LECTURE NOTES

ISYS6300
Business Process Fundamental

Week ke - 6

The Expenditure Cycle

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 LEARNING OUTCOMES

1. Menerapkan DFD dan diagram alur sistem ke siklus pendapatan, siklus pengeluaran, siklus
produksi, siklus SDM, buku besar dan pelaporan keuangan.

OUTLINE MATERI :

1. Penjelasan siklus pengeluaran dan tujuan utamanya

2. Proses siklus pengeluaran

3. Siklus pengeluaran dalam DFD

4. Skema ERP

5. Ancaman dan pengendalian

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 ISI MATERI

1. Penjelasan siklus pengeluaran dan tujuan utamanya

Siklus pengeluaran adalah serangkaian kegiatan bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan
informasi yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang atau jasa.

Tujuan siklus pengeluaran :

[1] Memastikan bahwa semua barang atau jasa dipesan sesuai kebutuhan.

[2] Menerima semua barang yg dipesan dan memastikan barang tsb dalam kondisi baik.

[3] Mengamankan barang hingga diperlukan.

[4] Memastikan bahwa faktur berkaitan dg barang atau jasa sah dan benar.

[5] Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dan pengeluaran kas dg cepat dan akurat.

[6] Mem-posting kewajiban dan pengeluaran kas pada rekening supplier yg tepat pada buku
besar dan buku pembantu hutang.

[7] Memastikan bahwa semua pengeluaran kas sesuai dengan pengeluaran yg telah
diotorisasi.

Berikut ini adalah DFD context diagram dari siklus pengeluaran :

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 Gambar 1 DFD context diagram siklus pengeluaran. (Sumber : Accounting Information System, Romney,
2018. Hal. 421)

Berikut ini adalah pertanyaan-pertanyaan terkait keputusan kunci yang harus diambil oleh
manajemen dalam siklus pengeluaran ini :

[1] Dimanakah tingkat inventory dan persediaan yang optimal untuk operasional
perusahaan?

[2] Pemasok mana yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik?

[3] Bagaimana organisasi dapat mengkonsolidasikan pembelian lintas unit untuk

mendapatkan harga yang optimal?

[4] Bagaimana teknologi informasi (TI) dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan
keakuratan fungsi logistik masuk?

[5] Bagaimana organisasi dapat mempertahankan uang tunai yang cukup untuk
memanfaatkan diskon yang ditawarkan pemasok?

[6] Bagaimana pembayaran ke vendor dikelola untuk memaksimalkan arus kas?

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Jawaban dari keenam pertanyaan diatas akan memandu operasional organisasi dalam
menjalankan keempat aktivitas siklus pengeluaran berikut :

[1] Ordering materials, supplies, and services

[2] Receiving materials, supplies, and services

[3] Approving supplier invoices

[4] Cash disbursements

2. Proses siklus pengeluaran

Siklus pengeluaran dibagi menjadi empat (4) aktivitas dasar, berikut masing-masing
penjelasannya secara deskriptif :

[1] Ordering materials, supplies, and services

Pada aktivitas ordering atau pemesanan ini dokumen purchase requisition dimasukkan ke
departemen purchasing oleh departemen-departemen lain yang membutuhkan barang
atau jasa, dimana pengadaannya akan dilakukan oleh tim departemen purchasing. Setelah
tim purchasing mengajukan permintaan pembelian ke suplier, copy dari dokumen
purchase order diberikan ke masing-masing departemen pemesan.

[2] Receiving materials, supplies, and services

Setelah barang dikirimkan oleh suplier dan diterima dengan baik oleh tim purchasing,
biasanya dibantu oleh tim inventory atau gudang, dokumen pengemasan (packing slip)
atau dokumen pengiriman diberikan kepada penerima, lalu sebagai gantinya dokumen
tanda terima barang atau jasa dikirimkan kepada pihak pengirim barang. Tidak lupa
dibuat pula laporan atau berita acara penerimaan barang atau jasa.

[3] Approving supplier invoices

Setelah konfirmasi penerimaan barang (melalui lembar tanda terima) diterima oleh
suplier, suplier akan mengirimkan dokumen faktur (invoice) kepada tim purchasing atau
finance. Faktur diperiksa dan dibandingkan dengan laporan penerimaan barang atau jasa
3

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 serta database purchase order di sistem informasi, apakah sudah sesuai semuanya atau
belum. Jika terkonfirmasi sudah lengkap, maka pembayaran faktur kepada suplier dapat
diproses.

