Siklus Pengeluaran

CAKUPAN TRANSAKSI
Siklus pengeluaran adalah siklus
transaksi tentang pengadaan barang
dan jasa untuk kegiatan operasional
perusahaan.
SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN
SUB SISTEM SIKLUS PENGELUARAN

Dalam SIA siklus pengeluaran, paling tidak

terdapat empat sub sistem yang harus dirancang,
yaitu:
• Sistem pemesanan barang
• Sistem pembelian
• Sistem penerimaan barang
• Sistem voucher
• Sistem pengeluaran kas.
 DFD SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan utama SIA:

1. Memastikan aktivitas transaksi berjalan dengan
efektif, efisien, dan terkendali.
2. Menyajikan informasi akuntansi yang relevan,
lengkap, terpercaya dan tepat waktu.
DIAGRAM KONTEK SIKLUS PENGELUARAN
Barang dan Jasa Back Order
Siklus
Penyerahan Barang Pendapatan
Faktur

Usulan Pembelian
Pemasok
Penerimaan Barang Persediaan
Siklus
Pengeluaran
Usulan Pembelian
Pesanan Pembelian Berbagai
Penerimaan Barang Departemen
Pembayaran
Kebutuhan Bahan Baku
Data pembelian
dan Data Siklus
Pembayaran Penerimaan Bahan Baku
Sistem Buku Besar Produksi
dan Pelaporan
 DIAGRAM KONTEK SIKLUS
PENGELUARAN

• Diagram kontek adalah diagram atau gambar

yang digunakan untuk menjelaskan garis
besar arus data dalam suatu kegiatan atau
proses bisnis.
• Kelancaran transmisi data sangat penting
untuk diperhatikan, karena data menjadi
dasar utama pelaksanaan transaksi, tanpa
data maka transaksi tidak mungkin bisa
dilaksanakan.
 Pemberitahuan

DFD Berbagai
Departemen
Kebutuhan Barang
Meminta
Barang
Reorder Point Pengendalian
Persediaan
SIKLUS
Permintaan
PENGE- Pembelian

LUARAN Copy Pesanan Pembelian Copy Pesanan Pembelian

Memesan

Pesanan Pembelian
Barang Siklus
Back Orders Pendapatan
Open Purchase
Persediaan Pemasok Copy Pesanan Kebutuhan
Order
Pembelian Bahan Baku

Siklus
Penerimaan Produksi
Laporan Penerimaan Menerima Barang
Barang & Barang Barang
Penerimaan Barang
Laporan Penerimaan Pemasok
Pengiriman Barang
Barang
Gudang
Faktur
Copy Pesanan Pembelian
Mengesah-
kan Faktur
Pemasok

Sistem Buku
Utang Paket
Besar dan
Dagang Faktur
Pelaporan

Membayar Pembayaran
Barang
Data Pembayaran
 DFD SIKLUS PENGELUARAN
• DFD adalah penjabaran dari diagram
kontek, fungsi DFD adalah untuk
mendiskripsikan empat hal, yaitu: asal data
dan tujuan data, pengolahan data,
transmisi data, dan penyimpanan data.
• Tujuan perancangan SIA adalah untuk
membuat proses transformasi data,
transmisi data, serta penyimpanan data
berjalan secara efektif dan efisien.
 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN
1. Permintaan barang atau jasa 
memerlukan rancangan sistem
permintaan barang dan jasa.
2. Pembelian barang dan jasa 
memerlukan rancangan sistem
pembelian barang dan jasa.
 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN
3. Penerimaan barang atau jasa 
memerlukan rancangan sistem
penerimaan barang dan jasa.
4. Pencatatan utang atas pembelian
barang dan jasa  memerlukan sistem
pencatatan utang/pembelian, disebut
dengan sistem voucher. *
 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN
5. Pembayaran atas pembelian barang
dan jasa  memerlukan sistem
pelunasan utang/pembayaran atas
pembelian, disebut dengan sistem
pengeluaran kas.
 AKTIVITAS BISNIS SIKLUS
PENGELUARAN

Catatan:
* Sistem voucher dan sistem
pengeluaran kas secara
bersama-sama disebut dengan
sistem utang dagang (account
payable system).
TRANSAKSI DAN DOKUMEN

Transaksi Dokumen
Pembelian kredit Permintaan pembelian
Pesanan pembelian
Laporan penerimaan barang
Voucher
TRANSAKSI DAN DOKUMEN

