AGENDA

HARI-1 WAKTU ORIGINAL REVISI

HARI-1 08.00 – 09.00 : Registrasi Ulang Registrasi Ulang
09.00 – 12.00 Dasar Hukum PBJ BUMN 1.Hakekat Pengadaan/Basic Procurement Principle
(termasuk Risiko & Audit Pengadaan)
10.00 – 10.15 Coffee Break Pertama
13.00 - 15.00 Pengadaan Barang/Jasa Di BUMN 2. Konsep Transformasi Pengadaan di BUMN

15.00 – 15.15 Coffee Break Kedua

15.00 – 17.00 Lanjutan 3. Dasar Hukum PBJ BUMN:Summary Permen 8/2019

HARI-2 09.00 – 10.15 Pengelolaan Resiko PBJDi BUMN Membahas Perdir masing-masing BUMN
10.15 – 10.30 Coffee Break
10.30 – 12.00 Pengantar audit PBJdi BUMN 4. Draft Perdir sesuai dengan Arahan Permen BUMN
No 08/2019 & Transformasi Pengadaan
12.00 – 13.00 ISHOMA
13.00 – 14.00 Penutupan Dan Pembagian Sertifikat Penutupan Dan Pembagian Sertifikat

3/16/2020 1
 1.HAKEKAT PENGADAAN
Basic Procurement Principle

3/16/2020 2
 Skema Klaster Kompetensi
LSP-Pengadaan Indonesia
(Kep Menaker 70/2016 & Kep BNSP 0932/BNSP/IX/2017)

PERSIAPAN SERAH
PROSES
PERENCANAAN & PELAKSANAAN TERIMA &
PENGADAAN
KONTRAK PEMBAYARAN
UK-28 : Mengelola Kinerja dan UK29 : Mengelola Resiko

Summary FU1-FU6

3/16/2020 3
 KLUSTER KOMPETENSI PBJ
(Kep BNSP 0932/BNSP/IX/2017)
PERSIAPAN SERAH
PROSES
PERENCANAAN & PELAKSANAAN TERIMA &
PENGADAAN
KONTRAK PEMBAYARAN
UK-28 : Mengelola Kinerja dan UK29 : Mengelola Resiko

1. CPSp (Certified Procurement

Specialist)/Pelaksana Pengadaan 2.CCMs(Certified Contract
Management Specialist)/
Pelaksana Pengelola Kontrak
3.CPSt (Certified
Procurement Strategist)

4.CPOf (Certified Procurement

Officer)/Pelaksana Pengadaan
TT Kontrak Pembayaran

SEMUA SDM YANG TERLIBAT DI RANTAI PENGADAAN HARUS “CERTIFIEDLY COMPETENCE”

3/16/2020 4
 Tujuan Pengadaan
Mendapatkan B/J
yang memberikan
Best Value for Dengan Indikator:
Money bagi 1. Kualitas B/J yang lebih baik
Organisasi
2. Tingkat Service Level (Kinerja/pelayanan)
penyedia yg lebih baik.
3. Total biaya pembelian (TCO) yang lebih
rendah.
4. Waktu proses (Procure to Pay ) yang lebih
Source ITC-SCM section pendek.

3/16/2020 5
 Sistem Pengadaan B/J
1. Regulasi/Peraturan pelaksanaan PBJ untuk mencapai
tujuan Pengadaan
REGULASI 2. Sistem IT : Alat bantu elektronik untuk mempercepat
proses pengadaan barang/Jasa

GCG 3. Organisasi dan SDM untuk menjalankan atau

menerapkan aturan pengadaan dan sistem IT sehingga
mencapai tujuan Pengadaan dengan lebih efektif

4. GCG system ,Sistem yang dibangun untuk memastikan

pelaksanaan Pengadaan suatu organisasi mengikuti
peraturan dan sesuai dengan prinsip pengadaan dan
tatakelola yang governance.

3/16/2020 6
 DASAR TEORI
MODULAR LEARNING SYSTEM IN SUPPLY CHAIN MANAGEMENT ℗
IMPROVE THE COMPETITIVENESS OF YOUR BUSINESS

3/16/2020 7
 HAKEKAT PENGADAAN

1 MENGENAL 4 MEMAHAMI PENYEDIA

Supplier Perception Model
ORG. PEMBELI

5 Menerapkan Strategi
Pengadaan

6 Cara Pengadaan
3
Cara mendapatkan
MENGENAL APA Swakelola Penyedia MEMAHAMI PASAR
YANG DIBELI Non (Monopoli/Kompetisi)
Tender
(Supply Positioning Model) tender

3/16/2020 8
 1.Mengenal Siapa Pembeli

3/16/2020 9
 ORGANISASI
1. Organisasi adalah sebuah
kelompok individu yang
Jenis
Jenis
bersatu untuk mencapai
tujuan tertentu. Profit org

Sektor
Sektor Pemerintah Non Profit org

Sektor
Foundation, As-
Primer
Jenis 2. Berdasarkan Jenis Organisasi (ekstraksi)
Sociation,Coope
rative, Academic
terdiri dari : Organisasi
Pemerintah, Profit dan Non Sekunder Funding from
sponsors, grant,
Profit (Konversi & Proses) fee for services


