MM Inventory Management V10

Proyek Implementasi ERP
PT PLN (PERSERO)
MM080 – Inventory Managemevendor
nt
Agenda
1. Pendahuluan……………………………………………………………………………………. 2
1.1. Tujuan Pelatihan……………………………………………………………................. 2

1.2. Metode Pelatihan……………………………………………………………................ 4
2. Inventory Management………………………………………………………………………… 6
2.1. Konsep Inventory Management…………………………………………………….. 6
2.2. Pengelolaan Penerimaan Barang (Mengacu pada Surat Perintah Kerja/ Purchase
Order)…………………………………………………………………….….. 39
2.3 Pengelolaan Pengembalian Barang ke Vendor………………………………..… 70
2.4 Pengelolaan Pengembalian Barang ke Gudang………………………………….. 80
2.5 Pengelolaan Pengeluaran Barang…………………………………………………… 95
2.6 Pengelolaan Pemindahan Barang…………………………………………………… 111
2.7 Pengelolaan Perhitungan Fisik……………………………………………………….135

2.8 Transaksi Inventori di Level 3………………………………………………………… 148
3. Rangkuman Pelatihan …………………………………………………………………………. 160
4. Evaluasi …………………………………………………………………………………………...
165 2
Agenda
1. Pendahuluan
1.1. Tujuan Pelatihan

1.2. Metode Pelatihan
2. Inventory Management
2.1. Konsep Inventory Management
2.2. Pengelolaan Penerimaan Barang (Mengacu pada Surat Perintah Kerja/
Purchase Order)
2.3 Pengelolaan Pengembalian Barang ke Vendor
2.4 Pengelolaan Pengembalian Barang ke Gudang
2.5 Pengelolaan Pengeluaran Barang
2.6 Pengelolaan Pemindahan Barang
2.7 Pengelolaan Perhitungan Fisik

2.8 Transaksi Inventori di Level 3
3. Rangkuman Pelatihan
4. Evaluasi
3
5. Lampiran
Tujuan Pelatihan
Pada akhir pelatihan ini, Anda diharapkan dapat:

• Memahami keseluruhan konsep dan proses Inventory Management dalam sistem SAP yang
diimplementasikan di PLN
• Memahami konsep dan proses pengelolaan penerimaan barang (Goods Receipt) berikut transaksi-
transaksi SAP yang digunakan di dalamnya
• Memahami konsep dan proses pengelolaan pengeluaran barang (Goods Issue) berikut transaksi-
transaksi SAP yang digunakan di dalamnya
• Memahami konsep dan proses pengelolaan pemindahan barang (Goods Transfer dan transfer
posting) berikut transaksi-transaksi SAP yang digunakan di dalamnya
• Memahami konsep dan proses pengelolaan pengembalian barang ke gudang (Goods Return to
Warehouse) berikut transaksi-transaksi SAP yang digunakan di dalamnya
• Memahami konsep dan proses pengelolaan pengembalian barang ke vendor (Goods Return to
Vendor) berikut transaksi-transaksi SAP yang digunakan di dalamnya
• Memahami konsep dan proses perhitungan fisik barang / Stok Opname (Physical Count) berikut
transaksi-transaksi SAP yang digunakan di dalamnya
• Dapat menjalankan transaksi-transaksi SAP untuk menampilkan pelaporan di dalam Inventory
Management dengan benar
• Memahami konsep dan proses di SAP dalam mengakomodasikan transaksi di level 3 untuk proses
pergudangan
4
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
5
5. Lampiran
Metode Pelatihan
Metode yang digunakan dalam pelatihan ini adalah:
1. Presentasi 2. Demo
Acuan: Materi Presentasi Acuan: Petunjuk Transaksi SAP
4. Evaluasi 3. Aktivitas
Acuan: Lembar Evaluasi Acuan: Buku Latihan
6
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
7
5. Lampiran
Proses Bisnis SAP-MM
– Purchase – Invoice
Order
– Requirements
– Determination of Planning
– Invoice verification
material requirements
– Vendor
MM – Outline Agmt.
Materials
– Goods receipt/service acceptance Management – Determination of source of supply
– Inventory management
– Purchase order monitoring – Vendor selection and Quotation
– Purchase order processing
8
Apakah Inventory Management itu ?
Inventory Management (IM) meliputi penerimaan barang (Goods Receipt),

penyimpanan, pemakaian berikut kontrol atas material dan persediaan.
INVENTORY MANAGEMENT
Barang Jumlah barang

Barang Barang
ditampung di diperiksa dan
diterima dipesan atau
persediaan dan diverifikasi
dalam bentuk dikeluarkan
pergerakannya secara periodik
fisik
dicatat
GOODS RECEIPT RESERVATION/ TRANSFER POSTING PHYSICAL INVENTORY

GOODS ISSUE COUNT
9
Pemetaan Terminologi Proses Bisnis &
Dokumen – PLN dengan SAP
Terminologi di PLN Terminologi di SAP
FAT (Factory Acceptance Test) Source Inspection
Penerimaan Barang (Untuk Inspeksi) Goods Receipt (To Block Stock or To Quality Inspection)
Pemeriksaan Barang (TUG4) Receiving Inspection
Goods Transfer (To Unrestricted Use) atau Goods
Terima ke Persediaan (TUG3/Kode-2)
Return Delivery (To Vendor)
Berita Acara (Perkembangan) Pekerjaan untuk keperluan
Service Entry & Acceptance & Release
pembayaran
Penagihan Logistic Invoice Verification
Pembayaran Payment
Permintaan Pengeluaran Barang untuk Pemakaian
Reservation
(TUG9/Kode-7)
Pengeluaran Barang untuk Pemakaian (TUG 9/Kode-7) Goods Issue
Permintaan Barang antar PLN Unit (TUG5) Purchase Requisition Stock Transfer Order (PR STO)
Delivery Order antar PLN Unit (TUG7) Stock Transport Order (STO)
Pengeluaran Barang (TUG8/Kode-6) Goods Issue (STO)
10
Manfaat Inventory Management SAP
1. Proses pengendalian yang lebih baik

• Status / tingkat stok dapat dimonitor secara real time
• Biaya pengendalian yang lebih kecil dan pengaruh finansial terhadap kemampuan
pemblokiran pembayaran.
• Informasi akurat dan terintegrasi.
2. Menyederhanakan proses integrasi dengan bagian keuangan

• Setiap pergerakan material akan secara otomatis mempengaruhi sisi akuntansi. Dengan
demikian, integrasi antara bagian keuangan dengan inventori menjadi lebih baik
3. Meningkatkan efisiensi pengelolaan inventori

• Lembar kertas yang digunakan lebih sedikit, meningkatkan waktu turnaround.
• SAP memungkinkan dilakukannya pemblokiran penerimaan material yang tidak lolos tes
kualitas. Hal ini membuat proses Manajemen Inventori menjadi lebih efisien.
11
Proses Pergerakan Barang
Goods Receipt from PO Return to supplier

Transfer Posting
Goods Issue Cancellation
Masuk Goods Issue Keluar

GR without PO
Stock Transfer
Positive adjustment Negative adjustment
Plant
12
Movement Type
• Pergerakan barang di SAP MM dibedakan melalui kode Movement Type (tipe

pergerakan barang)
• Movement Type terdiri dari 3 angka dan berpengaruh pada perubahan tingkat dan
status stok
• Movement Type membuat sistem mampu menentukan aturan posting (misal :
Account untuk Stok dan Konsumsi) ke dalam kode perkiraan yang telah ditentukan
• Pergerakan barang juga akan meng-update data stok di material master sesuai
dengan tipe pergerakannya (movement type).
Warehouse
Warehouse
Goods movements
Material Accounting
document document
13
Movement Type yang dipakai di SAP (1)
• Untuk sebuah movement type ‘X’, movement type ‘X+1’ adalah movement type
kebalikan (reversal) dari movement type ‘X’. Contohnya, movement type 104 adalah
mengeluarkan pergerakan barang berdasarkan PO dari stok yang diblok, yang
merupakan pergerakan kebalikan dari movement type 103.
• Movement Type yang dipakai di SAP untuk proses GR / Goods Receipt (penerimaan
barang) dan GI / Goods Issue (pengeluaran barang) :
GR from Stock
GR w/o Reference
Transport Order
921/922 101/102
Return to Vendor from
GR from PO to Stock stock
101/102 122/123
105/106 Return Delivery to vendor
103/104 124/125 from GR Blocked Stock
GR from PO to
Blocked Stock
INVENTORY MANAGEMENT 911/912 Emergency Issuance
941/942
GR from non-SAP unit 221/222
Project Work
951/952 Breakdown Structure
261/262
GR from Hibah Internal Order
931/932
201/202
Cost center Goods Receipt
GI Scrap
Goods Issue 14
Movement Type yang dipakai di SAP untuk proses pemindahan barang (transfer posting
dan stock transfer) :
301/302
Plant Plant
311/312
Storage Location Storage Location
309/310
Material Material
Jenis Stok Jenis Stok
321/322
Dalam Pemeriksaan Unrestricted
351/352
Unrestricted Stock in Transit
343/344
Blocked Stock Unrestricted
15
Movement Type yang dipakai di SAP untuk proses GI / Goods Issue (pengeluaran
barang) yang terkait pembelian energi primer:
Kode Movement
Deskripsi
Type
961/962 Goods Issue for Selisih Persediaan BBM
971/972 Goods Issue for Selisih Persediaan Batubara
981/982 Goods Issue for Sewa Genset Commissioning
991/992 Goods Issue for Sewa Genset
913/914 Goods Issue Gas Make Up Scrap
923/924 Goods Issue Gas Make Up Usage
16
Material Type pada SAP
• Untuk SAP yang diimplementasikan di PLN, material type / tipe material dibagi menjadi
tiga kategori utama:
1. Stok bernilai (Valuated Stock): jumlah dan nilai dicatat dalam inventori, contoh :
ZST1 (Material Stok) dan ZST2 (Material Stok untuk Pembangkit)
2. Stok tidak bernilai (Non Valuated Stock): hanya jumlah stok saja yang dicatat
dalam inventory, contoh : ZCAD (Material Cadang), dan ZCA2 (Material Cadang
untuk Pembangkit).
3. Non Stok: baik jumlah dan nilai tidak disimpan ke dalam inventori, contoh : ZNS1
• Pada SAP, Inventory Management memungkinkan kita untuk mengetahui:
1. Keberadaan material (lokasi)
2. Tingkat stok saat ini (jumlah)
3. Implikasi tingkat stok dari akuntansi (nilai)
STOK STOK NON Yang

BERNILAI TIDAK STOK Dicatat
BERNILAI
INVENTORY   - JUMLAH
AKUNTANSI  - - NILAI
Contoh ZST1 ZCAD ZNS1 17
Material Valuation (1)
Untuk stok bernilai (tipe material ZST1 dan ZST2), fungsi material valuation akan menentukan
dan menyimpan nilai suatu material di dalam Material Master.
• Informasi yang terkait dengan valuation suatu material mencakup:

• Price control (e.g. standard atau moving average)
• jumlah stok,
• nilai total,
• harga satuan,
• tipe valuasi (valuation type) dsb.
• Valuation menghubungkan Material Management (MM) ke modul Financial

Management (FM) dengan memperbaharui General Ledger setiap terjadi pergerakan
barang.
18
• Valuation suatu material dikelompokkan berdasarkan valuation area.

Valuation area adalah unit organisasi di dalam Material Management (MM) yang
digunakan untuk pengelompokan penilaian material menurut aturan tertentu.
• Valuation area di SAP menentukan level dimana material dinilai, apakah pada level
Company Code atau level Plant.
• Jika stok dinilai pada level Company Code, semua stok dari material yang sama akan
memiliki harga yang sama di seluruh bagian perusahaan. Demikian juga, jika stok
dinilai pada level Plant, maka semua stok dari material yang sama akan memiliki
harga yang sama di suatu unit PLN (misalnya harga material A akan sama di dalam
unit UPT Padang)
19
• Selain valuation area, dikenal juga istilah valuation category dimana satu material
bisa mempunyai nilai yang berbeda berdasarkan kategori kondisi material tersebut.
Dengan demikian, satu material bisa mempunyai harga yang berbeda untuk setiap
kondisi material.
• Valuation category terdiri dari valuation type / tipe valuasi yang menunjukkan
kondisi material. Beberapa kondisi material yang tersedia di dalam sistem SAP
adalah sebagai berikut :
• Normal  material siap/bebas pakai
• Bursa  material yang akan ditawarkan ke unit yang lain
• Hapus  material yang akan dihapuskan
• Rusak  material yang berada dalam keadaan rusak
• Retrofit  material yang sudah diperbaiki dari pihak ketiga (bukan dari ex-asset)
• Pre Memory  material yang berasal dari kegiatan pemeliharaan maupun
investasi dan tidak mempunyai nilai lagi
• Ex-project  material yang berasal dari kegiatan pemeliharaan maupun investasi
20
Struktur Penomoran Material (1)
Struktur penomoran material PLN untuk material non-pembangkit:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Nomor urut dari setiap kelompok
& sub kelompok
:Sub Kelompok Transformer

Transformer Generator – 01
Transformer Power – 02
Transformer Distribution – 03
Transformer – 01 Transformer Reactor – 04
Switch Gear – 02 Transformer Auto – 05
Network – 03 Transformer Accessories – 06
Common Facility – 04 ...
Tele Information Data – 05
Information Technology – 06
Tools – 07
Fuel & Lube – 08
)dst( …
Stock Material – 00
Cadang Material – 10
Bill of Material (RESERVED) – 20
Non-Stock Material (RESERVED) – 30 21
)dst( …
Struktur penomoran material PLN untuk material pembangkit (ZST2, ZCA2) :
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Nomor urut dari setiap kelompok

& sub kelompok
Country Code:
00 – United States
45 – Indonesia
GROUP :
28– Engines, Turbines, and Components
SUB GROUP (misal untuk
29– Engine Accessories Engines, Turbines, and
30– Mechanical Power Transmission Equipment Components) :
31– Bearings 05 – Gasoline Reciprocating,
Etc. Except Aircraft
10 – Gasoline Reciprocating,
Aircraft Prime Mover
Material Pembangkit - 00
15 – Diesel Engines and
Cadang Material Pembangkit - 10 Components
)dst( … Etc. 22
Penomoran material yang digunakan di PLN adalah:
No. Tipe Deskripsi Nomor Material (Interval)

