BUKU PANDUAN

PENYUSUNAN
SPESIFIKASI TEKNIS &
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)

Bagian Pengadaan Barang dan Jasa

Sekretariat Daerah Kabupaten Malang
 DAFTAR ISI

BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Tujuan Umum
1.2 Tujuan Khusus
1.3 Dasar Hukum
1.4 Gambaran Umum

BAB 2 PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI

2.1 Arti Penting Spesifikasi
2.2 Risiko Kesalahan Penyusunan Spesifikasi
2.3 Panduan Menyusun Spesifikasi Sesuai Kebutuhan dan Paket Pengadaan
2.3.1 Barang
2.3.2 Jasa Lainnya
2.3.3 Pekerjaan Konstruksi
2.3.4 Jasa Konsultansi
2.4 Evaluasi Penyusunan Spesifikasi Sesuai Kebutuhan dan Paket Pengadaan

DAFTAR REFERENSI
LAMPIRAN
 BAB 1
PENDAHULUAN
PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI

1.1 TUJUAN UMUM

Menjadi panduan bagi PPK dan

Pelaku Pengadaan Barang/Jasa
terkait penyusunan spesifikasi
teknis dan KAK

1.2 TUJUAN KHUSUS

Menjelaskan arti penting spesifikasi;

Menjelaskan akibat dari penyusunan
spesifikasi yang tidak jelas/benar;
Membuat panduan penyusunan
spesifikasi teknis pengadaan
barang/jasa yang sesuai dengan
kebutuhan dan paket pengadaan
barang/jasa untuk berbagai jenis
pengadaan barang/jasa

PENDAHULUAN - 2
 1.3 REGULASI

1. Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018

tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
2. Peraturan Presiden Nomor 12 tahun 2021
tentang Perubahan Peraturan Presiden Nomor 16
tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah
3. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Nomor 11 tahun 2021
tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah
4. Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 tahun 2021
tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia
5. Keputusan Deputi II LKPP Nomor 10 tahun 2019
tentang Petunjuk Teknis Perencanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah

Peraturan lainnya dapat dilihat pada:

bit.ly/e-librarypbjkabmalang

PENDAHULUAN - 3
 1.4 GAMBARAN UMUM

DEFINISI SPESIFIKASI
Spesifikasi dapat dipahami sebagai suatu pernyataan tentang
kebutuhan yang harus dipenuhi atau terdapat karakteristik esensial yang
diperlukan oleh pengguna barang/jasa (barang, material, metode, proses,
jasa, sistem, atau pekerjaan) dan harus disediakan oleh penyedia
barang/jasa. Spesifikasi biasanya ditulis secara lengkap dan akurat yang
memungkinkan kedua belah pihak dapat memahami dan mengukur
derajat pemenuhannya (degree of conformance).

SPESIFIKASI TEKNIS
Spesifikasi teknis adalah suatu uraian terperinci mengenai persyaratan
kinerja barang, jasa atau pekerjaan, seperti kualitas material, metode
kerja dan standar kualitas pekerjaan dan lain-lain yang harus diberikan
oleh penyedia.

Pengadaan Pengadaan Pengadaan

Barang Jasa Lainnya Pekerjaan Konstruksi

PENDAHULUAN - 4
 KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)
Kerangka Acuan Kerja (KAK) adalah batasan mengenai gambaran
tujuan, ruang lingkup dan struktur sebuah kegiatan yang telah disepakati
untuk memandu suatu kegiatan agar sesuai dengan apa yang diharapkan
dan menjadi acuan dan rambu-rambu bagi pelaksana.

Pengadaan
Jasa Konsultansi

PENDAHULUAN - 5
 PERTIMBANGAN DALAM PENYUSUNAN
SPESIFIKASI TEKNIS & KAK

1 PRODUK DALAM NEGERI

Setiap instansi pemerintah wajib menggunakan produk dalam negeri, termasuk rancang bangun dan
perekayasaan nasional barang/jasa dengan nilai Tingkat Komponen Dalam Negeri (TKDN) ditambah nilai Bobot
Manfaat Perusahaan (BMP) paling sedikit 40% (empat puluh persen). Daftar inventarisasi produk barang/jasa
yang telah memiliki sertifikat TKDN dari Kementerian Perindustrian dapat dilihat pada web:
http://tkdn.kemenperin.go.id/rekap.php.

2 PRODUK BERSERTIFIKAT SNI

Produk SNI adalah produk yang sudah lulus pengujian mutu produk menggunakan parameter dalam SNI oleh
laboratorium yang terakredetasi Komite Akredetasi Nasional (KAN). Produk yang ber-SNI dapat diakses pada
http://pustan.kemenperin.go.id/List_SNI_Wajib.

