RMK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

CHAPTER 15

KELOMPOK 6
Nama Anggota :

Farizal Malika Kusuma A (21013010362)

Laksamana Yudya W (21013010347)
Ferdy Septyansyah W (21013010353)
Athallah Bagas P (21013010354)
M Rofiq Alieffudin (21013010351)

PRODI AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS PEMBANGUNAN NASIONAL “VETERAN” JAWA TIMUR
SURABAYA
2022
Siklus Pengeluaran: Pembelian uang tunai

Pengertian Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran adalah serangkaian kegiatan dan operasional pemrosesan data
terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.
Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total
memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang
dibutuhkan organisasi untuk berfungsi

A. Sistem Konseptual

Langkah-langkah pembelian dan aktivitas pengeluaran kas:

a. Prosedur Proses Pembelian
Prosedur ini berbeda untuk perusahaan manufaktur dan ritel dan disajikan dalam DFD.

1) Monitor catatan persediaan : Terkait dengan permintaan pembelian untuk setiap item
persediaan sesuai kebutuhan kemudian digabungkan menjadi
pesanan pembelian tunggal.

2) Menyiapkan pesanan pembelian : Fungsinya untuk menerima permintaan pembelian

dan menyiapkan pesanan atas permintaan pembelian.

3) Menerima barang : Penerimaan persediaan dimana barang tiba (dengan blind

copy)yang harus dihitung dan diperiksa sebelum menyelesaikan laporan penerimaan.

4) Memperbarui catatan persediaan :Tergantung pada metode penilaian persediaan

yaitu a) sistem biaya standar b) biaya aktual.

5) Bagian Hutang Usaha (set up Hutang). Staf hutang menerima dokumen-dokumen

(PR, PO, receiving report, and the supplier’s invoice), kemudian merekonsiliasi
dokumen tersebut dan mem posts jurnal pembelian, dan menambahkan kewajiban di
buku pembantu hutang. Secara periodik, staf hutang akan meringkas ayat jurnal
pembelian kemudian menyiapkan voucher jurnal yang akan dikirim ke departemen G/L.
Pembelian/Persediaan-pengendali xxx
Utang Usaha-Pengendali xxx

6) Mencatat ke buku Besar

b. Sistem Pengeluaran Kas
1) Mengidentifikasi kewajiban jatuh tempo : bagian hutang mengidentifikasi
kewajiban jatuh tempo lalu mengirimkan persetujuan pembayaran dalam
bentuk paket voucher ke bagian pencairan kas.

2) Menyiapkan pengeluaran kas. Untuk tiap pengeluaran, staf menyiapkan cek tiga
salinan dan mencatat nomor cek, jumlah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang
terkait dalam daftar cek (check register), yang juga disebut sebagai Jurnal pengeluaran
Kas (Cash Distribusments journal). Bagian Cek yang dapat dipertukarkan kemudian
dikirim ke pemasok. Staf tersebut kemudian menandai berbagai dokumen dalam paket
voucher dengan tulisan sudah dibayar dan mengembalikannya ke staf Utang Usaha
(A/P).
Setelah itu, staf kemudian meringkas berbagai ayat (entri) yang dimasukkan
dalam daftar cek serta mengirim voucher jurnal ke departemen buku besar.
Utang Usaha xxx
Kas xxx

3) Update catatan hutang.

4) Posting ke buku besar : pencatatan jurnal voucher dari pengeluaran kas

dan ringkasan akun hutang

B. Sistem Fisik

Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung perlakuan konseptual dari sistem yang
dipaparkan pada bagian sebelumnya. Ini seharusnya membantu untuk mengetahui
hubungan antara unit organisasi, pemisahan tugas, dan arus informasi yang perlu
dalam operasional dan pengendalian internal yang efektif.
Figur berikut akan menampilkan flowchart dari sistem pembelian manual:
1. Sistem Pengeluaran Kas
Detail sistem flowchart dari sistem pengeluaran kas secara manual akan dipaparkan
dalam figur dibawah
C. Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas

1. Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan

Batch.
a. Departemen Pemrosesan Data: Tahap I
Ketika persediaan kurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam
produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang dalam file buku besar
pembantu persediaan telah menurun sampai titik pemesanan ulangnya.Jika demikian,
maka akan dibuatkan catatan dalam file permintaan terbuka.Catatan buku pembantu
persediaan kemudian akan ditandai “sedang diproses” untuk mencegah barang
tersebut dipesan kembali sebelum barang Datang.

