STRATEGIC PROCUREMENT

IR. Elisa Kusrini MT,CPIM

elisa_kusrini@yahoo.com
1
 Materi

Introduction
Procurement Strategy
Supplier selection
Supplier monitoring
Criteria to evaluate offers
Cost estimating
Total cost of ownership ( Life cycle cost analysis)
Purchasing Performance measurement

2
 Pendahuluan:Procurement
 Merupakan salah satu proses kunci dalam supply Chain
management
 Dalam arti yang sempit, pembelian itu adalah semua
kegiatan yang berkaitan dengan membeli barang (a
process of purchasing).
 Kegiatan untuk mendapatkan bahan ketika dibutuhkan
dalam proses suply chain produk
 Kegiatan mencakup menentukan kebutuhan, memilih
rekanan, mendapatkan harga dan syarat-syarat
pembelian yang wajar, menerbitkan surat pembelian dan
menjamin delivery
 Pertimbangan penting meliputi harga, kualitas, lead
times, dan reliability.
 Industri manufaktur rata-rata membelanjakan 50-60 %
dari pendapatannya untuk bahan dan jasa dari luar.
3
Apakah Suatu Internal Supply Chain?

“Internal” Supply Chain suatu perusahaan terbentuk

dari aliran material, informasi and finansial antara
perusahaan itu dengan partner business langsungnya
(supplier).

Material flows

SUPPLIER MANUFACTURER CUSTOMER

Financial flows

Information flows

4
 Internal Supply Chain process

5
 Supply Chain Terintegrasi/ Diperluas
Supply chain yang melibatkan seluruh pelaku dalam
jaringan rantai supply dari suppliernya supplier – supplier -
manufacturer – distributor – retailer sampai konsumen.

Material flows

2nd tier 1st tier Manufacturer Wholesaler Retailer End-customer

suppliers suppliers

Financial flows

Information
flows

6
 Procurement &
Logistic Sub Process

Specifying Appraising Obtaining

Analysing Developing
&
requirements supply & Negotiating
supply selecting
& supply srategies shortlisting
planning markets suppliers offers
Managing
Preparing the contract
Managing Managing Measuring
the &
supplier
inbound inventory Performan
contract logistics ce
relationships

7
 Proses Pengadaan

Proses Penentuan
Pembayaran
9 Kebutuhan / PR
1

Verifikasi
8 2 Membuat RKS & OE
Invoice Procurement

7 3 Sourcing

4 Pemilihan
Custom clearance
6 5 Vendor
Good Receipt
Proses PO
Monitor PO

5
 Tanggung jawab secara umum
• Menentukan harga
• Pemilihan suppliers
• Negosiasi kontrak pembelian
• Melakukan pemesanan
• Menjaga hubungan dengan supplier
• Mengontrol performansi supplier
• Menjaga supplier database
• Melakukan keputusan make or buy
• Berpartisipasi dalam proyek value analysis (aktivitas
yang memberi nilai tambah ; studi pasar, alternatif
material sourcing, riset procurement,dll)

9
 Specific Responsibilities or Activities of a
Typical procurement and Purchasing
Department
• Records, Data, and Basic Information
• Maintaining general purchase records
• Maintaining price records
• Maintaining parts history records
• Maintaining stock and consumption records
• Maintaining records of vendors performance
on price, quality and service
• Maintaining spesification files
• Maintaining catalogs file. 10
 continue..

• Purchasing Research, Analysis and studies

• Conducting market studies and trends
• Conducting materials studies
• Conducting make or buy studies
• Conducting price-cost analysis
• Investigating supply sources
• Conducting supplier-plant visits and inspections
• Developing new supply sources
• Developing alternate materials and sources
• Participating in value analysis studies
• Developing computer-oriented purchasing systems
11
PROCUREMENT STRATEGY

elisa Kusrini
elisa_kusrini@yahoo.com

12
Kebutuhan Untuk Pengadaan

9
 Cara Pengadaan

1. Beli,
2. Buat,
3. Sewa,
4. Bantuan Antar Unit,
5. ……….

11 15
 SUMBER PEMBELIAN
Pabrik.
Agen / Distributor
Pasar

I
II Toko
II
I I Supplier
V
BUYER
Sistem
perdagangan Import Lokal
12 16
METODE & BATASAN NILAI PENGADAAN

Pelelangan Panitia Pelelangan

Melalui Kriteria
(tidak ada Pemilihan
Peraturan batasan nilai) Langsung
Penunjukan
Fungsi
Langsung Pengadaan
s.d. Rp 50 juta Pembelian
Langsung

Note:
Kewenangan menentukan metode pemilihan penyedia barang/jasa diberikan kepada Fungsi Pengadaan untuk
dilakukan secara profesional disertai penjelasan secara tertulis dengan mempertimbangkan masukan dari Fungsi
Terkait.