3 PRODUK USAHA MIKRO DAN KECIL SERTA KOPERASI

Untuk mencapai tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah, PPK ketika menyusun spesifikasi teknis/KAK harus
memperhatikan produk yang dihasilkan oleh usaha mikro dan kecil serta koperasi. Penerapan kegiatan ini dapat
diwujudkan diantaranya dengan pembelian seminar kit untuk acara diseminasi/lokakarya/sosialisasi/pelatihan.

4 PRODUK RAMAH LINGKUNGAN HIDUP

Pengadaan Barang dan Jasa Ramah Lingkungan Hidup adalah pengadaan barang dan jasa yang memprioritaskan
barang dan jasa yang berlabel Ramah Lingkungan Hidup. Informasi jenis produk yang sudah mendapat
pengakuan sebagai Barang/Jasa Ramah Lingkungan Hidup dapat diakses pada
https://katalog.sibarjasramling.com/.
pn

PENDAHULUAN - 6
5 PENYEBUTAN MERK

Dalam penyusunan spesifikasi teknis/KAK dimungkinkan penyebutan merek terhadap:

- Komponen Barang/Jasa
- Komponen Suku Cadang
- Bagian dari satu sistem yang sudah ada
- Barang/Jasa dalam Katalog Elektronik

SUMBER PENYUSUNAN SPESIFIKASI

Pengguna Akhir (End User)

Industri barang/jasa seperti brosur dan katalog

Standar dan Informasi Pengujian dari tenaga ahli,

komunitas professional atau peneliti

Instansi Pemerintah

Sumber Daya Manusia Pendukung Ekosistem

Pengadaan

PENDAHULUAN - 7
 BAB 2
PANDUAN MENYUSUN
SPESIFIKASI
 2.1 ARTI PENTING SPESIFIKASI

1
Dapat memberikan instruksi yang jelas tentang maksud, kinerja dan
konstruksi

2 Dapat merujuk pada kualitas dan standar

3 Bahan dan produk pabrikan dapat didefinisikan dengan jelas

4
Persyaratan (requirement) untuk instalasi, pengujian dan serah terima
dapat diidentifikasi

5 Klasifikasi dalam spesifikasi dapat digunakan untuk mendukung

penyerahan dan pengoperasian aset

6 Gambar atau model tidak perlu dibebani dengan informasi terperinci

yang terkadang sulit diidentifikasikan

7
Dapat digunakan untuk mendukung penetapan biaya: tidak hanya
bahan dan produk tetapi juga kinerja dan pengerjaan

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 9

 2.2 RISIKO KESALAHAN
PENYUSUNAN SPESIFIKASI

1 2 3
Timbulnya Menimbulkan kesulitan dalam Penawaran dari calon
addendum kontrak proses evaluasi penawaran penyedia tidak jelas

4 5 6
Proses tender lambat Tidak ada penawaran dari Produk atau layanan
calon penyedia karena yang diterima tidak
persyaratan tidak jelas sesuai kebutuhan

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 10

 SPESIFIKASI EFEKTIF
DAN EFISIEN

TEPAT
KUALITAS

TEPAT TEPAT
HARGA KUANTITAS
SPESIFIKASI
YANG TEPAT

TEPAT TEPAT
LOKASI WAKTU

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 11

 2.3 Panduan Menyusun Spesifikasi sesuai
Kebutuhan dan Paket Pengadaan
Barang/Jasa

1 2 3

Identifikasi Deskripsi Elemen

Kebutuhan Identifikasi Kunci Spesifikasi
Persyaratan

Identifikasi Kebutuhan

Secara garis besar, identifikasi kebutuhan dapat dilakukan dengan minimal menjawab
pertanyaan sebagai berikut:

What Kebutuhan apa yang akan dilakukan di pengadaan barang/jasa?

Why Mengapa perlu dilakukan pengadaan barang/jasa pada kebutuhan tersebut?

Where Di mana dilakukan pengadaan barang/jasa?

When Kapan dilakukan pengadaan barang/jasa?

How Bagaimana proses pengadaan barang/jasa dilakukan?