b. Departemen Pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, Departemen pembelian membuat pesanan
pembelian yang terdiri atas beberapa bagian. Salinan tersebut dikirim ke pemasok,
utang usaha, penerimaan, pemrosesan data, dan file utuk departemen pembelian
sendiri.
Sistem membuat dokumen pesanan pembelian dan dikirim ke departemen pembelian
untuk ditinjau, ditandatangani dan mendistribusikan nya ke pemasok dan pengguna
internal lainnya. Berikut adalah figur untuk alternatif
Pertama.
Alternatif tiga menyajikan teknologi rekayasa ulang yang disebut pertukaran data
elektronik (EDI). Metode ini tidak menghasilkan dokumen fisik (pesanan pembelian).
Sebagai gantinya, sistem komputer dari perusahaan yang membeli dan menjual
dikoneksikan melalui saluran telekomunikasi khusus.
c. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 2
Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka
dan untuk mentransfer catatan yang terkait dalam file permintaan pembelian ke file
permintaan pembelian tertutup.
d. Departemen Penerimaan
Ketika barang tiba dari pemasok, staf penerimaan membuat laporan penerimaan.
Salinannya akan dikirim penyimpanan (bersama dengan barang), pembelian, Utang
Usaha, dan pemrosesan data.
e. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 3
Departemen pemrosesan data membuat file laporan penerimaan berdasarkan data dari
dokumen laporan penerimaan. Kemudian program batch memperbarui file pembantu
persediaan dari file laporan penerimaan dan menghapus tanda “sedang diproses” dari
catatan persediaan, kemudian sistem akan menghitung total batch penerimaan
persediaan untuk prosedur pembaharuan buku besar umum.
f. Utang Usaha
Ketika staf penerimaan menerima faktur dari pemasok, dia akan mencocokkan
nya dengan file pendukung yang sebelumnya dimasukkan kedalam file tunda
utang usaha.
g. Departemen Pemrosesan Data: Tahap 4
File voucher dibuat dari dokumen voucher. Program batch memvalidasi
berbagai catatan voucher dengan file pemasok valid, menambahkannya ke
daftar voucher (File pembantu A/P terbuka). Pada akhirnya, total batch
disiapkan untuk dicatat ke akun pengendali utang usaha dalam buku besar

MENERIMA
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan
penyimpanan barang pesanan. kedua langkah ini sebagai proses yang berbeda karena
masing-masing dilakukan oleh fungsi organisasi yang berbeda. Departemen
penerimaan bertanggung jawab untuk menerima pengiriman dari pemasok. Biasanya
melapor ke manajer gudang, yang pada gilirannya melapor ke wakil presiden
manufaktur. Departemen penyimpanan persediaan, yang juga melapor kepada manajer
gudang, bertanggung jawab atas penyimpanan barang.

Proses
Ketika pengiriman tiba, petugas penerima membandingkan nomor pesanan pembelian
yang dirujuk pada slip pengepakan pemasok dengan file pesanan pembelian terbuka
untuk memverifikasi bahwa barang telah dipesan. Petugas penerima kemudian
menghitung jumlah barang yang dikirim dan memeriksa tanda-tanda kerusakan yang
nyata. Petugas penerima mendokumentasikan semuanya pada laporan penerimaan,
termasuk tanggal penerimaan, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian
Tiga kemungkinan pengecualian untuk proses ini adalah (1) menerima jumlah barang
yang berbeda dari jumlah yang dipesan, (2) menerima barang yang rusak, atau (3)
menerima barang dengan kualitas rendah yang gagal diperiksa. Dalam ketiga kasus
tersebut, departemen pembelian harus menyelesaikan situasi dengan pemasok.

Ancaman dan Kontrol

Menerima pengiriman barang yang tidak dipesan menghasilkan biaya yang terkait
dengan pembongkaran, penyimpanan, dan kemudian pengembalian barang-barang
tersebut. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah dengan
menginstruksikan departemen penerima untuk hanya menerima pengiriman yang ada
pesanan pembelian yang disetujui.
Ancaman lainnya adalah melakukan kesalahan dalam menghitung barang yang
diterima. Menghitung dengan benar kuantitas yang diterima sangat penting untuk
memelihara catatan persediaan perpetual yang akurat. Ini juga memastikan bahwa
perusahaan hanya membayar barang yang benar-benar diterima. Untuk mendorong
petugas penerima menghitung secara akurat apa yang dikirim, banyak perusahaan
merancang sistem pemrosesan permintaan sehingga ketika meninjau pesanan
pembelian terbuka, pekerja dok penerima tidak melihat jumlah yang dipesan.
Salah satu cara untuk mengontrol pembelian jasa adalah dengan menahan akun
supervisor yang sesuai untuk semua biaya yang dikeluarkan oleh departemen itu.
Supervisor diminta untuk mengakui penerimaan layanan, dan biaya terkait kemudian
dibebankan ke rekening yang menjadi tanggung jawabnya.

