DAFTAR ISI

DAFTAR GAMBAR
Gambar 3. 1 SOP Penerimaan ............................................................................................ 7
Gambar 3. 2 Flow Chart SOP Penerimaan ......................................................................... 9
Gambar 3. 3 SOP Penyimpanan........................................................................................ 11
Gambar 3. 4 Flow Chart SOP Penyimpanan..................................................................... 13
Gambar 3. 5 SOP Pengiriman ........................................................................................... 15
Gambar 3. 6 Flow Chart SOP Pengiriman ........................................................................ 17
Gambar 3. 7 SOP Return (Penganggulangan Ketidaksesuaian) ....................................... 19
Gambar 3. 8 Flow Chart SOP Return ............................................................................... 21
Gambar 3. 9 Dokumen Report Pemesanan ....................................................................... 23
Gambar 3. 10 Dokumen Purchase Order .......................................................................... 24
Gambar 3. 11 Dokumen Delivery Order ........................................................................... 25
Gambar 3. 12 Dokumen Performa Invoice ....................................................................... 26
Gambar 3. 13 Dokumen SO Prepare................................................................................. 28
Gambar 3. 14 Dokumen Surat Jalan ................................................................................. 29
Gambar 3. 15 Dokumen Invoice ....................................................................................... 30
Gambar 3. 16 Form Pengembalian Barang Retur ............................................................. 32
Gambar 3. 17 Form Penarikan Barang Retur .................................................................... 32
 BAB I

DASAR TEORI

1.1 Profil Perusahaan

PT. Mulia Rana Frozindo yang bertempat di Jl. Daan Mogot Km. 18, Green
Sedayu Biz Park ini terbentuk hampir 6 tahun. Cikal bakal toko frozen yang
punya kapasitas penyimpanan hanya dua freezer ini bertfransformasi dari toko
frozen ke agen frozen yang berjalan 1 tahun. Setelah menjadi agen kecil kemudian
menjadi agen besar. Dari agen besar bertransformasi lagi hingga menjadi
perusahaan yang bergerak di bidang distribusi makanan.

Gudang distribusi adalah suatu tempat yang dijadikan sebagai tempat

penyimpanan barang yang diterima dari berbagai supplier dan dijadikan sumber
pemenuhan kebutuhan konsumen sehingga harga jual produk di pasar menjadi
lebih kompetitif. Gudang distribusi PT. Mulia Rana Frozindo memiliki dua
gudang distribusi, yaitu gudang untuk frozen food dan gudang untuk dry food.

Gudang dry food menyimpan berbagai macam makanan dari berbagai

supplier. Makanan disimpan dengan tipe penyimpanan block stacking, yaitu
kardus disusun dan ditempatkan di blok yang sudah ditentukan sesuai dengan
jenisnya dan merknya. Makanan juga ditempatkan sesuai dengan prinsip
popularity, yaitu makanan yang memiliki jumlah permintaan tinggi atau fast
moving ditempatkan dekat dengan pintu masuk/keluar atau bagian depan gudang.
Sedangkan makanan dengan permintaan sedang dikategorikan medium moving,
ditempatkan di bagian tengah gudang dan makanan dengan permintaan cenderung
rendah (slow moving) ditempatkan di bagian belakang.

1.2 Tujuan
1. Memberikan kepastian kelengkapan prosedur kerja tentang pencatatan dan
format baku
2. Dapat membuat dan evaluasi prosedur yang lengkap tentang pencatatan barang
mulai dari penerimaan sampai dengan pengiriman
1.3 Manfaat
1. Mengetahui dan mendapatkan kelengkapan prosedur terkait
pengadministrasian dalam keadaan real di gudang
2. Mengetahui kelemahan atau kekurangan dari prosedur yang ada di gudang dan
dapat mengetahui jika prosedur tidak efisien
 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Aktivitas Pergudangan

Pada umumnya mengelola pergudngan dapat menggambarkan aktivitas
mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, pengambilan kembali sampai dengan
pengiriman. Keseluruhan akan dicatatkan dalam bentuk dokumen resmi sebagai
acuan yang akan dilakukan oleh manajemen pergudangan. Dokumen ini merupakan
administrasi pergudangan yang akan dijadikan data (masukan) untuk bahan
evaluasi dan perbaikan periode berikutnya. Dalam aktivitas pergudangan
administrasi merupakan hal yang paling penting. Administrasi menjadi ujung
tombak seluruh pencatatan tentang arus masuk dan keluar barang, sehingga
pengendalian operasional lebih mudah bila adanya akurasi data. Administrasi yang
baik perlu dibangun secara terintegrasi antar bidang kerja yang diimplementasikan
secara komputerisasi dan didukung oleh kemampuan sumber daya yang diperlukan.