000000001010000 – 000000099999999
1. ZST1 PLN Stock Materials (Eksternal)
000001001010000 – 000001099999999
2. ZCAD PLN Cadang Materials (Eksternal)
000002000000000 – 000002099999999
3. ZBOM PLN Bill of Materials (Internal)
000003000000000 – 000003099999999
4. ZNS1 PLN Non-Stock Materials (Internal)
PLN Stock Materials (Material 000100100000000 – 009999999999999
5. ZST2
Pembangkit) (Eksternal)
PLN Cadang Material (Material 010100100000000 – 109999999999999
6. ZCA2
Pembangkit) (Eksternal)
23
Laporan Inventori pada SAP
• Salah satu fungsi utama proses Inventory Management adalah membuat laporan
inventori.
• Laporan dapat dibuat untuk berbagai level dari organisasi PLN di dalam sistem:
company code, plant, atau storage location.
24
Laporan Persediaan / Stock Overview
Stock overview memberikan informasi keadaan stok sebuah material pada setiap spesifik
PLN Unit dan gudang yang bersangkutan.
• Stock overview menampilkan inventory yang terdapat dalam berbagai status stok, antara lain :
• Unrestricted-use  stok bebas pakai
• Quality inspection  stok yang berada di bawah pemeriksaan kualitas
• Blocked stock  stok PLN yang berada dalam keadaan rusak dan tidak boleh dipakai
• GR Blocked stok  stok yang baru diterima dari vendor/rekanan dan masih menunggu
proses pemeriksaan
• Reserved  stok yang sudah dipesan untuk dipakai
• Open order quantity  stok pesanan ke vendor yang belum diterima
• Status material diatas akan diperbaharui bergantung dari movement type yang terjadi pada setiap
transaksi inventori.
• Informasi stok yang detil dapat ditampilkan pada berbagai level:
• Client
• Company Code
• Plant
• Storage Location
25
Inventory Management
Roles
Berikut adalah penjelasan mengenai role yang terkait dengan modul Inventory
Management
 Who Purchasing Administrator (contoh: Assistant Officer/Junior
Officer Administrasi, Assistant Engineer Pengelolaan Data OpHar
Transmisi, Sen.Officer II/Officer/ Ass.Officer/Jun.Officer
Pengendalian Logistik, Supervisor Kesekretariatan, Assistant Officer
Pengadaan Barang dan Jasa)
 What
• Mengelola dokumen permintaan penawaran harga (RFQ)
s • Mengelola dokumen penawaran harga (Quotation)

• Mengelola dokumen surat pesanan (Purchase Order)
 When Setiap kali ada kebutuhan untuk mengelola penawaran
harga atau mengelola Surat Pesanan
 Where Kantor Distribusi, Kantor Wilayah, Kantor Induk, APJ, AP,
AJ, APD, Area, UPT, UPB, Sektor, SP
26
Roles
Management
 Who Warehouse Administrator (contoh: Assistant
Engineer/Junior Engineer Teknik Distribusi, Officer/Ass. Officer/Jr. Officer
Logistik)
 What
• Mencatatkan penerimaan material (Goods
Receipt/Kode1/Kode2/Kode3) dan pengeluaran material (Goods
Issue/Kode6) di dalam sistem
s • Melakukan perubahan status material (misal: dari NORMAL ke

RUSAK)
• Mengelola proses perhitungan material (Stock Count)
• Mengelola penyimpanan dan pengeluaran material sesuai modul
Warehouse Management*
*) Khusus untuk gudang yang mengimplementasikan modul Warehouse Management
 When Setiap kali terjadi transaksi pergerakan barang, perubahan
status material atau perhitungan fisik material di gudang
27
Roles
Management
 Who Warehouse Manager (contoh: DM Distribusi, DM
Administrasi Tehnik, Asman Jaringan)
 What
• Memeriksa dan memberikan persetujuan terhadap hasil
perhitungan material (Stock Count)
s • Membuat dokumen Stock Transfer Order (STO) untuk perpindahan
material antar unit/wilayah
 When Setiap kali terjadi perhitungan fisik material di gudang atau
setiap ada permintaan material dari unit lain
28
Quality Management dalam Proses
Pengadaan (1)
Vendor
Stock
Item
Material Y
on
e cti
p
Ins Lot
OK
GR Block Stock Inspection Lot B

B B C
Control
ü
OK A
Unrestricted-use Stock
Make Usage Decision
29
Quality Management dalam Proses
Pengadaan (2)
Komponen Quality Management (QM) merupakan fase penting dalam proses

pengadaan. QM mendukung kegiatan pengadaan dengan fungsi-fungsi
antara lain sbb:
• Evaluasi vendor
• Inspeksi yang berlangsung di tempat vendor (Source Inspection)
• Inspeksi Goods Receipt
Semua data pengadaan lainnya disimpan dalam material master record dalam Quality
Management View di level plant
30
Manfaat QM pada SAP
1. Proses pengendalian yang lebih baik

• Biaya pengendalian yang lebih kecil dan pengaruh finansial terhadap kemampuan
pemblokiran pembayaran.
• SAP memungkinkan dilakukannya pemblokiran penerimaan material yang tidak lolos tes
kualitas. Hal ini membuat proses Manajemen Inventori menjadi lebih efisien.
• Lembar kertas yang digunakan lebih sedikit, meningkatkan waktu turnaround.
• Informasi akurat dan terintegrasi.
2. Membantu pembeli dalam seleksi dan evaluasi vendor

• Quality Info Record dapat membantu pembeli memilih vendor yang sesuai.
• Evaluasi vendor secara otomatis dapat membantu pembeli mengambil aksi yang
dibutuhkan terhadap vendor.
3. Transparansi dan Akses Informasi secara Online.

• Penyimpanan hasil on-line yang terintegrasi dan dapat diakses oleh pengguna sesuai
autorisasinya.
• Laporan dan informasi dapat diambil untuk mengawasi penundaan dalam proses inspeksi
kualitas.
31
Proses Inspeksi
Inspeksi kualitas produksi dapat dilaksanakan terhadap Goods Receipt sehingga secara
langsung mempengaruhi batch inspeksi (status) dan stoknya (release, block, dll)
Di PLN terdapat 2 macam inspeksi :
• Inspeksi di tempat vendor (Source Inspection) / Factory Acceptance Test
• Inspeksi saat penerimaan barang (Receiving Inspection)
Lab QC menganalisa
Barang Sampai
sample dan data hasil Data hasil Quality
kualitas Assurance ke
sistem SAP
Hasil Kualitas sesuai dengan spesifikasi
Barang Siap Dipakai

32
Pengelolaan Source Inspection (1)
Source Inspection adalah pemeriksaan barang di tempat vendor.
Proses ini meliputi 4 kegiatan:

• Proses Pengadaan
Proses ini merupakan pemicu prosedur Inspeksi Kualitas
• Pembuatan Lot Inspeksi
Meliputi tindak lanjut dan koordinasi untuk pembuatan Lot Inspeksi Kualitas. Lot Inspeksi
akan dibuat berdasarkan tanda terima undangan Source Inspection dari vendor.
• Penyimpanan Hasil Inspeksi
Meliputi pelaksanaan inspeksi yang sebenarnya dan penyimpanan hasil ke dalam
sistem
• Keputusan Penggunaan (Usage Decision)
Merupakan proses akhir untuk setiap lot inspeksi. Pada Keputusan Penggunaan,
pengguna harus mengambil keputusan untuk menerima/menolak lot inspeksi dan
memberi tanda pada Evaluasi Vendor
33
Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dalam melakukan kegiatan
Pengelolaan Source Inspection
 Who Quality Inspection Team (Tim Jimatek)

 What Mengelola proses inspeksi kualitas dan proses penyimpanan hasil
inspeksi pada Source Inspection (FAT = Factory Acceptance Test)
s
 When Setiap kali dibutuhkan proses Source Inspection / FAT (sesuai
ketentuan yang ada di kontrak)
34
SUB PROSES AKTIVITAS
• Mengelola Source Inspection • QI Team menerima undangan dari

vendor untuk Source Inspection
• Membuat Lot Inspeksi
• Mencetak kriteria inspeksi
• Melaksanakan proses inspeksi
• Memasukkan & Menyimpan hasil
inspeksi di sistem
• QI Manager mengambil keputusan
penggunaan (Usage Decision) dan
release lot inspeksi
35
Alur Proses
Pengelolaan Source Inspection
PLN QI Team QI Team QI Manager

Mengambil keputusan
Mengajukan Menerima undangan
penggunaan (Usage
permohonan source dari vendor untuk Melakukan source
Decision) dan release
inspection kepada melakukan source inspection
lot inspeksi
vendor inspection
(QA11)
Pelaksanaan source inspection:

• Membuat lot inspeksi (QI07)
• Memasukkan nomor dokumen
test pre-shipment (QA02)
• Mencetak kriteria inspeksi
(QA03)
36
Demo dan Latihan (1)
Kode
No Aktivitas Referensi pada OLQR
Transaksi
1 Menampilkan Overview MMBE Material Management >Material Planning > Mengelola
Stok MRP & Forecasting > Daftar Stok / Kebutuhan >
Menampilkan Overview Stok
2 Print (Cetak) Ulang MB90 Material Management > Material Planning > Mengelola
Material Document Material Master > Print (Cetak Ulang) Dokumen Material
3 Laporan Persediaan ZM_LAP_P Material Management > Material Planning > Mengelola
Material (List dan Print) ERS_LOG Material Master > Menampilkan dan Mencetak Laporan
Persediaan Material
4 Laporan Mutasi Material ZM_LAP_M Material Management > Material Planning > Mengelola
(List dan Print) UTASI Material Master > Menampilkan dan Mencetak Laporan
Mutasi Material
5 Menampilkan Daftar MB51 Material Management > Material Planning > Mengelola
Material Document Reservasi (Pemesanan Barang) > Memelihara Reservasi
(Pemesanan Barang) > Menampilkan Daftar Reservasi
6 Menampilkan Daftar MB25 Material Management > Material Planning > Mengelola
Reservasi Reservasi (Pemesanan Barang) > Memelihara Reservasi
(Pemesanan Barang) > Menampilkan Daftar Reservasi
37
Kode
Transaksi
7 Program Pengelolaan MBVR Material Management > Material Planning > Mengelola
Reservasi Reservasi (Pemesanan Barang) > Memelihara Reservasi
(Pemesanan Barang) > Program Pengelolaan Reservasi
8 Menampilkan Daftar MBSM Material Management > Inventory Management >
Material Document yang Menampilkan Daftar Material Document yang Dibatalkan
Dibatalkan
9 Menampilkan Daftar MBGR Material Management > Inventory Management >
Material Document Menampilkan Daftar Material Document dengan Reason
dengan Reason for for Movement
Movement
Silakan mengacu pada Buku Latihan 38

Sesi Tanya Jawab
39
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
40
5. Lampiran
Tujuan
Pada akhir bagian ini anda diharapkan untuk:

• memahami konsep pengelolaan penerimaan barang (Goods Receipt)
• memahami berbagai tipe Goods Receipt
• memahami implementasi dalam proses pengelolaan penerimaan barang
• menjalankan transaksi-transaksi Goods Receipt secara baik dan benar
41
Goods Receipt dalam Siklus Procurement
Requisition
Processing
Payment
Processing
Invoice
Verification RFQ /
Quotation
Contract /
Goods Receipt Order Processing
Agreement
42
Goods Receipt sebagai bagian dari

Transfer Posting

GR without PO
Stock Transfer
Plant
43
Apakah Goods Receipt itu ?
• Goods Receipt (penerimaan barang) di SAP adalah proses untuk mencatat

kedatangan barang yang akan menjadi milik perusahaan
• Dalam siklus Procurement (pengadaan barang), barang-barang dari vendor
diterima dengan referensi terhadap Purchase Order (pemesanan barang)
PO
Mat. Doc
DO /GR slip
Goods Receipt 44
Beberapa Tipe Goods Receipt
Beberapa tipe pengelolaan penerimaan barang (GR) yang dapat terjadi di PLN :
• Penerimaan barang material stok
• Dapat terjadi penerimaan barang sebagian (partial Goods Receipt) ataupun
penerimaan barang secara penuh (full Goods Receipt)
• Ketika memasukkan transaksi Goods Receipt ke SAP, administrator gudang perlu
memeriksa kecocokan barang yang diterima dengan data barang pada PO
(jumlah, jenis material, deskripsi, dll)
• Penerimaan barang material non stok
• Penerimaan barang jenis ini digunakan untuk menerima material-material yang
tidak mempunyai nomor material. Material-material tersebut termasuk dalam
material non stok
• Untuk penerima barang dengan referensi kepada PO, PO yang digunakan sama
dengan PO untuk stok biasa, tetapi materialnya pada umumnya tidak mempunyai
nomor material. PO tersebut dibuat untuk pemesanan barang-barang non stok
45
Proses Penerimaan Barang
Dalam proses penerimaan barang, Anda akan memeriksa barang-barang yang diterima
terhadap PO (pesanan barang) untuk memastikan jumlah, kualitas, dan permintaan
tersebut adalah sesuai dengan pesanan.
1.Barang dari
Vendor Penerima barang
bertugas
memeriksa barang
dari vendor
mengikuti
spesifikasi dalam
surat pemesanan.
Goo
ds
2. Barang OK Data dari surat
Bahan
Diperiksa pemesanan (PO)
Rusak/Pecah Barang diterima akan diambil
Kembalikan Barang sesuai secara otomatis
ke Vendor dengan pesanan ke dokumen
penerimaan
barang (GR)
46
Input dari Goods Receipt (1)
Di dalam siklus pengadaan, proses GR dapat diinput berdasarkan dokumen berikut ini:
• Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan yang dikeluarkan perusahaan tersebut
• Seringkali pengiriman barang diikuti oleh kopi dari form PO yang sebelumnya dikirimkan ke
vendor
• Jika anda melakukan GR dengan pertama kali menyebutkan no PO yang diterima, sistem akan
dapat memberikan data barang, jumlah barang yang tercantum di PO tersebut sebagai entri
default, yang mana hal ini akan memudahkan proses GR
• Anda tidak dapat menerima PO yang belum disetujui (“blocked”) atau PO yang tidak memiliki
jumlah untuk dikirim
• Nomor Delivery order (pengiriman) dari vendor dimasukkan ke dalam GR sebagai informasi
Purchasing
documents(s)
Item:
1 Goods receipt
2
3 Goods
receipt
R
GR BLOCKED STOCK
Warehouse
Vendor Persediaan
Siap Pakai 47
Input dari Goods Receipt (2)
Di dalam siklus pengadaan, proses GR dapat diinput berdasarkan dokumen berikut ini:
• Stock Transport Order (STO) dari Unit PLN lain
• Dalam tipe good receipt ini, penerimaan akan didasarkan pada STO (permintaan barang resmi
ke PLN unit lain) yang telah dibuat di unit pengirim. Proses good receipt baru dapat dilakukan
jika unit pengirim telah melakukan pengeluaran barang di dalam sistem SAP.
Catatan : Stock Transport Order hanya dapat dipakai untuk lokasi pengirim &
penerima yang sudah memakai sistem SAP.
48
Hasil GR Material Stok
Material
Material delivery
delivery
PO history
Jumlah dan nilai
and PO Material
Master Stok terupdate,
updated Consumption
Goods statistics
Receipt
Material
document
MaterialDocument
Goods
Receipt
Slip
Hard copy
hasil print
Accounting
Documentl
G/L account:
Account Stock dan
consumption
terupdate
49
Hasil GR Material Stok –
Material Master & Update Stok
Material
Material delivery
delivery
PO history
Stock and value
• Ada beberapa hal yang di-update di dalam material
Material
master setelah terjadi GR:
and PO Updated,
updated Master
Consumption
Goods statistics
Receipt • Jumlah stok
Material
Goods
Receipt
document
MaterialDocument • Nilai terakhir barang (Moving Average Price) 
Slip
khusus valuated material
Accounting
• Anda dapat menampilkan keadaan stok saat ini
Documentl
G/L account:
Stock and consumption
menggunakan transaksi:
accounts updated
• MM03 (Display material)  menampilkan MAP
dan stok pada level material
• MMBE (Stock overview)  menampilkan stok
pada lokasi dan tipe stoknya
• MAP dihitung dengan merata-ratakan nilai stok saat terhadap nilai GR (dari PO)
Contoh:
Sebelum GR  3 bh @ 20,000 IDR = 60,000 IDR (Material)
Nilai GR  2 bh @ 30,000 IDR = 60,000 IDR (PO)
…
Setelah GR  5 bh @ 24,000 IDR = 120,000 IDR (Material)
50
Material Document
Material
Material delivery
delivery
PO history
• Sebagai hasil dari posting ke GR, sistem akan
Stock and value
Material
menghasilkan “material document” dengan nomor
and PO Updated,
updated Master
Consumption
Goods statistics
Receipt tertentu
•
Material
Goods
document
MaterialDocument Dokumen ini merupakan bukti dan dokumentasi dari
Receipt
Slip
pergerakan barang
• Tanggal dan waktu terjadinya posting dicatat ke dalam
Accounting
G/L account:
Documentl
material document
accounts updated • Anda dapat menampilkan material document
menggunakan transaksi MIGO (Display Material
Document)
51
Slip Penerimaan Barang
Material
Material delivery
delivery
PO history
Stock and value
• Slip penerimaan barang (Goods Receipt) merupakan
and PO Material
updated Master Updated,
Consumption
statistics
versi “cetak” dari material document
Goods
Receipt
• Meskipun SAP telah menyediakan format standard
Material
Goods
Receipt
document
MaterialDocument untuk slip GR, umumnya perusahaan memilih untuk
memodifikasi format tersebut agar sesuai dengan
Slip
Accounting
kebutuhan perusahaan
G/L account:
Documentl
• Umumnya, slip GR diset agar dicetak ketika material
accounts updated
document diposting
• Transaksi yang digunakan untuk mencetak kembali
slip GR : MB90
52
PO History
Material
Material delivery
delivery
PO history
• Ketika anda membuat GR dengan referensi
Stock and value
terhadap PO, sistem akan memperbaharui data