13 17
 Proses Lelang
PERSIAPAN PEMBUKAAN PENAWARAN
(JADWAL, RKS, OE)

EVALUASI
PENGUMUMAN &
PENDAFTARAN
NEGOSIASI

PRAKUALIFIKASI & UNDANGAN

PENETAPAN CALON
PEMENANG & KEPUTUSAN
PENYAMPAIAN DOK. LELANG
PENGUMUMAN PEMENANG
AANWIJZING
MASA SANGGAH
PENYAMPAIAN DOK.
PENAWARAN PENUNJUKAN PEMENANG

14 18
LSj - 18
 KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA
PELELANGAN
KRITERIA 1. Dilakukan untuk:
PENGADAAN a. Pengadaan jasa
konstruksi kompleks
BARANG (teknologi tinggi/risiko
/JASA tinggi)
b. Pengadaan lainnya
apabila dibutuhkan untuk
dilakukan melalui
pelelangan
2. Dilakukan oleh Panitia
Pelelangan (Ketua dan
Sekretaris dari Fungsi
Pengadaan)
3. Wajib dilakukan
prakualifikasi (konstruksi
kompleks) dan pekerjaan
lainnya apabila diperlukan.
PEMILIHAN LANGSUNG
1. Dilakukan untuk:
a. Pengadaan jasa
konstruksi kompleks
(teknologi baru dan
Penyedia Jasanya sangat
terbatas);
b. Pengadaan jasa
konstruksi yang tidak bersifat
kompleks;
c. Pengadaan jasa konsultan
dan jasa lainnya;
d. Pengadaan barang;
e. Pengadaan barang/jasa
terkait brand preference
dalam rangka standarisasi
2. Dilakukan dengan cara:
a. Mengundang min. 5
peserta, bila mungkin
sebanyak-banyaknya
(terdaftar dan belum
terdaftar) atau semua yang
terdaftar bila menggunakan
aplikasi e-Procurement;
PENUNJUKAN LANGSUNG
Dilakukan untuk:
• Keadaan darurat;
• Business critical asset;
• Spesifik atau sole sources;
• Hak paten/OEM;
• Knowledge insentive;
• Pekerjaan
lanjutan/tambahan
• Gagal lelang/pilsung;
• BUMN/Anak Perusahaan
• Perguruan tinggi atau
Lembaga Penelitian;
• Repeat order;
• Konsultan perseorangan s.d.
Rp200 juta
19
15
KRITERIA PENGADAAN BARANG/JASA

MATERI Cash & Carry

Kriteria •Dpt dilaksanakan melalui
pengadaan online buying, toko,
Barang / supermarket, website
Jasa
belanja, dll.
•Batasan nilai s.d. Rp50 jt
•Dilakukan oleh Fungsi
Pengadaan
•Ketentuan lebih detail
mengenai PPh dan PPN

16 20
 Metode Penyampaian Dokumen
Penawaran
• Satu sampul :
– Administrasi, teknis dan harga
– Dievaluasi sekaligus.
• Dua sampul
– Sampul I : Administrasi dan teknis
– Sampul II : harga
– Sampul I + II dimasukkan kedalam satu sampul penutup
– Sampul II dibuka jika sampul I lulus evaluasi.
• Dua tahap
– Tahap I : Sampul I berisi Administrasi dan Teknis
– Tahap II : sampul II berisi harga
– Penawaran Sampul II pada tahap II dimasukkan jika sampul I pada tahap I lulus
evaluasi.

