Bahan Kuliah Procurement Management TRISAKTI, 16-05-11, Dwi Ananto

Bahan Kuliah
Manajemen Pengadaan
(Procurement Management)
PEM Akamigas
Cepu
Januari 2019
DISIAPKAN OLEH : Dwi Ananto & Kamaluddin Hasyim, Kuliah PEM Akamigas
Daftar Pustaka & Referensi
1. Richardus Eko Indrajit & Richardus Djokopranoto. Strategi
Manajemen Pembelian dan Supply Chain.
2. Adrian Sutedi, Pengadaan Barang dan Jasa dan berbagai
permsalahannya
3. Lysons, Kenneth and Michael Gilingham. Purchasing And Supply
Chain Management.
4. Leenders, Michiel. R, and Harold, E. Fearon. Purchasing and
Supply Management.
5. Jay Heizer & Barry Render. Operations Mangement
6. Permenperin No. 04 2017
7. Pedoman Tata Kerja No. 007/PTK/VI/2004 & perubahannya,
Tentang Pengelolaan Rantai Suplai Kontraktor Kontrak Kerja Sama,
dan perubahannya
8. Perpres 16 Tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
9. Peemrn esdm 15 tahun 2013
10.Perpres 16/2018DISIAPKAN OLEH : Dwi Ananto & Kamaluddin Hasyim, Kuliah PEM Akamigas
Pokok-2 Bahasan
1. Tinjauan Umum Pengadaan
Purchasing vs procurement; Posisi Pengadaan di SCM; Kebijakan Umum
& Etika Pengadaan; Ruang Lingkup; Peran Procurement dan Perspektif
Pengadaan.
2. Fungsi & Proses Pengadaan
3. Strategi Pengadaan
4. Teknik Pengadaan
5. Tatacara Pengadaan Barang & Jasa
6. Pelaku Pengadaan
7. PengadaanTepat Waktu (Just in Time Procurement)
8. Managing Informasi
9. Negosiasi Dalam Pengadaa
10. Jaminan Bank (Bank Guarantee)
11. Kontrak Perjanjian dan Incoterms 2000
12. Administrasi Kontrak & Manajemen Penyedia Barang/Jasa.
13. Pengadaan Barang & Jasa Operasi Perminyaan Hulu Migas
14. Pemberdayaan Kapasitas Nasional
Aturan Perkuliahan
1. Kehadiran 5% dng Minimum 75 % kehadiran
2. Quiz UTS Latihan kelas 7.5%
3. Quiz UAS Latihan kelas 7.5%
4. UTS (40%)
5. UAS (40%).
6. Makalah Mandiri (tidak mandatori) & Sikap, Self starter,
keaktifan utk pertimbangan tambahan nilai akhir.
1. Tinjauan Umum
Purchasing vs Procurement Management
Purchasing atau pembelian mempunyai makna untuk membeli

atau untuk transaksi barang
Procurement atau pengadaan mempunyai pengertian yang lebih
luas daripada purchasing karena dipakai untuk pengadaan barang
dan jasa. Istilah pengadaan berarti dapat untuk pembelian
(barang), penyewaan (jasa), peminjaman (barang atau jasa),
tukar-tambah (trade off utk barang) dan transfer (pemindahan
barang).
Procurement Management (Manajemen Pengadaan) adalah proses
pengadaan, mulai dari menentukan kebutuhan (need),
menentukan dan memilih penyedia (seller or supplier), negosiasi
harga, syarat dan ketentuan-2 yang akan diberlakukan sampai
dengan barang diserahkan atau pekerjaan dilaksanakan.
1. Tinjauan Umum
Purchasing vs Procurement Management
Procurement Management (Manajemen Pengadaan) adalah

proses yang dilakukan oleh suatu organisasi yang berperan baik
sebagai fungsi atau bagian yang terintegrasi didalam Suplai
Chain, yang bertanggung jawab atas proses pelaksanaan
pengadaan barang/jasa untuk memenuhi kebutuhan perusahaan
secara efektif dan efisien.
SCM PROCESS DISCIPLINES
1. Tinjauan Umum
Posisi Pengadaan dalam SCM
1. PENGADAAN COMMERCE
2. GUDANG CUSTODIAN
3. INVENTORY COST OPTIMIZER
4. SPESIALIS ENGINEERING
BAHAN
5. VPM (Vendor RELATIONSHIP
Performance
Management)
1. Tinjauan Umum
Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa - Tujuan
Purchasing/ Materials
End User Logistics End User
Procurement Management
Tujuan Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa yaitu:

Memastikan agar proses pengadaan berjalan dengan
efektif dan efisien sehingga produk dan jasa yang
dibutuhkan bisa didapat :
 dalam jumlah yg tepat
 dengan kualitas yg tepat
 dengan harga yg tepat
Aktivitas Procurement 1. Tinjauan Umum
•Buyer dan User (requester) harus mengidentifikasi
barang/jasa yang akan dibeli dengan Spesifikasi (brang)
Identifikasi Permintaan/ atau Lingkup Kegiatan (jasa) yang tepat.
Kebutuhan •Dari seluruh proses pengadaan hampir 70% dilakukan pada
tahap ini secara cost base.
•Buyer mencari sumber-sumber dari Penyedia Barang/Jasa

sesuai kebutuhan (umumnya dilakukan secara cross
Mencari Sumber function).
Penyedia Barang/Jasa •Menyiapkan daftar prospek atau pottensial Penyedia
Barang/Jasa.
Mengevaluasi Penyedia •Buyer mengevaluasi Penyedia Barang/Jasa berdasarkan

kriteria yang sudah ditetapkan (penilaian berdasarkan resiko
Barang/Jasa dan nilai (value) barang/ jasa yang dibutuhkan.
Menetapkan Penyedia •Buyer dalam menetapkan Penyedia Barang/Jasa

Barang/jasa berdasarkan hasil tahap evaluasii yang terbaik.
1. Tinjauan Umum
PROCUREMENT FLOW
REQUEST
APPROVAL
REQUEST TENDER PROCESS
PO AWARD
NOTIFICATION
(Pemberitahuan Pemenang) BIDS EVALUATION
BY
BID COMMITTEE
MATERIALS
PO ISSUANCE DELIVERY TO
PO APPROVAL
TO SUPPLIER OFF SITE
WAREHOUSE
1. Tinjauan Umum
Kebijakan Umum & Etika Pengadaan
Kebijakan Umum & Etika Pengadaan (Procurement Ethic & Policy)
dibuat oleh setiap perusahaan dengan mengacu kepada ketentuan
dan perundang-undangan yang berlaku dan selanjutnya dipakai
sebagai acuan didalam prosedur standar operasional (standard
operating procedures atau SOP). Contoh kebijakan umum pengadaan
yg dipergunakan dalam oil & gas di indonesia (PTK-007 revisi 2) sbb:
1. Memperoleh barang/jasa yg diperlukan secara efektif & effisien.
2. Melaksanakan sendiri pengadaan barang/jasa secara swakelola
(insourcing) atau melalui Penyedia dari luar (outsource)
3. Melaksanakan pengadaan diwilayah NKRI sesuai ketentuan per-
undang-2an yg berlaku di RI
4. Memaksimalkan penggunaan produksi & kompetensi dalam negeri
5. Melaksanakan pembayaran melalui bank dalam NKRI dengan
mengutamakan Bank umum nasional.
6. Membina kemampuan berusaha & memberi kesempatan perusahaan
nasional, terutama UK
1. Tinjauan Umum
Kebijakan Umum & Etika Pengadaan
7. Menciptakan iklim persaingan sehat dengan cara meningkatkan

transparansi pelaksanaan pengadaan (pengaturan dan pengawasan
oleh KPPU  uu 5/99)
8. Mempercepat proses pengadaan
9. Melaksanakan ketentuan K-3LL yg berlaku di sektor migas
10. Meningkatkan kinerja & tanggung jawab para pelaku pengadaan.
Contoh etika pengadaan yg dipergunakan dalam oil & gas di indonesia (PTK-
007 revisi 2) sbb:
1. Bekerja tertib dengan mematuhi peraturan yg berlaku dan
melaksanakan prinsip-2 dasar rantai suplai.
2. Tidak saling mempengaruhi yg mengakibatkan persaingan yang tidak
sehat
3. Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest)
4. Tidak melebihi batas kewenangan dalam mengambil keputusan
5. Mencegah terjadinya kerugian negara & perusahaan.
6. Tidak menyalahgunakan wewenang untuk keuntungan pribadi,

golongan atau pihak lain
DISIAPKAN OLEH dslbnya.
: Dwi Ananto & Kamaluddin Hasyim, Kuliah PEM Akamigas
1. Tinjauan Umum
Ruang Lingkup Pengadaan Here, 10-03-12
Pengadaan Barang (goods purchasing):

– Planning, Programming & value analysis
– Purchasing process
– Formalities, Transportation & Handling
– Receiving & Inspection
Pengadaan Jasa:
– Planning, Programming & Strategic Analysis
– Procurement Services and its contract/agreement.
Manajemen Kinerja Rekanan (Vendors Performance
Management)
1. Tinjauan Umum
Apa Peran Pengadaan (Procurement)?
1. Salah satu fungsi penting dalam bisnis:
Fungsi Pembelian barang & pengadaan jasa, 60-70% dari biaya
perusahaan dikeluarkan melalui pengadaan barang dan jasa-jasa
2. Salah satu elemen pokok untuk mendukung operasi produksi atau
Proyek:
Pengadaan barang dan jasa dianggap sebagai fungsi yang penting dalam
mendukung kebutuhan operasi produksi atau untuk mencapai tujuan
proyek. Proyek adalah kegiatan sementara yang bertujuan untuk
menghasilkan produk, jasa atau hasil tertentu, sedangkan operasi
produksi adalah kegiatan rutin organisasi dalam menjalankan usahanya.
(contoh proyek = membangun PLTU; operasi produksi = produksi &
distribusi listrik.
3. Salah satu bagian yang berfungsi untuk mendapatkan barang
atau jasa dari pihak ketiga (third party) melalui outsourcing
(kebalikan dari insourcing yaitu melakukan sendiri):
Sumber barang/jasa dapat dari insource atau outsource. Jadi
procurement dianggap penting dan bagian yang bertanggung jawab
untuk memenuhi keperluan
DISIAPKAN OLEH : Dwiperusahaan dari
Ananto & Kamaluddin Hasyim, outsource
Kuliah PEM Akamigas
1. Tinjauan Umum
Apa Peran Pengadaan (Procurement)? Here, 6-03-14
4. Sebagai pusat keuntungan (profit center):

Procurement merupakan barisan terdepan sebelum perusahaan
mengeluarkan biaya untuk membayar barang/jasa yang diperlukan. 60-
70% anggaran perusahaan perusahaan dipergunakan untuk belanja
barang & pengadaan jasa dari luar perusahaan. Keuntungan perusahaan
dapat meningkat jika pengelolaan pengadaan dilakukan secara
profesional, efektif dan efisien. Penghematan yang dilakukan dari bagian
pengadaan akan meningkatkan keuntungan perusahaan lebih mudah
dibanding usaha-2 efisiensi yang dilakukan melalui kegiatan operasi
(salah satunya melalui mekanisme negosiasi harga)
5. Fungsi strategis perusahaan.
Procurement mempunyai pengaruh yang kuat terhadap kinerja
perusahaan terkait dengan biaya yg akan dikeluarkan (expenditures) yg
akan mempengaruhi keuntungan perusahaan dan harga jual produk
perusahaan (pada akhirnya raw material mempengaruhi harga jual end
product)
Fungsi Strategis Pengadaan 1. Tinjauan Umum
Forecast Potential Cost Efficiency
Thru Strategic Potential Saving Thru Strategic
efficiency US$ xy MM e f f i c i e n c y
Re-
10% efficiency effort negotiate
Global contract
Sourcing /
Strategic
Alliances EPC plus
Sharing Agreement, extended
Consignment. SOW
VSP, E-Bidding,
EPC Utilization
Magnitude Value
E-Rev Auction
US$ XY Milyar
Surplus
Materials
End
Eliminate Result
Custom Support
Duties
Services
MATERIALS
SERVICES
$ x Milyar $ Y Milyar
M.R.O.
US$ 9 DISIAPKAN
MM OLEH : Dwi Ananto & Kamaluddin Hasyim, Kuliah PEM Akamigas
1. Tinjauan Umum
Perspektif Terhadap Pengadaan (Procurement)
1. Pengadaan Sebagai Fungsi:
Fungsi adalah tugas yg diberikan kepada seseorang dari bagian
organisasi perusahaan untuk mengadakan barang atau jasa. Seseorang
atau bagian dengan keahlian profesinya akan melaksanakan tugasnya.
2. Pengadaan Sebagai Proses:
Proses merupakan kumpulan kegiatan sejak adanya masukan sampai
menghasilkan keluaran tertentu.
PROCUREMENT PURCHASE ORDER SHIPPING MATERIALS

MATERIALS VENDOR AGENT MANAGEMNT
END USER END USER
NEED IMPLEMENT
PROCUREMENT AGREEMENT
SERVICES CONTRACTOR
3. Pengadaan Dalam Rantai Suplai :

Pengadaan bersama dengan fungsi lainnya (produksi, gudang, distribusi ,
dan fungsi-2 lainnya dalam rantai suplai) akan berkolaborasi dalam
melaksanakan kegiatan pengadaan yang diperlukan.
1. Tinjauan Umum
Perspektif Terhadap Pengadaan (Procurement)
4. Pengadaan Sebagai Disiplin:

Maksud dari disiplin adalah merupakan bagian dari ilmu
pengetahuan. Secara akademis pengadaan agak berbeda
dibanding dengan ilmu matematika, ekonomi dan hukum.
Pengadaan dipelajari termasuk dalam konteks ilmu manajemen
terapan.
5. Pengadaan Sebagai Profesi:
Profesi dimaksud sebagai jabatan yang melekat sebagai status
dalam memberikan pelayanan jasa tertentu setelah mendapatkan
pelatihan dan pendidikan dengan persyaratan tertentu al:
Ketrampilan berdasarkan teoritis; ketrampilan yg perlu pelatihan
& pendidikan; Denominasi kompetensi profesi dengan lulus suatu
tes; Ketaatan pada integritas pada kode etik tertentu; pemberian
layanan publik.
1. Tinjauan Umum
Mengapa Pengadaan (Procurement) Penting?
Secara umum dalam era kompetisi antar perusahaan akan mempengaruhi
perusahaan untuk secara berkelanjutan melakukan efisiensi untuk menekan
biaya produksi dan meningkatkan mutu barang & layanan. Kontribusi
pengadaan diharapkan dalam hal:
1. Perbaikan biaya:
Penghematan dalam pengadaan akan memberikan kontribusi
keuntungan yg cukup besar, karena 60-70% dari biaya perusahaan
dikeluarkan melalui pengadaan barang dan jasa-jasa
2. Perbaikan penyerahan produk:
Perbaikan tingkat pelayanan (Service Level) terhadap ketersediaan
barang dan jasa dan inventory serendah mungkin.
3. Percepatan waktu siklus proses (lead time/waktu tunggu):
Kecepatan dan kepastian waktu proses atas kebutuhan barang/jasa
melalui pengadaan yg profesional. Melakukan pengadaan produk migas
berbeda dengan non migas karena belum tentu bisa just in time
disebabkan pengeboran minyak belum tentu berhasil
1. Tinjauan Umum
Mengapa Pengadaan (Procurement) Penting?
4. Akses pada produk & teknologi:

Dalam pembinaan kinerja rekanan (Vendor performance
management) memungkinkan buyer untuk memiliki akses dan
menggunakan teknologi seller.
5. Perbaikan mutu:
Persaingan umumnya terjadi pada harga, mutu dan layanan.
Pengawasan mutu dari seller menjadi tanggung jawab fungsi
buyer. Perlu adanya pengawasan dan sanksi terhadap seller
terhadap mutu yang dipasok untuk mendorong seller agar terus-
menerus melakukan perbaikan mutu barang dan jasa.
2. Fungsi & Proses Pengadaan (Procurement)
Fungsi merupakan tugas-2 yang harus dilakukan oleh bagian dalam
organisasi perusahaan (Departemen Pengadaan atau yang ditunjuk) untuk
melakukan proses. Proses pengadaan adalah merupakan tindakan yang
dilakukan secara berurutan untuk melakukan pengadaan barang atau
jasa.Kegiatan pengadaan tidak berdiri sendiri. Input, koordinasi dan
kolaborasi dengan bagian lain sangat diperlukan. Antara lain tentang Lingkup
Kerja; spesifikasi barang/peralatan; berapa banyak & kapan perlu; estimasi
harga; analisa resiko dsbnya. Fungsi dan proses pengadaan barang atau jasa
meliputi:
1. Permintaan atas kebutuhan barang/jasa (Initiating):
Permintaan kebutuhan barang/jasa adalah berasal dari pengguna akhir
(user). Biasanya untuk permintaan barang/material akan dipenuhi
terlebih dahulu dari persediaan gudang, apabila tidak tersedia bagian
persediaan (inventory) akan meneruskan permintaan tsb ke bagian
pembelian. Sedangkan untuk Kebutuhan Jasa-jasa dilakukan oleh user.
2. Penentuan kebutuhan (Planning):
Untuk menentukan barang/jasa dibuat oleh user yang selanjutnya akan
dilakukan prosesnya oleh bagian pengadaan untuk menentukan kapan
permintaan tersebut dapat dipenuhi.
3. Pemilihan sumber barang/jasa (Plan purchase & acquisition):
Memilih sumber pengadaan dapat dari dalam/luar negeri, membeli atau
menyewa atau membuat sendiri melalui make or buy analisis, sharing,
pinjam atau diproses melalui tender atau tidak dlsbgnya dilakukan oleh
bagian pengadaan.
4. Penentuan Harga (Executing) :
Dalam setiap proses pengadaan barang/jasa, perlu mempersiapkan
Harga Perhitungan Sendiri (HPS) atau Owner Estimate (OE). HPS
dikalkulasikan secara keahlian (profesional) karena merupakan kunci
untuk menentukan harga dari anggaran dan rencana kerja yg tersedia
sebelum dilakukan proses pengadaan.
5. Penempatan Pesanan (Executing) :
Pesanan barang dalam bentuk surat pesanan (purchase order atau PO).
Sedangkan untuk jasa dalam bentuk kontrak jasa-2 (services
agreement/contract services). Keduanya adalah perjanjian dan harus
memuat syarat & ketentuan yang mengikat dan disetujui para pihak utk
menghindari timbulnya perselisihan dikemudian hari.
Services Contract AgreementAgreement
Compile by SCM Contract Short Form
Services Agr.
Rental Agr.
Blanket Order Supply Agr. Legal
EPIC Agr.
Drilling Agr.
Advice
Main
C Agreem ent
Lease Purchase Agr.
Bare Boat Agr.
O Time Charter Agr. HSE &
N Consultant Agr. Industrial
T Consignment Agr.
Relations
House Lease Agr.
R APPENDIX :
Construction Advice
1. Local Conte nt
A Form of Agreement
2. HSE/ CSM S
3. PPE
4. Othe rs
C A. SCOPE OF WORKS
B. CONTRACTOR PERSONEL
APPENDIX :
1. UUTK 13
T EXHIBIT C. CONTRACTOR EQUIPMENT

USER
2. Othe rs
APPENDIX :
D. REMUNERATION 1. SP M IGAS
2. Othe rs
E. INSURANCE
Surat Pesanan Barang (Purchase Order)

Terdiri dari Terms and condition (Syarat & ketentuan) yg diberlakukan
termasuk Incoterms dan spesifikasi barang yg ditentukan oleh buyer.
6. Penindak lanjutan Pesanan (Monitoring/expediting/controlling):
PO & Kontrak yg telah disepakati para pihak selanjutnya ditindak lanjuti
oleh pengguna akhir (user) agar seller memenuhi kewajibannya. Barang
yg dikirim oleh seller akan dilakukan expediting oleh buyer untuk
ketepatan waktu pengiriman. Sedangkan untuk jasa-2 oleh user sebagai
pemegang kontrak akan mengeluarkan service order (pesanan jasa)
kepada kontraktornya utk melakukan pekerjaan sesuai kontrak.
7. Pengangkutan Barang (Delivering) :
Pengangkutan barang dari seller ke tempat penyerahan tergantung dari
incoterms yg disepakati di PO misalnya franco warehouse buyer.
Pengangkutan tsb dapat juga dilakukan sendiri oleh buyer atau dilakukan
oleh pihak ketiga (forwarder agent)
8. Pencatatan(Administration) :
Kegiatan pencatatan dalam administrasi kontrak dilakukan oleh pihak
buyer maupun seller, yang dikoordinir oleh contract administrator.
Administrasi kontrak yang baik akan mendukung kelancaran pekerjaan
dan meminimalkan potensi konflik selama pelaksanaan kerja. Pencatatan
saat ini sudah menggunakan sistem komputer.
9. Pemeliharaan Hubungan dg seller (controlling performance):
Hubungan antara buyer dan seller harus dipelihara secara profesional.
Hubungan yang baik adalah dengan pendekatan sebagai mitra kerja atau
partner secara win-win solution.
10. Pembinaan rekanan (vendor performance management) :
Pembinaan rekanan/penyedia barang/jasa dimaksudkan untuk membina
kinerja dalam rangka meningkatkan kemampuan. Dalam hal ini
dilakukan penilaian atau evaluasi kinerja rekanan dg kriteria tertentu
dan diberlakukan sistem penghargaan dan sanksi untuk maksud
pembinaan.
11. Pengendalian Mutu (Administration) :
Pengendalian mutu barang dalam proses pembelian merupakan bagian
pengadaan. Dalam melakukan pengendalian tsb, inspeksi & pre-
shipment inspeksi biasanya diperlukan.
12. Analisis Nilai (Administration) :
Merupakan kegiatan analisa atas kebutuhan & spesifikasi atas barang/jasa yg
diperlukan secara tepat agar nantinya tidak merugikan perusahaan. Hal ini sangat
penting dilakukan diawal sebelum proses pengadaan dimulai
Here, 17-03-12
Pengertian strategi dapat diartikan sebagai cara, pola, posisi, perspektif dan
manajemen untuk mengatur pengadaan barang/jasa outsourcing. Strategi
pengadaan mencakup hanya untuk bidang pengadaan barang dan jasa
perusahaan. Berbeda dengan strategy supply chain mencakup bidang yang
lebih luas terhadap perusahan-2 lainnya yg terkait dalam rantai suplai.
Strategi pengadaan barang & jasa dinyatakan dalam bentuk kebijakan
penyusunan paket-2 pekerjaan menjadi penetapan paket pengadaan,
penetapan sumber pengadaan barang/jasa dan penetapan ikatan perjanjian
atau kontrak.
Penetapan strategi kontrak mempertimbangkan nilai yang diperlukan, resiko
terhadap operasi, kondisi pasar, keseimbangan hak dan kewajiban antara
buyer dan seller dan pemberian kesempatan untuk pemberdayaan produksi
dan kompetensi dalam negeri.
Dari penetapan strategi selanjutnya dilakukan langkah-2 untuk implementasi
strategi yang meliputi antara lain:
1. Penyusunan Program Kerja:
Program kerja adalah rencana kerja sebagai penjabaran strategi dan
kebijakan. Program kerja umumnya tahunan.
1. Penyusunan Program Kerja:
Program kerja memuat seluruh rencana kerja yang konkret & terperinci.
2. Pembuatan Anggaran:
Anggaran adalah biaya yang dianggarkan untuk program kerja.
Anggaran dianalisa terlebih dahulu dengan analisa biaya-keuntungan
sebelum diajukan untuk persetujuan manajemen.
3. Rencana Pengadaan:
Pada tahap perencanaan pengadaan akan:
a) Mempertimbangkan kebutuhan & kondisi operasional
b) Mempertimbangkan faktor-2 keekonomian:
1) Menentukan apakah sewa, beli, sewa-beli atau membangun.
2) Jenis kontrak, kualitas, kuantitas dan jangka waktu
3) Tata waktu & saat pengadaan
4) Risiko bisnis
5) Teknologi tepat guna & efisiensi
c) Memaksimalkan penggunaan produksi & kompetensi dalam negeri.
d) Mempertimbangkan K3LL
3. Strategi Pengadaan Here, 13-03-14
4. Penyusunan Paket Pekerjaan:

Paket pekerjaan merupakan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan oleh
perusahaan. Paket-2 pekerjaan dari beberapa jenis kegiatan dapat
dianalisa untuk digabungkan menjadi satu paket pengadaan jika
dipertimbangkan akan menjadi lebih efektif & efisien.
5. Pembuatan Prosedur Kerja:
Prosedur Kerja biasa dibuat sebagai standar prosedur kerja atau sering
disebut “standard operating procedure” (SOP). Prosedur kerja
merupakan seperangkat prosedur untuk melaksanakan jenis-2 pekerjaan
tertentu yang dibuat secara tertulis yang merupkan format resmi
kebijakan perusahaan. SOP ini meliputi antara lain hal-2:
a) Manual & kebijakan pengadaan barang/jasa (Procuremenet Manual &
Policy)
b) Tatacara Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa
c) Pembagaian wewenang pelaksanaan pengadaan (Monetary
otorization)
d) Tatacara komunikasi internal dan external berkaitan dengan
pengelolaan pengadaan.
FORMULASI & IMPLEMENTASI STRATEGI
No. FORMULASI STRATEGI IMPLEMENTASI STRATEGI

1 Memposisikan kekuatan sebelum aksi Mengelola kekuatan selama aksi
2 Fokus pada aktifitas Fokus pada efisiensi
3 Terutama proses intelektual Terutama proses operasi
4 Memerlukan inisiatif yg baik & ketrampila Memerlukan motivasi khusus & ketrampilan
analitis kepemimpinan
5 Memerlukan koordinasi antara beberapa orang Memelukan koordinasi antara banyak orang
6. Pengadaan sebagai “ pusat & optimalisasi keuntungan”:

Pengadaan seringkali dianggap sebagai pusat biaya yang jika dianalisa
dapat menjadi fungsi yg berpotensi dalam meningkatkan keuntungan
perusahaan atau sebagai “pusat keuntungan (cost center)”. Dan dari
fungsi operasi biasa atau bersifat taktis menjadi yg bersifat strategis.
Fungsi strategis berarti fungsi yg mempunyai kontribusi besar untuk
perkembangan perusahaan. Sektor pengadaan merupakan bagian yang
merupakan pengeluaran paling besar dari anggaran perusahaan, atau
rata-2 sekitar 60 sd 70%. Penghematan = keuntungan.
Selanjutnya peranan manajemen pengadaan adalah bagaimana
strateginya untuk mengoptimalkan keuntungan. Dapat disusun strategi
antara lain:
a) Menyusun strategi terpadu;
Untuk pengadaan barang diperlukan synergi dan kolaborasi antara
menajemen persediaan dan pengadaan untuk menghasilkan SLA yg
efektif agar barang tetap tersedia dengan biaya seefisien mungkin.
Hal ini dapat didukung dengan strategi dari manajemen pengadaan,
melalui strategi pengadaan tanpa persediaan, pengadaan tepat
waktu, konsinyasi, kemitraan dlsbgnya.
b) Konsentrasi pada unsur biaya yg paling besar;
Perlu diuraikan secara keahlian unsur-2 barang/jasa mulai dari harga
yg terbesar agar optimalisasi untuk menekan biaya tepat sasaran.
Hal ini mulai dari: harga barang; biaya simpan; bea masuk; biaya
angkutan; biaya bagian pengadaan; biaya asuransi; biaya pesan dan
biaya-2 lain. Jadi optimalisasi keuntungan pertama diutamakan
untuk harga pembelian barang, biaya simpan dstnya. Seringkali
efisiensi dilakukan kurang tepat dengan mengurangi karyawan.
........antara lain:
c) Optimalisasi masing-2 unsur biaya;
Harga pengadaan barang/jasa dapat ditekan dengan memilih sumber
yg tepat, menggunakan teknik dan pengadaan yg sesuai, melakukan
negosiasi, menggunakan cara pembayaran yg paling menguntungkan
dan melakukan pengawasan dan pengendalian harga.
7. Pengembangan teknik & strategi pengadaan:
Pengadaan sebagai pusat keuntungan akan mendorong perusahaan
dalam melakukan pengembangan teknik dan strategi pengadaan agar
dapat meningkatkan lagi tambahan keuntungan dengan cara melakukan
penghematan-2 dalam proses pengadaan. Beberapa teknik & strategi
yang dilakukan mendasar sbb:
a) Bermitra dengan rekanan
Kemitraan antara seller dan buyer atau disebut aliansi strategis
merupakan kerjasama yang dilandasi atas prinsip kepentingan yang
sama, saling menguntungkan dan pembebanan resiko bersama,
jujur, adil dan saling percaya dan para pihak membawa keahlian dan
modal masing-2.
7. Pengembangan teknik & strategi pengadaan:
a) Bermitra dengan rekanan
Kemitraan antara seller dan buyer atau disebut aliansi strategis
merupakan kerjasama yang dilandasi kepentingan yang sama
dengan dasar saling menguntungkan
b) Bermitra dengan perusahaan lain
Kemitraan dengan sesama perusahan atau bermitra dengan
kompetitornya. Contohnya antara General Motors, Ford, dan
Daimler-Chrysler melakukan strategi kemitraan dalam melakukan
pengadaan suku cadang dan komponen perakitan mobil mereka.
c) Outsourcing
Merupakan kegiatan untuk mengontrakkan bagian dari aktifitas
perusahaan (yang core atau non core) kepada pihak ketiga (third
party) yg dianggap lebih profesional.
d) eProcurement
Pengadaan barang/jasa melalui media electronik (internet atau
intranet , EDI). Cara ini lebih transparan, sumber local & global,
kecepatan tinggi bahkan bisa real time dan lebih efisien serta dapat
mengurangi korupsi.
7. Sumber-sumber pengadaan (Procuremenet sourcing):
a) Pengalaman
Pengalaman dengan rekanan lama adalah sumber informasi
pengadaan yg mudah dan cepat. Jadi data terkini kinerja rekanan
menjadi sangat penting tersimpan dalam electronic filing system
atau data base.
b) Katalog
Katalog dari pabrik, distributor, retail dapat membantu buyer dalam
memilih sumber pengadaan.
c) Direktori Perdagangan
Merupakan publikasi yang mencantumkan daftar pedagang/penjual
barang/jasa secara sistematis berdasarkan alfabet atau klasifikasi
barang/jasa.
d) Jurnal Perdagangan
Sebagai majalah bisnis (trade journal/bussiness magazine)
merupakan sumber informasi pengadaan barang/jasa.
e) Halaman Kuning (Yellow page)
Buku telpon yg dilengkapi dengan sumber pengadaan barang/jasa
3. Strategi Pengadaan Here, 20-03-14
7. Sumber-sumber pengadaan (Procuremenet sourcing):