and PO Material
Master Updated,
updated Consumption
Goods statistics
Receipt historik PO
•
Material
Goods
document
MaterialDocument Di dalam PO, anda dapat melihat jumlah yang telah
Receipt
Slip
dikirim, tanggal pengiriman dan material document
yang bersangkutan
Accounting
G/L account:
Documentl
• Data historik dari item PO tercantum di dalam item
detail section
accounts updated
53
Accounting Doc & Posting
Material
Material delivery
delivery
PO history
• Penerimaan barang terhadap PO (surat pesanan)
Stock and value
akan menghasilkan accounting document

and PO Material
Master Updated,
updated Consumption
Goods statistics
Receipt • Accounting document merupakan bukti telah
Material
Goods
document
MaterialDocument dilakukannya posting terhadap GL account / kode
Receipt
Slip
perkiraan di sisi akuntansi
• Dari segi keuangan (Accounting), pada saat
Accounting
G/L account:
Documentl
penerimaan barang dilakukan, account yang akan
diposting ditentukan secara otomatis
accounts updated
• Anda dapat menampilkan accounting document

menggunakan link di dalam material document
54
Hasil GR Material Non Stok/Langsung Pakai
• Dalam hal pengadaan untuk material non stok (langsung pakai), posting ke GR
akan berbeda, dimana :
• Tidak ada update material, baik kuantitas maupun nilai
• Posting ke GL account / Accounting document akan mengikuti aturan yang

berbeda dimana entri keuangan akan dimasukkan ke dalam consumption
account (bukan stock account)
55
Indikator “Delivery Completed” pada PO
Indikator “Delivery Completed" di-set
Purchase
order
Dalam purchase order saat full goods receipt dilakukan
Untuk full delivery, indikator “Delivery Completed” bersifat optional.

Jika jumlah yang diterima sama dengan yang dipesan pada PO
(berada dalam rentang jumlah yang diperbolehkan), maka
“Delivery Completed” akan otomatis diset.
Untuk partial delivery, jika seluruh material yang dipesan sudah
diterima dan PO dianggap selesai, maka “Delivery Completed”
perlu di-tick.
56
Pembatalan Goods Receipt
• Jika karena suatu hal anda harus mengubah posting yang telah dilakukan, satu-
satunya pilihan adalah : anda harus membatalkan material document tersebut
• Transaksi SAP yang digunakan adalah : MIGO – Cancel material document
• Transaksi ini akan menghasilkan material document yang baru (berikut accounting
document, PO history, dsb.) yang “membatalkan” efek dari dokumen sebelumnya
• Perlu dicatat bahwa sistem akan secara otomatis memilih movement type yang
berlawanan (reversal) di dalam dokumen pembatalan (misal untuk penerimaan
dengan movement type 103, maka dokumen pembatalan akan menggunakan
movement type 104)
57
Pengelolaan Penerimaan Barang
Pengelolaan penerimaan barang adalah bagian dari proses Inventory Management

di SAP

• Penerimaan Barang dengan
• Melakukan pemeriksaan barang
Referensi ke Surat Pesanan terhadap surat pesanan
• Melakukan penerimaan barang dan
membuat penerimaan barang (GR) ke
dalam sistem
58
Alur Proses
Penerimaan Barang dengan Referensi ke Surat
Pesanan
Warehouse Admin Warehouse Admin Warehouse Admin Warehouse Admin

Melakukan
Melakukan
Memeriksa pemeriksaan barang
PO ada Penerimaan Proses
keberadaan Surat dan mengakui Menyimpan barang
Barang / GR receiving
Pesanan (PO) Delivery Order di lokasi inspeksi
(MIGO) inspection
(ME23N) kepada transporter
vendor
Warehouse Admin
PO tidak
ada
Kembalikan barang
kepada vendor
59
Receiving Inspection
• Setelah melakukan good receipt, material yang diterima belum bisa langsung
dipakai oleh pengguna/user. Status material pada saat itu adalah : BLOCKED
STOCK.
• Setelah dilakukan pemeriksaan kualitas oleh tim pemeriksa maka status
material akan diubah menjadi persediaan siap pakai (unrestricted use).
• Pemeriksaan barang setelah menerima barang ini disebut receiving inspection
Purchasing
documents(s)
Item:
1 Goods receipt
2
3 Goods
receipt
R
GR BLOCKED STOCK
Warehouse
Persediaan
Vendor
Siap Pakai
60
Pengelolaan Receiving Inspection (1)
Proses receiving Inspection meliputi 3 kegiatan:

1. Pembuatan Lot Inspeksi
Meliputi tindak lanjut dan koordinasi untuk pembuatan Lot Inspeksi Kualitas.
Lot Inspeksi akan dibuat secara otomatis pada saat penerimaan barang
(Goods Receipt)
2. Penyimpanan Hasil Inspeksi

Meliputi pelaksanaan inspeksi yang sebenarnya dan penyimpanan hasil ke
dalam sistem
3. Pengambilan Keputusan Penggunaan

Setelah hasil inspeksi disimpan, maka diambil keputusan penggunaan. Pada
saat keputusan penggunaan, semua barang yang ditolak akan dikembalikan
ke vendor supplier dan semua material yang diterima ditransfer dari stok
inspeksi kualitas menjadi barang siap pakai (unrestricted use). Nilai vendor
juga diberikan pada saat Keputusan Penggunaan.
61
Berikut ini adalah tugas dan tanggung jawab dalam melakukan kegiatan
Pengelolaan Receiving Inspection
 Who Quality Assurance Team (Tim Pemeriksa Barang).

Contoh: Assistant Officer/ Junior Officer Logistik, Assistant
Engineer/Junior Engineer Teknik Distribusi (dibawah DM Distribusi)
 What
s Mengelola proses inspeksi kualitas dan proses
penyimpanan hasil inspeksi pada saat Receiving Inspection di PLN
 When Setiap kali pelaksanaan Receiving Inspection
62
• Mengelola Receiving Inspection • QA Team memeriksa lot inspeksi

untuk barang yang baru diterima
• Melaksanakan inspeksi dan
menyimpan hasil
• Mencetak Berita Acara
Pemeriksaan Barang (TUG 4)
• TUG 4 disetujui oleh anggota tim
• QA Manager menyimpan keputusan
di sistem dan transfer posting dari
stok QI / GR Blocked Stock
• Mencetak TUG 3 / Kode 2
63
Alur Proses
Pengelolaan Receiving Inspection
Warehouse Admin Warehouse Admin QA Team
Proses Mencetak undangan

Melaksanakan
penerimaan kepada tim pemeriksa
inspeksi
barang (ZM_INSP_UND)
Pelaksanaan inspection:
• Menyimpan hasil inspeksi (QE51N)
• Mencetak Berita Acara Pemeriksaan
Barang / TUG 4 (ZM_INSP_RES)
QA Manager QA Manager
Material
Mengembalikan cacat Mengambil keputusan
barang ke vendor penggunaan
(MIGO) (QA11)
QA Manager
Material
tidak
Posting ke Un- cacat
restricted Stock
(QA11)
64
Perubahan Proses
Proses yang berubah pada Penerimaan Barang adalah sebagai berikut:
As – Is To – Be
• Pembelian barang dapat dilakukan • “Barang Titipan” tidak diperbolehkan
tanpa kebijakan yang jelas, lagi, harus dinyatakan secara eksplisit di
memungkinkan terjadinya “Barang dalam kebijakan
Titipan”
• Dokumen penerimaan tidak perlu • Penerimaan barang dari vendor,

dimasukkan ke dalam sistem, cukup meskipun masih dianggap sebagai GR
untuk pengecekan di tempat saja Blocked Stock (dalam karantina), harus
dimasukkan ke sistem
• Proses pengelolaan Receiving • Proses pengelolaan Receiving

Inspection dilakukan secara manual Inspection dilakukan dengan
menggunakan sistem
65
Penjabaran Proses ke dalam Transaksi di
SAP
Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Pengelolaan Penerimaan Barang ini
adalah:
1. Goods Receipt Administration:
Menu Path: Logistics > Materials Management > Inventory
Management > Goods Movement
• MIGO
2. Material Document Administration:

Management > Material Document
• MB02 – Change Material Document
• MIGO – Cancel Material Document
66
SAP (2)
Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Pengelolaan Receiving Inspection ini
adalah:
3. Receiving Inspection:
Menu Path: Logistics > Quality Management > Quality Inspection >
Worklist > Inspection
• QA03 – Display Inspection Lot
• QE51N – Result Recording
• ZM_INSP_RES – Create TUG 4
• QA11 – Usage Decision
67
Kode
Transaksi
10 Membuat Source QI07 Material Management > Quality Management >
Inspection Lot Mengelola Pemeriksaan di Tempat Vendor >
Pemeriksaan di Tempat Vendor > Membuat Lot Source
Inspection
11 Mencetak Instruksi QA03 Material Management > Quality Management >
Pemeriksaan Mengelola Pemeriksaan di Tempat Vendor >
Pemeriksaan di Tempat Vendor > Mencetak Instruksi
Pemeriksaan
12 Menyimpan Hasil QE51N Material Management > Quality Management >
Inspeksi di Tempat Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
Vendor Pemeriksaan Barang yang Diterima > Menyimpan Hasil
Inspeksi di Tempat Vendor
13 Membuat GR ke dalam MIGO Material Management > Inventory Management >
Blocked Stock - Mengelola GR (Penerimaan Barang) > Penerimaan
Barang (Good Receipt) dengan Ref ke Surat Pesanan
(PO) > Membuat GR ke dalam Goods Receive Blocked
Stock
14 Menampilkan Inspection QA03 Material Management > Quality Management >
Lot Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
Pemeriksaan Barang yang Diterima > Menampilkan
Inspection Lot
68
Kode
Transaksi
Inspeksi Penerimaan Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
Barang Pemeriksaan Barang yang Diterima > Menyimpan Hasil
Inspeksi Penerimaan Barang
16 Membuat & Mencetak ZM_INSP_R Material Management > Quality Management >
TUG4 untuk Penerimaan ES Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
dari Vendor (Purchase Pemeriksaan Barang yang Diterima > Membuat &
Order) Mencetak TUG4
17 Mencetak Ulang TUG4 ZM_PRINT_ Material Management > Quality Management >
INSP_RES Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
Pemeriksaan Barang yang Diterima > Mencetak Ulang
TUG4
18 Membuat Usage QA11 Material Management > Quality Management >
Decision dan Stock Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
Posting Pemeriksaan Barang yang Diterima > Mengambil Usage
Decision dan Stock Posting
Silakan mengacu pada Buku Latihan
69
Sesi Tanya Jawab
70
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
71
5. Lampiran
Tujuan

• Memahami konsep pengelolaan pengembalian barang ke vendor (Goods Return to
Vendor) yang akan diterapkan di PLN
• Menjalankan transaksi-transaksi Goods Return to Vendor secara baik dan benar
72
Goods Return to Vendor sebagai bagian dari

Transfer Posting

GR without PO
Stock Transfer
Plant
73
Konsep Pengembalian Barang ke Vendor
Apabila barang diketahui rusak / cacat pada saat barang telah lolos inspeksi, maka proses
pengembalian barang kepada vendor dapat dilakukan (dengan catatan masih terdapat
garansi)
1.Barang da-
ri Vendor
Goo Barang
d ternyata
2. Barang OKs rusak/pecah
Bahan Diperiksa
Rusak/Pecah Barang diterima
sesuai
Kembalikan Barang dengan pesanan Kembalikan Barang
ke Vendor ke Vendor
74
Pengelolaan Pengembalian Barang ke Vendor
Pengelolaan pengembalian barang ke vendor adalah bagian dari proses Inventory