Formulir pertanyaan identifikasi kebutuhan dapat dilihat di lampiran

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 12

Identifikasi
Persyaratan

Secara umum persyaratan dapat disusun dengan

memperhatikan hal-hal berikut ini :

Fungsi dan kinerja minimal yang diperlukan

Batasan ukuran dan desain yang esensial
Standar internal atau eksternal; nasional, regional atau internasional
yang relevan
Rincian dari model yang ada saat ini yang sesuai (bila ada)
Jumlah barang/jasa yang diperlukan
Batasan waktu, kapan diperlukannya barang/jasa serta dimana akan
digunakan
Karakteristik atau isu-isu khusus terkait barang/jasa
Kondisi kesehatan dan keselamatan

Hal-hal yang harus dihindari dalam menetapkan

persyaratan untuk spesifikasi:

Tidak standar
Tidak menggunakan penggunaan barang/jasa yang lebih baik atau yang
tidak sesuai dengan kondisi terkini
Mencerminkan apa yang diinginkan (bukan kebutuhan) oleh pembuat
spesifikasi
Tidak berkontribusi terhadap fungsi
Mengalami kegagalan dalam penggunaan, yang secara potensial
mengalami dampak yang lebih luas dari pada penghemat biaya
Mengabaikan produksi dan kinerja desain yang ekonomis
Bertentangan dengan standar internal atau eksternal; standar nasional,
regional atau internasional dan peraturan kesehatan dan keselamatan.

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 13

 Deskripsi Elemen Kunci Spesifikasi

Elemen Kunci
Spesifikasi
1) Ruang Lingkup
Ruang lingkup memberikan uraian singkat mengenai kebutuhan termasuk permohonan, lokasi,
tujuan atau fungsi produk/jasa yang diperlukan.

2) Karakteristik
Karakteristik spesifikasi adalah keadaan yang diinginkan dari barang, bahan baku atau jasa yang
akan dipasang, dibuat, produksi, dipergunakan, disimpan atau dilaksanakan. Informasi karakteristik
dapat disajikan dalam bentuk desain, sampel, gambar, model, pengujian awal atau penyelidikan.
Karakteristik dapat dilengkapi dengan indikator output, seperti kekuatan, kecepata, format, gaya,
dimensi, bobot, dan lain-lain.

3) Kinerja
Kinerja adalah kondisi-kondisi yang menunjukkan bahwa output haus bekerja sesuai ukuran yang
diharapkan, seperti kenyamanan, kebersihan, kondisi operasional, jaminan, dan lain-lain.

Poin Pertimbangan Isu yang ditangani dalam

spesifikasi

tanggung jawab risiko,

wajar dan mudah diperiksa,
membongkar muatan,
terstandar,
instalasi dan pengetesan,
ditulis dalam bahas sederhana.
fasilitas lokasi,
faktor lain yang dipertimbangkan.

Formulir pertanyaan identifikasi isu yang ditangani

dalam spesifikasi dapat dilihat di lampiran

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 14

 SPESIFIKASI TEKNIS PADA
PENGADAAN BARANG

Barang adalah setiap benda baik berwujud maupun tidak

berwujud, bergerak maupun tidak bergerak, yang dapat
diperdagangkan, dipakai, dipergunakan atau dimanfaatkan
oleh Pengguna Barang. Barang meliputi, namun tidak
terbatas pada, bahan baku, barang setengah jadi, barang
jadi/peralatan, dan makhluk hidup.

Spesifikasi Jadwal Tingkat Spesifikasi

Lokasi Pelayanan
Waktu Pelayanan
Kedatangan Pelatihan &
Metode Bantuan
Transportasi & Teknis
Pengepakan Pemeliharaan

SPESIFIKASI TEKNIS

Merek
Standarisasi Perhitungan
Spesifikasi Sampel Sederhana Spesifikasi
Mutu/Kualitas Spesifikasi Teknis Morning
Jumlah
Spesifikasi Komposisi Average
Spesifikasi
Fungsi/Kinerja

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 15

 SPESIFIKASI MUTU/KUALITAS

SPESIFIKASI JUMLAH

Untuk menentukan spesifikasi jumlah dalam pengadaan barang/jasa, harus dipertimbangkan

pola konsumsi/ penggunaan barang/jasa di masa lalu dan memperkirakan kecenderungan
kebutuhan barang/jasa tersebut di masa yang akan datang. Jumlah kebutuhan barang dapat
diperkirakan dengan beberapa pendekatan berikut:

1 Perhitungan Sederhana
2 Morning Average
Perhitungan sederhana dilakukan Morning Average merupakan
dengan menghitung kebutuhan untuk pendekatan yang paling mudah dan
tahun mendatang, dengan paling banyak digunakan dalam
mengurangi jumlah perkiraan hasil praktik. Cara menghitung dengan
perhitungan kebutuhan untuk tahun metode ini adalah dengan menghitung
depan dengan jumlah stok barang rata-rata kebutuhan berdasarkan data
yang ada pada saat ini. kebutuhan masa lalu.