17 21
 Evaluasi Penawaran :
Dilakukan thd : Tujuan : Metode :

Unsur : Metode
Evaluasi
• Administrasi
• Teknis
Scoring/ Non-Scoring/
• Harga Passing Grade Gugur
Mendapatkan
penawaran yang
Syah dan memenuhi Kualitas
persyaratan pada Kualitas
Kualitas Harga
dokumen lelang & Harga

Harga

18 22
PORTOFOLIO SUPPLIER

elisa Kusrini
elisa_kusrini@yahoo.com

23
 Kolaborasi dengan Supplier
Extensive Not Viable Synchronized
Collaboration
Extent of Collaboration

Coordinated
Collaboration

Cooperative
Collaboration

Transactional
Limited Collaboration Low Return

Many Few
Number of Relationships

Source: Cohen & Roussel 19 24

 Portofolio Hubungan Dengan Supplier

Tinggi Bottleneck supplier

Tingkat
Sulit mencari kesulitan
substitusi Critical Strategiic supplier
Pasar monopoli Penting/strategis
Supplier baru sulit masuk Substitusi sulit

Non critical Supplier Leverage supplier

Ketersediaan cukup
Item standar
Rendah
Substitusi dimungkinkan
Nilai relatif rendah
Ketersediaan cukup
Substitusi dimungkinkan
Spesifikasi standar
Nilainya relatif tinggi

Rendah Tingkat kepentingan Tinggi

20 25
 Penanganan Supplier
Tinggi
Bottleneck supplier Critical Strategiic supplier
Penyederhanaan Hubungan jangka panjang
Standarisai item Kemitraan
Bantuan teknis/ manajemen
Kerjasama IT

Tinggi
Non critical Supplier
Leverage supplier
Penyederhanaan proses
Mempertahankan posisi tawar
Pembelian
peerusahaan
Standarisasi item
Hubungan kemitraan bila
Pemilihan cost dan kualitas potensial untuk dikembangkan
Tingkat kesulitan

Rendah Tingkat kepentingan Tinggi

21 26
 Strategi Pengadaan Barang & Jasa
Ting

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL

gi

Strategi :
Strategi : 1. Kontrak jangka panjang
Resiko terhadap

1. Kontrak jangka 2. Total supply

panjang management
2. Konsinyasi 3. Aliansi

TACTICAL ACOUISITION TACTICAL PROFIT

operasi

Strategi : Strategi :
1. Pembelian langsung 1. Kontrak jangka pendek /
2. Konsinyasi menengah
3. Blanket order 2. Konsinyasi
4. Kontrak jangka pendek 3. Aliansi

Rendah Tinggi
Nilai pemakaian
material 22 27
Price agreement : Suatu bentuk perjanjian/perikatan antara
perusahaan dengan pemasok untuk pengadaan dan penyerahan
material tertentu dengan harga satuan dan waktu penyerahan
yang telah disepakati bersama untuk jangka waktu tertentu.

Total Supply management : Merupakan kontrak yang meliputi

penyediaan material termasuk jasa pemasangan atau jasa lainnya
yang dilakukan oleh perusahaan pemasok yang sama. Dalam
perjanjian tersebut harus ada klausul yang mentargetkan
keamanan dan kehandalan operasi unit bersangkutan (garansi).
Material yang dapat dilaukan dengan kontrak semacam ini adalah
material yang termasuk dalam kategori vital dan nilainya tinggi,
seperti compressor dan turbine.

23 Hal. 28
Aliansi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada prinsip
kemitraan antara pihak pembeli dan penjual, masing-masing pihak
menyumbangkan resources dan competitive advantage yang
dimiliki untuk menghasilkan “nilai baru” yang paling
menguntungkan bagi perusahaan.

Konsinyasi : Suatu bentuk perikatan yang berdasar pada sistem

pembelian material, pemasok berkewajiban menyediakan material
di gudang perusahaan dengan jumlah tertentu dan harga satuan
yang telah disepakati. Pemasok bekerjasama dengan fungsi
kelogistikan secara berkelanjutan untuk memantau dan
menganalisis posisi jumlah persediaan agar dapat memenuhi
permintaan pemakai setiap saat. Penagihan dan pembayaran
dilakukan sesuai dengan jumlah yang diambil dari persediaan.
Status kepemilikan barang selama dalam persediaan adalah pada
pemasok.
24 Hal. 29
PENGGOLONGAN MATERIAL

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL

• MUTLAK DIPERLUKAN • MUTLAK DIPERLUKAN

• NILAI RENDAH • NILAI TINGGI
RESIKO TERHADAP OPERASI

• CONTOH: • CONTOH:
Spare Parts; pompa, furnace, Material Program & Proses;
instrumentation, dll. Katalis, Tel, Casing, Barite dll