Management di SAP
• Mengembalikan Barang ke Vendor • Pemohon memberikan permohonan

pengembalian barang ke vendor
• Administrator gudang melakukan
pengecekan masa garansi dan
mengembalikan barang ke vendor jika
masih berada dalam masa garansi
posting pengembalian barang ke vendor
di dalam sistem (Goods Return to
Vendor)
75
Alur Proses
Mengembalikan Barang ke Vendor
Requestor Warehouse Admin Warehouse Admin
Posting return delivery Menyimpan dan

Mengajukan
(pengiriman mengirimkan salinan
permintaan agar
pengembalian) nota pengembalian ke
barang dikembalikan
referensi ke PO vendor dan Bagian
kepada vendor
(MIGO) Keuangan
76
Perubahan Proses
Proses yang berubah pada Pengelolaan Pengembalian Barang ke Vendor adalah

sebagai berikut:
As – Is To – Be
• Pengembalian barang dicatat secara • Pengembalian barang ke vendor dapat
manual sehingga sulit ditelusuri dengan ditelusuri dari sistem dan datanya
surat pesanan berhubungan dengan surat pesanan
• Pengembalian barang ditandai di PO • Surat Pesanan (PO) yang bersangkutan

yang bersangkutan secara manual akan dibuka di sistem sampai barang
yang dikembalikan ke vendor dikirim
kembali ke PLN dan lolos proses
pemeriksaan
77
SAP
Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Pengelolaan Pengembalian Barang ke

Vendor ini adalah:
1. Goods Return Administration:
• MIGO – Goods Movement

78
Demo dan Latihan
Kode
Transaksi
19 Mencetak Collective Slip ZM_PRINT_ Material Management > Quality Management >
Hasil Usage Decision GR Mengelola Pemeriksaan Barang Yang Diterima >
TUG3 (Penerimaan dari Pemeriksaan Barang Yang Diterima > Mencetak
Purchase Order) Collective Slip Hasil UD (GR PO atau STO)
20 Membuat Pengembalian MIGO Material Management > Inventory Management >
Barang ke Vendor Mengelola Pengembalian Barang ke Vendor >
(Barang Sudah Masuk Memelihara Pengembalian Barang ke Vendor > Membuat
ke Persediaan Siap Pengembalian Barang ke Vendor (Dari Persediaan Siap
Pakai) Pakai)
Barang ke Vendor Mengelola Pengembalian Barang ke Vendor >
(Barang Masih Dalam Memelihara Pengembalian Barang ke Vendor > Membuat
Karantina- Belum Pengembalian Barang ke Vendor (Barang Masih Dalam
Dilakukan TUG 4) Karantina)
79
Sesi Tanya Jawab
80
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
81
5. Lampiran
Tujuan

• Memahami konsep pengelolaan pengembalian barang ke gudang atau tempat
penyimpanan (Goods Return to Warehouse) yang akan diterapkan di PLN
• Menjalankan transaksi-transaksi Goods Return to Warehouse secara baik dan
benar
82
Pengembalian Barang ke Gudang sebagai
bagian dari Proses Pergerakan Barang

Transfer Posting
Masuk Goods Issue (reversal) Keluar

GR without PO
Stock Transfer
Plant
83
Konsep Pengembalian Barang ke Gudang (2)
Produksi
GI
User meminta
material secara manual
Post Good Issue

Mengirim material
Rsv yang diminta
Konsumsi
Dikembalikan
Untuk diperbaiki
Barang yang rusak
Barang yang rusak (refurbished)
Diangkut ke vendor
Gudang Sisa Barang

Barang yang sudah diper- Dikembalikan
(project /surplus)
baiki diangkut ke gudang
84
Konsep Pengembalian Barang ke Gudang (2)
Beberapa tipe pengembalian barang ke gudang (Goods Return to Warehouse) :
No. Tipe Goods Return to Deskripsi

Warehouse
1. Pengembalian Barang karena Pengembalian barang dilakukan karena barang yang
kelebihan proyek telah digunakan untuk konsumsi / produksi ternyata
berlebih. Pengembalian ini akan meningkatkan jumlah
stok dan nilai barang di gudang.
2. Pengembalian Barang untuk Pengembalian barang dilakukan karena barang yang
perbaikan/retrofit telah dikirim ke pemohon ternyata mengalami
kerusakan. Barang akan dikembalikan ke gudang
untuk selanjutnya diperbaiki di vendor/tempat lainnya
sesuai dengan hasil tender.
3. Pengembalian Barang karena Pengembalian barang dilakukan karena mendapat

mendapat hibah hibah dari unit non PLN (misalnya dari pemerintah
daerah setempat)
85
Pengelolaan Pengembalian Barang ke
Gudang (1)
Pengelolaan pengembalian barang ke gudang adalah bagian dari proses Inventory

Management di SAP
• Mengembalikan Barang ke Gudang • Pengguna barang mengidentifikasi

- Proyek/Kelebihan kelebihan barang dan membuat
permohonan pengembalian barang
• Administrator gudang mengidentifikasi
apakah barang tersebut pernah
dikeluarkan sebelumnya dari gudang
atau tidak
• Administrator gudang melakukan proses
pengembalian barang ke gudang di SAP
86
Gudang (2)

Management di SAP
• Mengembalikan Barang ke Gudang • Pengguna barang membuat PR

– Perbaikan/Retrofit (permintaan) untuk perbaikan barang
• Administrator pembelian memeriksa
kontrak / Kesepakatan Harga Satuan
dan membuat PO (surat pesanan) untuk
permohonan perbaikan barang (jika
tercantum di KHS)
• Administrator gudang bertindak sebagai
perantara untuk serah terima barang
yang akan diperbaiki dengan transportir
87
Gudang (3)

Management di SAP
• Mengembalikan Barang ke Gudang • Administrator gudang melakukan

– Hibah penerimaan barang hibah dari unit non
PLN di dalam sistem SAP
88
Alur Proses
Mengembalikan Barang ke Gudang – Proyek/
Kelebihan
Requestor Warehouse Admin

Mengidentifikasi
kelebihan barang
Penerimaan barang
dan membuat
kelebihan Proyek
permohonan
(MIGO)
pengembalian
barang
1. Jika terdapat Material Document (hasil

Goods Issue), proses yang dilakukan ialah
dengan melakukan pembatalan terhadap
material document yang bersangkutan.
2. Jika tidak terdapat Material Document (hasil

Goods Issue), proses yang dilakukan ialah
dengan menggunakan movement type baru.
89
Alur Proses
Mengembalikan Barang ke Gudang –
Perbaikan/Retrofit
Service Requestor Purchasing Admin Warehouse Admin Warehouse Admin

Mengkoordinasi
Membuat PO (surat
Membuat PR serah terima barang
pesanan) untuk Menerima barang
(permintaan) untuk yang akan
permohonan hasil perbaikan
perbaikan barang diperbaiki dengan
perbaikan barang (MIGO)
(ME51N) vendor
(ME21N)
(MIGO)
90
Alur Proses
Mengembalikan Barang ke Gudang – Hibah
Requestor Warehouse Admin Warehouse Admin Warehouse Admin

Mengidentifikasi
barang yg diterima Penerimaan Barang
Verifikasi form Meletakkan material
sbg hibah dan lainnya, tipe valuasi
permohonan dengan hibah di lokasi
membuat normal
barang aktual inspeksi
permohonan (MIGO)
penerimaan barang
91
Perubahan Proses
Proses yang berubah pada Pengelolaan Pengembalian Barang ke Gudang adalah

sebagai berikut:
As – Is To – Be
• Pengembalian barang ke Gudang • Pengembalian ke Gudang dilakukan
dilakukan secara manual dengan form pada SAP (yang langsung mengacu
tertulis pada dokumen pengeluaran material
sehingga kita dapat menentukan nilai
barang yang dikembalikan dan mampu
mempercepat proses pengembalian)
92
SAP
Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Pengelolaan Pengembalian Barang ke

Gudang ini adalah:
1. Goods Return Administration:

93
Demo dan Latihan
Kode
Transaksi
Barang ke Gudang (Dari Mengelola Pengembalian Barang ke Gudang >
Proyek atau Pengembalian Barang ke Gudang – Proyek / Kelebihan >
Kelebihan/Surplus) Membuat Pengembalian Barang ke Gudang
Barang ke Gudang Mengelola Pengembalian Barang ke Gudang >
(Penerimaan dari Hibah) Pengembalian Barang ke Gudang – Hibah > Membuat
Goods Receipt untuk Material Hibah
24 Membuat dan Mencetak ZM_INSP_R Material Management > Quality Management >
TUG 4 untuk ES Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
Penerimaan dari Hibah Pemeriksaan Barang yang Diterima > Membuat dan
(Penerimaan Lain-lain di Mencetak TUG 4
Luar Purchase
Order/SPK)
25 Mencetak Collective Slip ZM_PRINT_ Material Management > Quality Management >
Hasil Usage Decision – GR Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
TUG3 (Penerimaan dari Pemeriksaan Barang yang Diterima > Mencetak
Lain-Lain) Collective Slip Hasil UD (GR Others)

94
Sesi Tanya Jawab
95
A QA
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
96
5. Lampiran
Tujuan

• Memahami konsep pengelolaan pengeluaran barang (Goods Issue) yang akan
diterapkan di PLN
• Dapat membedakan berbagai tipe Goods Issue
• Menjalankan transaksi-transaksi Goods Issue secara baik dan benar
97
Pengeluaran Barang sebagai bagian dari

Transfer Posting

GR without PO
Stock Transfer
Plant
98
Kategori Goods Issue (1)
• Goods Issue di SAP adalah proses untuk menyatakan bahwa ada beberapa barang di
stok gudang yang telah digunakan untuk tujuan tertentu (untuk digunakan dalam proses
produksi atau untuk dibuang karena sudah rusak, dsb)
• Berdasarkan tipe cost object dimana biaya dibebankan, kita harus menggunakan
“movement type” seperti:
– 201 untuk GI to cost center
– 221 untuk GI to project
– 261 untuk GI to order
• Jika permintaan berasal dari pemesanan (reservation), data detil dari pemesanan disalin
ke GI tersebut
99
Kategori Goods Issue (2)
Beberapa tipe pengeluaran barang (Goods Issue) :

No. Tipe Goods Issue Deskripsi
1. Pengeluaran Barang (Goods Pengeluaran barang dilakukan dengan referensi
Issues) yang terencana terhadap pemesanan material.
2. Pengeluaran Barang (Goods Pengeluaran barang dilakukan langsung terhadap cost
Issues) yang tidak terencana object (objek yang dibebani biaya). Pengeluaran jenis
ini dapat dilakukan tanpa melakukan reservasi /
pemesanan terlebih dahulu, dan hanya diperbolehkan
untuk keadaan darurat saja.
3. Pengeluaran Barang (Goods Pengeluaran barang dilakukan dengan tujuan untuk
Issues) untuk penghapusan menghapus nilai barang dari inventori. Pengeluaran
jenis ini biasanya dilakukan terhadap barang yang
sudah tidak terpakai lagi. Untuk melakukan hal
dibutuhkan persetujuan yang cukup panjang sampai
ke level GM atau bahkan di atas itu.
100
Hasil dari Goods Issue
Suatu pergerakan barang, termasuk

Goods Issue, akan memicu serangkaian
aktivitas berikut: Beberapa informasi penting yang perlu dicek
sehubungan dengan hasil transaksi-transaksi dalam
• Dihasilkan suatu Material Document Inventory Management adalah sebagai berikut:
yang digunakan sebagai bukti transaksi
• Jika transaksi relevan terhadap
Financial Accounting, Accounting Material Stock
Document akan dihasilkan Document Overview
• Jumlah stok material ter-update
• Nilai stok di material master ter- • Display stock
• Display single material
update, begitu juga account stock dan overview
document (MIGO)
consumption di G/L (MMBE)
• Display list of material
• Slip pengeluaran barang (Slip GI)
document (MB51)
dapat dicetak sebagai bukti
pengeluaran barang
101
Pembatalan Goods Issue
• Transaksi SAP yang digunakan adalah : MIGO – Cancel material document
document, PO history, dsb.) yang “membatalkan” efek dari dokumen sebelumnya
• Perlu dicatat bahwa sistem akan secara otomatis memilih movement type yang
berlawanan dengan dokumen yang dibatalkan (misal movement type 261 akan
dibatalkan dengan movement type 262)
102
Pengelolaan Pengeluaran Barang
Pengelolaan pengeluaran barang adalah bagian dari proses Inventory Management

di SAP
• Pengeluaran Barang dengan Referensi • Melakukan verifikasi pemesanan

ke Pemesanan dengan data yang ada di gudang
• Melakukan pengeluaran barang dari
gudang berdasarkan pemesanan dan
melakukan posting GI ke dalam sistem
• Pengeluaran Barang tanpa Pemesanan • Pemohon membuat laporan gangguan

(Darurat) (breakdown report) dan meminta
persetujuan manager teknik atau
manager yang berwenang
103
Pengelolaan Pengeluaran Barang
Pengelolaan pengeluaran barang adalah bagian dari proses Inventory Management

di SAP

pengeluaran barang sesuai dengan
laporan gangguan dan membuat catatan
pengeluaran (GI) tsb ke dalam sistem
• Pengeluaran Barang untuk • Administrator gudang menyiapkan form

Penghapusan permintaan penghapusan
• Setelah disetujui, Administrator Gudang
melakukan pengeluaran barang untuk
penghapusan dan mencatat GI tersebut
ke dalam sistem
104
Alur Proses
Pengeluaran Barang dengan Referensi ke Pemesanan
Membuat reservasi Posting Pengeluaran

barang Barang (GI) dengan
(MB21) referensi ke reservasi
(MIGO)
105
Alur Proses
Pengeluaran Barang tanpa Pemesanan (Darurat)
Requestor Engineering Manager Warehouse Admin
Membuat laporan
Posting Pengeluaran
gangguan & meminta
Menyetujui laporan Barang (GI) tanpa
persetujuan manager
gangguan reservasi
teknik / manager yang
(MIGO)
berwenang
106
Alur Proses
Pengeluaran Barang untuk Penghapusan
Warehouse Admin Warehouse Manager Warehouse Manager Warehouse Admin

Mengajukan form
permintaan Posting Pengeluaran
Mengisi form Me-review dan
penghapusan kepada Barang (GI) untuk
permintaan menyetujui
level GM dan penghapusan
penghapusan permintaan
menunggu (MIGO)
endorsement
107
Perubahan Proses
Proses yang berubah pada Pengelolaan Pengeluaran Barang adalah sebagai berikut:
As – Is To – Be
• Pemesanan barang dilakukan secara • Pemesanan barang akan dilakukan di
manual (tidak dicatat ke dalam sistem) SAP dan dapat dilihat oleh Administrator
dan memerlukan waktu hingga pesanan Gudang secara langsung. Dokumen
tersebut sampai ke Administrator terintegrasi langsung dengan master
Gudang data material.
• Pengeluaran barang hanya dapat

