Tugas RMK

SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN 1: PROSEDUR

PEMBELIAN DAN PENGELUARAN KAS

Kelompok :

Taufik Hidayat (A31116035)

DEPARTEMEN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS HASANUDDIN
2018
A. SISTEM KONSEPTUAL

Berikut ini adalah langkah-langkah pembelian dan aktivitas pengeluaran kas :

a. Prosedur Pemrosesan Pembelian
 Memonitor Pencatatan Persediaan. Ketika persediaan menurun hingga ketitik dimana diputuskan
untuk memesan kembali, maka permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke departemen
pembelian untuk memproses pembelian.
 Menyiapkan Pesanan Pembelian dan salinannya dikirim ke vendor (pemasok), staf hutang dagang,
penerimaan barang, dan ke staf pengendali persediaan.
 Departemen pembelian menyiapkan permintaan pembelian untuk setiap pemasok dan salinannya
dikirim ke departemen pengendali persediaan, utang dagang, dan penerimaan.
 Menerima Barang. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya kemudian dikirim ke
gudang. Laporan penerimaan disiapkan dan salinannya dikirim ke gudang, departemen pembelian,
pengendali persediaan, dan staf hutang dagang.
 Memperbaharui catatan persediaan. Perusahaan yang menggunakan sistem biaya standar akan
mencatat persediaannya dengan nilai standar yang telah ditetapkan berapapun harga
sesungguhnya yang dibayar kepemasok, disini, informasi yang dibutuhkan hanyalah menganai
jumlah barang yang diterima.
 Bagian Hutang Usaha (set up A/P). Staf A/P menerima dokumen-dokumen (PR, PO, receiving
report, and the supplier’s invoice), kemudian merekonsiliasi dokumen tersebut dan memposts jurnal
pembelian, dan menambahkan kewajiban di buku pembantu A/P. Secara periodik, staf A/P akan
meringkas ayat jurnal pembelian kemudian menyiapkan voucher jurnal yang akan dikirim ke
departemen G/L.
Pembelian/Persediaan-pengendali xxx
Utang Usaha-Pengendali xxx
 Mencatat ke buku Besar. Staf buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendali
persediaan dan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan dan ringkasan
buku besar persediaan.
b. Sistem Pengeluaran Kas
 Mengidentifikasi Kewajiban jatuh tempoh. Setiap hari, staf A/P meninjau file A/P terbuka atau file
voucher utang usaha untuk setiap item yang akan jatuh tempoh da mengirim voucher dan dokumen
pendukung ke departemen pengeluaran kas.
 Menyiapkan pengeluaran kas. Untuk tiap pengeluaran, staf menyiapkan cek tiga salinan dan
mencatat nomor cek, jumah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek
(check register), yang juga disebut sebagai Jurnal pengeluaran Kas (Cash Distribusments journal).
Bagian Cek yang dapat dipertukarkan kemudian dikirim ke pemasok. Staf tersebut kemudian
menandai berbagai dokumen dalam paket voucher dengan tulisan sudah dibayar dan
mengembalikannya ke staf Utang Usaha (A/P). Setelah itu, staf kemudian meringkas berbagai ayat
(entri) yang dimasukkan dalam daftar cek serta mengirim voucher journal ke departemen buku
besar.
Utang Usaha xxx
Kas xxx
 Memperbaharui catatan A/P. Setelah menerima paket voucher, staf A/P menutup voucher terbuka
dengan mencatat nomor cek dalam daftar cek serta menyimpan paket voucher ke dalam file
voucher tertutup (closed voucher file). Selain itu, rangkuman/ikhtisar akun disiapkan dan dikirim ke
staf bagian buku besar.
 Mempost ke buku besar. Staf G/L menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari
staf A/P. Staf G/L menggunakan voucher jurnal untuk mencatat ke akun pengendali utang usaha
dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar
buku pembantu utang usaha.
c. Pengendali Siklus Pengeluaran.
 Aktivitas Sistem Pemrosesan Pembelian
Pengendali
Otorisasi Pengendalian Persediaan
Transaksi
Pemisahan Pengendalian persediaan dipisahkan dari
Pekerjaan bagian pembelian dan penyimpanan
persediaan. Buku besar utang usaha
terpisah dari buku besar.
Supervisi Bagian penerimaan
Catatan Buku pembantu utang usaha, buku besar,
akuntansi file permintaan pembelian, file pesanan
pembelian, file laporan penerimaan
Akses Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya
kecatatan akuntansi diatas.
Verifikasi Bagian utang usaha merekonsiliasi berbagai
independen dokumen sumber sebelum mencatat
kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi
akurasi umum proses tersebut.
Sistem Pengeluaran Kas
Bagian Utang Usaha Mengotorisasi
Pembayaran
Pisahkan bagian buku besar
pembantu utang usaha,
pengeluaran kas, dan buku besar.
File voucher utang, buku pembantu
utang usaha, jurnal pengeluaran
kas, akun kas dibuku besar.
Keamanan yang memadai atas kas.
Batasi akses ke berbagai catata
akuntansi diatas.
Peninjauan akhir oleh bagian
pengeluaran kas. Rekonsiliasi
keseluruhan oleh bagian buku
besar. Rekonsiliasi bank secara
berkala oleh kontroler.

