BAB 5

SIKLUS PENGELUARAN
 Poin-poin yang Perlu Difahami
1. Apa cakupan transaksi siklus pengeluaran?
2. Fungsi-fungsi apa saja yang diperlukan untuk
melaksanakan transaksi?
3. Bagaimana prosedur pelaksanaan transaksi?
4. Risiko apa saja yang perlu ditangani?
5. Dokumen transaksi apa saja yang diperlukan?
6. Dokumen akuntansi apa saja yang diperlukan?
7. Saldo buku besar apa saja yang dihasilkan oleh SIA
siklus pengeluaran?
8. Laporan manajerial apa saja yang kemungkinan
diperlukan untuk pengendalian siklus
pengeluaran?
9. Bagaimana TI diperankan?
 Reminder
1. Dalam mempelajari buku dan power poin ini, arahkah
perhatian terhadap poin-poin yang penting untuk
difahami pada slide sebelum ini.
2. Buku atau power poin ini tidak dirancang untuk
menjelaskan seluruh persoalan desain sistem, oleh
sebab itu kembangkan solusi sistem dengan
menggunakan prinsip-prinsip pengembangan SIA.
3. Pemahaman dan perancangan SIA sangat
membutuhkan daya imajinasi dan kreativitas, maka
kembangkan daya imajinasi dan kreativitas seoptimal
mungkin.
4. Tujuan perancangan SIA adalah “keunggulan”
efektifitas dan efisiensi proses bisnis.
 CAKUPAN TRANSAKSI

Siklus pengeluaran adalah siklus

transaksi tentang pengadaan
barang dan jasa untuk kegiatan
operasional perusahaan.

Catatan
Fokus pembahasan: SIA untuk
transaksi pembelian persediaan.
SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN
SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN

Dalam SIA siklus pengeluaran, paling

tidak terdapat empat sub sistem yang
harus dirancang, yaitu:
• Sistem pembelian
• Sistem penerimaan barang
• Sistem voucher
• Sistem pengeluaran kas.
 DFD SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan utama SIA:

1. Memastikan aktivitas transaksi
berjalan dengan efektif, efisien, dan
terkendali.
2. Menyajikan informasi akuntansi yang
relevan, lengkap, terpercaya dan
tepat waktu.
 DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN
Barang dan Jasa Back Order
Siklus
Penyerahan Barang Pendapatan
Faktur

Usulan Pembelian
Pemasok
Penerimaan Barang Persediaan
Siklus
Pengeluaran
Usulan Pembelian
Pesanan Pembelian Berbagai
Penerimaan Barang Departemen
Pembayaran
Kebutuhan Bahan Baku
Data pembelian
dan Data Siklus
Pembayaran Penerimaan Bahan Baku
Sistem Buku Besar Produksi
dan Pelaporan
 DIAGRAM KONTEK SIKLUS
PENGELUARAN

• Diagram kontek adalah diagram atau

gambar yang digunakan untuk
menjelaskan garis besar arus data
dalam suatu kegiatan atau proses bisnis.
• Kelancaran transmisi data sangat
penting untuk diperhatikan, karena data
menjadi dasar utama pelaksanaan
transaksi, tanpa data maka transaksi
tidak mungkin bisa dilaksanakan.
 Pemberitahuan

DFD Berbagai
Departemen
Kebutuhan Barang
Meminta
Barang
Reorder Point Pengendalian
Persediaan

SIKLUS
Permintaan
PENGE- Pembelian

LUARAN Copy Pesanan Pembelian Copy Pesanan Pembelian

Memesan

Pesanan Pembelian
Barang Siklus
Back Orders Pendapatan
Open Purchase
Persediaan Pemasok Copy Pesanan Kebutuhan
Order
Pembelian Bahan Baku

Siklus
Penerimaan Produksi
Laporan Penerimaan Menerima Barang
Barang & Barang Barang
Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan Pemasok
Pengiriman Barang
Barang
Gudang
Faktur
Copy Pesanan Pembelian
Mengesah-
kan Faktur
Pemasok