MENYETUJUI FAKTUR PEMASOK

Kegiatan utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pemasok
untuk pembayaran

Proses
Departemen hutang dagang menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Kewajiban
hukum untuk membayar pemasok muncul pada saat barang diterima. Namun, untuk
alasan praktis, sebagian besar perusahaan mencatat hutang dagang hanya setelah
menerima dan menyetujui faktur pemasok.
Ketika faktur pemasok diterima, departemen hutang bertanggung jawab untuk
mencocokkannya dengan pesanan pembelian dan laporan penerimaan yang sesuai.
Kombinasi dari faktur pemasok dan dokumentasi pendukung terkait menciptakan apa
yang disebut paket voucher.
Ada dua cara untuk memproses faktur pemasok, disebut sebagai sistem nonvoucher
atau voucher. Dalam sistem nonvoucher, setiap faktur yang disetujui (bersama dengan
dokumentasi pendukung) diposting ke catatan pemasok individu dalam file hutang
usaha dan kemudian disimpan dalam file faktur terbuka. Ketika cek ditulis untuk
membayar faktur, paket voucher adalah dihapus dari file faktur terbuka, faktur ditandai
dibayar, dan kemudian usia paket voucher disimpan dalam file faktur
dibayar. Dalam sistem voucher, dokumen tambahan yang disebut voucher pengeluaran
juga dibuat ketika faktur pemasok disetujui untuk pembayaran. Voucher pencairan
mengidentifikasi pemasok, mencantumkan faktur terutang, dan menunjukkan jumlah
bersih yang harus dibayar setelah dikurangi diskon dan tunjangan yang berlaku.
Sistem voucher menawarkan tiga keunggulan dibandingkan sistem nonvoucher.
Pertama, mereka mengurangi
jumlah cek yang perlu ditulis karena beberapa faktur dapat dimasukkan dalam satu
voucher pengeluaran. Kedua, karena voucher pencairan adalah dokumen yang dibuat
secara internal, maka voucher tersebut dapat diberi nomor terlebih dahulu untuk
menyederhanakan pelacakan semua hutang. Ketiga, karena voucher memberikan
catatan eksplisit bahwa faktur pemasok telah disetujui untuk pembayaran, ini
memfasilitasi pemisahan waktu persetujuan faktur dari waktu pembayaran faktur. Hal ini
membuat lebih mudah untuk menjadwalkan kedua kegiatan untuk memaksimalkan
efisiensi.
Pilihan lain adalah menghilangkan faktur pemasok. Lagi pula, untuk sebagian besar
pembelian berulang, perusahaan mengetahui harga barang dan jasa pada saat
dipesan.
Kartu pengadaan adalah kartu kredit perusahaan yang hanya dapat digunakan
karyawan di pemasok yang ditunjuk untuk membeli jenis barang tertentu. Batas
pembelanjaan dapat diatur untuk setiap kartu. Selain itu, nomor rekening pada setiap
kartu pengadaan dapat dipetakan ke rekening buku besar tertentu, seperti
perlengkapan kantor. Kartu pengadaan menyederhanakan hutang usaha karena
perusahaan menerima satu laporan bulanan yang merangkum pembelian
non-persediaan menurut kategori akun. Kartu pengadaan juga meningkatkan efisiensi
proses pengeluaran kas karena perusahaan hanya perlu melakukan satu pembayaran
untuk semua pembelian non-persediaan selama periode waktu tertentu, daripada
melakukan pembayaran terpisah ke berbagai pemasok

Ancaman dan Kontrol

Salah satu ancamannya adalah kesalahan pada faktur pemasok, seperti perbedaan
antara kuotasi dan harga aktual yang dibebankan atau kesalahan perhitungan jumlah
total yang harus dibayar. Akibatnya, keakuratan matematis dari faktur pemasok harus
diverifikasi dan harga serta jumlah yang tercantum di dalamnya dibandingkan dengan
yang ditunjukkan pada pesanan pembelian dan laporan penerimaan.
Bahkan dengan ERS, biaya pengiriman memerlukan pertimbangan khusus karena
kompleksitasnya menciptakan banyak peluang untuk terjadi kesalahan. Cara terbaik
untuk mengurangi ancaman terkait pengiriman adalah dengan memberikan pelatihan
yang memadai kepada staf bagian pembelian dan utang usaha tentang praktik dan
terminologi transportasi.

