO input RMA, lalu terbit CN (Credit Note) yang merujuk pada invoice/DO
transaksi item tersebut, lalu sistem akan memotong sisa tagihan relasi.
(Apabila relasi tidak punya hutang/tagihan, maka CN Retur tersebut akan
memotong tagihan pada transaksi selanjutnya).
11. Admin gudang cek Unordered Receipt dari No. RMA, lalu proses BPM
(Barang Proses Masuk)
12. Admin umum proses nota retur dan CN (Credit Note)
13. Petugas gudang memindahkan barang ke locator
 14. Jenis Retur AAM:
 ED
 Rusak
 Recall
 Batal
 Harga (selisih diskon)
 Konsinyasi (titip barang)
 Pailit (relasi tutup/bangkrut), produk AAM akan ditarik kembali
untuk menutupi tagihan relasi
15. Proses Retur Tolakan (RMA Internal) :
 CSO proses RMA Correction
 Kagud terima dan cek barang dan dokumen, tanyakan reason
tolakan
 Pindahkan barang ke karantina
 Jika layak jual, Petugas Gudang memindahkan barang ke locator
 Adm inkaso Scan Lampiran Faktur dan Cetak Faktur Penjualan jika
tolakan hanya sebagian

Klaim
1. Principle sebelumnya sudah melakukan deal dengan HO untuk program-
program yang akan berjalan
2. SUP submit program via TRACES, selanjutnya akan diapprove oleh BM
3. Setelah diapprove BM, program dieksekusi oleh SUP dan Salesman
4. Setelah program berjalan (biasanya periode per 3 bulan), SUP assign klaim
via TRACES
5. Mekanisme TRACES – AR Management (SUP) :
 Expense Type (beban klaim AAM/Principle)
 Principle Code
 Start date – End date program
 Program Type
  Budget Type
6. Klaim program bundle :
 SKP (Surat Kesepakatan Promosi)
 No. Referensi
 Print out Sell Out produk dari relasi
 Kwitansi atas nama principle
 Ttd + cap relasi
 Ttd dari pihak principle
 NPWP
 Foto bukti (display)
7. Submit program via TRACES diawal bulan bertujuan jika seandainya
program dieksekusi dahulu sebelum submit TRACES, maka biaya yang
terpakai akan jadi beban personal
8. Jenis Klaim
No. Jenis Klaim Dokumen
1. Rafraksi Surat Kerjasama Promosi (SKP)
Faktur Pajak (jika PKP)
Kwitansi / invoice
Data sales /
2. Sewa Display Surat Kerjasama Promosi (SKP)
Faktur Pajak (jika PKP)
Kwitansi / invoice
Foto display
3. Mailer, Brosur dan Surat Kerjasama Promosi (SKP)
Flyer Faktur Pajak (jika PKP)
Kwitansi / invoice
Mailer periode program
4. Listing Fee Surat Kerjasama Promosi (SKP)
Faktur Pajak (jika PKP)
Kwitansi / invoice
Email approval dari Principle
5. Rebate / Disc Data selling out
Tambahan Faktur pajak (jika PKP)
Kwitansi / invoice
6. Grand Opening, Faktur Pajak (jika PKP)
Opening New Store Kwitansi / invoice