Sistem Buku
Utang Paket
Besar dan
Dagang Faktur
Pelaporan

Membayar Pembayaran
Barang
Data Pembayaran
 DFD SIKLUS PENGELUARAN
• DFD adalah penjabaran dari diagram
kontek, fungsi DFD adalah untuk
mendiskripsikan empat hal, yaitu: asal
data dan tujuan data, pengolahan data,
transmisi data, dan penyimpanan data.
• Tujuan perancangan SIA adalah untuk
membuat proses transformasi data,
transmisi data, serta penyimpanan data
berjalan secara efektif dan efisien.
 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN

1. Permintaan barang atau jasa 

memerlukan rancangan sistem
permintaan barang dan jasa.
2. Pembelian barang dan jasa 
memerlukan rancangan sistem
pembelian barang dan jasa.
 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN

3. Penerimaan barang atau jasa 

memerlukan rancangan sistem
penerimaan barang dan jasa.
4. Pencatatan utang atas pembelian
barang dan jasa  memerlukan
sistem pencatatan
utang/pembelian, disebut dengan
sistem voucher. *
 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN

5. Pembayaran atas pembelian

barang dan jasa  memerlukan
sistem pelunasan
utang/pembayaran atas
pembelian, disebut dengan
sistem pengeluaran kas.
 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN

Catatan:
* Sistem voucher dan sistem
pengeluaran kas secara
bersama-sama disebut
dengan sistem utang dagang
(account payable system).
TRANSAKSI DAN DOKUMEN

Transaksi Dokumen
Pembelian kredit Permintaan pembelian
Pesanan pembelian
Laporan penerimaan barang
Voucher
TRANSAKSI DAN DOKUMEN

Transaksi Dokumen
Pengeluaran kas Cek
Retur pembelian Memo debit
Pembayaran Dokumen/nota
biaya pembayaran biaya
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
• Fungsi dokumen adalah untuk
memerintahkan pelaksanaan
transaksi, merekam data transaksi,
dan mengendalikan transaksi.
• Dokumen dapat dirancang dalam
bentuk manual dengan
menggunakan kertas atau
dicancang dalam bentuk
elektronik.
 SISTEM PEMBELIAN MANUAL
Peminta Barang Pemasok Bag. Pembelian Bag. Penerimaan

Mulai

Membuat
purchase
requisition
Pilih
pemasok,
Purchase buat
Requisition Purchase
(PR) 1 Order
Ke Bag.
2
Utang Dagang (PO) Ke bagian utang
3 dagang

N 5
Purchase 3 4 Purchase
Order 2 N Order
PO (PO) 1 (PO) 4
3 Kirim barang
PR
2 dan invoice Purchase
Requisition PO
(PR) 1
Periksa 4
PR
barang,
Mencocokkan PO Receiving 4
1 cocokkan 3
dokumen, Receiving Report 2
2 dokumen
menerima Acknowledgment N report (RR) 1
barang Packing slip 3

Invoice
RR
Pencocokan N
RR
2 N dokumen
PO 1
Purchase Ke bagian
3 utang dagang
Requisition
2 N
 SISTEM PENGELUARAN KAS MANUAL
minta Barang Bag. Pembelian Pemasok Bag. Utang Dagang Bag. Keuangan Bag. Akuntansi

urchase
equisition N
PR) 3 Purchase
Order PR
(PO) 5 Dokumen
Purchase
Order 3 Pendukung
(PO) 5
Invoice

Mencocokkan
Invoice dokumen,
Receiving menyetujui Periksa
Report pembayaran Dokumen voucher &
RR) 2 Pendukung dok. pend-
ukung.
Invoice cap lunas
Mencatat
dalam
register
D Buat cek,
catat ke Jumlah
cek register voucher
Voucher Diringkas
Cek
Register bulanan
Register
Dokumen Jumlah
Dokumen
Pendukung kas
Pendukung
Cek & Mencatat Voucher
remittance no. cek Voucher Cek &
advice ke register remittance
Diringkas Posting
advice ke buku
bulanan
Dokumen besar
Pendukung