P&S as private

3. Berdasarkan Sektor Ekonomi :

Tersier
(Jasa perdagangan/non  may be required
tofollow donor
perdagngan) guidelines
Sektor Primer (Eksplorasi dan
Sektor

ekspoitasi bahan sumber daya

alam),Sektor Sekunder
(Industri/Pengolahan) an UMKM Swasta Multinational
Tertier (sektor Jasa nasional
:Perdagangan & non
Perdagangan)

3/16/2020 10
 Perbedaan Karakteristik
Perusahaan Swasta Organisasi Pemerintah Organisasi Nirlaba

Pengendalian Individu dan Perusahaan Pemerintah Individu dan Organisasi

Pemegang Saham & Laba Pajak, Hibah, Pinjaman, Biaya Donasi, Bantuan, Iuran
Pendanaan
Ditahan atas Jasa Layanan Pemerintah Anggota, Jasa Lainnya
Layanan publik yang efisien dan Promosi ideologi, nilai-nilai,
Tujuan Utama Optimalisasi Keuntungan
efektif keyakinan, layanan
Kepada anggota atau
Tanggung Jawab Kepada pemegang saham Kepada masyarakat umum pemberi sponsor

Regulasi dan aturan yang dibuat Regulasi, kebijakan publik,

Regulasi dan aturan yang
Kendala sendiri kondisi politik
dibuat penyandang dana

Menerapkan bentuk kontrak Penekanan pada prinsip2 Mengikuti arahan dari

yang beragam pengadaan penyandang dana
Fungsi Pengadaan
Untuk SME pengadaan terpusat Fokus pada kepatuhan prosedur
dan banyak keterbatasan yang panjang dan tdk efisien

3/16/2020 11
 Sektor Perekonomian

Sektor Primer: Sektor Sekunder: Sektor Tersier

❖ material dasar : ❖ Konversi dan Perbankan, Jasa
pengeboran, pemrosesan bahan baku Logistik,
pertambangan menjadi bahan jadi Transportasi,
❖ Perikanan, (manufaktur) Kesehatan
Perkebunan, Partanian ❖ Kelistrikan, penyediaan
air minum dan konstruksi

3/16/2020 12
 Pengadaan per Sektor

Sektor Primer Sektor Sekunder Sektor Tersier

Membeli perangkat spesifik, jasa Membeli bahan baku dan komponen Peran pengadaan di usaha jasa
pemeliharaan dan bahan MRO perawatan pabrik perdagangan sangat penting

Peran pengadaan di usaha jasa non-

Di awal proyek membeli perangkat Pembangunan pabrik dan pengadaan
perdagangan bergantung jenis
dan permesinan dengan skala besar untuk infrastruktur
usahanya

Harus melihat bagaimana fungsi

Memerlukan ahli pengadaan yang Fokus fungsi pengadaan untuk
pengadaan dalam rantai nilai
spesialis menjaga pasokan bahan baku
organisasi

Pengadaan komoditas seperti pupuk,

bahan bakar, dsb.

3/16/2020 13
 PDB Indonesia

PRIMER 19.33

SEKUNDER 32.88

TERTIER 47.79

3/16/2020 14
 Budaya Organisasi
Pemerintah Perusahaan Nirlaba
Budaya
adalah sebuah karakteristik yang UKM Nasional MNC

dijunjung tinggi oleh organisasi

dan menjadi panutan organisasi , Kekuasaan
(Power Culture)
budaya organisasi juga diartikan
sebagai nilai-nilai dan norma
perilaku yang diterima dan Peran (Roles
Culture)
dipahami secara bersama oleh
anggota organisasi sebagai dasar
Tugas (Task
dalam aturan perilaku yang Culture)
Proyek
terdapat dalam organisasi Mandiri
tersebut. ` (Independen
Culture)
konsulta
n
Umumnya case pada modul membahas organisasi ini

3/16/2020 15
 Karakteristik & Perbedaan Budaya
Budaya Kekuasaan Budaya Peran Budaya Tugas Budaya Mandiri
Sumber Keahlian & kapasitas
Pengaruh Posisi dalam hirarki Keahlian
kekuasaan mengorganisasi
Pengendalian
Manajer proyek dan
dan pengambilan Perintah pimpinan Peran dan prosedur Individu
anggota tim
keputusan
Perusahaan kecil, atau kegiatan operasional rutin dan
Cocok diterapkan Proyek dan Gugus Tugas Kemitraan para
organisasi yang dituntut tdk banyak berubah, atau yang
pada / Pokja profesional
berubah dg cepat mementingkan kualitas
Rawan jika pimpinan yang
Kurang menghargai kreatifitas, Potensi gagal jika tidak
kompeten tidak lagi ada di
Kelemahan dan perlu energi besar untuk terbangun kerjasama Sulit dikendalikan
organisasi, atau jika ada
berubah tim
konflik
Cocok untuk Ambisius dan mencari Mengutamakan keamanan dan Senang berkolaborasi Pandai memotivasi
seseorang yang kekuasaan kepastian karir dalam tim diri