2.2 Standard Operatinal Procedure

Standard Operational Procedure adalah cara menjalani tugas agar sesuai
dengan jobdesc dan dapat dijadikan acuan atau patokan terhadap suatu proses kerja,
baik yang berhubungan dengan sistem, operasioanl, dan antar organisasi. Standard
Operational Procedure digunakan sebagai dokumen perusahaan untuk melihat
keefisienan proses penerimaan, penyimpanan, ataupun pengiriman.

Standard Operational Procedure penerimaan berhubungan dengan

kegitatan mendapatkan semua bahan atau barang dan perlengkapan yang datang di
fasilitas dan di gudang yang sesuai serta mengirimkannya. Penerimaan merupakan
proses penting dalam pengelolaan pergudangan. Sebelum menerima perlu
memastikan barang/produk yang akan diterima sesuai dengan jumlah, kondisi, dan
waktu yang tepat seperti tercantum dalam dokumen pesanan, merupakan salah satu
andalan proses awal dari operasi gudang.

Standard Operational Procedure penyimpanan merupakan proses, acuan,

atau patokan dalam kegiatan penyimpanan barang. Penyimpanan atau penempatan
yaitu meletakkan barang untuk disimpan pada tempat yang ditetapkan
peruntukkannya atau menemptakan barang dalam kondisi tunggu untuk di-order
atau dipersiapkan untuk diproses produksi atau distribusinya.

Standard Operational Procedure pengiriman adalah prosedur atau patokan

dalam melakukan aktivitas pengambilan barang dari tempat penyimpanan untuk
pengiriman barang oleh perusahaan. Persiapan pengiriman meliputi pengecekan
barang sesuai dengan pesanan, pengemasan untuk perlindungan atau kemudahan
dalam pemindahan dan memastikan apakah sudah cukup layak dan aman dalam
perjalanan ke tempat tujuan.

2.3 Dokumen
Bentuk dokumen pencatatan dibuat dengan mempertimbangkan tentang
efisiensi, efektif, fleksibel, dan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah
dilaksanakan. Bentuk seperti ini harus dibangun dan ditetapkan oleh pimpinan
agar legal. Hasil pencatatan pada dokumen ini harus dapat dievaluasi atau diaudit
untuk perbaikan secara berkesinambungan. Pencatatan dokumen harus dilakukan
di setiap perpindahan barang dalam gudang.
 BAB III

PENGOLAHAN DATA

3.1 Standard Operational Procedure

3.1.1 Standard Operational Procedure Penerimaan

STANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE
Prosedur Penerimaan No. Dokumen :
Gudang Distribusi Status Revisi :

I. Definisi
Prosedur atau acuan dalam melakukan suatu aktivitas atau patokan
terhadad suatu proses penerimaan baik yang berhubungan dengan sistem,
operasional, dan antar organisasi.
II. Tujuan
Agar proses penerimaan berjalan sesuai dengan perencanaan dan
setiap aktivitas penerimaan terkendali dengan baik.
III. Ruang Lingkup
Tanggung jawab dan aktivitas Security, Operator Gudang, Checker,
dan Admin dalam aktivitas penerimaan.
IV. Unit Terkait
4.1 Staff Checker
4.2 Admin Gudang
4.3 Divisi Gudang
V. Dokumen Terkait
5.1 Report Pemesanan
5.2 Purchase Order
5.3 Surat Jalan

Gambar 3. 1 SOP Penerimaan

 5.4 Delivery Order
5.5 Performa Invoice
5.6 Bukti Penerimaan Barang
VI. Prosedur
6.1 Mulai
6.2 Admin menerima pesanan barang dari customer. Dapat melalui
WhatsApp, email, ataupun SMS
6.3 Setelah mendapat pesanan, staff Purchasing membuat dokumen
Report Order sebagai data stok barang yang dipesan dan sisanya
6.4 Staff Purchasing membuat purchase order untuk supplier sesuai
dengan barang ang ingin dipesan
6.5 Supplier mengirimkan barang sesuai dengan PO perusahaan
6.6 Security mengecek Surat Jalan yang dibawa driver sebelum
driver parkir
6.7 Barang datang dan diterima oleh checker
6.8 Operator gudang melakukan pembongkaran barang
6.9 Checker mengecek dokumen dan barang bersamaan dengan
barang dibongkar. Checker memberi tanda check list di dokumen
sebagai tanda bahwa barang yang datang benar dan sesuai
6.10 Jika sesuai maka tempatkan barang di tempat sementara sebelum
dipindahkan
6.11 Jika tidak sesuai maka lakukan pengembalian barang ke supplier
6.12 Selesai
VII. Lampiran