• Pengeluaran barang dapat dilakukan dilakukan dengan referensi ke dokumen
tanpa referensi dokumen pemesanan pemesanan kecuali untuk keadaan
darurat dimana dibutuhkan laporan
gangguan yang telah disetujui.
108
SAP
Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Pengelolaan Pengeluaran Barang ini
adalah:
1. Goods Issue Administration:
• MIGO – Goods Issue
• MB26 – Goods Issue using Picking

109
Demo dan Latihan
Kode
Transaksi
26 Membuat Pengeluaran MIGO Material Management > Inventory Management >
Barang (GI) untuk Mengelola GI (Pengeluaran Barang) > Pengeluaran
Reservasi Barang dengan Referensi ke Pemesanan > Membuat
Goods Issue dengan Referensi ke Reservasi
Barang (GI) tanpa Mengelola GI (Pengeluaran Barang) > Pengeluaran
Reservasi Barang tanpa Pemesanan (Darurat) > Membuat Goods
Issue tanpa Reservasi (Darurat)
Barang (GI) untuk Mengelola GI (Pengeluaran Barang) > Pengeluaran
Penghapusan (GI to Barang untuk Penghapusan > Membuat Goods Issue to
Scrap) Srcap

110
Sesi Tanya Jawab
111
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
112
5. Lampiran
Tujuan

• memahami konsep pengelolaan pemindahan barang (Stock Transfer dan Transfer
Posting) yang akan diterapkan di PLN
• memahami konsep Stock Transfer (pemindahan barang)
• Memahami konsep Transfer Posting (perubahan tipe stok)
• menjalankan transaksi-transaksi Stock Transfer dan Transfer Posting di SAP
secara baik dan benar
113
Pemindahan Barang sebagai Bagian dari

Transfer Posting

GR without PO
Stock Transfer
Plant
114
Jenis Pemindahan Barang (Goods Transfer)
Terdapat dua jenis pemindahan barang (Goods Transfer):

1. Stock Transfer
Pemindahan fisik barang-barang stok antar lokasi.
2. Transfer Posting
Perubahan kategori/status suatu material, tidak melibatkan pemindahan fisik barang
tersebut
115
Stock Transfer
• Stock transfer berkaitan dengan pemindahan material antara Storage Location atau
Plant
• Stock transfer antar storage location di dalam satu plant tidak mempengaruhi
pembukuan / akuntansi di company code.
Wil Aceh Wil Sumatera

Utara
Cab. Langsa Cab. Banda Aceh Cab. Medan Cab. Binjai

Transfer Transfer
Antar Plant Antar Plant
Intercompany
Transfer
Antar Gudang / Lokasi
116
Dua Metode Stock Transfer
SAP menyediakan dua metode dalam melakukan stock transfer :

• Satu Langkah (One step)
• Stok dipindahkan dalam sekali langkah, yaitu mengambil stok tersebut dari tempat asal dan menaruh
stok tersebut ke tempat tujuan dalam 1 kali posting transaksi di sistem
• Tidak ada fase perantara yang menjelaskan bahwa material masih berada dalam jalur transportasi
• Umumnya berlaku untuk lokasi gudang yang berdekatan dimana proses administrasi dapat
disederhanakan
• Dua Langkah (Two step)
• Ketika tempat asal “mengeluarkan” stok, jumlah stok dicatat di dalam status “stock-in-transit”.
Selanjutnya, tempat tujuan harus “menerima” material tersebut dengan memindahkan stok dari
status ‘transit’ ke status ‘unrestricted’ / ‘normal’ di sisi penerima
• Beberapa informasi tambahan yang dapat diikutsertakan antara lain biaya pengiriman
1 2
One-step Two-step
stock transfer stock transfer
Catatan : biaya pengiriman antar unit tidak dibebankan kepada nilai material yang dikirimkan
117
Transfer Posting
Berbeda dengan Stock Transfer, Transfer Posting tidak melibatkan pergerakan fisik barang,
tetapi perubahan terjadi pada jenis stok, nomor kelompok material atau nomor material.
JENIS PERGERAKAN
343/344 – Transfer posting from Blocked Stock to
Unrestricted
321/322 – Transfer posting from Quality Inspection to
Unrestricted
JENIS PERGERAKAN
309/310 – Transfer posting material
to material
Stock Type A
Stock Type B
Contoh: Jika beberapa material digolongkan Contoh: Jika stok sudah berubah status dari
sebagai satu jenis material utama, dimana berstatus ”di dalam pemeriksaan kualitas” menjadi
material yang lama berubah nomor menjadi “normal” sehingga stok dapat dipergunakan untuk
nomor material utama yang baru (nomor memenuhi permintaan. Untuk itu, tipe stok harus
material yang lama dihapus) diubah.
118
Pembatalan Goods Transfer
• Transaksi SAP yang digunakan adalah : MIGO– Cancel material document
document, dsb) yang “membatalkan” efek dari dokumen sebelumnya
• Perlu diperhatikan bahwa sebelum anda melakukan pembatalan, anda perlu

memastikan bahwa jumlah stok yang cukup tersedia di lokasi ‘tujuan’ semula
119
Pengelolaan Pemindahan Barang (1)
Pengelolaan pemindahan barang adalah bagian dari proses Inventory Management

di SAP

• Stock Transfer • Ketika suatu plant meminta stok,
– Plant ke Plant manager / administrator gudang perlu
mengidentifikasi plant yang dapat
mensupply stok tersebut
• Manager gudang penyedia lalu
membuat Stock Transport Order
• Administrator Gudang (di gudang asal /
penyedia) membuat pengeluaran barang
(GI) ke dalam sistem untuk STO
tersebut
• Administrator Gudang (pada gudang
tujuan / pemohon) membuat penerimaan
barang (GR) ke dalam sistem untuk STO
tersebut
120
Pengelolaan Pemindahan Barang (2)
Pengelolaan pemindahan barang adalah bagian dari proses Inventory Management

di SAP

• Transfer Posting • Administrator Gudang mengidentifikasi
– Material ke Material material yang akan mengalami transfer
posting
• Administrator Gudang melakukan
transfer posting material ke material atau
transfer posting antar tipe stok material
ke dalam sistem
121
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Plant ke Plant
Requestor Warehouse Manager Warehouse Admin Warehouse Admin

(pada plant pemohon) (pada plant pengirim) (pada plant pengirim) (pada plant pemohon)
Melakukan
Melakukan
Menyetujui Membuat Stock Pengeluaran Barang
Penerimaan Barang
Membuat PR (TUG 5) PR (pada Transport Order (TUG (GI) untuk Stock
(GR) untuk Stock
(ME51N) plant 7) Transport Order (TUG
Transport Order
pemohon) (ME21N) 8)
(MIGO)
(MIGO)
122
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Intercompany
Requestor Warehouse Manager

(di level 1) (di level 1 pengirim)
Menyetujui Membuat Stock

Membuat PR (TUG 5) PR (pada Transport Order (TUG
(ME51N) level 1 7)
pemohon) (ME21N)
Warehouse Admin Warehouse Admin Warehouse Admin

(pada plant transit penerima) (pada plant transit penerima) (di level 1 pengirim)
Melakukan
Melakukan transfer Melakukan
Pengeluaran Barang
posting dari plant Penerimaan Barang
(GI) untuk Stock
transit kepada plant (GR) untuk Stock
Transport Order (TUG
penerima Transport Order
8)
(MIGO) (MIGO)
(MIGO)
123
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Gudang ke Gudang
Warehouse Admin Warehouse Admin Warehouse Admin
Mengambil barang
Melakukan Transfer
dari gudang penyedia
Memindahkan Posting Gudang ke
dan menyimpan
material Gudang
dokumen transfer
(MIGO)
order
124
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Material ke Material
Tim Lintas Bidang Warehouse Admin
Material ke Melakukan transfer

Mengidentifikasikan material stok dan value
material yang akan di- material ke material
transfer lain
(MIGO)
Warehouse Admin
Tipe Stok Melakukan transfer

tipe stok untuk
material yang sama
(MIGO)
Warehouse Admin
Melakukan transfer
Tipe Valuasi
tipe valuasi untuk
material yang sama
(MIGO)
125
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Transfer ke Unit PLN
Non SAP
Warehouse Manager Warehouse Admin

Unit Non SAP (Unit Dengan SAP) (Unit Dengan SAP)
Mengajukan TUG 5
Membuat TUG 7 Mengambil barang
(Permintaan Barang
(Pesanan Pengiriman dan mentransfernya
Antar Unit PLN)
antar unit PLN) ke Plant pemohon
kepada Unit Penyedia
Warehouse Admin Warehouse Admin

(Unit Dengan SAP) Unit Non SAP (Unit Dengan SAP)
Memberitahu bagian Melakukan

Menerima barang dan
akuntansi untuk Pengeluaran Barang
menandatangani TUG
melakukan pencatatan (GI) lainnya
7
pada jurnal (MIGO)
126
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Terima dari Unit PLN
Non SAP
Requestor Requestor Manager

(Unit Dengan SAP) (Unit Dengan SAP) Unit Non SAP
Membuat TUG 5 Membuat TUG 7

(Permintaan Barang Menyetujui TUG 5 (Pesanan Pengiriman
Antar Unit PLN) antar unit PLN)

(Unit Dengan SAP) (Unit Dengan SAP) Unit Non SAP
Memberitahu bagian Melakukan

akuntansi untuk Penerimaan Barang Melakukan
melakukan pencatatan (GR) Pengeluaran Barang
pada jurnal (MIGO)
127
Perubahan Proses (1)
Proses yang berubah pada Pengelolaan Pemindahan Barang adalah sebagai berikut:
As – Is To – Be
• Pemindahan barang antar unit tidak • Pemindahan barang antar unit
terdokumentasikan di dalam sistem didokumentasikan ke dalam sistem
dengan membuat Stock Transport Order
• Dokumen pemindahan barang dicatat • Dokumen Stok Transport Order ini

secara manual dan belum terintegrasi berkaitan dengan dokumen GI
satu sama lain sehingga untuk (penerimaan barang) dan dokumen GR
menelusuri pemindahan barang dan (pengeluaran barang) pada unit yang
kaitannya dengan keuangan bersangkutan sehingga dapat ditelusuri
membutuhkan waktu di dalam sistem.
• Ketiga dokumen ini juga berkaitan
dengan dokumen keuangan yang
diakibatkan pemindahan stok
128
Proses yang berubah pada Pengelolaan Pemindahan Barang adalah sebagai berikut:
As – Is To – Be
• Transfer Posting material ke material • Transfer Posting material ke material
dilakukan secara logistik (kuantitas) dan dapat dilakukan pada SAP
akuntansi (nilai)
• Merger persediaan dilakukan secara • Merger persediaan akan dilakukan

manual (dengan catatan tersendiri) atau menggunakan transaksi SAP dan dapat
dengan mekanisme yang berbeda pada ditelusuri
tiap sistem karena beberapa gudang
menggunakan sistem yang berbeda
129
SAP
Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Pengelolaan Pemindahan Barang ini
adalah:
1. Goods Transfer Administration:
• ME21N – Create STO

• MIGO – Display Material Document
130
Kode
Transaksi
29 Menampilkan Daftar ME2N Material Management > Inventory Management >
STO Mengelola Pemindahan Barang > Memelihara
Pemindahan Stok: Plant ke Plant (2 Langkah) >
Menampilkan Stock Transport Order
Barang (GI) untuk STO Mengelola Pemindahan Barang > Memelihara
Pemindahan Stok: Plant ke Plant (2 Langkah) > Membuat
Goods Issue untuk Stock Transport Order)
31 Membuat Penerimaan MIGO Material Management > Inventory Management >
Barang (GR) untuk STO Mengelola Pemindahan Barang > Memelihara
Pemindahan Stok: Plant ke Plant (2 Langkah) > Membuat
Goods Receipt untuk STO
Inspeksi Penerimaan Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
Barang Pemeriksaan Barang yang Diterima > Menyimpan Hasil
Inspeksi Penerimaan Barang
131
Kode
Transaksi
33 Membuat dan Mencetak ZM_INSP_R Material Management > Quality Management >
TUG 4 untuk ES Mengelola Pemeriksaan Barang yang Diterima >
Penerimaan Barang Pemeriksaan Barang yang Diterima > Membuat &
Antar Unit (Stock Mencetak TUG 4
Transfer)–
34 Membuat Transfer MIGO Material Management > Inventory Management >
Posting Material ke Mengelola Pemindahan Barang > Melakukan Transfer
Material Posting: Material ke Material > Membuat Transfer Posting
Material ke Material
Posting Material – Stock Mengelola Pemindahan Barang > Melakukan Transfer
Type yang Berbeda Posting: Material ke Material > Membuat Transfer Posting
Material ke Stock Type yang Berbeda
Posting Material – Mengelola Pemindahan Barang > Melakukan Transfer
Valuation Type yang Posting: Material ke Material > Membuat Transfer Posting
Berbeda Material ke Valuation Type yang Berbeda

132
Sesi Tanya Jawab
133
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
134
5. Lampiran
Tujuan

• memahami konsep perhitungan fisik inventori (Physical Count/Physical Inventory)
yang akan diterapkan di PLN
• memahami berbagai prosedur perhitungan fisik
• mengerti proses perhitungan fisik
• menjalankan transaksi-transaksi Physical Count di SAP secara baik dan benar
135
Pengelolaan Perhitungan Fisik sebagai
Bagian dari Proses Pergerakan Barang

Transfer Posting

GR without PO
Stock Transfer
Plant
136
Konsep Perhitungan Fisik
• Perhitungan fisik atau biasa disebut Stok Opname terjadi pada level Storage
Location. Physical Inventory Document (dokumen inventori fisik) yang terpisah dibuat
untuk setiap Storage Location / gudang
• Jika suatu material tidak pernah ada pada sebuah gudang, ini artinya tidak akan
pernah ada pergerakan/pemindahan untuk material tersebut pada gudang yang
bersangkutan. Akibatnya material tersebut tidak akan pernah memiliki stok pada
gudang tersebut. Artinya ‘material tidak ada pada level manajemen stok (Stok
Management Level) di Storage Location’. Pada keadaan yang demikian, perhitungan
fisik untuk material ini tidak dapat dilakukan pada storage location yang bersangkutan
• Lain halnya dengan material yang pernah mengalami pergerakan atau material yang
jumlah stok-nya sedang kosong. Perhitungan fisik harus dilakukan untuk kasus yang
demikian, dimana data storage location tidak dihapus ketika jumlah stok sedang
kosong.
137
Proses Perhitungan Fisik
Baik prosedur standar maupun khusus, pada dasarnya akan mengalami proses yang
sama
Persiapan Lakukan
untuk Analisa hasil
penghitungan Physical
Physical fisik
Inventory Inventory
1. Buat dokumen 1. Lakukan 1. Masukkan hasil