3/16/2020 16
 Arah Organisasi
Adalah suatu pandangan jangka panjang tentang organisasi dan
Visi
menentukan bagaimana arah perkembangan organisasi di masa datang

Adalah sebuah pernyataan tentang apa yang harus dikerjakan oleh

Misi organisasi dalam upaya menggapai Visi nya. Bisa terdiri dari sebuah
kalimat yang menjawab pertanyaan apa tujuan keberadaan organisasi
Adalah target yang spesifik dan terukur untuk dicapai dalam menjalankan misi
Tujuan
untuk suatu kurun waktu tertentu

Adalah suatu cara/ pendekatan keseluruhan yang diambil untuk mensukseskan

Strategi
pencapaian tujuan

Adalah rangkaian konsep dan prinsip yang menjadi pedoman dan dasar
Kebijakan
perencanaan suatu pekerjaan, kepemimpinan dan cara bertindak

3/16/2020 17
 MISI fokus pada keinginan
Pemangku Kepentingan
Maksud yang ingin dicapai Contoh pernyataan MISI

Menekankan aspek mutu ”Kami menetapkan standar mutu …”

”Kami memberikan kepuasan
Fokus pada pelanggan
pelanggan”
”Kami menggunakan bahan-bahan
Peduli lingkungan
yang ramah lingkungan”
”Kami menjual makanan yang halal
Nilai-nilai
dan baik untuk kesehatan

3/16/2020 18
 TUJUAN Organisasi
Contoh di Organisasi Contoh di Badan Usaha
JENIS TUJUAN
Pemerintah Swasta

Meningkatkan efisiensi anggaran

belanja sebesar 10% di 2017 dan Meningkatkan laba sebesar 100%
Keuangan
mendapatkan predikat Wajar Tanpa dalam waktu 2 tahun ke depan
Pengecualian
Membuat layanan satu atap di wilayah
Menguasai 30% pasar notebook di
Wilayah Kerja DKI tahun 2017
wilayah kota Bandung

Menerapkan standar etika dalam

Tersedia pusat layanan pelanggan di
menjalankan proses pengadaan
Kualitas Kerja seluruh kota besar di pulai Jawa di
barang/jasa pemerintah
tahun 2017

Meningkatkan produktifitas kerja Meningkatkan produktifitas kerja

Produktifitas
sebesar 10% di tahun 2017 sebesar 10% di tahun 2017

3/16/2020 19
 HUB LINGKUNGAN PBJ & ORGANISASI

LING
ORG

Alat/
fasilitas

LING PBJ

3/16/2020 20
 LINGKUNGAN PENGADAAN
LINGKUNGAN PENGADAAN

a. Besarnya Nilai Pengadaan LINGKUNGAN

ORGANISASI
b. Peraturan Pengadaan
c. Sistem IT Pendukung
Pengadaan
d. Struktur organisasi dan SDM
Pengadaan.
e. GCG sistem Pengadaan
f. Strategi dan Praktek
Pengadaan
g. Pengawasan dan Pengukuran
Kinerja Pengadaan

3/16/2020 21
 HUB LINGKUNGAN PENGADAN DAN
LINGKUNGAN ORGANISASI
Menselaraskan Tujuan PBJ dengan Tujuan Organisasi
VISI ,MISI,
TUJUAN &
TARGET
Maturitas Sistem
& Kinerja PBJ Organisasi INDIKATOR
1. Cost Redution
2. Naiknya Service Level/Tingkat
Pelayanan
3. Naiknya Keuntungan
BEST VALUE FOR 4. Menjadi World Class Organsation
MONEY
Sistem PBJ

LINGKUNGAN PENGADAAN LINGKUNGAN ORGANISASI

3/16/2020 DEFINE 22
 Rangkuman Regulasi PBJ Nasional
KETERANGAN PEMERINTAH BUMN BUMD BLU/BLUD
Sumber Dana 1. APBN/APBD 1. Anggaran BUMN 1. Anggaran BUMD 1. Anggaran BLU
2. Pinjaman LN 2. Penyertaan Penyertaan 2. Penyertaan
3. Hibah Modal negaran Modal Modal
3. PSO (Public 2. Pemda Pemerintah
Service 3. Penugasan
Obligation)
Peraturan Perpres 16/2018 Per MBU 12/19 Per Ka Daerah Pengecualian
ttg PBJ PP 54/17 P16/18
Aturan Pelaksanaan 1. Perlem LKPP 1. Peraturan 1. Peraturan 1. Peraturan
2. Pemen PU Direksi ttg PBJ Direksi ttg PBJ Direksi ttf PBJ
3. SOP Internal
Tantangan 1. Peningkatan 1. Peningkatan 1. Peningkatan 1. Peningkatan
Pelaksanaan Kinerja PBJ Maturitas sistem Maturitas sistem Maturitas sistem
(Atyran,IT,SDM) (Atyran,IT,SDM) (Atyran,IT,SDM)
2. Peningkatan 2. Peningkatan 2. Peningkatan
Kinerja PBJ Kinerja PBJ Kinerja PBJ
(VPM) (VPM) (VPM)

3/16/2020 23
 2.Mengenal Apa yang dibeli

3/16/2020 24
 Supply Positioning Model
• Model yang menggambarkan profil barang /jasa
(item) yang diperlukan organisasi pembeli.

