RANGKUMAN

SIKLUS PENGELUARAN
Ditulis untuk Memenuhi Tugas Terstruktur Matakuliah Sitem Informasi Akuntansi

oleh
Candraditya Arde Wicaksana (145020307111018)
Muhammad Subkhan Syaukani (145020301111085)
Brian Rahadian (145020301111044)
Lalu Priya Ajinugraha (145020307111051)
Yudhistira Fajar Alamsyah (145020307111066)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN AKUNTANSI
April, 2016

KONSEP SISTEM
1.1 Gambaran Pembelian dan Aktivitas Pengeluaran Kas
Bagian ini meneliti siklus pengeluaran konseptual. Menggunakan diagram

aliran data (DFD) sebagai panduan, urutan kegiatan melalui dua proses yang
membentuk siklus pengeluaran untuk kebanyakan organisasi ritel, grosir, dan
manufaktur. Ini adalah proses pembelian dan prosedur pengeluaranuang
tunai.Pada titik ini fokus pada apa (konseptual) perlu dilakukan, bukan bagaimana
(secara fisik) itu dicapai.
a. Prosedur pengolahanpembelianprosedur pembelian meliputi
pengidentifikasian kebutuhan persediaan, menempatkan pesanan,
menerima persediaan, dan mengakui kewajiban.
pengawasanpencatatanpersediaanperusahaan menguras
persediaan mereka dengan mentransfer bahan baku ke dalam
proses produksi (siklus konversi) dan dengan menjual barang jadi
ke pelanggan (siklus pendapatan).
mempersiapkanpesananpembelianfungsi mempersiapkan
pesanan pembelian meliputimenerima permintaan pembelian
(diurutkan), menyiapkanpesanan pembelianuntuk masing-masing
vendor. Mengirim salinan PO ke vendor, pengatur hutang (AP),
dan bagian penerimaan barang (ditahan sampai persediaan tiba).
Salinan terakhir diajukan di tempat terbuka/ tertutup berkas
pesanan pembelian.
menerima barangBarang tiba dari vendor didamaikan dengan
tembusan dari PO. Petugas penerimamenghitung dan memeriksa
persediaan, lalu menyiapkan laporan penerimaan yang menyatakan
kuantitas dan kondisi persediaan.
mencatatperbaruanpersediaantergantung pada metode
penilaian persediaan di tempat. Memperbarui buku besar
persediaan yang sebenarnya memerlukan informasi keuangan
tambahan (salinan faktur).
set up utangtransaksi ini, mengatur fungsi AP telah menerima
dan sementara mengajukan salinan PO dan menerima laporan.
Untuk menutup buku, akuntan harus memperkirakan nilai
kewajiban sampai faktur tiba. Setelah mencatatkewajiban, petugas

AP transfer semua dokumen sumber (PO, menerima laporan, dan

faktur) ke file AP terbuka.
postingkebukubesarfungsi buku besar menerima jurnal dari
departemen AP dan ringkasan akun dari pengendalian persediaan.
Jurnal disetujui kemudian diposting ke file voucher jurnal.
b. Sistem pengeluaran kas
Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran kewajibandalam
sistem pembelian. Inibertujuan untuk memastikan hanya kreditor yang
menerima pembayaran dan jumlah dibayarkan benardantepat waktu.
kenali kewajiban duemengidentifikasi item yang telah jatuh
tempo. Setiap hari, fungsi AP ulasan file yang terbuka AP untuk
produk tersebut dan mengirimkan persetujuan pembayaran dalam
bentuk paket voucher ke departemen pengeluaran kas.
menyiapkan pencairan kaspetugas mempersiapkan cek dan
mencatat nomor cek, jumlah dolar, nomor voucher, dan data terkait
lainnya dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas).
memperbaruipencatatan APsetelah menerima paket voucher,
petugas AP menghilangkan kewajiban dengan mendebet rekening
AP anak perusahaan atau dengan mencatat nomor cek dan tanggal
pembayaran di voucher mendaftar. Voucher diajukan dalam berkas
voucher tertutup, dan ringkasan akun disiapkan dan dikirim ke
fungsi buku besar.
postingkebukubesarangka-angkadidamaikan dengan ringkasan
AP, dan AP kontrol dan uang tunai rekening
disesuaikandandiperbaruidi buku besar.