Voucher Tanda
N tangan cek Buku
dan kirim besar
SISTEM PEMBELIAN PROSES KOMPUTER

PEMBELIAN Departemen yang meminta atau

bagian persediaan

BERBANTUAN Master file

pemasok

KOMPUTER Purchase
Requisition Entry data
pembelian
Membuat file
purchase
orders
Master file
persediaan
Purchase Purchase
Requisition orders

Mencetak Pada akhir

N purchase hari
orders
Open
purchase
Review &
Oleh manajer tanda orders
pembelian tangan 5
4
3
2
Purchase 5 Purchase 1
4 order
Requisition
3
2
Purchase 1
order (signed)
Open Bag. utang
P.O. dagang
N
Bagian
Penerimaan
Unit
peminta barang Pemasok
SISTEM
PENERIMAAN
BARANG
BERBANTUAN
KOMPUTER
 BAGIAN UTANG DAGANG PROSES KOMPUTER
SISTEM
PEMBAYARAN Dari pemasok
Dari bag. Dari bag. Membuat

purchase
pembelian gudang

order

Open
open-invoice
UTANG file

BERBANTUAN Invoice Purchase

order
Receiving
report
3 1 Open
KOMPUTER Harian
invoice

Master file
pemasok
Verifikasi N Update file
dan cetak DV
Buku besar

Entry data Disbur-

penerimaan sement
voucher
Penco-
Receiving cokan
report
1
Purchase
order 2 Setiap tanggal
jatuh tempo
Invoice Unpaid diambil dan
D dikirim ke
bagian
pengeluaran
kas
Dari kasir

Paket Paid
Invoice A
 KASIR PROSES KOMPUTER

SISTEM Dari bag. utang A Membuat

PENGELUARAN dagang open-invoice
file
Batch
total
KAS
Invoice Batch
BERBANTUAN Receiving total
Open
A
report
KOMPUTER Purchase
1
invoice
order 3 Master file
Disbur- Banding- pemasok
sement Batch kan &
voucher total rekonsili Update file Open
asi & cetak cek invoices

Buku besar
Review &
buat Cek
batch Remittance
total advices
Cash disbur-
sement
Entry data register
penerimaan

Paket Disbursement voucher Kontroler

voucher Invoice
Purchase order
Receiving report

Review & Remittance

tanda tangan Paket
voucher Cek
cek, cap
lunas voucher

Bag. utang dagang Pemasok

ALTERNATIF
SISTEM Permintaan
pembelian
Otorisasi
pembelian
Penerimaan
barang
EDI
Interface
SIKLUS Purchase
order
PENGE-
Invoices
LUARAN Sistem
Pemasok
pembelian