• Mempertimbangkan faktor-faktor sbb.:

• Jumlah pengadaan per tahun untuk setiap item
• Dampak jika pengadaan B/J tersebut tidak dapat
dipenuhi.

3/16/2020 25
 Kegunaan
Supply Positioning Model

• Membuat skala prioritas atas penggunaan waktu dan

biaya dalam pengadaan. (Menentukan dimana proses
administrasi perlu kompleks atau sederhana).

• Membuat strategi pengadaan terhadap B/J yang

diperlukan tersebut.

3/16/2020 26
 Karakteristik B/J di setiap Kuadran
Ket. Routine Leverage Bottleneck Critical
Resiko
Pengadaan thd Rendah Rendah Tinggi Tinggi
Organisasi

Variatif
Jenis Variatif
Standar Standard (tidak
Barang/Jasa (tidak standar)
standar)

Jumlah
penyedia B/J
Banyak Banyak Sedikit Sedikit

Jumlah
Pembelian
Rendah Tinggi Rendah Tinggi

Daya Tarik
Penyedia B/J
Rendah Tinggi Tinggi Tinggi

3/16/2020 27
 3.Mengenal Siapa Penjual

3/16/2020 28
 Supplier Perception Model
Bagaimana Penyedia B/J melihat institusi pembeli?
High

Develop Core
(Pengemba (Utamai)
ngan)
Daya tarik
Pembeli dimata
penyedia

Marginal Exploit
(marginal) (Pendalaman)

Low High
Nilai Pengadaan

3/16/2020 29
ITC
 Supplier Perception Model
(Model Persepsi Penyedia)

• Model yang menggambarkan pandangan/persepsi/

ketertarikan penyedia B/J terhadap instansi pembeli.

• Persepsi ini didorong oleh Nilai pengadaan dan tingkat

ketertarikan/motivasi penyedia B/J dalam menawarkan
B/J nya.

3/16/2020 30
 Persepsi Penyedia terhadap pembeli
berdasarkan besarnya nilai pendapatan
Nilai pengadaan Persepsi Penyedia
terhadap persentase Terhadap pembeli
pendapatan Penyedia
Di atas 15% High/Tinggi (H)

5% – 15% Moderately High/

Sedang (M)

0,8% - 5% Low /Rendah (L)

Di bawah 0,8% Negligible/

Diabaikan (N)

3/16/2020 31
 Daya Tarik Organisasi Pembeli
di mata Penjual/Penyedia
1. Apakah strategi usaha organisasi pembeli dengan
penyedia B/J sejalan?
2. Apakah Penyedia B/J merasa nyaman menjadi penyedia
B/J di Organisasi instansi tersebut.
3. Apakah kondisi keuangan baik dan pembayaran lancar?
4. Apakah Organisasi Pembeli memberikan peluang
pengembangan usaha kepada para Penyedia?
5. Apakah menjadi penyedia di Organisasi tersebut
memberikan keuntungan lain (reputasi,menaikan
kredibilitas penyedia dll) ?

3/16/2020 32
 Persepsi Penyedia
MARGINAL
• Motivasi Penyedia RENDAH
• Tingkat prioritas menjual ke organisasi pembeli
di sisi Penyedia B/J RENDAH
• Posisi tawar-menawar Organisasi pembeli:
RENDAH
• Potensi pengembangan usaha bagi penyedia:
KECIL
• Menganggap transaksi ke Organisasi pembeli
sebagai bisnis tambahan / sampingan saja.

3/16/2020 33
 Persepsi Penyedia Kategori
EXPLOIT (Penjajakan)

• Nilai pembelian terhadap Penyedia BESAR tapi Penyedia

tidak tertarik membangun kerjasama jangka panjang
dengan Organisasi pembeli.
• Tidak ada langkah-langkah khusus yang ditempuh
Penyedia untuk membuat pembeli menjadi klien utama
• Jika Penyedia paham dengan posisinya, mereka
cenderung menaikkan harga jualnya.

3/16/2020 34
 Persepsi Penyedia Kategori
DEVELOP (Pengembangan)

• Nilai transaksi bisnis dengan Penyedia ini KECIL,

tetapi mereka senang menjadi penyedia di
Organisasi Pembeli
• Penyedia siap meluangkan waktu dan biaya untuk
membangun kerjasama jangka panjang dengan
Organisasi pembeli
• Penyedia di kuadran ini sangat ideal untuk
pengembangan hubungan kerja jangka panjang.