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

(Logistics Supervisor) (Logistics Manager)

Gambar 3. 2 SOP Penerimaan (Lanjutan)

Gambar 3. 3 Flow Chart SOP Penerimaan
 SOP Penerimaan merupakan prosedur untuk melakukan aktivitas
penerimaan barang yang datang dari supplier. SOP penerimaan PT. Mulia Rana
Frozindo dimuali dari membuat dokumen Report Pemesanan atau Report Order
hingga menempatkan barang di tempat sementara sebelum di tempatkan di gudang.
Pada SOP ini PT. Mulia Rana Frozindo menggunakan dokumen Report Pemesanan,
Purchase Order, Surat Jalan, Delivery Order, Performa Invoice, dan Bukti
Penerimaan Barang.

PT. Mulia Rana Frozindo membuat Report Pemesanan terlebih dahulu

sebelum melakukan pemesanan barang kepada supplier. Report Pemesanan berisi
kolom deskripsi item yaitu nama barang, supplier, stok tersedia, stok terpesan dan
stok sisa. PT. MRF membuat Purchase Order setelah mengetahui jumlah barang.
PT. MRF menggunakan PO dengan mengirimkannya satu hari sebelum barang
datang, dengan kata lain lead time setiap pemesanan barang hanya satu hari.
Pengiriman PO menggunakan sistem untuk menghemat biaya transportasi.
Sedangkan surat jalan dan DO merupakan dokumen dari supplier sebagai bukti
bahwa perusahaan benar memesan barang dari supplier. Performa Invoice juga
dokumen milik supplier dimana dokumen tersebut berisi nama barang yang
diterima perusahaan beserta jumlah biaya yang harus di bayar. Dalam prosedur PT.
MRF dokumen tersebut diberikan ketika barang sudah diinput ke dalam sistem.
Terakhir, Bukti Penerimaan Barang dibuat admin dan digunakan ketika pengecekan
barang saat barang dibongkar. Barang diturunkan dan checker memberi tanda
checklist pada nama barang tersebut sebagai tanda bahwa barang sudah di terima.

Perbandingan menggunakan dokumen-dokumen tersebut dengan dokumen

yang dipelajari dalam teori. Penggunaan dokumen Report Pemesanan karena
dokumen tersebut untuk mengetahui barang yang memiliki pergerakan yang cepat
atau fast moving dengan diketahui jumlah stok terpesan. Kolom sisa stok dijadikan
acuan dalam pembelian barang dengan memperhatikan safety stock. Sehingga
perusahaan dapat mengatur jumlah pembelian barang. Penggunaan PO sama
dengan yang dipelajari dalam teori begitupun dengan invoice. Bukti Penerimaan
Barang pun sama hanya namanya yang sedikit berbeda dan waktu digunakannya.
Kalau dalam teori Bukti Penerimaan Barang digunakan checker saat mengecek
barang di loading/unloading area untuk diberikan ke Admin.
3.1.2 Standard Operational Procedure Penyimpanan

STANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE
Prosedur Penyimpanan No. Dokumen :
Gudang Distribusi Status Revisi :

I. Definisi
Prosedur atau acuan dalam melakukan suatu aktivitas atau patokan
terhadap suatu proses penyimpanan baik yang berhubungan dengan sistem,
operasional, dan antar organisasi.
II. Tujuan
Agar proses penyimpanan berjalan sesuai dengan perencanaan dan
setiap aktivitas penerimaan terkendali dengan baik.
III. Ruang Lingkup
Tanggung jawab dan aktivitas Operator Gudang, Checker, Admin,
Finance, Driver, dan Security dalam aktivitas penyimpanan.
IV. Unit Terkait
4.1 Admin
4.2 Divisi Gudang
4.3 Staff Checker
4.4 Finance
V. Dokumen Terkait
5.1 Sales Order Prepare
5.2 Surat Jalan
5.3 Invoice
VI. Prosedur
6.1 Operator gudang mensortir barang sesuai jenis dan merknya
6.2 Operator gudang mengambil alat material handling untuk
memindahkan barang
6.3 Operator gudang memindahkan barang ke tempat penyimpanan

