1
Pendahuluan:Procurement
Dalam arti yang sempit, pembelian itu adalah semua
kegiatan yang berkaitan dengan membeli barang (a
process of purchasing).
Kegiatan untuk mendapatkan bahan ketika dibutuhkan
Kegiatan mencakup menentukan kebutuhan, memilih
rekanan, mendapatkan harga dan syarat-syarat
pembelian yang wajar, menerbitkan surat pembelian dan
menjamin delivery
Pertimbangan penting meliputi harga, kualitas, lead
times, dan reliability.
Industri manufaktur rata-rata membelanjakan 50-60 %
dari pendapatannya untuk bahan dan jasa dari luar.
2
Proses Pengadaan
Proses Penentuan
Pembayaran
9 Kebutuhan / PR
1
Verifikasi
8 2 Membuat RKS & OE
Invoice Procurement
7 3 Sourcing
4 Pemilihan
Custom clearance
6 5 Vendor
Good Receipt
Proses PO
Monitor PO
5
Tanggung jawab secara umum
• Menentukan harga
• Pemilihan suppliers
• Negosiasi kontrak pembelian
• Melakukan pemesanan
• Menjaga hubungan dengan supplier
• Mengontrol performansi supplier
• Menjaga supplier database
• Melakukan keputusan make or buy
• Berpartisipasi dalam proyek value analysis (aktivitas yang
memberi nilai tambah ; studi pasar, alternatif material
sourcing, riset procurement,dll)
4
Specific Responsibilities or Activities of a
Typical procurement and Purchasing
Department
• Records, Data, and Basic Information
• Maintaining general purchase records
• Maintaining price records
• Maintaining parts history records
• Maintaining stock and consumption records
• Maintaining records of vendors performance
on price, quality and service
• Maintaining spesification files
• Maintaining catalogs file. 5
continue..
7
Kebutuhan Untuk Pengadaan
9
Cara Pengadaan
1. Beli,
2. Buat,
3. Sewa,
4. Bantuan Antar Unit,
5. ……….
11 10
Pasar
SUMBER PEMBELIAN
I
II
III
IV
BUYER
Sistem
perdagangan Import Lokal
12 11
METODE & BATASAN NILAI PENGADAAN
Note:
Kewenangan menentukan metode pemilihan penyedia barang/jasa diberikan kepada Fungsi Pengadaan untuk
dilakukan secara profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan mempertimbangkan masukan dari Fungsi
Terkait.
13 12
KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA
13
15
KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA
16 14
Proses Lelang
PERSIAPAN PEMBUKAAN PENAWARAN
(JADWAL, RKS, OE)
EVALUASI
PENGUMUMAN &
PENDAFTARAN
NEGOSIASI
14 15
LSj - 15
Metode Penyampaian Dokumen
Penawaran
• Satu sampul :
– Administrasi, teknis dan harga
– Dievaluasi sekaligus.
• Dua sampul
– Sampul I : Administrasi dan teknis
– Sampul II : harga
– Sampul I + II dimasukkan kedalam satu sampul penutup
– Sampul II dibuka jika sampul I lulus evaluasi.
• Dua tahap
– Tahap I : Sampul I berisi Administrasi dan Teknis
– Tahap II : sampul II berisi harga
– Penawaran Sampul II pada tahap II dimasukkan jika sampul I pada tahap I lulus
evaluasi.
