Prosedur Operasi Standar

Proses Akrualisasi Invoice

Tanggal Berlaku : Tgl bulan tahun

Kode Dokumen : XXXX.YYYY
Revisi : ZZ

Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disetujui oleh,

Nama : Nama : Nama :

Jabatan : Jabatan : Jabatan :
Tanggal : Tanggal : Tanggal :

IN.QMS.03.05.Rev.08/07-07-2021
 Tanggal Berlaku : Tgl. bulan tahun
Prosedur Operasi Standar
Kode Dokumen : XXX.YYY
Proses Akrualisasi Invoice
Revisi : ZZ

1. Rujukan
1.1. Bispro SOA Implementasi SSO TREG B.01.04 Akrualisasi dan Penyesuaian -
R.2022_VER01FEB2022, Sub Proses: Estimasi Akrual Rutin (EAR), Akrualisasi Non
PR/PO Hal 1.
1.2. Klausul 7.1.6 ISO 9001:2015 Pengetahuan Organisasi
1.3. Klausul 7.4 ISO 9001:2015 Komunikasi
1.4. Klausul 8.1 ISO 9001:2015 Perencanaan dan pengendalian operasional
1.5. Klausul 8.7 ISO 9001:2015 T Kendali atas output yang tidak sesuai

2. Tujuan
2.1. Setiap proses berjalan dengan baik, ter-monitoring dan diselesaikan sesuai SLA.
2.2. Setiap unit memiliki pemahaman yang sama dalam melakukan proses aktivitas dan
dapat meminimalisasi risiko yang terjadi.

3. Ruang Lingkup
Ruang lingkup standar prosedur operasional ini dari Ubis Telkom mengirimkan permintaan
proses accure dan Agent Transaksi menerimaan permintaan, melakukan validasi,
memberikan feedback atas kelengkapan dokumen accure, dan mengirimkan form hasil
pengajuan accure..

4. Pihak Terkait
4.1. Unit Bisnis Telkom Regional dan Wilayah Telkom
4.2. Finance Service Telkom Regional
4.3. Agent Dokumentasi
4.4. Agent Transaksi
4.5. Team Leader SSO Telkom Regional
4.6. Supervisor Invoice to Pay SSO
4.7. Manager Invoice to Pay SSO

5. Kebijakan Umum
5.1. Agent Dokumentasi menerima dokumen dan melakukan pengecekan kelengkapan
dokumen yang diterima.

IN.QMS.03.05.Rev.08/07-07-2021 Hal : 1 dari 4

 Tanggal Berlaku : Tgl. bulan tahun
Prosedur Operasi Standar
Kode Dokumen : XXX.YYY
Proses Akrualisasi Invoice
Revisi : ZZ

5.2. Agent Dokumentasi melakukan proses validasi kesesuaian dokumen yang terima
dengan standar dokumen proses accure.
5.3. Manager Finance Service Telkom mereview validitas dan keakurasian perhitungan
pengajuan akrual beban rutin serta memberikan approval pada dokumen usulan
akrual menggunakan Aplikasi.

6. Definisi dan Singkatan

6.1. Ubis adalah Unit Bisnis
6.2. Treg adalah Telkom Regional
6.3. Witel adalan Wilayah Telkom
6.4. My D adalah Aplikasi yang digunakan untuk melakukan proses pengecekan,
verifikasi, proses yang menghasilkan Output yang diharapkan

7. Indikator Kinerja Prosedur

7.1. Dokumen usulan akrualisasi dari unit terkait valid
7.2. 100% Dokumen terverifikasi
7.3. Penginputan, proses dan hasil proses berjalan dengan efektif dan valid

IN.QMS.03.05.Rev.08/07-07-2021 Hal : 2 dari 4

 Tanggal Berlaku : Tgl. bulan tahun
Prosedur Operasi Standar
Kode Dokumen : XXX.YYY
Proses Akrualisasi Invoice
Revisi : ZZ

