MATA KULIAH

Sistem Informasi Akuntansi

PROGRAM STUDI
SISTEM INFORMASI

Bab 8
Proses Bisnis Prokuremen dan
Pengendalian Transaksi
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Tujuan pembelajaran :
Menjelaskan Proses Bisnis Prokuremen

Prokuremen
• Merupakan proses bisnis dari pemilihan sumber daya,
pemesanan dan mendapatkan barang atau jasa.
• Dengan kata lain Prokuremen = Pembelian
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

Menentukan Menerbitkan
Kebutuhan Pesanan Pembelian

Memilih Penerimaan
Sumber Daya Barang

Permintaan Verifikasi
Untuk quotation Faktur

Memilih Pembayaran
Pemasok pemasok
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

• Sistem ERP (Enterprise Resource Planning) memiliki
kemampuan memproses dan menyimpan sejumlah
besar informasi yang berkaitan dengan proses bisnis
pengeluaran.
• SAP R/3 mendukung prokuremen pada modul
pengelolaan material dengan cara sistem online
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

SAP R/3 adalah “System Analysis and Program
Development (in German : System analyse und
Proggrammen twicklung)” yang ditemukan oleh
Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, dan Tschira pada
tahun 1972
Yang kemudian berganti menjadi “Systems Application
and Products in Data Processing” pada tahun 1977 “SAP”
yang dikenal pada saat ini adalah sistem R/3-nya yang
sudah teruji oleh perusahaan-perusahaan dunia dalam
menjalankan bisnisnya, yang lebih dikenal dengan SAP
R/3.
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

Dokumen Prokuremen yang tersedia pada R/3 :

Permintaan Pembelian Permintaan untuk quotation

Quotation Pesanan Pembelian

Perjanjian ringkas Kontrak

Perjanjian Pencatatan informasi

Penjadwalan pembelian
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

• Semua dokumen prokuremen ditentukan dengan tipe
kode dokumen
• Kode ini menentukan field yang ditampilkan pada layar
monitor
• Mengendalikan kisaran nomer2 unik yang ditentukan
untuk dokumen tertentu
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

Menentukan Kebutuhan
• Permintaan pembelian dokumen internal yang dibuat
untuk meminta sesuatu pada suatu waktu tertentu.
Sistem Materials Requirements Planning (MRP) dapat
melakukan analisis secara canggih untuk menentukan
kebutuhan berdasarkan permintaan pelanggan untuk
suatu item dan proses produksi. Setelah selesai,
permintaan akan dikirim secara elektronik ke
supervisor untuk disetujui
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

Memilih Sumber Daya
• R/3 dapat memeriksa apakah ada kontrak dengan
pemasok (yang dituju) untuk menyediakan suatu item
yang diminta jika ada, R/3 memberikan jumlah yang
diminta.
Permintaan Untuk Quatation
• Langkah berikutnya, R/3 digunakan untuk menghasilkan
dokumen permintaan untuk quotation (request for
quotation ), yang dibuat untuk item atau jasa yang
sangat mahal atau butuh penawaran (berdasarkan
kebijakan perusahaan).
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

Memilih Pemasok
• R/3 membandingkan kebutuhan prokuremen dengan catatan
pemasok yang telah dicatat dalam dokumen quotation dan
mengindikasikan quotation yang pantas untuk permintaan
Menerbitkan Pesanan Pembelian
• Dokumen Pesanan Pembelian mengindentifikasi pemasok
dan mengonfirmasi barang yang dipesan, jumlah, harga,
tanggal pengiriman, jangka waktu pengiriman,danjangka
waktu pembayaran
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

R/3 memroses beberapa tipe pesanan pembelian
• Pesanan Pembelian Standar
• Pesanan Pembelian Subkontrak
• Pesanan Pembelian Konsinyasi
• Pesanan Pembelian Pihak Ketiga
• Pesanan Pembelian Transportasi Pembelian
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

Penerimaan Barang
Dokumen penerimaan barang diterbitkan ketika barang
disimpan sebagai persediaan. Dokumen penerimaan barang
dapat dipersiapkan dengan 3 cara :
• Sistem manajamen persediaan ketika barang diserahkan
kepenyimpanan sementara.
• Dokumen penerimaan barang disiapkan dengan referensi
pesanan pembelian.
• Barang yang diterima diposting ke dalam inspeksi kualitas.
Jika barang lolos, posting transfer dimasukkan untuk
memindahkannya dari inspeksi barang ke persediaan yang
tersedia
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

Verifikasi Faktur
• Proses verifikasi faktur memastikan bahwa biaya dan
kebutuhan kuantitas sudah dipenuhi
Pembayaran Kepada Pemasok
• Pembayaran dibuat sesuai dengan jangka waktu
pembayaran dan persyaratan yang ditentukan dalam
pesanan pembelian atau record master pemasok
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Proses Bisnis Prokuremen

Record / Master
• Record master dibuat dalam R 3 dengan tujuan untuk
menggambarkan struktur organisasi dan proses bisnis
perusahaan.
• Tujuan diidentifikasi dengan kode Sistem kode untuk
objek menggabungkan field field yang mengidentifikasi
perusahaan pabrik lokasi penyimpanan organisasi,
pembelian dan grup pembelian
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Pengendalian Siklus Transaksi Dan