B. Sistem Fisik
1. Sistem Manual
Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung perlakuan konseptual dari sistem yang dipaparkan
pada bagia sebelumnya. Ini seharusnya membantu untuk mengetahui hubungan antara unit organisasi,
pemisahan tugas, dan arus informasi yang perlu dalam operasinal dan pengendalian internal yang
efektif.
Kontrol Persediaan
Untuk memberikan otorisasi yang tepat, kontrol departemen pengendalian persediaan dipisahkan dari
pembelian departemen, yang melaksanakan transaksi.

Departemen pembelian

Bagian pembelian menerima permintaan pembelian, mengurutkannya dari vendor, dan siapkan
pesanan pembelian untuk masing-masing vendor. Dua salinan dari pesanan pembelian tersebut dikirim
ke vendor Satu salinan pesanan pembelian dikirim ke inventory control.
Menerima
Barang yang berasal dari vendor didamaikan dengan salinan buta PO. Atas Selesaikan penghitungan
fisik dan pemeriksaan, petugas penerima menyiapkan multipart menerima laporan yang menyatakan
kuantitas dan kondisi persediaan.

Departemen AP
Ketika faktur tiba, petugas AP mendamaikan informasi keuangan dengan dokumen-dokumen tersebut
dalam file yang tertunda, catat transaksi di jurnal pembelian, dan kirimkan ke akun pemasok di buku
besar pembantu AP (daftar voucher). Setelah merekam kewajiban, petugas AP mentransfer dokumen
sumber (PO, menerima laporan, dan faktur) ke file voucher berbayar berbayar (AP).
 Departemen Buku Besar
Departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen AP dan sebuah ringkasan akun dari
kontrol inventori. Petugas buku besar mendamaikan ini dan posting ke akun kontrol inventaris dan AP.
Dengan langkah ini, fase pembelian siklus pengeluaran selesai