• KURANG PENTING • KURANG DIPERLUKAN

• NILAI RENDAH • NILAI TINGGI
• CONTOH: • CONTOH:
G Matl; K. las, fitting & Flanges Additive, kemasan, octane
Office supplies dll. booster dll
TACTICAL ACQUISITION TACTICAL PROFIT

RENDAH NILAI PEMAKAIAN MATERIAL

25 Hal. 30
 STRATEGI INVENTORY CONTROL

STRATEGIC SECURITY STRATEGIC CRITICAL

• STOCK AKTIF MILIK • STOCK AKTIF MILIK
SENDIRI ==> VENDOR SENDIRI ==> VENDOR
• SAFETY STOCK MILIK • SAFETY STOCK MILIK
PERAN PADA PROSES PRODUKSI

SENDIRI SENDIRI
• PENGENDALIAN KETAT • PENGENDALIAN KETAT

• STOCK AKTIF MILIK • STOCK AKTIF MILIK

VENDOR VENDOR
• TANPA SAFETY STOCK • SAFETY STOCK MILIK
• PENGENDALIAN VENDOR
LONGGAR • PENGENDALIAN SEDANG

TACTICAL ACQUISITION TACTICAL PROFIT

RENDAH NILAI PEMAKAIAN

26 Hal. 31
 KEY PERFORMANCE INDICATOR (KPI)
BAGIAN PENGADAAN
FAKTOR N I L A I
KRITERIA BOBOT EXELENT GOOD FAIR WEAK FAIL
PENILAIAN 125% 100% 75% 50% 0%
1. Aspek * Total biaya unit kerja % RKAP 5% < 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110%
Finansial * Pengurangan nilai inventory % RKAP 10% < 90% 90-100% 101-105% 105-110% > 110%
2. Aspek * Keluhan unit kerja internal Minor 20% - 1 2-3 4-6 >6
Pelanggan (kualitas, waktu, harga, manual, akses Major - - - 1 2
informasi pembelian & stock gudang)
* Keluhan rekanan, supplier, Minor 10% - 1 - 10 11 - 20 21 - 30 > 30
vendor (waktu pembayaran, proses Major - - 1 2-3 >4
tender, pungutan, QC dll.)
3. Proses * Kecepatan proses PP < 3 minggu 15% 99-100% 95-99% 90-95% 80-90% < 80%
Bisnis menjadi PO 3-10 minggu - 1-5% 5-10% 10-20% > 20%
* Temuan Audit (SPI, BPKP, BPK) Minor 20% - 1 2-3 4-5 >5
(proses pengadaan, kewajaran harga, Major - - 1 2 >2
waktu, kualitas)
* Jumlah PO yang bermasalah Minor 5% - 1-5 6 - 10 11 - 20 >20
Major - - 1-2 3-5 >4
4. Learn * Penerapan e-commerce & IT % PO 10% > 15% 10-15% 5-10% 2-5% < 2%
Growth
* Penyempurnaan POB, Sisdur, ea 5% > 15 10 - 15 6-9 3-5 <3
Implementasi saran untuk
penyempurnaan sistem kerja
T O T A L 100%
Hal. 32
27
SUPPLIER MONITORING &
EVALUATION

elisa Kusrini
elisa_kusrini@yahoo.com 33
 Supplier Evaluation
• Proses pemilihan supplier dari sejumlah
supplier potensial dengan
mempertimbangkan berbagai kriteria untuk
meningkatkan kualitas produk akhir

34
Sumber Informasi mendapatkan supplier :

• Web site supplier

• Data informasi
supplier/katalog
• Yellow pages
• Dinas perdagangan
• Pameran dagang
• Personel perusahaan

3
 Kriteria pemilihan Supplier
Ray Carter’s 10 C’s to Supplier Selection

• Competency • Commitment to quality

• Capacity • Cash/finances
• Consistency • Clean
• Control of process • Culture and relationship
• Cost/price • Communication

4
 Metode Pemilihan Supplier
• Value Analisis
• MCDM
• Analitical Hierarcy Process (AHP)
• Promethee 1
• Promethee 2
• dll

5
 The Value Analysis Model
Step 1 – identifikasi kriteria pemilihan

Step 2 – Beri Bobot kriteria tersebut

Step 3 – Beri Nilai masing-msing supplier
berdasar pada kriteria
Step 4 – Hitung Nilai akhir (nilai kriteria
dikalikan bobot kriteria)
Step 5 – Pilih Supplier dengan Nilai tertinggi 6
7
PT.TEKNIKA IND