Physical Inventory penghitungan fisik hitungan ke sistem
2. Blok/Freeze stok 2. Catat hasil 2. Siapkan
material penghitungan di penghitungan ulang
3. Cetak dan sebarkan dokumen PID (recount) bila perlu
dokumen 3. Post difference
138
Pengelolaan Perhitungan Fisik
Pengelolaan perhitungan fisik adalah bagian dari proses Inventory Management di

SAP
• Administrator Gudang mengacu kepada

• Membuat Dokumen Inventori Fisik Material List untuk melihat daftar
material kemudian membuat PID
• Manager Gudang melakukan
pembekuan material (block material
movement)
• Tim Penghitung Stok melakukan
perhitungan stok dan melaporkan
hasil/perbedaan yang terjadi
139
Pengelolaan Perhitungan Fisik
Pengelolaan perhitungan fisik adalah bagian dari proses Inventory Management di

SAP
• Administrator Gudang memasukkan

• Membuat Dokumen Inventori Fisik hasil perhitungan ke dalam sistem
(cont’d) • Manager Gudang memasukkan alasan
terjadi nya perbedaan perhitungan
dengan catatan yang ada ke dalam
sistem (jika hal yang demikian terjadi)
140
Alur Proses
Membuat Dokumen Inventori Fisik
Warehouse Admin Warehouse Manager Warehouse Admin Stock Count Team

Melakukan
perhitungan material,
Membuat Dokumen Memblok pergerakan Mencetak lembar
memasukkan hasil ke
Inventory Fisik (PID) material perhitungan / PID
lembar perhitungan
(MI01) (MI32) (MI21)
dan
menandatanganinya
Perlu
perhitungan Warehouse Admin Warehouse Admin
ulang
Memasukkan hasil
Menganalisis laporan
perhitungan ke dalam
perbedaan
sistem
(MI20)
(MI04)
Warehouse Manager
Tidak perlu
perhitungan
Posting perbedaan ulang
beserta alasannya
(MI07)
141
Proses yang berubah pada Pengelolaan Perhitungan Fisik adalah sebagai berikut:
As – Is To – Be
• Data stok disiapkan oleh bagian • Data stok disiapkan oleh Administrator
Keuangan / Akunting Gudang
• Data stok di bagian Akunting bisa tidak • Data stok di bagian Akunting dan
sama dengan data stok di gudang gudang sudah terintegrasi di dalam
sistem SAP
• Form perhitungan fisik (stock opname) • Form perhitungan fisik (stock opname)
adalah form manual dicetak online
• Nilai stok dicantumkan di form • Nilai stok tidak dicantumkan di form
• Selisih antara hasil perhitungan dengan • Selisih antara hasil perhitungan dengan
data stok dihitung manual data stok dihitung oleh sistem
• Jika terjadi selisih, data stok di bagian • Jika terjadi selisih, selisih ini bisa
Akunting dan gudang masing-masing langsung dimasukkan ke dalam sistem
perlu disesuaikan secara manual yang akan sekaligus mengupdate data
Akunting (FM) maupun gudang (MM)
142
SAP
Transaksi SAP yang digunakan dalam proses Pengelolaan Perhitungan Fisik ini adalah:
1. PID Administration:
Menu Path: Logistics > Physical Inventory > Phys. Inventory Doc
• MI01 – Create Phys.Inv.Doc.
• MI02 – Change Phys.Inv.Doc.
• MI03 – Display Phys.Inv.Doc.
2. Inventory Count Administration:
Menu Path: Logistics > Materials Physical Inventory > Inventory Count
• MI04 – Enter Count
• MI05 – Change Count
• MI07 – Post Difference
3. Reports:
Menu Path: Logistics > Materials Management > Physical Inventory >
Environment
 MIDO – Phys.Inv.Overview
 MI22 – Phys.Inv.Doc. for Material
 MI24 – Physical Inventory List
143
Kode
Transaksi
37 Membuat Dokumen MI01 Material Management > Inventory Management >
Inventori Fisik (Manual) Mengelola Perhitungan Fisik (Stok Opname) > Membuat
Dokumen Inventori Fisik (PID) > Membuat Dokumen
Inventori Fisik
38 Membuat Dokumen MI31 Material Management > Inventory Management >
Inventori Fisik Mengelola Perhitungan Fisik (Stok Opname) > Membuat
(Berdasarkan List Dokumen Inventori Fisik (PID) > Membuat PID
Material yang Ada di Berdasarkan Grup –HAR (Slot , Mat Grp, dll)
Gudang Setempat)
39 Mengubah Dokumen MI02 Material Management > Inventory Management >
Inventori Fisik (Posting Mengelola Perhitungan Fisik (Stok Opname) > Membuat
Block, Freeze Book Dokumen Inventori Fisik (PID) > Mengubah Dokumen
Inventory) Inventori Fisik (PID)
40 Menampilkan Dokumen MI03 Material Management > Inventory Management >
Inventori Fisik Mengelola Perhitungan Fisik (Stok Opname) > Membuat
Dokumen Inventori Fisik (PID) > Menampilkan Dokumen
Inventori Fisik (PID)
144
Kode
Transaksi
41 Memasukkan Hasil MI04 Material Management > Inventory Management >
Perhitungan ke Dalam Mengelola Perhitungan Fisik (Stok Opname) > Membuat
Sistem Dokumen Inventori Fisik (PID) > Memasukkan Hasil
Perhitungan Inventori ke Dalam Sistem
42 Mengubah Hasil MI05 Material Management > Inventory Management >
Perhitungan Inventori Mengelola Perhitungan Fisik (Stok Opname) > Membuat
Dokumen Inventori Fisik (PID) > Mengubah Hasil
Perhitungan Inventori
43 Menampilkan Hasil MI06 Material Management > Inventory Management >
Perhitungan Inventori Mengelola Perhitungan Fisik (Stok Opname) > Membuat
Dokumen Inventori Fisik (PID) > Menampilkan Hasil
Perhitungan Inventori
44 Menampilkan Dokumen MI22 Material Management > Inventory Management >
Inventori Fisik (PID) Mengelola Perhitungan Fisik (Stok Opname) > Membuat
berdasarkan Material Dokumen Inventori Fisik (PID) > Menampilkan Dokumen
Inventori Fisik (PID) berdasarkan Material

145
Sesi Tanya Jawab
146
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
147
5. Lampiran
Tujuan

• Memahami pengelolaan inventori yang saat ini dilakukan di ke level 3 (kantor
ranting, rayon, sektor)
• Memahami konsep dan proses di SAP dalam mengakomodasikan transaksi di
level 3 untuk proses pergudangan
148
Transaksi Inventori di Level 3
Kondisi Sekarang (As-is) Illustrative

Kantor
Pergerakan dan pengadaan material pada level 3 (Kantor Level 1 Wilayah
Ranting dan Kantor Rayon) adalah sebagai berikut:
• Setiap level 3 memiliki gudang di mana nilai material Kantor Kantor
yang ada di level 3 mencapai 45% dari keseluruhan Cabang Cabang
material yang ada di satu wilayah (kecuali P3BS) 1) Level 2

• Permintaan material oleh Kantor Ranting level 3 dimulai Gdg.
dari permintaan (TUG 5) yang berakhir pada

pengiriman material (TUG 8). Namun untuk Kantor
Rayon Ranting
Rayon, pengiriman material untuk level 3 akan
menggunakan TUG 9. Level 3
• Level 3 mencatat setiap transaksi gudang secara Gdg. Gdg.
Rayon Ranting
manual yang akan dikirim ke level 2 secara periodik
kecuali Sektor Pekanbaru dan Sektor Luengbata (KIT
NOTE:
SBU) karena telah menggunakan aplikasi Ellipse. 1) Berdasarkan data dari wilayah NAD, Sumut, Sumbar, Riau, S2JB,
• Selain BBM, material yang akan diadakan untuk level 3 Babel, P3BS, Lampung, Sulselrabar, Suluttenggo, KIT SBU, dan KIT
SBS.
akan diterima di level 2 terlebih dahulu untuk 2) Data yang ditampilkan merupakan data yang diperoleh dari bagian
diinspeksi. akuntansi tiap wilayah dan hasil sesi Fit Gap tanggal 22 Desember 2011.
149
Deskripsi Kebutuhan
Struktur Deskripsi Kebutuhan SAP Support
Kantor • Pengadaan barang dan jasa

Level 1 Wilayah • Pergerakan barang yang
melibatkan gudang level 1 dan 2
(GR, GI, & Transfer material
Kantor Kantor
antar gudang).
Cabang Cabang • Inventory dapat diketahui,
Level 2 dicatat, dan dikelola secara real-
time
Gudang
• Pergerakan barang yang

Rayon Ranting melibatkan gudang level 3 (GR,
GI, & Transfer material antar Tidak di-
Level 3
gudang). support
Gudang Gudang
• Pelaporan inventory dilakukan SAP
Rayon Ranting
secara periodik
150
Solusi yang Disepakati
Pada saat Go Live, perlakuan pada material Level 3 di SAP akan bergantung dari jenis
material dan lokasi Level 3 berada.
Jenis Material Level 3
Energy Primer
Pembangkit
(BBM, Batubara)
Non Energy Primer Wilayah - Sektor
Wilayah - Non Sektor
151
Solusi yang Disetujui
Energy Primer (BBM, Batubara)
Perkiraan persentase Material Energy Primer terhadap total inventory pada seluruh Rollout
Unit Sumatera dan Sulawesi adalah sebesar 27%*.
Oleh sebab itu material Energy Primer pada seluruh wilayah dan Pembangkit di Sumatera
dan Sulawesi tidak akan dibiayakan.
Solusi untuk material Energy Primer dalam implementasi ERP Rollout SumSul:
Energi Primer • Di SAP, semua gudang di level 3 akan dibuatkan

Gudang baru di level 2 sesuai dengan jumlah
unit di level 3.
Cabang
• Pencatatan pergerakan material bahan bakar
untuk gudang di level 3 dilakukan secara
Gudang periodik di level 2.
Level 2 • Secara periodik, kantor cabang dan level 3
Gudang
L3-1 melakukan rekonsiliasi terhadap semua material
Gudang yang telah digunakan di level 3.
Approved L3-2
152
*) Sesuai data persediaan material Unit Sumsul bulan Nov 11 – Des 11
Non Energy Primer - Pembangkit
Perkiraan persentase Material Non Energy Primer pada level 3 terhadap total inventory pada
Pembangkit adalah sebesar 35 %*.
Solusi untuk material Non Energy Primer pada Pembangkit dalam implementasi ERP Rollout
SumSul:
Non Energi Primer - Pembangkit • Di SAP, semua gudang di level 3 akan dibuatkan
unit di level 3.
Cabang
Gudang
Approved L3-2
153
Non Energy Primer - Wilayah - Sektor
PLN Wilayah Sulawesi Sektor adalah sebesar 19 %*.
Solusi untuk material Non Energy Primer pada PLN Wilayah (Sektor) dalam implementasi
ERP Rollout SumSul:
Non Energi Primer – Sektor • Di SAP, semua gudang di level 3 akan dibuatkan
unit di level 3.
Cabang
Gudang
Approved L3-2
154
Non Energy Primer - Wilayah – Non Sektor
PLN Wilayah SumSul Non Sektor adalah sebesar 12 %*.
Solusi untuk material Non Energy Primer pada PLN Wilayah (Non Sektor) dalam
implementasi ERP Rollout SumSul:
Non Energi Primer – Non Sektor • Pada saat Go-Live, semua stok di gudang level
3 akan menjadi expense + cost object, kecuali
bahan bakar.
• Pada proses permintaan material oleh level 3
(kepada level 2), level 3 harus membuat
A N
I B I AYAK perencanaan yang matang terhadap kebutuhan
D
material level 3 selama periode tertentu.
• Semua transaksi dari level 2 (kantor cabang) ke
Approved level 3 (ranting-rayon) akan dibebankan
langsung ke expense.
• Setiap akhir bulan, kantor cabang dan level 3
akan melakukan rekonsiliasi terhadap semua
bahan bakar yang telah digunakan di level 3.
155
Transaksi Pergudangan Level 3
Pengelolaan Transaksi Pergudangan di Level 3 untuk:

• Level 3 yang memiliki energi primer
• Level 3 dari Pembangkit
• Level 3 sektor

• Pergerakan inventori di level 3 Operasi sehari-hari :
(pengeluaran, penerimaan, pemindahan) • Administrator gudang melakukan
pencatatan pergerakan inventori yang
akan direkonsiliasi dengan level 2
secara periodik
156
Transaksi Pergudangan Level 3
Pengelolaan Transaksi Pergudangan di Level 3 untuk:

• Level non sektor yang tidak memiliki energi primer

• Pergerakan inventori di level 3 Operasi sehari-hari :
(pengeluaran, penerimaan, pemindahan) • Pada proses permintaan material oleh
level 3 (kepada level 2), level 3 harus
membuat perencanaan yang matang
terhadap kebutuhan material level 3
selama periode tertentu.
• Semua transaksi dari level 2 (kantor
cabang) ke level 3 (ranting-rayon) akan
dibebankan langsung ke expense.
• Secara periodik, kantor cabang dan level
3 akan melakukan rekonsiliasi terhadap
semua bahan bakar yang telah
digunakan di level 3.
157
Sesi Tanya Jawab
158
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
159
5. Lampiran
Rangkuman Pelatihan
Di dalam pelatihan ini, Anda telah mempelajari:

1. Konsep dan proses Inventory Management dalam sistem SAP yang
diimplementasikan di PLN
2. Konsep pengelolaan Quality Management
3. Konsep pengelolaan penerimaan barang dan implementasinya di SAP
4. Konsep inspeksi di tempat vendor serta inspeksi saat penerimaan barang dan
implementasinya di SAP
5. Konsep pengelolaan pengeluaran barang dan implementasinya di SAP
6. Konsep pengelolaan pemindahan barang dan implementasinya di SAP
7. Konsep pengelolaan pengembalian barang ke vendor dan gudang serta
implementasinya di SAP
8. Konsep perhitungan fisik (stok opname) dan implementasinya di SAP
9. Konsep akomodasi SAP terhadap transaksi di level 3
160
Pengalaman Implementasi ERP
• Untuk goods transfer dengan Stock Transport Order (STO), Goods Receipt pada
lokasi penerima hanya dapat dilakukan setelah Goods Issue pada lokasi
pengirim dilakukan.
• Pada saat melakukan approval hasil inspeksi atau proses Usage Decision
(QA11) jangan lupa untuk mengecek tanggal posting dengan meng-klik icon yang
bergambar “topi”.
• Pada saat pembuatan reservasi atau pelaksanaan goods issue material untuk
investasi, harus menuliskan nomor SPK di 'unloading point' dan tujuan
pemakaian/lokasi di 'Text' untuk setiap item dalam reservasi/material document.
Hal ini penting untuk membantu kelancaran proses settlement ke Aset.
• Penyetujuan PO: Proses penerimaan material (GR) dan penyelesaian pekerjaan