1. PengendalianSiklusPengeluaran
Bagian ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus
pengeluaran sesuai dengan prosedur pengendalian yang ditentukan dalam
Pernyataan Standar Auditing No. 78.
a. Otorisasi transaksi
Pembeliansubsistemuntuk mengotorisasi dan memproses
transaksi pembelian. Persediaan yang berlebihan mengikat

cadangan kas organisasi, dan saham-out menyebabkan penjualan

hilang dan penundaan manufaktur.
pengeluaran kas subsystemuntuk memberikan kontrol yang
efektif atas aliran kas dari perusahaan, fungsi pengeluaran kas
tidak harus menulis cek tanpa otorisasi yang jelas ini.
b. Pemisahan tugas
pemisahan pengendalian persediaan dari gudanginventory
control membuat catatan rinci aset, sedangkan gudang memiliki
hak asuh. Pada setiap titik, auditor harus mampu mendamaikan
catatan persediaan untuk persediaan fisik.
pemisahan dari bukubesar dan hutang dari pengeluarankas
berfungsimengurangieksposurdalampengeluarankassubsistem.
Catatan mengendalikan aset ini adalah buku besar pembantu AP
dan rekening kas dalam buku besar. Karena individu dengan
tanggung jawab gabungan, menulis cek, posting ke rekening kas,
dsb. bisa melakukan penipuan terhadap perusahaan.
c. Pengawasanpengawasan ketat di sini mengurangi kemungkinan dua
jenis eksposur:
pemeriksaan asetketika barang dari pemasok tiba,
penerimaharus menghitungdanmemeriksa kondisi (kerusakan,
pembusukan). Penerima menerima tembusan dari PO asli dari
pembelian. TembusanPO inimemiliki semua informasi
relevanbarang kecuali jumlah dan harganya. Hal inibertujuan agar
dilakukanperhitunganfisikdanpemeriksaan.
pencurian assetketidaktepatan prosedur
pemeriksaandanpengawasan yang tidak memadai dapat
menciptakan situasi yang kondusif untuk pencurian persediaan
dalam perjalanan.
d. Pencatatan akuntansipengendalian catatan akuntansi
bertujuanuntuk mempertahankan audit trail yang memadai untuk
melacak transaksi dari dokumen sumbernya atas laporan
keuangan.Siklus pengeluaran mempekerjakan catatan akuntansi
berikut: AP buku besar pembantu, daftar voucher, periksa daftar, dan
buku besar. Selain catatan akuntansi rutin, sistem siklus pengeluaran

harus dirancang untuk memberikan informasi pendukung, seperti file

permintaan pembelian, file PO, dan file laporan penerimaan.
e. Aksespengendalian
akses langsungmeliputi kunci, alarm, dan akses terbatas ke
daerah yang terdapat persediaan dan uang tunai.
akses tidak langsungsebuah perusahaan harus membatasi akses
ke dokumen yang mengontrol aset fisik. Sebagai contoh, seorang
individu dengan akses untuk membeli permintaan resmi, pesanan
pembelian, dan menerima laporan memiliki bahan untuk
membangun sebuah transaksi pembelian penipuan.
f. Verifikasi independen
verifikasiindependendengan hutangsalinan dokumen sumber
utama mengalir ke departemen ini untuk ditinjau dan
dibandingkan. Setiap dokumen berisi fakta-fakta unik tentang
transaksi pembelian,meliputi:
PO, yang menunjukkan agen pembelian memerintahkan hanya
persediaan yang dibutuhkan dari vendor valid.
laporan penerimaan, yang merupakan bukti penerimaan fisik
barang, kondisi, dan jumlah yang diterima. Rekonsiliasi
dokumen ini dengan PO menandakan bahwa organisasi
memiliki kewajiban yang sah.
faktur pemasok,menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan untuk mencatat kewajiban sebagai hutang.
verifikasi independen dengan departemenbukubesarmeliputi
penerimaan voucher jurnal dan laporan ringkasan dari inventory
control, AP, dan pengeluaran kas. Dari sumber-sumber ini, fungsi
buku besar memverifikasi bahwa total kewajiban yang tercatat
sama dengan total persediaan diterima dantotalpengurangan AP
sama dengan total pengeluaran kas.
A. SISTEM FISIK
Sistem manualsebagai bantuan pelatihan visual untuk mempromosikan
pemahaman yang lebih baik dari konsep yang disajikan dalam bagian
sebelumnya.
1. Sistem Manual

Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung

alternatifkonseptual sistem yang disajikan dalam bagian sebelumnya.
Meliputihubungan antara unit organisasi, pembagian tugas, dan informasi
penting untuk operasi dan pengendalian internal yang efektif. menyoroti
inefisiensi intrinsik untuk sistem manual, yang memunculkan peningkatan
teknologi dan teknik yang digunakan oleh sistem modern.
a. Pengendalianpersediaanuntuk memberikan kontrol otorisasi yang
tepat, departemen pengendalian persediaan yang dipisahkan dari
departemen pembelian, yang mengeksekusi transaksi.
b. Departemen pembelianmenerima permintaan pembelian, macam
mereka oleh vendor, dan mempersiapkan multiPOuntuk masingmasing vendor. Dua salinan dari PO yang dikirim ke vendor, satu
salinan dikirim ke inventory control, satu salinan dikirim ke AP, satu
salinan dikirim ke departemen penerima. Petugas file salinan terakhir
bersama dengan permintaan pembelian dalam file PO terbuka.
c. Penerimaanbarang tiba dari vendor didamaikan dengan tembusan
dari PO. Setelah menyelesaikan perhitungan fisik dan pemeriksaan,
petugas penerima menyiapkan multi laporan penerimaanmenyatakan
kuantitas dan kondisi persediaan.Satu salinan laporan penerimaan
menyertai persediaan fisik untuk gudang, salinan lain dikirim ke
departemen pembelian. Petugas menutup PO terbuka dengan
mengajukan permintaan pembelian, PO, dan laporan penerimaan
dalam file PO tertutup. Salinan ketiga dikirim ke inventory control
(dengan asumsi sistem biaya standar) persediaan buku besar pembantu
diperbarui. Salinan keempat dikirim ke departemen AP. Salinan akhir
dari laporan penerimaan diajukan dalammenerima departemen.
d. Departemen APketika faktur tiba, petugas AP mendamaikan
informasi keuangan dengan dokumen dalam file tertunda, mencatat
transaksi dalam jurnal pembelian, dan posting ke akun pemasok dalam
buku besar pembantu AP. Setelah mencatat kewajiban, petugas AP
transfer dokumen sumber (PO, menerima laporan, dan faktur) pada
voucher file hutangterbuka.
e. Departemen bukubesardepartemen buku besar menerima voucher
jurnal dari departemen AP dan ringkasan akun dari pengendalian

persediaan. Petugas buku besar mendamaikan ini dan posting ke

persediaan dan kontrol AP rekening.
2. Sistem Pengeluaran Kas
a. Departemen APsetiap hari, petugas AP ulasan voucher terbuka
(AP) file untuk item karena dan mengirimkan voucher dan dokumen
pendukung ke departemen pengeluaran kas.
b. Departemen pencairan kasuntuk setiap pencairan, petugas
menyiapkan tiga bagian cek dan mencatat nomor cek, jumlah dolar,
nomor voucher, dan dataterkait lainnya dalam daftar cek. cek, bersama
dengan dokumenpendukung, pergi ke manajer pengeluaran kas
departemen, ataubendahara, untuk tanda tangan. Bagian negotiable cek
dikirimkankepada pemasok. Petugas mengembalikan paket voucher
danmemeriksa salinan ke departemen AP dan file satu salinan
cek.Akhirnya, petugas merangkum entri untuk daftar cek dan
mengirimkanvoucher jurnal untuk departemen buku besar.
c. Departemen APsetelah menerima paket voucher, petugas AP
menghilangkan kewajiban dengan mencatat nomor cek di voucher
pendaftar dan mengajukan paket voucher dalam file voucher
tertutup.Lalu, petugas mengirimkan ringkasan AP ke departemen buku
besar.
d. Departemen bukubesarberdasarkan voucher jurnal dari
pengeluaran kas dan ringkasan akun dari AP, petugas menulisbuku
besar ke rekening kontrol buku besar dan file dokumen.
e. Penutupmeskipun struktur departemen klasik mungkin masih ada di
lingkungan berbasis komputer, tanggung jawab personel yang kembali
fokus. Bukannya terlibat dalam sehari-hari proses transaksi,
departemen ini sekarang terlibat dengan analisis keuangan dan
pengecualian berbasis pemecahan masalah. Akibatnya, departemen ini
lebih kecil dan lebih efisien daripada sistem rekan manual mereka.
B. PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER DAN APLIKASI
PENCAIRAN KAS
Otomatisasi yang melibatkan penggunakan teknologi untuk meningkatkan
efisiensi dan efektivitas tugas, sedangkan tujuan rekayasa ulang adalah untuk
menghilangkan tugas takbernilaitambah. Reengineering melibatkan menggantikan