3/16/2020 35
 Persepsi Penyedia Kategori
CORE (Utama)
• Kebutuhan Organisasi pembeli sudah
merupakan bisnis inti dari Penyedia B/J
• Melakukan langkah-langkah yang serius
untuk membina hubungan jangka
panjang dengan pembeli
• Penyedia yang ideal untuk hubungan
jangka panjang

3/16/2020 36
 Pengaruh dari
Supplier Perception Model

Persepsi (Daya Tarik) Penyedia B/J Sikap / Hubungan yang

Terhadap Pengadaan Organisasi dikembangkan Pembeli

RENDAH Jadi Pembeli yang baik

•SEDANG-TINGGI Buat hubungan menuju kontak

yang lebih besar
•SANGAT TINGGI Buat hubungan Jangka panjang

3/16/2020 37
 4.Mengenal Pasar

3/16/2020 38
 Analisa Pasar
Proses interaksi antara pembeli dan penjual melalui
sistem atau prosedur dan institusi tertentu yang
memungkinkan harga barang atau jasa terbentuk
dalam suatu mekanisme pertukaran

Di sebut pasar jika semua kriteria berikut ada secara bersamaan :

• Ada dua pihak atau lebih,

• Masing-masing pihak memiliki sesuatu yang mungkin bernilai bagi pihak lain,
• Masing-masing pihak dapat berkomunikasi, dan
• Masing-masing pihak bebas untuk menerima atau menolak tawaran.

3/16/2020 39
 Analisa Pasar
• Pemahaman yang memadai mengenai pasar sangat diperlukan baik
untuk penjual maupun pembeli.
• Organisasi dihadapkan kepada adanya ketidakpastian akibat
perubahan dan dinamika pasar dimana bisa mendapatkan barang dan
jasa sbg bahan baku produksi atau kegiatandan menjual produk atau
jasanya.
• Salah satu faktor penentu keberhasilan : kemauan dan kemampuan
organisasi atau perusahaan untuk mengantisipasi, menerima dan
beradaptasi dengan perubahan, termasuk diantaranya adalah
perubahan pasar.

3/16/2020 40
 Persaingan Pasar
Penawaran (Supply)
Berbagai Kemungkinan Kombinasi
persaingan Pasar
Banyak Penjual Sedikit Penjual Satu Penjual

Persaingan
Banyak Pembeli Oligopoli Monopoli
Sempurna

Permintaan Oligopoli /
Sedikit Pembeli Oligopsoni Monopoli Terbatas
(Demand) Oligopsoni

Monopsoni Monopoli /
Satu Pembeli Monopsoni
Terbatas Monopsoni

3/16/2020 41
5.Menerapkan strategi Pengadaan

3/16/2020 42
 Hubungan Pembeli dengan
Penyedia Barang/Jasa

Spot Regular Call-off Fixed Partner- Joint Internal

purchase trading relations relations ship ventures provision

Short term relation Long term relation

Paling Paling
renggang dekat/rapat

3/16/2020 43
 Type Hubungan Pembeli dan
Penyedia Barang/Jasa.
• Hubungan antara penyedia barang/jasa untuk pengadaan
barang/jasa tertentu akan sangat berhubungan natinya
dengan jenis kontrak yang akan dibuat.

• Gambar sebelumnya memperlihatkan jenis hubungan dari

yang paling lepas/jarang /rendah (loose) hingga kekanan
yang paling terikat/dekat/dalam (deeper) .

• Parameter yang menentukan perubahan dari kontinum

paling kiri kekanan adalah naiknya resiko karena pembeli
mulai membeli barang/jasa dengan nilai dan resiko yang
lebih tinggi.

3/16/2020 44
 Hubungan “Spot Purchase”
• Mendapatkan deal yang terbaik pada saat transaksi
• Penekanan ke masalah HARGA
• Tidak ada hubungan khusus dengan penyedia B/J
• Umumnya penyedia B/J melihatnya bukan sebagai
prioritas utama
• Biaya akan tinggi jika menggunakan banyak penyedia B/J
• Cocok untuk kebutuhan yang sangat jarang
• Cocok untuk produk standar, switching-cost yang rendah
dan nilai pengadaan yang tidak terlalu tinggi

3/16/2020 45
Hubungan “Regular Trading”
• Pembelian Spot Purchase yang berulang
• Usahakan penyedia B/J tetap kompetitif
• Saling pengertian akibat transaksi yang sering terlaksana
• Penyedia B/J yang sering dipakai akan lebih memperioritaskan organisasi
pembeli.
• Organisasi /instansi pembeli bisa mendapatkan Penyedia B/J pilihan.
• Cocok apabila kita belum mengetahui benar kebutuhan kita, atau jika
kebutuhannya bervariasi

3/16/2020 46
 Hubungan “Call-Off “
• Padanan istilahnya:
• Framework Agreement
• Blanket Contract
• Standing Orders
• Penyedia B/J setuju untuk mengadakan item tertentu dengan harga yang
disepakati, jumlah tertentu dalam kurun waktu tertentu
• Hemat waktu, selanjutnya user dapat menjalankan perintah “call-off”
• Cocok untuk item yang belum diketahui jumlah kebutuhannya

3/16/2020 47
 Hubungan “Fixed”
4
• Jelas lingkup, spesifikasi, jumlah dan harganya
• Penyedia B/J lebih tertarik dengan jenis kontrak semacam
ini, sehingga Organisasi pembeli dapat menegosiasi terms
yang lebih baik
• Cocok untuk kebutuhan yang sering terjadi dan volume nya
sudah dapat diprediksi di awal.

