SIKLUS PENGELUARAN By Ferry Laurensius Sihaloho, SE,

M.Si
CAKUPAN
Siklus pengeluaran mencakup
 Proses pengadaan atau pembelian barang,
 Pengelolaan hutang dagang dan
 Pengeluaran kas
Akun-Akun terkait ke siklus pengeluaran:
1. Kas
2. Hutang Dagang
3. Sediaan
4. Pembelian (periodik)
5. Retur dan penyisihan pembelian
PROSES PENGADAAN BARANG
Secara Umum proses pengadaan barang meliputi:
 Penentuan kebutuhan barang
 Pemilihan sumber pemasok
 Memilih pemasok (vendor
 Mengeluarkan pesanan (order) pembelian
 Menerima barang
 Verifikasi faktur dari pemasok
 Pembayaran kepada pemasok

Formulir atau dokumen pengadaan barang:

 Permintaan pembelian
 Pesanan Pembelian
 Bukti Penerimaan Barang
 Faktur dari pemasok
 Kontrak atau kesepakatan pembelian
PROSEDUR PERMINTAAN PEMBELIAN
Kartu
Sediaan

Bagian yang membutuhkan

Membuat barang non inventory
Permintaan
Pembelian

Akunting-Pengendali Sediaan
Permintaan
Pembelian

Hutang Usaha
File Penawaran barang
Pemasok

Bagian Pembelian

Pesanan
Blind Copy
Pembelian
Pesanan Pembelian

Pemasok

Bagian Penerimaan Barang

 PROSEDUR PENERIMAAN BARANG
Bukti Penerimaan
Barang
Pemasok
B/L dan Slip Pengepakan

Bagian Pembelian

Membuat
Bukti
Penerimaan
Barang

Bagian Penerimaan menghitung

dan memeriksa kesesuaian barang
Hutang Usaha

Akunting-Pengendali Sediaan

Gudang/Penyimpanan
PROSEDUR HUTANG USAHA
PERMINTAAN
PEMBELIAN
Pemasok

FAKTUR

PESANAN
PEMBELIAN

LAPORAN
PENERIMAAN
Bagian Hutang

VERIFIKASI
DOKUMEN

CATAT KE MEMBUAT
KARTU
KARTU LEMBAR
PEMASOK
PEMASOK JURNAL

LEMBAR JURNAL

BUKU BESAR

MEMOSTING
BUKU
KE BUKU
BESAR
BESAR
PEMBAYARAN HUTANG
Buku
pembantu/
Kartu
Pemasok Arsip
faktur
pemasok

Catat Pembayaran

Bagian Hutang PP,OP,LPB

Faktur Pemasok
Membuat Daftar BKK
Hutang Jatuh Tempo
dan Bukti Pengeluaran Bukti Transfer
Kas

PP,OP,LPB
Faktur Pemasok

BKK

Kasir Pengeluaran

Membuat Menyiapkan
Lembar Cek/Bukti Cek/Bukti Transfer
Jurnal Transfer

Pemasok
Lembar Jurnal

BUKU BESAR

Memosting
ke Buku Buku Besar
Besar
DFD SIKLUS PENGELUARAN
Kartu sediaan
1.
Proses
menetapkan
kebutuhan
barang

2.
Meminta
Permintaan
Pemasok penawaran
Pembelian
harga
pemasok

Daftar penawaran

3.
Order Pembelian Menentukan
Pemasok

Daftor Pemasok
4. Terpilih
Menempatkan Barang dan bukti Pengiriman Pemasok
order
pembelian

5. Laporan
Order Pembelian Menerima Penerimaan
Barang Barang
Cek
LPB dan Faktur
Order Pembelian Pemasok
Kartu sediaan

6.
Menerima
Kartu Gudang
Tagihan
Pemasok
Lembar (Vucher)
Jurnal Pengeluaran
Pembelian

7.
Memproses
Kartu Pemasok pembayaran
hutang
 PERMINTAAN PEMBELIAN DAN PEMBELIAN
Permintaan pembelian berawal dari luar departemen pembelian, yaitu dari bagian gudang atau
bagian lain diluar fungsi pembelian
Permintaan Pembelian harus disetujui oleh departemen asal permintaan
Setelah menerima permintaan pembelian maka bagian pembelian memilih vendor/pemasok dan
merancang atau menetapkan syarat dan pengiriman
Permintaan pembelian bisa juga dikembalikan ke departemen asal permintaan untuk diperbaiki atau
dimodifikasi.
Fungsi pembelian memilih pemasok dan kemudian menyiapkan pesanan pembelian (purchase order)
untuk setiap permintaan. Kopi permintaan pembelian dikirimkan ke pemasok, fungsi hutang dagang,
bagian yang meminta barang (gudang) dan fungsi penerimaan.
Pemasok bisa mengembalikan lembar pesanan penjualan sebagai persetujuan pesanan barang.
Departemen penerimaan barang harus diberitahu bahwa order pembelian telah dikirimkan dan
departemen penerimaan harus menelaah kesesuaian dengan kebutuhan
PENERIMAAN
Fungsi penerimaan harus terpisah dan independen dari fungsi penyimpanan
Fungsi penerimaan harus mengakses pesanan/order pembelian dan mencocokkannya dengan
barang yang diterima dari pemasok
Pesanan pembelian mengotorisasi departemen penerimaan untuk menerima pengiriman dari
pemasok.
Prosedur penerimaan:
 Menghitung barang yang diterima
 Membuat laporan penerimaan