Transaksi Dokumen
Pengeluaran kas Cek
Retur pembelian Memo debit
Pembayaran Dokumen/nota
biaya pembayaran biaya
TRANSAKSI DAN DOKUMEN
• Fungsi dokumen adalah untuk
memerintahkan pelaksanaan transaksi,
merekam data transaksi, dan
mengendalikan transaksi.
• Dokumen dapat dirancang dalam
bentuk manual dengan menggunakan
kertas atau dicancang dalam bentuk
elektronik.
 SISTEM PEMBELIAN MANUAL
Peminta Barang Pemasok Bag. Pembelian Bag. Penerimaan

Mulai

Membuat
purchase
requisition
Pilih
pemasok,
Purchase buat
Requisition Purchase
(PR) 1 Order
Ke Bag.
2 Utang Dagang (PO) Ke bagian utang
3 dagang

N 5
Purchase 3 4 Purchase
Order 2 N Order
PO (PO) 1 (PO) 4
3 Kirim barang
PR
2 dan invoice Purchase
Requisition PO
(PR) 1
Periksa 4
PR
barang,
Mencocokkan PO Receiving 4
1 cocokkan 3
dokumen, Receiving Report 2
2 dokumen
menerima Acknowledgment N report (RR) 1
barang Packing slip 3

Invoice
RR
Pencocokan N
RR
2 N dokumen
PO 1
Purchase Ke bagian
3 utang dagang
Requisition
2 N
 SISTEM PENGELUARAN KAS MANUAL
Peminta Barang Bag. Pembelian Pemasok Bag. Utang Dagang Bag. Keuangan Bag. Akuntansi

Purchase
Requisition N
(PR) 3 Purchase
Order PR
(PO) 5 Dokumen
Purchase
Order 3 Pendukung
(PO) 5
Invoice

Mencocokkan
Invoice dokumen,
Receiving menyetujui Periksa
Report pembayaran Dokumen voucher &
(RR) 2 Pendukung dok. pend-
ukung.
Invoice cap lunas
Mencatat
dalam
register
D Buat cek,
catat ke Jumlah
cek register voucher
Voucher Diringkas
Cek
Register bulanan
Register
Dokumen Jumlah
Dokumen
Pendukung kas
Pendukung
Cek & Mencatat Voucher
remittance no. cek Voucher Cek &
advice ke register remittance
Diringkas Posting
advice ke buku
bulanan
Dokumen besar
Pendukung

Voucher Tanda
N tangan cek Buku
dan kirim besar
SISTEM PEMBELIAN PROSES KOMPUTER

PEMBELIAN Departemen yang meminta atau

bagian persediaan

BERBANTUAN Master file

pemasok

KOMPUTER Purchase
Requisition Entry data
pembelian
Membuat file
purchase
orders
Master file
persediaan
Purchase Purchase
Requisition orders

Mencetak Pada akhir

N purchase hari
orders
Open
purchase
Review &
Oleh manajer tanda orders
pembelian tangan 5
4
3
2
Purchase 5 Purchase 1
4 order
Requisition
3
2
Purchase 1
order (signed)
Open Bag. utang
P.O. dagang
N
Bagian
Penerimaan
Unit
peminta barang Pemasok
SISTEM
PENERIMAAN
BARANG
BERBANTUAN
KOMPUTER
 BAGIAN UTANG DAGANG PROSES KOMPUTER
SISTEM
PEMBAYARAN Dari pemasok
Dari bag. Dari bag. Membuat

purchase
pembelian gudang open-invoice

order

Open
UTANG file

BERBANTUAN Invoice Purchase

order
Receiving
report
3 1 Open
KOMPUTER Harian
invoice

Master file
pemasok
Verifikasi N Update file
dan cetak DV
Buku besar

Entry data Disbur-

penerimaan sement
voucher
Penco-
Receiving cokan
report
1
Purchase
order 2 Setiap tanggal
jatuh tempo
Invoice Unpaid diambil dan
D dikirim ke
bagian
pengeluaran
kas
Dari kasir

Paket Paid
Invoice A
 KASIR PROSES KOMPUTER
SISTEM Dari bag. utang A Membuat
PENGELUARAN dagang open-invoice
file
Batch
total
KAS
Invoice
BERBANTUAN Receiving
Batch
total
Open
A
report
KOMPUTER Purchase
1
invoice
order 3 Master file
Disbur- Banding- pemasok
sement Batch kan &
voucher total rekonsili Update file Open
asi & cetak cek invoices