(Service Entry dan Acceptance) tidak akan dapat dilakukan jika PO belum di-
release.
161
• Quality Info Record menentukan jenis pemeriksaan (source inspection/receiving

inspection) yang akan dikenakan pada material tertentu dalam pengadaan
tertentu. Sebagai contoh: Pada pengadaan A, Material 1 dikenai source
inspection. Pada pengadaan B, Material 1 tidak dikenai source inspection.
Quality Info Record harus dibuat sebelum pembuatan dokumen pengadaan.
• Pembatalan transaksi Penerimaan Barang (Goods Receipt) yang sudah melalui

Pemeriksaan Barang akan melalui prosedur yang panjang. Karena itu, kesalahan
pada transaksi penerimaan barang dan pemeriksaan barang sebaiknya
diminimalisasi.
• Pada saat melakukan penerimaan energi primer, jangan lupa untuk memasukkan
nomor Delivery (DO) Number/ Landing Order (LO) Number/ Bill of Landing (BL)
Number ke dalam delivery note
162
• Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4) untuk pembelian material stok dari
vendor hanya dapat dibuat apabila pada PO tersebut field storage location diisi.
• Dalam proses pencetakan ulang Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4),
pengguna wajib mengisi field Nomor Dokumen, Kode Plant, dan PO Number.
• Apabila Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4) yang ingin dicetak ulang tidak
mempunyai nomor PO , maka pada layar pemilihan pembuatan TUG 4 ini, field
nomor PO tetap wajib diisi. Field dapat diisikan dengan simbol asterik ( * )
• PO untuk pembelian material stock dari vendor hanya boleh dilakukan transaksi
goods receipt dengan menggunakan movement type 103
163
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
164
5. Lampiran
Evaluasi
Silakan mengacu pada Lembar Evaluasi.
165
Penutup
166
Agenda
1. Pendahuluan

Purchase Order)

4. Evaluasi
167
5. Lampiran
Alur Proses
Requestor
Roles Requestor Purchasing Admin QI Team
Manager
Input
Receive
MMPR030.030 MMPR090.030
Invitation from Create Quality
Release Release
Purchasing Purchasing Vendor for Inspection Lot
Requisition Orders Source (QI07)
Inspection
Request for Yes

Request for invitation letter to Vendor able to
drawing (if No vendor for No meet Proposed
required) Source Inspection Date?
Inspection
Process Yes
Extension of
Inspection Date and Input Pre-
Vendor submit Yes Vendor can shipment Test
Approved ? Input Pre-shipment
drawing deliver on time? Test document document
number number
(QA02)
No
Extension of Send details of

1
Delivery Date Insp Schedule to
(ME22N) vendor
Output
168
Alur Proses
Roles Purchasing Admin QI Team QI Manager
Input
Print Inspection
1
Criteria
(QA03)
Performs
Inspection and
Record the result
manually
Process
Sign off for Berita

Take Usage
Acara Record Insp
Inspection Decision &
Yes Pemeriksaan Uji Results in system
Results Pass? Release Insp. Lot
Mutu by QI team (QE51N)
(QA11)
member
No
MMIM010-010
Perform
Ask the Vendor Goods
Informs the Buyer Receipt with
to do Rework
Reference to
PO
Berita Acara is Berita Acara

Output produced by vendor, Pemeriksaan
PLN only sign
169
Alur Proses
Penerimaan Barang dengan Referensi ke Surat Pesanan
Roles Warehouse Admin
Delivery Order Acknowledged

Input from Vendor DO from Vendor
(Warehouse Copy)
MMPR090.030 Check the Inspection should

Release existence of PO include completeness
Purchase Order (ME23N) of documentation
MMWM020.010
Process
Maintain Put
MMPR090.020 Away
Goods Receipt
with Advanced
Shipping Return to vendor Yes
Does PO
Notification No
exists?
Process Is WM
No End Process
activated?
MMIM040.020
Return - End Process
Refurbished Yes
Acknowledge DO Place goods in MMQM020.010

Perform Goods File Acknowledged
Unload & check and give DO to inspection location Maintain
Receipt DO & GR Slip
goods transporter vendor & inform requestor Receiving
(MIGO) (Warehouse Copy)
as proof of receipt to check goods Inspection
Note:
· Material delivered to warehouse is stock material only thus Receiving Inspection
is mandatory. Meanwhile, non-stock material is delivered to requestor directly.
· For the case of receiving mandatory spare part, material type and value of
related material will be determined by Accounting Dept and this process flow will
be applied.
Temporary GR This document serves as a proof of

Output Slip (Vendor's delivery receipt, but can not be used for
copy) invoicing.
170
Alur Proses
Roles Warehouse Admin QA Team
Input
Perform Inspection Print Berita Acara Sign off by team

MMIM010.010 Print Invitation for
Imported and Record Pemeriksaan
GR with ref to No “Tim Pemeriksa” members on
PO material ? (ZM_INSP_UND)
Inspection Results Barang (TUG 4)
(QE51N) (ZM_INSP_RES) TUG 4
Yes
MMIM010.030 MMIM010.040 Check all

Goods Receipt Goods Receipt document related PO related 1
for Special for Special
to imported Yes
Procurement Procurement inspection ?
BBM Coal material
Process
No
MMIM060.010
MMIM060.050
Stock Transfer
Transport -
Stock 2
Transport - posting Yes
Plant to Plant
Intercompany inspection ?
(Unit to Unit)
No
MMIM040.010
MMIM040.030 3
Return to
Return To WH
Warehouse -
- Hibah
Project/Surplus
Hasil pemeriksaan barang or vendor

Berita Acara sign off can be put under “Keterangan”
Surat Undangan
Output Pemeriksaan field in Berita Acara Pemeriksaan
Tim Pemeriksa
Barang / TUG 4 Barang (TUG 4) form
171
Alur Proses
Roles Warehouse Admin QA Manager
Input
Take the Usage

Decision &
1 Transfer Posting
from Blocked
Stock
(QA11)
Yes Any defect? No
Process
MMIM030.010 Post to return to Post to un-
Return to vendor restricted use
Vendor (QA11) (QA11)
MMIV010.010 File all

Process Verify
Invoice documents
Output Return to Vendor

Receipt Slip Print
Out (TUG 3)
Print Out (If any)
172
Alur Proses
Warehouse Admin (at

Roles Vendor/Transporter Receiving/Requesting QA Manager
Plant)
PO for transporter
service, Service entry
Input sheet, Goods Receipt
Slip
Take the Usage

Decision &
Process claim to Insurance 2
Yes Transfer Posting
transporter claim exist?
from QI Stock
(QA11)
No
Transporter Perform Transfer
Transfer posting Posting to
makes Material will be
from blocked Valuation Type
replacement for End Process No transferred to No Material will be
stock to Un-res RUSAK Any defect?
damaged “HAPUS” ? refurbished ?
(MIGO) MvT 309/309Q
material (MIGO) Yes No
Process No Yes Yes
Perform Transfer
Posting to MMIM040.020 Post to blocked Post to un-
Material Return to
Valuation Type stock restricted use
“HAPUS” will be Warehouse -
HAPUS MvT 309/
write off ?
309Q
Refurbished (QA11) (QA11)
(MIGO)
Yes
MMIM050.030
Goods Issue
to Scrap
(Write - Off)
Material Material Material

Receipt Slip Print
Document Document Document Out (TUG 3)
Output (TUG 16) (TUG 16) (TUG 16)
173
Alur Proses
Roles Warehouse Admin QA Manager
Input
Yes
Perform Transfer Take the Usage

Material will be Posting to Decision &
Valuation Type Is the material 3
transferred to No Material will be Transfer Posting
RUSAK No small/cannot be from QI Stock
“HAPUS” ? refurbished ?
MvT 309/309Q used part ? (QA11)
(MIGO)
Yes Yes
No
Perform Transfer
Posting to MMIM040.020
Process Valuation Type Return to
HAPUS MvT 309/ Warehouse - Any defect?
Refurbished
309Q
(MIGO)
Yes No
Material MMIM050.030 Post to blocked Post to un-

Goods Issue to
End Process “HAPUS” will be Yes stock restricted use
Scrap (Write -
write off ? Off) (QA11) (QA11)
No
Material Material
Output Document Document
Receipt Slip Print
Out (TUG 3)
(TUG 16) (TUG 16)
174
Alur Proses
Mengembalikan Barang ke Vendor (1)
Pengawas Lapangan / Warehouse Manager

Roles Requestor Warehouse Admin
Direksi Pekerjaan
Goods Return Warranty info can be available in warehouse (noted

Input Request at “Kartu Gantung” or inside material files that is
kept by “Pengawas Lapangan / Direksi Pekerjaan”
Verify request form

MMQM020.010
with physical Warranty info Write to vendor to
Manage Within warranty
goods & determine available at Yes Yes collect item from
Receiving period?
PO# for goods to warehouse? store
Inspection
be returned
No
No
No Check with
Identify goods to “Pengawas
Imported
be returned to Lapangan” / “Direksi Inform Warehouse
material? Arrange return
vendor Pekerjaan” via Admin via phone/
Process MMIM040.020 delivery to vendor
phone/ e-mail (Return to e-mail
Warehouse -
Yes Refurbish)
Yes
Check details of
Make request for Import Data via
goods return to display PO & PO Can be
MMIM050.030 repaired?
vendor History to get (Goods Issue to
detail import info Scrap / Write-
Off) No
A Return to vendor
(MIGO)
Goods Return
Output Request
175
Alur Proses
Mengembalikan Barang ke Vendor (2)
Roles Warehouse Admin AP Admin
Return Delivery Note

Input (Finance's copy)
A
May also include penalty
deduction for late replacement
delivery
File Return
Delivery Note, Review & verify
Post Return
send copies to Return Delivery
Delivery ref to PO
vendor & Finance Note
Dept
Process
Block invoice for FMAP040.070
Payment payment pending Vendor can send Process
Yes No No
done? replacement replacement? Credit / Debit
delivery Memos
Receive
replacement
Yes
goods from
Vendor
End Process
Return Delivery
Output Note (TUG 3, 3
copies)
176
Alur Proses
Mengembalikan Barang ke Gudang – Proyek/Kelebihan
Roles Requestor Warehouse Admin Material Cataloguer
Approved Goods
Input Return Request
Identify project MMMP

Request Material
surplus materials Verify request form 010.010
Goods Issue Material Master Cataloguer to
(direct charged) to with physical No No No Create
Mat. Doc exist? exist? create Material
be returned/hand goods Material
Master
over Master
Yes Yes
Return Delivery
Goods Receive Goods Receive
Make request for Stock (MIGO) Is the material
Others (Val. Others (Val.
goods return/hand MvT 202/222/262 No small/cannot be Yes
Type: Ex-Project) Type: Hapus) Surplus Material which is in the form of
Process over (Valuation type used part?*
MvT 921 MvT 921 small parts that may not be able to be
Normal)
used (e.q. 5 M cable) should be included
into “Hapus” valuation type
Organize meeting MMQM020.010

Material
with representative Maintain
“HAPUS” will be
from warehouse & Receiving Yes write off ?
from accounting Inspection
No
MMIM050.030
Goods Issue
End Process
to Scrap
(Write - Off)
* The value of returned material can be

Goods Return determined by project which return the Form
Receipt slip
Output Request with
document
items based on initial purchased value pemeliharaan
price material master
177
Alur Proses
Mengembalikan Barang ke Gudang – Perbaikan/Retrofit
Service Requestor Purchasing Admin Warehouse Admin

Roles
Refurbished Request
Contract Form
Input
Write to contractor
Create Purchase Check for Create PO for and arrange for Fill up Hands over item
Requisition for Does contract
refurbishment respective contract Yes refurbished item logistic/ Refurbishment for reconditioning
exist?
transportation with Request Form to forwarder
forwarder
No
Awaits vendor
send back
Identify material Prepare & Float refurbished item
for refurbishment Tender upon completion
Process
Receive
refurbished
MMQM020-010 material from
Manage forwarder to
Receiving warehouse
Inspection
MMIM010.020
a copy is sent to Goods Receive MMIM010.010
forwarder with Ref. Goods Receive
Shipping with Ref. to PO
Notification
Purchase Letter to Refurbishment Updated Refurbished

Output Request Form Request Form
Order Contractor
178
Alur Proses
Mengembalikan Barang ke Gudang – Hibah
Requestor Warehouse Admin Material Cataloguer

Roles
Approved Goods
Input Received Request
MMMP
Identify materials Request Material
Verify request form 010.010
received from Does Material Cataloguer to
with physical No Create
vendor/others for Master exist? create Material
goods Material
hibah materials Master
Master
Yes
Post goods received

All duties, tax & Make request for Stock from others (mov. Type
Place hibah
documents are Yes goods received 951, valuation type
paid & complete?
materials to
from vendor/others Normal) =>
Process inspection location
automatically generate
Inspection Lot
No
MMQM020.010
Organise meeting Maintain
Return material to
with representative Receiving
vendor
from warehouse Inspection
File Documents for

End Process
Hibah process
Goods Return Material Form

Output Request with document (TUG pemeliharaan
price 10) material master
179
Alur Proses
Pengeluaran Barang dengan Referensi ke Pemesanan

Roles
Input There should be an approval from

manager for the reservation before GI
can be performed
MMMP020.010
Collect material Print Reservation Prepare & pack
Maintain Verify reservation Pick the materials
from Warehouse List materials
Reservation
Process
Print Material
Acknowledged document Post Goods Issue
Issue Goods
Receipt (Goods Issue with Reservation
Slip)
File Material Doc.

End Process
(Goods Issue Slip)
Output Material Doc.

