INSTRUKSI KERJA

PEMBUATAN MASTER DATA

NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0

KALLA GROUP
INTEGRATED SYSTEM AND CHANGE MANAGEMENT DIVISION
CORPORATE STRATEGIC DEVELOPMENT
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

DAFTAR ISI

CATATAN PERUBAHAN / REVIEW DOKUMEN.........................................................................3

DAFTAR PENYUSUN DAN NARASUMBER MASTER DATA...................................................4
I. METODE/TEKNIK/ALAT.......................................................................................................5
II. REFERENSI..............................................................................................................................5
III. KUALIFIKASI PELAKSANA.................................................................................................6
IV. INSTRUKSI KERJA.................................................................................................................6
5.1 Pembuatan Supplier Master (Sentralisasi di Holding).....................................................6
5.2 Pembuatan Item Master (Sentralisasi di Holding)............................................................7
5.3 Pembuatan Customer Master (Desentralisasi di SBU).....................................................7
Menu Path.........................................................................................................................................8
Prosedur.............................................................................................................................................8
V. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN...............................................................18
VI. LAMPIRAN.............................................................................................................................18

2
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

CATATAN PERUBAHAN / REVIEW DOKUMEN

Nomor Dokumen : NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0

R Diubah Oleh Diketahui

e *) Oleh **)
Alasan Item yang Tanggal v
No
Perubahan diubah perubahan i Para
s Initial f
Initial Paraf

Note : *) Initial dan Paraf Fungsi Penanggung Jawab SKK

**) Initial dan Paraf Fungsi Pengendali SKK

3
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

DAFTAR PENYUSUN DAN NARASUMBER MASTER DATA

PENYUSUN

N TANDA
NAMA NIK JABATAN DIRECTORATE
O TANGAN

Noviana Master Data Strategic

1. 201700744
Djuniad Analyst Development

2.

NARASUMBER

N NAMA NIK JABATAN DIRECTORATE TANDA

O TANGAN
Quality System
Andi Dedi & Supply Chain Corporate Strategic
1. 201300548
Zulkarnain management Development
Division Head
Finance &
2. Syarifuddin 200000161 Controller Corporate Finance
Division Head
Corporate
Risandy 200800313 Corporate Human
3. Human Capital
Mulyadi CapitalManagement
Department Head

Nadya 201700698 Pjs. Corporate Corporate Strategic

4.
Tyagita Communication Development

4
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

Andi Lolo Department Head

I. METODE/TEKNIK/ALAT
Pembuatan master data dilakukan dengan menggunakan menggunakan template sesuai
format disediakan atau langsung menginput karena dilengkapi modul pendukung.
PENGERTIAN

a. Customer Master adalah kumpulan data daftar customer sebagai data utama
yang digunakan untuk data transaksi Finance dan Supply Chain Management
b. Employee Master adalah kumpulan data karyawan sebagai data utama yang
digunakan untuk dasar transaksi Human Capital Management
c. Item Master adalah kumpulan data item barang sebagai data utama yang
digunakan untuk data transaksi Supply Chain Management
d. Master Data adalah data utama yang harus dibuat dengan benar supaya
transaksi bisa dilakukan. Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan
oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem Oracle
e. Sentralisasi adalah deskripsi terhadap pemusatan data
f. Sistem Oracle adalah aplikasi ERP yang terintegrasi antara modul Finance,
Supply Chain Management,dan Human Capital Management
g. Supplier Master adalah kumpulan data daftar supplier sebagai data utama yang
digunakan untuk data transaksi Finance dan Supply Chain Management

5
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

II. REFERENSI

a. Prosedur Kerja NO. B-001/HSI/ISCM001/2018-S2 Rev.0 tentang Sentralisasi

Master Data

III. KUALIFIKASI PELAKSANA

Pelaksana yang akan melakukan pembuatan master data baik yang disentralisasi
ataupun di input sendiri berdasarkan instruksi kerja merupakan individu atau kelompok
yang menguasai bidang pekerjaan dengan kualifikasi sebagai berikut :
1. Pendidikan minimal S1/setara
2. Memahami penggunaan master data secara transaksi

