WAREHOUSE &

GOODS DISTRIBUTION PRACTICES

(GDP)
LOGISTIK RUMAH SAKIT

ENDANG ADRIYANI
KEGIATAN PENERIMAAN BARANG

Kegiatan Panitia Penerimaan barang

Menerima barang harus sesuai dengan yang

tercantum dalam kontrak. Baik dalam hal :
1. Quantity
2. Quality
3. Spesific
4. Packing
5. Seal
 TUJUAN PENERIMAAN
1) Pemeriksaan barang yang dikirim rekanan /
distributor sesuai dengan yang diharapkan /
dibutuhkan rumah sakit
2) Mencegah selisih jumlah barang

Here comes your footer ú

Page 3
 A. ALUR PENERIMAAN BARANG

REKANAN / DISTRIBUTOR

TIM PENERIMA BARANG

GUDANG TRANSITO IN
(KARANTINA)

GUDANG

Here comes your footer ú

Page 4
 PERSYARATAN PENERIMAAN BARANG

Barang sesuai dengan Surat Pesanan (kemasan, bentuk sediaan, Kekuatan, jumlah
barang, dll)

Barang sesuai dengan faktur (harga, jumlah barang, diskon, bonus, dll)

Disertai sertifikat analisa (CA)

Disertai sertifikat keaslian (CO) bila perlu

Disertai material safety data sheet (MSDS)

Cek waktu kadaluarsa

Cek nomor batch

Cek wadah pengiriman (untuk sediaan termolabil)

Here comes your footer ú

Page 5
 Lanjutan
Sertifikat analisa: (certificate of analisys)CERTIFICATE OF ORIGIN. R
dokumen yang menyatakan bahwa suatu produk telah memenuhi persyaratan
kualitas yang telah ditetapkan untuk produk tersebut melalui uji kimia kualitatif
dan kuantitatif

Sertifikat keaslian (certificate of origin)

dokumen yang dikeluarkan oleh produsen alat kesehatan yang menyatakan
keaslian suatu produk

Material safety data sheet (MSDS)

dokumen yang dikeluarkan oleh produsen yang memuat keterangan penanganan
suatu bahan dari bahaya terhadap manusia dan lingkungan

Here comes your footer ú

Page 6
 WAREHOUSE (GUDANG)
Gudang adalah tempat yang digunakan untuk kegiatan:

Penerimaan

Penyimpanan, terdiri dari : -

Gudang mekanis -
Gudang manual -
Ruang penyimpanan

Pendistribusian

Administrasi gudang

Here comes your footer ú

Page 7
AKTIFITAS WAREHOUSE
VALIDATION
EQUIPMENT USED

TEMPERATURE
TEMPERATURE MIN -MAX TEMPERATURE CALIBRATION

GOOD RECEIVING

STORAGE

PICK & PACK

DELIVERY
 AKTIFITAS WAREHOUSE

Goods Receiving (Penerimaan Barang) Storage & Picking (Penyimpanan & Penyiapan) Delivery (Pengiriman)

UNLOADING LOADING
STORAGE
GOODS
RECEIPT ORDER
PICKING SORTATION
CHECKING
DELIVERY
 Warehouse itu
tidak penting & tidak perlu !

Jika : Customer Service & Order Processing, Inventory Planning &

Management, Supply dan Transportation
Sudah ditangani dengan BENAR.
Sebuah Evolusi
Tatkala ‘gudang’ identik dengan keterbelakangan dan selalu menjadi urusan belakang
 TUJUAN PENYIMPANAN
1) Memperpanjang umur barang dengan cara
memelihara dengan baik dan memperhatikan
stabilitas

2) Meningkatkan kegunaan

3) Meningkatkan efisiensi dan meniadakan

pemborosan

Source: Ronald H. Ballou, Bussiness Logistic Management.

 PENYIMPANAN PERBEKALAN
DIKELOLA
SEDEMIKIAN RUPA SEHINGGA :

1. Kualitas barang dapat dipertahankan

2. Barang terhindar dari kerusakan fisik
3. Pencaharian barang mudah dan cepat
4. Memudahkan pengawasan persediaan dan barang ED
5. Barang aman dari pencurian
 Warehouse (gudang)
Fungsi utama gudang adalah untuk menyimpan atau menjaga
perbekalan agar kondisinya sama pada waktu barang diterima
sampai barang didistribusikan

