MANAJEMEN PEMELIHARAAN

1. Pengantar Manajemen

Dalam banyak hal, organisasi-organisasi yang ada dan berkembang pada saat ini mempunyai banyak perbedaan. Akan tetapi lepas dari
perbedaanperbedaan yang ada, semua memiliki beberapa kesamaan yang pokok.

Unsur kesamaan yang paling tampak dimiliki oleh organisasi-organisasi adalah unsur tujuan atau maksud. Tujuan tersebut dapat berbeda-beda,
tetapi tanpa suatu tujuan maka tidak ada harapan bagi suatu organisasi untuk tumbuh dan berkembang, ataupun tetap bertahan hidup.

Organisasi-organisasi harus memiliki suatu program atau metode tertentu untuk mencapai tujuan tadi. Tanpa adanya rencana, untuk apa rencana
dibuat, tidak ada sebuah organisasi yang dapat bekerja efektif. Organisasi-organisasi harus memperoleh dan mengalokasikan sumber daya yang
diperlukan untuk mencapai tujuan (Stonner, 1988 : 3)

2. Batasan Dan Konsep Dasar Manajemen

Mary Parker Follet menyatakan bahwa, manajemen dapat diberi batasan sebagai Seni untuk melaksanakan/menyelesaikan suatu pekerjaan melalui
orang. (Stoner 1988 : 4). Berikut ini adalah batasan manajemen yang sedikit lebih kompleks yaitu : Manajemen adalah proses perencanaan,
pemimpinan, pengorganisasian, dan pengendalian upaya anggota organisasi dan proses penggunaan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi yang telah ditetapkan (Stoner, 1988 : 84)

Sedangkan proses itu sendiri berarti suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan pada aspek-aspek kegiatan yang penting dan
saling berkaitan. Kegiatan-kegiatan itu merupakan konsep dasar dari manajemen yang meliputi antara lain:

1. Perencanaan (Planning) Manajer harus terlebih dahulu memikirkan dengan matang tujuan dan tindakannya. Tindakan manajer biasanya
didasarkan atas suatu metode, rencana, atau logika tertentu.
2. Pengorganisasian (Organizing) Manajer mengkoordinasikan sumber daya manusia serta sumber daya bahan dan alat yang dimiliki
organisasi bersangkutan dengan kemampuan tertentu untuk mengerahkan sumber daya dalam mencapai tujuannya. Jelas kiranya semakin
terpadu, terkoordinasi tugas-tugas sebuah organisasi, akan semakin efektiflah organisasi tersebut.
3. Pengarahan (Directing) Bagaimana Manajer mengarahkan dan mempengaruhi para bawahan, bagaimana agar orang-orang lain
melaksanakan tugas-tugas yang esensial. Dengan menciptakan suasana yang tepat, manajer membantu para bawahannya untuk bekerja
sebaik-baiknya.
4. Pengkoordinasian (Coordinating) Pengkoordinasian dapat diartikan sebagai proses untuk menyatukan berbagai tujuan dan kegiatan dari
berbagi satuan organisasi agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
 5. Pengendalian (Controlling) Manajer berusaha untuk menjamin organisasi untuk bergerak ke arah tujuannya dengan benar. Apabila ada
bagian tertentu dari organisasi itu pada jalan yang salah, manajer harus berusaha untuk menemukan penyebabnya kemudian mengarahkan
kembali ke jalan yang benar.