3/16/2020 48
 Hubungan “Partnership”
• Saling kebergantungan
• Tingkat kepercayaan tinggi
• Pertukaran informasi dan interaksi sangat intensif
antara kedua belah pihak
• Penekanan lebih ke biaya, bukan harga
• Kolaborasi
• Investasi dalam menjalin hubungan kedua pihak
• Cocok untuk item di kuadran Bottleneck & Critical
• Memerlukan waktu untuk realisasinya

3/16/2020 49
 Hubungan “Joint Venture”
• Terbentuknya unit terpisah yang dimiliki oleh dua atau lebih
institusi
• Keterlibatan operasional secara langsung lebih dalam
dibandingkan Partnership
• Namun juga lebih sulit dalam membangun serta memeliharanya
• Cocok untuk produk dan jasa yang sangat mempengaruhi daya
saing perusahaan.

3/16/2020 50
 Hubungan “Internal Provision”
• Pilihan mengerjakan sendiri dibandingkan membeli dari luar
• Semua kendali ada di internal perusahaan sehingga memperkecil
resiko
• Namun beberapa hal harus diperhatikan
• Membangun kompetensi internal tidak mudah
• Fixed-cost perusahaan menjadi meningkat
• Variable-cost meningkat jika Economic of Scale tidak terjadi.

3/16/2020 51
 6.Cara Pengadaan

3/16/2020 52
 Kerangka dalam
Strategi pengadaan

Kompetisi / Pasar ideal terjadi pada kondisi leverage,

karena nilai pembelian tinggi dan resiko pengadaan rendah
sehingga banyak tersedia penyedia . Kondisi ini akan
memungkinkan terjadinya persaingan / kompetisi yang
akan mengakibatkan pengadaan dengan harga yang
bersaing.......

3/16/2020 53
 Strategi menuju LEVERAGE
Bottleneck Critical

Turunkan Risiko
Turunkan Risiko
Resiko
terhadap
Kegiatan
Organisasi/
Instansi PASAR
Naikkan nilai

Routine Leverage
Nilai Pengadaan

3/16/2020 54
 Bagaimana Meningkatkan
Nilai Pengadaan?

• Mengelompokkan permintaan/ pemaketan yang sama menjadi satu

kontrak pengadaan
• Menggabungkan permintaan item dari beberapa unit kerja/usaha.
• Beberapa organisasi membeli item yang sama secara
bersamaan..(secara nasional/holding)

Meningkatkan Nilai Pengadaan

3/16/2020 55
 Bagaimana Menurunkan Resiko?

• Periksa spesifikasi item untuk

menstandarisasi item

Menurunkan Resiko
• Mencari sumber / penyedia baru.
• Membantu meningkatkan kemampuan penyedia
barang/jasa

3/16/2020 56
 HUBUNGAN ANTARA SUPPLY POSITONING MODEL
DAN SUPPLIER PERCEPTION MODEL
Develop Core

Bottleneck Critical

Routine Leverage

Marginal Exploit

Organisasi Pengadaan harus dapat melakukan analisa dan menghubungkan antara kebutuhan
dan kondisi pasar . Menganalisa Ketersediaan penyedia B/J sebelum menentukan metoda
pemilihan penyedia Barang/Jasa serta jenis kontrak yang tepat

3/16/2020 57
 Potensi Hubungan yang sesuai antara
1.Supply Positioning , 2.Supplier Perception Model
dan 3.Relasi /Draft Kontrak
Kategori
Items yang MARGINAL EXPLOIT DEVELOP CORE
dibeli

Short term Long-Term

ROUTINE
Relation relation

Short term Long term

LEVERAGE
Relation Relation

Long-Term
BOTTLENECK
relation

Long term/
CRITICAL
Partnership

3/16/2020 58
 1.Strategi PBJ Kelompok Routine
1. Proses pengadaan yang sederhana dan efisien
2. Sedapat mungkin delegasikan proses pembelian
langsung ke pemakai (user);
3. Buat kontrak payung jangka panjang dan eksekusi
melalui e-Katalog/Toko Online kepada 1 atau 2 penyedia
yang dapat menjadi aggregator beberapa
principal/produsen/distributor utama;
4. Gunakan e-KatalogToko Online Procure to Pay;
5. Hindari inspeksi dan verifikasi item yang berlebihan;
6. Buat persediaan (inventori) di client site (Vendor
managed inventory) atau O2O (Toko Online to Offline).