Gambar 3. 4 SOP Penyimpanan

 6.4 Checker memberikan dokumen PO, DO, Bukti Penerimaan
Barang, dan performa Invoice kepada Admin
6.5 Admin menginput data barang ke dalam sistem dengan Bukti
Penerimaan barang sebagai acuannya
6.6 Bagian Finance melakukan pembayaran kepada supplier melalui
transfer
6.7 Selesai

VII. Lampiran

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

(Logistics Supervisor) (Logistics Manager)

Gambar 3. 5 SOP Penyimpanan (lanjutan)

Gambar 3. 6 Flow Chart SOP Penyimpanan
 SOP Penyimpanan merupakan prosedur untuk memindahkan dan
menempatkan barang di tempat penyimpanan dengan lokasi yang sudah ditentukan.
SOP penyimpanan dibuat untuk memudahkan staff gudang dalam melakukan
aktivitasnya dengan jobdesc yang dimiliki masing-masing PIC. SOP penyimpanan
PT. Mulia Rana Frozindo dimulai dari mensortir barang sesuai jenis dan merknya
hingga melakukan pembayaran kepada supplier sesuai jumlah yang tertera di
invoice. Pada SOP Penyimpanan PT. Mulia Rana Frozindo tidak terdapat dokumen
yang berkaitan dengan SOP tersebut. Karena pada proses penyimpanan PT. MRF
menggunakan prinsip popularity, yaitu menganalisis terlebih dahulu mana barang
yang tingkat pembelian dan penjualannya tinggi, maka barang tersebut
dikategorikan sebagai barang fast moving atau barang yang pergerakannya cepat.
Tipe penyimpanan gudang PT. Mulia Rana Frozindo yaitu block stacking, dimana
barang ditumpuk sesuai dengan jenis dan merk-nya. Barang ditumpuk diatas pallet
sesuai dengan bloknya. PT. Mulia Rana Frozindo menyebut barang per pallet
dengan istilah per tier (kalau dalam logistik tier merupakan istilah untuk supplier
dari suatu perusahaan).

Dengan menggunakan prinsip dan tipe penyimpanan tersebut, maka ketika

ada barang yang datang operator gudang akan menempatkan barang yang fast
moving di blok bagian depan yang dekat dengan pintu masuk dan keluar. Operator
gudang sebelumnya sudah diberi pengarahan oleh kepala gudang dimana blok yang
merupakan tempat penyimpanan barang fast moving, medium moving, ataupun slow
moving. Sehingga menempatkan barang tidak perlu menggunakan dokumen.
3.1.3 Standard Operational Procedure Pengiriman

STANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE
Prosedur Pengiriman No. Dokumen :
Gudang Distribusi Status Revisi :

I. Definisi
Prosedur atau acuan dalam melakukan suatu aktivitas atau patokan
terhadap suatu proses pengiriman baik yang berhubungan dengan sistem,
operasional, dan antar organisasi.
II. Tujuan
Agar proses pengiriman berjalan sesuai dengan perencanaan dan setiap
aktivitas penerimaan terkendali dengan baik.
III. Ruang Lingkup
Tanggung jawab dan aktivitas Admin, Operator Gudang, dan Checker
dalam aktivitas pengiriman.
IV. Unit Terkait
4.1 Admin
4.2 Divisi Gudang
4.3 Staff Checker
V. Dokumen Terkait
5.1 Sales Order Prepare
5.2 Surat Jalan
5.3 Invoice
VI. Prosedur
6.1 Admin menerima pesanan dari customer
6.2 Admin melakukan penginputan data ke sistem terkait pesanan
customer
6.3 Admin membuat Sales Order Prepare berisi list pesanan
customer dan kuantitasnya

Gambar 3. 7 SOP Pengiriman

 6.4 Admin memberikan SO Prepare kepada Operator Gudang
6.5 Operator Gudang mengambil alat MH untuk mengambil barang
6.6 Operator Gudang mengambil barang pesanan customer di gudang
menggunakan alat MH dengan memperhatikan tumpukan barang
6.7 Operator Gudang menempatkan barang di dekat pintu
masuk/keluar gudang (muka gudang)
6.8 Checker mengecek barang jumlah dan kondisi barang yang ada di
muka gudang.
6.9 Kepala Gudang, Admin, dan Checker menandatangani surat jalan
dan SO Prepare sebagai bentuk validasi
6.10 Driver mengirimkan barang kepada customer dengan membawa
Surat Jalan
6.11 Selesai