IV. INSTRUKSI KERJA

5.1 Pembuatan Supplier Master (Sentralisasi di Holding)
Mengisi template/table sesuai format yang diberikan. Kolom tersebut terdiri atas
beberapa kolom yaitu tanggal pengajuan, nama supplier, alamat supplier,kota,
nomor NPWP,nama dan SBU yang mengajukan dan liability distribution.
Template/table pengajuan supplier adalah sebagai berikut :

Kolom tanggal pengajuan diisikan dengan tanggal pengajuan master data, nama
supplier diisikan nama supplier yang akan diajukan sesuai kebutuhan, alamat supplier
diisikan alamat lengkap supplier (wajib tertulis nama jalan dan nomor bangunan),
kota diisikan kota supplier itu berada, Nomor NPWP/KTP diisi dengan nomor

6
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

NPWP/KTP supplier yang bersangkutan. Jika nomor NPWP/KTP tidak ada, maka
wajib untuk menuliskan alamat lengkap supplier. Hal ini dibutuhkan untuk
menghindari adanya duplikasi data pada master data supplier. Nama & SBU diisi
sesuai dengan nama & SBU yang mengajukan, serta kolom liability distribution
diisikan dengan kombinasi account liability distribution yang akan diisi oleh finance.
Setelah seluruh field pada form pengajuan telah lengkap, user meminta approval
kepada Section Head Procurement dan Section Head Finance. Form pengajuan dan
Scan Approval kemudian dikirimkan melalui email kepada Master Data Analyst.
Form pengajuan yang dikirim harus dalam format excel (.xls atau .xlsx) dan Scan
Approval dalam format pdf (.pdf). Tim master data akan memproses pengajuan jika
form pengajuan diisi dengan lengkap dan melampirkan scan approval.
List nama supplier yang diajukan dapat diajukan oleh SCM dan Finance sesuai
kebutuhan transaksi. Transaksi tersebut bisa melalui proses PR/PO atau langsung
invoice. Transaksi yang terkait supplier adalah transaksi untuk pembelian barang/jasa
operasional, reimburse, hutang karyawan, kebutuhan departemen, pembayaran listrik,
pembayaran air, pembayaran konsultan, dan lain-lain terkait pengeluaran uang sesuai
DoA SCM dan finance.

5.2 Pembuatan Item Master (Sentralisasi di Holding)

Mengisi template/table sesuai format yang diberikan. Kolom tersebut terdiri atas
beberapa kolom yaitu tanggal pengajuan, nama item, UoM (satuan item), harga
item, Expense/Inventory, Asset/Non Asset, COA item, dan nama & SBU yang
mengajukan. Template/table pengajuan item adalah sebagai berikut :

7
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

Kolom tanggal pengajuan diisikan tanggal pengajuan master data, nama item
diisikan dengan nama barang/jasa yang akan digunakan untuk transaksi, UoM
adalah satuan barang atau jasa yang akan digunakan, satuan ini diisikan satuan
terkecil. Harga item diisikan dengan harga satuan barang. Kolom
Expense/Inventory diisikan dengan status barang expense / inventory. Untuk
barang inventory adalah barang yang dikelolah di gudang atau alur masuk keluar
masuknya barang tercatat digudang sedangkan barang expense adalah barang yang
langsung dibiayakan tanpa dikelolah digudang. Kolom asset/non asset adalah
barang expense. Yang diakui asset di finance sesuai dengan DoA finance yaitu
barang yang harganya diatas Rp 500.000 dan umur barangnya diatas 1 tahun.
Nama & SBU diisi sesuai dengan nama & SBU yang mengajukan. Kolom COA
item diisikan kombinasi chart of account oleh finance. Category diisikan oleh
master data analyst sesuai format kategori item.