[4] Cash disbursements

Di tahap ini tim finance mengeluarkan voucher pencairan atau transfer kas ke rekening
suplier. Selain itu dilakukan juga proses debet-kredit akun hutang (account payable) serta
buku besar (general ledger).

ISYS6300 – Business Process Fundamental

Berikut ini adalah DFD level 0 dari siklus pengeluaran (expenditure cycle) :

Various
Production Cycle Inventory Control
Departments

Purchase Order Copy Purchase Requisition

Purchase Requisition

Purchase Requisition

Purchase Order Copy

1.0
Ordering Purchase Order Copy

Purchase Order
Back Order

Revenue Cycle Suppliers

Purchase
Inventory Suppliers
Order

Receipt of Items
Goods
And
Packing Slip
2.0
Receiving

Payments
Receiving Report

Invoice
Inventory
Stores
Receiving Report (Warehouse)

3.0
Approve 4.0
Cash
Supplier Voucher Package Disbursement
Invoices

Account
GL
Payable

Gambar 2 DFD Level 0 siklus pengeluaran. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 423)

ISYS6300 – Business Process Fundamental

3. Siklus pengeluaran dalam DFD

Siklus pemasukan dan pengeluaran adalah saling berpasangan. Jadi apabila terjadi siklus
pemasukan di sisi organisasi, maka di sisi customer terjadi siklus pengeluaran. Sedangkan bila
terjadi siklus pengeluaran di sisi organisasi, maka terjadi siklus pemasukan di sisi supplier.
Berikut tabel aktivitas-aktivitas yang berpasangan :

Siklus Pemasukan Siklus Pengeluaran

Entri pesanan penjualan — memproses
pesanan dari pelanggan
Pengiriman — mengirimkan barang atau jasa
kepada pelanggan (logistik keluar)
Penagihan — kirim faktur kepada pelanggan.
Pengumpulan uang tunai — proses
pembayaran dari pelanggan
Memesan bahan, persediaan, dan layanan —
mengirim pesanan ke pemasok
Menerima — menerima barang dagangan atau
layanan dari pemasok (logistik masuk)
Pemrosesan faktur — tinjau dan setujui faktur
dari pemasok
Pencairan uang tunai — proses pembayaran
kepada pemasok

3.1 Ordering

Pada aktivitas pemesanan (ordering) ini dibagi lagi menjadi dua sub-aktivitas atau sub-proses di
DFD level 1 yaitu (Gambar 3) :

[1] Penentuan apa yang akan dipesan.

[2] Penentuan pemasok (supplier).

Terdapat tiga metode pemesanan yang saat ini populer dipakai oleh organisasi :

[1] EOQ (Economic Order Quantity) - Ukuran pesanan optimal untuk meminimalkan jumlah
biaya pemesanan, penyimpanan, dan persediaan.
[2] MRP (Material Requirement Planning) - Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat
persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan
kebutuhan.
6

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 [3] JIT (Just In Time) - Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan
menghilangkan, baik biaya penyimpanan maupun kekurangan persediaan.
Perbedaan utama antara Materials Requirements Planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT):
[1] Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan,
sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
[2] Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga
secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Gambar 3 Aktivitas pemesanan. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 428)

Terdapat tiga macam biaya yang dikenal dalam aktivitas pemesanan ini :
[1] Biaya pemesanan (ordering costs) mencakup semua biaya yang terkait dengan
pemrosesan transaksi pembelian.
[2] Biaya tercatat (carrying costs) adalah biaya yang terkait dengan penyimpanan inventaris.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 [3] Biaya kehabisan persediaan (stockout costs) adalah biaya akibat kekurangan inventaris,
seperti kehilangan penjualan atau keterlambatan produksi.

Permintaan untuk membeli barang atau persediaan dipicu oleh fungsi kontrol inventaris atau
ketika karyawan melihat kekurangan bahan. Pada sistem tingkat lanjut permintaan pembelian
dipicu secara otomatis oleh sistem. Dokumen purchase requisition yang harus diisi pun
formatnya digital.