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 16

 SPESIFIKASI WAKTU

Jadwal Kedatangan Lokasi Kedatangan Metode Transportasi

Barang Barang & Pengepakan

SPESIFIKASI PELAYANAN

Tingkat Pelayanan Contoh :

Penyedia Barang
Tuntutan terhadap tingkat
pelayanan dari penyedia
barang/jasa hendaknya
dinyatakan secara spesifik dan
terukur
Menyediakan jasa bantuan (helpdesk service) yang siap
selama 24 jam tiap hari selama masa percobaan operasi.
Menetapkan waktu tanggapan (respond time) dan
ketepatan waktu (fix time) yang jelas, ketika ada keluhan
(misalnya ada kerusakan dari barang yang dikirim)

Pelatihan dan Bantuan Contoh :

Teknis dari Penyedia Petunjuk mengoperasikan barang/jasa.
Pelatihan.
Barang
Bantuan teknis.

Untuk menjamin barang/jasa

yang diadakan dapat
digunakan dengan baik

Contoh :
Pemeliharaan
Rentang waktu pemeliharaan.
Cakupan komponen atau layanan.
Penyediaan teknisi dalam pemeliharaan dan perbaikan.
Aspek pemeliharaan dan Mekanisme permintaan layanan pemeliharaan dan
perbaikan harus dinyatakan perbaikan.
dalam ruang lingkup spesifikasi

Contoh format dan pengisian penyusunan spesifikasi teknis untuk pengadaan

barang dapat dilihat di lampiran

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 17

 SPESIFIKASI TEKNIS PADA
PENGADAAN JASA LAINNYA

Jasa lainnya adalah jasa non konsultansi atau jasa yang

membutuhkan peralatan, metodologi khusus dan/atau
keterampilan dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas
di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Pengadaan Jasa Lainnya meliputi, namun tidak 20. Jasa pemindahan;

terbatas pada: 21. Jasa pengiriman barang;
1. Jasa boga (catering service); 22. Jasa penjahitan/konveksi;
2. Jasa layanan kebersihan (cleaning service); 23. Jasa impor/ekspor;
3. Jasa penyedia tenaga kerja; 24. Jasa penulisan dan penerjemahan;
4. Jasa perbankan, asuransi dan keuangan; 25. Jasa penyewaan;
5. Jasa layanan kesehatan; 26. Jasa penyelaman;
6. Jasa pendidikan; 27. Jasa akomodasi;
7. Jasa pengembangan sumber daya manusia; 28. Jasa angkutan penumpang;
8. Jasa publikasi; 29. Jasa pelaksanaan transaksi instrument
9. Jasa pemasaran; keuangan;
10. Jasa pengelolaan media; 30. Jasa penyelenggaraan acara (event organizer);
11. Jasa iklan/reklame; 31. Jasa pengamanan;
12. Jasa film; 32. Jasa layanan kelistrikan;
13. Jasa pemrotetan; 33. Jasa layanan internet;
14. Jasa percetakan dan penjilidan; 34. Jasa layanan data center;
15. Jasa pemeliharaan/perbaikan; 35. Jasa layanan teknologi informasi;
16. Jasa pembersihan; 36. Jasa pos dan telekomunikasi;
17. Jasa pengendalian hama (pest control) dan 37. Jasa operator;
fumigasi; 38. Jasa pengelolaan asset; dan
18. Jasa pengepakan; 39. Jasa pekerjaan survei yang tidak membutuhkan
19. Jasa pengangkutan; telaahan tenaga ahli.

