Logistik dan Warehouse

Logistik identik dengan pergudangan (warehouse) dan transportasi, yakni gudang tempat
menyimpan bahan baku, barang setengah jadi maupun barang jadi. Sedangkan transportasi
tidak lebih dari proses pemindahan barang-barang atau produk dari gudang ke proses
pengolahan ataupun ke customer.

Ada beberapa tokoh yang memberikan pengertian mengenai logistik, yaitu:

a. Logistik didefinisikan sebagai sebuah kerangka perencanaan usaha untuk mengatur aliran
material, jasa, informasi dan modal. Termasuk di dalamnya pengelolaan peningkatan
informasi yang kompleks/rumit, komunikasi dan sitem kontrol yang dibutuhkan dalam
lingkungan usaha[1].
b. Logistik adalah ilmu tentang perencanaan, pengangkutan dan perawatan dari kekuatan
pasukan. Aspek tersebut dari operasional militer mliputi; perancangan dan pengembangan,
akuisisi, penyimpanan, pergerakan, distribusi, perawatan, evakuasi, dan disposisi dari
material. Pergerakan, evakuasi dan penginapan maupun rumah sakit untuk personal pasukan.
Akusisi untuk konstruksi, perawatan, operasi dan disposisi dari fasilitas; beserta akuisisi dari
penyediaan jasa layanan[2].

Secara umum dapat dikatakan bahwa logistik adalah aliran barang atau jasa mulai dari
sumber sampai tujuan. Pengertian logistik yang lebih rinci adalah proses perencanaan,
pelaksanaan, dan pengendalian aliran yang efisien dan efektif dari barang atau jasa dan
informasi terkait mulai dari titik asal sampai titik penggunaan untuk memenuhi keperluan
pelanggan. Kata kunci logistik adalah aliran dengan obyek barang atau jasa dengan tujuan
menyediakan barang dengan jumlah yang tepat, waktu yang tepat, lokasi yang tepat, dan
biaya yang tepat. Kegiatan utama logistik adalah pengadaan, penyimpanan, persediaan,
pengangkutan, pergudangan, pengemasan, keamanan, dan penanganan barang dan jasa baik
dalam bentuk bahan baku, barang antara, dan barang jadi.

Fungsi dari logistik adalah perencanaan, pengadaan, transportasi, pemasokan dan perawatan.
Proses dalam logistik adalah kebutuhan determinasi, akuisisi, distribusi dan konservasi.

2.2. Proses Bisnis

Proses bisnis (business process) dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari proses dan berisi
kumpulan aktifitas (tasks) yang saling berelasi satu sama lain untuk menghasilkan suatu
keluaran yang mendukung pada tujuan dan sasaran strategis dari organisasi[3]. Suatu proses
bisnis yang baik harus memiliki tujuan-tujuan seperti mengefektifkan, mengefisienkan dan
membuat mudah untuk beradaptasi pada proses-proses didalamnya. Artinya proses bisnis
tersebut harus merupakan proses bisnis yang berorientasikan pada jumlah dan kualitas produk
output, minimal dalam menggunakan sumber daya dan dapat beradaptasi sesuai dengan
kebutuhan bisnis dan pasar. Proses bisnis juga mengacu kepada cara unik dimana manajemen
memilih untuk mengkoordinasi pekerjaan. Setiap bisnis dapat dilihat sebagai sekumpulan
proses bisnis. Beberapa dari proses ini adalah bagian dari proses yang mencakup lebih besar.
Proses bisnis terbagi menjadi beberapa proses, yaitu:

a. Proses bisnis inti atatu utama, yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani
pelanggan pengguna produk atau jasa.
b. Proses bisnis pendukung, yaitu proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan
internal (karyawan perusahaan).
c. Proses bisnis manajemen, yaitu proses dimana perusahaan menyusun rencana,
mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada.
d. Proses network bisnis, yaitu proses yang diselenggrakan utnuk pemasok, pemberi
pinjaman, investor, pemerintah ataupun masyarakat umum.
Karakteristik proses bisnis yang baik adalah sebagai berikut:

1. Adanya proses owner, yaitu orang yang ditunjuk langsung oleh manajemen untuk
bertanggung jawab terhadap performansi proses agar efektif dan efisien.
2. Batasan-batasan yang jelas akan proses bisnis yang ada.
3. Kejelasan hubungan internal dan pertanggungjawabannya.
4. Prosedur, tugas kerja, kebutuhan training terdokumentasi dengan baik
5. Memiliki ukuran-ukuran dan system feedback pada setiap aktivitas.
6. Memiliki ukuran-ukuran dan target yang berhubungan dengan kepuasan user.
7. Waktu siklus dari setiap aktivitas diketahui dengan jelas.
8. Mempunyai perumusan atau perubahan prosedur.
9. Mengetahui tentang bagaimana langkah-langkah selanjutnya agar menjadi lebih baik.