Fase Proses Pencapaian Tujuan

3. Pengertian Manajemen Pemeliharaan

Secara garis besar pengertian manajemen pemeliharaan yaitu pengorganisasian operasi pemeliharaan untuk memberikan performansi mengenai
peralatan produksi dan fasilitas industri. Gagasan yang timbul mengenai pokok-pokok pikiran dalam perencanaan program pemeliharaan
ditunjukkan oleh tiga buah pertanyaan sebagai berikut:

1. APA YANG HARUS DIPELIHARA ?

2. BAGAIMANA CARA PEMELIHARAANNYA

3. KAPAN MELAKUKAN PEMELIHARAANNYA ?

Dasar pemikiran yang sehat dan logis adalah suatu persyaratan terbaik dalam mengorganisasikan pemeliharaan. Pengorganisasian ini mencakup
penerapan dari metode manajemen dan memerlukan perhatian yang sistematis. Hal ini merupakan pekerjaan yang harus dipertimbangkan secara
sungguhsungguh dalam mengatur perlengkapan. Dimana perlengkapan itu merupakan peralatan, material, tenaga kerja, biaya, teknik atau tata cara
yang diterapkan serta waktu pelaksanaannya. Dengan mengetahui tujuan dan sistem manajemen yang diterapkan, maka akan dapat mengatasi
masalah, megambil tindakan serta mengerti dengan jelas permasalahan yang sedang dihadapi.

Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam merencanakan organisasi maintenance antara lain :

1. Situasi Geografis; Suatu pabrik/plant akan mudah dipelihara dari suatu bengkel dan control yang tersentralisasi, sedangkan suatu pabrik
yang letaknya terpencar harus memiliki kelompok-kelompok maintenance yang terdesentralisasi, bahwa barangkali organisasi-organisasi
yang parallel akan memberikan hasil yang efisien.
2. Jenis Peralatan (Equipment); Apabila terdapat banyak mesin yang sejenis dalam pabrik maka penanganan maintenance secara sentralisasi
akan lebih baik daripada desentralisasi. Sebaiknya bila pada bagian pabrik terdapat banyak mesin yang sejenis dan pada bagian lain terdapat
banyak mesin lain yang sejenis maka penanganan secara desentralisasi mungkin lebih baik.
 3. Kontinuitas operasi (Operational Continuity); Suatu pabrik yang bekerja dalam satu shift selama lima hari kerja per minggu dan pabrik lain
yang bekerja 24 jam sehari selama 7 hari seminggu tentunya memiliki masalah-masalah yang sangat berbeda sehingga perlu ditangani
dengan bentuk organisasi yang berbeda pula.
4. Ukuran Pabrik (Plant type); Pabrik yang besar lebih banyak memerlukan tenaga maintenance daripada pabrik yang kecil. Keadaan ini
sesungguhnya tidak mempengaruhi banyak kepada segi organisasi. Akan tetapi pada pelaksanaannya akan membutuhkan pengawasan dan
pertanggung jawaban yang berbeda dimana pada tingkat yang lebih kecil maka akan lebih kecil pula tingkat pertanggung jawabannya.
5. Tenaga Kerja, Training dan kehandalannya; Hal ini perlu mendapat perhatian dalam membuat membuat suatu organisasi maintenance
karena ada pengaruhnya terhadap beban pengawasan dan fasilitas untuk training. Di daerah dimana tenaga kerja yang andal sangat langka
diperoleh maka pengawas dan fasilitas training yang baik harus mudah didapat.
6. Ruang Lingkup bagi Maintenance; Dalam suatu bagian maintenance yang diserahi tanggung jawab hanya untuk memelilhara mesin saja,
maka beban organisasinya tidak seberat suatu bagian maintenance dengan tanggung jawab yang meliputi bidang kerja lain.
7. Jenis Perusahaan; Setiap perusahaan mempunyai kepentingan yang berbeda atas pelayanan maintenance yang baik. Pada
perusahaanperusahaan angkutan umum, lebih banyak dituntut dari segi keamanan agar alat transportasi dapat berfungsi sebagaimana
mestinya sehingga bagian maintenance merupakan bagian yang sangat penting.

Hampir semuanya, dalam industri permesinan, penanaman modal dalam pembelian mesin-mesin merupakan anggaran terbesar oleh karenanya
pertanggungan jawab untuk memelihara modal yang tertanam ini harus ditempatkan pada manajemen yang tinggi.

