PURCHASING

(PEMBELIAN/PENGADAAN)
 PURCHASING
(PEMBELIAN/PENGADAAN)
TUJUAN

ATAS DASAR AKTIVITAS

• Menyediakan material & jasa secara kontinyu
• Menjaminkesinambungan persediaan dari berbagai
sumber dgn tetap memelihara hubungan yg baik dgn
sumber yg ada
• Memelihara hubungan yg baik dgn bagian lain dalam
perusahaan
• Membeli secara efisien

ATAS DASAR OUTPUT

• Mendapatkan material & jasa dgn kualitas yang sesuai,
ekonomis, tepat waktu, dan dari pemasok yang handal
 KONTRIBUSI PURCHASING

6,9% Laba bersih

4,1% Pajak

4,8% Penyusutan

5,9% Bunga bank

51,1%

27,2%
Gaji & kesejahteraan

Problematika bahan baku !

Pembelian - Impor ( > 90% )
bahan baku & jasa - Dipengaruhi kurs mata uang asing
 Mulai MEMBELI ATAU
No No
MEMBUAT SENDIRI
1 2 3
Ya 1. Ingin desain tetap
Ya
rahasia?
Ya 4 No 2. Punya tenaga ahli?
Ya
3. Bermanfaat punya
No tenaga ahli?
5
No
4. Punya kelebihan
Ya
kapasitas?
No
6
5. Membeli lebih murah?
Ya
6. Ada pemasok yang baik?
Ya No
7
7. Ada pertimbangan lain?

Membuat Membeli
 ARUS INFORMASI INTERNAL
KEPADA PURCHASING
Sales forecast
Anggaran Perencanaan

Teknik Akuntansi

Purchasing
PPIC Hukum

Produk baru Penerimaan

Stok QC
 ARUS INFORMASI EKTERNAL
KEPADA PURCHASING
Situasi pasar
Sumber pemasok Info produk lama

Kecepatan produksi Info produk baru

pemasok

Purchasing
Kapasitas pemasok Transportasi

Keadaan karyawan Tarif angkutan

Pajak Harga & diskon

 ARUS INFORMASI
DARI PURCHASING
Direksi

Teknik Akuntansi

Purchasing

Produksi Hukum

R&D Keuangan

Gudang Pemasaran
AUDIT & PERSETUJUAN PEMASOK
PIC : QA +
BID. LAIN
PEMASOK PEMASOK
BHN AWAL BHN KEMAS

KRITERIA EVALUASI
PENERIMAAN AUDIT & PEMASOK
PERSETUJUAN
PEMASOK Riwayat &
mutu produk

Audit pemasok
APPROVED
VENDOR LIST
Evaluasi
berkala
EVALUASI TERHADAP PEMASOK
PENILAIAN
KRITERIA KRITERIA

Manajemen mutu
BOBOT (%)
Kualitas (Quality)
Harga (Cost)
Penyerahan (Delivery) KALKULASI
Lokasi
Kapasitas
Etika bisnis NILAI TOTAL

Keamanan suplai
Approved
Vendor List
 SIKLUS PURCHASING

PEMBAYARAN PERMINTAAN

EVALUASI DOKUMEN PENELITIAN

INSPEKSI & QC TENDER

PENERIMAAN PEMILIHAN PEMASOK

PENGIRIMAN PURCHASE ORDER

 METODE PURCHASING

CONTRACT BUYING SPECULATIVE BUYING

Beli banyak dgn perkiraan
Kebutuhan besar, harga melonjak jika dijual
pemakaian teratur, kembali
kebutuhan masa depan
cukup meyakinkan
BLANKET BUYING
Beli banyak, penyerahan
PROGRESSIVE STOCK bertahap sesuai kebutuhan
BUYING
HAND TO MOUTH BUYING
Maksimum & minimum
Pembelian pada kondisi
stok sdh diketahui, darurat
pencatatan stok bagus
HEDGING BULK BUYING
Persetujuan sekarang, Kebutuhan besar, harga
harga & penyerahan kompetitif, pasar bagus
sesuai saat penyerahan
MANAJEMEN PERSEDIAAN