PENGELUARAN TUNAI
Aktivitas terakhir dalam siklus pengeluaran adalah membayar pemasok.

Proses
Kasir, yang melapor kepada bendahara, bertanggung jawab untuk membayar pemasok.
Ini memisahkan fungsi
penyimpanan, yang dilakukan oleh kasir, dari fungsi otorisasi dan pencatatan, yang
masing-masing dilakukan oleh departemen pembelian dan hutang dagang.
Pembayaran dilakukan ketika hutang mengirimkan paket voucher kepada kasir.
Meskipun penggunaan EFT dan FEDI meningkat, banyak pembayaran tetap dilakukan
dengan cek.
Ancaman dan Kontrol
Gagal memanfaatkan diskon pembelian untuk pembayaran segera bisa berakibat
mahal. Pengarsipan yang tepat dapat secara signifikan mengurangi risiko ancaman ini.
Faktur yang disetujui harus diajukan sebelum tanggal jatuh tempo, dan sistem harus
dirancang untuk melacak tanggal jatuh tempo faktur dan mencetak daftar periodik
semua faktur terutang.
Ancaman lain adalah membayar barang yang tidak diterima. Pengendalian terbaik
untuk mencegah ancaman ini adalah dengan membandingkan jumlah yang tertera pada
faktur pemasok dengan jumlah yang dimasukkan oleh orang pengendalian persediaan,
yang menerima transfer barang tersebut dari departemen penerimaan.
Penggantian biaya perjalanan dan hiburan karyawan memerlukan perhatian khusus
karena ini adalah area dimana penipuan sering terjadi dan tren teknologi telah
memudahkan karyawan untuk mengajukan klaim penipuan. Tanda terima elektronik
juga mudah diubah atau dipalsukan. Akibatnya, banyak organisasi mengharuskan
karyawan untuk menyerahkan bukti tambahan, seperti agenda konferensi yang
mengidentifikasi peserta, untuk membuktikan bahwa mereka benar-benar melakukan
perjalanan.
Beberapa prosedur pengendalian terkait dapat mengurangi ancaman ini. Pertama,
faktur harus disetujui untuk pembayaran hanya jika disertai dengan paket voucher
lengkap (pesanan pembelian dan laporan penerimaan). Kedua, hanya salinan asli
faktur yang harus dibayar. Pembayaran tidak boleh diotorisasi untuk fotokopi faktur.
Ketiga, ketika faktur dibayar, faktur dan paket voucher harus dibatalkan (ditandai
“dibayar”) dengan cara yang akan mencegah pengiriman kembali.
Mungkin ancaman paling serius yang terkait dengan fungsi pengeluaran kas adalah
pencurian atau penyelewengan dana. Karena uang tunai adalah aset yang paling
mudah dicuri, akses ke uang tunai, cek kosong, dan mesin penandatangan cek harus
dibatasi. Cek harus diberi nomor urut dan dicatat secara berkala oleh kasir.
Cara terbaik untuk mengurangi ancaman ini adalah dengan menunjuk
komputer tertentu yang akan digunakan untuk perbankan online, untuk membatasi
akses ke komputer itu kepada bendahara atau siapa pun yang bertanggung jawab
untuk mengotorisasi pembayaran, dan menggunakan komputer itu hanya untuk online.
perbankan dan tidak ada kegiatan lain. Jika tidak, jika bendahara menggunakan
komputer yang sama untuk email dan perbankan online dan menjadi korban serangan
spear phishing, penjahat dapat menginstal perangkat lunak keylogging,
menggunakannya untuk mendapatkan kredensial perbankan organisasi, dan
kemudian mencuri dana organisasi.
 BAB 14
Siklus Pendapatan: Penjualan ke Penagihan Tunai

Siklus pendapatan adalah serangkaian aktivitas bisnis yang berulang dan operasi
pemrosesan informasi terkait yang terkait dengan penyediaan barang dan jasa kepada
pelanggan dan mengumpulkan uang tunai sebagai pembayaran untuk penjualan tersebut
(Gambar 14-2).

Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat yang
tepat pada waktu yang tepat dengan harga yang tepat. Untuk mencapai tujuan itu, manajemen
harus membuat keputusan kunci berikut: Sejauh mana produk dapat dan harus disesuaikan
dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan individu? ; Berapa banyak persediaan yang harus
dibawa, dan di mana persediaan itu harus ditempatkan? ;Bagaimana seharusnya barang
dagangan dikirimkan ke pelanggan? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri
atau mengalihdayakannya ke pihak ketiga yang berspesialisasi dalam logistik?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut memandu bagaimana sebuah organisaasi
melakukan empat aktivitas siklus pendapatan dasar yang digambarkan dalam Gambar 14-3.
SISTEM INFORMASI SIKLUS PENDAPATAN

1. Proses
Pelanggan AOE dapat memesan langsung melalui Internet. Selain itu, tenaga
penjual menggunakan laptop portabel untuk memasukkan pesanan saat menelepon
pelanggan. Departemen penjualan memasukkan pesanan pelanggan yang diterima
melalui telepon, faks, atau surat. Setiap hari, bank mengirim AOE file yang berisi data
pengiriman uang, yang digunakan sistem untuk memperbarui saldo rekening kas
perusahaan dan rekening pelanggan.

2. Ancaman dan Kontrol

ENTRI PESANAN PENJUALAN
Gambar 14-6 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan memerlukan tiga
langkah: menerima pesanan pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, dan
memeriksa ketersediaan persediaan.

1. Menerima Pesanan Pelanggan

 Proses, Secara tradisional, pesanan pelanggan dimasukkan ke dalam sistem oleh
karyawan. Semakin banyak, organisasi berusaha untuk memanfaatkan TI agar pelanggan
melakukan lebih banyak entri data sendiri. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah
dengan meminta pelanggan mengisi formulir di situs web perusahaan.
Ancaman dan Kontrol, Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah
bahwa data penting tentang pesanan akan hilang atau tidak akurat (ancaman 5 pada
Tabel 14-1).

2. Persetujuan Kredit
Agar efektif, persetujuan kredit harus terjadisebelumbarang dilepaskan dari
persediaan dan dikirim ke pelanggan. Namun demikian, masalah akan terjadi, dan
beberapa pelanggan akhirnya tidak melunasi rekening mereka. Oleh karena itu,
pemantauan yang cermat terhadap piutang (pengendalian 7.3) sangat penting. Laporan
yang berguna untuk melakukan ini adalahlaporan penuaan piutang usaha, yang
mencantumkan saldo akun pelanggan berdasarkan jangka waktu terutang (Gambar 14-9).
Informasi yang diberikan oleh laporan tersebut berguna untuk memproyeksikan waktu
arus kas masuk masa depan yang terkait dengan penjualan, memutuskan apakah akan
meningkatkan batas kredit untuk pelanggan tertentu, dan untuk memperkirakan piutang
tak tertagih

MEMERIKSA KEADAAN INVENTARIS

Selain memeriksa kredit pelanggan, tenaga penjualan juga perlu menentukan apakah persediaan
yang tersedia cukup untuk memenuhi pesanan, sehingga pelanggan dapat diberitahu tentang
tanggal pengiriman yang diharapkan. Contoh informasi yang biasanya tersedia untuk staf
pesanan penjualan: kuantitas yang ada, kuantitas yang sudah diberikan kepada pelanggan lain,
dan kuantitas yang tersedia. Pengiriman, pengendalian persediaan, dan departemen penagihan
kemudian diberitahu tentang penjualan, dan pengakuan dapat dikirim ke pelanggan. Jika tidak
ada persediaan yang cukup untuk memenuhi pesanan,
pesanan kembali otorisasi pembelian atau produksi barang-barang tersebut harus dibuat.
Setelah ketersediaan inventaris ditentukan, sistem kemudian menghasilkan memilih tiket yang
mencantumkan item dan jumlah setiap item yang dipesan pelanggan.

Catatan persediaan yang akurat penting untuk mencegah kehabisan persediaan dan kelebihan
persediaan. Kehabisan stok dapat mengakibatkan hilangnya penjualan jika pelanggan tidak mau
menunggu dan malah membeli dari sumber lain. Sebaliknya, kelebihan persediaan meningkatkan
biaya penyimpanan dan bahkan mungkin memerlukan penurunan harga yang signifikan yang
mengurangi profitabilitas. Penurunan harga yang sering dapat mengubah citra perusahaan
menjadi pengecer diskon, sehingga mengkondisikan pelanggan untuk mengharapkan
pemotongan harga.