2. Sistem Pengeluaran Kas

Departemen AP
Setiap hari, petugas AP mengulas file voucher berbayar (AP) yang terbuka untuk item yang jatuh tempo
dan mengirim voucher dan dokumen pendukung ke departemen pencairan uang tunai.
Departemen Pencairan Kas
Petugas pencairan tunai menerima paket voucher dan meninjau kembali dokumen-dokumen untuknya
kelengkapan dan akurasi klerikal. Untuk setiap pencairan, panitera menyiapkan sebuah threepart cek
dan catatlah nomor cek, jumlah dollar, nomor voucher, dan lainnya data yang bersangkutan di check
register.
Departemen AP
Setelah menerima paket voucher, petugas AP menghapus tanggung jawab dengan mencatat cek
nomor di daftar voucher dan kirimkan paket voucher ke dalam voucher tertutup mengajukan. Akhirnya,
petugas mengirim sebuah ringkasan AP ke departemen buku besar.
Departemen Buku Besar
Berdasarkan voucher jurnal dari pengeluaran kas dan ringkasan akun dari AP, kiriman buku besar
general ledger ke akun kontrol buku besar dan file dokumen. Ini menyimpulkan prosedur pencairan
uang tunai.
C. Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas
1. Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan Batch.
a. Departemen Pemrosesan Data: Tahap I
Ketika persediaan kurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem
akan menentukan apakah barang yang dalam file buku besar pembantu persediaan telah menurun
sampai titik pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuatkan catatan dalam file permintaan
terbuka.
b. Departemen Pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, Departemen pembelian membuat pesanan pembelian yang
terdiri atas beberapa bagian. Sailinan tersebut dikirm ke pemasok, utang usaha, penerimaan,
pemrosesan data, dan file utuk departemen pembelian sendiri.
c. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 2
Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk
mentransfer catatan yang terkait dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian
tertutup.
d. Departemen Penerimaan
Ketika barang tiba dari pemasok, staf penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinannya akan
dikirim penyimpanan (bersama dengan barang), pembelian, Utang Usaha, dan pemrosesan data.
e. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 3
Departemen pemrosesan data membuat file laporan penerimaan berddasarkan data dari dokumen
laporan penerimaan.
f. Utang Usaha
Ketika staf penerimaan menerima faktur dari pemasok, dia akan mencocokkan nya dengan file
pendukung yang sebelumnya dimasukkan kedalam file tunda utang usaha. Staf kemudian
menyiapkan voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka dan mengirim salinan voucher ke
pemrosesan data.
 g. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 4
File voucher dibuat dari dokumen voucher. Program batch memvalidasi berbagai catatan voucher
denag file pemasok valid, menambahkannya ke daftar voucher (File pembantu A/P terbuka). Pada
akhirnya, total batch disiapkan untuk dicatat keakun pengendali utang usaha dalam buku besar.
2. Prosedur Penerimaan Kas
a. Departemen Pemrosesan Data
Tiap hari, sistem akan memindai file tanggal jatuh tempoh dalam daftar voucher untuk mencari yang
telah jatuh tempoh. Cek akan dicetak untuk setiap item yang telah jatuh tempoh, dan tiap cek akan
dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam daftar cek untuk
menutup voucher dan mentransfernya ke file utang usaha tertutup. Cek-cek tersebut bersama
dengan daftar transaksi akan dikirim ke pengeluaran kas. Terakhir total batch dari akun utang usaha
dan pengeluaran kas akan dibuat untuk memperbarui buku besar.
b. Departemen Pendistribusian Kas
Staf pendistribusian kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan
bagian cek yang dapat dipindahtangankan kepihak manajemen untuk ditandatangani. Staf
kemudian mengirim cek tersebut ke pemasok. Satu salinan dari setiap cek dikirm ke A/P, dan
salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi.
c. Departemen Utang Usaha
Setelah menerima bebagai salinan cek, staf administrasi Utang usaha mencocokkannya dengan
voucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini ke file voucher tertutup.
3. Merekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas
a. Pemrosesan Data
Berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis:
 File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang sudah sampai dititip pemesanan
kembali.
 Tiap barang akan diisi kembali dicatat kedalam file perminataan pembelian,
 Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok
 Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid
 Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan kedalam file pesanan pembelian terbuka.
 Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirim ke departemen pembelian untuk ditinjau.
b. Departemen Penerimaan
Ketika barang tiba, staf penerimaan membuka file pesanan pembelian terbuka secara real time
dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang dilhat dari slip pengepakan. Layar dibagian
penerimaan akan meminta staf untuk memasukkan jumlah yang diterima untuk tiap barang dalam
pesanan pembelian.
c. Pemrosesan Data
Berbabagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis oleh sistem.
 Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka,
dengan nilai “Y” akan dimasukkan dalam field yang terkait untuk menunjukkan penerimaan
persediaan tersebut.
 Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
 Record buku pembantu persediaan diperbarui untuk mencerminkan penerimaan barang
persediaan tersebut.
 Akun pengendali persediaan buku besar akan diperbaharui
 Record dari file pesanan pembelianterbuka akan dipindahkan dan ditambahkan ke file utang
usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempoh pembayaran akan dibuat.
4. Impliksi Pengendali
a. Sistem Otomatis
  Perbaikan Pengendalian Persediaan
Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) jika dibandingkan dengan sistem manual
adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhan persediaan. Kebutuhan
persediaan dideteksi ketika muncul, dan dirposes secara otomatis. Sebagai hasilny, risiko
mengakumulasi kelebihan persediaan atau kehabisan persediaan akan berkurang.
 Pengelolaan Kas yang lebih baik
Sistem yang oromatis mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan memindai file
voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari
pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selain itu, dengan menulis cek secara
otomatis akan mengurangi biaya tenaga kerja, menhemat waktu pemrosesan, dan
meningkatkan akurasi.
 Jeda Waktu
Terdapat jeda waktu antara datangnya barang dibagian penerimaan dengan pencatatan
penerimaan persediaan di file persediaan. Tergantung dari jenis sistem pemesanan
penjualan yang digunakan, jeda waktu ini memengaruhi penjualan secara negatif.
 Kemacetan dalam Pembelian
Dalam sistem otomatis ini, bagian pembelian akan secara langsung terlibat dalam semua
keputusan pembelian. Hal ini, akan butuh pekerjaan tambahan yang memperpanjang waktu
tenggang dalam proses pemesanan. Banyak sekali pembelian rutin yang dapat
diotomatiskan.
 Dokumen Kertas yang berlebihan
Banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli,
dokumen harus disimpan, diarsipkan, ditandatangani, oleh bagian distribusi internal dan
dikonversi oleh para personel pemrosesan data.
b. Sistem yang Direkayasa Ulang
Secara khusus, bagian penting dari sistem ini adalah (1) sistem ini menggunakan prosedur real-
time dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan, (2) sistem
ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi, (3) sistem ini mewujudkan
pengurangan dokumen kertas secara signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik
antara berbagai departemen dan dengan menyimpan berbagai record dalam media akses
langsung. Akan tetapi, berbagai perbaikan opersasional ini memiliki implikasi pengendalian berikut
ini.
 Pemisahan Tugas
Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara pemrosesan otorisasi dengan
transaksi. Disini, berbagai komputer akan mengotorisasi dan memroses pesanan pembelian,
serta mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk para pemasok.
 Pengendalian catatan Akuntansi dan Akses
Sistem ini melihat catatan akuntansi secara ekslusif dalam disket magnetis. Untuk
mempertahankan intergritas berbagai record ini, perusahaan harus mengimplementasikan
pengendalian yang membatasi akses ke disket tersebut. Perusahaan dapat menggunakan
sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untuk menyediakan pengendali akses yang memadai.