Dokumen purchase requisition atau permintaan pembelian berisi informasi berikut ini :
[1] Daftar permintaan
[2] Lokasi pengiriman
[3] Tanggal dibutuhkan
[4] Nomor item
[5] Deskripsi barang
[6] Kuantitas
[7] Harga setiap barang yang diminta
[8] Pemasok (bila pemesan memiliki preferensi tertentu)

Orang yang menyetujui daftar permintaan pembelian menunjukkan nomor departemen dan
nomor akun yang menjadi tujuan pembelian.

Beberapa hal yang dipertimbangkan dalam pemilihan pemasok (supplier) :

[1] Harga
[2] Kualitas bahan
[3] Ketergantungan dalam melakukan pengiriman

Dokumen pesanan pembelian (purchase order) adalah sebuah dokumen yang secara resmi
meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk-produk tertentu dengan harga yang
telah ditentukan atau disepakati. Ini juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi kontrak
setelah pemasok menerimanya.

ISYS6300 – Business Process Fundamental

3.2 Receiving

Ketika barang datang, petugas penerima mencocokkan dokumen packing slip dari pengirim
dengan dokumen purchase order. Petugas penerima kemudian menghitung jumlah barang serta
memeriksa kualitasnya.

Kasus yang biasa terjadi dalam proses ini antara lain adalah :

[1] Jumlah barang yang diterima berbeda dari jumlah yang dipesan
[2] Barang yang diterima rusak
[3] Barang yang dikirim memiliki kualitas lebih rendah dari yang disepakati, dan gagal
melewati inspeksi.

Petugas penerimaan lalu membuat dokumen laporan penerimaan (receiving report) yaitu
dokumen yang mencatat rincian tentang setiap pengiriman, termasuk tanggal diterima, pengirim,
pemasok, dan jumlah yang diterima.

Gambar 4 Aktivitas penerimaan. (Sumber : Accounting Information System, Romney, 2018. Hal. 435)

ISYS6300 – Business Process Fundamental

3.3 Approve Supplier Invoices

Ketika faktur tagihan dari pemasok diterima, tim unit account payable segera memeriksa dan
membandingkannya dengan dokumen purchase order dan receiving report terkait. Voucher
Package adalah kumpulan dokumen yang digunakan untuk mengesahkan pembayaran kepada
pemasok yang terdiri dari dokumen pesanan pembelian (purchase order), laporan penerimaan
(receiving report), dan faktur pemasok (invoice).

Terdapat tiga macam pemrosesan account payable untuk faktur dari pemasok :

[1] Sistem non-voucher

Setiap faktur yang disetujui diposting ke record masing-masing pemasok dalam file
hutang (account payable) dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka (open
invoice).
[2] Sistem voucher
Proses memakai dokumen voucher pencairan (disbursement voucher). Tidak langsung
diposting ke file hutang (account payable). Di sistem ini dibutuhkan dokumen voucher
pencairan yaitu dokumen yang mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur yang
belum dibayar, dan menunjukkan jumlah bersih yang harus dibayar setelah dikurangi
diskon dan tunjangan yang berlaku.
[3] Evaluated Receipt Settlement (ERS)
Di sistem ketiga ini cukup dilakukan perbandingan dokumen pesanan pembelian
(purchase order) dengan laporan penerimaan (receiving report) untuk menentukan
pembayaran ke pemasok.

3.4 Cash Disbursement

Pada proses pencairan kas ini petugas Kasir yang berada dibawah pengawasan Bendahara,
bertanggung jawab untuk membayar pemasok. Tugas Kasir tidak meliputi fungsi otorisasi dan
pencatatan, yang dilakukan oleh departemen purchasing dan account payable. Hal ini
merupakan upaya pemisahan tugas untuk pengendalian. Pembayaran dilakukan ketika tim

10

ISYS6300 – Business Process Fundamental

account payable mengirimkan package voucher kepada Kasir. Pembayaran dapat dilakukan
dengan menggunakan cek, EFT (Electronic Fund Transfer), atau FEDI (Financial Electronic
Data Interchange).

4. Skema ERP

Berikut ini adalah skema dari implementasi ERP yang melibatkan siklus pengeluaran ini.
Diagram ini merupakan cerminan bisnis proses siklus pengeluaran yang telah diulas sebelumnya.

