PEMBAHASAN
3.1 Proses kegiatan yang membedakan sebelum dan sesudah adanya Sistem
E-Procurement di Bank BTN
5. Membuat
Dokumen
6. Pengadaan
Barang 4.
Mengundan
Pembuatan
g vendor utk
harga
Aanwijzing/
perkiraan
Penjelasan
sendiri (HPS)
Dokumen tsb
7. Vendor 3. Disposisi
mengirim Atasan
penawaran (Kepala
harga Divisi)
8. Negosiasi
2.
antara penawaran
Persetujuan
harga vendor
Ijin Prinsip
dengan HPS yang
Pengadaan
sudah dibuat dan
barang
di ttd kepala divisi
9. Memo 1. Memo
laporan hasil permohonan
negosiasi User
10.
Penerbitan
SPK
Menurut dari hasil analisa mengapa Bank BTN memilih memakai sistem E-
procument bahwa yang dirasakan oleh user yaitu data vendor dan project
pengadaan tidak tersentral, sulitnya monitoring progres proses pengadaan, dan
proses pengadaan masih berlangsung secara manual dimana pertemuan harus face
to face.
Nama
……………………………….
Pengadaan
Metode Penunjukan Langsung
PIC ………………………………….
Checklist Tahapan Paraf
PIP Pelaksanaan Pengadaan
Dokumen Pengadaan
Undangan Vendor Pengambilan Dok &
Aanwijzing
BA Aanwijzing
Tanda Terima EE ke QCOE
BA Pemasukan Sampul I & II
Undangan Klarifikasi & Negosiasi Harga
BA Klarifikasi & Negosiasi Harga
Memo Laporan Proses Pengadaan
SPK/Surat Penunjukan/SPP
Tabel manual sebelum ada E-procument
Registrasi
Validasi Data Verifikasi
Email Perusahaan (Pemeriksaan
Dokumen)
Perbaikan Data persetuju
Validasi perusahaan (Bila Perlu)
an
Email
Verifikasi
Registrasi Data (Pemeriksaan aktivasi
Dokumen)
Approval
Usulan
Usulan Pengumuman
Penetapan
Penetapan
1. Proses :
– Kadep Procurement
– Buyer
Metode & Pelaku Pengadaan
2. Penunjukkan langsung
– User atau Panitia
3. Pemilihan Langsung
– Panitia
4. Lelang
– Panitia
Batasan Pengadaan :
Pusat
– Penunjukkan langsung : s/d 500 jt (kapan nilai >500 jt bisa tunjuk
langsung) harus dengan justifikasi
– Pemilihan langsung : > 500 jt s/d 2,5 M (kapan nilai >2,5 M jt bisa
pemilihan langsung) harus dengan justifikasi
– Lelang : > 2,5 M
Cabang & Wilayah
– Penunjukkan langsung : s/d 500 jt (kapan nilai diatas 500 jt bisa
tunjuk langsung)
– Pemilihan langsung : 500 jt s/d batas kewenangan cabang
– Lelang : dilakukan dipusat
Jaminan penawaran min 2% sudah termasuk PPN utk nilai >500jt
Sesuai dengan prinsip pengadaan barang dan jasa yang efisien dan efektif ,
penggunaan E-Procurement ini sudah memenuhi target. Namun, masih terhalang
di bagian pemerataan informasi yang menyangkut pihak user terkait penggunaan.
Langkah yang dapat diterapkan adalah bagaimana cara implementasi yang
serentak di keseluruhan sector.
Dari hasil analisa data juga didapatkan bahwa lebih dari 50% karyawan
mengatakan penggunaan sistem e-procurement sudah merasakan banyak
keuntungan.
Dari pernyataan tersebut dapat kita simpulkan bhawa efektivitas yang didapat
tidak hanya dari segi harga barang namun dari kecepatan waktu juga tidak
memrlukan kkurun waktu yang lama untuk mendapat persetujuan harga. Dan
karna metode ini menggunakan kemajuan teknologi , jadi tidak menggunakan
tambahan biaya seperti kertas dan alat tulis lain. Hal ini sesuai dengan teori yang
dikemukakan.
Menurut Pujawan & Goyal (2005), terdapat banyak manfaat yang bisa
direalisasikan dengan mengimplikasi e-procurement dalam proses pengadaan.
Beberapa keuntungan tersebut antara lain:
PENUTUP
A. Kesimpulan
Perkembangan teknologi berbasis internet yang digunakan
perusahaan sebagai sarana meningkatkan layanan kepada customer dan
karyawan yang lebih baik dan transparansi public, berupa penerapan
system E-Procurement dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa, telah
emmbawa banyak manfaat juga bagi perusahaan terutama dalam hal
efektivitas dan efesiensi pengadaan barang dan jasa public.
Penerapan system E-Procurement yang dikembangkan oleh Bank
BTN (layanan perbankan) perusahaan sejak tahun 2017, memberikan salah
satu bukti bahwa penerapan system baru ini dalam hal pengadaan barang
dan jasa berbasis internet mempunyai berbagai masalah dan salah satunya
adalah kurang nya informasi dan pelatihan dalam menghadapi perubahan
system dan penggunaan system tersebut. Kekurangan informasi tersebut
membawa dampak berupa kesenjangan kemajuan digital antara
penggunaan system E-Procurement di kantor pusat dengan kantor cabang.
Kesenjangan dalam iplementasi system E-Procurement bukanlah
masalah sederhana yang dapat dibiarkan begitu saja sehingga hal tersebut
akan teratasi dengan sendirinya bila hal tersebut tidak di upayakan oleh
berbagai pihak. Kekurangan informasi yang berarti kurangnya pendidikan
mengenai system E-Procurement, perusahaan pun mengadakan berbagai
seminar dan pelatihan untuk karyawan dapat melakukan perkembangan
model aplikasi sitem E-Procurement tersebut demi pengoptimalan kinerja
user.