GI Slip (TUG 9)
180
Alur Proses
Pengeluaran Barang tanpa Pemesanan (Darurat)
Engineering
Roles Requestor
Manager
Warehouse Admin
Breakdown Approved/Not Approved

Input Report Breakdown Report
Request for Notify Original

Issuing material for Stock already Requestor
Post Goods Issue
breakdown & wait Available to Approve Identify materials to Reserved for (Reservation Creator)
Yes Yes without & CC Manajer Bidang
approval from approve? breakdown report be issued other use/
Reservation that the Reserved
Engineering project?
Manager stock was overridden
No Post Goods Issue

MMMP020.010 No without
Maintain Reservation
Reservation
Manager must be tried to be contacted
Process via SMS or phone first before stating his/
her unavailability. Unavailability reason
must also be noted in breakdown report
Return a copy of Breakdown
Requestor to get File a copy in Issue Material for
unsigned report for No report
approval temporary file breakdown
approval approved?
Yes
Approve Match approved

File Breakdown
breakdown/ report with End Process
report
emergency report unsigned report
Stock availability for any material

Breakdown
which is issued without reservation Material document
Output Report
will be replenished by utilizing MRP (TUG 9)
(store copy)
batch which run daily in the system
( NETCH Planning).
181
Alur Proses
Pengeluaran Barang untuk Penghapusan
Roles Warehouse Admin Warehouse Manager
Proposal to Scrap request

Input scrap material form
Proposal could be initiated by

Warehouse manager after considering
‘Slow moving stock report’ and ‘dead
stock report’ or based on result of
MMQM020.010 inspection from Inspection team Submit approved Awaits
Manage Fill up scrap Review and form for endorsements to
Receiving request form approve request endorsement until submit form to
Inspection GM Level warehouse
Combine Goods Post Goods Issue

Issue Slip and copies for Scrap & Attach
Process of supporting offline document
Documents to Scrap (Write Off Process,
Request Form MvT 931)
There normally a long approval process

to write off materials. Approval above
GM Level (by Direksi PLN - Dewan
Komisaris - Menteri Keuangan) shall be
File Scrap done offline
Request Form
The material that can be written off must

already categorized into “Scrap/Hapus”
stock type. Offline document will be
attached. Sample of document:
Permintaan Penghapusan ke Kantor
End Process Pusat, Surat Keputusan dari Pusat
Output Scrap Request SAP Material

form Document (TUG 9)
182
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Plant ke Plant (1)
Requestor Requestor Manager Warehouse Manager Warehouse Admin

Roles (at Requesting Plant) (at Requesting Plant) (at Issuing Plant) (at Issuing Plant)
Freight/Insurance condition at STO

should only be activated if the transport
Can be done by cost will influence material value at
Released Purchase Stock Transport
Input Manager Purchase Requisition
Requisition receiving site, otherwise treated as
Logistik / Gudang Order
separate transport PO. Document
which is used for Stock Transport
Order is TUG7 (Delivery Order)
MMPR030.030 Check/List In the event of accident during

Check Material Create Stock shipping :
Release Purchase Pick Goods from
Requirement & Transport Order 1. If there’s insurance involved :
Purchase Requisition Store
Availability (TUG 7) proceed with FI settlement
Requisition (TUG 5)
(documents need to be attached :
Letter of authorization, insurance
policy documents, etc).
2. If no insurance involved : proceed
Confirm with with write off of sent goods
Check Material Yes Note the conditions and action taken
Supplying Plant Transfer Physical
Availability into STO docs.
via phone Print Stock Stock
Transport Order Document which is used for Goods
Process Issue STO is TUG8 (Pengeluaran
Barang Untuk Transfer)
Create Purchase Perform Goods

Is Material
Requisition/PR Issue for Stock 1
Available?
(TUG 5) Transport Order
(TUG 8, MvT 351)
For efficiency, No
PR is suggested
to be created
after verbal File Stock
approval from Notify Requestor 2
End Process Transfer
issuing party to to delete open PR
Document
transfer the
goods
Purchase Released Purchase Stock Transport Goods Issue Slip

Requisition Requisition Order (TUG 7) (TUG 8)
Output
183
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Plant ke Plant (2)
Warehouse Admin
(at Receiving/Requesting
Roles
Plant)
Process goods receipt for STO will

Stock Transport
follow process goods receipt from
Order
Input vendor (PO). This Goods receipt
process is done with TUG3 against
TUG7 (Delivery Order).
Perform Goods MMQM020.010

1 Receipt for Stock Maintain
Receive goods
Transport Order Receiving
(MvT 101) Inspection
Acknowledge MMWM020.010
2 Is WM Process
receipt by signing Yes
Process the STO activated? Maintain Put
Away
No
End Process
Output Goods Receipt Slip

(TUG 3)
184
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Gudang ke Gudang (1 langkah)
Warehouse Manager Warehouse Admin

Roles
Input
Identify material to be
transferred between Perform Transfer
Pick Goods from File Stock Transfer
Storage location Transfer Material Posting: SLoc to
without Stock Source SLoc Document
SLoc (1 Step)
Transport Order
Process
End Process
Stock Transfer
Output Document
(TUG 16)
185
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Material ke Material
Roles Tim lintas bidang Warehouse Admin
Requirement to
Input transfer material
This process will need valuation type and reason for

movement to be entered, based on its type of transfer
No
Perform material to MMMP010.030

Flag Material
material transfer Flag Material
material to material MvT: 309 & 310
Master for Yes
Master for
Deletion?
Deletion
Process Identify materials Type of End Process

to be transferred transfer
Perform different
Stock Type transfer Required MMWM020.040
Is WM
stock type MvT: 311, 312, 343, Physical Yes Yes Process Bin
344 Implemented ?
transfer ? Transfer
Business Process that may trigger the stock type transfer :

No
- Audit findings / suspects to certain stock that shall be
blocked from movement
- Inspection needs to certain stock due to sudden changes,
e.q. earthquake, flood, etc. Perform physical
- Duplication of materials transfer
No
Material Document
Output
(TUG 16)
186
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Intercompany (1)
Requestor Requestor Manager Warehouse Manager

Roles (at Requesting Plant) (at Requesting Plant) (at Issuing Plant)
Freight/Insurance condition
at STO should only be
Can be done by Manager activated if the transport cost
Input Logistik/Gudang Purchase Requisition
Released Purchase
Requisition will influence material value
at receiving site, otherwise
treated as separate transport
PO. Document which is used
No for Stock Transport Order is
TUG7 (Delivery Order)
MMPR030.030
Check Material Check/List
Release Interinsuler
Requirement & Purchase Yes
Purchase transfer?
Availability Requisition
Requisition
No
Confirm with High value Inform requestor to Create Stock

Check Material
Supplying Plant material Yes prepare Insurance Transport Order
Availability
via phone (Category A)? document/contract (TUG 7)
Process
MMPR030.010
Create Purchase Check Material Maintain
Requisition/PR Is Material
Yes Value (Run ABC Purchase
(TUG 5) Available? Requisition
Analysis) Print Stock 1
(PR)
Transport Order
No
For efficiency, PR is
suggested to be created
after verbal approval from
issuing party to transfer the Notify Requestor End Process
goods.
Released Purchase Stock Transport

Output Purchase Requisition
Requisition Order
187
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Intercompany (2)
Warehouse Admin
(at Transit Plant of
Roles (at Issuing Plant)
Receiving Plant) (at Receiving Plant)
These roles are held by same person

Input Stock Transport Stock Transport
Order Order
Process goods receipt for

STO will follow process
goods receipt from vendor
1 Pick Goods from MMQM020.010
Receive goods (PO). This Goods receipt
Store Process
process is done with TUG3
Receiving
In the event of accident during shipping : against TUG7 (Delivery
Inspection
1. If there’s insurance involved : proceed with Order).
FI settlement (documents need to be attached
: Letter of authorization, insurance policy
documents, etc). Perform Goods Perform Transfer
Transfer physical 2. If no insurance involved : proceed with write Receipt for Stock Posting from Transit
stock off of sent goods Transport Order Plant to Receiving Plant
Note the conditions and action taken into STO (Mvt type 101) (Mvt type 301)
Process docs. MMWM020.010
Document which is used for Goods Issue STO Process
is TUG8 (Pengeluaran Barang Untuk Maintain Put
Perform Goods Transfer) Away
Issue for Stock
Transport Order
(TUG 8, Mvt type Yes
351) File Stock Transfer
Document
File Stock Acknowledge
Is WM
Transfer receipt by signing
activated?
Document the STO
No
End Process End Process
Goods Issue Slip Stock Transfer

Goods Receipt Slip Document
Output (TUG 8) (TUG 3) (TUG 16)
188
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Transfer ke Unit PLN
Non SAP
Warehouse
Warehouse Admin Akuntansi
Roles Non Pilot Unit Manager
(at Pilot Unit) (at Pilot Unit)
(at Pilot Unit)
Input Delivery Order Delivery Order

TUG 5
(TUG 7) (TUG 7)
In the event of accident during shipping :

Check Material 1. If there’s insurance involved : proceed with FI
Check Material Create Delivery Pick Goods
Availability in B Receive goods settlement (documents need to be attached : Letter of
Availability Order (TUG 7) from Store
Their Units authorization, insurance policy documents, etc).
2. If no insurance involved : proceed with write off of sent
goods
Note the conditions and action taken into DO docs
Yes
Confirm with B
Acknowledge
Pilot Unit as Transfer
receipt by
Supplying Plant Is Material Physical Stock
signing the STO
via phone Available?
Process
A
A Perform Goods
Issue Others Post Journal
(TUG 8,MvT Inform akuntansi (Tcode :
No 942)
Create TUG 5 Accounting to F-04) between
follow up journal Akun Perantara
posting Non Pilot and
Vendor Non Pilot
For efficiency, TUG 5 is
suggested to be created after
verbal approval from issuing
party to transfer the goods File Stock
Notify Non Pilot
Unit
Document
Goods Receipt Delivery Order Goods Issue Slip

Output TUG 5
(TUG 7)
Slip (TUG 3) (TUG 8)
189
Alur Proses
Pemindahan Persediaan/Stok – Terima dari Unit PLN
Non SAP
Requestor Requestor Manager Warehouse Admin Akuntansi
Roles Non Pilot Unit
(at Pilot Unit) (at Pilot Unit) (at Pilot Unit) (at Pilot Unit)
Input Can be done by Manager Delivery Order Delivery Order

Logistik/Gudang TUG 5 Approved TUG 5
(TUG 7) (TUG 7)
Check Material
Requirement & Check Material Create Delivery
Approve TUG 5 Receive goods
Availability Availability Order (TUG 7)
Yes
Post Journal
akuntansi (Tcode :
Confirm with Perform Goods Inform
F-04) between
Non Pilot Unit as Is Material Perform Goods Receipt Others Accounting to
Akun. Perantara
Supplying Plant Available? Issue (TUG 8,MvT Follow Up
Non Pilot and
Process via phone 941) Journal Posting
Vendor Anak
Perusahaan
No
For efficiency,
TUG 5 is
suggested to be Create TUG 5
created after Notify Requestor
verbal approval
from issuing
party to transfer
the goods File Stock
Document
Delivery Order Goods Issue Slip Goods Receipt Slip

Output TUG 5 Approved TUG 5
(TUG 7) (TUG 8) (TUG 3)
190
Alur Proses
Membuat Dokumen Inventori Fisik
Warehouse Stock Count Team

Roles Warehouse Admin
Manager
Stock Take
Input Instruction
Material Listing PID / Count Sheet
Create Physical Perform the

Set Block/Freeze
Preparation : Notify
Generate Inventory counting, enter the
2 Indicator For
Organize physical the users of the Material List & Documents number into the
Material
inventory count stock take activity, Location (PIDs) /Count PID/Count Sheet
Movements
activity organize the teams to Sheets then sign
perform the count
Print the Count

1 Sheet
Any
B No
Difference?
Process A
Yes
Initiate recount C Post the
Enter the count Difference
into system with reason
specified Difference
Yes
Acceptable?
MMWM020.030 End Process C No

Print & Analyze
Process
Difference B Sign Difference
Perform WM A
Report Report
Cycle Count
Output PID Difference List
191

MM Inventory Management V10

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MM Inventory Management V10

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

Proyek Implementasi ERP

1.1. Tujuan Pelatihan……………………………………………………………................. 2

2.7 Pengelolaan Perhitungan Fisik……………………………………………………….135

1.1. Tujuan Pelatihan

2.7 Pengelolaan Perhitungan Fisik

Pada akhir pelatihan ini, Anda diharapkan dapat:

1.1. Tujuan Pelatihan

2.7 Pengelolaan Perhitungan Fisik

Metode yang digunakan dalam pelatihan ini adalah:

1.1. Tujuan Pelatihan

2.7 Pengelolaan Perhitungan Fisik

– Purchase order monitoring – Vendor selection and Quotation

– Purchase order processing

Inventory Management (IM) meliputi penerimaan barang (Goods Receipt),

Barang Jumlah barang

GOODS RECEIPT RESERVATION/ TRANSFER POSTING PHYSICAL INVENTORY

1. Proses pengendalian yang lebih baik

2. Menyederhanakan proses integrasi dengan bagian keuangan

3. Meningkatkan efisiensi pengelolaan inventori

Goods Receipt from PO Return to supplier

Goods Issue Cancellation

Masuk Goods Issue Keluar

Positive adjustment Negative adjustment

• Pergerakan barang di SAP MM dibedakan melalui kode Movement Type (tipe

Jenis Stok Jenis Stok

STOK STOK NON Yang

• Informasi yang terkait dengan valuation suatu material mencakup:

• Valuation menghubungkan Material Management (MM) ke modul Financial

• Valuation suatu material dikelompokkan berdasarkan valuation area.

Struktur penomoran material PLN untuk material non-pembangkit:

:Sub Kelompok Transformer

Struktur penomoran material PLN untuk material pembangkit (ZST2, ZCA2) :

Nomor urut dari setiap kelompok

Penomoran material yang digunakan di PLN adalah:

No. Tipe Deskripsi Nomor Material (Interval)

s • Mengelola dokumen penawaran harga (Quotation)

s • Melakukan perubahan status material (misal: dari NORMAL ke

GR Block Stock Inspection Lot B

Komponen Quality Management (QM) merupakan fase penting dalam proses

• Inspeksi yang berlangsung di tempat vendor (Source Inspection)

• Inspeksi Goods Receipt

1. Proses pengendalian yang lebih baik

2. Membantu pembeli dalam seleksi dan evaluasi vendor

3. Transparansi dan Akses Informasi secara Online.

Hasil Kualitas sesuai dengan spesifikasi

Barang Siap Dipakai

Source Inspection adalah pemeriksaan barang di tempat vendor.

Proses ini meliputi 4 kegiatan:

 Who Quality Inspection Team (Tim Jimatek)

SUB PROSES AKTIVITAS

• Mengelola Source Inspection • QI Team menerima undangan dari

PLN QI Team QI Team QI Manager

Pelaksanaan source inspection:

Silakan mengacu pada Buku Latihan 38

1.1. Tujuan Pelatihan

2.7 Pengelolaan Perhitungan Fisik

Pada akhir bagian ini anda diharapkan untuk:

Goods Receipt from PO Return to supplier

Goods Issue Cancellation

Masuk Goods Issue Keluar

Positive adjustment Negative adjustment

• Goods Receipt (penerimaan barang) di SAP adalah proses untuk mencatat

terhadap PO, sistem akan memperbaharui data