Dalam melakukan perhitungan atas barang yang diterima, maka petugas yang melakukan
perhitungan tidak diijinkan mengetahui jumlah barang yang tercantum di pesanan pembelian agar
petugas penghitung melakukan penghitungan secara jujur dan independen
Dalam beberapa situasi, pengujian atas barang harus dilakukan untuk menjamin kualitas barang
yang dipesan
PENYIMPANAN
Setelah barang diterima maka bagian penerimaan mengirimkan barang ke gudang
dan bagian gudang menandatangani laporan penerimaan barang dan
meneruskannya ke bagian hutang
Apabila barang langsung dikirimkan ke departemen yang membutuhkan barang,
bukan ke gudang, maka bagian penerimaan menandatangani penerimaan dalam
laporan penerimaan dan meneruskannya ke bagian hutang dagang
Verifikasi independen merupakan pengendalian penting dalam proses pengadaan
barang
HUTANG USAHA
Fungsi Hutang Usaha bertanggungjawab dalam mengawali pembayaran kepada
pemasok
Fungsi Hutang usaha harus memeriksa kesesuaian Permintaan Pembelian, Pesanan
Pembelian, Laporan Penerimaan terhadap Faktur Pemasok
Penggunaan sistem vucher (voucher System) untuk mendukung pembayaran
merupakan pengendalian penting dalam proses pengadaan
Sistem voucher merupakan teknik penelaahan untuk meyakinkan bahwa seluruh
dokumen pendukung tersedia, diverifikasi dan diperiksa sebelum dilakukan proses
pembayaran atas sebuah faktur dari pemasok
Vocher yang sudah disetujui diteruskan ke bagian pengeluaran kas untuk proses
pembayaran
SISTEM PENGELUARAN KAS
Sistem Pengeluaran Kas memproses pembayaran kewajiaban yang ditimbulkan sistem
pembelian
Tujuan Utama dari sistem ini adalah meyakinkan bahwa pembayaran dilakukan
kepada pemasok yang valid, pembayaran dilakukan tepat waktu dalam jumlah
yang tepat.
SISTEM PENGENDALIAN SEDIAAN
Sistem Pengendalian Sediaan membantu menentukan apa, kapan, dan berapa
banyak sediaan yang akan dibeli
Sistem Pengendalian Sediaan yang umum digunakan adalah Economic Order
Quantity (EOQ) dan Reorder Point (ROP)
Model EOQ membantu menetapkan jumlah pemesanan yang paling ekonomis
dilakukan.
Reorder Point atau titik pemesanan ulang menetapkan kuantitas sediaan minimal
yang memerlukan pemesanan ulang.
ECONOMIC ORDER QUANTITY
Asumsi-asumsi untuk menggunakan EOQ:
1. Permintaan terhadap produk adalah konstan dan diketahui secara pasti
2. Lead time, yaitu waktu mulai pemesanan sampai barang sampai, diketahui secara pasti
3. Seluruh barang yang dipesan sampai pada waktu yang sama
4. Kos pemesanan barang per tahun menurun seiring dengan peningkatan jumlah barang
yang dipesan. Kos pemesanan barang (ordering cost) termasuk kos penyiapan dokumen,
mengontak pemasok, memproses penerimaan sediaan, memelihara buku pemasok, dan
penulisan cek untuk pembayaran
5. Total kos per tahun untuk menyimpan sediaan (carrying cost) meningkat seiring dengan
kuantitas pemesanan meningkat. Kos ini termasuk opportunity cost atas dana yang
diinvestasikan pada barang, biata penyimpanan, pajak dan asuransi.
6. Total Harga pembelian untuk tahun tersebut tetap (konstan)
 2 𝑋 𝐾𝑈𝐴𝑁𝑇𝐼𝑇𝐴𝑆 𝑌𝐴𝑁𝐺 𝐷𝐼𝐵𝑈𝑇𝑈𝐻𝐾𝐴𝑁 𝑋 𝐾𝑂𝑆 𝑃𝐸𝑀𝐸𝑆𝐴𝑁𝐴𝑁 𝑃𝐸𝑅 𝑈𝑁𝐼𝑇
EOQ=
𝐵𝐼𝐴𝑌𝐴 𝑃𝐸𝑁𝑌𝐼𝑀𝑃𝐴𝑁𝐴𝑁 𝑃𝐸 𝑅 𝑈𝑁𝐼𝑇