4. Prosedur Perencanaan Pemeliharaan

Kebanyakan manager dalam industri sekarang ini telah mendengar mengenai pemeliharaan terencana dan mengetahui serba sedikit keuntungan
yang didapat dari penyusunan dan pelaksanaan suatu rancangan pemeliharaan terencana.

Pada perkembangannya sistem pemeliharaan yang terencana telah dapat dibuktikan keuntungannya terutama oleh teknisi-teknisi maintenance
yang terjun langsung dalam pelaksanaan sistem pemeliharaan terencana. Skema dibawah ini menunjukkan bagaimana sistem kerja pemeliharaan
terencana.
Skema Prosedur Pemeliharaan Terencana

Langkah pertama menentukan terlebih dahulu apa yang akan dipelihara. Hal ini amat tergantung persiapan segala fasilitas. Jadwal pemeliharaan
harus disiapkan untuk setiap bagian pabrik atau peralatan produksi yang akan dipelihara. Mencakup pula keterangan-keterangan bagaimana
pemeliharan tersebut harus dilakukan.
Sesudah mempersiapkan jadwal pemeliharaan, selanjutnya menyusun spesifikasi pekerjaan (instruksi kerja) yang pada dasarnya merupakan alat
komunikasi dengan pelaksana untuk mengarahkan dalam menjalankan kegiatan pemeliharaan pada peralatan produksi tertentu. Beberapa manfaat
dari spesifikasi pekerjaan atau lebih sering disebut dengan instruksi kerja antara lain :

1. Merupakan instruksi dasar tindakan yang harus dilakukan -Menunjukkan metode kerja, alat-alat apa yang dibutuhkan atau alat uji apa yang
harus digunakan.
2. Dapat dianggap sebagai standar kerja, sehingga siapapun yang melakukan mempunyai cara yang sama, sekaligus mempengaruhi
keselamatan kerja.

Bagian pemeliharaan sebaiknya merencanakan program pemeliharaan berkala untuk selama jangka waktu tertentu. Secara ideal memang
dijabarkan dalam jangka waktu satu tahun, tetapi biasanya perusahaan-perusahaan sulit melakukannya karena banyak faktor yang akan
mempengaruhi produksi dan kebutuhan perusahaan secara keseluruhan. Sebagian menjabarkan dalam periode bulanan, tetapi ada juga dalam
mingguan. Kegiatan ini memerlukan hubungan yang erat dengan bagian produksi untuk saling mengumpulkan informasi. Hasilnya sudah barang
tentu harus diketahui oleh kedua belah pihak Tanggung jawab untuk menentukan siapa yang akan mengerjakan tergantung dari foreman atau
supervisor yang bersangkutan, yang tentu sangat mengetahui siapa yang sepantasnya melakukan pekerjaan tersebut.

Walaupun sudah mempercayai kemampuan dari mekanik, tetap laporan hasil inspeksi diperlukan sebagai usaha untuk menyimpan data kondisi
perlatan produksi paling dini atau lebih dikenal dengan history record.

Perencanaan penjadwalan disusun dengan bertitik tolak dari perancangan operasi perusahaan secara keseluruhan, sebelum menetapkan rencana
harus dilakukan analisa terlebih dahulu untuk menetapkan sampai sejauh mana posisi kita berada sekarang. Faktor-faktor yang harus diperhatikan
dalam mempertimbangkan untuk menetapkan jadwal pemeliharaan adalah sebagai berikut :

tingkat kerumitan pemeliharaan

jadwal perkiraan waktu produksi
tingkat pemeliharaan yang harus dilakukan
kartu riwayat peralatan produksi (history card)
kemampuan personil pelaksana pemeliharaan

Mesin-mesin yang mempunyai tingkat kerumitan yang sama, harus dibagi merata selama setahun, untuk menghindari beban kerja yang tidak merata
dalam satu tahun.