PERSEDIAAN
Segala sesuatu atau sumber daya organisasi
yang disimpan untuk
mengantisipasi pemenuhan permintaan

SISTEM PERSEDIAAN
Serangkaian kebijakan dan pengendalian
yg memonitor tingkat persediaan dan
menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga,
kapan harus diisi dan
berapa besar pesanan yang harus dilakukan

TUJUAN
Meminimalkan biaya total
 JENIS PERSEDIAAN FISIK

1. PERSEDIAAN BAHAN MENTAH

(RAW MATERIALS)
2. PERSEDIAAN PRODUK DALAM PROSES
(WORK IN PROCESS)
3. PERSEDIAAN PRODUK JADI
(FINISHED PRODUCT)
4. PERSEDIAAN KOMPONEN RAKITAN
(SPARE PARTS)
5. PERSEDIAAN BAHAN PEMBANTU
NON PRODUKSI (SUPPLIES)
 FUNGSI PERSEDIAAN
FUNGSI DECOUPLING
Perusahaan dpt memenuhi permintaan langganan tanpa
tergantung supplier.
- Juga untuk pemenuhan tak pasti (fluctuation stock)

FUNGSI ECONOMIC LOT SIZING

Perusahaan dpt memproduksi dan membeli sumber daya
dalam jumlah yg dapat mengurangi biaya per unit produk.
- Perlu mempertimbangkan diskon harga dan biaya
angkut.

FUNGSI ANTISIPASI
Perusahaan dpt memenuhi persediaan musiman dan
persediaan pengaman (seasonal & safety stock).
- Safety stock juga sebagai pelengkap fungsi decoupling.
 BIAYA PERSEDIAAN

1. BIAYA SIMPAN (HOLDING/CARRYING COST)

Biaya meningkat bila persediaan meningkat
Nilainya 12-50% dari nilai barang, rata-rata 25%
Contoh:
- Biaya fasilitas penyimpanan (penerangan, AC)
- Biaya modal (opportunity cost)
- Biaya penuaan (daluarsa)
- Biaya stok opname
- Biaya asuransi
- Biaya pajak
- Biaya pengamanan
- Biaya penanganan
 BIAYA PERSEDIAAN

2. BIAYA PESAN (ORDER/PROCUREMENT COST)

Biaya menurun bila pesanan meningkat

Contoh:
- Biaya proses pesanan
- Biaya ekspedisi
- Biaya telefon
- Biaya surat menyurat
- Biaya pengepakan & penimbangan
- Biaya pemeriksaan
- Biaya pengiriman ke gudang
- Biaya hutang lancar
 BIAYA PERSEDIAAN

3. BIAYA PENYIAPAN (MANUFACTURING/

SET-UP COST)

Jika bahan dibuat sendiri.

Contoh:
- Biaya mesin menganggur
- Biaya persiapan tenaga kerja langsung
- Biaya penyusunan jadwal
- Biaya ekspedisi
 BIAYA PERSEDIAAN

4. BIAYA KEHABISAN / KEKURANGAN

BAHAN (SHORTAGE COST)

Paling sulit diperkirakan dan diukur.

Merupakan opportunity cost.

Contoh:
- Biaya kehilangan penjualan
- Biaya kehilangan pelanggan
- Biaya pemesanan khusus
- Biaya selisih harga
- Biaya terganggunya operasi
- Biaya tambahan kegiatan manajerial
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY
(EOQ)
NAMA LAIN: FIXED ORDER QUANTITY

PENGGUNAAN

Barang yang dibeli atau dibuat sendiri.

EOQ untuk barang yang dibeli.