Keseluruhan hasil uji dalam penelitia ini menunjukkan bahwa
sebanyak 69,2% mengatakan setuju bahwa E-Procument pada Bank BTN
sudah berjalan dengan baik, dan mereka setuju proses pelaksanaa sistem
E-Procument sudah sesuai dengan tujuan yang di tetapkan. Karyawan juga
merasa sistem E-Procument pada Bank BTN dapat memudahkan
pengadaan barang dan jasa dan sebesar 69,2% setuju bahwa mereka
mengetahui perbedaan pengadaan barang dan jasa sebelum dan sesudah
adanya E-Procument. Namun faktanya juga yang didapatkan bahwa 53,8%
setuju sistem dalam proses pelaksanaan E-Procument yang terjadi saat ini
masih memiliki kekurangan pada Bank BTN. Pendapat karyawan sebagi
user juga didapatkan hasil bahwa 69,2% mengatakan setuju sistem E-
Procument sudah memperbaiki tingkat kecepatan waktu proses dari
pengadaan barang dan jasa dan 30,8% mengatakan tidak setuju sistem E-
Procument sudah memperbaiki tingkat kecepatan waktu proses dari
pengadaan barang dan jasa.
Dari data tersebut didapatkan hasil bahwa tidak semua user
merasakan adanya kekurangan lebih spesifik di bagian tingkat kecepatan
waktu proses dari pengadaan barang dan jasa, dimana sesuai teori
sesungguhnya bahwa system E-Procument ini dapat memudahkan
pekerjaan dan efesiensi bahkan dalam bidang penggunaan waktu. Hal
tersebut juga memungkinkan kurang pemaksimalan penggunaan , maka di
perlukan sosialisasi bagaimana system E-Procument ini dapat di
implementasi secara tepat dan dipahami merata oleh seuruh karyawan baik
di kantor pusat maupun di kantor cabang.
Dengan adanya hasil penelitian dari analisa data yang
pengembangan evaluasi diri dengan memperbanyak ilmu atau sosialisasi
tersebut, Maka dapat disimpulkan bahwa implementasi system E-
Procument yang sedang dijalankan oleh Bank BTN saat ini akan dikatakan
berhasil jika seluruh karyawan sudah merasa bahwa keefisienan
penggunaan system E-Procument ini sudah merata di berbagai lini
perkantoran baik yang di kantor pusat maupun di kantor cabang sehingga
penediaan barang dan jasa tersebut dapat diatasi.
Sesuai dengan tujuan penelliti bahwa ini merupakan penelitian
evaluasi, maka dengan adanya pendapat kurangnya sosialisasi tersebut,
dapat ditentukan tindakan apa yang seharusnya diambil oleh para user dan
pengembang system E-Procument yaitu divisi pengadaan dan penyediaan
barang/jasa.
B. SARAN
Berdasarkan beberapa keterbatasan penelitian dan hasil yang didapat dari
penelitian ini, maka saran yang bisa penulis berikan diantaranya :
1. Melihat hasil penelitian yang berupa kekurangan informasi sehingga
timbulnya perbedaan persepsi dalan ke efektifitas penggunaan system
E-Procument yang digunakan user dan penyediaan barang dan jasa,
sebaiknya Bank BTN dapat lebih meningkatkan sosialisai dan
workshop system E-Procument yang sedang berjalan.
2. Adanya kesenjangan digital yang terjadu pada sebagian besar penyedia
barang/jasa dan panitia pengadaan, dapat disebabkan oleh berbagai hal
misalnya langkanya vemdor yang sudah memakai system yang sama,
kebiasaan penggunaan teknologi yang memadai dalam hal akses
internet, hendaknya menjadikan mereka yang terlibat dalam kegiatan
pengadaan barang dan jasa meningkatkan upaya dalam mengatasi
kendala tersebut. Kesadaran akan keterbukaan teknologi menjadi unsur
utama dalam penerepan system E-Procument.
3. Perubahan system konvensional ke system on-line tentunya membawa
dampak bagi semua pihak yang selama ini terlibat dalam suatu
kegiatan pengadaan barang dan jasa. Hal ini juga yang terjadi pada
kegiataan pengadaan barang dan jasa di lingkup perkantoran. Bisa jadi
bahwa sitem konvensional menjadi cara yang paling baik bagi
beberapa pihak yang kurang setuju dengan system baru, sedangkan
tidak menutup kemungkinan bahwa beberapa pihak yang lain lebih
memilih system baru karena boleh manfaat secara langsung karena
mengingkan system ini menggunakan media elektronik yang paper less
sehingga ramah lingkungan. Untuk itu masih memungkin bagi
perusahaan untuk menguji keefktivitasan dan efesiensi pengadaan
barang dan jasa diukur dari system yang digunakan secara berkala.
4. Keberhasilan sebuah system baru akan dapat diukur dengan jelas bila
dari sisi waktu implementasi dan proses penerapannya telah berjalan
cukup matang dan sesuai rencana. Maka perlu dilakukan seminar dan
workshope secara berkala guna mengasah dan menambah ilmu dalam
implementasi system E-Procument
Daftar pustaka
Indah Sutria Dewi, N., Sujana, E. S., Aristia Prayudi, M., & Jurusan Akuntansi
Program, A. S. (2017). Pengaruh Faktor-Faktor Keberhasilan Pada
Implementasi E-Procurement Terhadap Pencegahan Fraud (Studi Pada
Pemerintah Kabupaten Badung). Tahun, 8(2).