Diajukan untuk memenuhi dan melengkapi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi dan
Pengendalian Internal dalam program studi profesi akuntansi
Pasca Sarjana Universitas Widyatama
Disusun Oleh:
UNIVERSITAS WIDYATAMA
2016
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr. Wb
Dengan rahmat Allah SWT, segala puji dan syukur penulis ucapkan kehadirat-Nya yang
telah memberikan segala anugerah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas
makalah Siklus Proses Bisnis. Maksud penyusunan makalah ini adalah untuk memenuhi salah
satu tugas mata kuliah Sistem Informasi dan Pengendalian Internal dalam Program Studi profesi
Akuntansi pada Universitas Widyatama.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, mengingat keterbatasan
kemampuan, pengalaman, dan pengetahuan penulis baik dalam hal penyajian maupun pengguna
bahasa. Namun demikian inilah yang terbaik yang penulis lakukan dan semoga makalah ini dapat
bermanfaat bagi semua pihak. Oleh karena itu semua masukan, kritik, dan saran yang sifatnya
membangun sangat penulis harapkan bagi penyempurnaan makalah ini.
Penulis
BAB I
PENDAHULUAN
PEMBAHASAN
Siklus pengeluaran (expenditure cycle) adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dari aktivitas siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan total biaya perolehan
persedian,memelihara persediaan, perlengkapan dan beragam jasa lainnya yang harus dilakukan
oleh perusahaan. Pada siklus pengeluaran,terdapat 3 aktivitas dasar bisnis yaitu:
1. Memesan barang, persediaan dan jasa (ordering meterials, supplies and services)
Aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau
perlengkapan. Tahapan ini melibatkan penentuan atas apa, kapan dan berapa banyak
barang/ perlengkapan/ jasa yang dibeli dan selanjutnya memilih pemasok.
2. Menerima dan menyimpan barang, persediaan, dan jasa (receiving materials,
supplies and services)
Aktivitas kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang
yang dipesan. Departemen penerimaan yang bertanggungjawab dalam menerima barang
yang dikirim oleh pelanggan. Biasanya departemen penerimaan ini kemudian melaporkan
barang yang diterima ke manajer gudang, yang kemuadian dilaporkan ke kepala
departemen produksi. Departemen penyimpanan barang, yang juga bertanggungjawab
pada manager gudang, bertanggungjawab atas penyimpanan barang. Informasi mengenai
penerimaan barang yang dipesan harus dikomunikasikan ke fungsi pengendalian
persediaan untuk memuktahirkan catatan persediaan.
Ketika barang yang dipesan datang,petugas penerima barang harus membandingkan
nomor pesanan pembelian yang tertera di lembar pengiriman dari pemasok dengan arsip
pesanan pembelian untuk memastikan bahwa barang yang dikirim adalah benar-benar
barang yang dipesan. Petugas penerima barang kemudian menghitung kuantitas barang
yang diterima. Sebelum memindahkan barang ke gudang atau pabrik, petugas penerima
barang yang harus memeriksa setiap pengiriman untuk memastkan tidak ada barang rusak
yang diterima.
3. Memberikan persetujuan atas tagihan pemasok (approving supplier invoices)
Aktivitas ketiga dari siklus pengeluaran adalah menyetujui tagihan dari pemasok untuk
dibayar. Departemen utang memberikan persetuan atas tagihan-tagihan dari pemasok
untuk dibayar. Kewajiban hukum untuk membayar kepada pemasok akan muncul setelah
barang diterima. Untuk beberapa alasan praktis, hampir sebagian besar perusahaan hanya
akan mencatat utang setelah barang diterima dan tagihan disetujui oleh departemen utang.
Ketika tagihan diterima, departemen utang harus mencocokanya dengan pesanan
pembelian dan laporan penerimaan barang. Kombinasi dari tagihan pemasok dan
dokumentasi pendukung lainya dinamakan voucher package.
4. Pengeluaran kas (cash disbursement)
Aktivitas terakhir dari siklus pengeluaran adalah melakukan pembayaran kes kepada
pemasok. Kasir, yang melaporkan ke bendahara, bertanggungjawab untuk membayar
kepada pemasok. Pemisahan tugas penanggungjawab kas yang dilakukan oleh kasir, dari
fungsi otorisasi dan pencatatan kas, masing-masing harus dilakukan oleh departemen
pembelian dan departemen utang. Pembayaran dilakukan ketika departemen utang.