Gambar 5 Rancangan skema ERP terkait siklus pengeluaran. (Sumber : Accounting Information System, Romney,
2018. Hal. 424)

11

ISYS6300 – Business Process Fundamental

5. Ancaman dan pengendalian

Dalam setiap siklus dan semua proses di dalamnya, terdapat ancaman yang bisa dieksploitasi
oleh pihak yang tidak bertanggungjawab sehingga beresiko merugikan perusahaan.
Ancaman-ancaman tersebut harus kita identifikasi. Kemudian untuk setiap ancaman, kita
harus mampu menentukan tindakan pengendaliannya. Tindakan pengendalian yang apabila
dilakukan akan memperkecil kemungkinan terjadinya ancaman tersebut.

Untuk siklus pendapatan, berikut adalah tabel ancaman dan pengendaliannya :

Aktivitas Ancaman Pengendalian

Ordering 1. Data master yang tidak akurat
atau tidak valid
2. Pengungkapan informasi
sensitif yang tidak sah
3. Kehilangan atau rusaknya data
4. Kinerja buruk
5. Kekurangan dan kelebihan
persediaan
6. Membeli barang tidak
diperlukan
7. Pembelian dengan harga yang
meningkat
8. Membeli barang dengan
kualitas lebih rendah
9. Pemasok tidak dapat
diandalkan
10. Membeli dari pemasok yang
tidak sah
11. Pengembalian barang dan
uang.
1.1 Pengendalian integritas
pemrosesan data
1.2 Pembatasan akses ke data
master
1.3 Peninjauan semua perubahan
data master
2.1 Pengendalian akses
2.2 Enkripsi
3.1 Prosedur backup dan
pemulihan bencana
4.1 Laporan manajerial
5.1 Sistem persediaan abadi
5.2 Bar coding atau tag RFID
5.3 Hitung fisik persediaan
secara berkala
6.1 Sistem persediaan abadi
6.2. Meninjau dan menyetujui
permintaan pembelian
6.3 Fungsi pembelian yang
terpusat

12

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 7.1 Daftar harga
7.2 Penawaran kompetitif
7.3 Tinjauan pesanan pembelian
7.4 Anggaran
8.1 Membeli hanya dari pemasok
yang disetujui
8.2 Meninjau dan menyetujui
pembelian dari pemasok baru
8.3 Pelacakan dan pemantauan
kualitas produk oleh pemasok
8.4 Memberikan tanggung jawab
kepada manajer pembelian atas
biaya pengerjaan ulang dan
memo
9.1 Meminta pemasok untuk
memiliki sertifikasi mutu (mis.,
ISO 9000)
9.2 Mengumpulkan dan
memantau data kinerja
pengiriman pemasok
10.1 Menyimpan daftar pemasok
yang disetujui dan
mengkonfigurasi sistem untuk
mengizinkan pesanan pembelian
hanya untuk pemasok yang
disetujui
10.2 Meninjau dan menyetujui
pembelian dari pemasok baru
10.3 Kontrol khusus EDI (akses,
tinjauan pesanan, enkripsi,
kebijakan)

13

ISYS6300 – Business Process Fundamental


Receiving 12. Menerima barang yang
tidak teratur
13. Kesalahan dalam menghitung
14. Tidak memverifikasi tanda apa pun
terima layanan
15. Pencurian persediaan
11.1 Melarang penerimaan
hadiah dari pemasok
11.2 Rotasi pekerjaan dan liburan
wajib
11.3 Mengharuskan agen
pembelian untuk
mengungkapkan kepentingan
finansial dan pribadi
dalam pemasok
11.4 Audit pemasok
12.1 Memerlukan adanya
pesanan pembelian yang disetujui
sebelum menerima pengiriman
13.1 Jangan memberi tahu
karyawan penerima tentang
kuantitas yang dipesan
13.2 Mengharuskan karyawan
penerima untuk menandatangani
laporan penerimaan
13.3 Insentif
13.4 Penggunaan bar code dan
tag RFID
13.5 Konfigurasi sistem ERP
untuk menandai perbedaan antara
jumlah yang diterima dan yang
dipesan yang melebihi ambang
batas toleransi untuk
penyelidikan
14.1 Pengendalian anggaran
14.2 Audit