f) Pameran Dagang (Trade convention)
Merupakan sumber yg baik untuk mencari rekanan pemasok &
sumber-2 informasi produk2 baru.
g) Meminta penawaran (Budgetary quotation)
Meminta penawaran secara langsung barang/jasa yg diperlukan.
h) Lelang (Tender)
Meminta penawaran kepada beberapa rekanan dan pemilihan
dilakukan dari para penawar yg memenuhi syarat dari segi
administrasi, harga, spesifikasi teknis & waktu.
i) Internet (electronic)
Mencari sumber barang/jasa dilakukan dengan melakukan akses
melalui jaringan electronic antara lain e-Bidding; e-Procurement
didalam konteks e-Business. Beberapa contoh alamat website seller
antara lain; www.ndb.com ; www.canada.gc.ca/; www.napm.org;
www.pmac.ca; www.yellowpages.co.id ; dstnya.
f) Sumber dalam negeri & luar negeri
Perlu pertimbangan al, peraturan pemerintah terkait.
4. Teknik Pengadaan
Pengertian teknik pengadaan adalah cara atau metode bagaimana pengadaan
dilaksanakan. Cara atau metode yg digunakan dalam pengadaan sedemikian
rupa harus dapat menunjang kegiatan dalam inventory barang atau
kebutuhan jasa perusahaan dengan cara atau metode antara lain:
1. Pengadaan dengan cara pembelian biasa (Conventional procurement):
Pengadaan cara ini biasanya dipakai untuk pembelian barang-2 rutin atau
secara kontinyu diperlukan dengan menggunakan surat pesanan standar
(standard purchase order atau PO) yg berisikan jumlah kebutuhan,
satuan barang, deskripsi barang, harga satuan, jumlah harga, valuta yg
digunakan, cara pembayaran, cara penyerahan, waktu penyerahan dan
hal-2 biasa lainnya. PO yg dipakai biasanya sudah baku dan sudah
tercetak dalam formulir baku dan sudah disiapkan dalam bentuk pra-
cetak.
2. Pengadaan melalui pesanan selimut (blanket order atau BO):
Pengadaan cara ini yang sering dipakai dengan tujuan untuk
meningkatkan efisiensi dengan cara jumlah barang yang akan dibeli
diperkirakan jumlahnya dalam kurun waktu tertentu bisa secara tahunan
atau multi tahun dengan penyerahan barang dapat diatur secara bertahap
atau parsial dengan harga satuan barang yang pasti.
4. Teknik Pengadaan
2. Pengadaan melalui pesanan selimut (blanket order):
…pasti. BO merupakan cara yg baik utk pengadaan kebutuhan barang yg
cukup besar jumlahnya. Mengingat permintaan dapat dilakukan secara
bertahap atau parsial, maka permintaan dapat diatur untuk menekan
jumlah persediaan dalam gudang jika lead time pengiriman dapat
diperkirakan dengan baik sehingga biaya persediaan dapat dikurangi. Hal-
2 yang perlu diperhatikan dalam BO sbb:
a) Negosiasi, karena volume yg akan dipesan dalam jumlah besar dan
jangka waktu kontraknya panjang, maka rabat atau potongan harga
adalah sesuatu yg wajar diupayakan.
b) Komitmen jumlah minimum, besarnya prosentase merupakan sesuatu
hal yang dapat dipakai oleh buyer untuk menurunkan harga. Dengan
adanya minimum komitmen merupakan kepastian jumlah yang akan
dibeli oleh buyer. Jika tidak ada jumlah minimum komitmen dari
buyer, maka berpotensi merugikan seller karena harus menyediakan
barang sejumlah pesanan untuk menjamin penyerahan tepat waktu
namun permintaan buyer jauh lebih kecil dari yg sesungguhnya.
4. Teknik Pengadaan
3. Pengadaan atas dasar konsinyasi:
Pengadaan ini adalah merupakan pengadaan barang yang dilaksanakan
dengan cara bahwa buyer tidak perlu menyimpan barang dalam persediaan,
jadi inventory ada di seller. Jadi resiko atas stok barang digudang menjadi
tanggungan seller termasuk terjadinya kelebihan stok yg tak terpakai
(surplus) dan barang yg kadaluwarsa. Barang yang digunakan atau yang
dipakai oleh buyer yang akan dibayar. Pengadaan konsinyasi ini saling
menguntungkan antara buyer dan seller karena:
a) Waktu pengadaan relatif lebih cepat.
b) Inventory berada di seller
c) Tidak ada resiko atas barang yg disimpan.
Keuntungan bagi seller adalah;
a) Komitmen buyer selama waktu perjanjian
b) Marketing dapat difokuskan kepada buyer lain
4. Pengadaan dengan cara tepat waktu:
Pengadaan cara ini sering disebut sbg just in time purchasing (JIT) dan
populer di Jepang. Konsep JIT adalah untuk menghilangkan ketergantungan
kepada penyediaan bahan baku, produk jadi & suku cadang
4. Teknik Pengadaan
5. Sistem kontrak
Yang dimaksud dengan sistem kontrak disini adalah suatu kontrak induk
atau payung kontrak yang mencakup semua pekerjaan yang diperlukan
oleh perusahaan sebagai hasil dari proses barang/jasa. Ada beberapa
jenis sistem kontrak yang dapat direncanakan yaitu sistem kontrak
berdasarkan cara pembayaran atau berdasarkan bentuk perikatan.
Procurement Process
4. Teknik Pengadaan Here, 31-03-12
5. Sistem Kontrak.
5.1. Kontrak Berdasarkan Cara Pembayaran.
1. Lumpsum
2. Harga Satuan
3. Biaya plus tambahan melalui reimburse:
a) Biaya Ditambah Imbalan Jasa (Cost Plus Fee)
b) Biaya Ditambah Insentif (Cost Plus Insentives)
c) Kontrak Persentase
4. Kontrak Terima Jadi (Turn Key Contract)
5. 2. Kontrak Berdasarkan Bentuk Perikatan/Perjanjian

1.Kontrak Bersama (Sharing Contract)
2. Kontrak Kemitraan atau Aliansi Strategis
3. Call Off Order
4. Multi Standing Agreement
5. Price Agreement
4. Teknik Pengadaan
Procurement Process
Here, 27-03-14
5. Sistem Kontrak.
5.1 Kontrak Berdasarkan Cara Pembayaran.
1. Lumpsum atau fixed price

Kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan
tertentu dalam waktu tertentu dengan jumlah harga pasti & Semua
risiko yang mungkin terjadi dalam proses penyelesaian pekerjaan
tersebut, sepanjang sesuai gambar dan spesifikasi sepenuhnya
ditanggung oleh Penyedia Barang/Jasa.
Jenis kontrak ini digunakan bila buyer mempunyai lingkup pekerjaan

yang terdefinisi dengan baik dan volume pekerjaan diketahui pada saat
bidding. Kondisi ini memungkinkan para seller untuk mengajukan
penawaran harga yang fixed terhadap keseluruhan pekerjaan.
Penawaran lump sum para seller akan didasarkan pada lingkup
pekerjaan, kondisi kontrak dan jangka waktu pekerjaan yang ditentukan
dalam dokumen kontrak. Seller menanggung resiko cost overrun bila
ternyata biaya pekerjaan lebih tinggi dari yang diperkirakan.
4. Teknik Pengadaan
Procurement Process
5. Sistem Kontrak.
2. Harga Satuan
• Kontrak pengadaan barang/jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan
dalam batas waktu tertentu berdasarkan harga satuan yang pasti atau
berupa formula harga yang pasti untuk setiap satuan barang, peralatan
atau unsur pekerjaan dengan spesifikasi teknis tertentu.
• Pembayaran didasarkan pada jumlah barang, peralatan atau pekerjaan
yang dipesan dan telah diserahkan atau dilaksanakan oleh Penyedia
Barang/Jasa
• Apabila diperlukan dapat ditetapkan jumlah barang/ peralatan atau
volume pekerjaan yang masih bersifat perkiraan sementara.
• Pengurangan atau penambahan volume pekerjaan dimungkinkan
berdasarkan hasil pengukuran/ pemeriksaan bersama atas pekerjaan
Jenis kontrak ini digunakan bila buyer mempunyai lingkup pekerjaan yang
terdefinisi dengan baik, tetapi total volume pekerjaan belum diketahui
pada saat pelelangan. Pada proyek konstruksi, jenis kontrak ini biasa
digunakan pada proyek fast track.
4. Teknik Pengadaan
Procurement Process
5. Sistem Kontrak.
2. Harga Satuan (lanjutan)
Dengan pertimbangan waktu, buyer tidak menunggu seluruh pekerjaan design
selesai sebelum memulai kegiatan konstruksi. Misalnya, pekerjaan struktur
gedung bisa dimulai walaupun gambar mechanical, electrical, plumbing, atau
finishing masih dalam penyelesaian.
Seller diminta mengajukan unit rate untuk berbagai jenis pekerjaan
berdasarkan deskripsi dan perkiraan volume pekerjaan dari buyer. Seller akan
dibayar berdasarkan volume pekerjaan yang terlaksana.
3. Cost Reimbursable:
Jenis kontrak ini digunakan bila, pada saat bidding, buyer dapat
menjelaskan apa yang diinginkan tetapi belum mempunyai lingkup
pekerjaan yang terdefinisi dengan baik. Proyek di bidang research &
development atau information technology banyak menggunakan jenis
kontrak ini. Dalam kontrak ini, biaya yang dikeluarkan oleh seller akan
dibayar, ditambah dengan imbalan tertentu. Dikenal beberapa variasi cost
reimbursable contract :
a) Biaya Ditambah Imbalan Jasa (cost plus fee)
b) Biaya ditambah insentif /bonus (cost plus insentive fee)
c) Kontrak Prosentase
4. Teknik Pengadaan
Procurement Process
5. Sistem Kontrak.
a) Biaya Ditambah Imbalan Jasa (cost plus fee)
• Kontrak jasa atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam jangka waktu
tertentu, dimana jenis-jenis pekerjaan dan volumenya belum diketahui
dengan pasti.
• Pembayaran dilakukan berdasarkan pengeluaran biaya nyata (at cost) yang
dikeluarkan oleh Penyedia Barang/Jasa yang meliputi pembelian bahan,
penyediaan peralatan dan/atau penyediaan tenaga kerja dan lain-lain,
ditambah dengan imbalan jasa (fee) yang telah disepakati oleh kedua belah
pihak yang diperlukan
• Imbalan jasa (fee) dapat ditetapkan dalam bentuk nilai uang pasti atau
berupa persentase tertentu terhadap nilai yang diperjanjikan.
b) Biaya Ditambah Insentif (Cost Plus Insentives)
• Kontrak untuk pelaksanaan pekerjaan dengan menggunakan kriteria
tertentu sebagai target keberhasilannya
• Pembayaran didasarkan pada biaya yang telah disetujui dalam Kontrak
ditambah dengan penghargaan. Penghargaan berupa suatu nilai tertentu
yang dijanjikan apabila mencapai target keberhasilan yang disepakati dalam
Kontrak
4. Teknik Pengadaan
Procurement Process
5. Sistem Kontrak.
b) Biaya Ditambah Insentif (Cost Plus Insentives) … lanjutan
• Umumnya suatu Kontrak biaya ditambah insentif (cost plus incentives) juga
menerapkan sanksi/penalti apabila suatu target minimal tidak tercapai
c) Kontrak Persentase
• Pernjanjian/Kontrak pelaksanaan jasa konsultansi di bidang konstruksi atau
pekerjaan pemborongan tertentu dimana konsultan yang bersangkutan
menerima imbalan jasa berdasarkan persentase tertentu dari pekerjaan fisik
kontruksi/ pemborongan
• Kontrak ini digunakan untuk suatu pekerjaan konsultansi yang cara
pelaksanaannya belum baku, atau belum ada standar operasinya, atau jenis
dan volume keluarannya belum dapat ditentukan secara pasti
4. Kontrak Terima Jadi
• Kontrak jasa pemborongan atas penyelesaian seluruh pekerjaan dalam batas
waktu tertentu dengan jumlah harga pasti & tetap
• Sampai seluruh konstruksi/ peralatan/ pabrik dan jaringan utama maupun
penunjangnya dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan kriteria kinerja
yang telah ditetapkan.
Procurement Process
4. Teknik Pengadaan
5. Sistem Kontrak.
5.2 Kontrak Berdasarkan Bentuk Perikatan/Perjanjian
1.Kontrak Bersama (Sharing Contract)

• Kontrak antara beberapa Buyers dengan Seller tertentu untuk
menyelesaikan 1 atau beberapa pekerjaan, yang dituangkan dalam
kesepakatan yang direncanakan sejak awal; atau pemanfaatan suatu
kontrak yang sedang berjalan dari Buyer oleh Buyer Lainnya
• Dapat dilakukan pada awal Kontrak atau pada saat Kontrak sedang
berlangsung untuk memanfaatkan kapasitas lebih (excess capacity)
dan/atau memanfaatkan waktu jeda (windows/idle) dari Kontrak yang
sedang berlangsung tanpa mengubah syarat-syarat dan ketentuan
lainnya.
2.Kontrak Kemitraan (Alliance Contract)