Setelah seluruh field pada form pengajuan telah lengkap, user meminta
approval kepada Section Head Procurement dan Section Head Finance. Form
pengajuan dan Scan Approval kemudian dikirimkan melalui email kepada Master
Data Analyst. Form pengajuan yang dikirim harus dalam format excel (.xls atau
.xlsx) dan Scan Approval dalam format pdf (.pdf). Tim master data akan
memproses pengajuan jika form pengajuan diisi dengan lengkap dan melampirkan
scan approval.

8
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

5.3 Pembuatan Customer Master (Desentralisasi di SBU)

Pembuatan customer master dapat dilakukan di tiap cabang yang memiliki akses untuk
membuat customer. Pembuatan customer master dapat dilakukan di modul Finance dan di
modul CRM. Di modul finance dapat membuat customer master dengan cara sebagai berikut
:

Menu Path

Cara I :
Home Receivables Customer

Cara II :
Navigator Receivables Customer

Prosedur0

1. Halaman antarmuka Customer dapat diakses melalui dua cara :

a. yang pertama, setelah proses log in berhasil dan dashboard oracle fusion
terbuka, cari dan klik menu home yang terdapat di bagian sebelah kanan atas
tampilan aplikasi;
b. yangkedua dapat dilakukan dengan mengakses melalui menu navigator.

Navigat Ho
or me

9
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

2. Pada Halaman Billing UI , Klik icon Tasks >>Create Customer

3. Pilih tipe dari customers pada field Customer Type

01 - Organization Information
Pada bagian Organization Information, informasi yang harus diisi adalah:
 Name: merupakan nama dari customer. Pada field ini isikan dengan nama PT, CV
di belakang (mis. INTI SUMBER PELITA, PT)
 Taxpayer Identification Number: merupakan NPWP dari customer

02 - Account Information
Pada bagian Account Information, informasi yang harus diisi adalah:
 Customer Type : Organization (Perusahaan) / Person (Perorangan)
 Account Number: isi dengan nomor KTP customer
 Account Description: isi dengan nama customer. Pada field ini isikan dengan
nama PT, CV di depan (mis. PT. INTI SUMBER PELITA)
 Account Type (Internal / External)
 Customer Class : isi dengan class customer pada pilihan
 Account Establishment Date: secara otomatis terisi hari ini

10
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

03 - Account Address
Pada bagian Account Address, informasi yang harus diisi adalah:
 Account Address set
 From Date
 To Date
 Site Name
 Mail Stop
 Country
 Address Line 1
 City
 State
 Postal Code

11
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

4. Pada bagian Address Purposes, klik ikon untuk menambahkan site. Pilih From
Date danPurpose sebagai Bill to.

Klik pada icon untuk menambahkan line lainnya. Pilih From Date dan Purpose
sebagai Ship to. Pilih Bill to site dari dropdown. Ini alamat yang sama sesuai yang
disediakan dibawah Address.

Klik (B) Save and Close

5. Klik Site Number untuk masuk ke dalam detail informasi Site Customer

12
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

6. Arahkan pada (S) Account Address Details

Klik pada baris pada (S) Address Purposes dengan Purposes terisi Bill to

Klik (I) pada (S) Reference Accounts untuk memberikan akses ke Business Unit

7. Akan muncul kotak dialog Create Reference Accounts

Isi data sebagai berikut:

 Business Unit : isi dengan nama Business Unit yang akan diberikan akses untuk
bertransaksi dengan customer tersebut
 Revenue : isi dengan revenue akun
 Receivable : isi dengan receivable akun

Klik (B) OK

Klik (I) untuk memberikan akses ke Business Unit lainnya, ulangi langkah ini
sampai semua Business Unit yang terkait sudah diberikan akses nya.