2.3. Perbaikan Proses Bisnis (Process Business Improvement)

Business Process Improvement atau BPI sebagai salah satu metode dalam menjalankan
Continuous Improvement, didefinisikan sebagai kerangka sistematis yang dibangun untuk
membantu organisasi dalam membuat kemajuan yang signifikan dalam pelaksanaan proses
bisnisnya. BPI memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan
(streamlining) proses-proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan
eksternal dari organisasi akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya.

Dengan adanya proses bisnis yang jelas dan terstruktur, maka manfaat yang akan didapat
perusahaan adalah:

a. Eliminasi kesalahan-kesalahan
b. Maksimasi penggunaan asset
c. Minimasi waktu tunggu (delay)
d. Memberikan pemahaman dan memudahkan penggunaan
e. Dekat dengan pelanggan internal maupun eksternal
f. Kemampuan adaptif tehadap keinginan pelanggan
g. Memberikan perusahaan keuntungan yang kompetitif
h. Menghilangkan kelebihan-kelebihan pengeluaran

Perbaikan proses bisnis ini memiliki sasaran-sasaran utama sebagai berikut:

a. Membuat proses efektif – mengeluarkan hasil yang diinginkan
b. Membuat proses efisien – meminimasi sumber daya
c. Membuat proses adaptif – dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan
maupun kebutuhan bisnis

Pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan sesuatu hal yang sangat kritis dalam
siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dipilihnya suatu proses untuk
diperbaiki adalah sebagai berikut:

a. Adanya keluhan-keluhan atau masalah dari pelanggan

b. Proses-proses berbiaya tinggi
c. Proses dengan waktu siklus panjang
d. Adanya cara atau proses yang lebih baik
e. Tersedianya teknologi baru
f. Aturan manajemen untuk menerapkan metode baru

3.1. Bisnis Proses PT Agility

3.1.1. Deskripsi Bisnis Proses

Proses bisnis PT Agility merupakan proses bisnis yang terjadi pada logistic, yaitu meliputi
memindahkan barang dari satu tempat ke tempat lain, alurnya panjang dengan proses
bertahap. Secara garis besar, proses bisnis logistik bisa digambarkan: mengambil barang di
tempat client, membawanya ke kantor perusahaan logistik, memilahnya, mengemasnya lagi,
menyimpannya di gudang, selanjutnya mengirimnya via darat, laut, udara hingga ke tangan
penerima.

Bagi perusahaan one stop logistic, urusan tidak berhenti sampai di situ. Sebab, dalam
pengiriman barang ke luar negeri via udara, misalnya sesampai di bandara negara tujuan,
barang kiriman dimasukkan ke gudang lagi untuk kemudian diproses bea cukainya. Setelah
itu, barang dikirim ke cabang-cabang kantor perusahaan logistik jaringan mancanegara untuk
diteruskan ke tempat pelanggan. Bisnis proses yang dibahas pada paper ini adalah mengenai
proses bisnis PT Agility yang terjadi di dalam gudang (warehouse). Kegiatan dalam gudang
dimulai dengan proses in-bound task, kemudian jika customer membutuhkan barangnya,
maka akan dilakukan permintaan barang pada bagian admin, sehingga akan dilakukan out-
bound task.

a. In-bound task

Kegiatan pertama yang dilakukan pada gudang adalah receiving, yaitu kegiatan di mana
barang yang telah dikirimkan oleh customer sampai pada bagain operasional, dan akan
dilakukan pengecekan terhadap barang, sehingga barang akan di-scan untuk masuk ke dalam
gudang. Hal ini terjadi dengan cara scanning barang melalui pallet id-nya.

Kegiatan selanjutnya adalah value add, dimana dilakukan ketika barang telah diterima di
dalam gudang. Hal yang dilakukan ini adalah dengan memasukkan data barang yang diterima
ke dalam sistem yang ada.
Kegiatan selanjutnya adalah put away, yaitu ketika semua barang yang sudah diterima akan
dipindakan ke beberapa lokasi yang berbeda. Ada dua cara yang dilakukan dalam hal ini,
yaitu di-scan langsung atau secara manual. Sistem akan menyimpan data lokasi berdasarkan
di daerah mana barang itu diterima. Hal ini dilakukan oleh bagian operasional.