Inquiry Data base Proses

processing siklua penge- pengeluaran
system luaran kas

Status
persediaan Pengeluaran Register
EFT Cek kas keluar

Status
pesanan EFT
interface Pemasok Kontroler

Status
rekening

Bank
 Pemesanan Barang/Jasa

• Keputusan Penting:
– Barang apa yang harus dibeli (what)?
– Kapan harus dibeli (when)?
– Dengan harga berapa (how much)?
– Kepada vendor yang mana (which
supplier to purchase)?
Alternatif Kontrol Persediaan
• EOQ ( Economic Order Quantity), yaitu
perhitungan untuk menentukan pesanan yang
paling optimal untuk menimimumkan jumlah
pesanan, carrying costs, dan stockout costs.
• Materials Requirements Planning (MRP), yaitu
teknik perencanaan pengadaan barang untuk
meminumkan jumlah persediaan.
• Just-in-Time (JIT) Inventory System, yaitu
teknik untuk meminimalkan, bahkan
meniadakan persediaan, dengan cara hanya
membeli barang sejumlah yang dibutuhkan.
Alternatif Kontrol Persediaan
• Perbedaan utama MRP dan JIT, dalam MRP
pembelian didasarkan pada perencanaan,
sedangkan dalam JIT pembelian didasarkan
pada kebutuhan riil.
Permintaan Pembelian
• Permintaan pembelian dapat berasal dari
bagian kontrol persediaan atau dari karyawan
yang mengetahui kebutuhan pembelian.
• Permintaan pembelian otomatis, yaitu pada
saat sistem mengidentifikasi persediaan berada
pada titik pemesanan kembali.
Alternatif Kontrol Persediaan
• Blanket Purchase Order, adalah
komitmen atau perjanjian dengan vendor
untuk membeli persediaan tertentu,
dengan harga tertentu, selama kurun
waktu tertentu.
– Tujuan Blanket Purchase Order adalah untuk
menurunkan ketidakpastian pengadaan
barang yang terpercaya serta untuk
membatu vendor agar bisa membuat
perencanaan secara lebih baik.
Alternatif Kontrol Persediaan
Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi
Pemesanan
• Penghematan pengadaan barang dapat
dilakukan dengan menyederhanakan
(streamlining) prosedur.
• Electronic Data Interchange (EDI),
adalah salah satu alternatif, yaitu dengan
cara meniadakan pekerjaan klerikal untuk
pemesanan barang/jasa.
 Penerimaan Pembelian
• Dokumen untuk penerimaan barang
adalah Laporan Penerimaan Barang
(Receiving Report).
• Potensi masalah:
– Kuantitas yang diterima berbeda dengan
yang dipesan.
– Barang dalam keadaan rusak
– Kualitas barang tidak sesuai standard
• Debit Memo, adalah dokumen untuk
mengkoreksi pesanan yang telah diterima
 Pembayaran Pembelian
• Prinsip dasar: pembayaran hanya untuk
Faktur Pembelian atas barang yang dipesan
dan telah diterima.
• Dua pendekatan pemrosesan Faktur
Pembelian:
– Non Voucher System, dalam sistem ini
faktur yang disetujui langsung diposting
ke akun vendor dan disimpan pada open
invoice file. Ketika faktur dibayar, faktur
dikeluarkan dari open invoice file, dicap
“lunas” kemudian disimpan pada paid
invoice file.
 Pembayaran Pembelian
– Voucher System, dalam sistem ini faktur
dibuatkan dokumen disbursement voucher
yang berisi data vendor, daftar outstanding
invoices, dan jumlah tagihan bersih yang
harus dibayar.
• Keunggulan Voucher System
– Mengurangi jumlah cek yang harus dibuat,
karena beberapa faktur bisa dimasukkan
dalam satu voucher.
– Disbursement voucher dapat dibuat
bernomor urut tercetak untuk memudahkan
tracking pembayaran.
Materi Tambahan
 Sasaran Siklus Pengeluaran
• Sasaran SIA siklus pengeleluaran dapat dirinci sebagai
berikut (khusnya untuk masalah pengadaan barang
dagangan):
– Membeli dari pemasok yang terpercaya
– Membeli barang dengan kualias tinggi (standar)
– Mendapatkan harga terbaik
– Hanya membeli barang-barang yang telah diotorisasi
– Memastikan barang tersedia pada saat dibutuhkan
– Barang yang diterima adalah barang yang dipesan
– Barang yang dibeli tidak hilang, dicuri, atau rusak
– Membayar pembelian tepat pada waktunya
DFD Sistem Pembelian
 Sistem Pembelian Manual
• Berawal pada saat persediaan berada pada
titik pemesanan kembali.
• Permintaan Pembelian (purchase
requisition/PR) dibuat dan tindasannya
didistribusikan ke bagian pembelian dan
bagian utang dagang (A/P)
• Bagian pembelian membuat purchase
order (PO) atau pesanan pembelian untuk
masing-2 vendor dan mengirimkan copy
PO ke Inventory Control, A/P, dan
Receiving (bagian penerimaan)
 Sistem Pembelian Manual