14

ISYS6300 – Business Process Fundamental


Approve Supplier Invoices 16. Kesalahan dalam faktur
pemasok
17. Kesalahan dalam
memposting ke hutang
Cash Disbursement 18. Gagal memanfaatkan diskon
untuk pembayaran cepat
19. Membayar untuk barang yang untuk diskon
tidak diterima
20. Pembayaran rangkap
21. Pencurian uang tunai
15
ISYS6300 – Business Process Fundamental
15.1 Pembatasan akses fisik ke
inventaris
15.2 Dokumentasi semua transfer
inventaris antara penerimaan dan
inventaris karyawan
15.3 Hitungan fisik persediaan
dan rekonsiliasi secara berkala
dengan jumlah yang dicatat
15.4 Pemisahan tugas:
penyimpanan inventaris versus
penerimaan
16.1 Verifikasi akurasi faktur
16.2 Memerlukan tanda terima
terperinci untuk pembelian kartu
pengadaan
16.3 ERS
16.4 Pembatasan akses ke data
master pemasok
16.5 Verifikasi faktur pengiriman
dan penggunaan saluran
pengiriman yang disetujui
17.1 Pengendalian edit entri data
17.2 Rekonsiliasi catatan hutang
akun terperinci dengan akun
kontrol buku besar umum
18.1 Pengajuan faktur
berdasarkan tanggal jatuh tempo
18.2 Anggaran arus kas
19.1 Mengharuskan semua faktur
pemasok (supplier) dicocokkan
22. Periksa perubahan
23. Masalah arus kas
16
ISYS6300 – Business Process Fundamental
dengan dokumen pendukung
yang diakui oleh penerima
maupun pengontrol inventaris
19.2 Anggaran (untuk layanan)
19.3 Membutuhkan tanda terima
untuk biaya perjalanan
19.4 Penggunaan kartu kredit
perusahaan untuk biaya
perjalanan
20.1 Memerlukan paket voucher
lengkap untuk semua
pembayaran
20.2 Kebijakan untuk membayar
hanya dari salinan asli faktur
pemasok
20.3 Membatalkan semua
dokumen pendukung saat
pembayaran dilakukan
21.1 Keamanan fisik cek kosong
dan mesin penandatanganan cek
21.2 Akuntansi berkala untuk
semua cek bernomor berurutan
oleh kasir
21.3 Pengendalian akses ke
terminal EFT
21.4 Penggunaan komputer dan
browser khusus untuk perbankan
online
21.5 ACH memblokir akun yang
tidak digunakan untuk
pembayaran
 21.6 Pemisahan fungsi penulisan-
cek dari hutang dagang
21.7 Membutuhkan tanda tangan
ganda pada cek yang lebih besar
dari jumlah tertentu
21.8 Rekonsiliasi reguler
rekening bank dengan jumlah
yang dicatat oleh seseorang yang
independen dari prosedur
pembayaran tunai
21.9 Pembatasan akses ke file
induk pemasok
21.10 Membatasi jumlah
karyawan yang bertugas untuk
menciptakan data pemasok one-
time dan untuk memproses faktur
dari pemasok one-time
21.11 Menjalankan kas kecil
sebagai dana cadangan
21.12 Audit kejutan dana kas
kecil
22.1 Mesin proteksi
22.2 Penggunaan tinta dan kertas
khusus
22.3 Pengaturan "Pembayaran
Positif" dengan bank
23.1 Anggaran arus kas

17

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 SIMPULAN

1. Siklus pengeluaran atau expenditure cycle memiliki empat proses utama yaitu, ordering,
receiving, approve supplier invoices dan cash disbursement. Siklus ini berpasangan dengan
siklus pemasukan di sisi pemasok.

2. Dalam melakukan pemesanan barang, terdapat tiga metode yang membantu organisasi
menentukan waktu pemesanan : EOQ, MRP dan JIT.

3. Terdapat tiga macam sistem pemrosesan account payable (hutang / hutang dagang) : Non-
voucher, voucher dan ERS.

18

ISYS6300 – Business Process Fundamental

 DAFTAR PUSTAKA

1. Romney, Marshal B., Steinbart, Paul John. (2018). Accounting Information System
(Global Edition). 14. Pearson Education Limited. Essex. ISBN: 1292220082. Chapter 13.

2. Considine, Brett at all. (2012). Accounting Information Systems – Understanding

business processes. 04. Wiley. New York. ISBN: 978-0-7303-0247-6. Chapter 10 pages
443-490.

19

ISYS6300 – Business Process Fundamental