prosedur tradisional dengan prosedur inovatif yang sering kali sangat berbeda dari
yang sebelumnya di tempat.
1. Mengotomatisasi Prosedur Pembelian
MenggunakanTeknologiPengolahan Batch
Berikut ini urutan peristiwa yang terjadi dalam sistem ini:
a. Departemen pengolahan data: langkah 1catatan berisi nomor
item persediaan, deskripsi item, jumlah yang akan dipesan, harga
satuan standar, dan jumlah vendor pemasok utama. Informasi yang
dibutuhkan untuk membuat data permintaan dipilih dari catatan anak
persediaan, yang kemudian ditandai '' Pada Orde '' untuk mencegah
item dari yang memerintahkan lagi sebelum urutan saat tiba.
b. Departemen pembeliansetelah menerima permintaan pembelian,
departemen pembelian menyiapkan PO multi. Salinan dikirim ke
vendor, AP, menerima, pengolahan data, dan berkas departemen
pembelian ini. Jika kontrol komputer yang cukup berada di tempat
untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan membeli, maka prosedur
pemesanan lebih efisien dapat diimplementasikan. Sistem ini secara
otomatis menyiapkan dokumen PO dan mengirimkannya ke
departemen pembelian untuk diperiksa dan ditandatangani. Agen
pembelian kemudian dikirimkan PO disetujui untuk vendor dan
mendistribusikan salinan kepada pengguna internal lainnya. Alternatif
kedua mempercepat proses pemesanan dengan mendistribusikan PO
langsung ke vendor dan pengguna internal, sehingga melewati
departemen pembelian sepenuhnya. Sebaliknya, sistem menghasilkan
daftar transaksi orderan untuk meninjau agen pembelian ini. Alternatif
ketiga merupakan teknologi rekayasa ulang yang disebut electronic
data interchange.Metode ini tidak menghasilkan PO fisik. Sebaliknya,
sistem komputer, baik pembelian dan perusahaan yang menjual
terhubung melalui jaringan telekomunikasi khusus. Di masing-masing
tiga alternatif, tugas otorisasi dan memesan terintegrasi dalam sistem
komputer.
c. Departemen pengolahan data: langkah 2salinan PO dikirim ke
pengolahan data dan digunakan untuk membuat catatan dalam file PO

terbuka. Permintaan resmi terkait dipindahkan dari membuka file

permintaan pembelian ke tertutup berkas permintaan pembelian.
d. Departemenpenerimaanketika barang tiba dari vendor, petugas
penerima menyiapkan laporan penerimaan dan mengirimkan salinan
ke toko-toko (dengan barang), pembelian, AP, dan pengolahan data.
e. Departemen pengolahan data: langkah 3departemen pengolahan
data menerima berkas laporan dari data yang disediakan oleh dokumen
laporan penerimaan. Program ini menghilangkan '' Pada Orde ''
bendera dari catatan persediaan yang diperbarui dan menghitung total
batch penerimaan persediaan, yang akan digunakan dalam prosedur
pembaruan buku besar. Lalucatatan terkait dalam file PO terbuka
ditransfer ke file PO tertutup.
f. Utangusahaketika petugas AP menerima faktur pemasok, ia
mendamaikan dengan topi dokumen pendukung yang sebelumnya
ditempatkan di AP berkas tertunda. Petugas kemudian menyiapkan
voucher, file dalam file voucher terbuka, dan mengirimkan salinan
voucher untuk pengolahan data.
g. Departemen pengolahan data: langkah 4program
batchmemvalidasi catatan voucher terhadap file penjual
danmenambahkannyake voucher register. Total angkatandipersiapkan
untuk postingan berikutnya ke rekening kontrol AP dalam buku besar.
2. Prosedur Pengeluaran Kas
a. Departemen pengolahan dataCek dicetak, dan masing-masing cek
dicatat dalam daftar cek. Nomor cek dicatat dalam voucher daftar
untuk menutup voucher dan mentransfer item ke file AP tertutup. Cek,
dengan daftar transaksi, dikirim ke departemen pengeluaran kas. Total
batch tertutup AP dan kas pengeluaran dipersiapkan untuk prosedur
update buku besar. Pada akhir hari, total batch terbuka dan ditutup AP,
persediaan meningkat, dan pengeluaran kas diposting ke kontrol AP,
inventory control, dan rekening kas buku besar. Jumlah tertutup AP
dan pengeluaran kasharus seimbang.
b. Departemen pencairan kaspetugas pengeluaran kas mendamaikan
cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian dinegosiasikan
cek ke manajemen untuk penandatanganan, kemudian dikirim ke