Pembayaran dilakukan ketika departemen utang dagang mengirimkan voucher package
(tagihan pemasok dan dokumen pendukung lainnya) ke kasir.
Siklus produksi adalah suatu rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan
data terkait dengan pembuatan produk yang terjadi secara terus-menerus dan saling
berkaitan. Gambar 1 memperlihatkan bagaimana siklus produksi dihubungkan dengan
sub sistem lainnya dalam Sistem Informasi Akuntansi yang ada di suatu perusahaan.
Sistem informasi siklus pendapatan memberikan informasi (pesanan pelanggan dan
prediksi penjualan) yang digunakan untuk merencanakan produksi serta tingkat
persediaan. Sebaliknya, sistem informasi siklus produksi mengirimkan informasi ke
siklus pendapatan mengenai barang jadi yang telah dibuat dan tersedia untuk dijual.
Informasi mengenai kebutuhan bahan baku dikirim ke sistem informasi siklus
pengeluaran dalam bentuk formulir permintaan pembelian. Sebagai gantinya, sistem
siklus pengeluaran memberikan informasi mengenai perolehan bahan baku dan juga
mengenai pengeluaran lain yang dimasukkan ke dalam overhead pabrik. Informasi
mengenai tenaga kerja yang dibutuhkan akan dikirim ke siklus sumber daya manusia,
yang selanjutnya akan memberikan data mengenai biaya dan ketersediaan tenaga kerja.
Terakhir informasi mengenai harga pokok penjualan akan dikirim ke sistem informasi
buku besar dan pelaporan.
DESAIN PRODUK
Langkah pertama dalam siklus produksi adalah desain produk. Tujuan aktivitas ini adalah
mendesain sebuah produk yang memenuhi permintaan dalam hal kualitas, ketahanan, dan fungsi,
dan secara simultan meminimalkan biaya produksi. Beberapa kriteria ini salaing bertentangan
satu sama lain, hingga membuat desain produk merupakan tugas yang menantang.
Analisis atas jaminan dan biaya perbaikan dapat mengidentifikasikan penyebab utama
kegagalan produk. Informasi itu dapat kemudian digunakan untuk mendesain ulang produk agar
dapat meningkatkan kualitas.
Langkah kedua dalam siklus produksi adalah perencanaan dan penjadwalan. Tujuan
langkah ini adalah mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien untuk memenuhi
pesanan yang ada dan mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan
persediaan barang jadi.
Metode Perencanaan
Dua metode perencanaan produksi yang umum adalah perencanaan sumber daya
produksi (manufacturing resource planning = MRP II) dan sistem produksi just in-time. MRP II
adalah kelanjutan dari perencanaan sumbr daya bahan baku yang mencari keseimbangan antara
kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk memenuhi perkiraan permintaan
penjualan. Sistem MRP II sering disebut sebagai push manufacturing, karena barang diproduksi
sebagai ekspektasi atas permintaan pelanggan.
Perencanaan produksi yang lebih akurat dapat mencegah kelebihan dan kekurangan
produksi. Perbaikan membutuhkan prediksi penjualan yang akurat dan baru serta data mengenai
jumlah persediaan, semuanya ini adalah informasi yang dapat disediakan oleh sistem siklus
pendapatan dan pengeluaran. Sebagai tambahan, informasi mengenai kinerja produksi terutama
yang berhubungan dengan tren total waktu produksi setiap produk, harus dikumpulkan secara
teratur. Sumber-sumber data ini dapat digunakan secara periodic untuk meninjau dan
menyesuaikan jadwal induk produksi.
Persetujuan dan otorisasi yang memadai atas perintah produksi adalah pengendalian
lainnya untuk mencegah kelebihan produksi barang tertentu. Salah satu caranya adalah dengan
membatasi akses ke program penjadwalan produksi. Merupakan hal yang juga penting untuk
memastikan bahwa perintah produksi yang benar telah dikeluarkan.
OPERASI PRODUKSI
Langkah ketiga dalam siklus produksi adalah produksi actual dari produk. Cara aktivitas
ini dicapai sangat berbeda di berbagai perusahaan, perbedaan tersebut berdasarkan jenis produk
yang diproduksi dan tingkat otomatisasi yang digunakan dalam proses produksi.