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 18

 SPESIFIKASI TEKNIS

SPESIFIKASI MUTU/KUALITAS

Merek
Standarisasi
Spesifikasi Teknis
Spesifikasi Fungsi/Kinerja

SPESIFIKASI JUMLAH

SPESIFIKASI WAKTU

Waktu Pelaksanaan Pekerjaan

Lokasi Pelaksanaan
Metode Transportasi
Kebutuhan Waktu Pelayanan

SPESIFIKASI PELAYANAN

Tingkat Pelayanan Jasa

Pelatihan dan Bantuan Teknis dari penyedia Jasa
Pemeliharaan

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 19

 SPESIFIKASI MUTU/KUALITAS
Merek (brand atau trade name)
merupakan spesifikasi yang paling
sederhana dan paling mudah
untuk dikomunikasikan ke
penyedia barang/jasa.
Penggunaan merek juga dapat
mencakup lebih dari satu merek.
MEREK
SPESIFIKASI
MUTU/KUALITAS
SPESIFIKASI TEKNIS
FUNGSI/KINERJA
Spesifikasi teknis umumnya meliputi
karakteristik fisik (dimensi, kekuatan,
dan sebagainya), detail desain,
toleransi, material yang digunakan,
metode produksi/pelaksanaan,
persyaratan pemeliharaan, persyaratan
personil dan persyaratan operasi.
Standarisasi memungkinkan penyedia
dan pembeli berkomunikasi dalam
bahasa yang sama, baik melalui istilah,
parameter, simbol, maupun
terminologi yang meliputi standar
komposisi, standar dimensi, standar
kinerja, mutu, dan keamanan produk,
standar persyaratan teknis, standar
inspeksi dan pengujian .
STANDARISASI
SPESIFIKASI
Spesifikasi fungsi dinyatakan dalam
fungsi-fungsi yang harus dipenuhi oleh
jasa yang akan dilakukan. Spesifikasi
kinerja menyatakan tingkat
kemampuan dari fungsi-fungsi jasa
tersebut.
PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 20
 SPESIFIKASI JUMLAH

Jumlah kebutuhan akan jasa harus dinyatakan

dengan jelas dalam spesifikasi yang disusun.
Untuk menentukan spesifikasi jumlah, harus
dipertimbangkan pola konsumsi/penggunaan
jasa di masa lalu dan memperkirakan
kecenderungan kebutuhan jasa tersebut di
masa yang akan datang.

SPESIFIKASI WAKTU

Waktu Pelaksanaan Pekerjaan Lokasi Pelaksanaan

Metode Transportasi Kebutuhan Waktu Pelayanan

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 21

 SPESIFIKASI PELAYANAN

Tingkat Pelayanan Penyedia Barang/Jasa

Tuntutan terhadap tingkat pelayanan dari penyedia barang/jasa

hendaknya dinyatakan secara spesifik dan terukur.

Contoh:
Penyedia barang/jasa hendaknya menetapkan seorang manajer yang
kompeten dan didedikasikan khusus untuk melaksanakan pekerjaan
Berapa lama penyedia segera memberikan tanggapan terhadap pelaporan
keluhan dan berapa lama perbaikan akan diselesaikan.

Pelatihan dan Bantuan Teknis dari Penyedia Barang/Jasa

Untuk menjamin barang/jasa yang diadakan dapat digunakan dengan

baik.

Contoh:
Petunjuk mengoperasikan barang/jasa.
Pelatihan.
Bantuan teknis.

Pemeliharaan dan Perbaikan

Aspek pemeliharaan dan perbaikan harus dinyatakan dalam ruang

lingkup spesifikasi

Contoh:
Rentang waktu pemeliharaan.
Cakupan komponen atau layanan.
Penyediaan teknisi dalam pemeliharaan dan perbaikan.
Mekanisme permintaan layanan pemeliharaan dan perbaikan.

Contoh format dan pengisian penyusunan spesifikasi teknis untuk pengadaan jasa
lainnya dapat dilihat di lampiran

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 22

SPESIFIKASI TEKNIS PADA
PENGADAAN PEKERJAAN
KONSTRUKSI

Pekerjaan konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian kegiatan

yang meliputi pembangunan, pengoperasian, pemeliharaan,
pembongkaran, dan pembangunan kembali suatu bangunan.
Pekerjaan konstruksi sederhana adalah pekerjaan konstruksi dengan
risiko rendah (pekerjaan konstruksi yang pelaksanaannya tidak
membahayakan keselamatan umum dan harta benda), menggunakan
teknologi sederhana, sudah ada standar pelaksanaan pekerjaan, biaya
kecil, serta cukup menggunakan alat kerja sederhana dan tidak
memerlukan tenaga ahli.

Pengadaan Pekerjaan Konstruksi meliputi, namun tidak terbatas pada:

Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Umum

Klasifikasi Pekerjaan Konstruksi Umum meliputi bangunan gedung

dan bangunan sipil. Layanan usaha Pekerjaan Konstruksi Umum
meliputi pembangunan, pemeliharaan, pembongkaran, dan/atau
pembangunan kembali.

Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Spesialis

Pengadaan Pekerjaan Konstruksi Spesialis meliputi instalasi, konstruksi

khusus, konstruksi pra-pabrikasi, penyelesaian bangunan, dan
penyewaan peralatan. Layanan usaha yang dapat diberikan oleh
Pengadaan Pekerjaan Konstruksi yang bersifat spesialis meliputi
pekerjaan bagian tertentu dari bangunan konstruksi atau bentuk fisik
lainnya.