pemasok. Satu salinan dari setiap cek dikirim ke AP, dan salinan
lainnya diajukan dalam pengeluaran kas, bersama daftar transaksi.
c. Departemen utangusahasetelah menerima salinan cek, petugas AP
cocok mereka dengan voucher terbuka dan transfer barang-barang
sekarang ditutup untuk file voucher tertutup.
3. Reengineering Pembelian/ Sistem Pengeluaran Kas
a. Pengolahan datatugas-tugas berikut dilakukan secara otomatis.
file persediaan mencari item yg jatuh ke pemesanan ulang mereka.
sebuah catatan yang dimasukkan dalam pembelian berkas

permintaan untuk setiap item yang akan diisi ulang.

rekuisisi dikonsolidasikan sesuai nomor penjual.
penjual mailing informasi diambil dari file penjual valid.
pesanan pembelian disiapkan dan ditambahkan ke file PO terbuka.
daftar transaksi PO dikirim ke departemen pembelian

untukdiperiksa.
b. Departemenpenerimaanketika barang tiba, penerima mengakses
file PO terbuka secara real time dengan memasukkan nomor PO
diambil dari slip kemasan. Kemudian meminta penerima untuk
memasuki jumlah yang diterima untuk setiap item pada PO.
c. Pengolahan datatugas berikut dilakukan otomatis oleh sistem:
kuantitas barang diterima dicocokkan dengan catatan PO terbuka.
catatan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
catatan anak persediaan diperbarui untuk mencerminkan
penerimaan barang inventaris.
rekening buku inventory control umum diperbarui.
rekor ini dihapus dari file PO terbuka dan ditambahkan ke file AP
terbuka,tanggal jatuh tempo untuk pembayaran didirikan. Prosedur
berikut dilakukan untuk item yang dipilih:
cek secara otomatis dicetak, ditandatangani, dan didistribusikan
ke ruang surat untukvendor(EDI menerima pembayaran

melalui transfer dana elektronik EFT).

pembayaran dicatat dalam file daftar cek.
produk dibayar ditransfer dari file AP terbukake tertutup.
buku AP dan uang tunai rekening umum diperbarui.
laporanrinci transaksi dikirim ke departemen AP dan

pengeluaran kasuntuk tinjauan manajemen dan pengajuan.

4. Implikasi Pengendalian
Isu spesifik untuk siklus pengeluaran berfokus pada perbedaan
otomatis dengan sistem rekayasa ulang.

a. Sistem otomatis
peningkatan pengendalian persediaansebuah sistem
wellcontrolled harus menyediakan manajemen dengan laporan
tentang pembelian persediaan, perputaran persediaan, pembusukan,
dan barang-barang yang bergerak lambat.
manajemen kas yang lebih baiksistem otomatis mendorong
pengelolaan kas yang efektif dengan memindai file voucher harian
untuk item, menulis cek otomatis, semua tambahan untuk file
voucher harus divalidasi (cek dalam jumlah di bawah ambang
batas yang ditandatangani secara otomatis).
jeda waktusebuah lag ada antara kedatangan barang di
departemen penerimaan persediaandan mncatat dalam file
persediaan.
pembelian bottlenecksejumlah besar pembelian rutin bisa
otomatis, sehingga membebaskan agen pembelian dari pekerjaan
rutin seperti menyiapkan PO dan mailing mereka ke vendor.
dokumen paper berlebihanorganisasi dengan volume transaksi
tinggi, mengurangi atau menghilangkan dokumen kertas dalam
sistemkarenamenambah biaya.
b. Sistem rekayasa ulangsecara khusus, perbaikan dalam sistem ini
adalah (1) menggunakan prosedur real-time dan file akses langsung,
(2) menghilangkan prosedur administrasi rutin, dan (3) mencapai
pengurangan yang signifikan dalam dokumen menggunakan
komunikasi digital.
pemisahan tugassistem ini menghilangkan pemisahan fisik
antara otorisasi dan proses transaksi. Dokumenrincidanringkasan
menggambarkan tindakan otomatis diambil oleh sistem dan
memungkinkan manajemen untuk menemukan kesalahan dan
setiap peristiwa yang tidak biasa yang memerlukan penyelidikan.
pencatatan akuntansi dan aksespengendalianundang-undang
Sarbanes-Oxley mengwajibkan manajemen untuk menerapkan
langkah-langkah keamanan kontrol yang memadai gunamelindungi
catatan akuntansi dari akses tidak sah dan kehancuran.