Jadwal pemeliharaan peralatan produksi terbagi menjadi beberapa jenis

antara lain :
 1. Jadwal pemeliharaan jangka pendek, adalah jadwal pemeliharaan peralatan produksi harian yang berupa pelumasan pada waktu peralatan
akan dipakai atau setelah digunakan produksi. Pemeliharaan ini dapat dilakukan oleh operator dari peralatan produksi tersebut dengan
memberikan petunjuk-petunjuk pemeliharaan terlebih dahulu kepada para operator tersebut.
2. Jadwal pemeliharaan jangka sedang, adalah pemeliharaan peralatan produksi bulanan yang disusun dari jadwal pemeliharaan tahunan yang
dalam penyusunannya harus disesuaikan dengan jadwal produksi pada bulan yang bersangkutan sehingga tidak terjadi bentrokan.
3. Jadwal pemeliharaan jangka panjang, adalah pemeliharaan yang mencakup pemeliharaan total atau sering dikenal dengan Overhaul.
Pemeliharaan jangkan panjang ini memerlukan persiapan yang matang dalam satu tahun ke depan dengan melihat riwayat mesin pada tiap
bulannya. Hal yang perlu diperhatikan adalah waktu pelaksanaan overhaul tersebut karena tentunya peralatan produksi tidak dapat
berproduksi sama sekali pada saat itu sehingga diperlukan kecepatan, ketepatan dalam pelaksanaan Overhaul.

Waktu yang dipergunakan untuk pemeliharaan harus dibatasi sesedikit mungkin karena dalam Maintenance dikenal : Availability, adalah
kemampuan unjuk kerja peralatan produksi secara optimal tanpa terjadinya gangguan apapun yang akan mengakibatkan terganggunya proses
produksi (efisiensi).
Secara matematis dapat dijabarkan sebagai berikut :
Availability = ((waktu operasi / (waktu operasi+down time)) x 100%
Atau,
Efisiensi = ((waktu pemakaian / (waktu pemakaian+down time)) x 100%

Dalam hal ini kebijakan dari besarnya nilai prosentasenya yang ditentukan oleh pihak perusahaan dimana diharapkan nilai prosentase yang
ditetapkan adalah ideal dan menyesuaikan dengan karakteristik serta jenis perusahaan yang menerapkan.
SOP

STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

May 15, 2014 by ellerenc Leave a comment

Saat ini masih ada beberapa perusahaan yang beroperasi tanpa didukung dengan sebuah sistem yang baku. Operasional perusahaan lebih banyak
didasarkan pada kebiasaan yang sudah dijalankan selama bertahun-tahun. Karyawan bekerja dengan cara mengikuti kebiasaan para karyawan
sebelumnya. Hasilnya dapat dilihat apabila seorang karyawan yang memegang suatu pekerjaan tertentu mendadak tidak masuk kerja, maka tidak
ada karyawan yang menggantikannya karena tidak mengetahui proses kerja. Tentu saja hal ini akan sangat menghambat operasional perusahaan,
maka diperlukan adanya berbagai tahapan standar yang dibakukan dan menjadi sistem baku dalam perusahaan. Sistem tersebut yang kemudian
dikenal sebagai sistem standar operasional (Standard Operating Procedures / SOP).

Definisi SOP

1. Standard Operational Procedures is detailed, writtem instruction to achieve uniformity of the performance of a specific function (International
Conference on Harmonisation / ICH)).
 2. SOP adalah pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan
bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi,
telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis (Rudi M Tambunan)
3. Suatu standar/pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi.
4. SOP merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu.
5. SOP adalah satu set perintah kerja atau langkah-langkah yang harus diikuti untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan berpedoman pada tujuan
yang harus dicapai.