• Bagian penerimaan menghitung dan

menginspeksi barang yang diterima.
– A blind copy of the PO (PO tanpa info jumlah)
digunakan untuk mendorong petugas
penghitungan menghitung dengan sungguh-
sungguh barang yang diterima.
• A receiving report is prepared and copies
sent to the raw materials storeroom,
Purchasing, Inventory Control, and A/P.
 A Manual Purchases System
• A/P eventually receives copies of the PR,
PO, receiving report, and the supplier’s
invoice.
• A/P reconciles these documents, posts to
the purchases journal, and records the
liability in the accounts payable
subsidiary ledger.
 A Manual Purchases System
• A/P periodically summarizes the entries in
the purchases journal as a journal voucher
which is sent to the General Ledger (G/L)
department.
Inv-Control or Purchases DR
Accts Payable-Control CR
• A/P also prepares a cash disbursements
voucher and posts it in the voucher
register.
 A Manual Purchases System
• G/L department:
– posts from the accounts payable journal
voucher to the general ledger
– reconciles the inventory amount with the
account summary received from
inventory control
Manual Purchases Flowchart
DFD of Cash Disbursements System
 Manual Cash Disbursements
System
• Periodically, A/P searches the open
vouchers payable file for items with
payments due:
– A/P sends the voucher and supporting
documents to Cash Disbursements
– A/P updates the accounts payable
subsidiary ledger
 Manual Cash Disbursements
System
• Cash Disbursements:
– prepares the check
– records the information in a check register
(cash disbursements journal)
– returns paid vouchers to accounts payable,
mails the check to the supplier
– sends a journal voucher to G/L:
Accounts Payable DR
Cash CR
 Manual Cash Disbursements
System
• G/L department receives:
– the journal voucher from cash disbursements
– a summary of the accounts payable
subsidiary ledger from A/P
• The journal voucher is used to update the
general ledger.
• The accounts payable control account is
reconciled with the subsidiary summary.
Cash Disbursements System
Computer-Based Accounting Systems
• CBAS technology can be viewed as a
continuum with two extremes:
– automation - use technology to
improve efficiency and effectiveness
– reengineering – use technology to
restructure business processes and firm
organization
 Levels of Automating and
Reengineering Ordering
• Computer generates PR
– Purchases manually generates PO
• Computer generates PO (no PR needed)
– PO not sent until manually reviewed
• Computer-generated PO is automatically
sent without manual review
• Electronic Data Interchange (EDI)
– Computer-to-computer communication without
PO
 Expenditure Cycle Database
• Other Files
• Master Files
– supplier (vendor) master file – supplier reference and
– accounts payable master file history file
– merchandise inventory master – buyer file
file – accounts payable detail file
• Transaction and Open
Document Files
– purchase order file
• open purchase order file
– supplier’s invoice file
– open vouchers file
– cash disbursements file
 Computer-Based Purchases
• A Data Processing dept. performs routine
accounting tasks.
• Purchasing - a computer program identifies
inventory requirements
• The following methods are used for
authorizing and ordering inventories:
– the system prepares POs and sends them to
Purchases for review, signing, and distributing
– the system distributes POs directly to the vendors
and internal users, bypassing Purchases
– the system uses electronic data interchange (EDI)
and electronically places the order without POs
 Computer-Based Purchases
• Other tasks performed automatically by the
computer:
– updates the inventory subsidiary file from
the receiving report
– calculates batch totals for general ledger
update
– closes the corresponding records in the
open PO file to the closed PO file
– validates the voucher records against valid
vendor files
Computer-Based Cash Disbursements
• Tasks performed automatically by the
computer:
– the system scans for vouchers currently
due
– prints checks for these vouchers
– records these checks in the check
register
– batch totals are prepared for the general
ledger update procedure
Automated Batch Purchases
Automated Batch Purchases
Advantages of Real-Time Data Input &
Processing Over Batch Processing
• Shortens the time-lag in record-keeping;
hence, records are more current
• Eliminates much of the routine manual
procedures, such as transcribing information
onto paper documents
• Eliminates much of the storage and shuffling
of paper documents
• Reduces data entry correction procedures
Reengineered Purchases/Cash
Disbursements
Summary of Internal Controls
 General Internal Controls
• Organization controls
– segregation of duties
• Documentation
• Asset Accountability Controls
• Management Practices
• Data Center Operations Controls
• Authorization Controls
• Access Controls
 Manual
Authorization Controls
• Purchases of inventory should be
authorized by the Inventory Control
department, not by purchasing agents
• Accounts Payable authorizes the
payments of bills, not the cash
disbursements clerk, who writes the
checks
How do these controls change in a CBAS?
 Computer-Based Authorization
Controls
• Authorizations are automated.
– programmed decision rules must be debugged
• Automating inventory in EDI and JIT
– faulty inventory model can lead to over-
purchasing or under-purchasing
• Cash disbursements may automate check
printing and signing.
– programming logic must be flawless
– automated signing only below a dollar threshold
 Traditional Segregation of Duties
• Warehouse (stores)
• Inventory control
• Accounts payable
• General ledger
• Requisitioning
• Purchases
• Purchases returns and allowances
• Cash disbursements
 Manual
Segregation of Functions
• Custody of the asset, inventory, by the
Warehouse must be separate from
recordkeeping for the assets by the
Inventory Control.
• Custody of the asset, cash, by Cash
Disbursements must be kept separate
from recordkeeping for the asset by A/P.
How do these controls change in a CBAS?
 Computer-Based Segregation
of Functions
• Extensive consolidation by the
computer of tasks traditionally
segregated
– computer programs authorize and
process purchase orders
– computer programs authorize and issue
checks to vendors
 Manual
Supervision
• Within the expenditure cycle, supervision
is of highest importance in the Receiving
department, where the inventory arrives
and is logged in by a receiving clerk.
Need to minimize:
– failures to properly inspect the assets
– theft of the assets