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 23

 SPESIFIKASI TEKNIS
SPESIFIKASI
INPUT
a) Spesifikasi bahan/material/
peralatan dapat disusun dengan
menggunakan pendekatan
spesifikasi kualitas, seperti:
·Spesifikasi merk, contohnya
pengadaan lantai keramik
dengan merk Roman, Asia Tile.
·Spesifikasi sampel, contohnya
pengadaan lantai keramik
dengan warna hijau tosca yang
dipertegas dengan sampel
warnanya.
·Spesifikasi standar SNI,
contohnya pengadaan Aspal
Keras untuk jalan dengan
spesifikasi standar SNI pada
dokumen SNI 8138 : 2015.
b) Spesifikasi tenaga kerja
ditentukan secara khusus apabila
memerlukan kualifikasi tertentu
untu menyelesaikan pekerjaan
tersebut atau penyelesaian
pekerjaan sangat tergantung pada
keahlian dan pengalaman tenaga
kerja. Spesifikasi tenaga kerja ditulis
dalam bentuk spesifikasi teknis
kualifikasi personil.
SPESIFIKASI
PROSES
Spesifikasi proses
merupakan uraian proses
yang harus diikuti oleh
penyedia untuk
menghasilkan setiap satuan
pekerjaan. Spesifikasi proses
disusun berdasarkan kaidah
teknis oleh konsultan
perencana dan/atau dari
standar yang telah ada.
Ketentuan tentang waktu
pelaksanaan, lokasi
pekerjaan, dan layanan yang
harus disediakan oleh
penyedia merupakan bagian
dari spesifikasi proses.
PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 24
SPESIFIKASI
OUTPUT
Spesifikasi output
disusun dengan
menggunakan pendekatan
spesifikasi kinerja dan
spesifikasi standar.
Keseluruhan uraian
tentang spesifikasi
dituangkan dalam sebuah
Rencana Kerja dan Syarat
(RKS) yang dilengkapi
dengan gambar teknis dan
informasi-informasi lain
yang dibutuhkan oleh
penyedia.
KELENGKAPAN SPESIFIKASI TEKNIS
PEKERJAAN KONSTRUKSI

Contoh format dan pengisian penyusunan spesifikasi teknis untuk pengadaan

Pekerjaan Konstruksi dapat dilihat di lampiran

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 25

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) PADA
PENGADAAN JASA KONSULTANSI

Jasa konsultansi adalah jasa layanan professional yang

membutuhkan keahlian tertentu di berbagai bidang keilmuan
yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware).

Jasa konsultansi terdiri dari :

Jasa Konsultansi Non-Konstruksi Jasa Konsultansi Konstruksi

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 26

Jasa Konsultansi Non-Konstruksi
Jasa Konsultansi Non-Konstruksi meliputi, Pengembangan SDM;
namun tidak terbatas pada: Pariwisata;
Pos dan telekomunikasi;
a) Jasa rekayasa (engineering); Pertanian;
Perindustrian;
b) Jasa perencanaan, perancangan, dan Pertambangan; dan/atau
pengawasan untuk pekerjaan selain Energi.
pekerjaan konstruksi, seperti:
Transportasi; c) Jasa keahlian profesi, seperti:
Pendidikan; Jasa penilaian;
Kesehatan; Jasa penasehatan;
Kehutanan; Jasa pendampingan;
Perikanan; Bantuan teknis;
Kelautan; Konsultan manajemen; dan/atau
Lingkungan hidup; Konsultan hukum.
Kedirgantaraan;
Pengembangan usaha; d) Pekerjaan survei yang membutuhkan
Perdagangan; telaahaan tenaga ahli.

Jasa Konsultansi Konstruksi

Pengadaan Jasa Konsultansi Konstruksi meliputi, namun tidak terbatas pada:

a) Jasa Konsultansi Konstruksi pengkajian dan perencanaan;
b) Jasa Konsultansi Konstruksi perancangan;
c) Jasa Konsultansi Konstruksi pengawasan; dan
d) Jasa Konsultansi Konstruksi pengawasan dan manajemen konstruksi.