Syarat minimal untuk bangunan gudang

• Penerangan cukup
• Tidak lembab
• Ventilasi cukup
• Peralatan perlengkapan cukup
• Memiliki pintu yang kuat dan pintu darurat
• Dinding plafon dari bahan yang memadai
4 Dasar Pengelolaan Gudang
1. Human Resource.
sumber daya yang selalu bersikap dan bersiap menjadi professional. Bersikap dan
bersiap disini mencerminkan adanya pelatihan dan training yang
berkesinambungan.
2. KPI.
Key Performant Indicator (KPI) adalah Indikator Angka Pencapaian (IAP) yang
ditentukan
3. Safety & Secure.à K3
safety dan security. Untuk mencapai hasil yang maksimal, maka kedua unsur tadi
menjadi suatu sarat dasar yang harus dipenuhi oleh gudang yang mau dikatakan
modern. .....
4. COMMITMENT
Konsistensi team didalam menjalankan kegiatan sehari-hari yang harus memenuhi
persyaratan didalam penanganan barang
 TANTANGAN DI WAREHOUSE

Space
Inventory
WH Full
Over Stock
Akurasi rendah
Warehouse Pengadaan
Supply Salah
Out Of Stock
Operasional Lama Produktifitas Rendah

Menunggu
Distribution Biaya Tinggi

Pengiriman Terlambat

Customer Complaint
Cust. Service

Pelayanan turun
 A Turtle Process Map
ISO 9000-2008 memberikan jalan sistematis untuk menata dan mengelola semua process secara
berkesinambungan didalam menghasilkan barang atau jasa. Masing masing aspek dari bisnis
dilakukan analisa kedalam suatu process model, termasuk didalamnya menetapkan procedure,
kebutuhan pendokumentasian sistem dan pengendalian rekaman untuk memastikan seluruh
process terkendali.

With Whom?
With What?
Training
Equipment
Knowledge
Infrastructure
Skill

Inputs Outputs
What should Process What should
we receive? we deliver?

How?
How Many?
Instructions
Performance
Procedures
Indicators
Methods
 Good Distribution Practice (GDP)

Definisi:

Good Distribution Practice (GDP) is that part of quality assurance which

ensures that products are consistently stored, transported and handled under
suitable condition as required by authorisation or product specification.

GDP adalah bagian dari jaminan kualitas yang

memastikan konsistensi dari penyimpanan, pengiriman
dan penanganan sesuai dengan yang disyaratkan atau
sesuai dengan spesifikasi barangnya
 Fokus GDP
1. Organization and management
2. Personnel
3. Quality management
4. Warehousing and storage
5. Vehicles and equipment
6. Containers and container labeling
7. Delivery
8. Transportation and products in transit
9. Documentation
10. Repackaging and re-labeling
11. Complaints
12. Recalls
13. Rejected and returned products
14. Counterfeit products
15. Importation
16. Contract activities
17. Self inspection
 Organisasi & Management (1)
1. Struktur organisasi yang jelas – otorisasi & tanggung jawab
2. Job description yang jelas
3. Change management
4. Prosedur keselamatan – personel dan property, proteksi lingkungan.
(K3 dan Patient Safety)
 Personnel (2)
1. Training GDP bagi seluruh staff
2. Staff yang cukup dan berpengalaman didalam standar mutu nasional
3. Data training yang tercatat
4. Perlengkapan kerja
5. Prosedur higienis karyawan
6. Prosedur K3 & Patient Safety
7. Pembagian penempatan staff yang jelas
 Quality Management (3)
1. SOP
Yang mencakup:
q Struktur organisasi, prosedur, process dan sumber.
q Aktifitas yang sistematis.
q Sumber barang dan partner (vendor) yang disetujui
q Aktifitas yang dapat di tracking
q Inspeksi dan sertifikasi (ISO)
 Warehousing and storage (4)
Area Penyimpanan
1. Akses staff terbatas
2. Kapasitas yang cukup dan terpisah
3. Suhu/Kelembaban yang tercatat
4. Kebersihan
5. Aman dari gangguan (cuaca, pencurian dll)
6. Barang berbahaya : dipisahkan
7. FEFO - FIFO
8. Penerangan yang cukup
 Vehicles & equipment (5)
1. SOP penanganan kendaraan/kereta dorong secara keseluruhan
2. Keamanan kendaraan terhadap barang dan orang yang menggunakannya
3. Kebersihan kendaraan dan tidak menimbulkan kontaminasi barang yang
dibawanya
4. Dedikasi khusus untuk obat-obatan, jika tidak maka harus ada prosedur
yang mengatur bagaimana proses penggantian untuk barang-barang non
obat-obatan
5. Pest control pada kendaraan
6. Bahan untuk membersihkan harus ramah lingkungan dan tidak merupakan
sumber kontaminasi dengan barang yang dibawanya
7. Kapasitas yang cukup
 Warehousing and storage (Stock)