• Kontrak pengadaan barang/jasa antara Buyer dengan Seller atas
penyelesaian seluruh pekerjaan tertentu dalam rangka pencapaian
sasaran, dalam batas waktu tertentu menganut prinsip pembagian
keuntungan dan pembebanan risiko bersama & saling percaya.
Procurement Process
4. Teknik Pengadaan
5. Sistem Kontrak.
3. Call Off Order

• Kontrak untuk jangka waktu satu tahun atau lebih, dimana Seller harus
menyediakan barang/jasa dalam jenis dan jumlah yang diminta sewaktu-
waktu oleh Buyer namun Buyer hanya akan membayar sejumlah
barang/jasa yang diminta/dipesan.
4.Multi Standing Agreement

• Suatu perikatan Kontrak harga satuan dengan lebih dari satu Sellers
dalam kurun waktu bersamaan; untuk barang/jasa yang sama/sejenis
dalam hal spesifikasi, ukuran dan kemampuan; dalam jangka waktu
tertentu
• Umumnya untuk pengadaan barang-barang habis pakai (consumable
item), dengan tingkat pemakaian tinggi atau jasa dengan sifat pekerjaan
rutin dan frekuensi pekerjaan tinggi dalam jangka waktu Kontrak
Procurement Process
4. Teknik Pengadaan
5. Sistem Kontrak.
5.Perjanjian Harga (Price Agreement)

• Perjanjian dengan 1 Penyedia Barang/Jasa yang bertindak sebagai
pabrikan (manufacturer) atau agen tunggal
• Dibuat berdasarkan harga satuan barang atau peralatan yang dikeluarkan
resmi oleh pabrikan/prinsipal.
• Berlaku untuk suatu jangka waktu tertentu bagi 1 kelompok barang/jasa
yang bersifat spesifik
• Harga satuan dapat direvisi
• Penentuan harga yang disepakati dan sistem pembayaran menggunakan
sistem Kontrak harga satuan. Harga dapat berupa harga pasti atau
berupa formula harga dengan jangka waktu tertentu
• Pelaksanaan pengadaan dengan perjanjian harga tidak memerlukan
Jaminan Penawaran dan Jaminan Pelaksanaan
Procurement Process
5. Tatacara Pengadaan
1. Pengertian & Aktifitas Pengadaan.
Pada 1974, Harvard business masih menilai bahwa bagian pengadaan
berperan pasif & pada dasarnya merupakan kegiatan administrasi & tidak
strategis. Mulai 1980 penilaian berubah bahwa pengadaan merupakan
kegiatan strategis untuk memenauhi kebutuhan perusahaan secara
competitive, waktu & berkualitas. Procurement management adalah proses
pengadaan untuk melakukan pembelian barang atau mendapatkan jasa-2
dari pihak luar untuk mendukung kegiatan operasional perusahaan melalui
berbagai tahapan proses
Tahapan Proses Pengadaan
A. PRA PENGADAAN B. PENGADAAN C. PASKA PENGADAAN
1. Initiating User Need 1. Bid Plan 1. Monitoring & Controlling

2. Planning. 2. Bid Process a. Letter of Intent
a. Plan Purchase 3. Contract Award b. Contract Signing.
b. Define Jenis Contract c. Contract Implement
c. Strategi Pengadaan 2. Close Out Contract.
Procurement Process
5. Tatacara Pengadaan Here, 14-04-12
2. Tahapan Proses Pengadaan.

Dalam mengelola pengadaan, prosesnya dibagi dalam 3 bagian yaitu Pra
Pengadaan, Proses pengadaan dan Paska Pengadaan. Pada proses
pengadaan, pelaksanaannya dapat dilakukan melalui Lelang, Pemilihan
Langsung dan Penunjukan Langsung. Sedangkan Paska Pengadaan
merupakan pelaksanaan kontrak hasil dari proses pengadaan.
A. Pra Pengadaan
1. Initiating User Need. Kegiatan procurement berawal dari kebutuhan
user dalam mendukung operasionalnya yang akan dibeli atau
dikerjakan oleh pihak dari luar perusahaan. Proses procurement
memerlukan kolaborasi dengan pihak terkait lainnya. Input dan
koordinasi dengan knowledge area yang lain dibutuhkan dalam
kegiatan proses pengadaan. Masukan yang dibutuhkan antara lain
tentang lingkup pekerjaan, work breakdown structure, spesifikasi dari
barang / peralatan / jasa yang dibutuhkan, berapa banyak & kapan
diperlukan, estimasi harga, analisa resiko dan sebagainya.
Procurement Process
A. Pra Pengadaan
2. Planning. Merupakan kegiatan perencanaan sebelum proses procurement

dilakukan oleh manajemen pengadaan terhadap permintaan barang atau
jasa yang diajukan oleh user. Manajemen pengadaan akan melakukan
proses pengadaan barang jika barang tersebut sudah diputuskan untuk
beli oleh bagian inventory bahwa di warehouse sudah tidak ada stok . Lain
halnya untuk jasa, manajemen pengadaan akan melakukan proses
pengadaan jasa-jasa yang diajukan oleh user.
2.a Plan Purchase. Sebelum dilakukan proses pengadaan barang/jasa, akan
diawali dengan menentukan kebutuhan user apakah harus didapat dari luar
perusahaan atau bisa diproduksi / dikerjakan sendiri (make or buy
analysis). Keputusan untuk membeli produk atau jasa dari pihak luar,
umumnya dilakukan berdasarkan pertimbangan berikut :
Procurement Process
A. Pra Pengadaan
2.a. Plan Purchase.
….. berikut:
• organisasi tidak mempunyai keahlian dibidang tersebut
• sebagai mekanisme transfer of risks kepada pihak yang lebih mampu
• lebih murah daripada dikerjakan sendiri
• Membuat user akan lebih fokus kepada core businessnya.
Kebutuhan pengadaan user, bisa terdiri dari material, equipment, peralatan

proyek, jasa service, engineering atau konstruksi. Sebelum proses
pengadaan perlu dilakukan “make or buy analysis” untuk menentukan
apakah kebutuhan tersebut akan menjadi analisa beli /sewa untuk
peralatan atau analisa dikerjakan sendiri atau subkontrak untuk jasa
engineering & konstruksi.
Procurement Process
A. Pra Pengadaan
2.a. Plan Purchase.
Berikut adalah contoh sederhana dalam menentukan apakah perlu dibeli

atau disewa:
• Harga kendaraan baru IDR 250 juta
• Biaya pemeliharaan IDR 0.5 juta/bulan
• Alternatif sewa IDR 8 juta/bulan.
Maka jika dianalisa:
Jangka waktu pemakaian (B = bulan), dimana biaya beli dan pemeliharaan
sama dengan biaya sewa kendaraan.
Maka, 250 + 0.5 B = 8B
B = 33.3 bulan. Jadi rekomendasinya adalah jika pemakaian kurang dari 33
bulan, maka sewa kendaraan akan lebih murah daripada beli.
Selanjutnya manajemen akan memilih jenis kontrak yang sesuai dan
menyusun rencana manajemen pengadaan
2.b. Define Contract.
Setelah keputusan diambil untuk mendapatkan barang / jasa dari pihak

diluar organisasi, maka kegiatan berikutnya adalah menentukan salah satu
teknik pengadaan dengan memilih sistem/jenis kontrak yang sesuai.
Pemilihan sistem kontrak umumnya didasarkan atas kondisi lingkup
pekerjaan pada saat bidding. Kemudian ditentukan sistem kontrak yang
berdasarkan strategi & kondisi dengan memilih dari sistem kontrak yang
sesuai dengan yang ditentukan apakah memakai sistem kontrak
berdasarkan cara pembayaran antara lain; fixed price / lump sum, unit
rates dan cost reimbursable atau sistem perikatan sebagaimana yang
sudah dijelaskan sebelumnya.
Procurement Process
5. Tatacara Pengadaan Here, 16-04-11

2.b. Define Contract.
Berikut gambaran yang menyajikan jenis kontrak sebagai pertimbangan

dalam memilih jenis kontrak yang sesuai.
No. Tipe Kontrak Lingkup Kerja Resiko Buyer Resiko Seller

1 Harga Tetap Terdefinisi baik & Rendah Tinggi
mudah dihitung
2 Harga Satuan Terdefinisi baik tetapi Sedang Sedang
tdk mudah dihitung
3 Reimbursable Biaya Tidak Jelas Tinggi Rendah
contoh tender jasa konstruksi gedung 10 lantai, dengan spesifikasi

bangunan tertentu, dimana buyer bertanggung jawab pekerjaan design,
kontrak lump sum & volume pekerjaan masih berdasarkan perkiraan, apa
dampaknya terhadap buyer & seller jika dilelangkan? Harga penawaran
tinggi, krn design dari buyer sehingga pelaksanaan banyak contigency.
Procurement Process
2.c. Strategi Pengadaan.
Rencana pengadaan menjelaskan tata cara kegiatan procurement,

mengatur koordinasi dengan pihak-pihak lain dalam proyek (planning, cost,
quality, dst), serta menyusun pembagian tugas dan alokasi resiko dalam
kontrak antara buyer – seller. Berikut dalam menyusun rencana / strategi
pengadaan:
• Menentukan pekerjaan yang akan ditenderkan
Lingkup pekerjaan harus disusun dengan jelas dengan memperhatikan
interface antar berbagai kegiatan operasional yg diperlukan.
• Kondisi kontrak yang akan digunakan.
Menggunakan standard condition of contracts yang dikenal secara luas
dalam industri. Hal ini memudahkan para pihak dalam menganalisa
pembagian tugas dan alokasi resiko pekerjaan
• Menyusun kriteria evaluasi pemenang
Diperlukan metoda evaluasi agar aple to aple dalam menilai penawaran.
Procurement Process
2.c. Strategi Pengadaan.
….rencana / strategi pengadaan:

• Menyusun prosedur lelang atau instruksi kepada peseserta lelang.
Prosedur tender menjelaskan tata cara pra-kualifikasi peserta tender,
proses menerima penawaran, membuka & metoda evaluasi penawaran
serta penunjukan pemenang lelang .
• Pra-kualifikasi peserta tender
Pra-kualifikasi bertujuan untuk menilai kemampuan peserta lelang untuk
memastikan bahwa pekerjaan yang akan dilakukan oleh seller
mempunyai kemampuan dalam sumber daya dan pengalaman yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Hal-2 yang
dinilai antara lain; safety record, kemampuan teknis, ketersediaan
personel, pengalaman dalam bidang sejenis dan kemampuan finansial.
Procurement Process
B. Pengadaan
Pada dasarnya proses pengadaan dilakukan melalui pelelangan untuk
mendapatkan harga yang competitive. Sebelum proses pelelangan dimulai
buyer akan melakukan tahapan berikut:
B.1 Bid Plan (Rencana Pengadaan)

Buyer menyiapkan jadwal rencana pengadaan dan menyusun dokumen
pelelangan yang terdiri dari undangan kepada Penyedia Barang/Jasa, dan
Instruksi kepada peserta pengadaan (IKPP) yg disusun berdasarkan hasil
dari rencana/strategi pengadaan yang ditetapkan, termasuk ketentuan
umum, persyaratan administrasi, syarat teknis (Spesifikasi /gambar),
jadwal pekerjaan, data pendukung yang diperlukan dan komersial
5. Tatacara Pengadaan Procurement Process

B. Pengadaan
B.2 Bid Process (Proses Pengadaan)
Buyer akan memilih metoda pengadaan, apakah melalui proses pelelangan,
pemilihan langsung atau penunjukan langsung. Pelelangan prosesnya
dimulai dari pengumuman sampai dengan penetapan pemenang pelelangan
(Contract Award)
Award
Winner
Lead Time: 3 – 6 Months
Here, 3-04-14
B.2.1 Pengumuman Pelelangan

Pengumuman bertujuan untuk menjaring peserta pelelangan yang berminat
dan dapat dilakukan melalui papan pengumuman, media cetak dan apabila
memungkinkan melalui media elektronik antara lain website.
B.2.2 Penilaian Kualifikasi (Pra-kualifikasi)

Prakualifikasi adalah proses penilaian kualifikasi Penyedia Barang/Jasa yang
dilakukan sebelum tahap pemasukan dokumen penawaran. Buyer & Panitia
Lelang akan menilai dan menentukan peserta lelang yang lulus kualifikasi
yang akan berhak untuk mengikuti pelelangan.
B.2.3 Pre-Bid Meeting ( Rapat Penjelasan Pra-Lelang)

Rapat penjelasan adalah rapat untuk menjelaskan kepada peserta
pelelangan semua ketentuan yang diatur dalam IKPP dan dilakukan sebelum
bid opening (pembuakaan dokumen penawaran). Tujuannya agar peserta
lelang mengerti secara jelas maksud dari IKPP, sehingga diharapkan dapat
melakukan penawaran secara benar & competitive.
B.2.4 Pemasukan Penawaran

Pada waktu dan tempat yang telah ditentukan oleh buyer, peserta
pelelangan memasukan penawaran yang lengkap dan akurat yang
ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang. Tatacara
pemasukan ditetapkan oleh buyer dan tidak boleh untuk dirubah.
B.2.5 Pembukaan Lelang (bid opening)

Pada waktu dan tempat yang telah ditentukan oleh buyer & panitia lelang
dalam dokumen pelelangan, peserta pelelangan hadir untuk menyaksikan
pembukaan penawaran mereka.
B.2.6 Evaluasi Penawaran

Buyer, panitia lelang dan user akan melakukan evaluasi seluruh penawaran
peserta lelang berdasarkan metoda evaluasi yang telah ditetapkan dalam
dokumen pelelangan. Dalam evaluasi akan disusun ranking penawaran
untuk penawaran yang memenuhi persyaratan sesuai dengan ketentuan
yang telah ditetapkan dalam IKPP.
B.2.7 Usulan Pemenang Lelang

Untuk pengadaan barang yang relatif sederhana, buyer bisa langsung
menentukan penawar terbaik untuk diusulkan kepada panitia lelang sebagai
pemenang , Untuk proses pengadaan barang/jasa yang lebih kompleks,
buyer seringkali meminta seller untuk melakukan presentasi tentang
proposalnya yang dilanjutkan dengan klarifikasi dan hasil terbaik yang
memenuhi syarat selanjutnya diusulkan kepada panitia lelang sebagai
pemenang.
B.2.8 Negosiasi
Jika sesuai dengan metoda evaluasi & ketentuan yang telah ditetapkan
dalam IKPP, buyer, panitia lelang & user dapat melakukan negosiasi untuk
mendapatkan harga yang wajar, jadwal kerja yang bisa diterima, alokasi
resiko & kondisi kontrak yang sesuai
B.2.6 Pengumuman Pemenang

Buyer kemudian akan mengumumkan pemenang lelang dari hasil evaluasi
penawar yang terbaik.