Buku besar
Review &
buat Cek
batch Remittance
total advices
Cash disbur-
sement
Entry data register
penerimaan

Paket Disbursement voucher Kontroler

voucher Invoice
Purchase order
Receiving report

Review & Remittance

tanda tangan Paket
voucher Cek
cek, cap
lunas voucher

Bag. utang dagang Pemasok

ALTERNATIF
SISTEM Permintaan
pembelian
Otorisasi
pembelian
Penerimaan
barang
EDI
Interface
SIKLUS Purchase
order
PENGE-
Invoices
LUARAN Sistem
Pemasok
pembelian

Inquiry Data base Proses

processing siklua penge- pengeluaran
system luaran kas

Status
persediaan Pengeluaran Register
EFT Cek kas keluar

Status
pesanan EFT
interface Pemasok Kontroler

Status
rekening

Bank
Pemesanan Barang/Jasa

• Keputusan Penting:
• Barang apa yang harus dibeli (what)?
• Kapan harus dibeli (when)?
• Dengan harga berapa (how much)?
• Kepada vendor yang mana (which
supplier to purchase)?
Alternatif Kontrol Persediaan
• EOQ ( Economic Order Quantity), yaitu perhitungan
untuk menentukan pesanan yang paling optimal
untuk menimimumkan jumlah pesanan, carrying
costs, dan stockout costs.
• Materials Requirements Planning (MRP), yaitu
teknik perencanaan pengadaan barang untuk
meminumkan jumlah persediaan.
• Just-in-Time (JIT) Inventory System, yaitu teknik
untuk meminimalkan, bahkan meniadakan
persediaan, dengan cara hanya membeli barang
sejumlah yang dibutuhkan.
Alternatif Kontrol Persediaan
• Perbedaan utama MRP dan JIT, dalam MRP
pembelian didasarkan pada perencanaan,
sedangkan dalam JIT pembelian didasarkan pada
kebutuhan riil.
Permintaan Pembelian
• Permintaan pembelian dapat berasal dari bagian
kontrol persediaan atau dari karyawan yang
mengetahui kebutuhan pembelian.
• Permintaan pembelian otomatis, yaitu pada saat
sistem mengidentifikasi persediaan berada pada
titik pemesanan kembali.
Alternatif Kontrol Persediaan
• Blanket Purchase Order, adalah komitmen atau
perjanjian dengan vendor untuk membeli
persediaan tertentu, dengan harga tertentu, selama
kurun waktu tertentu.
• Tujuan Blanket Purchase Order adalah untuk
menurunkan ketidakpastian pengadaan barang yang
terpercaya serta untuk membatu vendor agar bisa
membuat perencanaan secara lebih baik.
Alternatif Kontrol Persediaan
Peningkatan Efektifitas dan Efisiensi Pemesanan
• Penghematan pengadaan barang dapat dilakukan
dengan menyederhanakan (streamlining) prosedur.
• Electronic Data Interchange (EDI), adalah salah satu
alternatif, yaitu dengan cara meniadakan pekerjaan
klerikal untuk pemesanan barang/jasa.
Penerimaan Pembelian
• Dokumen untuk penerimaan barang adalah Laporan
Penerimaan Barang (Receiving Report).
• Potensi masalah:
• Kuantitas yang diterima berbeda dengan yang dipesan.
• Barang dalam keadaan rusak
• Kualitas barang tidak sesuai standard
• Debit Memo, adalah dokumen untuk mengkoreksi
pesanan yang telah diterima
Pembayaran Pembelian
• Prinsip dasar: pembayaran hanya untuk Faktur
Pembelian atas barang yang dipesan dan telah
diterima.
• Dua pendekatan pemrosesan Faktur Pembelian:
• Non Voucher System, dalam sistem ini faktur yang
disetujui langsung diposting ke akun vendor dan
disimpan pada open invoice file. Ketika faktur dibayar,
faktur dikeluarkan dari open invoice file, dicap “lunas”
kemudian disimpan pada paid invoice file.
Pembayaran Pembelian
• Voucher System, dalam sistem ini faktur dibuatkan
dokumen disbursement voucher yang berisi data vendor,
daftar outstanding invoices, dan jumlah tagihan bersih
yang harus dibayar.
• Keunggulan Voucher System
• Mengurangi jumlah cek yang harus dibuat, karena
beberapa faktur bisa dimasukkan dalam satu voucher.
• Disbursement voucher dapat dibuat bernomor urut
tercetak untuk memudahkan tracking pembayaran.