VII. Lampiran

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

(Logistics Supervisor) (Logistics Manager)

Gambar 3. 8 SOP Pengiriman (lannjutan)

 STANDARD OPERATING PROCEDURE DOC NO :

DELIVERY (PENGIRIMAN) REVISION :

DEVISI DRY PAGE :

AKTIVITAS DOKUMEN PIC KETERANGAN

Mulai

Customer
memesan Barang

Setelah menerima pesanan dari customer,

Menginput data Admin selanjutnya Admin menginput data pesanan
ke sistem customer ke sistem agar memudahkan
meliat stok persediaan barang

Membuat SO SO Prepare Setelah menginput data ke sistem dan

Admin melihat ketersediaan barang ada di gudang,
Prepare
maka admin membuat SO Prepare sebagai
dokumen berisi barang pesanan customer

Menerima SO SO Prepare
Operator gudang menerima SO Prepare
Operator Gudang
Prepare sebagai dokumen acuan untuk mengambil
barang yang akan dikirim

Menempatkan Pada malam hari setelah customer

barang di muka SO Prepare Operator Gudang memesan barang operator gudang
gudang mengambil barang yang akan dikirim dan
menempatkan nya di muka gudang
selanjutnya barang akan dikirim pada esok
hari

SO Prepare Pada esok harinya barang yang

Mengecek Barang Checker ditempatkan dimuka gudang di cek oleh
checker sebelum dikirim

Jika pada saat pengecekan barang ada

yang tidak sesuai dengan SO maka barang
Tidak Kembalikan ke
Sesuai? dikembalikan ke gudang dan mengambil
gudang barang baru. Namun jika sesuai maka
barang akan dilanjutkan ke proses
Ya selanjutnya

Membuat Mengambil Surat Jalan Jika barang dimuka gudang sudah di cek
Admin
Dokumen Barang baru Invoice dan sesuai maka selanjutnya admin
membuat dokumen Surat Jalan dan Invoice

Checker Setelah surat jalan selesai dibuat maka

Surat Jalan sebelum barang dikirim surat jalan
Validasi Dokumen Kepala Gudang
divalidasi terlebih dahulu oleh checker dan
kepala gudang sebagai bukti pengesahamn
barang yang dikirim

Surat Jalan Driver mengirim barang dengan membawa

Barang Dikirim Driver dokumen surat jalan dan invoice yang akan
Invoice
diberikan kepada customer

Selesai

Gambar 3. 9 Flow Chart SOP Pengiriman

 SOP Pengiriman merupakan prosedur untuk mengeluarkan barang dari
tempat penyimpanan untuk selanjutnya dikirim kepada customer atau pemesan.
Dalam SOP Pengiriman PT. Mulia Rana Frozindo, dokumen pengiriman yang
digunakan yaitu Sales Order Prepare, Surat Jalan, dan Invoice. SO Prepare dibuat
dengan mencatat pesanan customer beserta kuantitasnya. SO Prepare ini juga
digunakan oleh operator gudang ketika akan mengambil pesanan customer. Surat
jalan dibuat sebagai pengantar driver dan bukti bahwa driver benar mengantarkan
barang ke alamat yang tertera dan sebagai bukti bahwa benar customer memesan
barang dari perusahaan. Invoice diberikan kepada customer untuk pembayaran.
Pembayaran dilakukan dengan 3 metode yaitu Cash Before Delivery, Cash On
Delivery, dan Term of Payment. Umumnya customer menggunakan metode Term
of Payment, atau membayar ketika barang sudah diterima. Serupa dengan cara
pembayaran perusahaan kepada supplier.

Perbandingan penggunaan dokumen pada perusahaan dengan yang

dipelajari di teori yaitu dalam teori kita menggunakan Sales Order hanya untuk
mencatat pesanan. Pengambilan barang menggunakan picking list. PT. MRF tidak
menggunakan picking list karena dapat memboros kertas juga menambah
pengarsipan dokumen. Terkait surat jalan dan invoice tidak ada perbedaan antara
PT. MRF dengan teori.
3.1.4 Standard Operational Procedure Penanggulangan Ketidaksesuaian

STANDARD OPERATIONAL
PROCEDURE
Prosedur Return No. Dokumen :
Gudang Distribusi Status Revisi :