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 27

 KERANGKA ACUAN KERJA

Spesifikasi teknis jasa konsultansi dituangkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK)
Jasa Konsultansi yang sekurang-kurangnya memuat hal-hal sebagai berikut:

1 Uraian pendahuluan berupa gambaran secara garis besar

mengenai pekerjaan yang akan dilaksanakan, antara lain
latar belakang, maksud dan tujuan, lokasi, asal sumber
URAIAN
pendanaan, nama, dan organisasi PPK.
PENDAHULUAN

2 Data penunjang yaitu berupa data yang berkaitan dengan

pelaksanaan pekerjaan, antara lain data dasar, standar
teknis, studi-studi terdahulu yang pernah dilaksanakan, dan
DATA
peraturan perundang-undangan yang harus digunakan.
PENUNJANG

3 Tujuan dan ruang lingkup pekerjaan yang memberikan

gambaran mengenai tujuan yang ingin dicapai, keluaran
yang dihasilkan, keterkaitan suatu keluaran dengan
TUJUAN DAN
keluaran lain, peralatan dan material yang harus disediakan
RUANG LINGKUP oleh penyedia, perkiraan waktu penyelesaian pekerjaan
konsultansi, kualifikasi dan jumlah tenaga ahli yang harus
disediakan oleh penyedia, perkiraan keseluruhan tenaga
ahli dan tenaga pendukung yang diperlukan (jumlah person-
month), dan jadwal setiap pelaksanaan pekerjaan. Khusus
jasa konsultansi dengan metode pagu anggaran, jumlah
tenaga ahli tidak dicantumkan dalam Kerangka Acuan Kerja
(KAK)

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 28

 4 Jenis dan jumlah laporan yang dipersyaratkan, antara lain
laporan pendahuluan, laporan bulanan, laporan antara dan
JENIS DAN JUMLAH laporan akhir.
LAPORAN

5 Ketentuan bahwa kegiatan jasa konsultansi harus

dilaksanakan di Indonesia, kecuali untuk kegiatan yang
KETENTUAN DI belum mampu dilaksanakan di Indonesia.
INDONESIA

6 Hal-hal lain, seperti fasilitas yang disediakan oleh PPK untuk

membantu kelancaran tugas penyedia, persyaratan
kerjasama dengan penyedia lain (apabila diperlukan), dan
HAL-HAL LAIN
pedoman tentang pengumpulan data lapangan.

Contoh format dan pengisian penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK)

untuk pengadaan Jasa Konsultansi dapat dilihat di lampiran

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 29

 2.4 Evaluasi Penyusunan Spesifikasi
sesuai Kebutuhan dan Paket
Pengadaan Barang/Jasa

KAJIAN UMUM ANALISIS KESESUAIAN SPESIFIKASI

CLEAR (JELAS)

Cukup informasi bagi penyedia, bebas dari ambiguitas, hindari kata secepatnya dan
cukup bagus.

CONCISE (SINGKAT PADAT)

Memuat hal-hal yang memang penting dan diperlukan saja

COMPREHENSIVE (MENYELURUH)

Dapat memberikan gambaran ruang lingkup pekerjaan sampai hasil pengadaan dapat
dimanfaatkan oleh pengguna akhir

CONSISTENT (KONSISTEN)

Kriteria yang dipersyaratkan tidak berubah-ubah, harus konsisten, baik terkait

persyaratan yang harus dipenuhi atau hal-hal lainnya yang harus dilaksanakan oleh
penyedia

CORRECT (BENAR)

Sesuai dengan kebutuhan pengguna akhir dan menghindari spesifikasi yang berlebihan

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 30

KESESUAIAN SPESIFIKASI DENGAN KEBUTUHAN
FOKUS UTAMA SASARAN PASOKAN
Memastikan mutu dan inovasi barang/jasa
yang dibeli
Memastikan bahwa penyedia barang/jasa
secara konsisten memenuhi spesifikasi
yang tertera dalam kontrak
Memastikan bahwa barang/jasa yang
diberikan penyedia barang/jasa
berkontribusi dalam meningkatkan kinerja
pengguna barang/jasa
Memastikan ketersediaan pasokan yang
kontinu, menurunkan waktu tenggang
(lead time), dan mengamankan ketepatan
waktu kedatangan barang/jasa yang dibeli
Memastikan penyedia barang/jasa
memberikan dukungan teknik
Menurunkan biaya perolehan dan/atau
total biaya kepemilikan
METODE SPESIFIKASI DAN TIPE SPESIFIKASI
Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu
kreativitas dan inovasi penyedia barang/
jasa, serta gunakan standar (jika ada)
untuk meminimalisir kesalahan
Gunakan spesifikasi teknis jika pengguna
barang/jasa memiliki pengalaman dan
kepakaran/kompetensi yang tinggi
Gunakan merk terkenal bila memang
diperlukan keandalan barang/jasa
Gunakan standar sedemikian sehingga
barang/jasa yang dibeli tersedia banyak di
pasar
Gunakan merk terkenal yang sudah
diketahui luas memiliki tingkat pelayanan
baik. Masukkan kebutuhan dukungan
teknik ke dalam spesifikasi
Gunakan spesifikasi kinerja untuk memacu
kreativitas dan inovasi penyedia
barang/jasa dalam menurunkan biaya
Gunakan standar yang memungkinkan
untuk lebih rendah dari desain yang
khusus/pesanan
Hindari spesifikasi teknik yang
menghalangi timbulnya kompetisi antar
penyedia barang/jasa
Hindari spesifikasi teknik yang
menciptakan proses pembuatan
barang/jasa menjadi tidak standar
Hindari merk terkenal yang sudah
diketahui secara umum memang lebih
mahal
PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 31
KESESUAIAN SPESIFIKASI DENGAN KETENTUAN