Hal selanjutnya yang dilakukan pada in-bound adalah inventory management. Hal ini
dilakukan ketika barang di dalam gudang akan dikontrol oleh bagian admin dan manajer. Hal
ini akan dilakukan berdasarkan unit id. Semua transaksi yang ada dalam gudang akan
disimpan secara real time.

b. Out-bound task

Kegiatan yang dilakukan pada out-bound task adalah dimulai dengan pick. Hal ini dilakukan
berdasarkan lokasi pallet dan detail lokasi dari petugas gudang yang diperintahkan untuk
mengambilnya dari dalam gudang. Barang yang diambil akan di-scan berdasarkan drop ID
(pallets atau carton ID).

Selanjutnya barang yang telah diambil akan disatukan dalam sebuah kotak atau tempat yang
diberikan label, dan disebut pack. Hal ini dilakukan oleh bagian gudan, dan quality check
akan dilakukan pada tahap pack ini oleh manajer gudang. Pada tahap ini, semua barang akan
di-scan melalui drop Id untuk melihat apakah barang tersebut disimpan dengan baik atau
tidak.

Hal yang paling penting adalah melakukan value add pada lokasi packing. Kegiatan ini dapat
dilakukan oleh admin atau manager berdasarkan barangnya.

Setelah melakukan value add, kegiatan yang dilakukan adalah load management. Order yang
telah dikeluarkan untuk truck yang sama, akan diberikan load Id. Load Id ini akan diberikan
jalan melalui satu pintu tertentu. Ketika truck keluar dari gudang, maka operator gudang akan
melakukan scan terhadap load Id dan melakukan scan juga terhadao pallet Id yang lewat
melalui pintu tersebut. Sistem akan memberikan error message apabila ada barang yang
keluar tidak melalui pintu yang sebenarnya telah di-assign pada pallet Id nya.

Hal terakhir yang dilakukan dalam gudang adalah shipped out. Dalam hal ini dilakukan
proses pembuatan dokumen dan delivery scheduling. Dan juga dilakukan update inventori
dan proses delivery.

3.1.2. Gambaran Bisnis Proses

 Gambar 1. Rich Picture dari Business Prosess Warehouse Management
Pada Gambar 1 terlihat bahwa proses bisnis yang dilakukan pada warehouse management
adalah:

1. Receiving
2. Value add
3. Put away
4. Inventory Management
5. Permintaan customer terhadap barang yang disimpan dalam gudang
6. Pick
7. Pack
8. Value add
9. Load management
10. Shipped out

3.2. Permasalahan Bisnis Proses pada PT Agility

Permasalah yang ditemukan pada bisnis proses PT Agility yang sedang berjalan adalah
semua kegiatan dilakukan dan masih ada beberapa kegiatan yang dilakukan secara manual.
Dalam hal ini semua kegiatan yang manual dapat menjadikan kegiatan yang sehari-hari
dilakukan dalam bagian gudang akan terjadi kesalahan.

Semua kesalahan yang ditemukan dalam gudang akan mengakibatkan ketidakpuasan dari
customer ketika dilakukan shipping kembali ke customer, sesuai dengan permintaannya. Hal
ini tentunya dapat menjadi masalah yang besar dalam bisnis proses yang dijalankan oleh PT
Agility setiap harinya.

3.3 Solusi Warehouse Management Sistem Terhadap Bisnis Proses

Dalam hal ini solusi yang diajukan adalah Warehouse Management System di mana dapat
membantu beberapa kesalahan yang sering terjadi, seperti penyimpanan data penerimaan
barang, pengiriman barang, serta data barang yang telah ada di dalam gudang.