I. Definisi
Prosedur atau acuan dalam melakukan suatu aktivitas atau patokan
terhadap suatu proses pengembalian barang baik yang berhubungan dengan
sistem, operasional, dan antar organisasi.
II. Tujuan
Agar proses pengembalian barang berjalan sesuai dengan perencanaan
dan setiap aktivitas penerimaan terkendali dengan baik.
III. Ruang Lingkup
Tanggung jawab dan aktivitas Operator Gudang, Checker, Admin,
Finance, Driver, dan Security dalam aktivitas penyimpanan.
IV. Unit Terkait
4.1 Staff Checker Gudang
4.2 Staff Checker Supplier
4.3 Admin Supplier
V. Dokumen Terkait
5.1 Form Pengembalian Barang
5.2 Form Penarikan Barang
VI. Prosedur
6.1 Staff Checker Gudang mengecek kondisi fisik barang yang reject
apakah keadaannya parah atau tidak
6.2 Checker gudang menganalisa barang yang reject apakah barang
tersebut rusak saat di gudang atau setelah berada di tangan
customer
6.3 Operator gudang memindahkan barang ke tempat penyimpanan

Gambar 3. 10 SOP Return (Penganggulangan Ketidaksesuaian)

 6.4 Checker gudang melihat apakah barang tersebut bisa diperbaiki
atau tidak
6.5 Jika bisa maka barang di perbaiki dan dikembalikan ke gudang
untuk nanti dipesan oleh customer
6.6 Jika tidak maka barang dikembalikan ke supplier dengan
melampirkan Form Pengembalian Barang Retur
6.7 Pihak supplier mengecek kondisi barang yang di retur,
menganalisis apakah barang tersebut rusak kesalahan supplier
6.8 Jika bukan kesalahan supplier maka proses retur ditolak oleh
supplier
6.9 Jika memang kesalahan supplier maka barang ditukar dengan yang
baru atau disebut tukar guling (mengganti dengan jenis yang sama)
atau bisa juga dengan pemotongan harga ketika belanja lagi di
supplier tersebut
6.10 Admin pihak supplier membuat form penarikan barang retur untuk
mendata barang yang retur
6.11 Driver supplier mengirimkan barang yang diretur ke gudang
perusahaan
6.12 Selesai

VIII. Lampiran

Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:

(Logistics Supervisor) (Logistics Manager)

Gambar 3. 11 SOP Return (lanjutan)

Gambar 3. 12 Flow Chart SOP Return
 SOP Return merupakan prosedur dalam kegiatan pengembalian barang dari
customer ke perusahaan dan dari perusahaan dikembalikan ke supplier. Konteks
gudang disini sebagai jembatan yang menyatukan antara customer dan supplier.
Dimana ketika ada barang customer yang rusak setelah gudang melakukan
pengiriman, maka customer berhak meng-klaim masalah dari barang tersebut.
Gudang akan menganalisa terlebih dahulu dimana barang tersebut rusak, apakah di
tangan customer atau kerusakan dari gudang. Penilaian biasanya berdasarkan
tingkat kerusakannya. Jika kerusakannya parah maka kemungkinan barang rusak di
dalam gudang, maka gudang akan memberikan Form Penarikan Barang retur
kepada customer untuk penggantian barang atau barang reject tersebut lolos saat
pengecekan. Jika barang tersebut reject dari supplier, gudang akan mengajukan
retur menggunakan Form Pengembalian Barang Retur.
3.2 Pengadministrasian
3.2.1 Dokumen Penerimaan
3.2.1.1 Report Pemesanan