17 16
Evaluasi Penawaran :
Dilakukan thd : Tujuan : Metode :
Unsur : Metode
Evaluasi
• Administrasi
• Teknis Scoring/ Non-Scoring/
• Harga Passing Grade Gugur
Mendapatkan
penawaran yang
Syah dan memenuhi Kualitas
persyaratan pada Kualitas
Kualitas Harga
dokumen lelang & Harga
Harga
18 17
PORTOFOLIO SUPPLIER
18
Kolaborasi dengan Supplier
Extensive Not Viable Synchronized
Collaboration
Extent of Collaboration
Coordinated
Collaboration
Cooperative
Collaboration
Transactional
Limited Collaboration Low Return
Many Few
Number of Relationships
Tinggi
Tingkat kesulitan
Rendah
20 20
Penanganan Supplier
Tinggi
Tinggi
Tingkat kesulitan
Strategi :
Strategi : 1. Kontrak jangka
Resiko terhadap
ACOUISITION
Strategi : Strategi :
1. Pembelian langsung 1. Kontrak jangka
2. Konsinyasi pendek / menengah
3. Blanket order 2. Konsinyasi
4. Kontrak jangka pendek 3. Aliansi
Rendah Tinggi
Nilai pemakaian
material 22 22
Price agreement : Suatu bentuk perjanjian/perikatan antara
perusahaan dengan pemasok untuk pengadaan dan penyerahan
material tertentu dengan harga satuan dan waktu penyerahan yang
telah disepakati bersama untuk jangka waktu tertentu.
23 Hal. 23
Aliansi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada prinsip
kemitraan antara pihak pembeli dan penjual, masing-masing pihak
menyumbangkan resources dan competitive advantage yang
dimiliki untuk menghasilkan “nilai baru” yang paling
menguntungkan bagi perusahaan.
• CONTOH: • CONTOH:
Spare Parts; pompa, furnace, Material Program & Proses;
instrumentation, dll. Katalis, Tel, Casing, Barite dll
25 Hal. 25
STRATEGI INVENTORY CONTROL
SENDIRI SENDIRI
• PENGENDALIAN KETAT • PENGENDALIAN KETAT
26 Hal. 26
KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)
BAGIAN PENGADAAN
FAKTOR N I L A I
KRITERIA BOBOT EXELENT GOOD FAIR WEAK FAIL
PENILAIAN 125% 100% 75% 50% 0%
1. Aspek * To tal biaya unit kerja % RKAP 5% < 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110%
Finansial * Pengurangan nilai inventory % RKAP 10% < 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110%
2. Aspek * Keluhan unit kerja internal Minor 20% - 1 2-3 4-6 >6
Pelanggan (kualitas, waktu, harga, manual, akses Major - - - 1 2
informasi pembelian & stock gudang)
* Keluhan rekanan, supplier, Minor 10% - 1 - 10 11 - 20 21 - 30 > 30
vendor (waktu pembayaran, proses Major - - 1 2-3 >4
tender, pungutan, QC dll.)
3. Proses * Kecepatan proses PP < 3 minggu 15% 99-100% 95-99% 90-95% 80-90% < 80%
Bisnis menjadi PO 3-10 minggu - 1-5% 5-10% 10-20% > 20%
* Temuan Audit (SPI, BPKP, BPK) Minor 20% - 1 2-3 4-5 >5
(proses pengadaan, kewajaran harga, Major - - 1 2 >2
waktu, kualitas)
* Jumlah PO yang bermasalah Minor 5% - 1-5 6 - 10 11 - 20 >20
Major - - 1-2 3-5 >4
4. Learn * Penerapan e-commerce & IT % PO 10% > 15% 10-15% 5-10% 2-5% < 2%
Growth
* Penyempurnaan POB, Sisdur, ea 5% > 15 10 - 15 6-9 3-5 <3
Implementasi saran untuk
penyempurnaan sistem kerja
T O T A L 100%
Hal. 27
27
SUPPLIER MONITORING &
EVALUATION
28
Supplier Evaluation
• Proses pemilihan supplier dari sejumlah
supplier potensial dengan
mempertimbangkan berbagai kriteria untuk
meningkatkan kualitas produk akhir
29
Sumber Informasi mendapatkan supplier :
3
Kriteria pemilihan Supplier
Ray Carter’s 10 C’s to Supplier Selection
4
Metode Pemilihan Supplier
• Value Analisis
• MCDM
• Analitical Hierarcy Process (AHP)
• Promethee 1
• Promethee 2
• dll
5
The Value Analysis Model
Step 1 – identifikasi kriteria pemilihan
35
Vendor Performance Assesment
• Penilaian kinerja penyedia barang dan jasa perlu
dilakukan untuk menjamin bahwa hanya vendor
yang ‘berkualitas’ yang bisa ikut dalam
penyediaan barang/jasa.