Stock Rotasi & Stock Kontrol

1. Stock take yang rutin
2. Investigasi stock
 Containers and container labelling and equipment (6)

1. SOP untuk penanganan kerusakan kontainer dan dampak kontaminasi

yang ditimbulkan
2. Kemasan yang digunakan harus anti kontaminasi dan tidak menimbulkan
efek negatif pada barang/obat-obatan yang ada didalamnya
3. Kemasan dapat melindungi dari pengaruh cuaca luar dan mikrobiologi
4. DIlengkapi dengan label-label yang menjelaskan cara penanganan barang
didalamnya
5. Kode international/national yang digunakan di label
6. Perlu penanganan khusus untuk barangbarang yang menggunakan dry
ice.
 Delivery (7)

1. SOP pengiriman yang jelas

2. Kontrak yang jelas dengan transporter
3. Datadata yang diharuskan ada:
– Nama & alamat
– Tanggal
– Nama barang, Qty dan batch number/Exp date
– No DN/Invoice
4. Seluruh data tersedia sehingga memudahkan jika suatu saat harus
dilakukan recall terhadap barang tsb.
5. Schedule delivery
6. LIFO (Last In First Out)
 Transportation and products in transit (8)

1. SOP - Mendapatkan informasi dari supplier/pabrik mengenai prosedur

penanganan barang didalam transportasi dan transit
2. Dilengkapi prosedur penyimpanan dan transportasi:
– Identitas barang
– Barang tidak terkontaminasi dan mengkontaminasi barang lain
– Barang aman dari kebocoran, kerusakan atau pencurian
– Temperatur yang sesuai dengan standar yang disyaratkan
3. Tidak melebihi standard penyimpanan suhu maksimal yang disyaratkan
4. Menyediakan peralatan, memonitor dan mencatat kondisi-kondisi khusus
yang disyaratkan
5. Barang-barang yang berbahaya harus ditangani ditempat yang berbeda,
khusus dan mudah diawasi
6. Tracking kendaraan dan barang didalamnya dan keamanan personal
7. Jika diperlukan transit, harus dilakukan dengan dokumentasi yang jelas
 Documentation (9)
1. SOP – seluruh prosedur dan dokumentasi pelaksanaan kerja harus jelas dan
memiliki kejelasan nama masing-masing
2. Seluruh dokumen didistribusikan dengan tertib dan lengkap dengan jalur
pembagiannya
3. Dokumentasi harus mudah untuk di klarifikasi
4. Dokumentasi harus dilengkapi dengan tandatangan pihak-pihak yang berhak
dan bertanggung jawab serta memiliki kejelasan tanggal berlaku dan
kadaluarsanya
5. Dokumentasi tidak dapat dirubah oleh orang-orang yang tidak berhak
6. Prosedur dokumentasi harus sesuai dengan aturan
7. Dokumentasi harus direview dalam periode tertentu dan update
8. Khusus untuk dokumentasi penyimpanan barang harus diselaraskan dengan
aturan standar misalnya obat WHO/Kepmenkes
9. Dokumentasi untuk pencatatan suhu harus disimpan minimal 1 tahun setelah
barang yang disimpan
10. Jika pencatatan suhu dilakukan dengan elektronik, diharuskan memiliki back up
pencatatan secara manual
 Repackaging & relabelling (10)
1. Penempelan label harga atau kode produksi (batch number)
2. Repacking dan relabeling harus disesuaikan dengan konsep GMP

GMP = Good Manufacturing Product

 Complaints (11)
1. SOP komplen harus tersedia.
2. Pembedaan komplen mengenai barang, kemasan dan pengirimannya.
3. Komplen mengenai barang dan kemasan harus secepat mungkin
diinformasikan kepada supplier/vendor
4. Hasil investigasi dari komplen harus didokumentasikan dengan baik
 Recalls (12)
1. SOP recall harus dipersiapkan
2. Prosedur ini harus selalu diupdate secara periodik
3. Barang yang direcall harus diberikan label yang jelas dan disimpan dengan
penanganan yang sama dengan barang yang tidak direcall
4. Hasil recall harus di rekonsiliasikan untuk memastikan kelengkapan
proses, hasilnya dilaporkan secara lengkap dan dilaporkan kepada semua
pihak yang terkait.
 Rejected & returned products (13)
1. Penyimpanan barang-barang yang di reject atau di return harus
dipisahkan secara khusus dengan barang lain.
2. Pemusnahan obat-obatan harus dilakukan dengan standar yang berlaku
3. Seluruh dokumentasi yang menyangkut proses ini harus disimpan dengan
baik
 Counterfeit products (14)
1. Barang yang diduga palsu atau dipalsukan harus segera dipisahkan dari
barang lainnya ditempat tersendiri dan khusus dan dilakukan pencatatan
2. Barang-barang yang dimaksud tsb diberikan label secara jelas
3. Dikembalikan ke Vendor
 Importation (15)
Harus disesuaikan dengan aturan (WHO Expert Committee on Specifications
for Pharmaceutical )
(Thirty-fourth Report. Geneva, World Health Organization, 1996)