Spesifikasi benar-benar sesuai dengan kebutuhan

pengguna/penerima akhir
Tidak mengarah pada merk/produk tertentu, kecuali untuk
pengadaan komponen barang/jasa, suku cadang, bagian dari
satu sistem yang sudah ada, katalog elektronik, dan tender
cepat
Memaksimalkan penggunaan produk dalam negeri
Memaksimalkan penggunaan Standar Nasional Indonesia
(SNI)

KESESUAIAN SPESIFIKASI DENGAN KONDISI TERKINI

Terdapat beberapa pertanyaan untuk mengetahui kesesuaian

spesifikasi dengan kondisi terkini, diantaranya yaitu:

1. Apakah barang/jasa dengan spesifikasi yang telah dibuat masih

terdapat di pasar?
2. Apakah tersedia penyedia yang mampu mengadakannya dalam
waktu yang telah ditentukan?
3. Apakah menggunakan teknologi terkini dan tidak diskontinu?
4. Bagaimana tingkat efisiensi konsumsi bahan bakar/energi?
5. Apakah selaras dengan konsep ramah lingkungan?
6. Apakah dapat mengurangi kebisingan?
7. Bagaimana tingkat emisi?
8. Apakah ada faktor biaya perawatan yang rendah?

Contoh format dan pengisian daftar periksa kaji ulang spesifikasi

dapat dilihat di lampiran

PANDUAN MENYUSUN SPESIFIKASI - 32

 DAFTAR REFERENSI

Peraturan Perundang-Undangan

Peraturan Presiden Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2018 Nomor 33).
Peraturan Presiden Nomor 12 tahun 2021 tentang Perubahan atas Peraturan Presiden
Nomor 16 tahun 2018 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 63).
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 10 tahun 2021 tentang Pedoman Sistem
Manajemen Keselamatan Konstruksi (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor
286).
Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 11 tahun 2021
tentang Pedoman Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (Berita Negara Republik
Indonesia Tahun 2021 Nomor 512).
Peraturan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 12 tahun 2021
tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Melalui Penyedia (Berita
Negara Republik Indonesia Tahun 2021 Nomor 593).
Keputusan Deputi Bidang Monitoring-Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi
Nomor 10 Tahun 2019 tentang Petunjuk Teknis Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah.
Keputusan Deputi Bidang Hukum dan Penyelesaian Sanggah LKPP Nomor 6 tahun 2021
tentang Pedoman Konsolidasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

Buku/Modul
Direktorat Pelatihan Kompetensi. 2016. Buku Informasi UK 05 “Menyusun Spesifikasi
Teknis”. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta. 99 hal.
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa. 2021. Modul Pelatihan
Kompetensi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Level 1 Jenis Kompetensi “Melakukan
Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah”. Lembaga Kebijakan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta. 165 hal.
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa. 2021. Modul Jenis Kompetensi
“Melakukan Perencanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah” Level 2 Versi 2. Lembaga
Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, Jakarta. 173 hal.
 LAMPIRAN

1. Contoh Formulir Pertanyaan Identifikasi Kebutuhan Barang

2. Contoh Formulir Pertanyaan Identifikasi Isu yang Ditangani dalam Spesifikasi
3. ontoh Format Spesifikasi Barang
4. Contoh Format Spesifikasi Jasa Lainnya
5. Contoh Format Spesifikasi Pekerjaan Konstruksi
6. Contoh Format Kerangka Acuan Kerja (KAK) Jasa Konsultansi
7. Daftar Periksa Kaji Ulang Spesifikasi
8. Daftar Periksa Kaji Ulang KAK

File lampiran dapat diunduh melalui link:

bit.ly/SDPBJ
atau melalui scan QR code berikut:
 Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
Sekretariat Daerah Kabupaten Malang
Jl. R. Panji 158 Kepanjen Kab. Malang 65163