MENJAWAB PERTANYAAN PELANGGAN

Selain memproses pesanan pelanggan, proses entri pesanan penjualan juga mencakup
menanggapi pertanyaan pelanggan. Terkadang pertanyaan ini mendahului pesanan, dan sering
kali terjadi setelah pesanan dilakukan. Dalam kedua kasus tersebut, menanggapi
pertanyaan pelanggan dengan segera dan akurat sangat penting bagi kesuksesan jangka
panjang perusahaan. Tujuannya adalah untuk mempertahankan pelanggan. Ini penting karena
pemasaran umum.

Layanan pelanggan sangat penting sehingga banyak perusahaan menggunakan paket perangkat
lunak khusus, yang disebut sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), untuk mendukung
proses vital ini. Sistem CRM membantu mengatur informasi rinci tentang pelanggan untuk
memfasilitasi layanan yang lebih efisien dan lebih personal.

Penting bagi akuntan untuk merancang laporan yang akan membantu manajer dalam dengan
baik mengevaluasi kinerja perwakilan layanan pelanggan dengan menggabungkan ukuran
internal dan eksternal. Kegagalan untuk memasukkan kedua jenis data dapat mengakibatkan
laporan yang menyebabkan perilaku disfungsional.

PILIH DAN KEMASAN PESANAN

Langkah pertama dalam mengisi pesanan pelanggan melibatkan mengeluarkan item yang benar
dari inventaris dan mengemasnya untuk pengiriman. Proses tiket pengambilan yang dihasilkan
oleh proses entri pesanan penjualan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Pekerja
gudang menggunakan tiket pengambilan untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap
produk, untuk dikeluarkan dari inventaris dan kemudian mencatat jumlah setiap item yang benar-
benar diambil. Persediaan kemudian ditransfer ke departemen pengiriman.
KIRIM PESANAN

Setelah barang dagangan dikeluarkan dari gudang, barang tersebut dikirim ke pelanggan. Proses
departemen pengiriman harus membandingkan penghitungan fisik persediaan dengan jumlah
yang ditunjukkan pada tiket pengambilan dan dengan jumlah yang ditunjukkan pada pesanan
penjualan. Perbedaan dapat timbul karena barang tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan pada
tiket pengambilan atau karena catatan persediaan perpetual tidak akurat. Dalam kasus seperti
itu, departemen pengiriman perlu memulai pemesanan kembali barang-barang yang hilang dan
memasukkan jumlah yang benar yang dikirim pada slip pengepakan.

Setelah menghitung barang yang dikirim dari gudang, petugas pengiriman memasukkan nomor
pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah ke dalam sistem. Proses ini memperbarui bidang
kuantitas di tangan dalam file induk inventaris. Ini juga menghasilkan slip pengepakan dan
banyak salinan bill of lading. Slip pengepakan daftar kuantitas dan deskripsi setiap item yang
termasuk dalam pengiriman.

Daftar muatan adalah kontrak hukum yang mendefinisikan tanggung jawab atas barang dalam
perjalanan. Ini mengidentifikasi operator, sumber, tujuan, dan instruksi pengiriman khusus, dan
ini menunjukkan siapa (pelanggan atau vendor) yang harus membayar operator. Salinan bill of
lading dan slip pengepakan menyertai pengiriman. Jika pelanggan harus membayar biaya
pengiriman, salinan bill of lading ini dapat berfungsi sebagai:tagihan pengiriman, untuk
menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada operator. Dalam kasus lain, tagihan
pengiriman adalah dokumen terpisah.

Penagihan
PEMBAYARAN
Penagihan yang akurat dan tepat waktu untuk barang dagangan yang dikirim sangat penting.
Aktivitas invoice hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang dan
merangkum informasi dari aktivitas entri pesanan penjualan dan pengiriman. Ini memerlukan
informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim
dan informasi tentang harga dan persyaratan penjualan khusus dari departemen penjualan.
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang memberi
tahu pelanggan tentang jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirim pembayaran.
Seperti banyak perusahaan, AOE masih mencetak faktur kertas yang dikirimkan ke banyak
pelanggannya yang lebih kecil. Pelanggan yang lebih besar, bagaimanapun, menerima faktur
melalui EDI. EDI tidak hanya menghilangkan biaya pencetakan dan ongkos kirim, tetapi juga
tenaga kerja yang terlibat dalam melakukan tugas-tugas tersebut. Untuk perusahaan yang
menghasilkan ratusan ribu faktur penjualan setiap tahun, menghemat beberapa detik, dan sen,
per faktur dapat menghasilkan pengurangan biaya yang signifikan. Faktur EDI dan pembayaran
tagihan online juga menguntungkan pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya mereka,
yang seharusnya meningkatkan kepuasan dan loyalitas.