Tujuan Pembuatan SOP

1. Agar karyawan dapat menjaga konsistensi dan tingkat kinerjanya atau tim dalam organisasi atau unit kerja.
2. Agar mengetahui dengan jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi.
3. Memperjelas alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari karyawan.
4. Melindungi organisasi/unit kerja dan karyawan dari malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya.
5. Untuk menghindari kegagalan/kesalahan, keraguan, duplikasi dan inefisiensi

Fungsi SOP

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.

2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Kapan SOP dibuat ?

Sebelum suatu pekerjaan dilakukan, SOP harus sudah ada.

Digunakan untuk menilai apakah pekerjaan tersebut sudah dilakukan dengan baik atau tidak .
Saat pengujian SOP sebelum dijalankan (1-2 bulan trial).
Jika ada perubahan langkah kerja, misal adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yang mempengaruhi
lingkungan kerja.

Keuntungan menggunakan SOP

 1. Aturan main dalam perusahaan menjadi lebih jelas karena perusahaan memiliki acuan operasional yang baku.
2. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana sebagai alat komunikasi dan pengawasan terhadap pekerjaan agar dapat dilaksanakan secara
efisien dan konsisten.
3. Aktivitas operasional akan lebih lancar karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang
menjadi tanggungjawabnya
4. Dokumen yang digunakan sudah standar, sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Terutama bila perusahaan tersebut besar
dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi (bisa menjadi salah satu alat
training).
5. Image perusahaan akan meningkat karena rapi secara administrasi.
6. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization)

Jenis SOP

Sederhana, dengan langkah langkah yang ringkas dan hanya memerlukan sedikit keputusan
Hirarki, dengan langkah-langkah yang rinci, panjang, konsisten
Flowchart berisi banyak keputusan-keputusan atau pertimbangan-pertimbangan

Bentuk SOP

Dokumen tertulis
Diagram atau alur kerja (flow chart)

Untuk siapa SOP dibuat ?

SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan dalam hal ini karyawan perusahaan dari level terbawah hingga manager. SOP akan berbeda
untuk pekerjaan yang dilakukan secara sendirian, pekerjaan yang dilakukan secara tim dan untuk pengawasan pekerjaan tersebut.
Manager menggunakan SOP untuk memastikan agar setiap orang mengikuti langkah-langkah yg sama setiap kali menjalankan prosedur.

Siapa pembuat SOP ?

Idealnya pembuatan SOP ditangani oleh Departemen tersendiri karena SOP harus selalu direview atas sistem yang sudah ada serta perlu adanya
pengembangan atas sistem tersebut. Departemen tersendiri yang menangani SOP tersebut ditujukan untuk menjamin independensi yang
mementingkan sisi perusahaan dan internal kontrol serta mampu menjadi mediator antar departemen agar operasional perusahaan dapat berjalan
lancar.
Secara ideal SOP disusun oleh satu tim yang terdiri dari Penulis SOP (author), Pelaksana di lapangan (employee), Pengawas lapangan
(supervisor), Atasan pengawas (manager).

Prosedur dan Langkah SOP

Setiap perusahaan terdiri dari beberapa sistem seperti production, purchasing, marketing, sales and distribution, human resources, accounting,
finance dll. Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh seluruh sistem tersebut dapat berjalan dan bekerjasama.
Setiap sistem disusun atas beberapa Prosedur Kerja, misalnya prosedur penerimaan barang dari supplier, prosedur penyimpanan barang di gudang,
prosedur pengawasan produksi dan lain lain.
Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah prosedur. Dalam pelaksanaannya, langkah-langkah tersebut merupakan tempat
terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur tidak dibakukan.