Gambar 3. 13 Dokumen Report Pemesanan

3.2.1.2 Purchase Order

Gambar 3. 14 Dokumen Purchase Order

3.2.1.3 Delivery Order

Gambar 3. 15 Dokumen Delivery Order

3.2.1.4 Performa Invoice

Gambar 3. 16 Dokumen Performa Invoice

 3.2.1.5 Analisis Dokumen Penerimaan
Dokumen pertama yang digunakan saat proses penerimaan barang
adalah Report Pemesanan atau Report Order. Dokumen ini berisi kode
barang, item description, kategori item, stok, terpesan, dan sisa stok yang
digunakan untuk mengetahui berapa sisa stok yang tersedia dalam gudang
agar perusahaan dapat memesan barang sesuai kebutuhan customer dan
safety stok di gudang. Setelah membuat Report Order, dokumen selanjutnya
dibuat oleh supplier yaitu Delivery Order sebagai daftar barang dan kuantiti
barang yang dipesan oleh perusahaan. Kemudian ada dokumen Proforma
Invoice yang berisi tentang nama barang, jumlah barang, dan total harga
barang yang harus dibayar oleh perusahan itu kepada supplier. Dokumen
selanjutnya ada Surat Jalan yang dibuat oleh admin yang berisi nama
barang, kuantiti barang, alamat pengiriman yang digunakan agar supplier
dapat mengirim ke perusahaan dengan waktu dan alamat yang tepat. Saat
barang sampai pada perusahaan, dokumen yang dibuat oleh admin gudang
adalah Bukti Penerimaan Barang (BPB) yang nanti akan diberikan kepada
checker yang digunakan untuk menulis barang apa saja dan berapa
kuantitinya yang dalam kondisi good atau tidak rusak.

3.2.2 Dokumen Penyimpanan

Saat proses penyimpanan barang, tidak ada dokumen yang terkait
dalam proses tersebut dikarenakan operator gudang menyimpan barang sesuai
dengan pensortiran atau pemisahan barang dimuka gudang, jadi operator
gudang langsung menyimpan barang sesuai tier yang sudah dipisahkan.
Namun dokumen terkait disini ialah dokumen DO, PO, Bukti Penerimaan
Barang, dan Performa Invoice yang diberikan oleh checker kepada admin.
Dokumen Penerimaan Barang digunakan admin sebagai data barang masuk
ke gudang yang akan di input ke dalam system. Sedangkaan dokumen
Performa Invoice digunakan oleh bagian Finance untuk data barang yang
akan dibayar melalui via transfer.
3.2.3 Dokumen Pengiriman
3.2.3.1 Sales Order Prepare

Gambar 3. 17 Dokumen SO Prepare

3.2.3.2 Surat Jalan

Gambar 3. 18 Dokumen Surat Jalan

3.2.3.3 Invoice

Gambar 3. 19 Dokumen Invoice

3.2.3.4 Analisis Dokumen Pengiriman
Saat ada barang yang kondisinya tidak sesuai atau reject pada proses
penerimaan, dapat dilakukan pengembalian barang atau return kepada
supplier dengan menggunakan dokumen Form Pengembalian Barang yang
terdiri dari nomor, nama barang, jumlah, dan keterangan. Jika ada barang
yang reject saat barang sudah ditangan customer, dapat dilakukan
pengembalian barang atau reject kepada perusahaan dengan menggunakan
dokumen Form Penarikan Barang yang dibuat oleh admin. Pengembalian
barang ini ada 2 cara, yaitu dengan tukar guling (menukar barang reject
dengan barang yang good atau baik) dan dengan melakukan pemotongan
harga pada invoice pemesanan selanjutnya. Dokumen retur ini dibuat oleh
staff admin.
3.2.4 Dokumen Penanggulangan Ketidaksesuaian
3.2.4.1 Form Pengembalian Barang Retur

Gambar 3. 20 Form Pengembalian Barang Retur

3.2.4.2 Form Penarikan Barang Retur

Gambar 3. 21 Form Penarikan Barang Retur

 3.2.4.3 Analisis Dokumen Penanggulangan Ketidaksesuaian
Saat ada barang yang kondisinya tidak sesuai atau reject pada proses
penerimaan, dapat dilakukan pengembalian barang atau return kepada
supplier dengan menggunakan dokumen Form Pengembalian Barang yang
terdiri dari nomor, nama barang, jumlah, dan keterangan. Jika ada barang
yang reject saat barang sudah ditangan customer, dapat dilakukan
pengembalian barang atau reject kepada perusahaan dengan menggunakan
dokumen Form Penarikan Barang yang dibuat oleh admin. Pengembalian
barang ini ada 2 cara, yaitu dengan tukar guling (menukar barang reject
dengan barang yang good atau baik) dan dengan melakukan pemotongan
harga pada invoice pemesanan selanjutnya. Dokumen retur ini dibuat oleh
staff admin.