B. Pengadaan
B.3 Contract Award (Penunjukan Pemenang Contract)

Buyer menerbitkan surat penunjukan pemenang contract kepada seller.
Selanjutnya seller akan menyiapkan semua persyaratan yang diperlukan
untuk menanda tangani persetujuan contract yang disiapkan oleh buyer
antara lain, jaminanan pelaksanaan kontrak (performance bond), Asuransi-
2 dan surat-2 perijinan yang diperlukan oleh seller dalam pelaksanaan
kontrak. Besarnya jaminan pelaksanaan biasanya senilai (lima) 5 persen
dari total nilai kontrak.

C. Paska Pengadaan
Dalam tahapan ini buyer akan mempersiapkan dokumen kontrak/perjanjian
dan akan meminta seller untuk menanda tangai kontrak atau perjanjian
yang merupakan hasil dari proses pengadaan.
C.1 Pengawasan, pelaksanaan & pengendalian kontrak.

Pelaksanaan pekerjaan dimulai setelah kontrak/perjanjian diterbitkan dan
disepakati para pihak. Dalam hal keadaan mendesak atau pekerjaan harus
segera dilaksanakan sebelum kontrak/perjanjian diterbitkan, buyer dapat
menerbitkan perjanjian awal atau Letter of Intent (LoI) yang mengikat
bagi para- pihak berdasarkan semua persyaratan yang telah ditetapkan
pada tahapan pengadaan sebelumnya. Penganggung jawab kontrak
bertanggung jawab untuk mengendalikan & mengawasi pelaksanaan
kontrak sesuai dengan yang telah disepakati dalam kontrak/perjanjian.
Antara lain:
• Evaluasi kinerja rekanan

C. Paska Pengadaan
C.1 Pengawasan, pelaksanaan & pengendalian kontrak.

…antara lain:
• Evaluasi kinerja rekanan
• Memastikan pelaksanaan kontrak sesuai dengan ketentuan yg
berlaku
• Administrasi arsip kontrak
• Mengelola pengeluaran biaya
C. C.2 Penutupan Kontrak (Close Out Contract)

Penanggung jawab kontrak (pengguna kontrak) melakukan kegiatan
antara lain:
• Evaluasi pelaksanaan kontrak keseluruhan
• Memeriksa atas pemenuhan hak & kewajiban para pihak
• Serah terima barang, peralatan &/atau pekerjaan dll.
3. Metoda Pengadaan Barang & Jasa.

Pada dasarnya metoda pengadaan barang & jasa dilakukan melalui metoda
pelelangan umum, namun dalam keadaan tertentu dan sesuai dengan
ketentuan (jika berlaku) dapat dilakukan melalui Pemilihan Langsung,
Penunjukan Langsung, Swakelola, Procard dan pengadaan melalui
elektronik (e-Procurement).
2.1 Pelelangan Umum adalah pengadaan barang/jasa yang dilakukan

secara terbuka untuk umum, mengacu kepada prinsip-prinsip
pengelolaan rantai suplai, diumumkan melalui suatu media dan apabila
memungkinkan melalui media cetak, elektronik maupun media lainnya
dengan makud agar dapat diketahui secara luas oleh penyedia barang
& jasa yang berminat.
2.2 Pemilihan Langsung adalah pelaksanaan pengadaan barang & jasa

dengan mengundang langsung kepada penyedia barang & jasa yang
memenuhi penilaian kualifikasi tanpa diumumkan melalui media.
5. Tatacara Pengadaan Here,
Procurement 5-05-2012
Process
3. Metoda Pengadaan Barang & Jasa.
2.3 Penunjukan Langung adalah pengadaan barang/jasa yang dilakukan

dengan cara menunjuk langsung kepada 1 (satu) penyedia barang atau
jasa.
2.4 Swakelola merupakan pekerjaan yang pelaksanaannya direncanakan,

dikerjakan dengan menggunakan tenaga dan peralatan sendiri dan
diawasi sendiri atau pelaksanaanya dikuasakan kepada pihak lain.
2.5 Procard adalah pengadaan barang/jasa secara penunjukan dengan

menggunakan media procard sebagai sarana pembayaran tanpa harus
menerbitkan surat perjanjian/kontrak, surat pesanan, atau PO.
2.6 Pengadaan secara elektronik (e-Procurement) merupakan pelaksanaan

pengadaan barang/jasa dengan menggunakan jaringan elektronik,
antara lain adalah e-Bidding dan e-Reverse Auction.
6. Pelaku Pengadaan
Yang dimaksud dengan pelaku pengadaan adalah semua pihak yang terlibat
dalam proses pengadaan mulai dari user (pengguna barang/jasa), pengelola
pengadaan, panitia lelang, pejabat yang berwenang dan penyedia
barang/jasa termasuk rekanan/vendor/kontraktor serta jaringan mitra
usaha (Supplier, Manufaktur, Pergudangan, Transportasi, Distribusi, Retail)
dengan masing-2 tugas dan tanggung jawab masing-2 dalam melaksanakan
proses pengadaan.
1. Pengguna barang/jasa (User) merupakan fungsi yang memerlukan
barang/jasa & yang bertanggungjawab atas perencanaan kebutuhan,
pengelolaan dan pemanfaatan barang/ jasa secara efektif dan efisien. User
sebagai pemilik pekerjaan yang memberi tugas kepada Penyedia
Barang/Jasa untuk melaksanakan pekerjaaan tertentu guna memenuhi
kebutuhan barang/jasa
2. Pengelola pengadaan adalah fungsi yang mengelola proses pengadaan
barang/jasa merupakan yg bertanggungjawab atas:
a) Proses pencarian sumber barang/jasa (sourcing)
b) Perencanaan strategi pengadaan
c) Tersedianya barang/jasa secara efektif dan efisien, serta
d) Aministrasi Kontrak
Here, 7-05-2011
6. Pelaku Pengadaan
2. Pengelola pengadaan mempunyai tugas dan wewenang untuk:
a) Menyusun rencana pengadaan barang/jasa berdasar kebutuhan dari
Pengguna Barang/Jasa.
b) Menyiapkan Dokumen Pengadaan termasuk kriteria pengadaan dan
persyaratan pengadaan berdasarkan masukan dari Pengguna
Barang/Jasa dan peraturan/ ketentuan terkait.
c) Mengelola data spesifikasi barang/jasa, sebagai salah satu acuan
dalam menyusun kebutuhan barang/jasa
d) Mengelola data sebagai salah satu acuan dalam menyusun Harga
Perhitungan Sendiri/Owner Estimate (HPS/OE);
e) Mengelola administrasi Kontrak;
f) Menyiapkan dan mengirimkan laporan Pengadaan sesuai ketentuan
3. Panitia Lelang adalah panitia yang dibentuk dan disyahkan oleh Pejabat
Yang Berwenang untuk melaksanakan proses pengadaan &, mempunyai
tanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa dengan tugas
pokok sbb:
a) Menyiapkan Dokumen Pengadaan, dokumen penilaian kualifikasi
termasuk kriteria dan tata cara penilaian penawaran
6. Pelaku Pengadaan
3. Panitia Lelang ………dengan tugas pokok sbb:
b) Memastikan kewajaran dan keabsahan HPS/OE
c) Menyusun jadwal dan cara pelaksanaan serta menentukan tempat

pelaksanaan pengadaan.
d) Mengumumkan pelelangan melalui media cetak serta jika
memungkinkan melalui media elektronik
e) Menyusun daftar Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat untuk
diundang mengikuti pengadaan
f) Melaksanakan dan mengesahkan hasil penilaian kualifikasi
g) Memberikan penjelasan mengenai isi dokumen pengadaan
h) Membuka dokumen penawaran
i) Melakukan evaluasi atas penawaran yang masuk
j) Mengusulkan calon pemenang & mengumumkan pemenang
k) Menjawab protes dan sanggahan
l) Membuat laporan proses dan hasil pengadaan
Here, 10-04-14
6. Pelaku Pengadaan
4. Pejabat adalah pimpinan atau pejabat perusahaan yang ditunjuk dan
diberi wewenang untuk memutuskan serta bertanggung-jawab atas
seluruh proses pengadaan yang bertanggungjawab atas terselenggaranya
pengadaan barang/jasa sesuai dengan prinsip dasar dan etika bisnis
pengelolaan rantai suplai dengan tugas antara lain sbb:
a) Menunjuk/menugaskan Panitia Pengadaan
b) Menyetujui/menetapkan/mengesahkan dokumen pengadaan
c) Menetapkan & menunjuk pemenang pengadaan barang/jasa
d) Mengesahkan Kontrak
e) Mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan Kontrak
f) Memberikan sanksi kepada Penyedia Barang/Jasa
5. Penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau perorangan yang

melaksanakan pengadaan barang/jasa sesuai dengan bidang usahanya
dengan memiliki surat izin usaha yang dikeluarkan oleh instansi
pemerintah. Penyedia Barang/Jasa terdiri dari pemasok barang, penyedia
jasa pemborongan, penyedia jasa lainnya dan penyedia jasa konsultansi.
7. Just in Time (JiT) Procurement
a. JIT adalah suatu filsafat manajemen operasi untuk perbaikan yang
berkelanjutan dimana dua tujuannya adalah untuk mengurangi waktu
yang terbuang dan siklus waktu. Secara operasional, JIT untuk
memperkecil persediaan disetiap tingkat; material yang dibeli,
transportasi dan proses, “JIT” untuk digunakan dalam phase berikutnya
dari suatu proses pabrikasi.
b. Pemborosan adalah sesuatu yang tidak menambah nilai untuk pelanggan.
Secara umum, pengurangan bentuk2 pemborosan akan menghasilkan
pengurangan persediaan. Contoh, mengurangi proses lead-time akan
menghasilkan pengurangan safety stock produk jadi.
c. Purchasing dapat mengurangi pemborosan dalam organisasi yang dapat
dilakukan dengan berbagai cara:
 Kelebihan barang, dengan cara membuat kontrak konsinyasi
 Menunggu, mengurangi waktu proses pemesanan untuk mengurangi
tingkat persediaan yg diperlukan
 Transportasi, menggunakan transporter lokal, sharing transport dll.
 Pemrosesan, melalui standarisasi produk
 Kulaitas, melalui VPM, vendor development & sertifikasi vendor
d. JIT sering disebut sebagai teori kanbans. Kanban artinya “kartu” dan
digunakan untuk penggantian material. Kanban dalam JIT dipakai sebagai
filsafat untuk mengendalikan arus material melalui suatu organisasi.
Dalam kenyataan, kanbans adalah tidak lebih dari sistem penggantian
penjualan. Inventory level dikendalikan dengan menentukan angka-2
kanbans untuk dipakai dalam suatau proses. Sistem kanbans terdiri dari
dua bagian; kotak standar & kartu produksi.
e. JIT cocok untuk dipergunakan jika proses produksi berjalan secara lancar,
supply lead-time pendek dan kualitas pemasok benar-2 dapat diandalkan.
Artinya kerusakan permesinan dan waktu pergantian peralatan harus
dikurangi sampai jumlah yang minimum. Pengecekan kualitas dilakukan
pada setiap tingkat dan merupakan tanggung jawab masing-2 pekerja
daripada menempatkan quality control diakhir proses.Kanbans sangat
baik dipakai jika dua operasi terpisah antara satu dengan yang lainnya
sehingga satu operasi tidak dapat melihat apa yang terjadi pada operasi
lainya. Kanbans dapat mencegah kenaikan persediaan
Dalam sistem produksi JIT, sistem Kanban didukung oleh hal-hal
berikut:
• Pelancaran produksi
• Pembakuan pekerja
• Pengurangan waktu penyiapan
• Aktivitas perbaikan
• Rancangan tata ruang mesin
• Autonomasi
Kanban dalam sistem produksi Just In Time (JIT) mempunyai fungsi-
fungsi sebagai berikut:
a) Memberikan informasi pengambilan dan pengangkatan
b) Memberikan informasi produksi
c) Berlaku sebagai perintah kerja yang ditempelkan langsung pada
barang
d)Mencegah produk cacat dengan mengenali proses yang membuat
cacat.
e)Mengungkap masalah yang ada dan mempertahankan pengendalian
persediaan.
f)Pengendalian visual (visual control)
g)Perbaikan proses dan operasi manual.
h)Alat untuk melakukan improvement.
Kontribusi JiT pada Keunggulan Bersaing, JiT Memerlukan:

Pemasok Mengurangi jumlah vendor; Mendukung hubungan dengan para
pemasok; Penyerahan berkualitas tepat waktu
Tata Letak Tata letak sel kerja dengan pengujian pada setiap langkah proses;
Teknologi kelompok; Permesinan yang dapat dipindahkan, dapat
diubah; fleksibel; Organisasi tempat kerja dan kerapian tingkat tinggi;
Mengurangi luas ruang persediaan; Penyerahan secara langsung ke
area kerja
Persediaan: Ukuran lot kecil; Waktu setup rendah; Peti khusus untuk menyimpan
Penjadwalan Tdk ada penyimpangan jadwal; Jadwal bertingkat; Pemasok diberikan
informasi jadwal; Teknik kanban
Pemeliharaan pencegahan Terjadwal; Rutin harian; Keterlibatan operator
Produksi berkualitas Pengawasan proses statistik; Para pemasok berkualitas; Kualitas
didalam perusahaan
Pemberdayaan karyawan Karyawan yg diberdayakan & pelatihan silang; Dukungan pelatihan;
Sedikit klasifikasi pekerjaan utk memastikan fleksibilitas karyawan
Komitmen Dukungan manajemen, karyawan, dan para pemasok
Kontribusi JiT pada Keunggulan Bersaing, JiT Mengakibatkan:

Pengurangan antrian & keterlambatan dapat mempercepat throughput,
membebaskan aset, dan memenangkan pesanan.
Peningkatan kualitas mengurangi pemborosan & memenangkan pesanan
Pengurangan biaya meningkatkan margin atau menurangi harga penjualan
Pengurangan variabilitas di tempat kerja mengurangi pemborosan dan
memenangkan pesanan
Yang Menghasilkan
Respons kepada pelanggan yang lebih cepat dengan biaya lebih
sedikit dan kualitas lebih tinggi –
Sebuah Keunggulan Bersaing
8. Managing information
1. Pendahuluan.
Mengelola informasi melalui teknologi dalam operasional perusahaan,
khususnya di SCM, sangat memegang peranan penting, karena dapat
menimbulkan adanya efisiensi, inovasi & real time & dipercaya melalui
virtual dapat mengurangi korupsi. Internet sebuah jaringan komputer
internasional yang menghubungkan orang-2 dan organisasi diseluruh
dunia menjadi pilihan hampir diseluruh perusahaan sekarang ini dalam
mengelola informasi. Teknologi internet memungkinkan adanya integrasi
sistem informasi internal tradisional & juga peningkatan komunikasi antar
organisasi. Sistem berbasis internet dapat menyatukan aktifitas desain,
manufaktur, pengiriman, penjualan dan layanan purna jual. Salah satu
contoh penerapan internet dalam manjemen operasi adalah “Internet
menjaga manajer burger king agar selalu tahu” dan contoh lain adalah
Medco E&P Indonesia dapat membuat aktifitas proses procurement melalui
HP & dengan internet dimana saja.
1. Pendahuluan.
………dengan internet dimana saja. Apakah perusahaan-2 yg menggunakan
internet menjadi lebih efisien??
a. Electronic Commerce (e-Commerce) atau persamaannya e-business,
penggunaan jaringan komputer, terutama internet, untuk membeli &
menjual produk, jasa & informasi. Apakah definisi e-commerce sbb:
1) Bisnis ke bisnis (business to business atau B2B). Para pihak yang
melakukan transaksi adalah perusahaan, organisasi nirlaba, atau
pemerintah.
2) Bisnis ke konsumen (business to consumer atau B2C). Transaksi e-
commerce merupakan transaksi dimana para pembeli merupakan
konsumen individu.
3) Konsumen ke konsumen (consumer to consumer atau C2C).
Konsumen menjual langsung satu sama lain melalui iklan elektronik
atau situs pelanggan.
4) Konsumen ke bisnis (consumer to business atau C2B), Kategori ini
individu menjual barang-barang atau jasa-2 ke perusahaan.
b. Electronic Procurement (e-proc), pengadaan yang dikelola melalui
internet atau katalog vendor online yang telah disetujui.
Needs
Reporting
Market Intelligence
Procurement process Logistic

Procurement Goods &
Planning Strategy Feedback
RfS Contracts Transports Material Expediting Services
RfQ
Management& Testing availability
Suppliers qualification and development
Needs
eReverse Auction
Home Page
eBid (<$ 20k)
ePO/Contract Clickpscm Portal,
Online Bid Announcement , News, event etc
Bid Submission , Bid Tab /Eval,
Award Notif.
eDocument
eVPM www.clickpscm.com
Online New Vendor Register
Update Company profile
Vendor Punishment Reward
eCatalogue
,
,
eCustoms
/
Online Master List, Performa

Invoice, Bill Of Lading, PIB
Electronic
Procurement
2. Teknologi Informasi.
Komputer membantu para profesional pengadaan berperan lebih efektif &
efisien untuk mencapai & menambah produktifitas. Manajemen sumber-2
informasi memerlukan lebih dari 1/3 biaya tidak langsung perusahaan.
a. Istilah-2 umum komputer hardware /software sbb:
1) Input device; keyboards, touch screen, scanners, voice recognition
instruments, palm pilots.
2) Central Processing Unit (CPU)
3) Storage, tape, dics, floopy discs, removeable discs catridges, CD
ROMs, DVD
4) Output devices; disks, printers, laser imaging devices, terminals.
5) Modems.
b. Terminologi sistem standar jaringan komputer.
1) Local Area Networks (LAN)-menghubungkan grup antar PC &
terminal dalam suatu area, jika server dapat untuk sharing untuk
multiple user.
2) Wide area networks (WAN), inter-koneksi PC dan/LAN antar bisnis
unit (intranet)
Here, 12-05-2012
3. Penggunaan media elektronik di SCM.
Komputer sangat membantu para profesional SCM untuk dapat
berkonsentrasi bekerja untuk tugas-2 non klerikal. Penggunaan media
elektronik di scm sbb:
a. Database management system (DBMS)
b. Material Requirements Planning (MRP)/DistributionRequirements
Planning (DRP)/Enterprice Requirements Planning (ERP). Software ini
memberi manajemen operasi & inventory melalui purchasing dan
marketing serta operation input (MRP)
c. Electronic data interchange (EDI)/Electronic commerce, transfer
data/dokumen & informasi antar komputer.
d. Electronic Funds Transfer (EFT)
e. Internet/Intranet/Extranet
f. Electronic Document (e-Doc)/Electronic file transfer.
9. Negosiasi Dalam Pengadaan
Apa yang dimaksud dengan Negosiasi Dalam Pengadaan?
Negosiasi didefinisikan sebagai suatu proses usaha bersama dalam
pengadaan dan program penjualan untuk mencapai suatu hasil kesepakatan
yang saling memuaskan.
Negosiasi memerlukan kehendak dari para pihak dan dalam prosesnya dapat
terjadi competitive negotiation (win-lose negotiation) atau cooperative
negotiation (win-win negotiation).
1. Prinsip negosiasi
2. Mengapa dan Kapan Negosiasi Dilaksanakan
3. Negosiasi Dalam Pengadaan.
4. Proses & Langkah-2 Negosiasi
5. Negosiasi Win-Win, Lose-Lose
1. Prinsip Negosiasi
Prinsip dasar bernegosiasi sbb:
a) Buatlah persiapan seperlunya sebelum negosiasi (materi, latar belakang
lawan, taktik, siapa juru negosiasi & siapkan jika dead lock)
b) Buat daftar yg akan dinegosiasikan.
c) Siapkan variable-2 untuk pertukaran
d) Kuasai untung & ruginya
e) Kendalikan proses negosiasi dengan lebih banyak bertanya daripada

menjawab
f) Semua hal dapat dirundingkan dan pada dasarnya semua dapat
dirundingkan.
g) Jangan memberikan sesuatu tanpa menerima sesuatu
h) Usahakan memperoleh lebih daripada yang diperoleh lawan.
2. Mengapa dan Kapan Negosiasi Dilaksanakan:

Negosiasi diadakan karena untuk mencari kesepakatan dari yang
dipersyaratkan. Untuk pengadaan barang/jasa dilakukan karena harga
yang ditawarkan seller belum memenuhi harapan buyer.
Umumnya harga yg ditawarkan oleh seller adalah harga rata-2, jadi masih
ada ruang untuk ditawar oleh buyer atau karena hal-2 sbb:
a) Penawaran pertama biasanya bukan persyaratan yang terbaik. Jarang
sekali penawaran merupakan harga mati.
b) Negosiator yg ahli akan memperoleh persyaratan yg lebih baik. Teknik
negosiasi dapat dipelajari, jadi ajukan usulan secara jelas & taktis.
c) Kesempatan untuk mengadakan negosiasi dengan persyaratan yg lebih
baik. Negosiasi jangan sampai dilakukan hanya sekedar basa-basi,
sebaiknya dilakukan jika terjadi hal-2 sbb:
1) Karena adanya perubahan yg significant
2) Apabila tidak cukup kompetisi atas hasil kewajaran harga yang

diproses melalui pelelangan.
3) Jika tidak ada kepastian untuk mendapatkan tanggapan dari vendor
utk menyediakan material, perubahan teknologi atau harga.
4) Apabila terdapat perbedaan dalam persyaratan-2
5) Jika salah satu pihak merasa masih perlu atau untuk mendapatkan
persyaratan yg lebih menguntungkan.
c) ……. jika terjadi hal-2 sbb:
6) Jika para pihak mau melaksanakan perjanjian.
7) Apabila para pihak memiliki otoritas untuk mengubah persayaratan

yang diajukan.
8) Karena dalam ketentuan lelang atau peraturan pengadaan diatur
perlu adanya negosiasi.
Here, 21-05-14
3. Negosiasi Dalam Pengadaan:
Praktik negosiasi yg sering dilakukan adalah dalam proses pengadaan
barang/jasa. Prinsip-2 dan teknik negosiasinya sama dengan yang
dipergunakan dalam negosiasi secara umum. Yang berbeda adalah
materi-2 yg dinegosiasikan.
a) Objek Negosiasi:
Dalam pengadaan barang/jasa, banyak materi-2 yang perlu

dinegosiasikan antara lain sbb:
1) Harga satuan (unit rate) dan harga total penawaran barang/jasa.
2) Proteksi harga
3) Syarat-2 pengiriman
a) Objek Negosiasi:
….. lain sbb:

4) Tempat asal & tujuan pengiriman (Point of origin & delivery)
5) Jenis & jumlah rabat
6) Tatacara & syarat pembayaran
7) Cara & sarana pengiriman
8) Waktu pengiriman
9) Spesifikasi teknis
10) Biaya asuransi
11) Cara pengepakan barang
12) Cara & pihak yang melakukan inspeksi.
13) Layanan purnajual.
14) Jaminan mutu
15) Cara penyelesaian klaim & perselisihan (disputes)
16) Klausul penalti
17) Klausul pembatalan…dll.

…….. yg dinegosiasikan.
b) Determinan Negosiasi
Ada 4 penentu utama yang dapat menentukan keberhasilan dalam

negosiasi yaitu persiapan, strategi, aspirasi dan kekuatan.
1) Persiapan
Persiapan yang baik merupakan penentu, dengan persiapan yang

baik sudah merupakan 50% keberhasilan terjamin.
2) Strategi
Strategi merupakan cara yg tepat dan penentu untuk menghadapi

lawan
3) Aspirasi
Aspirasi dari negosiator merupakan salah satu faktor penentu dalam

keberhasilan negosiasi. Aspirasi merupakan kreatifitas yang timbul
dari seorang negosiator sangat membantu keberhasilan negosiasi
dibanding dengan yang hanya memiliki ketrampilan negosiasi tetapi
kurang aspirasinya.
b) Determinan Negosiasi
4) Kekuatan
Kekuatan dimaksud dapat dalam bentuk kekuatan keuangan,

waktu, kedudukan monopoli, fasilitas dlsbgnya. Kekuatan juga
dipertimbangkan sebagai penentu keberhasilan dalam negosiasi.
c) Tujuan Negosiasi
Ada 5 tujuan tujuan yg ingin dicapai dalam negosiasi dalam proses

pengadaan barang/jasa yaitu:
1) Memperoleh harga yang wajar.
2) Memperoleh jaminan dari rekanan untuk pengiriman tepat waktu.
3) Monitor & mengawasi pelaksanaan kontrak
4) Agar rekanan bekerja sama secara optimal
5) Menjalin hubungan yang sehat dan saling menguntungkan.

Negosiasi merupakan suatu proses dari para pihak yang terlibat untuk
menuju ke titik kompromi dari arah yang berlawanan.
…. berlawanan. Titik kompromi merupakan target yang diharapkan oleh
para pihak baik berupa harga maupun persyaratan-2. Dalam prosesnya
negosiasi bisa mencapai sutau titik kompromi atau tidak tercapai
kesepakatan (agree to diasgree).
Negosiasi memerlukan langkah-2 yang yang baik untuk mengalahkan
lawan yang memerlukan pengalaman dan latihan. Langkah-2 tsb adalah
melakukan persiapan, menyampaikan argumentasi, memberikan isyarat,
menyampaikan usulan, menyampaikan kontra usulan, melakukan tawar
menawar, menutup negosiasi dan mencapai persetujuan.
Langkah-2 Negosiasi:
a) Persiapan (persiapan adalah 50% dari keseluruhan proses)
1) Menentukan tujuan
2) Menentukan titik ideal, harapan dan batasan
3) Mengumpulkan informasi
4) Menyusun strategi
5) Membagi tugas
b) Menyampaikan argumentasi
b) Menyampaikan argumentasi
c) Memberikan isyarat
d) Menyampaikan usulan
e) Menyampaikan kontra usulan
f) Melakukan tawar menawar
g) Menutup negosiasi (membuat minute of meeting / notulen)
h) Mencapai persetujuan
5. Negosiasi Win-Win, Lose-Lose

Ada 6 kemungkinan hasil negosiasi sbb:
a) Win – win, artinya para pihak saling menang-menang atau untung.
b) Win – lose, satu pihak (kami) untung dan lain pihak (kamu) rugi.
c) Lose – win, satu pihak (kami) rugi dan lain pihak (kamu) untung
d) Lose-lose, para pihak saling rugi. Hasil nego paling parah.
e) Win, artinya hanya salah sau pihak yg diuntungkan, sedangkan pihak

lain tidak untung/rugi.
f) Tidak ada hasil persetujuan
10. Jaminan Bank (Bank Garansi)
A. Apakah definisi Bank Garansi?
Kata Garansi berasal dari bahasa Belanda ‘Garantie’ yang artinya jaminan.
Bank garansi artinya garansi atau jaminan yang diberikan oleh bank.
Bank garansi artinya garansi/jaminan yang diberikan oleh bank, maksudnya
Bank menjamin pihak yang dijamin (nasabah) memenuhi suatu kewajiban
apabila yang dijamin dikemudian hari ternyata tidak memenuhi kewajiban
kepada pihak lain sesuai dengan persetujuan.
Menurut KUHPerdata Bank Garansi (atau disingkat BG) adalah perjanjian

penanggungan atau borgtocht (Buku III Bab XVII yaitu Pasal 1820 sampai
dengan Pasal 1850) dimana Bank yang menjadi pihak ketiga (penanggung,
guarantor, borg) bersedia bertindak sebagai penanggung bagi nasabahnya
yang menjadi debitur dalam mengadakan suatu perjanjian (pokok) dengan
pihak lain sebagai kreditur.
Bank Garansi merupakan jaminan pembayaran yang diberikan kepada pihak

penerima jaminan, apabila pihak yang dijamin tidak memenuhi kewajibannya.
Dasar hukum Bank Garansi, adalah perjanjian penanggungan (borgtocht)
yang diatur dalam KUH Perdata pasal 1820 s/d 1850.Untuk menjamin
kelangsungan Bank Garansi, maka penanggung mempunyai “Hak istimewa “
yang diberikan undang-undang, yaitu untuk memilih salah satu,
menggunakan pasal 1831 KUH Perdata atau pasal 1832 KUH Perdata.
Pasal 1831 KUH Perdata: Si penanggung tidaklah diwajibkan membayar

kepada si berpiutang, selain jika si berutang lalai, sedangkan benda-benda si
berutang ini harus lebih dulu disita dan dijual untuk melunasi utangnya.
Sedangkan pasal 1832 KUH Perdata: Si penanggung tidak dapat menuntut
supaya benda-benda si berutang lebih dulu disita dan dijual untuk melunasi
utangnya.
Perbedaan kedua pasal tersebut menjelaskan, bahwa jika Bank
menggunakan pasal 1831 KUH Perdata, apabila timbul cidra janji, si
penjamin dapat meminta benda-benda si berhutang disita dan dijual terlebih
dahulu. Sedangkan jika menggunakan pasal 1832 KUH Perdata, Bank wajib
membayar Garansi Bank yang bersangkutan segera setelah timbul cidra janji
dan menerima tuntutan pemenuhan kewajiban (klaim).
Pasal 1831 KUH Perdata…….