8. Rincian Prosedur
8.1. Diagram Proses

Telkom Operation Shared Service Operation Description

Mulai A 1. Submit Dokumen Pendukung Accrue

Ubis Treg / Witel, melakukan submit dokumen
1 2 Siklus : Beban pendukung pengajuan Accrue menggunakan Aplikasi
Sub Siklus : Beban My D
Ubis Treg / Witel Agent Dokumentasi Proses: Akrualisasi dan
Penyesuaian 2. Terima Dokumen
Submit dokumen Terima Dokumen
My D Sub Proses: Estimasi Agent Dokumentasi menerima usulan akrualisasi dari
pendukung Accrue Akrual Rutin (EAR), Ubis Treg / witel menggunakan Aplikasi My D
Akrualisasi Non PR/ PO
3 3. Scan Dokumen
My D Agent Dokumentasi Agent Dokumentasi melakukan proses scan dokumen
yang telah diterima ke dalam Aplikasi My D
Scan Dokumen
4. Validasi Dokumen Accrue
Dokumen Accure Agent Dokumentasi melakukan pengecekan usulan
akrualisasi dari Ubis dan melakukan validasi dokumen
4
serta pengecekan atas perhitungan bebanbeban akrual
Agent Dokumentasi general berdasar pengajuan akrual dari Unit Terkait.
R1 : Dokumen usulan akrualisasi dari unit terkait tidak
A Validasi dokumen valid
Accrue C1 : Memberikan feedback hasil validasi kelengkapan
dokumen accrue
Kelengkapan Validasi Dokumen Sesuai?
dokumen
My D
5. Feedback Hasil Pengecekan
Validasi Apabila hasil pengecekan dokumen tidak lengkap,
6 My D Ya maka Agent Dokumentasi memberikan feedback ke
Sesuai
Ubis Treg / Witel Ubis menggunakan Aplikasi My D.
Tidak 7
Revisi & melengkapi Agent Dokumentasi 6. Revisi & Melengkapi Dokumen
dokumen 5 Ubis Treg / Witel melakukan revisi & melengkapi
Mengisi Form dokumen sesuai feedback yang diterima, dan
Agent Dokumentasi Pengajuan Accure mengirimkan kembali ke Agent Dokumentasi.
Feedback hasil
7. Mengisi Form Pengajuan Accure
B pengecekan
Apabila Dokumen yang diterima lengkap, maka Agent
My D Dokumentasi melakukan proses pengisian form
pengajuan Accure dengan menggunakan Aplikasi My
D.
My D
C 8 8. Submit Form Pengajuan dan Dokumen Accure
D Agent Dokumentasi melakukan submit form pengajuan
Agent Dokumentasi
Accrue beserta dokumen pendukung kedalam Aplikasi
1. Form Pengajuan Hasil Pengecekan Submit Form My D dan mengirimkan dokumen dalam bentuk
2. Dokumen Accure Pengajuan & Softcopy ke Aplikasi My D dan Hardcopy ke Finance
Dokumen Accure Service Treg / Witel.
R2 : Perhitungan akrual rutin tidak diotorisasi oleh
9 orang yang berwenang, tidak lengkap dan tidak akurat.
C2 : Finance Service review validitas & approval
Finance Service B My D proses yang dilakukan SSO.
Treg / Witel
Mereview validitas 9. Mereview & Approval Validasi Proses Akrualisasi
dan keakurasian 1. Form Finance Service Treg/Witel mereview validitas dan
perhitungan Akru Pengajuan keakurasian perhitungan pengajuan akrual beban rutin.
10 2. Dokumen
Finance Service Accure Apakah hasil validasi sesuai?
Treg / Witel
Sesuai? Tidak 10. Feedback Hasil Validasi Akru
Feedback hasil Apabila hasil validasi & keakurasian perhitungan akru
validasi akru yang dilakukan SSO tidak sesuai, maka Finance
Ya Service Treg/Witel memberikan feedback ke SSO
11 C menggunakan Aplikasi My D untuk disesuaikan.
Finance Service (kembali ke flow proses 8)
Treg / Witel Hasil review
validasi Akru 11. Sign Form Pengajuan Accure
Sign Form Pengajuan
Accrue Apabila hasil validasi sesuai, maka Finance Service
Treg/Witel memberikan approval pada dokumen
usulan akrual dan dikirimkan kembali menggunakan
Aplikasi My D ke SSO.
Selesai D

IN.QMS.03.05.Rev.08/07-07-2021 Hal : 3 dari 4

 Tanggal Berlaku : Tgl. bulan tahun
Prosedur Operasi Standar
Kode Dokumen : XXX.YYY
Proses Akrualisasi Invoice
Revisi : ZZ

8.2. Keterangan Prosedur, Risiko, Kontrol *

No Keterangan SLA Risiko Kontrol

*) No, keterangan, SLA, Risiko dan Kontrol pada tabel di atas merupakan No Aktivitas, keterangan, SLA,
Risiko, dan Kontrol pada rincian prosedur. Setiap aktivitas diisi dengan keterangan jika diperlukan saja.
Jika tidak ada koten paada salah satu kolom table di atas, maka kolom diisi dengan tanda (-). SLA wajib diisi
namun keterangan, risiko, dan control tidak wajib.

9. Instruksi Kerja Pendukung

9.1. Instruksi Kerja Akrualisasi Invoice

10. Dokumen / Rekaman Pendukung **

No. Nama Dokumen / Rekaman Masa Simpan Penanggung Jawab
1
2
dst.
**) dokumen bisa berupa dokumen-dokumen yang telah ditetapkan pada SMM ataupun di luar SMM yang mendukung
prosedur operasi standar terkait.

11. Aplikasi Pendukung

11.1. Aplikasi My D

12. Catatan
-

13. Catatan Perubahan Dokumen

Rev. Tanggal Berlaku Deskripsi Perubahan
01
02
Dst.

IN.QMS.03.05.Rev.08/07-07-2021 Hal : 4 dari 4