MEMPERTAHANKAN PIUTANG REKENING

Fungsi piutang, yang melapor ke pengontrol, melakukan dua tugas dasar: Fungsi ini
menggunakan informasi pada faktur penjualan untuk mendebit akun pelanggan dan selanjutnya
mengkredit akun tersebut saat pembayaran diterima. Dua cara dasar untuk memelihara piutang
adalah metode faktur terbuka dan metode saldo maju. Kedua metode tersebut berbeda dalam
hal kapan pelanggan melakukan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut diterapkan untuk
memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan bulanan yang dikirim ke pelanggan. Di
bawah metode faktur terbuka, pelanggan biasanya membayar sesuai dengan setiap faktur.
Biasanya, dua salinan faktur dikirimkan ke pelanggan, yang diminta untuk mengembalikan satu
salinan dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen turnaround yang disebut asaran
pengiriman uang. Pembayaran pelanggan kemudian diterapkan terhadap faktur tertentu.
Sebaliknya, di bawah metode keseimbangan maju, pelanggan biasanya membayar sesuai
dengan jumlah yang ditunjukkan pada laporan bulanan, bukan berdasarkan faktur individual. Itu
pernyataan bulanan daftar semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi
selama sebulan terakhir dan menginformasikan pelanggan tentang saldo akun mereka saat ini.

Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah kondusif untuk menawarkan diskon
untuk pembayaran cepat, karena faktur dilacak dan berumur satu per satu. Hal ini juga
menghasilkan aliran kas yang lebih seragam sepanjang bulan. Kerugian dari metode faktur
terbuka adalah kompleksitas tambahan yang diperlukan untuk menjaga informasi tentang status
setiap faktur individu untuk setiap pelanggan. Akibatnya, metode faktur terbuka biasanya
digunakan oleh bisnis yang pelanggan utamanya adalah bisnis lain karena jumlah transaksi
individu relatif kecil dan nilai dolar dari transaksi tersebut tinggi. Banyak perusahaan yang
menggunakan metode balance-forward menggunakan proses yang disebut cycle billing untuk
menyiapkan dan mengirimkan laporan bulanan kepada pelanggan mereka. Dibawah penagihan
siklus, laporan bulanan disiapkan untuk subset pelanggan pada waktu yang berbeda. Misalnya,
file induk pelanggan dapat dibagi menjadi empat bagian, dan laporan bulanan setiap minggu
akan disiapkan untuk seperempat pelanggan. Penagihan siklus menghasilkan aliran kas yang
lebih seragam sepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan sistem komputer untuk
mencetak laporan bulanan. Penagihan siklus dapat secara signifikan mempengaruhi persyaratan
pemrosesan.

Koleksi Uang Tunai

Karena uang tunai dan cek pelanggan dapat dicuri dengan mudah, penting untuk mengambil
tindakan yang tepat untuk mengurangi risiko pencurian. Sebagaimana dibahas lebih lengkap di
bagian pengendalian, ini berarti bahwa fungsi piutang, yang bertanggung jawab untuk mencatat
pengiriman uang pelanggan, tidak boleh memiliki akses fisik ke uang tunai atau cek. Sebaliknya,
kasir, yang melapor ke bendahara menangani pengiriman uang pelanggan dan menyimpannya di
bank. Salah satu metode melibatkan pengiriman pelanggan dua salinan faktur dan meminta agar
satu dikembalikan dengan pembayaran. Saran pengiriman uang ini kemudian diteruskan ke
piutang, dan pembayaran pelanggan yang sebenarnya dikirim ke kasir. Solusi alternatif adalah
meminta personel ruang surat menyiapkan daftar pengiriman uang, yang merupakan dokumen
yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua pengiriman uang pelanggan, dan
mengirimkannya ke piutang. Alternatif lain adalah memfotokopi semua pengiriman uang
pelanggan dan mengirimkan salinannya ke piutang usaha sambil meneruskan pengiriman uang
yang sebenarnya ke kasir untuk disimpan.

Cara lain untuk mempercepat pemrosesan pembayaran pelanggan melibatkan penggunaan

pengaturan kotak kunci dengan bank. Sebuah peti uang adalah alamat pos yang menjadi tujuan
pengiriman uang pelanggan. Bank yang berpartisipasi mengambil cek dari kotak Kantor Pos dan
menyimpannya di rekening perusahaan. Bank kemudian mengirimkan saran pengiriman uang,
daftar elektronik semua pengiriman uang, dan fotokopi semua cek ke perusahaan. Meminta
pelanggan mengirim pembayaran ke kotak kunci menghilangkan penundaan yang terkait dengan
pemrosesan pengiriman uang pelanggan sebelum menyetorkannya. Arus kas dapat lebih
ditingkatkan dengan memilih beberapa bank di seluruh negeri untuk memelihara lockbox, dengan
lokasi yang dipilih untuk meminimalkan waktu cek pelanggan dalam surat.

Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dalam penggunaan lockbox. dalam
sebuah kotak kunci elektronik pengaturan, bank secara elektronik mengirimkan informasi
perusahaan tentang nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirim segera setelah
menerima dan memindai cek tersebut. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mulai
menerapkan pengiriman uang ke rekening pelanggan sebelum fotokopi cek tiba. Pengaturan
kotak kunci, bagaimanapun, hanya menghilangkan penundaan yang terkait dengan pemrosesan
internal pengiriman uang yang dikirim langsung ke perusahaan. Dengan transfer dana elektronik
(EFT), pelanggan mengirim pengiriman uang mereka secara elektronik ke bank perusahaan dan
dengan demikian menghilangkan penundaan yang terkait dengan waktu pembayaran dalam
sistem surat. EFT juga mengurangi jeda waktu sebelum bank menyediakan dana yang disetorkan
kepada perusahaan. EFT biasanya dilakukan melalui jaringan Automated Clearing House (ACH)
sistem perbankan.

Pertukaran data elektronik keuangan (FEDI)memecahkan masalah ini dengan mengintegrasikan

pertukaran dana (EFT) dengan pertukaran data pengiriman uang (EDI). Seperti terlihat pada panel
bawah Gambar 14-19, nasabah mengirimkan data pengiriman uang dan instruksi transfer dana
secara bersamaan. Demikian pula, penjual menerima kedua informasi secara bersamaan.
Dengan demikian, FEDI menyelesaikan otomatisasi proses penagihan dan pengumpulan kas.
Namun, untuk mendapatkan manfaat penuh dari FEDI, perusahaan penjual dan pelanggannya
harus menggunakan bank yang mampu menyediakan layanan EDI.

ANCAMAN DAN KONTROL

Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk melindungi pengiriman uang pelanggan.
Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena uang tunai sangat mudah dicuri
(ancaman 17 pada Tabel 14-1). Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling
efektif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Karyawan yang memiliki akses fisik ke uang
tunai seharusnya tidak bertanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi transaksi apa pun
yang melibatkan penerimaannya. Secara khusus, pasangan tugas berikut harus dipisahkan:
● Menangani uang tunai atau cek dan memposting pengiriman uang ke rekening
pelanggan.
● Menangani uang tunai atau cek dan mengotorisasi memo kredit.
● Menangani uang tunai atau cek dan merekonsiliasi laporan bank.
Dalam sistem ERP, peran karyawan harus dikonfigurasi dengan benar untuk memisahkan
kombinasi tugas yang tidak sesuai ini. Selain itu, sistem harus dikonfigurasi untuk memerlukan
persetujuan khusus oleh manajer yang sesuai untuk transaksi berisiko tinggi, seperti
menerbitkan memo kredit tanpa mengharuskan pelanggan mengembalikan barang dagangan.

Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan. Metode yang
optimal adalah pengaturan kotak kunci bank atau penggunaan EFT, FEDI, atau kartu kredit untuk
pembayaran pelanggan yang sama sekali menghilangkan akses karyawan ke pembayaran
pelanggan. Ketika pelanggan membayar melalui EFT atau FEDI, penjual harus mendapatkan kode
identifikasi pembayaran universal (UPIC) dari bank mereka. UPIC adalah nomor yang
memungkinkan pelanggan mengirimkan pembayaran melalui kredit ACH tanpa mengharuskan
penjual untuk membocorkan informasi rinci tentang rekening banknya. Biaya pengaturan ini
harus ditimbang dengan manfaat dari pengurangan biaya pemrosesan internal dan akses yang
lebih cepat ke pembayaran pelanggan. Jika pembayaran pelanggan harus diproses secara
internal, dokumentasi pengiriman uang yang cepat sangat penting karena risiko kehilangan
paling besar pada saat penerimaan pertama. Oleh karena itu, daftar semua cek yang diterima
harus disiapkan langsung setelah membuka surat. Cek juga harus disahkan secara terbatas
pada saat itu . Untuk meminimalkan risiko penyalahgunaan uang tunai atau cek yang diterima,
dua orang harus membuka semua surat masuk.