Dalam Bank Garansi, Bank wajib mencantumkan ketentuan yang dipilihnya
dalam Bank Garansi yang bersangkutan, agar pihak yang dijamin maupun
pihak yang menerima garansi mengetahui dengan jelas ketentuan mana
yang dipergunakan.
B. Apakah perlunya “Bank Garansi” dalam proses pengadaan?

Bank Garansi biasanya dipergunakan sebagai jaminan persyaratan untuk ikut
tender dalam pelaksanakan proses pengadaan barang/jasa biasa disebut
sebagai jaminan penawaran (bid bond) atau dipakai sebagai jaminan
pelaksanaan kontrak (performance bond) atau dipergunakan sebagai
jaminan uang muka atau Advance Payment Bond untuk menjamin apabila
seller mendapatkan uang muka untuk suatu pekerjaan.
Here, 21-05-2011
C. Apakah yang harus ada dalam Bank Garansi.
Isi Bank Garansi terdiri dari:
1) Judul “Garansi Bank” atau “Bank Garansi”
2) Nama dan alamat Bank pemberi Bank Garansi
3) Tanggal penerbitan Bank Garansi
4) Transaksi antara pihak yang dijamin dengan penerima garansi
5) Jumlah uang yang dijamin dengan Bank Garansi
6) Tanggal mulai berlaku dan berakhirnya Bank Garansi
7) Penegasan batas waktu penagihan klaim
8) Pilihan berlakunya pasal 1831 atau 1832
D. Jenis-jenis Bank Garansi” dalam proses pengadaan?

Jenis Bank Garansi pada dasarnya sesuai dengan tipe perjanjian dan fungsi
penjaminan Bank Garansi dalam perjanjian, beberapa jenis bank garansi
antara lain:
1) Bank Garansi Pembelian
BG yang diberikan kepada Supplier atau pabrik sebagai jaminan

……..antara lain:
1) Bank Garansi Pembelian
BG yang diberikan kepada Supplier atau pabrik sebagai jaminan

pembayaran atas pembelian barang-barang oleh nasabah atau pihak yang
dijamin oleh bank.
2) Bank Garansi Penanggungan Bea Masuk
BG yang diberikan kepada Kantor Bea Cukai sebagai jaminan pembayaran

bea masuk atas barang-2 yang dikeluarkan dari pelabuhan milik nasabah.
3) Bank Garansi Tender (Bid Bond)
BG yang diberikan kepada Buyer untuk kepentingan Seller sebagai salah

satu syarat untuk mengikuti tender, dalam hal ini pihak yang dijamin
adalah Seller.
4) Bank Garansi Pelaksanaan (Performance Bond)
BG yang diberikan kepada Buyer oleh Seller guna menjamin pelaksanaan

pekerjaan yang dikerjakan oleh buyer berdasarkan kontrak perjanjian yg
disepakati.
……..antara lain:
5) Bank Garansi Uang Muka (Advance Payment Bond)
BG yang diberikan kepada Buyer oleh Seller guna menjamin uang muka
yang telah diterima oleh buyer berdasarkan kontrak perjanjian yg
disepakati.
6) Bank Garansi Pemeliharaan (Retention Bond)
BG yang diberikan kepada Buyer oleh Seller guna menjamin pemeliharaan

atas pekerjaan yang telah diselesaikan oleh buyer berdasarkan kontrak
perjanjian yg disepakati.
Here, 22-05-2014
11. Kontrak Perjanjian & Incoterm 2000
Prinsip-Prinsip Dasar Kontrak
Apa itu “kontrak”?
Suatu persetujuan adalah suatu perbuatan dimana satu orang atau lebih
mengikatkan diri terhadap satu orang atau lebih (Pasal 1313 KUH
Perdata)
Dasar Hukum: Buku III KUH Perdata dan peraturan perundang-
undangan lainnya.
Tiap tiap perikatan adalah untuk memberikan sesuatu, untuk berbuat
sesuatu, atau tidak berbuat sesuatu (Pasal 1234 KUHPerdata)
1. Definisi kontrak = contract (Inggris)  perjanjian atau

persetujuan:
a) Suatu perbuatan dengan mana seorang atau lebih mengikatkan
dirinya terhadap satu orang lain atau lebih (Pasal 1313);
b) Suatu perbuatan di mana seorang atau lebih mengikatkan dirinya
terhadap seseorang lain atau lebih (Pramudya Puspa, 1977);
Prinsip-Prinsip Dasar Kontrak
1. Definisi kontrak = contract (Inggris)  perjanjian atau
persetujuan:
c) Suatu peristiwa di mana ada seorang berjanji kepada seorang lain
atau di mana dua orang itu saling berjanji untuk melaksanakan
suatu hal (Subekti, 2004);
d) Suatu kesepakatan yang diperjanjikan (promissory agreement) di
antara dua atau lebih pihak yang dapat menimbulkan,
memodifikasi, atau menghilangkan hubungan hukum (Fuady,
2001). Blacks Law Dictionary: ”A promissory agreement between
two or more person that creates, modifies or destroys a legal
relation” (Black, henry Campbell, 1968:394);
e) Hubungan hukum antara dua orang atau lebih yang mengikatkan
diri berdasarkan kesepakatan untuk menimbulkan akibat hukum.
Akibat hukum itu berupa hak dan kewajiban secara timbal balik
antara para pihak (Prof Nindyo, dosen UGM)
Prinsip –Prinsip Dasar Kontrak

2. Dalam perjalanan sejarah, kontrak lebih diperuntukkan kepada
perjanjian tertulis.
3. Hukum kontrak: hukum yang mengatur perjanjian2 tertulis semata-
mata atau hukum yang mengatur tentang kontrak.
4. Fase yang harus dilalui :
– Fase Pra Contractual : Fase Negosiasi antara kedua belah pihak,
tawar menawar, demand and supply.
– Fase Contractual : Fase Kesepakatan- pemenuhan syarat sahnya
contract-pelaksanaan prestasi-berakhirnya contract.
– Fase Post Contractual : Fase Garansi, pemeliharaan, jaminan
cacat tersembunyi dan tuntutan pihak ke tiga (vrijwaring)
Prinsip –Prinsip Dasar Kontrak

5. Syarat Sah-nya Kontrak:
a) Syarat sahnya kontrak diatur di dalam Pasal 1320 KUHPerdata.
b) Ada 4 syarat sahnya kontrak :
1) kesepakatan mereka yang mengikatkan diri;
2) kecakapan mereka yang membuat kontrak;
3) suatu hal tertentu;
4) suatu sebab yang halal.
c)Syarat 1 dan 2 disebut syarat subyektif, karena menyangkut
subyek pembuat kontrak.
d)Syarat 3 dan 4 disebut syarat obyektif, karena menyangkut
obyek kontrak.
Penyusunan Kontrak
1. Kontrak Standar (Perjanjian Baku) Pro & Con:
Ada 2 (dua) pendapat, yaitu :
a) Pendapat yg Con: Bukan merupakan perjanjian; karena pembuatan
substansi kontrak dibuat secara sepihak oleh pihak yang kuat:
1) Doktrin Kontrak Baku An Sih  klausula-2 berat sebelah
2) Doktrin Kesepakatan Kehendak Para Pihak. nego klausula terbatas
3) Doktrin Kontrak Tdk Boleh Bertentangan dng Kesusilaan.  berat sebelah sbg
unsur pengaruh tdk pantas & penyalahgunaan keadaan bertentangan dg kesusilaan
4) Doktrin Kontrak Tdk Boleh Bertentangan dng Ketertiban Umum  berat sebelah
sbg unsur pengaruh tdk pantas & penyalahgunaan keadaan bertentangan dg
ketertiban umum
5) Doktrin Ketidak adilan.klausula tidak adil thd rasa keadilan masyarakat
6) Doktrin Kontrak Sesuai dengan Itikad Baik, dlsb  klausula-2 berat sebelah
dianggap dibuat tdk dg itikad baik
b) Pendapat yg Pro: Telah terjadi perjanjian; karena kebiasaan dalam

masyarakat dimana masyarakat menginginkan hal-hal yang
pragmatis:
Penyusunan Kontrak
1. Kontrak Standar (Perjanjian Baku) Pro & Con:
b) Pendapat yg Pro........pragmatis:
1) Prinsip Kesepakatan Kehendak Para Pihak: Jika Para Pihak tanda tangan 
sepakat.
2) Prinsip Asumsi Resiko Para Pihak: Jika tanda tangan  setuju dengan resiko
3) Prinsip Kewajiban Membaca (Duty to Read): Jika tanda tangan  telah baca &
setuju
4) Prinsip Kontrak Mengikuti Kebiasaan: Kontrak baku merupakan kebiasaan se-
hari2 (Ps 1339 KUH Pdt.)
2. Bentuk Kontrak:
a) Lisan, kontrak yang dibuat para pihak dalam wujud lisan (cukup kesepakatan
para pihak) Perjanjian
b) Tertulis, kontrak yang dibuat para pihak dalam bentuk tulisan, ada 3 macam:
1) Kontrak di bawah tangan yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang
bersangkutan saja. Kontrak ini apabila disangkal oleh pihak ketiga, maka para
pihak atau pihak yang disangkal berkewajiban mengajukan bukti-bukti yang
diperlukan untuk membuktikan bahwa keberatan pihak ketiga tersebut tidak
berdasar dan tidak dapat dibenarkan
Penyusunan Kontrak
2. Bentuk Kontrak:
b) Tertulis, ...... ada 3 macam:
2) Perjanjian dengan saksi notaris untuk melegalisir tanda-tangan para pihak.
Fungsi notaris disini hanya untuk menyatakan bahwa tanda-tangan para pihak di
atas kontrak adalah benar. Legalisasi ini tidak mempengaruhi kekuatan hukum
dan isi perjanjian.
3) Kontrak dibuat dihadapan dan oleh notaris dalam bentuk akta notariel (akta
otentik):
a) Jenis kontrak ini merupakan alat bukti yang sempurna
b) Menurut KUHPer 1868, akta otentik adalah suatu akta yang didalam bentuk
yang ditentukan oleh undang-undang, dibuat oleh atau dihadapan pejabat
umum yang berwenang untuk itu ditempat dimana akta itu dibuatnya.
c) Contoh: Akta Pendirian PT, Akta Perkawinan, Akta Perjanjian Kawin
Incoterm 2000
Incoterms atau International Commercial Terms adalah kumpulan
istilah yang dibuat untuk menyamakan pengertian antara penjual dan
pembeli dalam perdagangan internasional. Incoterms menjelaskan hak
dan kewajiban pembeli dan penjual yang berhubungan dengan pengiriman
barang. Hal-hal yang dijelaskan meliputi proses pengiriman barang,
penanggung jawab proses ekspor – impor, penanggung biaya yang timbul
dan penanggung risiko bila terjadi perubahan kondisi barang yang terjadi
akibat proses pengiriman.
Incoterms dikeluarkan oleh Kamar Dagang Internasional atau

International Chamber of Commerce (ICC), versi terakhir yang dikeluarkan
pada tanggal 1 Januari 2000 disebut sebagai Incoterms 2000. Incoterms
2000 dikeluarkan dalam bahasa Inggris sebagai bahasa resmi dan 31
bahasa lain sebagai terjemahan resmi.
INCOTERMS terbagi dalam empat kelompok: E, F, C, D.
1. KELOMPOK E, meliputi:
EXW (Ex Works)
Incoterm 2000
1. KELOMPOK E, meliputi:
EXW (Ex Works)
Ex works berarti tanggung jawab penjual hanya sampai suatu tempat
yang telah disepakati antara penjual dan pembeli, di mana barang
tersedia di tempat tersebut. Setelah barang tersedia di tempat yang
dijanjikan, tanggung jawab berpindah kepada pembeli seluruhnya,
termasuk pengangkutan hingga ke tempat tujuan, ijin-ijin pabean, dst.
• Moda transportasi: dipilih pembeli (seluruhnya)

• Tanggung jawab penjual: menyediakan barang agar siap untuk
dijemput pihak pembeli
• Tanggung jawab pembeli: menaikkan barang ke angkutan,
mengangkut sampai tujuan, melewati pabean, dst
• Pengalihan resiko/tanggung jawab: saat barang telah tersedia di
tempat yang dijanjikan
2. KELOMPOK F, meliputi:
FCA (Free Carrier, pada tempat yang dijanjikan)
Incoterm 2000
a) FCA (Free Carrier, pada tempat yang dijanjikan)
FCA berarti tanggung jawab penjual adalah sampai penyerahan
barang-barang yang dimaksud kepada suatu perusahaan
pengangkutan yang akan mengantarkan ke tempat tujuan.
Pengangkut, yang disebut carrier, dijanjikan oleh pihak penjual dan
pembeli di dalam kontrak.
• Moda transportasi: laut, udara, truk, kereta, atau semuanya

• Tanggung jawab penjual: memindahtangankan barang kepada carrier,
menyediakan lisensi ekspor
• Tanggung jawab pembeli: memilih carrier, mengatur pengangkutan
barang sampai tujuan, melewati pabean
• Pengalihan resiko/tanggung jawab: saat barang diantarkan kepada
carrier atau terminal operatornya
b) FAS (Free Alongside Ship)

Sesuai namanya, ini hanya berlaku untuk pengangkutan laut dan air.
FAS berarti tanggung jawab penjual adalah sampai ketika barang tiba
di sisi kapal yang telah ditentukan oleh pembeli.
• Moda transportasi: hanya laut dan air
Here, 26-06-2012
Incoterm 2000
b) FAS (Free Alongside Ship)

• Tanggung jawab penjual: mengantarkan barang sampai tiba di sisi
kapal dalam waktu yang ada di kontrak, menyediakan lisensi ekspor
• Tanggung jawab pembeli: memilih pengangkut samudra, pengangkut
sampai tujuan, melalui pabean
• Pengalihan resiko/tanggung jawab: sampai saat barang tiba di sisi
kapal yang ditentukan pembeli
c) FOB (Free on Board)