Prokuremen
Berikut ini menggambarkan flowchart analitis dari arus
dokumen dalam proses bisnis procuremen (pembelian) :
1. Permintaan
2. Pembelian
3. Penerimaan
4. Hutang Dagang
5. Pengeluaran Kas
6. Buku Besar
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Flowchart Permintaan (Penyimpanan)

Laporan
Menyiapkan Verifikasi
Penerimaan
Permintaan Database barang
Pembelian
Penerimaan
Pemrosesan
Pemrosesan
Penerimaan
Permintaan
Barang
Penerimaan

Permintaan Laporan
Hutang
Pembelian Penerimaan
Dagang
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Permintaan
• Verifikasi indenpenden penerimaan pembelian
merupakan ciri pengendalian dari proses bisnis
prokuremen
• Departemen penyimpanan menyetujui penerimaan
pengiriman dari bagian penerimaan dengan
menandatangani laporan penerimaan dan melanjutkan
ke hutang dagang
• Jika ada barang yang tidak melalui departemen
penyimpanan (langsung ke departemen yang meminta)
supervisor tersebut mengakui barang yang diterima itu
pada laporan penjualan dan melanjutkan ke hutang
dagang
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Flowchart Pembelian
Penawaran Kompetitif Pemasok

Permintaan
Memilih Faktur
Pembelian
Pemasok Database
Pembelian

Pemrosesan Verifikasi
Menyiapkan
Pesanan Faktur
Pesanan

Pesanan
Faktur
Pembelian
Hutang
Pemasok Dagang
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Pembelian
• Fungsi dari dapartemen pembelian adalah memilih
pemasuk dan mengatur jangka waktu dan pengiriman
• Tata cara pembelian tergantung pada tingkat relative
sentralisasi fungsi pembelian di perusahaan
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Flowchart Penerimaan
Pemasok Database Pembelian

Pengiriman Mencocokan
Dgn Pesanan
Pembelian

Perhitungan Pemrosesan
Memasukkan Pesanan
Tertutup
Penerimaan

Laporan
Pengiriman Penerimaan

Gudang Gudang
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Penerimaan
• Fungsi penerimaan lebih bersifat independent (blind
count/perhitungan tertutup) dari fungsi permintaan
• Bagian penerimaan mempunyai akses ke pemesanan
pembelian dan mencocokkannya dengan pengiriman
dari pemasok
• Prosedur penerimaan harus mempunyai peran
independent untuk menghitung,mengirim dan atau
menyiapkan laporan penerimaan
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Flowchart Hutang Dagang

Pada
Permintaan Menyiapkan Saat
Pembelian Voucher Jatuh Hutang
tempo Dagang
Pesanan
Pembelian
Voucher
Laporan Pemrosesan register
Penerimaan Voucher

Invoice

Voucher Ayat
Voucher
Dokumen check Jurnal
diterima

Database
Pembelian Pengeluaran Kas General ledger
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Hutang Dagang
• Hutang Dagang merupakan kewajiban pembayaran kepada
pemasok
• Terdapat 4 dokumen yang mendokumentasikan pembelian
(Permintaan pembelian, pesanan pembelian, laporan
penerimaan dan faktur) yang digunakan untuk
mengendalikan hutang dagang dengan sitem voucher
• Sistem voucher untuk mendukung pembayaran digunakan
sebagai pengendalian diri proses bisnis prokuremen
• Sistem voucher Teknik pemeriksaan untuk memastikan
dokumen-dokumen terkait telah dikumpulkan, diverifikasi
dan diperiksa sebelum pembayaran faktur sesungguhnya
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Flowchart Pengeluaran Kas

Cek Cek
Voucher Ditanda
tangani Membatalkan
Hutang Voucher Voucher
Dagang Setelah cek
Cek
Voucher
Voucher ditandatangani

Check Posting
register

Dilanjutkan Cek Total

Langsung Buku
Voucher Pengendalian
Ke penerima Besar
uang
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Flowchart Buku Besar

Control Journal
total voucher
Compare Accounts
post payable
Cash
disbursements
Control General
total ledger
processing
Journal
voucher General
ledger
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Flowchart Internal Audit

Cancelled Independent of
checks cash disbursements
Bank Bank
reconciliation
Bank
statement Check
Bank register
reconciliation
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Integritas Proses Bisnis Prokuremen

• Pengendalian proses bisnis prokuremen berpusat pada
integritas hubungan pembeli – penjual
• Penyimpangan hubungan pembeli dan pemasok yang
harus dihadapi pada proses bisnis prokuremen
• Suap
• Kickback
• Konflik Kepentingan
• Banyak perusahan membuat kebijakan tertulis dan
manual prosedur untuk melindungi proses bisnis
prokuremen
 PROGRAM STUDI MATA KULIAH
SISTEM INFORMASI Sistem Informasi Akuntansi

Pendekatan Peringkat Atribut Untuk

Memilih Pemasok
Langkah-Langkah :
• Mengidentifikasikan dan mendaftar atribut-atribut yang
dimasukkan dalam evaluasi
• Memberikan bobot untuk setiap atribut berdasarkan
tingkat kepentingan dengan objektivitasnya
• Memiliki peringkat evaluator individual untuk setiap
pemasok pada setiap atribut
• Menjumlahkan evaluasi individu
THANKS
ANY QUESTIONS?