3.3 Evaluasi
 BAB IV

PENUTUP
4.1 Kesimpulan
4.2 Saran
1. Tangga yang digunakan operator gudang dalam mengambil barang di atas rak
memiliki resiko berbahaya yang sangat tinggi dan tingkat efisien yang rendah,
karena saat operator gudang mengambil barang dari rak A ke rak B operator
gudang harus turun terlebih dahulu jika posisi operator sedang diatas dan
tangga dipindahkan secara manual. Ketidakefisienan penggunaan tangga juga
dilihat dari jumlah operator yang menangani pengambilan barang tersebut
harus minimum 2 operator, satu operator untuk mengambil barang diatas dan
satu operator untuk menerima barang dari bawah dan menyusunnya diatas
material handling. Penggunaan tangga ini juga memiliki resiko berbahaya yang
cukup tinggi karena dalam pemindahan tangga dari satu titik ke titik lainnya
menggunakan manual handling dimana operator harus mengangkat tangga ke
titik rak yang dituju dan dapat menimbulkan cidera pada operator bahkan
sampai menimbulkan kecelakaan kerja. Oleh karena itu penulis menyarankan
kepada PT. Mulia Rana Frozenindo untuk menggunakan material handling
stock picker full electric dalam pengambilan barang di rak. Karena penggunaan
stock picker full electric ini jauh lebih efisien dibandingkan penggunaan
tangga. Alat ini saat cocok untuk penggunaan indoor dan ramah lingkungan
atau ramah terhadap lingkungan barang sekitar, dan juga alat ini memiliki
spesifikasi otomatis dan stir untuk operator menaikkan stock picker ke atas jika
barang nya diatas dan untuk menurunkan stock picker jika barangnyan
dibawah. Stir ini juga berfungsi untuk mengarahkan stock picker ke arah yang
ingin dituju seperti pemindahan dari rak A ke rak B bisa mengarahkan stir,
penggunaan stir pada stock picker ini jauh lebih efisien dan menghemat waktu
pemindahan pengambilan barang dibandingkan menggunakan tangga yang
harus memindahkan secara manual.

2. Ruang admin yang ada di PT. Mulia Rana Frozenindo sudah cukup baik karna
penataannya dekat dengan gudang. Namun dinding ruangan yang menurut
 penulis kurang efisien karena material dinding yang terbuat dari kayu dan
dinding yang tidak full menutupi ruangan admin atau bisa disebut diinding
yang terbuat dari kayu ini hanya sebagai penyekat/pemisah antara gudang dan
ruang admin sehingga suara bising dan bau dari produk barang bisa terdengar
dan tercium sampai ke ruang admin sehingga dapat mengganggu aktivitas
pengadministrasian. Oleh karena itu penulis menyarankan agar ruang admin
memiliki dinding yang terbuat dari batu bata pada dinding umumnya dan
dinding yang kami maksud adalah dinding yang full menutupi ruangan agar
bau dan suara bising tidak memasuki ruangan.

3. Sistem Penyimpanan barang di PT. Mulia Rana Frozenindo sudah cukup baik
karna menempatkan barang dengan tipe penyimpanan block stacking atau per
tier per satu supplier dan didalam tier memiliki beberapa slot pallet dan setiap
pallet diperuntukkan barang yang berbeda jenis yang memudahkan dalam
menyimpan dan mengambil barang. Selain itu juga menggunakan rak sebagai
media lain untuk menyimpan barang. Namun tier satu dengan tier lainnya
memiliki jarak atau gang yang terlalu dekat sehingga menyulitkan material
handling dalam menempatkan atau mengambil barang. Selain itu juga ada
barang yang ditempatkan menempel pada dinding dan barang tidak beralaskan
pallet memiliki resiko bahaya pada barang yang cukup tinggi, karena barang
tersebut bisa saja terkena lat material handling yang sedang berjalan dan
kemudian barang tersebut rusak karna tidak ada alas pallet nya. Jadin penulis
menyarankan agar jarak atau gang antar tier diperluas kembali dan
menyarankan untuk menggunakan alas pallet untuk setiap barang yang ingin di
tempatkan ke lantai.

4. Ada 2 tipe penyimpanan pada PT. Mulia Rana Frozindo, yaitu block stacking
dan racking yang berbentuk ruangan dan block stacking berbentuk space. Di
dalam ruangan berisi tipe pinyimpanan rak namun ditengah antar rak ada
beberapa slot pallet untuk menempatkan barang lagi dengan tipe penyimpanan
block stacking yang menurut penulis ruangan rak ini tidak efisien karna
menyulitkan alat material handling untuk mengambil atau menempatkan
barang. Jadi penulis menyarankan dalam ruangan rak hanya berisi tipe
menyimpanan menggunakan rak saja tidak dicampur lagi dengan block
stacking karna block stacking sudang ada space penyimpanan nya sendiri di
dekat muka gudang untuk barang yang fast moving.