40
 Vendor Performance Assesment
• Penilaian kinerja penyedia barang dan jasa perlu
dilakukan untuk menjamin bahwa hanya vendor
yang ‘berkualitas’ yang bisa ikut dalam
penyediaan barang/jasa.
• Dilakukan dengan memberi penghargaan dan
sanksi.
• Penghargaan adalah apresiasi kepada penyedia
barang/jasa sesuai prestasi yang dilakukan.
• Sanksi adalah pemberian tindakan kepada
penyedia barang/jasa atas pelanggaran yang
dilakukan.
41
• Pelanggaran dan sanksi dihitung dalam
bentuk point penghargaan dan point
pelanggaran yang bersifat akumulatif.
• Pengelompokan supplier : (contoh nilai
akumulasi poit)
• Hijau : positif sampai -30.
• Kuning : -31 sampai – 60
• Merah : - 61 sampai -120
• Hitam : kurang atau sama dengan -121 42
 Contoh penilaian penghargaan
• Mendaftar dalam kegiatan pengadaan dan
lulus prakualifikasi ( point 1)
• Mengajukan penawaran secara lengkap dan
lulus seleksi administrasi (point 1)
• Ditunjuk sebagai pemenang (point 5)
• Spesifikasi dan deliver time sesuai dengan
persyaratan (point 5)
• Implementasi safety management sesuai
dengan ketentuan (point 10)
43
 Contoh point pelanggaran
• Mendaftar sebagai peserta dan mengambil
dokumen tetapi tidak mengajukan penawaran
(point -5)
• Tidak hadir dalam memberikan tanggapan
secara tertulis pada waktu klarifikasi
administrasi dan teknis tanpa penjelasan
(point -10)
• Terlambat menyampaikan dokumen
penawaran setelah proses negosiasi (point –
10) 44
 Lanjutan…
• Terlambat menandatangai kontrak tanpa
alasan yang dapat diterima (-15)
• Terlambat menyelesaikanpekerjaan (-15)
• Melaksanakan pekerjaan yang
performancenya tidak sesuai tetapi masih
dapat diterima (-30)
• Tidak memasok barang seluruhnya sesuai
perjanjian (GR) (-60)
• Mengajukan sanggahan yang terbukti tidak
45
benar (-30)
• Membatalkan penawaran sebelum ditunjuk
sebagai pemenang (-30)
• Membatalkan penawaran setelah ditunjuk
sebagai pemenang (-60)
• Tidak bersedia menyerahkan jaminan
pelaksanaan/perpanjangan jaminan
pelaksanaan (-30)
• Tidak memenuhi syarat safety dan
menyebabkan insident pencemaran
lingkungan/kebakaran dll (-60) 46
 Pelanggaran yang langsung
mengelompokkan ke dalam Merah atau
Hitam
• Sedang dalam sengketa dengan perusahaan di
pengadilan (merah)
• Pengurus /pemilik saham ditetapkan sebagai
tersangka tindak pidana berkaitan dengan
pengadaan perusahaan (merah)
• Terbukti mengakibatkan kecelakaan fatal
dengan nilai kerugian tertentu (hitam)
• Terbukti melakukan persekongkolan harga
dengan pihak penyedia barang/jasa lain
(hitam) 47
• Mengalihkan pekerjaan utama kepada pihak
lain (hitam)
• Memalsukan data atau menyampaikan
keterangan palsu (hitam)
• Berdasarkan komite sanksi,Melakuan kolusi,
korupsi, gratifikasi ,suap dalam bentuk dan
cara apapun kepada pejabat/keluarga pemberi
kerja.(hitam)
• Memasok barang palsu/ rekondisi(hitam)
• Dinyatakan bangkrut/pailit (hitam)
48
 Konsekuensi
• Hijau : Prioritas dalam pengadaan barang/jasa
• Kuning : tetap diperbolehkan tetapi tidak
menjadi prioritas.
• Merah : Tidak boleh mengikuti kegiatan
pengadaan selama satu tahun sejak sanksi
dimasukkan ke dalam sistem.
• Hitam : Harus dikeluarkan selamanya dari
daftar penyedia barang jasa (berlaku untk
perusahaan,pemilik atau pengurusnya)
49
Contoh lain dalam evaluasi supplier
PT. TEKNIKA
INDONESIA

50
Terimakasih

51