Context diagram yang ada untuk warehouse managemen system ini dapat dilihat pada
Gambar 2.
 Gambar 2. Context Diagram WMS
Melalui context diagram tersebut dapat dipecah menjadi DFD Level 0, seperti yang dapat
dilihat pada Gambar 3.
 Gambar 3. DFD Level 0 WMS
Pada proses-proses yang terjadi tersebut masih ada proses yang dapat dibagi lagi dalam DFD
Level 1, yaitu proses in-bound task sehingga digambarkan pada Gambar 4.
 Gambar 4. DFD Level 1 WMS Proses In-Bound Task
Proses selanjutnya yang dapat dibagi menjadi DFD Level 1 WMS, adalah proses out-bound
task, yang dapat dilihat pada Gambar 5.
 Gambar 5. DFD Level 1 WMS Proses Out-Bound Task

Beberapa hal dapat dilakukan dalam menyelesaikan kekurangan yang terjadi pada
warehouse. Hal yang dilakukan seperti dengan mengubah bisnis proses yang ada, ataupun
memberikan sebuah sistem yang dapat membantu dalam pengerjaan proses bisnis yang ada.
Dalam paper ini dilakukan pengembangan sebuah sistem, yaitu warehouse management
system yang bertujuan dalam membantu bisnis proses yang sedang berjalan. Penggunaan
sebuah sistem bukan berarti menghilangkan beberapa kegiatan yang ada dalam proses bisnis
yang ada, tetapi dengan mengubah kegiatan yang tadinya dilakukan secara manual oleh
manusia, menjadi dilakukan dengan sistem. Hal ini dapat mengurangi kesalahan yang sering
dilakukan oleh petugas gudang ataupun petugas operasional sehari-harinya.

Diharapkan warehouse management system yang dibangun ini memberikan kemudahan bagi
para pekerja PT Agility, dan memberikan keuntungan juga bagi PT Agility, karena tidak aka
nada customer perusahaan yang akan mengalami kekurangpuasan.

[1] Helsinki, FI. (1996). Logistix Partners Oy. Finland.

[2] http://logistikpraktisi.blogspot.com/2011/11/apa-itu-logistik.html

[3] http://www.wisegeek.org/what-is-a-business-process.htm

Warehouse Management adalah sebuah management yang bertugas untuk mengorganisir

masalah pergudangan. Pengorganisiran akan berjalan dengan baik apabila ditunjang dengan
sistem yang tepat dan efisien. Sebuah sistem pengelolaan gudang, atau warehouse
management system, adalah bagian kunci dari rantai pasokan dan terutama bertujuan untuk
mengontrol pergerakan dan penyimpanan bahan dalam gudang dan proses transaksi yang
terkait, termasuk pengiriman, penerimaan, penyimpanan dan pengambilan barang. warehouse
management system akan mengoptimalkan tenaga kerja, mengurangi waktu proses,
mengurangi proses inventory yang tidak perlu yang pada akhirnya akan meningkatkan
pelayanan kepada customer. Tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan warehouse
management system karena adakalanya suatu gudang cukup menerapkan system pergudangan
yang sederhana saja, misalnya untuk gudang dengan skala kecil. Oleh karena itu,
penggunaan warehouse management system perlu dioptimalkan agar tidak merugikan pihak
warehouse.

Kata Kunci: warehouse management system, permasalahan logistic, warehouse, bisnis

proses.

1.1. Latarbelakang

Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk
produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian
didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan. Sebuah management yang
bertugas untuk mengorganisir masalah pergudangan disebut warehouse management.
Di dalam warehouse management sangat ditekankan terutama pada sisi penempatan barang
di dalam gudang. Apabila penempatan barang tersebut tidak beraturan maka akan berefek
kepada semakin lamanya picking process, inventory accuracy tidak bisa mencapai 100%,
dead stock, overstock, maupun under stock.

Overstock menimbulkan suatu biaya yang dinamakan Inventory Carrying Cost. Inventory
carrying cost adalah biaya yang dikeluarkan akibat dari stok barang yang berlebihan di
gudang sehingga menjadikan biaya storage, cash flow jadi terganggu, efisiensi gudang
menjadi rendah. Stok barang yang berlebihan bisa menimbulkan barang itu rusak dan expired
sehingga akan timbul biaya yang lebih besar lagi karena harus menanggung rugi barang
rusak.

Understock atau out of stock bisa menimbulkan hilangnya sales opportunity. Lamanya
picking menimbulkan keterlambatan dalam delivery ke customer. Yang mengakibatkan
customer akan dirugikan yang akan berimbas kepada business opportunity dan kepuasan
customer terhadap service perusahaan logistik.

1.2. Tujuan

Dalam paper ini dijelaskan mengenai permasalahan warehouse yang dihadapi pada PT
Agility, dan solusinya yaitu dengan menerapkan warehouse management system. Dalam
paper ini juga dijelaskan mengenai akibat dari penerapan warehouse management system
tersebut.