Menyusun SOP secara Efektif dan Efisien

Pengertian Efektif dan Efisien (Drucker)

Efektif : mengerjakan pekerjaan yang benar atau tepat

Efisien : mengerjakan pekerjaan dengan benar atau tepat

SOP yang efektif adalah

SOP yang mencerminkan upaya pencapaian tujuan, dalam menjalankan misi Organisasi, untuk mewujudkan Visi
Memenuhi kriteria manual SOP
Memahami Hambatan-hambatan dalam penyusunan dan implementasi SOP

Kriteria Manual SOP

Spesifik, yaitu penyusunan SOP harus khas dan detail, sesuai dengan kebutuhan organisasiPenyusunan SOP harus dilakukan observasi terhadap
organisasi secara rinci dan lengkap, mengenai: Struktur Organisasi, struktur pengambilan keputusan, lingkup dan cakupan bisnis atau aktivitas
organisasi, kekhasan operasional, kekhususan administratif, dan peraturan-peraturan yang mengikat.
Lengkap prosedur tertentu dan lengkap untuk prosedur yang dibutuhkan.
Jelas dan mudah dipahami, dapat dicerna dengan baik, Tidak menimbulkan banyak tafsiran.
 Layak Terap (Applicable), dapat diaplikasikan dengan baik terutama karena ada dukungan manajemen dan budaya organisasi.
Controllable, dapat dipahami oleh organisasi dan semua unsur organisasi.
Layak Audit
Layak Ubah (Changeable and flexible), mampu mengantisipasi perubahan (bisnis atau aktivitas) dan perubahan lingkungan organisasi.

Pembuatan SOP

Selalu bayangkan siapa pengguna SOP

Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
Gunakan prinsip Ceritakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan
Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SO (buat daftar topik yg harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
Jelas dan ringkas: hindari kalimat yg panjang
Komplit: semua informasi penting yg digunakan untuk menjalankan kegiatan
Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
Koheren: menunjukan alur dan urutan langkah utk menjalankan kegiatan
Mulailah dgn kata kerja dan hindari kalimat pasif
Buat draft terlebih dahulu
Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yg sama akan dirasakan oleh pembaca

Prinsip Pembuatan SOP

Panjang vs Pendek
Jelas vs Tidak Jelas
Bertelete tele vs Ringkas

Tingkat Rincian

Prosedur harus berisi semua langkah yg penting yg harus dijalankan dgn seragam oleh semua karyawan. Hilangnya salah satu langkah penting akan
menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan prosedur.
Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan karyawan dapat terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training
dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yg mungkin akan muncul.
 Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yg tidak rinci/sederhana. Pembuatan flow chart utk
prosedur yg bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya pola langkah yg panjang, berantakan dan susah utk dimengerti

Format SOP

Nama modul
Tujuan
Ruang lingkup
Referensi/Pedoman
Sarana
Prosedur kerja
Flowchart : menggambarkan sebuah algoritma yang terstruktur dan mudah dipahami oleh orang lain. Diagram alir ini akan menunjukkan alur di
dalam program secara logis, dibutuhkan sebagai alat komunikasi dan dokumentasi, digambarkan dengan orientasi dari atas ke bawah. Setiap
kegiatan dalam diagram alir dinyatakan secara eksplisit, dimulai dari satu Start dan berakhir pada satu atau lebih Terminal/ Akhir serta
menggunakan penguhubung (Connector) dengan label untuk menunjukkan keterhubungan antar path terputus/terpotong: misalnya ganti halaman.

Simbol Simbol Diagram Alir

Basic Flowchart
Tahapan Pembuatan SOP

Apa saja yang perlu disiapkan dalam proses pembuatan sebuah SOP ? Tahapan umum yang harus diperhatikan dalam pembuatan SOP, yaitu :