3/16/2020 59
 Karakteristik Penyedia yang
Cocok memasok Routine Items
1. Mampu menyediakan berbagai macam kebutuhan(sebagai
aggregator) dari barang/jasa dengan sumber langsung ke
principal/produsen/distributor utama.
2. Memiliki toko/e-Katalog yang mengakomodir Procure to Pay
3. Ada contact person/sales sebagai single point of contact
4. Siap menyediakan Stok minimal ditempat pembeli (Vendor
Managed Inventory) atau memiliki Online & Offline Shop.
Untuk mengefisiensikan proses pembeli dapat dilakukan oleh User/Pengguna langsung dengan kontrol anggaran
masih tersedia (ketersediaan/sisa anggaran akan muncul secara langsung di sistem sebelum pemesanan/eksekusi

3/16/2020 60
 Procure to Pay Process
1 The buyer select material to purchase in
1 E-Catalog system/e-Market place (PO)
2 2 Vendor send material and
3 Receive Receiving Report (RR) online
4 5 8
3 The system will generate Automaic Invoice and
Tax documents

5 7 4 The system will run 3 (three) way matching

6 process (1.PO 2.RR 3.Invoice+Tax)

Procre to Pay : 5 Internal Hospital approval to issue

Payment is conducted Instruction to pay to the BANK

automatically after 6
BANK PAY VENDOR on the same DAY
Good received With BANK money
(like CASH PAYMENT)
7 If the BANK use credit line from Bank
Bank will send invoice

8
Hospital pay the bank

3/16/2020 61
 VENDOR MANAGED INVENTORY
KONSINYASI VENDOR MANAGED PEMBELIAN NORMAL
INVENTORY ATAU E-KATALOG
Jenis barang ditentukan Jenis barang ditentukan Jenis barang ditentukan
penjual pembeli pembeli
Barang disimpan di tempat Barang disimpan ditempat Barang disimpan di tempat
pembeli pembeli penjual
Jumlah ditentukan penjual Jumlah ditentukan pembeli Jumlah ditentukan pembeli
Tidak perlu waktu Tidak perlu waktu Perlu waktu pengiriman
pengiriman pengiriman
Dibayar sejumlah yang Dibayar sejumlah yang Dibayar sejumlah yang
dipakai dipakai dibeli
Harga ditentukan penjual Harga berdasarkan Harga ditentukan penjual
kesepakatan penjual
pembeli melalui lelang

3/16/2020 62
 Online to Offline Store (O2O)
ASSET
SUPPLIERS
OPERATION

Office suply BHP IT supply Investment V1

Prinsipal-1
FOOD SUPPLY
V2

Inventory
System Online shop Offline store V3
Internal Prinsipal-2

Cooperation V4

PDAM O2O system

V5
Prinsipal-2
A combination of Just intime and Vendor managed Inventory system
V5

3/16/2020 63
 2.Strategi PBJ Kelompok Leverage
1. Proses pengadaan melalui e-tender/e-auction (lelang
umum)
Leverage 2. Proses dilakukan oleh tim Pengadaan /Tim lelang
3. Diusahakan menstandarkan spesifikasi sehingga tender
akan berorientasi mendapatkan harga terbaik
4. Penyedia dengan kualifikasi dan klasifikasi yang
sama/ekivalen sudah dikelompokan di dalam Vendor
manajemen system.
5. Kontrak diusahakan dibuat untuk jangka Panjang
Tinggi (minimum 3/5 tahun) atau selama umur ekonomis.
6. Harus memperhatikan Switching Cost (biaya negosiasi,
Tinggi re-training,stok kadaluarsa, pinalti jika mengganti
penyedia).

3/16/2020 64
 3.Strategi PBJ Kelompok Bottlenect
▪ Proses Lelang terbatas atau Negosiasi Langsung
▪ Fokus pada penurunan resiko supply (harga bukan faktor
Bottlenect utama)
▪ Jika memungkinkan membeli dari SATU penyedia untuk
meningkatkan posisi tawar
Variatif ▪ Menggunakan dua Penyedia B/J sebagai backup jika ada
masalah di salah satu pemasok
Sedikit ▪ Membangun relasi jangka panjang dengan Penyedia B/J
dengan mengembangkan kontrak berbasis kinerja/output
▪ Memberikan garansi order yang menarik bagi Penyedia B/J
▪ Menjadi pembeli yang baik.
Tinggi

3/16/2020 65
 4.Strategi PBJ Kelompok Critical
▪ Proses Lelang terbatas atau Negosiasi Langsung
Critical ▪ Fokus pada membangun relasi jangka Panjang
(Strategic partnership) dan membangun kompetensi
penyedia
Variatif ▪ Jika memungkinkan membeli dari SATU penyedia untuk
meningkatkan posisi tawar
Sedikit ▪ Menggunakan dua Penyedia B/J sebagai backup jika
ada masalah di salah satu pemasok
Tinggi ▪ Membangun relasi jangka panjang dengan Penyedia B/J
dengan mengembangkan kontrak berbasis
Tinggi
kinerja/output.