ELS (Economic Lot Size) untuk barang yang dibuat sendiri,

dimana biaya pesan (ordering cost) meliputi:
- Biaya penyiapan pesanan untuk dikirim ke pabrik dan
- Biaya set-up mesin untuk pengerjaan pesanan
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY
( EOQ )

BIAYA (Rp) D/Q Jmlh pesanan per periode

S Biaya pesan per pesanan

Biaya pesan
S (D/Q)

KUANTITAS (Q)
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY
( EOQ )
D/Q Jmlh pesanan per periode
BIAYA (Rp)
S Biaya pesan per pesanan
H Biaya simpan per unit per thn
Q/2 Persediaan rata-rata

Biaya pesan Biaya simpan

S (D/Q) H (Q/2)

KUANTITAS (Q)
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY
( EOQ )

BIAYA (Rp) Q = ( 2 SD / H ) 0,5

Biaya total
TC = H (Q/2) + S (D/Q)

Biaya pesan Biaya simpan

S (D/Q) H (Q/2)

KUANTITAS (Q)
MODEL ECONOMIC ORDER QUANTITY
(EOQ)
Q/2 Persediaan rata-rata
D/Q Jmlh pesanan per periode
D Penggunaan atau permintaan per periode
S Biaya pesan per pesanan
H Biaya penyimpanan per unit per tahun

TC minimum bila, Q = ( 2 SD / H ) 0,5

Dengan asumsi:
1. Permintaan konstan, seragam dan diketahui (deterministik)
2. Harga per unit konstan
3. H dan S konstan
4. Waktu antara pemesanan sampai penerimaan (lead time)
konstan
5. Tidak terjadi kekurangan barang (back order)
 MODEL PERSEDIAAN STOKASTIK

Q
Stok maksimum

Titik pesan kembali

Stok pengaman

Waktu
 MODEL PERSEDIAAN LAINNYA

1. FIXED ORDER PERIOD

2. MRP (MATERIAL REQUIREMENT PLANNING)

- Metode non statistik
- Memerlukan software & jaringan komputer
- Sangat berguna untuk produk multi komponen

3. ANALISIS ABC (PARETO)

- Ada 3 kelompok persediaan: A (nilai tinggi), B (nilai sedang)
dan C (nilai rendah)
- Saat ini dikenal dengan metode 20:80
 PENYIMPANAN
(WAREHOUSING)
PENYIMPANAN (WAREHOUSING)
PENERIMAAN

Supplier Terima Simpan Pakai

Retur Karantina Serahkan

Sampling

Pengujian

Tolak Keputusan Terima

PENYIMPANAN (WAREHOUSING)
 PRINSIP DASAR

 FIFO (FIRST IN FIRST OUT)

 FEFO (FIRST EXPIRED FIRST OUT)

 FAKTOR YG PERLU DIPERHATIKAN

 SPEED (KECEPATAN PELAYANAN)

• PRODUK FAST & SLOW MOVING
 SPACE (RUANG GERAK)
• UNTUK MATERIAL, SDM, ALAT

 PRODUCT CHARACTERIZATION (SPESIFIKASI)

• SUHU, KELEMBABAN, PENERANGAN
 SAFETY (KESELAMATAN)
• UNTUK SDM, MATERIAL, ALAT

 SECURITY (KEAMANAN)
• UNTUK SDM, MATERIAL, DOKUMEN
 ENVIRONMENT (LINGKUNGAN)
• PENCEMARAN, PERATURAN, EKONOMI, SOSIAL
 PENYIMPANAN
Tdk tercam- Mudah dpriksa
pur / tercemar & pemeliharaan
Kegiatan
Jarak teratur
Non gudang Rapi &
teratur
Terpisah Tdk di lantai

PENYIMPANAN
BHN AWAL &
PENGEMAS
Pemantauan
Penerimaan
suhu
Sesuai Data,
dokumen Penyimpanan dievaluasi
di luar gedung

Wadah kedap Stabil

 PENYIMPANAN

Uji ulang Pemisahan

PENYIMPANAN Kondisi
FIFO/FEFO BHN AWAL & sesuai
PENGEMAS

Penyerahan
Kartu stok
Ke gudang
Sesuai Rekonsiliasi,
dokumen Dok. deviasi