ORGANISASI

PEMBELIAN

1
 ORGANISASI
PEMBELIAN
A. Struktur Organisasi

- Bagan/susunan organisasi.

- Untuk mengetahui wewenang tugas

dan tanggung jawab dari masing-
masing bagian.

- Disesuaikan dengan kebutuhan 2

Struktur Organisasi Pembelian 3
1. Tugas Procurement
(Kebun/Pabrik)

- Menerima/memeriksa PR dari
gudang dan diteruskan ke
Kasi/KTU.

- Memeriksa permintaan barang yang

disesuaikan dengan Rencana
Anggaran Belanja (RAB) untuk
memperoleh persetujuan Kasi/KTU. 4
- Membuat penawaran harga atas
permintaan barang kepada
toko/supplier (pembelian lokal).

- Membuat daftar perbandingan

harga dari penawaran yang
diterima.

- Membuat/menerbitkan Purchasing
5
2. Tugas Procurement Perwakilan

- Melakukan Canvasing (penawaran)

3 suprlier, untuk merekapitulasi
perbandingan harga yang paling
menguntungkan.

- Nego vendor (penjual) yang

ditentukan
6
- Monitoring sampai dengan
pengiriman

- Membuat Berita Acara Pembelian

Barang (BAPB)

- Quality Control
(pengawasan/pengendalian mutu)

- Klaim ke vendor
7
- Menyiapkan status hutang suplier

- Koodinasi dengan staff perwakilan

8
3. Tugas Assiten Procurement
Manager Barang

- Procurement plan
- Report
- Korespondensi
(kesesuaian/kewajaran)
- Melaksanakan SOP dan sosialisasi
- Monitoring pembayaran
- Check stock 9
4. Tugas Assiten Procurement
Manager Jasa

- Pemeriksaan Berita Acara

Penyelesaian Pekerjaan (BAPP)
- Permohonan Pembayaran
- Report/outstanding tagihan
- Korespondensi
- Monitoring pembayaran kantor
- Cek progress lapangan
10
5. Tugas Procurement Manager
- Penandatanganan SPP dan PO
- Outstanding hutang suplier, yakni
memonitor barang yang sudah
terproses, sudah atau belum
terealisasi
- Canvasing
- Monitoring pembayaran atas
penerimaan barang baik yang sudah
lunas maupun terhutang
11
- Networkk/market survey (harga
pasaran barang yang dibutuhkan)
- Penyerahan PO yakni tempat
dimana barang diterima
- Berkoordinasi dengan staf
perwakilan untuk kelancaran
pengadaan atau distribusi barang
- Monitoring sampai dengan
pengiriman mulai berangkat, di
perjalanan, sampai barang diterima
ditempat yang disepakati 12
- Memastikan BAPB lengkap
dengan penjelasan tentang kondisi
yang phisik barang yang diterima
- Progress report ke Division Head
- Quality Control
- Koordinasi dengang user
(departemen head office, unit
operation)
- Klaim ke vendor bila mana
pengadaan bahan tidak sesuai
13
6. Tugas Procurement Division Head

- Penentuan Policy
- Approval SPP/Canvasing/PO
- Meeting bersama
Manajemen/Komisaris
- Review SOP
- Approval revisi SOP
- Follow up outstanding PR/PO HO
14
B. Klasifikasi Pengadaan Bahan

- Kapital (Asset)
• Pusat
- Non Kapital (Bukan Aset).
• Pusat
• Lokal

15
Alur Diagram Pemisahan Kapital 16
Alur Diagram Kapital 17
Alur Diagram Non Kapital 18
Klasifikasi Pembelian Pusat/Lokal 19
C.Otorisasi Persetujuan Pengadaan
Bahan

20
D. Implementasi Kebijakan
Pembelian
Tahapan-tahapan implementasi
kebijakan pembelian meliputi :
• Konsolidasi organisasi (kantor pusat,
unit kebun, unit pabrik)
• Penyusunan SOP (Pengadaan Bahan
dan Jasa)
• Penyusunan draft & pembahasan
(baik penyusunan SOP, pengadaan
pusat/lokal) 21
E. Kriteria Petugas Pembelian
Menurut Millerson persyaratan profesi
sebagai berikut :
• Ketrampilan berdasarkan
pengetahuan teoritis
• Keterampilan yang membutuhkan
pelatihan dan pendidikan
• Denominasi kompetensi profesi
dengan lulus suatu tes
• Ketaatan pada integritas dengan
22
Menurut J Damiri, kriteria kemampuan
sebagai berikut :
•Jujur, berakhlak mulia dan bijaksana
•Bertanggung jawab
•Memiliki pengetahuan yang luas
tentang barang-barang komoditi beserta
penggunaannya dalam bentuk yang
berbeda
•Memiliki pengalaman dibidang survey
pasar
23
• Mempunyai keterampilan manajerial
• Mampu benegosiasi
• Mengerti bisnis perkebunan
• Mengerti bahasa lain: Mandarin,
Jepang, Inggris

24
25