3/16/2020 66
 AUDIT & RISIKO PENGADAAN

3/16/2020 67
 Audit & Risiko PBJ
• Peta risiko dapat dibuat melalui daftar risiko fraud PBJP, dengan proses Analisis tingkat
keterjadian dan dampak risiko pada tujuan VFM PBJP secara prospektif melalui survai
kepada para pemangku kepentingan.
• Analisis retrospektif dapat ditambahkan untuk validasi daftar peringkat risiko fraud.
• Peta risiko fraud PBJP dapat dibuat dengan hasil
• 2 risiko fraud PBJP dengan level tinggi di prioritas penanganan ke-5,
• 56 risiko fraud PBJP dengan level sedang,
• 18 risiko di prioritas penanganan ke-9,
• 3 risiko di prioritas penanganan ke-11
• 35 risiko di prioritas penanganan ke-14.
• Dua risiko tertinggi tersebut adalah perencanaan tidak sesuai dengan kebutuhan riil dan
perencanaan disesuaikan dengan keinginan pihak-pihak tertentu.
• Menyempurnakan hasil penelitian alfian (2015) lebih jelas dan aplikatif

3/16/2020 68
 IMPLIKASI INTERNAL AUDIT
• manajemen risiko fraud PBJP perlu dibangun melekat pada setiap proses
pengadaan agar Value for Money PBJP tercapai.
• Risiko fraud mengancama ketercapaian VFM & meninggalkan jejak sakit di sistem
pengadaan.
• Area sistem pengadaan yang butuh perhatian serius adalah perencanaan PBJP
yang terbukti koruptif oleh KPK dan terbukti menduduki peringkat level risiko
tertinggi di penelitian ini.
• Pimpinan instansi pemerintah dapat membangun manajemen risiko dengan
menggunakan peta risiko fraud PBJP hasil penelitian ini serta memutakhirkan
sesuai dengan kondisi organisasi untuk merancang penanganannya sesuai level
risiko.
• Jika manajemen risiko PBJP mutakhir dan akuntabel maka para pelaku PBJP
sesungguhnya telah membuat tameng dari segala ancaman (risiko) baik dari
internal maupun dari eksternal.

3/16/2020 69
 Hasil Penelitian:
Daftar likelihood risiko fraud PBJP hasil prospektif
Rata-rata Tingkat Keterjadian Risiko Fraud Level likelihood
RISIKO FRAUD PBJP
menurut 52 Responden di survai pertama risiko fraud PBJP
Rata-rata
18
18 16 dari 3 Pembulat
no. Uraian pelaku Uraian
Auditor Trainer kelompo an
PBJP
k
sering
1 perencanaan tidak sesuai dengan kebutuhan riil; 2,44 3,06 3,25 2,92 3
terjadi
perencanaan disesuaikan dengan keinginan pihak- sering
2 2,39 2,72 2,94 2,68 3
pihak tertentu; terjadi
sering
3 capaian kualitas tidak sesuai kontrak 2,17 3,39 2,44 2,66 3
terjadi
barang/jasa mengarah kepada satu kemampuan sering
4 2,28 3 2,38 2,55 3
rekanan tertentu; terjadi
sering
5 HPS tidak disusun berdasar data-data yang valid. 2 3,11 2,5 2,54 3
terjadi
kontrak dijual kepada pihak lain atau seluruh kadang
6 1,78 3,17 2,38 2,44 2
pekerjaan dialihkan kepada penyedia lainnya terjadi
spesifikasi teknis barang/jasa yang mengarah pada kadang
7 2 3 2,19 2,4 2
kemampuan penyedia tertentu terjadi
kadang
8 capaian kuantitas tidak sesuai kontrak 1,83 3,06 2,25 2,38 2
terjadi
kadang
9 pekerjaan utama disubkontrakkan 1,83 3 2,25 2,36 2
terjadi
pembuatan BA penyelesaian pekerjaan fiktif untuk kadang
10 1,72 2,89 2,25 2,29 2
mencairkan anggaran terjadi

3/16/2020 70
 Hasil Penelitian STUDI RETROSPEKTIF:
validasi hasil prospektif di “dampak risiko”
Rekapitulasi kesesuaian modus korupsi dengan risiko prospektif
No. Modus korupsi Kesesuaian dengan risiko prospektif
1 Proyek/paket sudah dijual (ijon) RFBJ 02,12
2 Pengadaan tidak sesuai kebutuhan (rekayasa dokumen) RFBJ 01
3 Persekongkolan antara DPR, KPD & vendor RFBJ 15, 18
4 HPS dibuat oleh vendor RFBJ 20, 29
5 Spesifikasi teknis dibuat oleh vendor RFBJ 07
6 Mark up harga RFBJ 21
7 Suap kepada pihak terkait RFBJ 34
8 Manipulasi pemilihan pemenang RFBJ 35, 52
9 Manipulasi dokumen tender RFBJ 13, 22, 24, 32, 35, 42, 43, 46, 52, 56
10 Manipulasi dokumen serah terima Tidak ada (risiko baru)
11 Suap kepada auditor Tidak ada (risiko baru)
12 Suap kepada penegak hukum Tidak ada (risiko baru)
Sumber: KPK (2014) dan alfian (2015)

3/16/2020 71
 Contoh

3/16/2020 72
Contoh

3/16/2020 73
 Contoh

3/16/2020 74
 • BEING EFFICIENT FROM EFFECTIVENESS
• DO THINGS RIGHT FROM THE RIGHT THINGS
• LAKUKAN SESUATU DENGAN BENAR DARI SUATU YANG BENAR
Khairul Rizal -0821 1689 5960

3/16/2020 75