1. Bisnis Usaha yaitu mempelajari dahulu apa bisnis usaha perusahaan yang akan kita buat SOP. Cari informasi sejelas dan selengkap mungkin.
2. Survei yaitu melakukan survei lokasi yang akan disiapkan sistemnya, melakukan juga interview bila diperlukan.
 3. Buat daftar kebutuhan yaitu membuat daftar dari semua peralatan, hardware dan software (bila ada) dan kebutuhan lainnya yang diperlukan.
4. Menghitung biaya yang akan dikeluarkan untuk setiap kemungkinan sistem yang akan dijalankan.
5. Pilih sistem terbaik yang akan dikembangkan. Pemilihan dilakukan atas semua pertimbangan yang ada dari team pembuat SOP sendiri dan
diputuskan oleh pimpinan perusahaan.
6. Buat draft SOP yaitumenyiapkan dan menyusun draft SOP, lakukan pembahasan dengan team SOP, lakukan presentasi bila diperlukan. Penyiapan
draft ini didalamnya berisikan isi manual SOP seperti yang sudah dibahas diatas, termasuk testing (trial and error).
7. Memintakan persetujuan SOP yang dibuat sebelum diaplikasikan

Hambatan hambatan dalam penyusunan SOP

Hambatan Organisasional, misal seperti aspek dari gaya manajemen, fleksibilitas organisasi, jumlah lapisan jabatan/panjangnya birokrasi, Jumlah
rentang kendali jabatan, pola komunikasi dalam organisasi, kualitas SDM, dan Budaya Organisasi.

Hambatan Operasional, yaitu karaktersitik operasional mencakup Jenis kegiatan, ciri-ciri produk atau jasa, Budaya Masyarakat, Kemapanan
Operasional; Keterikatan terhadap peraturan pemerintah, dan Ukuran Operasional mencakup Kontrol Internal untuk Organisasi besar dan
operasional yang luas yang berbeda standar.

Hambatan Manajerial, misalnya Visi, Misi, dan strategi organisasi, Dukungan Manajerial, Pengawasan Manajerial yaitu perubahan bisnis atau
lingkungan bisnis; dan tekanan Manajerial.

Hambatan Personal, misal tidak memiliki kemampuan dalam mengikuti perubahan, tidak memiliki motivasi, dan memiliki kepentingan pribadi

Implementasi SOP
SOP yang sudah mendapat persetujuan dapat diterapkan dengan memberikan arahan kepada pelaksana bagaimana mengimplementasikan sistem
tersebut. Pelaksaan implementasi ini perlu didampingi oleh Team pembuat SOP.

Review SOP
Sebuah SOP baru yang sudah dilakukan proses implementasinya perlu untuk direview minimal 1 (satu) tahun atau kurang, setelah SOP tersebut
diimplementasikan. Hal ini penting sekali mengingat sistem yang baru dicoba terkadang menimbulkan permasalahan baru yang tidak diprediksi
sebelumnya dan harus cepat diselesaikan agar tidak menggangu operasional dari perusahaan. Selanjutnya review dapat dilakukan berkala sesuai
kebutuhan perusahaan.
Kesuksesan Penerapan SOP
Kesuksesan perusahaan dalam mengaplikasian SOP dipengaruhi oleh beberapa aspek, meliputi :

1. Support dari semua departemen, karena SOP umumnya melibatkan banyak aktivitas lintas Departemen, maka seharusnya setiap Kepala
Departemen menmberikan support penerapan SOP tersebut di Departemen masing-masing, memberikan pengarahan dan instruksi kepada
bawahannya untuk pengaplikasian SOP.
2. Komitmen pimpinan perusahaan, karena SOP ini produk bersama yang disusun melibatkan seluruh lapisan golongan dalam perusahaan dan
disetujui oleh para pimpinan perusahaan maka komitmen para pimpinan di perusahaan untuk tetap menjaga kelangsungan SOP sangatlah penting
dan menjadi kunci utama keberhasilan penerapan SOP. SOP dibuat untuk dijalankan bersama dan tidak ada perlakukan spesial untuk karyawan
tertentu dalam pelaksanaannya. Bila terdapat pengecualian maka akan dimasukan dalam hal pengecualian yang diatur pula pelaksanaanya dalam
SOP.

Contoh contoh SOP :

Contoh SOP_1
Contoh SOP_2
Contoh SOP_3