Bahan ternak & turunannya:

q Balai Karantina
q BPOM
 Contract activities (16)

1. Pendelegasian pekerjaan harus dinyatakan dalam bentuk

tertulis
2. Penjelasan hak dan tugas masing-masing
3. dilakukan audit secara periodik
 Self inspection (17)
1. Self inspection diperlukan untuk memastikan bahwa seluruh prosedur
dijalankan dengan baik dan benar
2. Seluruh hasil self inspection harus di file dengan tertib dan jika ada
temuan harus dilakukan corrective action
Here comes your footer ú
Page 38
 THERMOMETER CALIBRATION

External Calibration

1. Calibrating at BMG Jakarta (Goverment)

2. Minimal once in a year.
3. Minimal one piece per type of thermometer must be calibrated.
4. Calibrating sticker must be stick on the equipment.
5. The thermometer can be changed every year while do the re-calibration.

39
 WAREHOUSE LAY OUT
23000 23000 23000

Psiko Return
&
Quarant
Tine
Cold Room
Area

Ambient
48000

Chiller

50 '-0"

Kantor
65'-0"
10'-0"

50'-0"

50'-0"
10'-0" 10'-0"

Gudang
50'-0"

50'-0"
100'-0"

100'-0"

55'-0" 10'-9 5 /8"

50'-0"
10'-0"

50'-0"

Transportation
11'-35/8"

55'-0"
10'-95/8"

11ft. x6 ft. 11ft. x6 ft.

19'-0"

11ft. x6ft. 11ft. x6 ft. 11ft. x6 ft.

65'-0"

Office

40
 STORAGE

Storage Facilities:

Alarm

Cold Room 15-25 C Chiller 2-8 C

Form 1

41
41
 COLD CHAIN EQUIPMENT

Quality Label/Sticker Quality Label/Sticker Ice pack/Ice gel

Data Logger Freezer for Ice pack/Ice gel Temporary Cold Storage &
Cool Box

43
 COLD CHAIN FACILITY
Ciller Facility 2-8 (8x6x4m)

Temperature Jacket For Chiller

Monitor Min & Max Activity 44
TEMPERATURE CONTROL

45
 Form Audit Warehouse

HSSE : Health, Safety, Security Environment

Form Audit Warehouse
 III. PENDISTRIBUSIAN
Pendistribusian adalah proses penyerahan
perbekalan dari gudang kepada ruang rawat /
fasilitas pelayanan kesehatan lain di rumah sakit.

Here comes your footer ú

Page 49
 CARA PENDISTRIBUSIAN
FIFO (First in first out)

FEFO (First expired first out)

Penempatan rak:
- obat/barang fast moving lebih mudah dijangkau
- gerakan petugas harus seminimal mungkin --
- cara pengangkutan

Jadwal pendistribusian

Serah terima

Here comes your footer ú

Page 50
 ISO 9001 : 2008
ISO 9001 : 2008,
is one of a series of quality management system standards.
It can help bring out the best in organization by enabling you to understand
your processes for delivering your products/services to your customers

q Disusun oleh International Organization for Standardization (ISO)

q Berasal dari kata dalam bahasa Yunani – ‘iso…’ yang berarti sama.
q Versi ke – empat 1987, 1994, 2000 , 2008,
q Terdiri dari ISO 9000, ISO 9001 and ISO 9004

Ø ISO 9000 – Fundamentals and Vocabulary:

this introduces the user to the concepts behind
the management systems and specifies the terminology used.
Ø ISO 9001 – Requirements:
this sets out the criteria you will need to meet if you wish
to operate in accordance with the standard and gain certification.
Ø ISO 9004 – Guidelines for performance improvement
 GDP Di Dalam Supply Chain Management

*) Budi Cahyono BAPPENAS Food Safety dan Implementasi Quality System Industri Pangan di Era Pasar Bebas
 Logistic Performa Index (LPI)
Indonesia : LPI 2.76, Ranking 75 dunia
Biaya logistic domestik Indonesia TETAP paling BURUK di Asean !

Sumber: Bank Dunia 2018

 Goods Distribution Practice (CDP)
utk Obat CDOB

Sumber: BPOM, 2009