Penggunaan berbagai bentuk TI dalam proses produksi, seperti robot dan mesin yang
dikendalikan oleh computer, disebut sebagai computer-integrated manufacturing (CIM). CIM
dapat secara signifikan mengurangi biaya produksi. Contohnya, Northrop Corporation dahulu
menggunakan 16.000 lembar kertas yang berisi instruksi kerja dasar yang berhubungan dengan
manufaktur badan pesawat. Ketika terminal on-line diinstal di setiap lokasi perikatan , peniadaan
kertas dan peningkatan efisiensi mengurangi biaya sebesar 30 persen.
Guna mengurangi risiko kehilangan persediaan, akses fisik ke persediaan harus dibatasi
dan semua semua perpindahan harus didokumentasikan. Jadi, permintaan bahan baku harus
digunakan untuk mengesahkan pelepasan bahan baku ke bagian produksi. Baik staf administrasi
bagian pengendalian persediaan maupun pegawai bagian produksi yang menerima bahan baku,
harus menandatangani permintaan tersebut untuk mengakui pelepasan barang ke bagian
produksi. Permintaan tambahan bahan baku di luar jumlah yang disebutkan dalam daftar bahan
baku juga harus didokumentasikan dan disahkan oleh personel tingkat supervisor. Move tickets
atau kartu perpindahan harus digunakan untuk mendokumentasikan perpindahan selanjutnya
persediaan dalam proses produksi di perusahaan. Pengembalian bahan baku apa pun yang tidak
digunakan dalam produksi juga harus didokumentasikan.
AKUNTANSI BIAYA
Langkah terakhir dari siklus produksi adalah akuntansi biaya. Tiga tujuan utama sistem
akuntansi biaya adalah :
1. memberikan informasi untuk perencanaan, pengendalian, dan evaluasi kinerja operasi
produksi.
2. memberikan data biaya yang akurat mengenai produk untuk digunakan dalam
menetapkan harga serta keputusan bauran produk.
3. Mengumpulkan dan memproses informasi yang digunakan untuk menghitung persediaan
serta nilai harga pokok penjualan yang muncul di laporan keuangan perusahaan
Proses
Agar dapat berhasil mencapai tujuan pertama, suatu sistem akuntansi biaya harus
didesain untuk mengumpulkan data real-time mengenai kinerja aktivitas produksi agar pihak
manajemen dapat membuat keputusan tepat pada waktunya. Guna mencapai tujuan yang kedua,
suatu sistem akuntansi biaya harus dapat mengumpulkan biaya berdasarkan kategori dan
kemudian membebankan biaya-biaya tersebut ke produk tertentu dan unit organisasional
tertentu. Hal ini membutuhkan pengkodean yang hati-hati atas data biaya selama pengumpulan,
karena sering kali biaya yang sama dapat dialokasikan dalam beberapa cara, untuk beberapa
tujuan berbeda.
Pencatatan dan pemrosesan data aktivitas produksi yang tidak akurat dapat
menurunkan efektivitas penjadwalan produksi dan merusak kemampuan pihak
manajemen untuk mengawasi dan mengendalikan operasi produksi. Contohnya, data
biaya yang tidak akurat dapat mengakibatkan keputusan yang tidak tepat tentang produk
mana yang diproduksi dan bagaimana menetapkan harga jual saat ini. Kesalahan dalam
catatan persediaan dapat mengarah pada kelebihan maupun kekurangan produksi barang.
Ketidakakuratan dalam laporan keuangan dan laporan manjerial dapat membiaskan
analisis kinerja di masa lampau dan keinginan investasi di masa mendatang atau
perubahan dalam operasi. Prosedur pengendalian terbaik untuk memastikan bahwa entri
data akurat adalah dengan mengotomatiskan pengumpulan data dengan menggunakan
pemindai kode garis, pembaca kartu, dan alat lainnya. Ketika semua hal ini tidak
memungkinkan untuk dilakukan, terminal on-line harus digunakan untuk entri data.
Password dan ID pemakai harus digunakan untuk membatasi akses hanya ke pegawai
yang berhak saja.
Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan Informasi dari aktivitas ini antara lain
- Penagihan yang akurat sangat penting dan membutuhkan informasi yang
mengidentifikasi item dan kuantitas.
- Faktur penjualan memberitahukan pelanggan dari jumlah yang harus dibayar dan
di mana untuk mengirim pembayaran.
- Sebuah laporan bulanan merangkum transaksi yang terjadi dan
menginformasikan pelanggan dari saldo rekening mereka saat ini.
- Sebuah memo kredit kewenangan departemen penagihan untuk kredit account
pelanggan.
- Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.
Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan
menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur. Ada beberapa jenis sistem
penagihan antaralain :
Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi
bahwa barang-barang dikirim.
Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim)
sesegera pesanan disetujui.
Bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah Kasir dan fungsi piutang dagang.
Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi pada aktivitas ini antaralain :
Pentingnya pengurangan pencurian kas.
Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses fisik ke
kas atau cek.
Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu
pengiriman uang dan faktur aplikasi harus dikredit.
Ada pula kebutuhan Informasi yang lampau dan yang saat ini yang diperlukan agar
menajemen dapat membuat keputusan strategis, antaralain :
Menentukan harga produk dan jasa,
Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi,
Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan,
Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek,
Merencanakan kampanye pemasaran yang baru.
2.1.3.5. Pengendalian Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti :
A. Kehilangan Data : Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan
logis).
B. Kinerja yang buruk : Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan
laporan kinerja
3. Penerimaan pesanan penjualan
Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain:
Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang
akurat atas saldo rekening pelanggan
Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk e-
business
4. Pengiriman barang
Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain:
Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua
dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara eriodic. Rekonsiliasi kartu
pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan
Pengendalian edit entri data dan daftar harga
Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke
pelanggan
6. Penagihan kas
Pencurian Kas
Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu: Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan
kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam
pemrosesan penerimaan kas.
BAB III
KESIMPULAN DAN SARAN
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan, analisis serta pembahasan tentang
siklus proses bisnis, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1) Proses bisnis existing tidak memiliki pola operasi dan pola bongkar muat yang terpadu
sehingga mengakibatkan terjadinya pelayanan pengiriman barang yang tidak terkontrol. Oleh
sebab itu, proses bisnis existing akan diperbaiki menuju proses bisnis yang akan dilakukan secara
terpadu, terdapat pengontrolan proses bisnis yang akan dijalankan.
2) Pemodelan Business Process Modelling Notation mampu menghasilkan aliran informasi.
Aliran informasi ini digunakan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan sehingga tidak ada
entitas yang menjalankan proses bisnisnya masing-masing.
3) Setiap ancaman dan kendala yang dimiliki oleh masing-masing siklus akan teratasi apabila
pengendalian internal yang dilakukan oleh perusahaan berjalan dengan baik.
3.2 Saran
Berdasarkan hasil penelitian di dalam siklus proses bisnis, maka disarankan untuk:
1) Perlu dibuat pola operasi bongkar muat yang terpadu yang dikelola oleh salah satu badan
formal.
2) Proses-proses bisnis baik key process business maupun support process business perlu
dilengkapi dengan informasi yang lebih lengkap, seperti pengukuran waktu yang akurat, alat
yang digunakan dalam melakukan proses bisnis, dan metode yang diterapkan.
3) Perlu kelanjutan penelitian untuk memanfaatkan metode metode yang baru, misal dengan
membangun aplikasi terpadu berupa software.
4) Metode lain dapat diterapkan oleh perusahaan, seperti:
a) Metode Unified Modeling Language (UML) yang mana mendukung pemodelan
berdasarkan dari kebutuhan penggunanya serta menggunakan pendekatan berorientasi
objek.
b) Metode Struktural Analysis and Design Technique (SADT) merupakan metode klasik
yang sangat dikenal dalam analisis proses guna mendapatkan suatu model proses bisnis
yang terstruktur. Metode ini diawali dengan menganalisis proses-proses sebagai fungsi
yang akan membentuk struktur proses bisnis.
c) Business Process Reengineering (BPR). BPR menggunakan pendekatan untuk
perancangan kembali cara kerja dalam mendukung misi organisasi dan mengurangi
biaya.
5) Meningkatkan kinerja pengendalian internal di setiap aspek usaha.