No SOP 014/SOP/HRGA/VIII/23

Tgl Pembuatan 18 Agustus 2023

Revisi 1
Tgl Efektif
Disposisi Dibuat oleh Disahkan oleh
PT BINTANG MILENIAL WAHANA
PT GRAHA INTERFOOD BOSEVI

Standar Operasional Prosedur HRGA Manager Direktur

Departemen HRGA
Nama SOP PURCHASED REQUEST (KLAIM)

TUJUAN KETERKAITAN
Menjelaskan tata cara dan arahan dalam proses purchased request di SOP Purchased Request (Transfer Before Delivery)
lingkungan United gym & Bosevi yang melalui General Affair SOP Purchased Request (Cash Before Delivery)

DEFENISI PERALATAN / PERLENGKAPAN

Adalah proses permintaan barang dari divisi terkait kepada General Affair Perangkat komputer
sesuai dengan kebutuhan yang ada dengan metode klaim pembayaran Form terkait
Alat Tulis Kantor
Handphone Office
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
HRGA DEPARTEMEN
Pelaksana
No Waktu Lampiran Dokumen
Karyawan ybs GA Staff User HRGA Manager Finance Manager

1 Mulai Mulai

Menganalisa Menganalisa
adanya adanya
2 kebutuhan kebutuhan

Melakukan
Menerima bukti Bukti pembayaran /
pembelian barang
3 / pembayaran jasa
pembayaran/pembelian pembelian

Maksimal 1 hari

Re-Check
4 Konfirmasi bon

pengecekan tidak sesuai

Bon & barang / jasa sesuai

5
Menyiapkan form
purchased request

Maksimal 1 hari Form pengajuan purchased

Mengisi form yang TTD
6 request No :
disediakan Approval
HR/XV/...../BMW/GIB/2023

memeriksa
7 kelengkapan

jika melebihi budget

Pengecekan Pengecekan Approval &
8 Maksimal 1 hari

Menerima
9 Mengeluarkan Maksimal 3 hari
Dana Klaim dana klaim

Update database,
10 proses selesai
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
HRGA DEPARTEMEN

KETERANGAN
KETERANGAN FLOW CHART
1 Karyawan yang bersangkutan maupun User dapat memulai proses ini sebagai pihak pengaju. Karyawan ybs disini mencakup seluruh karyawan,dan User mencakup semua Manager / User
2 Pihak pengaju menganalisa adanya kebutuhan request yang dalam hal ini bersifat mendadak, yang mengharuskan penanganan cepat dan pembayaran segera
3 Pihak pengaju melakukan proses pembelian barang / pembayaran jasa, kemudian memberikan bukti pembelian/pembayaran kepada GA Staff
4 GA Staff melakukan pengecekan, apakah bon pembayaran / pembelian sudah sesuai dengan barang yang dibeli, atau sudah sesuai dengan jasa yang dibayar. Jika tidak sesuai, maka pihak pengaju diharuskan konfirmasi
dan menjelaskan perihal ketidak sesuaian tersebut
5 Jika sudah sesuai maka GA Staff menyiapkan form PR untuk dilakukan proses klaim pembayaran
6 Pihak pengaju mengisi form yang disediakan, dan meminta TTD approval User terkait
7 GA Staff memeriksa kelengkapan data dan double check lampiran pembayaran
8 Setelah itu GA Staff mengajukan PR serta lampiran pembayaran/pembelian kepada HRGA Manager, kemudian kepada finance manager. Jika biaya PR tersebut melebihi budget, maka GA Staff harus meminta TTD
approval direktur
9 Jika telah disetujui oleh pihak-pihak terkait, maka pihak finance dapat mengeluarkan dana untuk di klaim oleh pihak pengaju
10 Jika dana klaim telah diterima pengaju, GA Staff mengupdate database PR dan proses telah selesai

WAKTU DAN DOKUMEN :

Untuk tenggat waktu sudah dijelaskan di dalam flowchart dan GA Staff harus berpatokan pada deadline waktu yang berlaku
Dokumen yang diperlukan telah di jelaskan di dalam flowchart