• Dilakukan dengan memberi penghargaan dan
sanksi.
• Penghargaan adalah apresiasi kepada penyedia
barang/jasa sesuai prestasi yang dilakukan.
• Sanksi adalah pemberian tindakan kepada
penyedia barang/jasa atas pelanggaran yang
dilakukan.
36
• Pelanggaran dan sanksi dihitung dalam bentuk
point penghargaan dan point pelanggaran yang
bersifat akumulatif.
• Pengelompokan supplier : (contoh nilai akumulasi
poit)
• Hijau : positif sampai -30.
• Kuning : -31 sampai – 60
• Merah : - 61 sampai -120
• Hitam : kurang atau sama dengan -121
37
Contoh penilaian penghargaan
• Mendaftar dalam kegiatan pengadaan dan lulus
prakualifikasi ( point 1)
• Mengajukan penawaran secara lengkap dan lulus
seleksi administrasi (point 1)
• Ditunjuk sebagai pemenang (point 5)
• Spesifikasi dan deliver time sesuai dengan
persyaratan (point 5)
• Implementasi safety management sesuai dengan
ketentuan (point 10)
38
Contoh point pelanggaran
• Mendaftar sebagai peserta dan mengambil
dokumen tetapi tidak mengajukan penawaran
(point -5)
• Tidak hadir dalam memberikan tanggapan secara
tertulis pada waktu klarifikasi administrasi dan
teknis tanpa penjelasan (point -10)
• Terlambat menyampaikan dokumen penawaran
setelah proses negosiasi (point – 10)
39
Lanjutan…
• Terlambat menandatangai kontrak tanpa
alasan yang dapat diterima (-15)
• Terlambat menyelesaikan pekerjaan (-15)
• Melaksanakan pekerjaan yang performancenya
tidak sesuai tetapi masih dapat diterima (-30)
• Tidak memasok barang seluruhnya sesuai
perjanjian (GR) (-60)
• Mengajukan sanggahan yang terbukti tidak
benar (-30)
40
• Membatalkan penawaran sebelum ditunjuk sebagai
pemenang (-30)
• Membatalkan penawaran setelah ditunjuk sebagai
pemenang (-60)
• Tidak bersedia menyerahkan jaminan
pelaksanaan/perpanjangan jaminan pelaksanaan (-
30)
• Tidak memenuhi syarat safety dan menyebabkan
insident pencemaran lingkungan/kebakaran dll (-60)
41
Pelanggaran yang langsung
mengelompokkan ke dalam Merah atau
Hitam
• Sedang dalam sengketa dengan perusahaan di
pengadilan (merah)
• Pengurus /pemilik saham ditetapkan sebagai
tersangka tindak pidana berkaitan dengan
pengadaan perusahaan (merah)
• Terbukti mengakibatkan kecelakaan fatal dengan
nilai kerugian tertentu (hitam)
• Terbukti melakukan persekongkolan harga
dengan pihak penyedia barang/jasa lain (hitam)
42
• Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak lain
(hitam)
• Memalsukan data atau menyampaikan keterangan
palsu (hitam)
• Berdasarkan komite sanksi,Melakuan kolusi, korupsi,
gratifikasi ,suap dalam bentuk dan cara apapun
kepada pejabat/keluarga pemberi kerja.(hitam)
• Memasok barang palsu/ rekondisi(hitam)
• Dinyatakan bangkrut/pailit (hitam)
43
Konsekuensi
• Hijau : Prioritas dalam pengadaan barang/jasa
• Kuning : tetap diperbolehkan tetapi tidak
menjadi prioritas.
• Merah : Tidak boleh mengikuti kegiatan
pengadaan selama satu tahun sejak sanksi
dimasukkan ke dalam sistem.
• Hitam : Harus dikeluarkan selamanya dari daftar
penyedia barang jasa (berlaku untk
perusahaan,pemilik atau pengurusnya)
44
Contoh lain dalam evaluasi supplier
PT. TEKNIKA
INDONESIA
45
Terimakasih
46