How do these controls change in a CBAS?

 Computer-Based Supervision
• Automation often leads to a collapsing of
the traditional segregation of duties.
– requires greater supervision
• Supervision takes on new aspects as
technology advances.
– electronic monitoring
• Supervision because more difficult as the
workplace becomes more sophisticated.
– employees may have advanced IT training
 Manual
Accounting Records
• Must maintain adequate records for:
– accounts payable
– vouchers payable
– checks
– general ledger
– subsidiary ledgers

How do these controls change in a CBAS?

 Computer-Based
Accounting Records
• Accounting records rest on the reliability and
security of stored digitalized data.
– Accountants should be skeptical about the accuracy
of hard-copy printouts.
– Backups - the system needs to ensure that backups
of all files are continuously kept
• Most automated systems still have a lot of paper
documents.
– This is good for audit trail purposes but is often
inefficient.
– As the system becomes increasing paperless,
maintaining an audit trail becomes more difficult.
 Manual
Access Controls
• Access to:
– inventories (direct)
– cash (direct)
– accounting records
(indirect)

How do these controls change in a CBAS?

 Computer-Based
Access Controls
• Magnetic records are vulnerable to both
authorized and unauthorized exposure
and should be protected
– must have limited file accessibility
– programs must be safeguarded and
monitored
 Manual
Independent Verification
• A/Payable dept. verifies much of the work done
within the expenditure cycle.
– PR, PO, receiving reports, and suppliers’ invoices must
be checked and verified by A/P.
• G/Ledger dept. verifies:
– the total obligations recorded equal the total inventories
received
– the total reductions in accounts payable equal the total
disbursements of cash

How do these controls change in a CBAS?

 Computer-Based
Independent Verification
• Automating the accounting function
reduces the need for verification by
reducing the chances of fraud and error in
the expenditure cycle.
• However, the need for verification shifts to
the computer program and the
programmers where fraud and error may
still be present.