13
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

8. Scroll ke bagian atas pada (S) Organization Information, klik (B) Save

Klik (B) Save and Close

Customer telah berhasil diinput

Untuk pembuatan customer master dari modul CRM yang diinput oleh sales
person dapat terintegrasi ke modul OM dan finance. Pembuatan customer master
pada CRM, dapat dilakukan dengan cara berikut :

Prosedur0

1. Untuk melakukan Account Update (pembaharuan account), user harus masuk ke

menu account pada icon sales di halaman utama Oracle CRM

Navigasi:

Cara I

Home  Sales  Account

14
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

Cara II

Navigator  Sales  Accounts

2. Masukkan nama Accounts yang sudah terdaftar pada kolom “Find”. A Klik tombol

3. Klik nama Account

15
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

4. Klik tab “Contacts” . Kemudian klik tab Add Contacts

5. Masukkan salah satu kolom berikut untuk melakukan pencarian atas contact yang sudah terdaftar
:
 First Name
 Last Name
 Phone
 E-Mail
 Account
 Job Tittle
 Owner
 Favourite Contact
 Registry ID
Setelah itu klik tombol “search” untuk melakukan pencarian atas contact yang sudah terdaftar.

16
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

6. Setelah muncul nama contact yang dicari, klik tombol , lalu klik tombol “OK”. Jika contact yang
dicari tidak ada atau belum terdaftar, klik tombol “Create Contact” untuk membuat contact baru
(lihat scenario 6).

7. Klik Save

17
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

8. Klik CreateARcustomer
Menu CreateARcustomer ini tujuannya untuk integrasi agar dapat digunakan user finance dan
Order Management

Yang harus diperhatikan dalam pembuatan item adalah format customer yang telah
menggunakan format yang telah ditentukan. Berdasarkan lampiran surat edaran
dengan no : 036/Deputi/DIRUT/HIS/XII/2017 Corporate Strategic, standarisasi
customer harus menggunakan nomor NPWP / KTP sebagai account number.
Berikut adalah kamus customer master yang perlu diperhatikan :

No Subjek Purpose Recommendation

Sebelum menambahkan customer master harus dipastikan untuk
1
mengecek customer yang telah ada di Oracle. All company
2 Pengisian account number harus menggunakan nomor KTP/NPWP All company
Untuk customer service , ada
Kecuali : kebijakan jika tidak mempunyai
Hadji kalla nomor KTP/NPWP bisa diisi dengan
nomor rangka mobil
Untuk customer service , ada
Kecuali: kebijakan jika tidak mempunyai
Kars Inti Amanah nomor KTP/NPWP bisa diisi dengan
nomor rangka mobil
Selain perusahaan Harus menggunakan nomor
tersebut KTP/NPWP
Account established date diisi dengan back date tujuannya agar transaksi
3 Default rekomendasi 01/01/00
lama masih terprovide All company
Default rekomendasi
4
Account address set wajib diisi All company Kalla_Customer_Set
From date diisi dengan back date tujuannya agar transaksi lama masih
5 Default rekomendasi 01/01/00
terprovide All company
Default rekomendasi bill to dan ship
6
Address purpose diisi dengan bill to dan ship to All company to 01/01/00

V. INDIKATOR DAN UKURAN KEBERHASILAN

Ukuran keberhasilan dan instruksi kerja
1. Seluruh item master tidak ada duplikasi
2. Seluruh supplier master tidak ada duplikasi

18
 INSTRUKSI KERJA

PEMETAAN SISTEM KUALITAS KERJA

NO. SOP NO. C-001/HSI/QSC001/2018-S2 Rev.0 REVISI 00

TANGGAL TIPE
TERKENDALI
BERLAKU DOKUMEN

3. Seluruh customer master tidak ada duplikasi

VI. LAMPIRAN
Lampiran 1 : surat edaran dengan no : 036/Deputi/DIRUT/HIS/XII/2017 Corporate Strategic

Disiapkan oleh : Diperiksa oleh : Disetujui oleh :

Quality System Department Quality System & Supply
Head
Chain Management
Divison Head

Noviana Djunaid Uswatun Khasanah Andi Dedi Zulkarnain

Putra
Tgl : Tgl : Tgl :

19
Lampiran 1 : surat edaran dengan no : 036/Deputi/DIRUT/HIS/XII/2017 Corporate Strategic