Free on Board juga berlaku hanya pada pengangkutan laut dan air. FOB
berarti tanggung jawab penjual sampai ketika barang tiba di atas kapal
(telah diangkut sampai ke atas kapal) yang telah ditentukan pembeli
Incoterm 2000
2.KELOMPOK F, meliputi:
c)FOB (Free on Board)
• Tanggung jawab penjual: mengangkut barang sampai berada di atas
kapal, mendapatkan lisensi ekspor
• Tanggung jawab pembeli: memilih pengangkut samudra, pengangkut
sampai tujuan, melalui pabean
• Pengalihan resiko/tanggung jawab: sampai saat barang tiba di atas
kapal, sering kali didefinisikan saat barang telah melewati pagar kapal
(ship’s rail) pada pelabuhan
3. KELOMPOK C, meliputi:
a) CFR (Cost and Freight)
CFR berarti tanggung jawab penjual adalah untuk menghubungi
pengangkutan dan membayarkan biaya angkut yang dimaksud sampai
ke pelabuhan tujuan yang dijanjikan dalam kontrak. Penjual juga
mengatur bagaimana barang tersebut diangkut sampai berada di atas
kapal, dan membayar biaya menaikkan barang sampai ke kapal yang
dimaksud.
Incoterm 2000
a) CFR (Cost and Freight)
• Tanggung jawab penjual: memilih pengangkut samudra dan
membayar biaya angkut smapai pelabuhan tujuan, menaikkan
barang sampai ke alat angkut, mendapatkan lisensi ekspor
• Tanggung jawab pembeli: menerima barang yang diangkut oleh
jasa angkutan, membayar pajak impor, membayar asuransi
(bandingkan dengan CIF), melewati pabean
• Pengalihan resiko/tanggung jawab: saat barang melewati pagar
kapal di pelabuhan pengiriman
b) CIF (Cost, Insurance and Freight)

CIF harus dibandingkan dengan CFR, karena pada prinsipnya CIF
dan CFR sama, hanya saja CIF menambahkan kewajiban penjual
untuk membayarkan biaya asuransi (insurance). Asuransi kelautan
(marine insurance) umumnya sebesar harga dalam bukti
pembelian (invoice) ditambah 10%.
Incoterm 2000
b) CIF (Cost, Insurance and Freight)
• Tanggung jawab penjual: sama seperti CFR, dengan tambahan
membayar biaya asuransi kelautan
• Tanggung jawab pembeli: sama seperti CFR, namun pembeli tidak
menyediakan asuransi
• Pengalihan resiko: saat barang melewati pagar kapal di pelabuhan
pengiriman. Jika barang hilang/rusak di tengah jalan, pembeli
dapat melakukan klaim asuransi
c) CPT (Carriage Paid To)

CPT sama seperti CFR, hanya saja berlaku untuk semua moda
transportasi. Maka penjual turut bertanggung jawab untuk
menaikkan dan membayar biaya menaikkannya, termasuk
mengatur dan membayar biaya pengantaran barang sampai ke
pelabuhan tujuan.
• Moda transportasi: laut, air, truk, kereta, atau semua
Incoterm 2000
c) CPT (Carriage Paid To)
• Tanggung jawab penjual: sama seperti CFR, hanya saja untuk
semua moda transportasi
• Tanggung jawab pembeli: sama seperti CFR
• Pengalihan resiko: saat barang tiba pada jasa angkut pertama
d) CIP (Carriage and Insurance Paid To)

CIP sama seperti CIF, hanya saja berlaku untuk semua moda
transportasi (bandingkan juga dengan CPT).
• Tanggung jawab penjual: sama seperti CIF, hanya saja untuk
semua moda transportasi
• Tanggung jawab pembeli: sama seperti CIF
• Pengalihan resiko: saat barang tiba pada jasa angkut pertama. Jika
barang rusak/hilang di tengah jalan, pembeli dapat mengajukan
klaim asuransi
Incoterm 2000
4. KELOMPOK D, meliputi:
a) DAF (Delivered at Frontier)
DAF berarti penjual bertanggung jawab untuk pengangkutan dan
membayar biaya angkutnya sampai pada suatu titik perbatasan
pada negara pengimpor. Penjual juga melewatkan barang tersebut
melalui pabean.
• Moda transportasi: bisa semua, umumnya untuk pengangkutan
kereta internasional
• Tanggung jawab penjual: pengangkutan sampai titik batas negara
pengimpor, melalui pabean
• Tanggung jawab pembeli: pengangkutan dari titik batas sampai
tempat tujuan, membayar bea impor
• Pengalihan resiko: ketika barang siap diserahkan dari penjual pada
pembeli di titik batas negara pengimpor
b) DES (Delivered Ex Ship)

DES berarti penjual mengatur pengangkutan dan pembayarannya
sampai ketika kapal yang dimaksud tiba di pelabuhan tujuan dan
barang siap diturunkan dari kapal
Moda transportasi: laut dan air
Incoterm 2000
b) DES (Delivered Ex Ship)
• Moda transportasi: laut dan air
• Tanggung jawab penjual: mengatur pengangkutan hingga
pelabuhan tujuan
• Tanggung jawab pembeli: membongkarmuat dari kapal dan
membayarnya, melalui pabean
• Pengalihan resiko/tanggung jawab: ketika barang sudah siap
dibongkarmuat saat tiba di pelabuhan tujuan
c) DEQ (Delivered Ex Quay)

DEQ berarti penjual mengatur pengangkutan dan pembayarannya
sampai ketika barang tersebut dibongkarmuat pada dermaga di
pelabuhan tujuan.
• Moda transportasi: laut dan air
• Tanggung jawab penjual: mengatur pengangkutan hingga
pelabuhan tujuan, membongkarmuat barang sampai ada di
dermaga pelabuhan tujuan
Incoterm 2000
c) DEQ (Delivered Ex Quay)
• ….. tujuan
• Tanggung jawab pembeli: menerima barang dan melalui pabean,
membayar bea impor, mengantarkan barang sampai tujuan
terakhir di place of business pembeli
• Pengalihan resiko/tanggung jawab: saat barang diturunkan sampai
pada dermaga. Penjual umumnya mengasuransikan barangnya.
d) DDU (Delivery Duty Unpaid)

DDU sifatnya sama seperti DEQ, hanya saja berlaku untuk semua
moda transportasi.
• Tanggung jawab penjual: sama seperti DEQ
• Tanggung jawab pembeli: menerima barang sampai pada tempat
yang dijanjikan, melalui pabean dan membayar bea impor
• Pengalihan resiko/tanggung jawab: saat barang telah tiba di
barang yang dijajikan. Penjual umumnya mengasuransikan
barangnya.
Incoterm 2000
d) DDP (Delivery Duty Paid)

DDP sifatnya sama dengan DDU, hanya saja penjual mengusakan
lisensi impor, membayar bea impor, dan melalui barang lewat
pabean. Pada umumnya barang dikirimkan sampai tempat tujuan
akhir, yaitu place of business dari si pembeli.

• Tanggung jawab penjual: sama seperti DDU, hanya saja penjual
mengurusi semau proses pengangkutan sampai tempat tujuan
akhir
• Tanggung jawab pembeli: menerima barang sampai pada tempat
yang dijanjikan
• Pengalihan resiko/tanggung jawab: ketika barang diantarkan dan
tiba sampai tempat tujuan. Penjual umumnya mengasuransikan
barangnya.
12. Administrasi Kontrak & Manajemen Penyedia
Selama pelaksanaan kontrak, penanggung jawab kontrak (contract holder)
bertanggung-jawab untuk mengendalikan dan mengawasi pelaksanaan
kontrak sesuai dengan lingkup kerja, biaya, jangka waktu dan ketentuan lain
yang telah disepakati. Semua pekerjaan atau aktifitas yg dilakukan selama
pelaksanaan kontrak didokumentasikan kedalam sistem kearsipan, karena
akan diperlukan untuk keperluan audit dimasa mendatang, antara lain dalam
hal:
1. Melakukan evaluasi kinerja untuk memenuhi spesifikasi pekerjaan dan
jangka waktu pelaksanaan serta membuat laporan, dan memberikan
umpan balik (feedback) kepada Penyedia Barang/Jasa
2. Mengawasi pengeluaran biaya untuk menghindari kelebihan pengeluaran
biaya, antara lain dengan cara:
a) Proses pencarian sumber barang/jasa (sourcing)
b) Perencanaan strategi pengadaan
c) Tersedianya barang/jasa secara efektif dan efisien, serta
d) Pengadministrasian Kontrak
3. Mengelola administrasi arsip kontrak (filing system) agar semua

dokumen terkait tersimpan secara lengkap dan mudah ditemukan.
Manajemen Penyedia Barang/Jasa dimaksudkan untuk meningkatkan
kemampuan dan kinerja Penyedia Barang/Jasa, terutama bagi Usaha Kecil
termasuk Koperasi Kecil. Manajemen Penyedia Barang/Jasa meliputi sistem
administrasi, pembinaan, dan penilaian kinerja serta pemberian
penghargaan atau sanksi bagi para Penyedia Barang/Jasa:
A. Administrasi Penyedia Barang/Jasa Mampu:/Jasa:
1. Disusun Daftar Penyedia Barang/Jasa yang berisikan semua data

pokok tentang Penyedia Barang/Jasa yang diperlukan sebagai acuan
dalam menetapkan kemampuan Penyedia Barang/Jasa untuk dapat
mengikuti kegiatan pengadaan barang/jasa.
2. Penyedia Barang/Jasa dapat mendaftarkan diri untuk menjadi
Penyedia Barang/Jasa Mampu
B. Pembinaan Penyedia Barang/Jasa:
1. Pembinaan usaha diberikan kepada rekanan berpotensi untuk

memberikan kesempatan berusaha sesuai bidang usahanya untuk
menjaga persaingan yg sehat dalam berkompetisi.
2. Pembinaan terhadap Penyedia Barang/Jasa, dengan memberikan
pelatihan-pelatihan yang memberikan manfaat untuk meningkatkan
kinerja.
C. Penilaian Kinerja Penyedia Barang/Jasa.
VPM ?
VENDOR REGISTRATION
VENDOR QUALIFICATION
VENDOR DEVELOPMENT
Contract Implementation
Competitivity Responsivness
VENDOR TENDER &

QUALIFICATION ASSIGNMENT
Quality Punctuality
•no defects •material
•Type of •documents
damage •services
From Field
Feedback vendor evaluation
VPM ? Internal Company

Interface
Vendor
List
Vendor
Performance
Reporting
Vendor Vendors Order
Vendor &
Regristation Qualification
Phase Feedback
•Schedule Tim cross functions will be

•Standard PQ Form developed
•Electronic Vendor considered potential will
be PQ evaluated:
•Class – sub Class
•UK-BUK
1. Mengelola dan mengatur administrasi Pendaftaran Rekanan.
2. Melakukan Penilaian kualifikasi kepada rekanan secara Tim Work

untuk membuat “Qualified Vendor List” (Daftar Penyedia Mampu).
3. Melakukan penilaian kinerja Rekanan (Vendor Performance) dan
menjalankan sistem “sanksi & penghargaan” terhadap rekanan
mampu.
4. Membantu untuk meningkatkan kinerja rekanan yang potensial.
5. Menyelia kinerja rekanan.
6. Melakukan sosialisasi untuk kebijakan-2 perusahaan dan jika ada

peraturan-2 baru
• dw.ananto@gmail.com
(0811-160616)
• Kamaluddin_hasyim@yahoo.com
(0878-0999-1063)

Bahan Kuliah Procurement Management TRISAKTI, 16-05-11, Dwi Ananto

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bahan Kuliah Procurement Management TRISAKTI, 16-05-11, Dwi Ananto

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Bahan Kuliah

Purchasing atau pembelian mempunyai makna untuk membeli

Procurement Management (Manajemen Pengadaan) adalah

3. INVENTORY COST OPTIMIZER

Tujuan Pengelolaan Pengadaan Barang/Jasa yaitu:

•Buyer mencari sumber-sumber dari Penyedia Barang/Jasa

Mengevaluasi Penyedia •Buyer mengevaluasi Penyedia Barang/Jasa berdasarkan

Menetapkan Penyedia •Buyer dalam menetapkan Penyedia Barang/Jasa

REQUEST TENDER PROCESS

7. Menciptakan iklim persaingan sehat dengan cara meningkatkan

9. Melaksanakan ketentuan K-3LL yg berlaku di sektor migas

10. Meningkatkan kinerja & tanggung jawab para pelaku pengadaan.

4. Tidak melebihi batas kewenangan dalam mengambil keputusan

5. Mencegah terjadinya kerugian negara & perusahaan.

6. Tidak menyalahgunakan wewenang untuk keuntungan pribadi,

Pengadaan Barang (goods purchasing):

4. Sebagai pusat keuntungan (profit center):

PROCUREMENT PURCHASE ORDER SHIPPING MATERIALS

3. Pengadaan Dalam Rantai Suplai :

4. Pengadaan Sebagai Disiplin:

4. Akses pada produk & teknologi:

T EXHIBIT C. CONTRACTOR EQUIPMENT

Surat Pesanan Barang (Purchase Order)

4. Penyusunan Paket Pekerjaan:

No. FORMULASI STRATEGI IMPLEMENTASI STRATEGI

6. Pengadaan sebagai “ pusat & optimalisasi keuntungan”:

7. Sumber-sumber pengadaan (Procuremenet sourcing):

5. 2. Kontrak Berdasarkan Bentuk Perikatan/Perjanjian

1. Lumpsum atau fixed price

Jenis kontrak ini digunakan bila buyer mempunyai lingkup pekerjaan

1.Kontrak Bersama (Sharing Contract)

2.Kontrak Kemitraan (Alliance Contract)

3. Call Off Order

4.Multi Standing Agreement

5.Perjanjian Harga (Price Agreement)

A. PRA PENGADAAN B. PENGADAAN C. PASKA PENGADAAN

1. Initiating User Need 1. Bid Plan 1. Monitoring & Controlling

2. Tahapan Proses Pengadaan.

2. Planning. Merupakan kegiatan perencanaan sebelum proses procurement

Kebutuhan pengadaan user, bisa terdiri dari material, equipment, peralatan

Berikut adalah contoh sederhana dalam menentukan apakah perlu dibeli

Setelah keputusan diambil untuk mendapatkan barang / jasa dari pihak

2. Tahapan Proses Pengadaan.

Berikut gambaran yang menyajikan jenis kontrak sebagai pertimbangan

No. Tipe Kontrak Lingkup Kerja Resiko Buyer Resiko Seller

contoh tender jasa konstruksi gedung 10 lantai, dengan spesifikasi

Rencana pengadaan menjelaskan tata cara kegiatan procurement,

….rencana / strategi pengadaan:

B.1 Bid Plan (Rencana Pengadaan)

2. Tahapan Proses Pengadaan.

Lead Time: 3 – 6 Months

2. Tahapan Proses Pengadaan.

B.2.1 Pengumuman Pelelangan

B.2.2 Penilaian Kualifikasi (Pra-kualifikasi)

B.2.3 Pre-Bid Meeting ( Rapat Penjelasan Pra-Lelang)

2. Tahapan Proses Pengadaan.

B.2.4 Pemasukan Penawaran

B.2.5 Pembukaan Lelang (bid opening)

B.2.6 Evaluasi Penawaran

B.2.7 Usulan Pemenang Lelang

B.2.6 Pengumuman Pemenang

2. Tahapan Proses Pengadaan.

B.3 Contract Award (Penunjukan Pemenang Contract)